7 SEPTEMBRE 2022. - Arrêté ministériel contenant l'utilisation des domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective par certains services du pouvoir exécutif fédéral pour l'évaluation de la maturité de leur système de maîtrise de l'organisation

La Ministre de la Fonction Publique et la Secrétaire d'Etat au Budget, Vu l'arrêté royal du 15/05/2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale, l'article 4 ;

Vu l'avis de l'inspecteur des Finances, donné le 30 juin 2022 ;

Vu l'accord de la Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 4 juillet 2022;

Vu la demande d'avis dans un délai de 30 jours prorogé de 15 jours, adressée au Conseil d'Etat le 19 juillet 2022, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Considérant l'absence de communication de l'avis dans ce délai;

Vu l'article 84, § 4, alinéa 2, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, Arrêtent : CHAPITRE Ier. - Champ d'application

Article 1er.Le présent arrêté ministériel s'applique aux services de l'Etat fédéral visés à l'article 1er de l'arrêté royal du 15/05/2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale. CHAPITRE II. - Finalité des domaines de gestion et de leur grille d'évaluation

Art. 2.En application de l'article 4 de l'arrêté royal précité du 15/05/2022, le présent arrêté définit et impose quinze domaines de gestion, leurs grilles d'évaluation respectives, et les cinq niveaux de maturité. Ces domaines de gestion, leurs grilles d'évaluation respectives et les cinq niveaux de maturité sont repris en annexe au présent arrêté.

Art. 3.L'objectif des grilles d'évaluation est triple : 1° Elles permettent aux organisations de mesurer leur maturité dans les différents domaines de gestion afin d'évaluer le niveau de maturité global de l'organisation.Cette grille d'auto-évaluation permet d'identifier les forces et les faiblesses du système de maîtrise de l'organisation des organisations qui peuvent alors sur cette base établir les actions d'amélioration à prioriser et à entreprendre ; 2° Les domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective servent de base pour la première rubrique du rapportage annuel au Comité d'audit de l'Administration fédérale comme prévu à l'article 7 de l'arrêté royal précité du 15/05/2022 ;3° Les domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective peuvent également servir de base pour les audits.

Art. 4.Les services qui, conformément à l'article 3 § 3, n'utilisent pas le cadre de travail COSO doivent tout de même respecter les modalités du présent arrêté. CHAPITRE III. - Les domaines de gestion

Art. 5.Les domaines de gestion, définis conformément aux principes du cadre de travail COSO du « Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission » (COSO Intosai 2004 et COSO 2013), sont les suivants : - Gestion des objectifs - Gestion des risques - Gestion des processus - Indicateurs - Gestion des parties prenantes - Structure de l'organisation - Culture de l'organisation - Intégrité - Business Continuity Management - ICT - Gestion de projet - Communication et gestion de l'information - Facility management - Gestion des ressources humaines - Gestion financière CHAPITRE IV. - Structure des grilles d'évaluation

Art. 6.Chaque domaine de gestion comprend sa propre grille d'évaluation, divisée en cinq niveaux de maturité, et chaque niveau de maturité comporte à son tour une série de questions. Il convient de répondre aux différentes questions pour définir le niveau de maturité auquel se trouve l'organisation.

Art. 7.Chaque domaine de gestion est divisé en cinq niveaux de maturité qui permettent de positionner le service sur l'échelle de maturité et d'assurer une amélioration continue.

Les niveaux sont les suivants : - Basique : L'organisation satisfait aux composantes de base dans chaque domaine et respecte dès lors la législation en la matière.

Présence d'un minimum de gestion de l'organisation par domaine, mais la gestion est principalement individuelle ou ad hoc. Absence de stratégie structurée et systématique pour la gestion de l'organisation. Tentative de formalisation de certains processus et procédures ; - Structuré : Les composantes au sein de chaque domaine sont répertoriées et développées de manière structurée, en fonction des priorités. Les processus et procédures sont formalisés ; - Défini : Les processus, mesures de gestion, composantes et activités dans ce domaine sont clairement définis, standardisés, documentés et déterminés. Ils sont communiqués et appliqués dans l'ensemble de l'organisation ; - Maîtrisé : L'organisation maîtrise suffisamment les processus, les mesures de gestion, les composantes et les activités par domaine. Ils font l'objet d'un suivi et d'un monitoring proactifs au moyen d'indicateurs. Des rapports sont établis. L'organisation connaît une gestion adéquate et efficace ; - Optimalisé : Les processus, mesures de gestion, composantes et activités sont évalués par domaine (à la lumière d'analyses structurelles, d'indicateurs, etc.) et, si nécessaire, adaptés en vue d'une optimalisation.

Conformément à l'article 4, alinéa 2 de l'arrêté royal du 15/05/2022, le dirigeant détermine le niveau minimum de maturité pour les différents domaines de gestion, comme stipulé dans le présent arrêté ministériel.

Art. 8.Conformément à l'article 7, alinéa 1er, 1° de l'arrêté royal du 15/05/2022, le rapport annuel rédigé par le dirigeant comprend une image de la maîtrise de l'organisation et du système pour la maîtrise de l'organisation sur la base d'une auto-évaluation réalisée sur base des grilles d'évaluation, comme stipulé dans le présent arrêté ministériel.

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit un délai de dix jours à compter du jour suivant sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 7 septembre 2022.

P. DE SUTTER E. DE BLEEKER

Annexe à l'arrêté ministériel du 7 septembre 2022 contenant l'utilisation des domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective par certains services du pouvoir exécutif fédéral pour l'évaluation de la maturité de leur système de maîtrise de l'organisation

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 7 septembre 2022 contenant l'utilisation des domaines de gestion et leur grille d'évaluation respective par certains services du pouvoir exécutif fédéral pour l'évaluation de la maturité de leur système de maîtrise de l'organisation.

Bruxelles, le 7 septembre 2022.

La Ministre de la Fonction publique, P. DE SUTTER La Secrétaire d'Etat au Budget, E. DE BLEEKER