AUTORITE FLAMANDE

Aide sociale, Santé publique et Famille

2 DECEMBRE 2009. - Arrêté ministériel relatif à la fourniture de données sur les affiliations, les demandes de prise en charge et les prises en charge dans le cadre de l'assurance soins

Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille, Vu le décret du 30 mars 1999 portant organisation de l'assurance soins, l'article 16, alinéa deux;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 17 juillet 2000 relatif à l'organisation, à la gestion, au fonctionnement et à l'agrément de caisses d'assurance soins, et relatif au contrôle des caisses d'assurance soins, l'article 8;

Vu les avis de l'Inspection des Finances, donnés le 24 avril 2009 et le 19 novembre 2009;

Vu l'avis 46.711/3 du Conseil d'Etat, donné le 9 juin 2009, en application de l'article 84, § 1er, premier alinéa, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, Arrête :

Article 1er.Les caisses d'assurance soins fournissent les données relatives aux affiliations, demandes de prise en charge et prises en charge au « Vlaams Zorgfonds » (Fonds flamands des soins) conformément aux dispositions définies dans l'annexe unique au présent arrêté.

Art. 2.Dans l'annexe à l'arrêté ministériel du 6 janvier 2006 portant approbation du manuel de l'assurance soins, modifié la dernière fois par l'arrêté ministériel du 29 août 2008, le chapitre XX est abrogé.

Art. 3.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2010.

Bruxelles, le 2 décembre 2009.

Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille, J. VANDEURZEN Annexe unique. Les dispositions relatives aux données concernant les affiliations, les demandes de prise en charge et les prises en charge, à fournir au Vlaams Zorgfonds, telles que visées à l'article 1er CHAPITRE Ier. - Fichier A - Affiliés Section Ire. - Type d'article A - Affiliés

Sous-section Ire. - Structure 1) header : année et mois, caisse d'assurance soins, type A (YYYYMMXXXA ) 2) code caisse d'assurance soins : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) champs : 1.numéro au registre national (longueur de champ 11, numérique) 2. prénom (longueur de champ 50, alphanumérique, compléter à droite par des espacements) 3.nom (longueur de champ 50, alphanumérique, compléter à droite par des espacements) 4. année de naissance (longueur de champ 4, numérique) 5.sexe (longueur de champ 1, numérique) : 1 : homme; 2 : femme. 6. Code INS de la commune (longueur de champ 5, numérique) 7.code pays (longueur de champ 5, numérique) 8. lieu de travail (longueur de champ 1, numérique) : 0 : non déterminé; 1 : Région flamande; 2 : Région de Bruxelles-Capitale. 9. code point décentralisé de la caisse d'assurance soins (longueur de champ 3, numérique) 10.date début affiliation YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 11. code d'affiliation (longueur de champ 2, numérique) : 00 = affiliation lancement assurance soins; 10 = âge atteint; 20 = introduction demande prise en charge (moins de 26 ans); 21 = demande prise en charge approuvée (moins de 26 ans, membre effectif de la caisse d'assurance soins); 30 = venu habiter en Flandre; 40 = venu habiter à Bruxelles (et affiliation à temps); 50 = affiliation volontaire à Bruxelles (et affiliation tardive); 7X = mutation d'autres caisses d'assurance soins : 71 = CM-zorgkas; 72 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 73 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 74 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 75 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 76 = Vlaamse Zorgkas; 78 = Zorgkas DKV Belgium. 80 = affiliation d'office; 85 = affiliation d'une personne qui est travailleur frontalier entrant ou qui était auparavant exemptée d'affiliation; 90 = inconnu. 12. date fin affiliation YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 13.code cessation affiliation (longueur de champ 4, numérique) : 0000 = pas de cessation affiliation; 1010 = décès; 1020 = fin dépendance (moins de 26 ans); 1030 = quitter la Flandre ou Bruxelles; 1050 = cessation volontaire à Bruxelles; 1060 = suppression double affiliation; 107X = mutation vers autre caisse d'assurance soins : 1071 = CM-zorgkas; 1072 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 1073 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 1074 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 1075 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 1076 = Vlaamse Zorgkas; 1078 = Zorgkas DKV Belgium. 1080 = autres; 1085 = fin affiliation suite à cessation statut de travailleur frontalier entrant ou exemption de l'intéressé; 1090 = inconnu; 6666 = affilié cédé à une autre caisse d'assurance soins. 14. montant payé pendant l'année civile (longueur de champ 5, numérique) 15.montants remboursés pendant l'année civile (champs m et n pour faire correspondre avec la comptabilité, longueur de champ 5, numérique) 16. nombre de mois de suspension avec perte de droits (longueur de champ 3, numérique) 17.nombre de mois suspension restante avec perte de droits (longueur de champ 3, numérique) 18. date paiement cotisation YYYY (format YYYYMMDD, longueur de champ 8, numérique) 19.montant année payée YYYY (longueur de champ 5, numérique) 20. montant restant dû YYYY (longueur de champ 5, numérique) 21.compteur amende administrative YYYY (numérique 1, est 0 ou 1) 22. intervention d'assurance majorée YYYY (longueur de champ 1, numérique) : 0 = provisoirement inconnu; 1 = personne ne bénéficie pas d'une intervention d'assurance majorée; 2 = personne bénéficie d'une intervention d'assurance majorée. 23. date paiement cotisation YYYY-1 (format YYYYMMDD, longueur de champ 8, numérique) 24.montant année payée YYYY-1 (longueur de champ 5, numérique) 25. montant restant dû YYYY-1 (longueur de champ 5, numérique) 26.compteur amende administrative YYYY-1 (numérique 1, est 0 ou 1) 27. intervention d'assurance majorée YYYY-1 (longueur de champ 1, numérique) : 0 = provisoirement inconnu; 1 = personne ne bénéficie pas d'une intervention d'assurance majorée; 2 = personne bénéficie d'une intervention d'assurance majorée. 28. date paiement cotisation YYYY-2 (format YYYYMMDD, longueur de champ 8, numérique) 29.montant année payée YYYY-2 (longueur de champ 5, numérique) 30. montant restant dû YYYY-2 (longueur de champ 5, numérique) 31.compteur amende administrative YYYY-2 (numérique 1, est 0 ou 1) 32. intervention d'assurance majorée YYYY-2 (longueur de champ 1, numérique) : 0 = provisoirement inconnu; 1 = personne ne bénéficie pas d'une intervention d'assurance majorée; 2 = personne bénéficie d'une intervention d'assurance majorée. 33. date paiement cotisation YYYY-3 (format YYYYMMDD, longueur de champ 8, numérique) 34.montant année payée YYYY-3 (longueur de champ 5, numérique) 35. montant restant dû YYYY-3 (longueur de champ 5, numérique) 36.compteur amende administrative YYYY-3 (numérique 1, est 0 ou 1) 37. intervention d'assurance majorée YYYY-3 (longueur de champ 1, numérique) : 0 = provisoirement inconnu; 1 = personne ne bénéficie pas d'une intervention d'assurance majorée; 2 = personne bénéficie d'une intervention d'assurance majorée. 38. date paiement cotisation YYYY-4 (format YYYYMMDD, longueur de champ 8, numérique) 39.montant année payée YYYY-4 (longueur de champ 5, numérique) 40. montant restant dû YYYY-4 (longueur de champ 5, numérique) 41.compteur amende administrative YYYY-4 (numérique 1, est 0 ou 1) 42. intervention d'assurance majorée YYYY-4 (longueur de champ 1, numérique) : 0 = provisoirement inconnu; 1 = personne ne bénéficie pas d'une intervention d'assurance majorée; 2 = personne bénéficie d'une intervention d'assurance majorée.

Sous-section II. - Fréquence et volume : 1) Fréquence Les données de la base de données doivent être établies trois fois par an : une fois selon la situation au 30 avril YYYY, une fois selon la situation au 30 juin YYYY et une fois selon la situation au 31 décembre YYYY.Les données sont transmises au Vlaams Zorgfonds au plus tard le quinzième jour du deuxième mois suivant ces dates respectives.

Les données de la base de données sont cumulatives : les données des mois et années précédents sont également ajoutées. 2) Transition d'année : Les affiliés qui mettent fin ou ont mis fin à leur affiliation le 31/12/YYYY-5, ne peuvent plus être repris dans le fichier de texte A pour l'année YYYY. Les clôtures du 31/12/YYYY-i où i = 0,1,2,3,4 doivent toujours être reprises.

Les personnes qui sont clôturées avec un code 1010, ne doivent plus être communiquées dans le fichier de l'année suivante.

Lorsqu'il faut mettre fin à une affiliation dans le fichier YYYY, qui n'avait pas encore être clôturé avant, avec une date de clôture < YYYY-4, cela se fait dans le fichier A (et donc pas dans le fichier de correction). Après l'année YYYY, la clôture en question n'est plus communiquée. Dans ce cas, les remboursements éventuels de cotisations sont traités comme suit : 1. les périodes de référence qui tombent dans l'intervalle YYYY-4 jusqu'à YYYY inclus : dans le fichier A même;2. toutes les autres périodes de référence : par le biais du fichier de correction.3) Dummycodes : Règle générale : des dummycodes sont utilisés pour combler les années qui tombent en dehors de l'affiliation à la caisse d'assurance soins en question. Exemples : 1. une personne de 26 ans qui doit payer pour la première fois en YYYY (et qui le fait effectivement) : YYYY-4 jusqu'à YYYY-1 inclus sont remplies à l'aide de dummycodes;2. mutations entrantes : lors d'une mutation, la caisse d'assurance soins entrante remplit les années avant l'affiliation auprès de cette caisse d'assurance soins entrante à l'aide de dummycodes, à moins que des cotisations dues se référant aux années précédentes, ne soient payées à la caisse d'assurance soins entrante. Il va de soi que tant l'ancienne caisse d'assurance soins sortante que la nouvelle caisse d'assurance soins entrante effectuent des corrections pour les années antérieures.

Quels dummycodes doivent être utilisés? Si vous voulez remplir des dummycodes pour une certaine période de référence, vous le faites en remplissant avec des espacements, tous les champs qui réfèrent à l'année en question. Pour ce faire, vous devez évidemment tenir compte de la longueur spécifique de chaque champ.

Les dummycodes ne se substituent jamais à des données transmises antérieurement.

Sous-section III. - Commentaire des champs du fichier A : 1. numéro au registre national : le numéro au registre national de l'affilié concerné.Les travailleurs frontaliers entrants disposent d'un numéro INSS qu'il convient d'utiliser dans ce cas; 2. nom : nom de famille de l'intéressé;3. prénom : les autres prénoms ne sont pas demandés;4. année de naissance : année de naissance de l'affilié concerné;5. sexe : le sexe de l'affilié;6. code INS de la commune : le code INS de la commune de fusion où l'intéressé à dernièrement habité en Belgique (situation dernier jour de la période demandée).Lorsque l'intéressé est un travailleur frontalier entrant (qui habite à l'étranger mais qui a une assurance sociale en Belgique et est employé en Flandre ou à Bruxelles), il convient de mettre "00000"; 7. code pays : pays où habite l'intéressé.Pour la Belgique, vous mettez le code 00150; 8. lieu de travail : est uniquement rempli pour un travailleur frontalier entrant.Ce n'est qu'après qu'il faut indiquer si l'intéressé travaille en Flandre ou à Bruxelles; 9. code point décentralisé de la caisse d'assurance soins : Point décentralisé où l'affiliation en question est gérée;10. date début affiliation : date de l'affiliation de l'affilié concerné auprès de la caisse d'assurance soins en question.La date d'affiliation prend toujours la forme YYYY0101 (à l'exception du 01/10/2001). YYYY désigne la première année de l'affiliation de l'intéressé auprès de la caisse d'assurance soins; 11. code d'affiliation : le type d'affiliation : 00 = affiliation démarrage assurance soins.A partir de 2003, ce code n'est plus utilisé pour de nouvelles affiliations; 10 = âge atteint. Il s'agit de personnes qui atteignent l'âge de 26 ans durant l'année en cours et qui habitent en Flandre ou dans la Région de Bruxelles-Capitale (voir aussi code 30 et 40); 20 = des personnes de moins de 26 ans qui introduisent une demande de prise en charge; 21= des personnes de moins de 26 ans qui bénéficient d'une décision positive de prise en charge; 30 = des personnes qui atteignent ou ont atteint l'âge de 26 ans durant l'année en cours et qui viennent habiter en Flandre; 40 = des personnes qui atteignent ou ont atteint l'âge de 26 ans durant l'année en cours et qui viennent habiter à Bruxelles; 50 = affiliation volontaire à Bruxelles; 7x = mutation entrante de la caisse d'assurance soins x; 80 = affiliation d'office auprès de l'une des sept caisses d'assurance soins : toutes les affiliations d'office pour le 680; affiliations d'office avec une première cotisation pour les autres caisses d'assurance soins; 85 = des personnes qui sont affiliées comme travailleur frontalier entrant avant l'année YYYY, ou s'affilient pour l'année YYYY alors qu'elles ne pouvaient pas s'affilier comme exemptées pour l'année YYYY-1; 90 = inconnu. 12. date cessation affiliation : prend toujours la forme YYYY1231. S'il n'y a pas de date finale, la date 99991231 sera remplie ici; 13. code cessation affiliation : 0000 = pas de cessation affiliation; 1010 = décès; 1020 = fin de la dépendance de soins (code 21) ou demande refusée (code 20). Vous ne pouvez utiliser ce code que si l'affilié en question n'a pas encore atteint l'âge de 26 ans; 1030 = quitter la Flandre ou Bruxelles; 1050 = cessation volontaire à Bruxelles; 1060 = suppression d'une double affiliation; 107X = mutation vers une autre caisse d'assurance soins; 1080 = autres; 1085 = cessation de l'affiliation comme travailleur frontalier entrant ou parce que l'intéressé est exempté; 1090 = inconnu; 6666 = affilié cédé à une autre caisse d'assurance soins. 14. montant payé pendant l'année civile : le montant de la cotisation d'affiliation pour l'année civile sera indiqué dans ce champ.Les cotisations des années antérieures qui ont été payées pendant l'année civile en question, doivent également être mentionnées ici; 15. cotisations remboursées pendant l'année civile : on indique ici les cotisations qui ont été remboursées durant l'année civile en question;16. nombre de mois de suspension avec perte de droits : nombre total de mois de suspension encourue avec perte de droits par la personne concernée.Lorsque l'intéressé subit par exemple 12 mois de suspension avec perte de droits, ce champ indiquera 012. Lorsque l'intéressé n'a pas subi de suspension avec perte de droits, il sera mis 000; 17. nombre de mois de suspension restante avec perte de droits : nombre de mois de suspension encourue avec perte de droits pour lesquels les prises en charge de l'intéressé n'ont pas encore été suspendues.Lorsqu'une personne a par exemple 12 mois de suspension avec perte de droits et en a fait 8, ce champ indiquera 004. Dans le champ nombre de mois de suspension avec perte de droits, le nombre de mois initial sera maintenu : cela n'est donc pas pris en compte.

Lorsque l'intéressé n'a pas subi de suspension avec perte de droits, il sera marqué 000; 18. date paiement cotisation YYYY-i (où i = 0,1,2,3 ou 4) : la date à laquelle la cotisation a été payée pour l'année de cotisation en question.Cette date peut tomber dans l'année civile même ou après.

S'il ne faut pas remplir de date de paiement (pour un mineur d'âge, mutation entrante sans paiement) ou lorsqu'il n'y a pas de date de paiement, il faut remplir ici la date 99991231 (sauf pour des données dummy : dans ce cas, il faut utiliser des espacements); 19. montant année payée YYYY-i (où i = 0,1,2,3 ou 4) : montant payé pour l'année de cotisation en question;20. montant restant dû YYYY- i (où i = 0,1,2,3 ou 4) : montant dont l'intéressé est encore redevable pour l'année en question;21. compteur amende administrative YYYY- i (où i = 0,1,2,3 ou 4) : est 0 ou 1;22. intervention d'assurance majorée YYYY- i (où i = 0,1,2,3 ou 4) : indique si l'affilié concerné est VT ou pas.Pour YYYY, la situation au 01/01/YYYY-1 est importante. Section II. - Type d'article correction A - affiliés

Sous-section Ire. - Structure 1) header : année et mois, caisse d'assurance soins, type A (YYYYMMXXXA ) 2) code caisse d'assurance soins : 880 = Caisse d'assurance soins DKV Belgium 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) champs : 1.numéro au registre national (longueur de champ 11, numérique) 2. année de paiement YYYY (longueur de champ 4, numérique) 3.date paiement cotisation YYYY (format YYYYMMDD, longueur de champ 8, numérique) 4. montant année payée YYYY (longueur de champ 5, numérique) 5.montant restant dû YYYY (longueur de champ 5, numérique) 6. compteur amende administrative YYYY (numérique 1, est 0 ou 1) 7.intervention d'assurance majorée (longueur de champ 1, numérique) : 0 = provisoirement inconnu; 1 = personne ne bénéficie pas d'une intervention d'assurance majorée; 2 = personne bénéficie d'une intervention d'assurance majorée.

Sous-section II. Fréquence et volume : Les données de la base de données doivent être établies trois fois par an : une fois selon la situation au 30 avril YYYY, une fois selon la situation au 30 juin YYYY et une fois selon la situation au 31 décembre YYYY. Les données sont transmises au Vlaams Zorgfonds au plus tard le quinzième jour du deuxième mois suivant ces dates respectives.

Les données de la base de données sont cumulatives : les données des mois et années précédents sont également ajoutées.

Sous-section III. - Commentaire des champs du fichier CA : 1. numéro au registre national;2. année de paiement YYYY : année à laquelle se rapportent les données de correction transmises (champs 3 jusqu'à 7 inclus);3. date paiement cotisation YYYY : la date à laquelle a été payée la cotisation pour l'année de cotisation en question.Cette date peut tomber dans l'année de cotisation même ou y être postérieure; 4. montant année payée YYYY : montant payé pour l'année de cotisation en question;5. montant restant dû YYYY : montant dont l'intéressé est encore redevable pour l'année YYYY;6. compteur amende administrative YYYY : compteur 0 ou 1 pour l'année YYYY;7. intervention d'assurance majorée : indique si l'affilié concerné est un VT ou pas.Pour YYYY, la situation au 01/01/YYYY-1 est importante. CHAPITRE II. - Type d'article B - prise en charges Sous-section Ire. - Structure 1) header : année et mois, caisse d'assurance soins, type B (YYYYMMXXXB ) 2) code caisse d'assurance soins : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) champs : 1.numéro au registre national (longueur de champ 11, numérique) 2. année de naissance (longueur de champ 4, numérique) 3.code INS de la commune de fusion (longueur de champ 5, numérique) 4. code point décentralisé de la caisse d'assurance soins (longueur de champ 3, numérique) 5.code demande ou contrôle (longueur de champ 1, numérique) : 0 = demande; 1 = révision ou prolongation; 3 = contrôle; 4 = changement de la forme de soins; 5 = ouverture automatique de droits. 6. Date ouverture automatique de droits YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 7.Date de la demande YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 8. Date à laquelle débute l'agrément du dossier YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 9.code indication ou attestation en cas de demande, de révision ou de prolongation, changement de la forme de soins, contrôle ou ouverture automatique de droits (longueur de champ 6, numérique) : 207001 = services d'aide aux familles; 201001 = CPAS; 213001 = centres d'aide sociale; 207003 = centres de services locaux; 233999 = organe de contrôle; 900210 = échelle Katz soins à domicile; 900220 = échelle Katz intervention dans établissement de soins, preuve d'admission dans un centre d'habitat et de soins ou une MSR; 900230 = preuve d'admission dans un établissement de soins psychiatriques; 900240 = échelle de profils BEL dans l'aide aux familles; 900280 = échelle médico-sociale pour l'intervention d'intégration, intervention aide aux personnes âgées; 900290 = allocations familiales complémentaires dans le chef de l'enfant; 900300 = attestation E KINE. 10. Numéro GKB indicateur (longueur de champ 8, numérique) XXX 11.Date indication YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 12. Résultat de l'indication en cas de demande, révision ou prolongation, contrôle, changement de la forme de soins (vers soins de proximité et soins à domicile), ouverture automatique de droits (longueur de champ 2, numérique, champ = 99 s'il s'agit d'une attestation) 13.code décision (longueur de champ 1, numérique) : 0 = pas encore de décision; 1 = approuvé; 2 = approuvé, mais limité en raison de cumul (e.a. VAPH); 5 = refusé. 14. Date de la décision YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 15.code forme de soins (longueur de champ 1, numérique) : 0 = pas de décision positive après demande, révision ou prolongation; 4 = soins résidentiels; 5 = soins de proximité et soins à domicile. 16. Numéro GKB de la structure résidentielle (longueur de champ 8, numérique) 17.Date finale pour l'exécution des prises en charge YYYYMMDD (longueur de champ 8, numérique) 18. Montant payé pendant l'année civile en question (longueur de champ 6, numérique), (9999,99 : la virgule n'est pas ajoutée dans le fichier) 19.Montant de prises en charge exécutées et non dues qui ont été constatées pendant l'année civile en question (longueur de champ 6, numérique), (9999,99 : la virgule n'est pas ajoutée dans le fichier) 20. paramètre 0 (longueur de champ 6, numérique) 21.paramètre 1 (longueur de champ 8, numérique) 22. paramètre 2 (longueur de champ 8, numérique) 23.paramètre 3 (longueur de champ 8, numérique) 24. paramètre 4 (longueur de champ 8, numérique) Sous-section II.- Fréquence et volume : 1) Fréquence Les caisses d'assurances soins font parvenir les données de la base de données tous les trois mois au Vlaams Zorgfonds : une fois selon la situation au 31 mars YYYY, une fois selon la situation au 30 juin YYYY, une fois selon la situation au 30 septembre et une fois selon la situation au 31 décembre YYYY.Les données sont transmises au Vlaams Zorgfonds au plus tard le quinzième jour du deuxième mois suivant ces dates respectives. Les données de la base de données sont cumulatives : les données des mois précédents sont également ajoutées. Sauf là où c'est explicitement indiqué, les champs qui ne doivent pas être remplis sont remplis de zéros. 2) Nouvel article Pour chaque décision, une nouvelle ligne est créée dans le fichier B. Par exemple, une personne avec un dossier en cours avec comme date de début du 01/05/2010 jusqu'au 03/04/2012 inclus, introduit un changement de forme de soins à partir du 01/10/2010 : la première prise en charge est terminée le 30/09/2010 (champ q), et une nouvelle ligne est créée avec la date à laquelle débute l'agrément du dossier = 01/10/2010 (champ h) et code demande = 4 (changement de forme de soins).

En cas de décision négative après une révision, prolongation ou modification de la forme de soins, seule la date finale de l'article précédent est adaptée. Le nouvel article avec le refus n'est donc pas repris.

Lors d'un contrôle, le nouvel article avec la décision positive ou négative après contrôle sera repris. 3) Transition d'année : Le fichier prises en charge de l'année YYYY reprend les articles suivants du fichier de YYYY-1 : 1.les dossiers en cours (dossiers approuvés dont la date finale de prise en charge intervient après le 31/12/YYYY-1); 2. les dossiers introduits pour lesquels aucune décision n'a été prise le 31/12/YYYY;3. les dossiers non en cours pour lesquels en YYYY, un montant a été payé ou un montant de prise en charge payée et non due a été constaté. Tous ces articles resteront dans le fichier de texte B au moins jusqu'à la fin de l'année YYYY. Dès qu'un article a été communiqué une fois, il restera dans le fichier B au moins jusqu'à la fin de l'année.

Sous-section III. - Commentaire des champs 1. numéro au registre national;2. année de naissance;3. code INS commune de fusion : le code INS de la commune de fusion où l'intéressé habitait dernièrement en Belgique (situation le dernier jour du trimestre demandé);4. code point décentralisé de la caisse d'assurance soins : la division où le dossier concerné peut être physiquement consulté;5. code demande, révision ou prolongation, contrôle, changement de forme de soins ou ouverture automatique de droits : dans ce champ, on indique s'il s'agit d'une demande, une révision, une prolongation, un contrôle, un changement de la forme de soins ou une ouverture automatique de droits.Ce champ est rempli parce qu'une révision, une prolongation, un contrôle ou un changement de forme de soins devient un nouvel article. Pour les anciens articles, le code 2 peut être maintenu; 6. date ouverture automatique de droits;7. date de la demande : cette date est aussi remplie en cas de révision, prolongation, en cas de changement de la forme de soins et en cas d'ouverture automatique de droits. En cas de révision ou de prolongation, la date n'est remplie que lorsqu'un formulaire de demande a été introduit; 8. date à laquelle débute l'agrément du dossier : la date à laquelle débute effectivement l'agrément sur la base de la révision ou la prolongation, l'ouverture automatique de droits, le changement de forme de soins ou le contrôle.Il s'agit donc toujours d'une date sous la forme YYYY/MM/01. Les articles précédents sont également adaptés afin qu'ils reflètent aussi la date correcte.

La date est également remplie lors d'une première demande.

Il s'agit toujours de la date sans tenir compte de la suspension imposée de paiements, donc la date à laquelle aurait lieu le premier paiement faute de suspension avec perte de droits.

Lors d'une première demande ou lors de l'ouverture automatique de droits, il s'agit de la date après la période de carence.

Lors d'un contrôle (positif), il s'agit de la première prise en charge après la décision suivant le contrôle.

En cas de changement de la forme de soins, il s'agit du premier mois de prise en charge dans la nouvelle forme de soins; 9. code indicateur ou attestation en cas de demande, révision ou prolongation, changement de forme de soins, contrôle ou ouverture automatique de droits : le code 233999 sert pour les nouvelles indications de l'organe de contrôle lors d'une nouvelle demande d'un utilisateur qui a fait l'objet d'un scoring par l'organe de contrôle;10. numéro GKB indicateur;11. date indication : date à laquelle l'indication est réalisée;12. résultat de l'indication lors d'une demande, révision, prolongation, contrôle, changement de forme de soins vers des soins de proximité et soins à domicile, ouverture automatique de droits : on marque ici le score de la personne nécessitant des soins lors de l'indication.Faute d'indication (on travaille avec une attestation), ce champ doit être rempli en mettant "99", et non "00". On utilise donc des "chiffres neuf pour remplir" ald des zéros. Le score peut être rempli au moment où la caisse d'assurance soins prend connaissance du résultat de l'indication, donc avant la décision proprement dite; 13. code décision : il ne faut plus faire de distinction entre un dossier qui est refusé pour des raisons formelles (ancien code 4) et les dossiers refusés pour un autre motif.Les caisses d'assurance soins sont invitées à utiliser un code 5. Les décisions antérieures ne doivent pas être adaptées; 14. date de la décision : date à laquelle la décision relative à une demande, révision, ou prolongation ou changement de la forme de soins est prise;15. code forme de soins : dans ce champ, on indique la dernière forme de soins valable.Ce champ ne doit être rempli qu'au moment où la demande est approuvée; 16. numéro GKB de la structure résidentielle;17. date finale pour l'exécution des prises en charge : la dernière date finale valable;18. montant payé pendant l'année civile en question : tous les paiements pour des prises en charge que la caisse d'assurance soins a payées du 01/01/YYYY jusqu'au 31/01/YYYY+1 inclus, par rapport à l'année YYYY (et le cas échéant, des rectifications des années antérieures).Attention, le but n'est par exemple pas d'intégrer dans ce champ des exécutions de prises en charge pour des soins résidentiels avant décembre YYYY-1 qui sont payées entre le 01/01/YYYY et le 31/01/YYYY. Ces montants doivent déjà avoir été repris dans le fichier YYYY-1); 19. montant de prises en charge exécutées et non dues constatées durant l'année civile en question : les prises en charge exécutées et non dues (de l'année YYYY ou des années précédentes) constatées entre le 15/01/YYYY et le 15/01/YYYY +1. Des prises en charge exécutées non dues qui ont été constatées sont immédiatement reprises. Cela signifie concrètement qu'on ne peut par exemple pas attendre le recouvrement effectif des montants réclamés ni la compensation par le biais des frais de fonctionnement pour procéder au traitement dans les fichiers avec les prises en charge.

Afin de garantir la continuité dans le traitement des données trimestrielles, les caisses d'assurance soins sont invitées à reprendre tous les paiements et constatations de prises en charge exécutées et non dues jusqu'à 15 jours avant la fin du trimestre (donc jusqu'au 15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15 janvier), pour autant que les paiements et constatations de prises en charge exécutées et non dues se rapportent au trimestre clôturé ou aux trimestres précédant ce dernier; 20. champs t, u, v, w, x. CHAPITRE III. - Type d'article D - Indications et résultats Sous-section Ire. - Structure 1) header : année et mois, caisse d'assurance soins, type D (YYYYMMXXXD ) 2) code caisse d'assurance soins : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) champs : 1.numéro au registre national (longueur de champ 11, numérique) 2. année de naissance (longueur de champ 4, numérique) 3.code INS de la commune de fusion (longueur de champ 5, numérique) 4. code point décentralisé de la caisse d'assurance soins (longueur de champ 3, numérique) 5.numéro GKB indicateur (longueur de champ 8, numérique) 6. code indication (longueur de champ 6, numérique) : 207001 = services d'aide aux familles; 201001 = cpas; 213001 = centres d'aide sociale; 207003 = centres de services locaux. 7. Date de la demande, date à laquelle les prises en charge débutent effectivement après révision ou prolongation DDMMYYYY (longueur de champ 8, numérique) 8.date de l'indication DDMMYYYY (longueur de champ 8, numérique) 9. résultat de l'indication (longueur de champ 2, numérique) 10.date de paiement de l'indication DDMMYYYY (longueur de champ 8, numérique) 11. date de récupération de l'indication DDMMYYYY (longueur de champ 8, numérique) 12.180 = CM-zorgkas; 13. 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen;14. 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten;15. 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen;16. 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen;17. 680 = Vlaamse Zorgkas;18. 880 = Zorgkas DKV Belgium. Sous-section II. - Fréquence et volume 1) Fréquence Les caisses d'assurances soins font parvenir les données de la base de données tous les trois mois au Vlaams Zorgfonds : une fois selon la situation au 31 mars YYYY, une fois selon la situation au 30 juin YYYY, une fois selon la situation au 30 septembre et une fois selon la situation au 31 décembre YYYY.Les données sont transmises au Vlaams Zorgfonds au plus tard le quinzième jour du deuxième mois suivant ces dates respectives. Les données de la base de données sont cumulatives : les données des mois précédents sont également ajoutées. 2) Transition de l'année Outre les indications, réalisées durant l'année YYYY, ce fichier contient toutes les indications, réalisées durant l'année YYYY-1. Sous-section III. - Commentaire des champs : 1. numéro au registre national;2. année de naissance;3. code INS commune de fusion : le code INS de la commune de fusion où l'intéressé habitait dernièrement en Région flamand ou dans la Région de Bruxelles-Capitale (situation le dernier jour du trimestre demandé);4. code point décentralisé de la caisse d'assurance soins : section où le dossier en question peut être physiquement consulté;5. numéro GKB indicateur;6. code indication ou attestation;7. date de la demande, date à laquelle les prises en charge débutent effectivement après une révision ou prolongation : voir explications fichier B.Si aucune demande, révision ou prolongation n'a été introduite, on peut mettre "00000000" dans ce champ; 8. date de l'indication : date à laquelle l'indication est exécutée;9. résultat de l'indication : score de la personne nécessitant des soins lors de l'indication;10. date de paiement de l'indication : date à laquelle le montant est payé.Lorsqu'il s'agit d'une indication qui n'a pas encore été payée ou qui ne doit pas être payée, on peut garder "00000000" dans ce champ; 11. date de récupération de l'indication : date à laquelle la récupération est perçue.Faute de recouvrement, ce champ deviendra "00000000". CHAPITRE IV. - Type d'article M - Intervenant de proximité Sous-section Ire. - Structure 1) header : année et mois, caisse d'assurance soins, type M (YYYYMMXXXM) 2) code caisse d'assurance soins : 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) champs : 1.numéro au registre national de la personne nécessitant des soins (longueur de champ 11, numérique); 2. numéro au registre national de l'intervenant de proximité (longueur de champ 11, numérique);3. relation tributaire de soins-intervenant de proximité (longueur de champ 2, numérique) : 00 : inconnu; 01 : conjoint; 02 : partenaire; 03 : (belle-)mère; 04 : (beau-)père; 05 : (belle-)soeur; 06 : (beau-)fils; 07 : (belle-)fille; 08 : (beau-)frère; 09 : voisin; 10 : autres.

Sous-section II. - Fréquence et volume : Les données de la base de données sont communiquées au Vlaams Zorgfonds avant le 15 février de l'année YYYY+1. Il s'agit toujours de la situation au 31/12/YYYY. Lorsqu'il y a plusieurs intervenants de proximité pour une seule personne nécessitant des soins; il convient de créer un article par intervenant de proximité. Une personne peut aussi être intervenant de proximité de plusieurs personnes nécessitant des soins. Il convient de créer un article par relation tributaire de soins-intervenant de proximité.

Sous-section III. - Commentaire des champs : 1. numéro au registre national de la personne nécessitant des soins : il s'agit ici d'une personne ayant un dossier en cours le 31/12/YYYY pour des soins de proximité et soins à domicile et pour laquelle un intervenant de proximité a été enregistré;2. numéro au registre national de l'intervenant de proximité : personne qui a été enregistrée comme intervenant de proximité pour le tributaire de soins en question;3. relation tributaire de soins-intervenant de proximité : lorsque la relation est inconnue, il faut mettre le code "00".Le code "10" ne peut être utilisé que pour une relation connue qui ne relève pas des catégories "01" à "09".

Vu pour être joint à l'arrêté ministériel du 2 décembre 2009 relatif à la fourniture de données sur les affiliations, les demandes de prise en charge et les prises en charge dans le cadre de l'assurance soins.

Bruxelles, le 2 décembre 2009.

Le Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille, J. VANDEURZEN