VLAAMSE OVERHEID

Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

2 DECEMBER 2009. - Ministerieel besluit betreffende het verstrekken van de gegevens over de aansluitingen, de aanvragen tot tenlasteneming en de tenlastenemingen in het kader van de zorgverzekering

De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, Gelet op het decreet van 30 maart 1999 houdende de organisatie van de zorgverzekering, artikel 16, tweede lid;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 17 juli 2000 betreffende de organisatie, het beheer, de werking en de erkenning van zorgkassen en betreffende de controle op de zorgkassen, artikel 8;

Gelet op de adviezen van de Inspectie van Financiën, gegeven op 24 april 2009 en 19 november 2009;

Gelet op het advies 46.711/3 van de Raad van State, gegeven op 9 juni 2009, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, Besluit :

Artikel 1.De zorgkassen verstrekken de gegevens over de aansluitingen, de aanvragen tot tenlasteneming en de tenlastenemingen aan het Vlaams Zorgfonds overeenkomstig de bepalingen in de enige bijlage bij dit besluit.

Art. 2.In de bijlage van het ministerieel besluit van 6 januari 2006 houdende de goedkeuring van de handleiding zorgverzekering, het laatst gewijzigd bij het ministerieel besluit van 29 augustus 2008, wordt hoofdstuk XX opgeheven.

Art. 3.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2010.

Brussel, 2 december 2009.

De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, J. VANDEURZEN

Enige bijlage. De bepalingen betreffende de gegevens over de aansluitingen, de aanvragen tot tenlasteneming en de tenlastenemingen aan het Vlaams Zorgfonds als vermeld in artikel 1 HOOFDSTUK I. - A-bestand - Leden Afdeling I. - Recordtype A - Leden

Onderafdeling I. - Structuur 1) header : jaar en maand, zorgkas, type A (YYYYMMXXXA ) 2) code zorgkas : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) velden : 1.rijksregisternummer (veldlengte 11, numeriek) 2. voornaam (veldlengte 50, alfanumeriek, aan de rechterkant opvullen met spaties) 3.naam (veldlengte 50, alfanumeriek, aan de rechterkant opvullen met spaties) 4. geboortejaar (veldlengte 4, numeriek) 5.geslacht (veldlengte 1, numeriek) : 1 : man; 2 : vrouw. 6. NIS - code van gemeente (veldlengte 5, numeriek) 7.landcode (veldlengte 5, numeriek) 8. werkplaats (veldlengte 1, numeriek) : 0 : onbepaald; 1 : Vlaams Gewest; 2 : Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 9. code decentraal punt van de zorgkas (veldlengte 3, numeriek) 10.datum aanvang aansluiting YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 11. code van aansluiting (veldlengte 2, numeriek) : 00 = aansluiting bij opstart zorgverzekering; 10 = bereiken leeftijd; 20 = indienen aanvraag tenlasteneming (jonger dan 26 jaar); 21 = goedgekeurde aanvraag tenlasteneming (jonger dan 26 jaar, is effectief lid van de zorgkas); 30 = komen wonen in Vlaanderen; 40 = komen wonen in Brussel (en tijdige aansluiting); 50 = vrijwillige aansluiting in Brussel (en laattijdige aansluiting); 7X = mutatie van andere zorgkas : 71 = CM-zorgkas; 72 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 73 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 74 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 75 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 76 = Vlaamse Zorgkas; 78 = Zorgkas DKV Belgium. 80 = ambtshalve aansluiting; 85 = aansluiting van persoon die inkomende grensarbeider is of die vroeger van aansluiting vrijgesteld was; 90 = onbekend. 12. datum beëindiging aansluiting YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 13.code van beëindiging aansluiting (veldlengte 4, numeriek) : 0000 = geen beëindiging aansluiting; 1010 = overlijden; 1020 = einde van zorgbehoevendheid (jonger dan 26 jaar); 1030 = verlaten van Vlaanderen of Brussel; 1050 = vrijwillige stopzetting in Brussel; 1060 = schrapping van dubbele aansluiting; 107X = mutatie naar andere zorgkas : 1071 = CM-zorgkas; 1072 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 1073 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 1074 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 1075 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 1076 = Vlaamse Zorgkas; 1078 = Zorgkas DKV Belgium. 1080 = overige; 1085 = einde aansluiting door beëindiging van statuut van inkomende grensarbeider of door vrijstelling van betrokkene; 1090 = onbekend; 6666 = lid wordt afgestaan aan een andere zorgkas. 14. betaald bedrag tijdens kalenderjaar (veldlengte 5, numeriek) 15.terugbetaalde bijdragen tijdens kalenderjaar (velden m en n om te doen kloppen met boekhouding, veldlengte 5, numeriek) 16. aantal maanden opschorting met verlies van rechten (veldlengte 3, numeriek) 17.aantal maanden resterende opschorting met verlies van rechten (veldlengte 3, numeriek) 18. datum betaling bijdrage YYYY (formaat YYYYMMDD, veldlengte 8, numeriek) 19.bedrag betaald jaar YYYY (veldlengte 5, numeriek) 20. nog verschuldigd bedrag YYYY (veldlengte 5, numeriek) 21.teller administratieve boete YYYY (numeriek 1, is 0 of 1) 22. verhoogde verzekeringstegemoetkoming YYYY (veldlengte 1, numeriek) : 0 = voorlopig onbekend; 1 = persoon geniet geen verhoogde verzekeringstegemoetkoming; 2 = persoon geniet een verhoogde verzekeringstegemoetkoming. 23. datum betaling bijdrage YYYY-1 (formaat YYYYMMDD, veldlengte 8, numeriek) 24.bedrag betaald jaar YYYY-1 (veldlengte 5, numeriek) 25. nog verschuldigd bedrag YYYY-1 (veldlengte 5, numeriek) 26.teller administratieve boete YYYY-1 (numeriek 1, is 0 of 1) 27. verhoogde verzekeringstegemoetkoming YYYY-1 (veldlengte 1, numeriek) : 0 = voorlopig onbekend; 1 = persoon geniet geen verhoogde verzekeringstegemoetkoming; 2 = persoon geniet een verhoogde verzekeringstegemoetkoming. 28. datum betaling bijdrage YYYY-2 (formaat YYYYMMDD, veldlengte 8, numeriek) 29.bedrag betaald jaar YYYY-2 (veldlengte 5, numeriek) 30. nog verschuldigd bedrag YYYY-2 (veldlengte 5, numeriek) 31.teller administratieve boete YYYY-2 (numeriek 1, is 0 of 1) 32. verhoogde verzekeringstegemoetkoming YYYY-2 (veldlengte 1, numeriek) : 0 = voorlopig onbekend; 1 = persoon geniet geen verhoogde verzekeringstegemoetkoming; 2 = persoon geniet een verhoogde verzekeringstegemoetkoming. 33. datum betaling bijdrage YYYY-3 (formaat YYYYMMDD, veldlengte 8, numeriek) 34.bedrag betaald jaar YYYY-3 (veldlengte 5, numeriek) 35. nog verschuldigd bedrag YYYY-3 (veldlengte 5, numeriek) 36.teller administratieve boete YYYY-3 (numeriek 1, is 0 of 1) 37. verhoogde verzekeringstegemoetkoming YYYY-3 (veldlengte 1, numeriek) : 0 = voorlopig onbekend; 1 = persoon geniet geen verhoogde verzekeringstegemoetkoming; 2 = persoon geniet een verhoogde verzekeringstegemoetkoming. 38. datum betaling bijdrage YYYY-4 (formaat YYYYMMDD, veldlengte 8, numeriek) 39.bedrag betaald jaar YYYY-4 (veldlengte 5, numeriek) 40. nog verschuldigd bedrag YYYY-4 (veldlengte 5, numeriek) 41.teller administratieve boete YYYY-4 (numeriek 1, is 0 of 1) 42. verhoogde verzekeringstegemoetkoming YYYY-4 (veldlengte 1, numeriek) : 0 = voorlopig onbekend; 1 = persoon geniet geen verhoogde verzekeringstegemoetkoming; 2 = persoon geniet een verhoogde verzekeringstegemoetkoming.

Onderafdeling II. - Frequentie en volume : 1) Frequentie De databankgegevens moeten driemaal per jaar opgemaakt worden : een keer volgens de toestand op 30 april YYYY, een keer volgens de toestand op 30 juni YYYY en een keer volgens de toestand op 31 december YYYY.De gegevens worden telkens uiterlijk op de vijftiende dag van de tweede maand na die datums aan het Vlaams Zorgfonds bezorgd. De databankgegevens zijn cumulatief : de gegevens van vorige maanden en jaren worden eveneens toegevoegd. 2) Jaarovergang : De leden die hun aansluiting beëindigen of beëindigd hebben op 31/12/YYYY-5, mogen niet meer opgenomen worden in het tekstbestand A voor het jaar YYYY. Afsluitingen op 31/12/YYYY-i met i=0,1,2,3,4 moeten nog steeds opgenomen worden.

Personen die afgesloten worden met een code 1010, hoeven in het bestand van het daaropvolgende jaar niet meer meegedeeld worden.

Als een aansluiting in het bestand YYYY, die vroeger nog niet beëindigd werd, beëindigd moet worden met een datum afsluiting < YYYY-4, dan gebeurt dat in het A-bestand (en dus niet in het correctiebestand). Na het jaar YYYY wordt de afsluiting in kwestie niet meer meegedeeld. De eventuele terugbetalingen van bijdragen worden dan als volgt verwerkt : 1. referentieperioden die vallen in het interval YYYY-4 tot en met YYYY : in het A-bestand zelf;2. alle andere referentieperioden : via correctiebestand.3) Dummycodes : Algemene regel : dummycodes worden gebruikt om de jaren die buiten de aansluiting bij de zorgkas in kwestie vallen, op te vullen. Voorbeelden : 1. een 26-jarige die voor het eerst moet betalen in YYYY (en dat ook echt doet) : YYYY-4 tot en met YYYY-1 worden met dummycodes opgevuld;2. inkomende mutaties : bij een mutatie vult de inkomende zorgkas de jaren vóór de aansluiting bij die inkomende zorgkas op met dummycodes, behalve als er verschuldigde bijdragen die bij die voorgaande jaren behoren, aan de inkomende zorgkas worden betaald. Uiteraard mogen zowel de vroegere, uitgaande zorgkas als de nieuwe, inkomende zorgkas correcties uitvoeren voor de voorgaande jaren.

Welke dummycodes moeten er gebruikt worden ? Als u voor een bepaalde referentieperiode dummycodes wilt invullen, doet u dat door alle velden die bij dat jaar behoren, op te vullen met spaties. Daarbij moet u uiteraard rekening houden met de specifieke veldlengte van elk veld.

Dummycodes overschrijven nooit eerder doorgegeven gegevens.

Onderafdeling III. - Uitleg bij de velden van het A-bestand : 1. rijksregisternummer : rijksregisternummer van het betrokken lid.De inkomende grensarbeiders beschikken over een INSZ-nummer. Dat moet dan gebruikt worden; 2. naam : achternaam van betrokken persoon;3. voornaam : de andere voornamen worden niet opgevraagd;4. geboortejaar : geboortejaar van het betrokken lid;5. geslacht : geslacht van het lid;6. NIS-code van de gemeente : NIS-code van de fusiegemeente waar de betrokken persoon het laatst in België woonde (toestand laatste dag van de opgevraagde periode).Als de betrokkene een inkomende grensarbeider is (die in het buitenland woont, maar sociaal verzekerd is in België en tewerkgesteld in Vlaanderen of Brussel), wordt hier "00000" ingevuld; 7. landcode : land waar de betrokkene woont.Voor België vult u de code 00150 in; 8. werkplaats : wordt alleen ingevuld voor een inkomende grensarbeider.Daarna pas moet er ingevuld worden of de betrokken persoon in Vlaanderen of Brussel werkt; 9. code decentraal punt van de zorgkas : decentraal punt waar het lidmaatschap in kwestie beheerd wordt;10. datum aanvang aansluiting : datum van de aansluiting van het betrokken lid bij de zorgkas in kwestie.De aansluitingsdatum heeft altijd de vorm YYYY0101 (met uitzondering voor 01/10/2001). Daarbij is YYYY het eerste jaar dat het betrokken lid aangesloten was bij de zorgkas; 11. code van aansluiting : het type aansluiting : 00 = aansluiting opstart zorgverzekering.Vanaf 2003 wordt die code niet meer gebruikt voor nieuwe aansluitingen; 10 = bereiken leeftijd. Het gaat hier om personen die in het lopende jaar 26 jaar worden en in Vlaanderen of in het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest wonen (zie ook code 30 en 40); 20 = personen, jonger dan 26 jaar, die een aanvraag voor tenlasteneming indienen; 21= personen, jonger dan 26 jaar, die een positieve beslissing tot tenlasteneming hebben; 30 = personen die in het lopende jaar 26 jaar worden of zijn, en in Vlaanderen komen wonen; 40 = personen die in het lopende jaar 26 jaar worden of zijn, en in Brussel komen wonen; 50 = vrijwillige aansluiting in Brussel; 7x = inkomende mutatie van zorgkas x; 80 = ambtshalve aansluiting bij een van de zeven zorgkassen : alle ambtshalve aansluitingen voor de 680; ambtshalven met een eerste bijdrage voor de andere zorgkassen; 85 = personen die als inkomende grensarbeider aangesloten worden voor het jaar YYYY, of die aansluiten voor het jaar YYYY terwijl ze voor het jaar YYYY-1 als vrijgestelde niet mochten aansluiten; 90 = onbekend. 12. datum beëindiging aansluiting : is steeds van de vorm YYYY1231. Als er geen einddatum is, wordt hier de datum 99991231 ingevuld; 13. code van beëindiging aansluiting : 0000 = geen beëindiging aansluiting; 1010 = overlijden; 1020 = einde van de zorgbehoevendheid (code 21) of geweigerde aanvraag (code 20). U kunt deze code alleen gebruiken als het betrokken lid nog geen 26 is; 1030 = verlaten van Vlaanderen of Brussel; 1050 = vrijwillige stopzetting in Brussel; 1060 = schrapping van dubbele aansluiting; 107X = mutatie naar andere zorgkas; 1080 = overige; 1085 = beëindiging van de aansluiting als inkomende grensarbeider of doordat betrokken persoon vrijgesteld is; 1090 = onbekend; 6666 = lid wordt afgestaan aan een andere zorgkas. 14. betaald bedrag tijdens kalenderjaar : in dit veld wordt het bedrag van de ledenbijdrage voor het kalenderjaar ingevuld.Ledenbijdragen van voorgaande jaren die tijdens het kalenderjaar in kwestie zijn betaald, moet u ook in dit veld noteren; 15. terugbetaalde bijdragen tijdens kalenderjaar : in dit veld worden de ledenbijdragen ingevuld die tijdens het kalenderjaar in kwestie werden teruggestort;16. aantal maanden opschorting met verlies van rechten : totaal aantal maanden opgelopen opschorting met verlies van rechten door de betrokken persoon.Als iemand bijvoorbeeld 12 maanden opschorting met verlies van rechten heeft, dan staat in dit veld 012. Als de persoon geen opschorting met verlies van rechten heeft, staat hier 000; 17. aantal maanden resterende opschorting met verlies van rechten : aantal maanden opgelopen opschorting met verlies van rechten waarvoor de tenlastenemingen van de betrokken persoon nog niet werden opgeschort.Als iemand bijvoorbeeld 12 maanden opschorting met verlies van rechten heeft en er 8 uitgezeten heeft, dan staat in dit veld 004.

In het veld aantal maanden opschorting met verlies van rechten blijft het oorspronkelijke aantal maanden staan : dat wordt dus niet verrekend. Als de persoon geen opschorting met verlies van rechten heeft uitgezeten, staat hier 000; 18. datum betaling bijdrage YYYY-i (met i = 0,1,2,3 of 4) : de datum waarop de bijdrage voor het bijdragejaar in kwestie betaald werd.Die datum kan in het bijdragejaar zelf vallen of later. Als er geen datum van betaling ingevuld hoeft te worden (bij een minderjarige, inkomende mutatie zonder betaling) of als er geen datum van betaling is, dan moet hier de datum 99991231 ingevuld worden (behalve bij dummygegevens : dan moeten er spaties gebruikt worden); 19. bedrag betaald jaar YYYY-i (met i = 0,1,2,3 of 4) : betaald bedrag voor het bijdragejaar in kwestie;20. nog verschuldigd bedrag YYYY- i (met i = 0,1,2,3 of 4) : bedrag dat de betrokkene nog verschuldigd is voor het jaar in kwestie;21. teller administratieve boete YYYY- i (met i = 0,1,2,3 of 4) : is 0 of 1;22. verhoogde verzekeringstegemoetkoming YYYY- i (met i = 0,1,2,3 of 4) : geeft aan of het betrokken lid een VT'er is of niet.Voor YYYY is de toestand op 01/01/YYYY-1 van belang. Afdeling II. - Recordtype correctie A -leden

Onderafdeling I. - Structuur 1) header : jaar en maand, zorgkas, type A (YYYYMMXXXA ) 2) code zorgkas : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) velden : 1.rijksregisternummer (veldlengte 11, numeriek) 2. jaar betaling YYYY (veldlengte 4, numeriek) 3.datum betaling bijdrage YYYY (formaat YYYYMMDD, veldlengte 8, numeriek) 4. bedrag betaald jaar YYYY (veldlengte 5, numeriek) 5.nog verschuldigd bedrag YYYY (veldlengte 5, numeriek) 6. teller administratieve boete YYYY (numeriek 1, is 0 of 1) 7.verhoogde verzekeringstegemoetkoming (veldlengte 1, numeriek) : 0 = voorlopig onbekend; 1 = persoon geniet geen verhoogde verzekeringstegemoetkoming; 2 = persoon geniet een verhoogde verzekeringstegemoetkoming.

Onderafdeling II. - Frequentie en volume : De databankgegevens moeten driemaal per jaar opgemaakt worden : een keer volgens de toestand op 30 april YYYY, een keer volgens de toestand op 30 juni YYYY en een keer volgens de toestand op 31 december YYYY. De gegevens worden telkens uiterlijk op de vijftiende dag van de tweede maand na die datums aan het Vlaams Zorgfonds bezorgd. De databankgegevens zijn cumulatief : de gegevens van vorige maanden en jaren worden eveneens toegevoegd.

Onderafdeling III. - Uitleg bij de velden van het CA-bestand : 1. rijksregisternummer;2. jaar betaling YYYY : jaar waarop de doorgestuurde correctiegegevens (velden 3 tot en met 7) betrekking hebben;3. datum betaling bijdrage YYYY : de datum waarop de bijdrage voor het bijdragejaar in kwestie betaald werd.Die datum kan in het bijdragejaar zelf vallen of later; 4. bedrag betaald jaar YYYY : betaald bedrag voor het bijdragejaar in kwestie;5. nog verschuldigd bedrag YYYY : bedrag dat de betrokkene nog verschuldigd is voor het jaar YYYY;6. teller administratieve boete YYYY : teller 0 of 1 voor jaar YYYY;7. verhoogde verzekeringstegemoetkoming : geeft aan of het betrokken lid een VT'er is of niet.Voor YYYY is de toestand op 01/01/YYYY-1 van belang. HOOFDSTUK II. - Recordtype B - tenlastenemingen Onderafdeling I. - Structuur 1) header : jaar en maand, zorgkas, type B (YYYYMMXXXB ) 2) code zorgkas : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) velden : 1.rijksregisternummer (veldlengte 11, numeriek) 2. geboortejaar (veldlengte 4, numeriek) 3.NIS-code van fusiegemeente (veldlengte 5, numeriek) 4. code decentraal punt van de zorgkas (veldlengte 3, numeriek) 5.code aanvraag of controle (veldlengte 1, numeriek) : 0 = aanvraag; 1 = herziening of verlenging; 3 = controle; 4 = verandering van zorgvorm; 5 = automatische opening van rechten. 6. datum automatische opening van rechten YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 7.datum van de aanvraag YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 8. datum waarop erkenning van het dossier start YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 9.code indicatiesteller of attest bij aanvraag, herziening of verlenging, verandering van zorgvorm, controle of automatische opening van rechten (veldlengte 6, numeriek) : 207001 = diensten voor gezinszorg; 201001 = OCMW; 213001 = centra voor maatschappelijk welzijn; 207003 = lokale dienstencentra; 233999 = controleorgaan; 900210 = Katz-schaal thuisverpleging; 900220 = Katz-schaal tegemoetkoming in verzorgingsinrichting, bewijs van opname in woon- en zorgcentrum of RVT; 900230 = bewijs van opname in psychiatrisch verzorgingstehuis; 900240 = BEL-profielschaal in de gezinszorg; 900280 = medisch-sociale schaal voor integratietegemoetkoming, tegemoetkoming hulp aan bejaarden; 900290 = aanvullende kinderbijslag uit hoofde van het kind; 900300 = KINE E-attest. 10. GKB-nummer indicatiesteller (veldlengte 8, numeriek) 11.datum indicatiestelling YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 12. resultaat van de indicatiestelling bij aanvraag, herziening of verlenging, controle, verandering van zorgvorm (naar mantel-en thuiszorg), automatische opening van rechten (veldlengte 2, numeriek, veld = 99 als het gaat om een attest) 13.code beslissing (veldlengte 1, numeriek) : 0 = nog geen beslissing; 1 = goedgekeurd; 2 = goedgekeurd, maar beperkt door cumulatie (o.a. VAPH); 5 = geweigerd. 14. datum van de beslissing YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 15.code zorgvorm (veldlengte 1, numeriek) : 0 = geen positieve beslissing na aanvraag, herziening of verlenging; 4 = residentiële zorg; 5 = mantel- en thuiszorg. 16. GKB-nummer van de residentiële voorziening (veldlengte 8, numeriek) 17.einddatum voor uitvoering tenlastenemingen YYYYMMDD (veldlengte 8, numeriek) 18. uitbetaald bedrag tijdens het kalenderjaar in kwestie (veldlengte 6, numeriek), (9999,99 : de komma wordt niet toegevoegd in het bestand) 19.bedrag van onverschuldigd uitgevoerde tenlastenemingen die tijdens het kalenderjaar in kwestie werden vastgesteld (veldlengte 6, numeriek), (9999,99 : de komma wordt niet toegevoegd in het bestand) 20. parameter 0 (veldlengte 6, numeriek) 21.parameter 1 (veldlengte 8, numeriek) 22. parameter 2 (veldlengte 8, numeriek) 23.parameter 3 (veldlengte 8, numeriek) 24. parameter 4 (veldlengte 8, numeriek) Onderafdeling II.- Frequentie en volume : 1) Frequentie De zorgkassen bezorgen de databankgegevens driemaandelijks aan het Vlaams Zorgfonds, een keer volgens de toestand op 31 maart YYYY, een keer volgens de toestand op 30 juni YYYY, een keer volgens de toestand op 30 september YYYY en een keer volgens de toestand op 31 december YYYY.De gegevens worden telkens uiterlijk op de vijftiende dag van de tweede maand na die datums aan het Vlaams Zorgfonds bezorgd. De databankgegevens zijn cumulatief : de gegevens van vorige maanden worden eveneens toegevoegd. Behalve waar dat expliciet wordt opgegeven, worden velden die niet ingevuld hoeven te worden, opgevuld met nullen. 2) Nieuw record Per beslissing wordt een nieuwe lijn aangemaakt in het B-bestand. Bijvoorbeeld een persoon met een lopend dossier met startdatum van 01/05/2010 tot en met 03/04/2012 dient een verandering van zorgvorm in vanaf 01/10/2010 : de eerste tenlasteneming wordt beëindigd op 30/09/2010 (veld q), en een nieuwe lijn wordt aangemaakt met datum waarop erkenning dossier start = 01/10/2010 (veld h) en code aanvraag = 4 (verandering van zorgvorm).

Bij een negatieve beslissing na herziening, verlenging of verandering van zorgvorm wordt enkel de einddatum van het vorig record aangepast.

Het nieuwe record met de weigering wordt dus niet opgenomen.

Bij een controle wordt het nieuwe record met de positieve of negatieve beslissing na controle opgenomen. 3) Jaarovergang : In het bestand tenlastenemingen van het jaar YYYY worden de volgende records van het bestand van YYYY-1 overgenomen : 1.de lopende dossiers (goedgekeurde dossiers waarvan de einddatum tenlasteneming valt na 31/12/YYYY-1); 2. de ingediende dossiers waarvoor op 31/12/YYYY nog geen beslissing werd genomen;3. niet-lopende dossiers waarvoor in YYYY een bedrag uitbetaald werd of een bedrag van onverschuldigd betaalde tenlastenemingen vastgesteld werd. Al die records blijven minstens tot het einde van het jaar YYYY in het tekstbestand B staan. Als een record eenmaal werd meegedeeld, blijft het immers tot het einde van het jaar in het B-bestand staan.

Onderafdeling III. - Uitleg bij de velden 1. rijksregisternummer;2. geboortejaar;3. NIS-code fusiegemeente : NIS-code van de fusiegemeente waar de betrokken persoon het laatst in België woonde (toestand op de laatste dag van het opgevraagde trimester);4. code decentraal punt van de zorgkas : de afdeling waar het desbetreffende dossier fysiek geconsulteerd kan worden;5. code aanvraag, herziening of verlenging, controle, verandering van zorgvorm of automatische opening van rechten : in dit veld wordt aangegeven of het hier een aanvraag, een herziening, een verlenging, een controle, een verandering van zorgvorm of een automatische opening van rechten betreft.Dit veld wordt ingevoerd omdat een herziening, een verlenging, een controle of een verandering van zorgvorm een nieuw record wordt. Voor vroegere records mag de oude code 2 blijven staan; 6. datum automatische opening van rechten;7. datum van de aanvraag : die datum wordt ook ingevuld bij herziening, verlenging, bij verandering van zorgvorm en bij automatische opening van rechten. Bij herziening of verlenging wordt de datum alleen ingevuld als er een aanvraagformulier ingediend is; 8. datum waarop erkenning van het dossier start : de datum waarop de erkenning op basis van de herziening of verlenging, automatische opening van rechten, verandering van zorgvorm of controle effectief start.Het is dus steeds een datum van de vorm YYYY/MM/01. Records van vroeger worden aangepast zodat die ook de correcte datum weergeven.

De datum wordt ook ingevuld bij een eerste aanvraag.

Dit is steeds de datum zonder rekening te houden met oplegging van schorsing van betalingen, dus de datum waarop de eerste uitbetaling zou plaatsvinden als er geen opschorting met verlies van rechten is.

Bij een eerste aanvraag of bij de automatische opening van rechten is dat de datum na de carensperiode.

Bij een (positieve) controle is dat de eerste tenlasteneming na de beslissing na controle.

Bij een verandering van zorgvorm is het de eerste maand tenlasteneming in de nieuwe zorgvorm; 9. code indicatiesteller of attest bij aanvraag, herziening of verlenging, verandering van zorgvorm, controle of automatische opening van rechten : de code 233999 dient voor herindicatiestellingen van het controleorgaan bij een nieuwe aanvraag van een gebruiker die door het controleorgaan afgescoord is;10. GKB-nummer indicatiesteller;11. datum indicatiestelling : datum waarop de indicatiestelling uitgevoerd wordt;12. resultaat van de indicatiestelling bij aanvraag, herziening, verlenging, controle, verandering van zorgvorm naar mantel- en thuiszorg, automatische opening van rechten : hier wordt de score ingevuld van de zorgbehoevende bij de indicatiestelling.Als er geen indicatiestelling heeft plaatsgevonden (er wordt met een attest gewerkt), dan moet dit veld opgevuld worden door "99" in te vullen, en niet "00". Er worden hier dus "opvulnegens" i.p.v. opvulnullen gebruikt. De score mag ingevuld worden op het ogenblik dat de zorgkas kennis neemt van het resultaat van de indicatiestelling, dus voor de eigenlijke beslissing genomen werd; 13. code beslissing : er hoeft geen onderscheid meer gemaakt te worden tussen een dossier dat geweigerd is om formele redenen (vroegere code 4) en dossiers die om een andere reden geweigerd zijn.Aan de zorgkassen wordt gevraagd om code 5 te gebruiken. Vroegere beslissingen hoeven niet aangepast te worden; 14. datum van de beslissing : datum waarop de beslissing over de aanvraag, herziening of verlenging, controle of verandering van zorgvorm genomen wordt;15. code zorgvorm : in dit veld wordt de laatst geldige zorgvorm geplaatst.Pas op het ogenblik dat de aanvraag goedgekeurd wordt, moet dit veld ingevuld worden; 16. GKB-nummer van de residentiële voorziening;17. einddatum voor uitvoering van tenlastenemingen : de laatst geldige einddatum;18. uitbetaald bedrag tijdens het kalenderjaar in kwestie : alle uitbetalingen voor tenlastenemingen die de zorgkas van 01/01/YYYY tot en met 31/01/YYYY+1 heeft uitbetaald met betrekking tot het jaar YYYY (en eventueel rechtzettingen van voorgaande jaren.Let wel, het is niet de bedoeling om bijvoorbeeld uitvoeringen van tenlastenemingen voor residentiële zorg voor december YYYY-1 die uitbetaald worden tussen 01/01/YYYY en 31/01/YYYY op te nemen in dit veld. Deze bedragen moeten reeds opgenomen zijn in het bestand YYYY-1); 19. bedrag van onverschuldigd uitgevoerde tenlastenemingen die tijdens betrokken kalenderjaar werden vastgesteld : de onverschuldigd uitgevoerde tenlastenemingen (van het jaar YYYY of van voorgaande jaren) die vastgesteld zijn tussen 15/01/YYYY en 15/01/YYYY +1. Onverschuldigd uitgevoerde tenlastenemingen die vastgesteld zijn, worden onmiddellijk opgenomen. Dat betekent concreet dat er bijvoorbeeld niet gewacht mag worden op de effectieve inning van terugvorderingen of op de compensatie via de werkingskosten om tot verwerking ervan in de bestanden met tenlastenemingen over te gaan.

Om de continuïteit in de verwerking van de trimesteriële gegevens te garanderen wordt gevraagd dat de zorgkassen alle uitbetalingen en vaststellingen van onverschuldigd uitgevoerde tenlastenemingen tot 15 dagen na het einde van het kwartaal (dus tot 15 april, 15 juli, 15 oktober en 15 januari) zouden opnemen, voor zover de uitbetalingen en vaststellingen van onverschuldigd uitgevoerde tenlastenemingen betrekking hebben op het afgesloten kwartaal of op daaraan voorafgaande kwartalen; 20. velden t, u, v, w, x. HOOFDSTUK III. - Recordtype D - indicatiestellers en resultaten Onderafdeling I. - Structuur 1) header : jaar en maand, zorgkas, type D (YYYYMMXXXD ) 2) code zorgkas : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) velden : 1.rijksregisternummer (veldlengte 11, numeriek) 2. geboortejaar (veldlengte 4, numeriek) 3.NIS-code van fusiegemeente (veldlengte 5, numeriek) 4. code decentraal punt van de zorgkas (veldlengte 3, numeriek) 5.GKB-nummer indicatiesteller (veldlengte 8, numeriek) 6. code indicatiesteller (veldlengte 6, numeriek) : 207001 = diensten voor gezinszorg; 201001 = ocmw's; 213001 = centra voor maatschappelijk welzijn; 207003 = lokale dienstencentra. 7. datum van de aanvraag, datum waarop tenlastenemingen na herziening of verlenging effectief starten DDMMYYYY (veldlengte 8, numeriek) 8.datum van de indicatiestelling DDMMYYYY (veldlengte 8, numeriek) 9. resultaat van de indicatiestelling (veldlengte 2, numeriek) 10.datum van de uitbetaling van de indicatiesteller DDMMYYYY (veldlengte 8, numeriek) 11. datum van de terugvordering van de indicatiesteller DDMMYYYY (veldlengte 8, numeriek) Onderafdeling II.- Frequentie en volume 1) Frequentie De zorgkassen bezorgen de databankgegevens driemaandelijks aan het Vlaams Zorgfonds, een keer volgens de toestand op 31 maart YYYY, een keer volgens de toestand op 30 juni YYYY, een keer volgens de toestand op 30 september YYYY en een keer volgens de toestand op 31 december YYYY.De gegevens worden telkens uiterlijk op de vijftiende dag van de tweede maand na die datums aan het Vlaams Zorgfonds bezorgd. De databankgegevens zijn cumulatief : de gegevens van vorige maanden worden eveneens toegevoegd. 2) Jaarovergang Naast de indicatiestellingen, uitgevoerd in het jaar YYYY, bevat dit bestand alle indicatiestellingen, uitgevoerd in het jaar YYYY-1. Onderafdeling III. - Uitleg bij de velden : 1. rijksregisternummer;2. geboortejaar;3. NIS-code fusiegemeente : NIS-code van de fusiegemeente waar de betrokken persoon het laatst in het Vlaamse Gewest of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest woonde (toestand op de laatste dag van het opgevraagde trimester);4. code decentraal punt van de zorgkas : afdeling waar het desbetreffende dossier fysiek geconsulteerd kan worden;5. GKB-nummer indicatiesteller;6. code indicatiesteller of attest;7. datum van de aanvraag, datum waarop tenlastenemingen na herziening of verlenging effectief starten : zie uitleg bestand B.Als er nog geen aanvraag, herziening of verlenging werd ingediend, mag in dit veld "00000000" worden ingevuld; 8. datum van de indicatiestelling : datum waarop de indicatiestelling uitgevoerd wordt;9. resultaat van de indicatiestelling : score van de zorgbehoevende bij de indicatiestelling;10. datum van de uitbetaling van de indicatiesteller : datum waarop het bedrag uitbetaald wordt.Als het om een indicatiestelling gaat die nog niet uitbetaald is of die niet uitbetaald hoeft te worden, mag in dit veld "00000000" blijven staan; 11. datum van de terugvordering van de indicatiesteller : datum waarop de terugvordering geïnd wordt.Als er geen terugvordering plaatsvindt, dan wordt dit veld "00000000". HOOFDSTUK IV. Recordtype M - Mantelzorgers Onderafdeling I. Structuur 1) header : jaar en maand, zorgkas, type M (YYYYMMXXXM) 2) code zorgkas : 180 = CM-zorgkas; 280 = Neutrale Zorgkas Vlaanderen; 380 = Zorgkas van de Socialistische Mutualiteiten; 480 = Zorgkas van de Liberale Ziekenfondsen; 580 = Zorgkas van de Onafhankelijke Ziekenfondsen; 680 = Vlaamse Zorgkas; 880 = Zorgkas DKV Belgium. 3) velden : 1.rijksregisternummer van de zorgbehoevende (veldlengte 11, numeriek); 2. rijksregisternummer van de mantelzorger (veldlengte 11, numeriek);3. relatie zorgbehoevende-mantelzorger (veldlengte 2, numeriek) : 00 : onbekend; 01 : echtgenoot of echtgenote; 02 : partner; 03 : (schoon)moeder; 04 : (schoon)vader; 05 : (schoon)zus; 06 : (schoon)broer; 07 : (schoon)dochter; 08 : (schoon)zoon; 09 : buur; 10 : andere.

Onderafdeling II. - Frequentie en volume : De databankgegevens worden voor 15 februari van het jaar YYYY+1 aan het Vlaams Zorgfonds bezorgd. Het gaat hier steeds om de toestand op 31/12/YYYY. Als er verschillende mantelzorgers voor één zorgbehoevende zijn, dan moet er per mantelzorger één record aangemaakt worden. Een persoon kan ook mantelzorger zijn van verschillende zorgbehoevenden. Per relatie zorgbehoevende-mantelzorger moet er een record aangemaakt worden.

Onderafdeling III. - Uitleg bij de velden : 1. rijksregisternummer van de zorgbehoevende : het gaat hier om een persoon die een lopend dossier heeft op 31/12/YYYY voor mantel- en thuiszorg en waarvoor een mantelzorger werd geregistreerd;2. rijksregisternummer van de mantelzorger : persoon die als mantelzorger werd geregistreerd voor de betrokken zorgbehoevende;3. relatie zorgbehoevende-mantelzorger : als de relatie onbekend is, moet code "00" ingevuld worden.Code "10" mag alleen gebruikt worden voor een bekende relatie die niet onder de categorieën "01" tot en met "09" valt.

Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 2 december 2009 betreffende het verstrekken van de gegevens over de aansluitingen, de aanvragen tot tenlasteneming en de tenlastenemingen in het kader van de zorgverzekering.

Brussel, 2 december 2009.

De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, J. VANDEURZEN