9 OCTOBRE 2015. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif au contrôle et au single audit d'application aux universités, aux instituts supérieurs et à un nombre d'autres institutions d'enseignement supérieur enregistrées d'office en Communauté flamande

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 8 juillet 2011 réglant le budget, la comptabilité, l'attribution de subventions et le contrôle de leur utilisation, et le contrôle par la Cour des Comptes, notamment les articles 50 et 67 ;

Vu le Code de l'Enseignement supérieur du 11 octobre 2013, sanctionné par le décret du 20 décembre 2013, notamment les articles III.114, § 6, IV.99, § 1er, deuxième alinéa, IV.105, IV.110, § 1er, deuxième alinéa et IV.121 ;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 2 juillet 2015 ;

Vu l'avis n° 57.895/1/V du Conseil d'Etat, donné le 21 septembre 2015, en application de l'article 84, § 1er, alinéa premier, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition du Ministre flamand de l'Enseignement et du Ministre flamand des Finances et du Budget et de l'Energie ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er. - Définitions et dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° acteurs de contrôle : les institutions ou personnes suivantes exerçant des activités de contrôle ou de supervision au nom de l'Autorité flamande : a) les commissaires du gouvernement auprès des universités, des instituts supérieurs, des institutions d'enseignement supérieur enregistrées d'office ;b) le délégué des Finances auprès de chaque université, nommé parmi les inspecteurs des Finances accrédités auprès de la Communauté flamande ;c) les réviseurs d'entreprises visés à l'article 2 de la loi du 22 juillet 1953Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/07/1953 pub. 28/10/2009 numac 2009000714 source service public federal interieur Loi créant un Institut des réviseurs d'entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises, coordonnée le 30 avril 2007. - Coordination officieuseen langue allemande fermer créant un Institut des Réviseurs d'Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises ;d) le Département des Finances et du Budget ;2° institution : les institutions, telles que visées à l'article 2 ;3° le décret du 8 juillet 2011 : le décret du 8 juillet 2011 réglant le budget, la comptabilité, l'octroi de subventions et le contrôle de leur utilisation, et le contrôle par la Cour des Comptes ;4° analyse des risques : l'analyse des facteurs internes et externes qui affectent ou menacent la qualité de produits et de services et qui peuvent, par conséquent, entraver la réalisation des objectifs organisationnels ;5° gestion des risques : le processus de l'analyse des risques et de la prise de mesures dans le but de réduire les risques à un niveau acceptable et de maintenir le niveau de risque requis ;6° direction de l'institution : l'organe de direction étant désigné par ou en vertu de la loi, du décret ou des statuts pour exercer les compétences lui étant octroyées par ou en vertu du présent arrêté.

Art. 2.Le présent arrêté est applicable aux universités, aux instituts supérieurs et à toutes les institutions d'enseignement supérieur enregistrées d'office, visés à l'article II.1 du Code de l'Enseignement supérieur du 11 octobre 2013, sanctionné par le décret du 20 décembre 2013, qui relèvent de l'application de l'article 4, § 2, du décret du 8 juillet 2011.

Art. 3.§ 1er. Par institution, un dossier permanent est établi. Le dossier permanent contient des informations générales actualisées et des informations confidentielles et sensibles, inhérentes à l'institution. Les informations confidentielles et sensibles, inhérentes à l'institution ne sont accessibles qu'à l'institution concernée et aux acteurs impliqués dans le contrôle de cette institution. Le respect de la vie privée des personnes mentionnées dans les rapports est garanti.

Par informations générales, il faut entendre : 1° le décret constitutif, l'arrêté constitutif ou les statuts ;2° les contrats de gestion de même que les comptes rendus de leur mise en oeuvre ;c) les modalités d'organisation interne parmi lesquelles les règlements d'ordre intérieur de l'institution, la description des tâches du conseil d'administration, l'organisation de la fonction d'audit interne et du comité d'audit ;d) les acteurs de contrôle, la durée de leur mandat de même que la personne ou les personnes à contacter, avec mention de leurs coordonnées ;e) les budgets approuvés des cinq dernières années.Ce sont des budgets qui tiennent compte des modifications et redistributions budgétaires approuvées ; f) les cinq comptes annuels les plus récents ;f) les cinq rapports annuels les plus récents. Par informations confidentielles et sensibles, inhérentes à l'institution, il faut entendre : a) les rapports, les avis et les recommandations du commissaire du gouvernement des cinq dernières années ;b) la description de la gestion des risques de l'institution ;c) les rapports annuels ainsi que les rapports d'audit et les lettres de recommandation pertinents pour les contrôles, visés au présent arrêté, de la fonction d'audit interne, sans divulguer des informations sensibles à caractère privé, tels que soumis officiellement à la direction de l'institution au cours des 5 dernières années ;d) les rapports et les recommandations du délégué des Finances des cinq dernières années ;a) les comptes rendus du réviseur d'entreprises auprès de l'institution des cinq dernières années ;f) les rapports et les recommandations de la Cour des Comptes ;g) les remarques formulées par Département des Finances et du Budget relative à la consolidation SEC. Le Ministre flamand chargé de l'enseignement et le Ministre flamand chargé des finances et des budgets sont habilités à préparer conjointement le dossier permanent. § 2. Les dossiers permanents sont conservés dans un registre central.

Le Département des Finances et du Budget est responsable de l'établissement, de l'organisation et de la gestion du registre central. Le registre est conçu de telle sorte que chaque institution et acteur de contrôle concerné de même que la Cour des Comptes aient un accès sécurisé au dossier permanent de l'institution concernée. CHAPITRE 2. - Coordination

Art. 4.La direction de l'institution est responsable de l'analyse des risques et de la gestion des risques au niveau de l'institution. A cet effet, l'institution peut faire appel à un système de contrôle interne et d'audit interne. Le cas échéant, l'institution peut également faire appel à la fonction d'audit interne d'une autre institution.

Les acteurs de contrôle évaluent, en concertation avec la Cour des Comptes et selon le principe du single audit, la gestion des risques par l'institution. Ils font le suivi de l'analyse des risques de l'institution, en concertation avec la Cour des Comptes, et formulent, le cas échéant, des remarques en complément de l'analyse des risques.

Sauf dans des circonstances exceptionnelles nécessitant un audit urgent, les acteurs de contrôle concernés veillent à une meilleure articulation des travaux de contrôle dans le planning annuel, en concertation avec la Cour des Comptes. Les acteurs de contrôle informent l'institution à temps du début d'un contrôle repris dans le planning annuel, sans préjudice de l'application de l'article 6 du présent arrêté. En cas de reports importants, les autres acteurs de contrôle en sont informés à temps.

Les acteurs de contrôle exploitent pleinement les résultats des travaux d'audit et de contrôle déjà effectués par les autres acteurs de contrôle. A cette fin, les acteurs de contrôle mettent les résultats de leur audit à la disposition des autres acteurs de contrôle concernés, conformément à l'article 3 du présent arrêté.

Art. 5.Les acteurs de contrôle visent, en concertation avec la Cour des Comptes, à rationaliser l'ensemble des travaux de contrôle et des plans d'audit effectués et s'en informent mutuellement au moins une fois par an, à l'initiative du commissaire du gouvernement conformément à l'article 6. CHAPITRE 3. - Commissaire du gouvernement et délégué des Finances

Art. 6.Le commissaire du gouvernement auprès des institutions respectives prend, au moins une fois par an, l'initiative d'organiser une réunion des acteurs de contrôle dans le but de coordonner les travaux de contrôle, avec maintien de l'autonomie et des responsabilités des acteurs dans le processus de contrôle. Il fait rapport au Ministre flamand chargé de l'enseignement et au Ministre flamand chargé des finances et des budgets sur l'état d'avancement du single audit. Les institutions et la fonction d'audit interne sont informées sur et concernées dans la coordination mutuelle, visée aux articles 4 et 5.

Le commissaire du gouvernement met ses rapports à la disposition des acteurs de contrôle et se concerte avec la Cour des Comptes.

Pour les universités, le commissaire du gouvernement et le délégué des Finances prennent ensemble l'initiative de faire rapport au Ministre flamand chargé de l'enseignement et le Ministre flamand chargé des finances et des budgets sur le budget et les comptes.

Pour les autres institutions, le commissaire du gouvernement fait rapport au Ministre chargé de l'enseignement sur le budget et les comptes. CHAPITRE 4. - Réviseurs d'entreprises

Art. 7.§ 1er. Sans préjudice d'autres missions, dont ils peuvent être chargés par l'Autorité flamande, les réviseurs d'entreprises contrôlent : 1° l'image fiable des comptes annuels que l'institution est tenue de fournir au Gouvernement flamand ;2° le caractère ajusté et le fonctionnement de l'organisation administrative et comptable en vue de la production de rapports financiers. § 2. Dans l'exécution de leur mission, les réviseurs d'entreprises tiennent compte de l'éventualité de fraudes. Le contrôle est conçu de telle sorte que les réviseurs d'entreprises puissent s'assurer raisonnablement que les aperçus financiers ne contiennent pas d'anomalies significatives résultant de fraudes ou d'erreurs.

Toutefois, il n'est pas raisonnable d'exiger qu'un contrôle permet la détection de tous les cas de fraude et les réviseurs d'entreprises ne sont pas obligés à les dépister. § 3. Les réviseurs d'entreprises peuvent à tout moment consulter sur les lieux les livres, lettres, procès-verbaux et tous les documents et écrits de l'institution qu'ils jugent nécessaires à l'exécution de leur mission.

Les réviseurs d'entreprises peuvent réclamer aux administrateurs, aux mandataires et aux personnes désignées par l'institution, toutes les clarifications et informations et procéder à toutes les vérifications qu'ils jugent nécessaires pour exercer leur mission. Les réviseurs d'entreprises peuvent demander à l'institution de fournir des informations relatives aux personnes morales de droit public ou privé, avec lesquelles l'institution a conclu un accord de coopération, pour autant qu'ils les jugent nécessaires pour contrôler la situation financière de l'institution. § 4. Aux fins de la certification des comptes annuels, le réviseur d'entreprises établit un compte rendu, constitué des éléments suivants : 1° une introduction, dans laquelle il est au minimum fait état du compte annuel auquel le contrôle se rapporte ;2° une description de l'étendue du contrôle, reprenant au minimum les normes appliquées pendant le contrôle et l'indication si le réviseur d'entreprises de l'organe d'administration et les personnes désignées par l'institution ont obtenu ou non les explications et l'information nécessaires pour leur contrôle ;3° l'indication que les comptes sont conformes au décret du 8 juillet 2011 et à ses arrêtés d'exécution ;4° pour les universités : l'indication que les comptes sont conformes à l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 décembre 2007 relatif à la comptabilité, aux comptes annuels, au plan comptable et au contrôle pour les universités en Communauté flamande ;5° pour les instituts supérieurs : l'indication que les comptes sont conformes à l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 décembre 2007 relatif à la comptabilité générale, aux comptes annuels et au plan comptable pour les instituts supérieurs ;6° pour les autres institutions d'enseignement supérieur enregistrées d'office : l'indication que les comptes sont conformes aux dispositions du contrat de gestion ;7° une déclaration dans laquelle le réviseur d'entreprises évalue si tant la comptabilité, le bilan, le compte des résultats que les notes annexes au bilan et au compte des résultats brossent un tableau fidèle des fonds, de la situation financière et des différents résultats de l'institution ;8° l'indication que le réviseur d'entreprises a pris connaissance ou non d'opérations effectuées ou de décisions prises en violation des dispositions du décret constitutif ou des statuts de l'institution ou des dispositions de la législation décrétale se rapportant à l'institution et de ses arrêtés d'exécution. § 5. Aux fins de la certification du compte rendu SEC annuel, le réviseur d'entreprises y intègre les éléments suivants : 1° l'indication que le compte rendu a été rédigé conformément/dérogatoirement aux règles SEC ;2° l'indication que le compte rendu SEC s'aligne de façon cohérente ou non aux comptes. La procédure légale annuelle de certification n'est pas d'application à la préfiguration des comptes annuels conformément au schéma du système européen des comptes nationaux et régionaux dans l'Union européenne qui est soumise au Gouvernement flamand avant le 15 février. § 6. Outre les autres recommandations relatives aux manquements constatés, le réviseur d'entreprises formule dans la lettre de recommandation les manques d'efficacité et les infractions à d'autres réglementations susceptibles d'avoir entraîné ou d'entraîner des conséquences financières pour l'institution. Cette lettre de recommandation fait partie intégrante du dossier permanent. § 7. La description plus détaillée des missions du réviseur d'entreprises telle que fixées au présent article ne s'applique que si un contrôle a été exercé par un réviseur d'entreprises. CHAPITRE 5. - Dispositions finales

Art. 8.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2016.

Art. 9.Le Ministre flamand qui a la politique de l'enseignement dans ses attributions et le Ministre flamand qui a les finances et les budgets dans ses attributions, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 9 octobre 2015.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Enseignement, H. CREVITS La Ministre flamande du Budget, des Finances et de l'Energie, A. TURTELBOOM