3 JUILLET 2009. - Arrêté du Gouvernement flamand fixantles conditions d'agrément et de subventionnement des bureaux d'égalité de traitement

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 10 juillet 2008 portant le cadre de la politique flamande de l'égalité des chances et de traitement, notamment les articles 42, 43 et 51;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 7 mai 2009;

Vu l'avis 46.713/1 du Conseil d'Etat, donné le 11 juin 2009, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de la Ministre flamande de la Mobilité, de l'Economie sociale et de l'Egalité des Chances;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° administration : la cellule de l'Egalité des Chances en Flandre des Services pour la Politique générale du Gouvernement;2° envoi sécurisé : l'envoi par une des façons de notification suivantes : a) lettre recommandée;b) remise contre récépissé;c) une autre façon de notification autorisée par le Gouvernement flamand par laquelle la date de notification peut être établie avec certitude;3° ville-centre ou métropole : les villes, visées à l'article 4 du décret du 13 décembre 2002 réglant le fonctionnement et la répartition du « Vlaams Stedenfonds » (Fonds flamand des Villes), et la région bilingue de Bruxelles-Capitale;4° décret du 10 juillet 2008 : le décret du 10 juillet 2008 portant le cadre de la politique flamande de l'égalité des chances et de traitement;5° domaine : le domaine visé à l'article 20, premier alinéa, 1° à 8° inclus, du décret du 10 juillet 2008;6° partenaire local : une organisation de la zone d'action du Service Ecoute Discrimination, avec laquelle le Service Ecoute Discrimination collabore et qui joue un rôle central dans l'orientation ou le traitement de signalements ou dans l'élaboration d'actions préventives;7° signalement : le signalement ou la plainte comme visé à l'article 40, § 2, 1°, du décret du 10 juillet 2008.Il faut entendre par cela la déclaration d'un fait perçu comme discrimination, à laquelle la personne qui fait la déclaration elle-même était concernée, ou à laquelle la personne qui fait la déclaration avait été témoin du fait en question; 8° Services Ecoute Discrimination : bureaux d'égalité de traitement comme visés aux articles 42 et 43 du décret du 10 juillet 2008;9° zone d'action : le rayon d'action, repris à la liste annexée au présent arrêté, des services des Services Ecoute Discrimination faisant partie d'une ville-centre ou d'une métropole. CHAPITRE II. - Missions et organisation des Services Ecoute Discrimination

Art. 2.En cas de signalements de discrimination, les Services Ecoute : 1° auront un entretien préliminaire avec la personne qui fait mention du signalement;2° traiteront le signalement à l'aide d'un schéma des flux, fixé par le Ministre flamand compétent pour la coordination de la politique d'égalité des chances;3° transmettront le signalement à un partenaire local après l'autorisation explicite de la victime ou, lorsque la victime n'est pas connue, après l'autorisation explicite de la personne qui était témoin du fait;4° proposeront à la victime d'entamer une procédure de médiation ou de négociation si le Service Ecoute Discrimination estime que le signalement peut être résolu par la négociation ou la médiation.La procédure ne peut être entamée qu'après l'approbation de la victime; 5° garderont, envers des tiers, le secret sur l'identité des victimes et/ou des personnes qui étaient témoin du fait, à moins que les personnes en question aient donné leur autorisation explicite pour la publication de leur identité;6° feront, s'ils le jugent nécessaire ou souhaitable, appel aux partenaires locaux ou supra-locaux pour le traitement du signalement, y compris la négociation et la médiation;7° enregistreront tous les signalements, y compris les signalements visés au point 9°, dans un système central d'enregistrement offert par l'administration;8° suivront tous les signalements transmis jusqu'à leur conclusion finale, sauf les signalements visés au point 9°;9° transmettront les signalements n'ayant pas trait à un fait discriminatoire à un partenaire local, sans les traiter eux-mêmes;10° transmettront les signalements qui requièrent une procédure juridique à l'organe visé à l'article 40 du décret du 10 juillet 2008, sans les traiter eux-mêmes;11° transmettront, s'il existe dans un domaine politique flamand ou fédéral un service compétent pour le traitement de signalements de faits discriminatoires et pour la négociation et la médiation de ceux-ci, de tels signalements au service en question, sans les traiter eux-mêmes.

Art. 3.Les Services Ecoute Discrimination élaborent une politique préventive.

Les Services Ecoute Discrimination font appel à leurs partenaires locaux lors de l'élaboration d'une politique de prévention telle que visée au premier alinéa, en organisant au moins deux fois par an une réunion de concertation pendant laquelle des actions préventives communes, entre autres, sont discutées et suivies. CHAPITRE III. - L'agrément des Services Ecoute Discrimination

Art. 4.Un Service Ecoute Discrimination est agréé pour une période de trois ans. La première période d'agrément court exceptionnellement du 1er janvier 2010 au 31 décembre 2013.

Le renouvellement de l'agrément comme Service Ecoute Discrimination suit la même procédure que celle de la demande d'agrément.

Il ne peut être agréé qu'un seul Service Ecoute Discrimination par zone d'action. Si la ville-centre ou la métropole en question, de même qu'une autre organisation introduisent une demande pour la même zone d'action, la préférence est donnée, en principe, à l'administration publique.

Art. 5.Pour être agréé, un Service Ecoute Discrimination doit remplir les conditions suivantes : 1° être établi sur le territoire d'une ville-centre ou d'une métropole;2° être installé dans un local accessible du point de vue physique aux personnes à mobilité réduite.Le screening est effectué par un bureau-conseil en matière d'accessibilité, désigné par l'administration. S'il ressort du screening que l'accessibilité du Service Ecoute Discrimination n'est pas encore optimale, un Service Ecoute Discrimination peut être agréé par exception et seulement pour la première période s'il soumet une feuille de route qui précise les étapes qui seront entreprises et le délai nécessaire à cet effet, pour arriver à un Service Ecoute entièrement accessible du point de vue physique. Ce plan peut s'étaler sur une période de trois années calendaires au maximum et doit donc être mis en oeuvre dans ce délai.

L'agrément s'éteint automatiquement après trois ans si à ce moment le local n'est pas encore entièrement accessible du point de vue physique; 3° au moins mettre à disposition le personnel nécessaire pour l'exécution des missions sur le plan de l'égalité de traitement conformément au programme d'activité tel que visé à l'article 6, 2°, mais avec un minimum de 0,5 UTP;4° s'adresser d'une manière explicite avec des actions préventives, dans la communication et lors du traitement de signalements, aux personnes provenant de la totalité de la zone d'action;5° utiliser, dans les limites de la propre identité graphique, le nom et l'identité graphique mis à disposition par l'administration lors de l'exécution de chaque activité, et divulguer annuellement, au sein de la totalité de la zone d'action, l'existence et le fonctionnement du Service Ecoute Discrimination;6° respecter les heures d'ouverture minimales, fixées par le Ministre flamand compétent pour la coordination de la politique d'égalité des chances. Le personnel, visé au premier alinéa, 3°, est en possession d'un diplôme de master ou de bachelor ou produit la preuve de disposer des compétences nécessaires par une expertise pertinente.

Art. 6.Une demande d'agrément n'est recevable que si les documents suivants sont joints : 1° une déclaration d'accord du collège des bourgmestre et échevins, ou du conseil d'administration de l'organisation dans laquelle le Service Ecoute Discrimination est incorporé.Le consentement avec la zone d'action, visée à l'annexe au présent arrêté, fait partie de la déclaration d'accord. En ce qui concerne Bruxelles-Capitale, une déclaration d'accord du collège des bourgmestre et échevins, si d'application, n'est pas obligatoire; 2° un programme d'activité pour les trois années suivantes, dans lequel le Service Ecoute Discrimination indique comment il effectuera les missions visées au décret du 10 juillet 2008 et aux articles 2 et 3.Ce programme d'activité décrit par caractéristique, qui est une caractéristique protégée conformément à l'article 16, § 3, du décret du 10 juillet 2008, et par domaine, les actions préventives prévues par le Service Ecoute Discrimination, les partenaires sociaux avec lesquels le Service prévoit entreprendre ces actions et la manière dont le Service organisera la coopération avec chacun de ces partenaires lors du traitement des signalements de discrimination; 3° un plan des personnels;4° les données générales sur l'organisation dans laquelle le Service Ecoute Discrimination est intégré;5° les heures d'ouverture du Service Ecoute Discrimination;6° un rapport sur l'accessibilité, du point de vue physique, du Service Ecoute Discrimination aux personnes à mobilité réduite, établi par un bureau-conseil en matière d'accessibilité désigné par l'administration, ainsi qu'une feuille de route pour la réalisation de l'accessibilité du point de vue physique, conformément au rapport, dans un délai de trois ans après l'agrément. En cas de modification des éléments du dossier approuvé, le Service Ecoute en informe immédiatement l'administration.

Art. 7.Une demande d'agrément est transmise à l'administration par envoi sécurisé.

La demande d'agrément est introduite à l'aide d'un formulaire standardisé qui est mis à disposition par l'administration.

La demande d'agrément du premier agrément pour une période de trois ans est envoyée au plus tard le 15 septembre 2009 ou le 15 septembre pour l'année pendant laquelle une période d'agrément suivante démarre.

En cas de non-recevabilité de la demande d'agrément, l'administration en informe le demandeur au plus tard trente jours de la réception de la demande.

Art. 8.§ 1er. Le Ministre flamand compétent pour la coordination de la politique d'égalité des chances, peut notifier au Service Ecoute Discrimination une intention motivée de retrait de l'agrément lorsqu'il s'avère que l'agrément a été obtenu sur la base de fausses déclarations ou de faux documents, ou lorsque le Service Ecoute Discrimination ne répond plus à une des conditions d'agrément.

Le Service Ecoute Discrimination concerné est informé de cette intention par envoi sécurisé. Cet envoi sécurisé comprend en outre les conditions et la procédure de dépôt d'une réclamation motivée contre cette intention auprès du Gouvernement flamand. § 2. La sanction visée à l'article 57, premier alinéa, des lois sur la comptabilité de l'Etat, coordonnées le 1er juillet 1991, s'applique intégralement à cette situation, sans préjudice des autres situations pour lesquelles le présent article prévoit des sanctions. § 3. Un Service Ecoute Discrimination peut déposer dans les trente jours de l'expédition de l'envoi sécurisé visé au § 1er, alinéa deux, une réclamation motivée auprès du Gouvernement flamand par envoi sécurisé. Si aucune réclamation n'est formulée dans le délai prévu, le Ministre flamand compétent pour la coordination de la politique d'égalité des chances prend une décision de retrait de l'agrément de l'organisation. L'organisation reçoit cette décision par envoi sécurisé.

Si une réclamation est introduite contre une intention de retrait, l'administration juge de la recevabilité de la réclamation. Cette réclamation est recevable si : 1° la réclamation n'est pas motivée;2° la réclamation n'est pas introduite par envoi sécurisé;3° la réclamation n'est pas introduite dans les trente jours de l'expédition de l'envoi sécurisé, visé au § 1er, alinéa deux. Le Gouvernement flamand doit entendre le Service Ecoute Discrimination au préalable, si celui-ci en a fait la demande dans sa réclamation.

La décision définitive motivée du Gouvernement flamand est notifiée par l'administration au Service Ecoute Discrimination par envoi sécurisé. CHAPITRE IV. - Subventionnement de Services Ecoute Discrimination agréés

Art. 9.Tous les trois ans, les Services Ecoute Discrimination introduisent par envoi sécurisé, avant le 15 septembre de l'année précédente, une demande de subvention auprès de l'administration. A cet effet, ils utilisent le formulaire de demande de subvention mis à disposition par l'administration.

Art. 10.Le Service Ecoute Discrimination indique les données suivantes sur la demande de subvention : 1° un timing en phases dans lequel le Service Ecoute Discrimination réfère au programme d'activité de la demande d'agrément;2° si des modifications du timing sont intervenues depuis la demande d'agrément : les heures d'ouverture du Service Ecoute Discrimination;3° un budget, ventilé par an, pour le fonctionnement du Service Ecoute : a) une estimation des moyens nécessaires, avec une spécification des différents postes de dépenses;b) une estimation des recettes;c) le mode de financement de tous les frais. Pour la première période de subventions, le Service Ecoute Discrimination joint la feuille de route visée à l'article 6, 6°, si applicable, à la demande de subvention, et indique quels points de ce plan seront réalisés pendant la période de subventions concernée de trois ans. Pendant la période de subventions suivante, le Service Ecoute Discrimination doit prouver qu'il est effectivement accessible.

Art. 11.Dans les limites des crédits budgétaires, le Gouvernement flamand peut prévoir des moyens financiers pour les Services Ecoute Discrimination agréés. Ces moyens financiers sont utilisés sur la base des demandes de subvention triennales introduites par les Services Ecoute Discrimination. La période de travail par demande de subvention s'étale sur une période de trois années calendaires.

Les subventions qui servent à couvrir les frais de personnel et de fonctionnement, sont payées annuellement.

Lors de la répartition des subventions parmi les demandeurs de subventions, il est tenu compte : 1° de l'importance de la population de la zone d'action concernée;2° du nombre de communes dans la zone d'action concernée;3° de la classification en tant que ville-centre ou métropole;4° des données visées à la demande de subvention, introduite conformément à l'article 10. Les subventions visées aux premier et deuxième alinéas sont indexées conformément à la loi du 1er mars 1977Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/03/1977 pub. 05/03/2009 numac 2009000107 source service public federal interieur Loi organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande fermer organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public. Le rattachement précité à l'indice est calculé et appliqué conformément à l'article 2 de l'arrêté royal du 24 décembre 1993 portant exécution de la loi du 6 janvier 1989Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/01/1989 pub. 18/02/2008 numac 2008000108 source service public federal interieur Loi spéciale sur la Cour d'arbitrage fermer de sauvegarde de la compétitivité.

Si un Service Ecoute ne dépense pas la totalité des subventions allouées pour une année d'activité déterminée, il constitue des réserves. Le Service Ecoute utilise ces réserves pour financer les dépenses qui contribuent à l'exécution de ses missions pendant les années d'activité suivantes. Les réserves constituées cumulées peuvent représenter au maximum 30 % de l'enveloppe de subventions accordée de l'année concernée. Les réserves qui, à la clôture de l'exercice, excèdent la réserve maximale autorisée, sont remboursées à l'Autorité flamande à raison du montant excédant la réserve maximale autorisée. CHAPITRE V. - Paiement annuel des montants des subventions

Art. 12.L'administration établit annuellement, sur la base de la demande de subvention triennale, un arrêté de subvention par Service Ecoute Discrimination. Les subventions sont payées annuellement en deux tranches.

La première tranche est payée après l'approbation de la demande de subvention et s'élève à 80 % du montant de subvention pour l'année en question.

Le solde est payé après l'achèvement de la procédure de décompte dans la mesure où le décompte le justifie et lorsque le rapport d'activité, visé à l'article 13, 4°, est approuvé.

Art. 13.§ 1er. Les documents suivants doivent être joints annuellement à la demande de paiement pour le solde visé à l'article 12, troisième alinéa : 1° une créance, en trois exemplaires, pour le montant total, avec mention du montant déjà versé par l'administration lors de la première tranche;2° un relevé de décompte signé, daté et détaillé, des dépenses pour le fonctionnement du Service Ecoute Discrimination, en trois exemplaires;3° une liste numérotée des pièces justificatives, mentionnant chaque fois le montant, accompagnée des pièces justificatives concernées, en deux exemplaires;4° un rapport d'activité, fait sur un formulaire mis à disposition par l'administration, en deux exemplaires.Sur ce rapport d'activité, les étapes réalisées selon le timing joint à la demande, sont cochées et commentées brièvement; 5° un rapport succinct des actions préventives élaborées, avec mention d'au moins les éléments suivants : la nature de l'activité, la période pendant laquelle l'activité a été exécutée, le public cible atteint;6° les rapports des réunions de concertation bisannuelles visées à l'article 3. § 2. Les demandes de paiement pour le paiement du solde, sont également évaluées sur la base d'un rapport du système central d'enregistrement, mis à disposition par l'administration, dont il peut être déduit combien de signalements le Service Ecoute Discrimination a traité. Ce rapport révèle la caractéristique, qui est une caractéristique protégée conformément à l'article 16, § 3, du décret du 10 juillet 2008, des signalements faits, les domaines auxquels les signalements avaient trait et les communes d'où ils provenaient.

Art. 14.Les documents sur la base desquels le solde, visé à l'article 12, troisième alinéa, peut être payé, doivent être envoyés à l'administration au plus tard le 15 mai après l'année à laquelle les subventions ont trait. La date de la poste fait foi. CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 15.Les articles 42 et 43 du décret du 10 juillet 2008 entrent en vigueur.

Art. 16.Le Ministre flamand compétent pour la coordination de la politique d'égalité de chances est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 3 juillet 2009.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS La Ministre flamande de la Mobilité, de l'Economie sociale et de l'Egalité des Chances, K. VAN BREMPT