6 JUIN 2024. - Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale concernant la maîtrise de l'organisation

Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, Vu l' ordonnance du 4 avril 2024Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2024 pub. 25/04/2024 numac 2024003460 source region de bruxelles-capitale Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale fermer portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale, articles 97, alinéa 2, et 131 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 18 octobre 2007 portant sur le contrôle interne et notamment sur le contrôle interne métier et le contrôle comptable ;

Vu le test d'égalité des chances du 8 mars 2024 exécuté en application de l' ordonnance du 4 octobre 2018Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/10/2018 pub. 18/10/2018 numac 2018031953 source region de bruxelles-capitale Ordonnance tendant à l'introduction du test d'égalité des chances fermer tendant à l'introduction du test d'égalité des chances;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 10 avril 2024;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 17 avril 2024;

Vu l'avis 76.337/1 du Conseil d'Etat, donné le 29 mai 2024, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition du Ministre chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles;

Après délibération, Arrête : TITRE 1er. - Généralités CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par: 1° ordonnance : l' ordonnance du 4 avril 2024Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2024 pub. 25/04/2024 numac 2024003460 source region de bruxelles-capitale Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale fermer portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale ;2° entité régionale : l'entité régionale telle que définie à l'article 2, 1° de l'ordonnance ;3° maîtrise de l'organisation : la maîtrise de l'organisation telle que définie à l'article 131 de l'ordonnance ;4° audit interne : les services mis en place conformément aux articles 2,27°, et 133 à 137 inclus de l'ordonnance ;5° coordinateur pour la maîtrise de l'organisation : la personne au sein de l'organisation chargée de coordonner la mise en oeuvre de la maîtrise de l'organisation ;6° coordinateur pour la gestion des risques: la personne au sein de l'organisation chargée de coordonner la mise en oeuvre de la gestion des risques ;7° le service coordinateur en matière de maîtrise de l'organisation : le service coordinateur en matière de maîtrise de l'organisation au niveau de l'entité régionale, à savoir la Direction Qualité et Performance de l'administration Bruxelles Synergie du SPRB ;8° fonctionnaire dirigeant : le Secrétaire général, le Secrétaire général adjoint et chacun des Directeurs généraux et des Directeurs généraux adjoints des services du Gouvernement, ainsi que les titulaires de fonctions équivalentes dans les organismes administratifs autonomes ;9° entité : l'entité comptable telle que définie à l'article 1, 16° de l'ordonnance ;10° référentiel COSO 2013 : référentiel en matière de contrôle interne établi par le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) ;11° services du Gouvernement : les services du Gouvernement tels que définis à l'article 2, 5° de l'ordonnance ;12° organismes administratifs autonomes (ci-après dénommés les OAA): les organismes administratifs autonomes tels que définis à l'article 2, 2° de l'ordonnance;13° organe décisionnel : il s'agit de l'organe décisionnel de l'entité concernée.Pour les entités soumises au statut administratif il s'agit du conseil de direction, pour les organismes administratifs autonomes de deuxième catégorie, il s'agit de l'organe de direction, visé par l'article 2, 18° de l'ordonnance; 14° comptable compétent : l'acteur financier défini à l'article 2, 32° de l'ordonnance. CHAPITRE 2. - Champ d'application

Art. 2.Le présent arrêté est d'application : 1° aux services du Gouvernement, 2° aux OAA1;3° aux OAA2 tels que définis à l'article 4, § 1, alinéa 1er de l'ordonnance; Par dérogation au premier alinéa, point 3°, cet arrêté ne s'applique pas aux OAA2 tels que définis à l'article 4, § 2, alinéa 1er de l'ordonnance.

TITRE 2. - La maîtrise de l'organisation CHAPITRE 1er. - Principes généraux

Art. 3.La maîtrise de l'organisation est basée sur le référentiel COSO 2013. Ce référentiel international se compose de cinq composantes relatives à la maîtrise de l'organisation, à savoir l'environnement de maîtrise interne, l'évaluation des risques, les mesures de maîtrise, l'information et la communication et le monitoring, et dix-sept principes. Ce référentiel est la base théorique pour la maîtrise de l'organisation, la gestion des risques et la matrice d'évaluation.

Chaque entité veille à la mise en oeuvre d'un système de maîtrise de l'organisation qui vise une assurance raisonnable concernant les objectifs, repris à l'article 130, alinéa 2, de l'ordonnance. Le fonctionnaire dirigeant de chaque entité, telle que définie à l'article 1,9°, est la personne responsable en dernier ressort de la maîtrise de l'organisation de son entité et porte donc la responsabilité finale de sa conception et de son bon fonctionnement.

Si l'entité est tenue de mettre en place un système de maîtrise de l'organisation, chaque membre du personnel a un rôle à jouer dans la maîtrise de l'organisation au sein de son entité respective, car il s'agit d'une responsabilité de chacun pour ses activités. CHAPITRE 2. - La 1ère ligne de maîtrise Section 1re. - Evaluation de la maturité

Art. 4.Chaque entité évalue la maturité de sa maîtrise de l'organisation selon une matrice d'évaluation standardisée. Le Gouvernement, sur proposition du Ministre du Budget et du Ministre de la Fonction Publique, fixe le modèle de matrice d'évaluation. Sur base d'une demande étayée et motivée, le Ministre du Budget et le Ministre de la Fonction Publique, par l'intermédiaire du service coordinateur en matière de maîtrise de l'organisation tel que défini à l'article 1,7°, peuvent décider d'élargir la matrice d'évaluation en fonction de la nature et des missions de l'entité.

Une première auto-évaluation est établie par l'entité dans l'année suivant la définition de la matrice d'évaluation. Ensuite, cette évaluation a lieu tous les trois ans.

Art. 5.L'auto-évaluation en matière de maîtrise de l'organisation de l'entité est complétée par un plan d'action qui comprend au moins une réponse aux principaux constats de l'auto-évaluation.

L'auto-évaluation en matière de maîtrise de l'organisation ainsi que le plan d'action de l'entité sont transmis par le(s) fonctionnaire(s) dirigeant(s) de l'entité concernée à l'audit interne de l'entité concernée.

L'audit interne concerné émet un avis sur l'auto-évaluation sur la base des données présentes dans cette auto-évaluation et des données dont dispose l'audit interne à ce moment.

Art. 6.Le fonctionnaire dirigeant de chaque entité met en oeuvre son plan d'action. Ce plan d'action est mis à jour annuellement par le fonctionnaire dirigeant.

Art. 7.L'auto-évaluation de l'entité, le plan d'action arrêté et l'avis de l'audit interne à ce sujet sont transmis à l'organe décisionnel de l'entité concernée, au comité d'audit concerné et au ministre fonctionnellement compétent. Par ailleurs, chaque fonctionnaire dirigeant est responsable de la communication éventuelle plus générale de ce rapport.

L'entité transfère la dernière auto-évaluation, le plan d'action et l'avis de l'audit interne lorsqu'un nouveau fonctionnaire dirigeant prend ses fonctions. Ce dernier peut décider de procéder à une nouvelle auto-évaluation. Section 2. - Le coordinateur maîtrise de l'organisation et le

coordinateur gestion des risques

Art. 8.Chaque entité désigne un coordinateur pour la maîtrise de l'organisation et un coordinateur pour la gestion des risques. En fonction de la taille de l'entité, elle peut décider d'attribuer les deux fonctions à une seule et même personne.

Art. 9.Le service coordinateur tel que mentionné à l'article 1, 7°, assurera la rédaction d'une proposition de description de fonction type pour le coordinateur maîtrise de l'organisation et le coordinateur gestion des risques.

Art. 10.Les coordinateurs maîtrise de l'organisation et gestion des risques se réunissent à intervalles réguliers, et au moins une fois par an, à l'initiative du service coordinateur tel que mentionné à l'article 1, 7°.

Art. 11.Réunir les coordinateurs à intervalles réguliers, comme indiqué à l'article 10, a notamment pour but le partage des bonnes pratiques, l'organisation de la sensibilisation nécessaire et, si souhaité, l'organisation des formations nécessaires. CHAPITRE 3. - La 2ème ligne de maîtrise Section 1re. - Dispositions générales

Art. 12.Conformément à l'article 131, alinéa 3 de l'ordonnance, la deuxième ligne de maîtrise est composée d'une expertise, d'une assistance et d'un suivi sur les questions ayant trait aux risques.

Elle produit des analyses et des rapports sur l'adéquation et l'efficacité de la gestion des risques.

Conformément à l'article 131, alinéa 4, de l'ordonnance, elle est composée de fonctions qui, par des activités d'accompagnement, d'apport méthodologique ou d'expertise, d'évaluation et de contrôle apportent une garantie complémentaire et un suivi en termes d'optimisation de la qualité des dossiers, dont l'exécution du budget, en termes de gestion des risques et en termes de maîtrise de l'organisation. Elle comprend notamment le contrôle des engagements et des liquidations, le contrôle comptable et le contrôle financier.

Les modalités relatives au contrôle des engagements et des liquidations sont définies dans l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 15 juin 2006 relatif à l'engagement comptable, à la liquidation et au contrôle des engagements et des liquidations.

Les modalités relatives au contrôle comptable sont définies à la section 2 du présent chapitre.

Les modalités relatives au contrôle financier sont définies au sein de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 19 octobre 2006 portant sur les acteurs financiers. Section 2. - Dispositions spécifiques au contrôle comptable

Art. 13.L'article 97 de l'ordonnance définit le contrôle comptable.

Les procédures comptables visées à l'article 97 de l'ordonnance se fondent notamment sur les processus comptables tels que la gestion financière et comptable, la gestion de la comptabilité budgétaire, la gestion des investissements, la gestion des stocks, la gestion de la trésorerie, la gestion des créances, la gestion des dettes, la gestion de la comptabilité analytique et la gestion des projets.

Ces procédures respectent la séparation des fonctions visée à l'article 150 de l'ordonnance et décrivent les tâches qui doivent être exécutées ainsi que les acteurs en charge de leur exécution.

Art. 14.Le comptable compétent établit les procédures de contrôle comptable visant à mettre en oeuvre les principes du référentiel COSO 2013, visé à l'article 3. CHAPITRE 4. - La 3ème ligne de maîtrise

Art. 15.Conformément à l'article 131, alinéa 5, de l'ordonnance, la troisième ligne de maîtrise, au sein de l'entité régionale, est du ressort de l'audit interne. Cette ligne fournit en toute indépendance et objectivité une assurance raisonnable et des conseils sur la gouvernance, la gestion des risques et le contrôle interne.

TITRE 3. - Dispositions abrogatoires et finales

Art. 16.L'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 18 octobre 2007 portant sur le contrôle interne et notamment sur le contrôle interne métier et le contrôle comptable, dernièrement modifié par l' ordonnance du 22 décembre 2023Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 22/12/2023 pub. 07/02/2024 numac 2023048732 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget général des Dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2024 fermer, est abrogé.

Art. 17.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2025.

Art. 18.Le Ministre des Finances et du Budget du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 6 juin 2024.

Pour le Gouvernement : Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé du Développement territorial et de la Rénovation urbaine, du Tourisme, de la Promotion de l'Image de Bruxelles et du Biculturel d'intérêt régional, R. VERVOORT Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances et du Budget, de la Fonction publique et de la Promotion du Multilinguisme, S. GATZ