23 JUIN 2022. - Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune portant le règlement général de la comptabilité des centres publics d'action sociale

Le Collège réuni, Vu l'article 20 de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles ;

Vu l'article 63, alinéa 1er, de la loi spéciale du 12 janvier 1989 relative aux institutions bruxelloises ;

Vu l'article 5, § 1er, II, 2°, de la loi spéciale du 8 aout 1980 ;

Vu l'article 87 de la loi du 8 juillet 1976Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 source service public federal interieur Loi organique des centres publics d'action sociale. - Coordination officieuse en langue allemande de la version applicable aux habitants de la région de langue allemande fermer organique des centres publics de l'action sociale: Vu l'avis n° 69.458/VR du Conseil d'Etat, donné le 2 juillet 2021, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat ;

Sur proposition des Membres du Collège réuni en charge de l'Aide aux Personnes, Arrête : TITRE Ier. - Dispositions générales.

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par : 1° « loi organique du centre » : la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale ;2° « centre » : le centre public d'action sociale ;3° « administration » : l'administration du centre ;4° « directeur financier » : le directeur financier du centre ;5° « secrétaire » : le secrétaire général du centre ;6° « président » : le président du centre ;7° « conseil » : le conseil de l'action sociale ;8° « organe délégué » : l'organe ou la personne qui a reçu délégation en vertu de la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale ;9° « gouvernement » : le Collège réuni de la Commission communautaire commune ;10° « le(s) ministre(s) » : les ministres membres du Collège réuni compétents pour l'Aide aux personnes ;11° « organe habilité » : tout organe désigné par les dispositions du présent règlement ou, à défaut de précision y relative dans le présent règlement, tout autre organe précisément désigné par ou en vertu de la loi ;12° « gestionnaire vérificateur » : l'agent instrumentant le dossier permettant de préparer l'imputation comptable d'une facture, qui, par son visa, atteste de l'adéquation des factures de fournitures reçues, services prestés ou travaux exécutés avec l'objet, la nature, les quantités, le prix et la destination prévus dans la commande des fournitures, services ou travaux ;13° « service ordinaire du budget » : l'ensemble des recettes et des dépenses qui se produisent une fois au moins au cours de chaque exercice financier et qui assurent, au centre, des revenus et un fonctionnement réguliers, en ce compris le remboursement périodique de la dette ;14° « service extraordinaire du budget » : l'ensemble des recettes et des dépenses qui affectent directement et durablement l'importance, la valeur ou la conservation du patrimoine du centre, à l'exclusion de son entretien courant.Il comprend également les subsides et prêts consentis à ces mêmes fins, les participations et placements de fonds à plus d'un an, ainsi que les remboursements anticipés de la dette ; 15° « modification budgétaire » : toute décision adoptée par le conseil du centre après l'arrêt du budget et ayant pour effet de créer, supprimer ou modifier un ou plusieurs crédits budgétaires à l'exception des mouvements visés à l'article 14, § 2 du présent règlement ;16° « projet extraordinaire » : l'ensemble des recettes et des dépenses affectées à un même objectif d'investissement, de la conception à la finalisation complète. Toutes les opérations comptables extraordinaires sont identifiées par une référence informatique appelée « numéro de projet extraordinaire ».

Les modalités d'application de la présente disposition et les documents y afférents sont arrêtés par les ministres ; 17° « projet ordinaire » : l'ensemble des recettes et dépenses affectées à un même projet, de la conception à la finalisation complète. Toutes les opérations comptables ordinaires sont identifiées par une référence informatique appelée « numéro de projet ordinaire ».

Les modalités d'application de la présente disposition et les documents y afférents sont arrêtés par les ministres. 18° « codes fonctionnels et économiques » : l'identification numérique, comprenant deux séries d'au moins trois chiffres, qui détermine respectivement la destination et la nature du crédit auquel elle se rapporte ;l'ensemble des codes fonctionnels et économiques constitue la classification fonctionnelle et économique.

Les CPAS ont la possibilité de rajouter deux chiffres (de 01 à 49) derrière les trois premiers chiffres du code fonctionnel et après les trois premiers chiffres du code économique ;

Les ministres peuvent imposer aux CPAS de rajouter deux chiffres (de 50 à 99) derrière les trois premiers chiffres du code fonctionnel et après les trois premiers chiffres du code économique ; 19° « livre journal » : le registre comptable qui mentionne, chronologiquement et sans compensation, toutes les opérations comptables.Il existe deux catégories de ce livre : - le livre journal des opérations de la comptabilité budgétaire ; - le livre journal des opérations de la comptabilité générale ; 20° « grand livre » : le registre comptable qui mentionne, par compte et de manière systématique, les opérations portées au livre journal. Il existe deux catégories de ce livre : - le grand livre des opérations de la comptabilité budgétaire ; - le grand livre des opérations de la comptabilité générale ; 21° « droit à recette » : toute somme due au centre de manière certaine, par un tiers précisément désigné ;22° « droit constaté » : le droit à recette qui a fait l'objet d'un enregistrement en comptabilité budgétaire ;23° « engagement provisoire » : la réservation, de manière interne au centre, d'un montant pour une dépense précise ;24° « engagement définitif » : la réservation d'un montant déterminé à la suite d'une décision qui engage sur le plan juridique le centre ;25° « ordonnancement des dépenses » : la décision du conseil ou de l'organe délégué qui établit une liste des dépenses ;26° « ordonnancement des recettes » : la décision du conseil ou de l'organe délégué qui établit la liste des droits constatés ;27° « mandat de paiement » : l'ordre formel et écrit, sur papier ou par voie électronique, donné au directeur financier par le conseil ou l'organe délégué, de payer la somme y indiquée à l'ayant droit mentionné ;28° « état de recouvrement » : l'ordre formel et écrit, sur papier ou par voie électronique, donné au directeur financier par l'organe délégué, de recouvrer une somme y indiquée auprès du débiteur mentionné ;29° « prélèvement d'office » : tout prélèvement imposé par ou en vertu de la loi et effectué sans l'autorisation du centre sur un compte ouvert par celui-ci auprès d'un organisme financier ;30° « avis de recette » : pièce établie par le directeur financier lorsqu'une somme est perçue par lui sans justification préalable ;31° « encaisse du centre » : l'ensemble des fonds et valeurs disponibles ou placés auprès d'un organisme financier à un an au plus ;32° « provisions pour risques et charges » : la constitution de provisions pour risques et charges vise à introduire, dans la comptabilité du centre, une prévision de risques futurs liés à des événements survenus en cours d'exercice.Il doit s'agir de charges ou de dépenses afférentes à un exercice futur, certaines ou probables quant à leur principe, circonscrites quant à leur nature ou leur objet, mais indéterminées quant à leur montant ; 33° « formes prescrites » : soit sur papier, soit sur support électronique ou toute autre forme prescrite par ou en vertu de la loi.

Art. 2.§ 1er. Le présent arrêté s'applique sans préjudice de toute législation relative à la numérisation de la comptabilité, de la facturation, des signatures ou de tout autre document officiel. § 2. Chaque centre dispose du libre choix de tenir sa comptabilité soit sur support papier, soit sur support électronique, ou en combinant les deux supports. Il en est de même pour toutes les obligations qui en découlent, que ce soit au niveau du traitement de données, de la transmission de données, de la conservation de données ou de la présentation de données.

Le centre veillera, quel que soit le choix qu'il effectue, à apporter toutes les garanties légales ou réglementaires requises concernant l'ensemble des éléments de sa comptabilité. Dès lors, en cas d'utilisation d'une solution électronique, qu'elle soit complète ou partielle, l'authenticité de l'origine des données électroniques ainsi que l'intégrité de leur contenu doivent être garanties par l'apposition d'une signature électronique, conformément à la loi du 9 juillet 2001Documents pertinents retrouvés type loi prom. 09/07/2001 pub. 29/09/2001 numac 2001011298 source ministere des affaires economiques Loi fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification fermer fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification. Par ailleurs, la lisibilité des données doit, dans le respect des principes précités, être assurée pendant toute la période de conservation.

Lorsque la loi le prévoit, les moyens techniques doivent permettre la restitution de données sous une forme prescrite.

Art. 3.§ 1. Toute décision prise par les autorités du centre ayant un impact financier doit immédiatement être communiquée au directeur financier. § 2. Tout acte de l'autorité de tutelle en rapport avec les décisions visées au § 1 du présent article doit être communiqué sans délai au directeur financier. § 3. Toute décision de justice ayant un impact financier pour le centre, ou ayant pour objet une créance de toute nature, doit immédiatement être portée à la connaissance du directeur financier.

Art. 4.Le conseil ou l'organe délégué détermine le mode de conservation des titres justificatifs des inscriptions ou dépôts, ainsi que de tout autre acte établissant les droits du centre.

Art. 5.§ 1. Les comptes financiers sont ouverts au nom du centre par le directeur financier, après accord du conseil ou de l'organe délégué. Le centre est titulaire du compte dont l'unique mandataire est le directeur financier. Ils sont gérés par lui et la correspondance y relative lui est directement adressée. § 2. Le directeur financier sollicite l'autorisation du conseil ou de l'organe délégué avant toute ouverture d'un compte financier auprès d'une institution bancaire au sein de laquelle le centre ne dispose pas encore de compte financier. § 3. Dans tous les cas, les invitations à payer font mention du numéro de compte du centre sur lequel la somme d'argent doit être versée.

TITRE II. - Du budget CHAPITRE Ier. - Généralités

Art. 6.§ 1er. Le budget comprend l'estimation précise de toutes les recettes susceptibles d'être constatées et de toutes les dépenses susceptibles d'être effectuées dans le courant de l'exercice financier, à l'exception des mouvements de fonds opérés pour le compte de tiers ou n'affectant que la trésorerie. § 2. Pour ce qui concerne les investissements liés à des travaux en cours, une dépense est considérée comme appartenant à l'exercice dès lors que le marché concerné est attribué durant l'exercice concerné. § 3. Il est établi, au sein du budget, une distinction entre le service ordinaire et le service extraordinaire et, au sein de chacun de ceux-ci, entre les exercices antérieurs et l'exercice financier proprement dit.

Art. 7.Les recettes et les dépenses, ainsi que les résultats comptable et budgétaire, sont irrévocablement rattachés à un exercice et à un service.

Art. 8.Toute décision de l'autorité de tutelle en matière budgétaire est communiquée par le président au conseil. CHAPITRE II. - Du budget

Art. 9.Si les disponibilités budgétaires et la trésorerie sont suffisantes, le conseil peut inscrire à son budget des crédits en vue d'affecter ces disponibilités : 1° au remboursement anticipé des emprunts les plus onéreux ;2° à la constitution de fonds de réserves ordinaires et extraordinaires ;3° à l'acquisition de fonds publics et de valeurs de portefeuille ;4° à des placements rémunérateurs à plus d'un an.

Art. 10.§ 1. L'excédent ou le déficit estimé des exercices antérieurs, qui est porté au budget, résulte du budget de l'exercice antérieur et de ses éventuelles modifications. § 2. Aussitôt que le compte budgétaire de cet exercice antérieur est arrêté par le conseil, l'excédent ou le déficit estimé qui a été porté au budget est remplacé par le résultat budgétaire résultant du compte ainsi arrêté, par voie de modification budgétaire. § 3. L'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat budgétaire du compte.

Art. 11.§ 1. Les crédits de dépenses ne peuvent être utilisés à d'autres fins que celles que leur assigne le budget.

Ils sont limitatifs, à l'exception de ceux relatifs à des dépenses prélevées d'office en vertu de la loi.

Les ajustements internes de crédit ne peuvent influencer le résultat budgétaire. § 2. Les ajustements internes de crédit visés à l'alinéa 3 du § 1er s'appliquent conformément aux règles fixées par l'article 91 de la loi organique. § 3. Sont considérés comme non limitatifs : les crédits de dépenses relatifs aux réductions de créances fixées à l'article 56 § 2, ceux relatifs à l'enregistrement de non-valeurs ne provoquant aucun décaissement ainsi que ceux relatifs à la facturation interne.

Art. 12.L'organe habilité établit le projet de budget après avoir recueilli l'avis d'une commission où siègent au moins : le président, le secrétaire général et le directeur financier.

L'avis de la commission visée à l'alinéa 1er porte exclusivement sur la légalité et les implications financières prévisibles.

Pour accomplir sa mission, la commission peut inviter à ses réunions d'autres personnes, en raison de leurs compétences pour y être entendues en tant qu'experts en matière budgétaire et financière ou en matière de budgétisation sensible au genre. Ces personnes ne participeront pas à la délibération.

L'avis de la commission doit apparaître dans un rapport écrit qui doit être joint au projet de budget et présenté au comité de concertation.

Cette procédure doit être également appliquée à toutes les modifications budgétaires ultérieures.

L'avis préalable de cette commission constitue une condition nécessaire à l'approbation du budget concerné ou de la modification budgétaire concernée.

Art. 13.Dès l'instant où il est approuvé par l'autorité de tutelle, le budget est exécutoire, sans préjudice du contrôle de la légalité des recettes et des dépenses qui y sont portées.

Art. 14.§ 1. Avant l'approbation du budget par l'autorité de tutelle, il peut être pourvu par des crédits provisoires aux dépenses pour lesquelles un crédit exécutoire était inscrit au budget de l'exercice précédent.

Toutefois, lorsque le budget n'est pas encore voté, les crédits provisoires sont arrêtés par le conseil et, lorsque la loi l'exige, approuvés par l'autorité de tutelle. § 2. Les crédits provisoires ne peuvent excéder, par mois écoulé ou commencé, le douzième : 1° du crédit budgétaire de l'exercice précédent, lorsque le budget de l'exercice n'est pas encore voté ;2° du crédit budgétaire de l'exercice en cours ou, s'il est moins élevé, du crédit budgétaire de l'exercice précédent, lorsque le budget de l'exercice est déjà voté. Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses relatives à la rémunération du personnel, aux contrats en cours existants et des taxes ainsi qu'aux dépenses de l'aide sociale. § 3. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses ordinaires. CHAPITRE III. - Des modifications budgétaires.

Art. 15.Les modifications budgétaires ayant une implication financière prévisible sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget.

Elles sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire.

Art. 16.Doivent être inscrits au plus tôt dans les modifications budgétaires, les crédits budgétaires nécessaires pour couvrir : - les dépenses effectuées en raison de circonstances impérieuses et imprévues, telles que réglementées par la loi organique du centre ; - les dépenses effectuées par prélèvement d'office ; - les crédits budgétaires afférents à des recettes imprévues.

TITRE III. - Du patrimoine et de la gestion CHAPITRE Ier. - Du patrimoine et des comptes annuels

Art. 17.§ 1. La situation générale du patrimoine du centre au 31 décembre de chaque exercice est déterminée par un bilan. § 2. L'actif du bilan, qui est constitué de l'ensemble des avoirs et droits acquis sur base des ressources décrites au passif, comprend : 1° Les actifs immobilisés qui sont les biens acquis par le centre de façon durable et qui sont nécessaires à la gestion de ses activités, soit : I.les frais d'établissement et immobilisations incorporelles ;

II. les immobilisations corporelles ;

III. les subsides d'investissement accordés ;

IV.les promesses de subsides à recevoir et prêts ;

V les immobilisations financières ; 2° 2° Les actifs circulants constitués d'avoirs et droits du CPAS destinés à connaitre une plus grande rotation que les actifs immobilisés, soit : VI.les stocks ;

VII les créances à un an au plus ;

VIII. les opérations pour compte de tiers ;

IX. les comptes financiers (les placements de trésorerie, les valeurs disponibles et les paiements en cours) ;

X. les comptes de régularisation et d'attente. § 3. Le passif du bilan, qui renseigne sur l'origine des ressources dont le centre dispose pour réaliser ses objectifs, comprend : 1° les fonds propres qui sont les moyens investis par le centre et dont il est propriétaire, soit : I.le fonds social ;

II. les réserves ;

III. les résultats capitalisés ;

IV. les résultats reportés ;

V. les subsides d'investissement, dons et legs obtenus ;

VI. les provisions pour risques et charges ; 2° Les fonds externes et dettes qui sont les ressources mis à la disposition du centre par des tiers, soit : VII.les dettes à plus d'un an ;

VIII. les dettes à un an au plus ;

IX. les opérations pour compte de tiers ;

X. les comptes de régularisation et d'attente. § 4. Au bilan de départ, le fonds social est constitué de la différence entre l'actif et la somme des dettes, des réserves, du résultat cumulé des exercices antérieurs, des subsides d'investissement obtenus et des provisions pour risques et charges au passif.

La différence entre l'actif et les dettes et les provisions pour risques et charges représente les fonds propres du CPAS. Ces fonds propres sont corrigés chaque année par l'apport du solde du compte de résultats de l'exercice clôturé sous forme de boni ou de mali de l'exercice en cours. § 5. Toutes les valeurs de bilan sont mentionnées en euros.

Art. 18.Le compte de résultats d'un exercice comptable comprend l'enregistrement comparé et la différence entre les produits et les charges du centre au cours de l'exercice concerné.

Les produits et les charges sont de quatre ordres : 1° Produits et charges courants : ceux-ci sont formés des droits constatés et des dépenses imputées aux articles budgétaires du service ordinaire, sauf en ce qui concerne les remboursements d'emprunts et la récupération des remboursements d'emprunts.2° Produits et charges résultant des variations normales des valeurs de patrimoine - les produits de cette nature résultent notamment : a) des réajustements annuels positifs du patrimoine immobilier ;b) des réductions de subsides obtenus et de dons et legs en biens ;c) des travaux internes passés à l'immobilisé ; - les charges de cette nature résultent notamment : a) des dotations aux amortissements annuelles ;b) des réajustements annuels négatifs du patrimoine immobilier ;c) des variations et dotations aux réductions annuelles de valeurs de stocks et dotations aux réductions de valeurs de créances ;d) des dotations aux provisions pour risques et charges ;e) des dotations aux amortissements des subsides d'investissement accordés ;3° Produits et charges exceptionnels - les produits de cette nature résultent notamment : a) de réévaluations ponctuelles de la valeur des biens de l'actif immobilisé visées à l'article 22 ;b) de plus-values réalisées lors de la cession de biens d'actifs immobilisés ;c) de dédommagements exceptionnels obtenus pour les biens du patrimoine ;d) de tout autre apport exceptionnel du service ordinaire ou du service extraordinaire ; - les charges de cette nature résultent notamment : a) d'amortissements exceptionnels ;b) de réévaluations ponctuelles de la valeur des biens de l'actif immobilisé visées à l'article 22 ;c) de plus-values exceptionnelles enregistrées par les emprunts publics émis par le centre ;d) de la mise en non-valeurs ou en irrécouvrables de créances, crédits et prêts octroyés, visée à l'article 58 ;e) de moins-values réalisées lors de la cession ou à l'occasion de la perte de biens d'actifs immobilisés ;f) de dédommagements exceptionnels de tiers par le centre ;g) de dotations aux réductions de valeur ;4° Affectations et prélèvements des réserves : a) Prélèvements sur les réserves ;b) Dotations au fonds de réserve ordinaire ou extraordinaire. Le compte de résultats enregistre les résultats suivants : a) boni courant ou mali courant : le résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 1° ;b) boni d'exploitation ou mali d'exploitation : le résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés aux 1° et 2° ;c) boni ou mali exceptionnel : le résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 3° ;d) résultat d'affectation et prélèvement des réserves : le résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 4° ;e) boni ou mali de l'exercice : le résultat d'exploitation augmenté du résultat exceptionnel et du résultat d'affectation et prélèvement des réserves.

Art. 19.L' » annexe » au bilan et au compte de résultats permet d'expliquer les variations des rubriques de la situation du patrimoine à la clôture de l'exercice et de la gestion de l'exercice.

Elle comprend : - le tableau des amortissements des valeurs patrimoniales arrêté au 31 décembre de l'exercice qui donne son millésime au bilan ; - le tableau comparatif des résultats du compte budgétaire et du compte de résultats de la comptabilité générale ; - l'état des frais d'établissement, des immobilisations incorporelles, corporelles et financières ; - l'état des subsides promis et des subsides obtenus ; - l'état du fonds social ; - l'état de la dette ; - l'état de ventilation des moyens de trésorerie ; - l'état des provisions ; - les ratios et graphiques présentés conformément aux règles arrêtées par les ministres.

Art. 20.§ 1. Le centre tient l'inventaire détaillé, complet et valorisé de tous ses biens, avoirs, droits et créances, ainsi que de ses subsides d'investissement et de sa dette.

Les ministre fixent la nomenclature de cet inventaire et les règles de valorisation du patrimoine du CPAS. L'inventaire mentionne en outre les obligations qui grèvent les valeurs susmentionnées ainsi que les avals et garanties accordés.

Le secrétaire général tient également le livre-sommier qui contient les dates d'échéance des contrats et des baux et les dates d'échéance et de renouvellement des titres et inscriptions hypothécaires, ainsi que le montant des loyers et fermages. § 2. Le directeur financier enregistre au bilan les valeurs portées à l'inventaire et leurs variations et procède aux travaux de clôture en comptabilité générale en vue d'élaborer le bilan, le compte de résultats et l'annexe.

Il reçoit à cet effet du secrétaire général une copie certifiée conforme de tous les actes, documents et pièces concernant ces valeurs, le cas échéant par voie électronique.

Art. 21.La comptabilité distingue la valeur du terrain de celle des biens immeubles qui s'y trouvent.

Art. 22.§ 1er. Les biens du patrimoine immobilier sont réévalués annuellement, à l'exception des bois sur pied.

Les ministres déterminent les critères et coefficients de réévaluation qui doivent être appliqués dans chaque cas. § 2. Au cas où se produiraient des fluctuations importantes et non occasionnelles du marché, les ministres peuvent imposer une réévaluation exceptionnelle des biens du patrimoine immobilier, à condition qu'aucun des critères visés au § 1er ne puisse suffire à rendre compte de ces fluctuations.

Art. 23.L'amortissement est annuel et linéaire.

Les actifs immobilisés dont la durée de vie est limitée dans le temps sont soumis à l'amortissement selon les règles fixées par les ministres.

Les subsides d'investissement obtenus doivent être réduits au rythme de l'amortissement du bien auquel le subside a été affecté.

Art. 24.Le centre peut prévoir une gestion du stock, selon les règles fixées par les ministres.

Art. 25.Les ministres fixent les règles relatives à la tenue de la comptabilité analytique.

Art. 26.Lorsque des charges et des produits chevauchent deux exercices successifs, les parts des charges et des produits qui concernent l'exercice ultérieur, sont enregistrées dans un compte de régularisation qui est présenté au bilan et n'influence pas le résultat de l'exercice en cours. CHAPITRE II. - Des emprunts

Art. 27.Sur décision du conseil, le centre peut contracter des emprunts pour couvrir le montant des dépenses extraordinaires.

Le délai de remboursement des emprunts ne peut excéder la durée d'amortissement des biens pour lesquels ces emprunts ont été contractés.

Le fichier de la dette mentionne par année et par emprunt les tranches de remboursement et les intérêts dus, sur la base du taux en vigueur.

Art. 28.Sur décision du conseil, le centre peut contracter des ouvertures de crédit en escomptant des subsides ou d'autres recettes prévues au budget.

Art. 29.Par décision du conseil, les soldes non utilisés d'emprunts sont affectés : 1° ) soit au remboursement anticipé d'emprunts ;2° ) soit à l'alimentation du fonds de réserve extraordinaire. Toutefois, lorsqu'il est inférieur à 1 pourcent du montant initial de l'emprunt, sans excéder 5.000 euros, ce solde alimente directement le fonds de réserve extraordinaire.

Art. 30.Préalablement à l'établissement du bilan, la dette à plus d'un an est réduite du montant des tranches de remboursement venant à échéance au cours de l'exercice suivant, lesquelles sont portées dans la dette à un an au plus.

Art. 31.Les emprunts qui ont donné lieu à l'émission de titres font l'objet d'un fichier spécial mentionnant : a) en regard du numéro des titres émis : - la date à laquelle chaque titre a été appelé au remboursement ; - s'il échet, la date de rachat en vue d'un remboursement anticipé ; b) à chaque échéance : - le nombre et la valeur de remboursement des titres à rembourser ; - le nombre et la valeur des coupons à payer ; - le nombre et la valeur des titres remboursés et des coupons payés à charge de chaque exercice jusqu'à prescription ; - le nombre et la valeur des titres et coupons frappés de prescription.

Art. 32.§ 1. Sauf convention contraire, le centre peut acquérir les titres de ses propres emprunts visés à l'article 31, mais uniquement en vue d'un remboursement anticipé.

Le montant des crédits budgétaires, inscrits à cette fin au budget, est transféré à un fonds de remboursement des emprunts publics.

La partie des annuités ordinaires correspondant à la valeur normale de remboursement et aux intérêts des obligations et titres remboursés anticipativement est transférée aux échéances au même fonds.

Les titres rachetés ne peuvent être remis en circulation. § 2. Sont annulés immédiatement : 1° les titres rachetés, lors de leur rachat ;2° les titres remboursés, lors de leur remboursement ;3° les coupons d'intérêts, classés par échéance, lors de leur paiement. § 3. Au moins une fois par an, l'annulation des obligations et titres, rachetés ou remboursés, ainsi que des coupons d'intérêts y attachés est constatée par un procès-verbal approuvé par le conseil ou l'organe délégué et déposé dans les archives. Une copie de ce procès-verbal est jointe aux comptes annuels en justification des remboursements et paiements effectués. CHAPITRE III. - De la trésorerie et des fonds placés

Art. 33.§ 1. Le conseil ou l'organe délégué veille à ce que l'encaisse du centre dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses.

Il veille également à ce que les décisions de contracter des emprunts ou des ouvertures de crédit et de récupérer les frais de l'aide sociale, soient prises et exécutées sans délai. § 2. L'encaisse du centre est séparée de l'encaisse des institutions gérées par ce centre de manière distincte en vertu des principes d'entité et de non-compensation et des dispositions de la loi organique En aucun cas, des transferts ne peuvent avoir lieu entre la caisse du centre et les caisses respectives des institutions gérées de manière distincte.

Art. 34.§ 1. Les placements réalisés au moyen de fonds spéciaux provenant de dons et legs ayant une affectation déterminée, ainsi que les revenus de ces placements, sont affectés à un fonds de réserve. § 2. Les revenus en espèces provenant de dons et legs sans affectation sont enregistrés dans les recettes du service ordinaire.

Art. 35.Les placements peuvent être réalisés en participations dans des institutions publiques ou privées créées selon le droit d'un des Etats membres de l'Union européenne ayant un siège en Belgique, ou en titres émis par de telles institutions.

Art. 36.§ 1. La valeur nette des immobilisations corporelles doit, en cas de réalisation, être reconstituée aussi rapidement que possible. § 2. Les valeurs et titres du centre peuvent être réalisés en vue d'éviter des opérations d'emprunt dont les charges seraient supérieures aux revenus de ces valeurs et titres.

Art. 37.§ 1. Le directeur financier est responsable de l'encaisse, à l'exception de celle des comptes de tiers qui ne sont pas gérés dans le cadre de sa mission. Les fonds de l'encaisse sont gérés de manière distincte dans les écritures comptables qui en mentionnent chaque mouvement. § 2. Dans le cas où une activité ponctuelle ou récurrente du centre exige d'avoir recours à des paiements au comptant sans qu'il soit matériellement possible de suivre la procédure d'engagement, d'ordonnancement et de mandatement prévue à l'article 59, le conseil ou l'organe délégué peut décider d'octroyer une provision de trésorerie, à hauteur d'un montant maximum strictement justifié par la nature des opérations, à un agent du centre nommément désigné à cet effet.

Dans ce cas, le conseil ou l'organe délégué définit la nature des opérations de paiement pouvant être effectuées.

Cette provision sera reprise à hauteur de son montant dans la situation de caisse du centre.

En possession de la délibération, le directeur financier remet le montant de la provision au responsable désigné par le conseil ou l'organe délégué, ou le verse au compte ouvert à cet effet au nom du responsable, conformément à la décision du conseil ou de l'organe délégué. Sur base de mandats réguliers, accompagnés des pièces justificatives, le directeur financier procède au renflouement de la provision à hauteur du montant mandaté.

Pour chaque provision, le responsable dresse un décompte chronologique détaillé des mouvements de caisse opérés. Ce décompte est joint aux pièces du compte d'exercice consultables par les conseillers.

Art. 38.§ 1. Le directeur financier ne conserve en caisse que les fonds nécessaires pour régler les proches échéances des paiements à effectuer en espèces. § 2. Les autres fonds disponibles sont versés aux comptes courants ouverts auprès des organismes de crédits agréés par l'autorité compétente, ou font l'objet de placements à moins d'un an auprès de ces institutions.

Toutefois, si le centre y trouve avantage, les fonds empruntés auprès d'autres établissements que ceux visés à l'alinéa 1er peuvent y rester en dépôt à la condition qu'ils fournissent au centre des garanties suffisantes en valeurs négociables, agréées par le conseil ou l'organe délégué.

Les placements ne peuvent avoir un caractère spéculatif susceptible d'altérer la valeur du capital et ne peuvent être effectués qu'en euros. § 3. Après consultation du directeur financier, le conseil ou l'organe délégué règle la gestion de l'encaisse. § 4. Le directeur financier soumet, pour accord, au conseil ou à l'organe délégué toute proposition visant, d'une part, à réduire les charges de l'endettement à court et à long terme et, d'autre part, à ce que l'encaisse du centre dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses du centre.

Art. 39.Le directeur financier est responsable des pertes d'intérêts qui pourraient résulter : 1° des retards qui lui sont imputables dans le recouvrement des créances et revenus du centre ;2° du maintien de fonds en caisse ou en comptes improductifs au-delà des normes fixées par le conseil ou l'organe délégué ;3° du maintien d'un solde négatif aux comptes courants lorsque les fonds restés en caisse excèdent ceux nécessaires au règlement des proches échéances de paiement. TITRE IV. - De la comptabilité CHAPITRE Ier. - Généralités

Art. 40.Les comptabilités budgétaire, générale et analytique du centre sont tenues sous l'autorité et la surveillance du conseil ou de l'organe délégué.

La compétence du secrétaire, telle qu'elle est définie à l'article 45 de la loi organique embrasse tant la comptabilité budgétaire que les comptabilités générale et analytique.

Le conseil ou l'organe délégué met à disposition du directeur financier les moyens nécessaires à l'exercice de ses attributions.

La comptabilité des maniements de fonds et la reddition des comptes sont de la compétence du directeur financier.

Art. 41.§ 1. Tous les livres et documents requis par la loi ou par le présent règlement sont, chaque fois qu'ils donnent lieu à clôture, communication, contrôle, vérification ou archivage, établis sous la forme prescrite, soit sur papier, soit sur support électronique.

Toute écriture est fondée sur des pièces justificatives. § 2. Un lien doit être établi entre la pièce justificative et le mouvement comptable y relatif.

Les pièces délivrées par des tiers et se rapportant à des travaux, des services rendus ou à des fournitures livrées au centre sont, en outre, visées pour réception, vérification et certification. § 3. Les écritures sont effectuées au jour le jour, du 1er janvier au 31 décembre.

Chaque inscription porte un numéro d'ordre séquentiel. Il ne peut y avoir d'interruption dans la séquence. Toute rectification est effectuée par une contre-écriture. § 4. Les augmentations des postes d'actif et de charges sont portées à leur débit et les diminutions à leur crédit.

Les augmentations des postes de passif et de produits sont portées à leur crédit et les diminutions à leur débit.

A la gauche des livres figurent les comptes d'actif et de charges et les valeurs débitrices.

A la droite des livres figurent les comptes de passif et de produits et les valeurs créditrices.

En vertu du principe de partie double, les mouvements des comptes généraux débitent les uns par le crédit des autres. § 5. Il peut être ouvert des livres auxiliaires aux livres principaux lorsque le volume des opérations le requiert. Ces livres auxiliaires, qui ne doivent pas être cotés ni paraphés, sont tenus suivant les mêmes règles que celles qui régissent les livres principaux. § 6. Tous les livres sont totalisés à la fin de chaque page et de chaque mois. Ils sont clôturés au moins une fois par mois. Le cas échéant, les totaux sont reportés à la page ou au livre suivant.

Le directeur financier dresse à la fin de chaque trimestre un document établissant notamment la concordance entre les écritures de l'encaisse et celles des journaux de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale. § 7. Sitôt clôturés à la fin de l'exercice, tous les livres sont remis en copie au conseil ou à l'organe délégué.

Les livres et pièces justificatives sont conservés par le directeur financier jusqu'à l'arrêt définitif des comptes. Ils sont conservés pendant dix ans dans le centre. Les comptes annuels sont conservés indéfiniment.

Art. 42.La comptabilité budgétaire enregistre et justifie : 1° en recettes : les droits à recette, les droits constatés, les non-valeurs et les irrécouvrables ;2° en dépenses : les engagements et les imputations comptables. Elle est tenue en partie simple au moyen du livre-journal et du grand livre des opérations budgétaires. Elle produit le compte budgétaire à l'échéance de chaque exercice.

Il est établi au sein du compte budgétaire une distinction entre le service ordinaire et le service extraordinaire et, au sein de chacun de ceux-ci, entre l'exercice financier proprement dit et les exercices antérieurs.

Art. 43.La comptabilité générale enregistre les valeurs et les variations du patrimoine ainsi que les charges et les produits relatifs à la gestion d'un exercice.

Elle est tenue en partie double, au moyen du livre-journal et du grand livre des opérations générales. Elle produit le bilan, le compte des résultats et l'annexe à l'échéance de chaque exercice.

Art. 44.Aux comptes généraux de bilan sont adjoints les comptes particuliers des biens, dettes et créances du centre.

A chaque moment, la balance des comptes généraux doit être justifiée par la balance des comptes particuliers y relatifs.

Ils sont tenus en même temps que les comptes de bilan mais pas nécessairement en partie double si un compte de bilan est mouvementé en contrepartie d'un compte de charges ou de produits qui ne s'accompagne pas de comptes particuliers.

Art. 45.Tous les mouvements dans les comptabilités budgétaire et générale sont enregistrés au cours de l'exercice où ils se produisent.

Les opérations budgétaires imputables à un autre exercice sont spécifiées par l'indication de cet exercice.

Art. 46.Les classifications fonctionnelle et économique et celle des comptes généraux et particuliers sont arrêtées par les ministres.

Ceux-ci arrêtent également les plans comptables minima fondés sur cette classification et ces comptes, ainsi que les documents comptables à tenir.

La nomenclature des codes et des comptes est de stricte application. CHAPITRE II. - Des recettes et des produits Section 1re. - Dispositions liminaires

Art. 47.Les opérations sur les comptes généraux non liés à une pièce budgétaire et donnant lieu à encaissement doivent faire l'objet d'un avis de recette sans faire intervenir la comptabilité budgétaire.

La liste des avis de recettes est transmise au directeur financier qui en adresse copie au conseil ou à l'organe délégué. Section 2. - Des droits à recette et des produits

Art. 48.§ 1. Le conseil ou l'organe délégué établit les droits à recette. § 2. Lorsque le droit n'est pas établi par la loi ou par un document faisant foi, le secrétaire général établit un état de recouvrement et le transmet au directeur financier avec toutes les pièces justificatives du droit à recette et de sa constatation.

L'état de recouvrement mentionne le nom et l'adresse du redevable, la nature et le montant de la créance, ainsi que l'exercice et l'article budgétaire.

Un état de recouvrement collectif peut être établi lorsque la justification et l'enregistrement sont communs à plusieurs créances.

Art. 49.§ 1. Tout droit à recette est immédiatement enregistré en comptabilité. § 2. Dans les cas suivants, le droit à recette est constaté : 1° lors du versement par d'autres agents au directeur financier des sommes perçues au comptant pour compte du centre ;2° pour chaque emprunt quand le conseil ou l'organe délégué passe commande en exécution d'une décision particulière ;3° à la clôture des comptes annuels, pour les recettes perçues à l'intervention du service public fédéral, les montants relatifs à l'exercice de clôture qui sont attribués au centre et qui restent à percevoir, à l'exclusion des droits dont la perception est en instance ;4° dès la réception formelle de la promesse ferme de subsides émanant du pouvoir subsidiant. § 3. Lorsque la recette est perçue sans droit ni justificatif préalables, le directeur financier soumet au secrétaire général un avis de recette en double exemplaire dont un lui est restitué daté et signé pour réception. Cet avis est immédiatement enregistré en comptabilité par le secrétaire général.

Art. 50.Sauf déclaration volontairement inexacte ou incomplète de la part du bénéficiaire telle que visée à l'article 98, § 1er, alinéa 5, de la loi organique du centre, le droit à recette n'est constaté, lors d'une décision de récupération de l'aide sociale prise sur base de la même loi, que lorsque le débiteur dispose de revenus supérieurs à la quotité incessible ou insaisissable définie aux articles 1409, 1409bis, 1410 et 1411 du Code judiciaire.

Art. 51.Les comptes généraux sont tenus à jour en même temps que la constatation des droits en comptabilité budgétaire.

Art. 52.Les fournitures, travaux ou services effectués par le centre au bénéfice de tiers donnent lieu à l'établissement de factures, de déclarations de créance ou d'états de recouvrement. Les factures et déclarations de créance mentionnent tous les renseignements qui doivent figurer sur tout état de recouvrement.

Toutefois, aucune facture ni déclaration de créance n'est requise pour les droits payables sur place et en espèces en ce compris les paiements par voie électronique contre délivrance d'une quittance ou de tout autre document de preuve.

Art. 53.Le grand livre des opérations budgétaires mentionne, en regard de chaque article budgétaire de recettes : 1° le libellé et le montant du crédit budgétaire ;2° la date et le numéro de la pièce principale justifiant le droit à recette constaté, la non-valeur ou l'irrécouvrable et, le cas échéant, le numéro du compte particulier qui donne la ventilation des comptes de l'actif et du passif ;3° le montant des droits constatés, des non-valeurs et des irrécouvrables numérotés au jour le jour ;4° la différence entre le crédit budgétaire et le total des droits constatés, sous déduction des non-valeurs et des irrécouvrables ;5° le total perçu en regard de chacun des droits constatés ;6° le numéro de projet.

Art. 54.Le secrétaire général tient à l'égard de chaque redevable un compte particulier qui mentionne, outre l'identité du redevable : 1° la date, le montant et le numéro du droit constaté ou de la créance douteuse ;2° la date, le montant et la référence des recouvrements ;3° les non-valeurs et irrécouvrables. Section 3. - Des recettes

Art. 55.Dès qu'il est en possession des documents constatant les droits du centre, le directeur financier contrôle la régularité de ces documents et de leurs justificatifs, ainsi que leur imputation en comptabilité budgétaire et leur enregistrement en comptabilité générale.

En cas de désaccord, le directeur financier communique au conseil ou à l'organe délégué les motifs pour lesquels il estime ne pas devoir procéder au recouvrement.

Art. 56.§ 1. Le directeur financier porte régulièrement à la connaissance du conseil ou de l'organe délégué l'état de la situation des débiteurs en retard de paiement et suggère les mesures à mettre en oeuvre en vue de la perception des sommes dues. § 2 Les créances ci-dessous sont considérées comme douteuses et leur valeur est réduite tant en comptabilité budgétaire, dans l'exercice d'origine du droit, qu'en comptabilité générale, conformément à la décision du conseil ou de l'organe délégué prise sur base du rapport du directeur financier.

Celui-ci transfère, en comptabilité générale, ces créances dans un compte « créances douteuses ». Dès le recouvrement d'une créance douteuse, le directeur financier enregistre une reprise de la réduction de valeurs actée sur cette créance douteuse tant en comptabilité budgétaire qu'en comptabilité générale. 1° Les créances exigibles depuis au moins cinq années, à l'exception de celles qui font l'objet d'un plan d'apurement convenu, comme une reconnaissance de dette, et dûment respecté ;2° Les créances relatives à des entreprises déclarées en faillite ;3° Les droits constatés qui concernent le remboursement des avances octroyées sur prestations de la sécurité sociale datant de plus de trois années ;4° Toute autre créance du centre dont la perception est devenue incertaine.

Art. 57.§ 1. Le directeur financier enregistre en comptabilité les sommes perçues. § 2. Lorsque les montants sont versés en espèces ou par voie électronique, le directeur financier délivre une quittance ou toute autre preuve de paiement.

Art. 58.§ 1. Le secrétaire général porte en non-valeurs les dégrèvements et remises dûment autorisés par le conseil ou l'organe délégué. § 2. Le secrétaire général porte en irrécouvrables, après information du conseil ou de l'organe délégué par le directeur financier : 1° les sommes dues par des redevables dont l'insolvabilité est dûment établie par toutes pièces probantes ;2° les droits constatés tombant en annulation du chef d'erreurs matérielles ;3° les créances prescrites. § 3. Les autorisations sont accordées sur proposition soumise par le directeur financier et notifiées sans délai par le secrétaire général auprès du directeur financier. CHAPITRE III. - Des dépenses et des charges Section 1re. - Disposition préliminaire

Art. 59.Sauf exception établie par la loi ou le présent arrêté, nulle dépense ne peut être acquittée qu'après son engagement définitif, son imputation aux articles budgétaires, l'enregistrement dans les comptes généraux des factures entrantes, son imputation aux comptes généraux et particuliers, son ordonnancement par le conseil ou l'organe délégué et l'établissement d'un mandat de paiement.

Ce mandat de paiement est établi conformément aux dispositions spécifiques y relatives dans la loi organique du centre.

Art. 60.Les opérations sur les comptes généraux non liés à une dépense budgétaire et donnant lieu à décaissement doivent faire l'objet d'un ordonnancement et d'un mandat de paiement sans faire intervenir la comptabilité budgétaire. Section 2. - De l'engagement et de l'imputation des dépenses et des

charges

Art. 61.§ 1er. Le conseil ou l'organe délégué procède aux engagements.

Par exception à l'alinéa 1er, le secrétaire général ou le fonctionnaire nommément désigné procèdent aux engagements dans les cas suivants : 1° pour les marchés de faible montant visés à l'article 92 de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux contrats de concession fermer relative aux marchés publics, lorsque le conseil a fait usage de la délégation éventuellement autorisée par la loi organique du centre et dans les limites de la délégation donnée ;2° pour les marchés à bordereau de prix du type marchés sujets à commande ou marchés stocks, lorsque le conseil ou l'organe délégué a fait usage de la délégation éventuellement autorisée par la loi organique du centre et dans les limites de la délégation donnée. § 2. L'engagement procède d'une obligation résultant de la loi, d'une convention ou d'une décision unilatérale du centre ou, le cas échéant, d'une ou plusieurs personne(s) désignée(s) au § 1er. § 3. L'engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.

L'engagement mentionne : 1° le nom du créancier ou de l'ayant droit ;2° le montant présumé ;3° l'exercice et l'article budgétaire.

Art. 62.Les prélèvements d'office et les prélèvements visés à l'article 75 sont imputés à l'exercice au cours duquel ils ont lieu sauf les charges d'emprunt qui sont imputées à l'exercice de leur échéance.

Aucun engagement ne peut plus être effectué après la clôture de l'exercice.

Art. 63.L'engagement d'une dépense peut être effectué à titre provisoire si le conseil ou l'organe délégué décide de réserver tout ou partie d'un crédit budgétaire à l'exécution d'une obligation prévisible du centre.

Par exception, les factures d'hospitalisation sont inscrites dans un facturier spécifique et ne font pas l'objet d'un engagement.

Cet engagement provisoire est acté dans les articles budgétaires : il est remplacé en tout ou en partie par un engagement définitif et est, en tout cas, annulé à la clôture de l'exercice.

Art. 64.§ 1. Toute commande doit être effectuée au moyen d'un bon de commande signé par le secrétaire général et le président, préalablement à son envoi.

Les bons de commande peuvent être soumis au conseil ou à l'organe délégué pour approbation sur base d'une liste récapitulative mentionnant, pour chaque bon de commande, au minimum : 1° le numéro du bon de commande ;2° le numéro de l'engagement budgétaire ;3° les informations prévues à l'article 61, § 3, alinéa 2. § 2. Par exception au § 1er, les personnes désignées en application de l'article 61 ont la possibilité d'émettre et envoyer le bon de commande, dans les limites de l'estimation du marché et des crédits budgétaires disponibles. Les bons de commande émis dans ces conditions engagent valablement le centre. Le conseil ou l'organe délégué en est informé lors de sa prochaine séance.

Les bons de commande peuvent être soumis au conseil ou à l'organe délégué, selon le cas, pour information sur base d'une liste récapitulative mentionnant, pour chaque bon de commande, au minimum les informations reprises au § 1er, alinéa 2, ainsi que l'identification du ou des auteur(s) de l'engagement budgétaire. § 3. Le créancier du centre produit une facture incluant le numéro du bon de commande et l'adresse au conseil, à l'organe délégué ou au service désigné à cet effet dans le bon de commande.

Il peut faire usage de la facture électronique lorsque la loi l'impose ou lorsque le pouvoir adjudicateur l'autorise et selon les modalités prévues par ce dernier.

Art. 65.Les engagements de dépenses sont portés au grand livre des opérations budgétaires dès qu'il y est procédé conformément à l'article 61.

Art. 66.Le grand livre des opérations budgétaires mentionne au minimum, en regard de chaque article budgétaire de dépense : 1° le libellé et le montant du crédit budgétaire ;2° la date et le numéro de la pièce principale justifiant l'engagement ou l'imputation et le numéro de compte particulier ;3° le montant des engagements numérotés, au jour le jour, en distinguant les engagements provisoires des engagements définitifs ;4° le montant imputé sur chaque engagement ;5° le solde du crédit budgétaire ;6° le numéro de projet.

Art. 67.Le secrétaire général procède immédiatement à l'enregistrement temporaire des factures ou documents en tenant lieu dans les comptes généraux y afférents. L'enregistrement se fait de telle sorte que la date d'échéance soit aisément consultable à tout moment.

Avant leur mise en paiement, les factures doivent être visées pour réception par le gestionnaire vérificateur qui, par son visa, atteste de l'adéquation des fournitures ou des services prestés avec l'objet, la nature, les quantités et la destination prévue dans la commande.

Art. 68.Les factures et autres pièces de dépenses sont transmises au secrétaire général, avec tous les documents justificatifs de la régularité de la dépense qu'elles entraînent.

Après avoir contrôlé ces documents, le secrétaire général procède à l'imputation aux comptes budgétaires et généraux et transmet ces documents pour ordonnancement à l'organe habilité. Section 3. - De l'établissement des mandats de paiement

Art. 69.§ 1er. Les mandats de paiement mentionnent : 1° la date de leur émission ;2° l'exercice en cours ;3° l'article du budget ;4° l'exercice d'origine ;5° la nature de la dépense ;6° le numéro de l'engagement ;7° les ayants droit ;8° la somme à payer ;9° les voies et moyens lorsqu'il s'agit de dépenses extraordinaires ;10° la date d'ordonnancement par l'organe habilité ;11° le cas échéant, le numéro de projet ;12° le cas échéant, le mode de paiement et le numéro de compte bancaire. Les mandats collectifs sont en outre appuyés d'un état mentionnant le détail des dépenses. § 2. Toutes les pièces justificatives sont jointes au mandat de paiement et y restent attachées.

Les pièces justificatives relatives à plusieurs mandats successifs sont jointes au premier d'entre eux. § 3. Les mentions indiquées dans le § 1, 3°, 6°, 9°, 11° ne doivent pas être reprises dans les mandats de paiement établis pour les opérations visées à l'article 60 du présent règlement. Toutefois, s'il s'agit d'un mandat relatif au remboursement d'une recette qui a fait l'objet d'un avis de recette, la mention du numéro de cet avis doit y être reprise ainsi que les numéros du compte général et du compte particulier.

Art. 70.Le directeur financier porte dans la comptabilité les paiements en cours d'exécution. Section 4. - Du paiement des dépenses

Art. 71.Le directeur financier renvoie au conseil ou à l'organe délégué toute dépense non régulière, en faisant connaître les motifs pour lesquels il en refuse le paiement.

Art. 72.Après ordonnancement des dépenses de traitements, salaires et pensions, le secrétaire général établit simultanément : 1° les mandats de paiement correspondant au montant brut des traitements, salaires et pensions à payer à charge de chacun des articles budgétaires au sein de chacune des sous-fonctions concernées ;2° les mandats de paiement correspondant aux cotisations patronales afférentes aux traitements et salaires à payer à charge de chacun des articles budgétaires au sein de chacune des sous-fonctions concernées.

Art. 73.§ 1. Le numéro du compte financier des créanciers du centre doit être indiqué sur les contrats, factures, déclarations de créance et autres pièces relatives à la liquidation des sommes dues pour travaux, fournitures ou services quelconques. § 2. Tout créancier peut demander que le montant de sa créance soit versé à un compte financier dont il n'est pas le titulaire. Cette demande peut être faite soit par correspondance, soit par la mention sur la facture ou sur la déclaration de créance du numéro du compte à mouvementer, suivi du nom du titulaire de ce compte. Ces indications sont reproduites sur le mandat de paiement.

En cas de doute sur l'authenticité de la signature des pièces par lesquelles le créancier demande de verser le montant de sa créance à un compte dont il n'est pas le titulaire, la légalisation de cette signature doit être exigée.

Art. 74.Les mandats relatifs à la liquidation des intérêts ou au remboursement de titres d'emprunts sont, à chaque échéance, établis au nom de l'institution financière chargée de ce service.

Le montant est versé au compte courant ouvert au nom du centre par cette institution. Le centre reçoit périodiquement la justification des paiements à charge de ce compte.

En cas de prescription, les sommes restées sans emploi sont remboursées au centre.

Art. 75.Les frais inhérents à la gestion des comptes financiers peuvent être prélevés directement sur le compte du centre. CHAPITRE IV. - Des comptes annuels Section 1re. - De la clôture des comptes

Art. 76.§ 1. Entre le 1er décembre de l'exercice budgétaire à clôturer et le 15 février de l'année suivante, il est procédé aux opérations suivantes : 1° le relevé des soldes disponibles sur les crédits budgétaires est remis aux agents ou services gestionnaires ;2° ceux-ci remettent au secrétaire général les pièces en cours d'imputation dont l'enregistrement aux articles budgétaires doit être effectué dans les meilleurs délais ;3° le secrétaire général établit ensuite la liste des engagements en cours et la fait compléter par les services gestionnaires qui y mentionnent les engagements à clôturer ;4° l'apurement des articles budgétaires est effectué en totalisant les engagements clôturés et en mettant en évidence chaque engagement non clôturé ;5° un premier relevé provisoire de la situation des crédits budgétaires, engagements et imputations est établi et transmis aux gestionnaires qui y portent les engagements et les imputations restant à effectuer ;6° sur la base de ce relevé provisoire, le secrétaire général comptabilise définitivement et de manière distincte : a) les engagements clôturés ;b) les engagements en réduction ;c) le total des engagements ;d) les crédits engagés, non clôturés et à reporter à l'exercice suivant ;e) les crédits sans emploi ;7° le conseil ou l'organe délégué arrête aussitôt la liste des crédits et engagements à reporter, par engagement et par article budgétaire ;8° les reports visés au 7° sont inscrits aux articles budgétaires de l'exercice suivant. § 2. Entre le 1er janvier et le 15 février de l'année suivante, les factures régulières reçues par le centre et qui portent une date postérieure au 31 décembre de l'exercice de clôture, peuvent être imputées sur ledit exercice pour autant qu'elles se rapportent à un engagement préalable de dépenses enregistré en comptabilité au plus tard le 31 décembre de l'exercice de clôture. Ces factures seront assimilées à des factures à recevoir et comptabilisées comme telles conformément aux canevas d'écritures arrêtés à cet effet. Section 2. - De l'établissement des comptes annuels

Art. 77.Après la clôture des grands livres et l'arrêt par le conseil ou l'organe délégué de la liste des crédits budgétaires et des engagements à reporter à l'exercice suivant, le directeur financier dresse les comptes annuels.

Art. 78.§ 1. Les comptes annuels sont composés des documents suivants, dont la forme est arrêtée par les ministres : - le compte budgétaire ; - le bilan, le compte de résultats et l'annexe. § 2. Sont joints aux comptes annuels : - la liste par article des engagements à reporter à l'exercice suivant ; - la liste des comptes particuliers, par compte général et par exercice, des droits constatés à recouvrer ; - la liste des comptes particuliers, par compte général et par exercice, des créances douteuses à recouvrer, liées au numéro de leur droit constaté initial ; - le tableau de réconciliation/concordance ; - tout autre document exigé par la loi, le gouvernement ou le(s) ministre(s) compétent(s) ; - la liste des créances douteuses. § 3. Le compte budgétaire récapitule chaque article budgétaire du grand livre et établit la somme des articles budgétaires selon les classifications fonctionnelle et économique.

Il mentionne : 1° le résultat budgétaire, soit la différence entre, d'une part, les droits constatés diminués des non-valeurs et irrécouvrables et, d'autre part, les engagements;2° le résultat comptable, soit la différence entre, d'une part, les droits constatés diminués des non-valeurs et irrécouvrables et, d'autre part, les imputations de dépenses. Le résultat comptable constitue le solde à reporter à l'exercice suivant. Ce résultat inclut les résultats comptables cumulés des exercices antérieurs.

Art. 79.Avant l'établissement des comptes annuels de la comptabilité générale, il est procédé à l'inventaire du patrimoine, arrêté au 31 décembre, et aux travaux de clôture avec notamment la réévaluation visée à l'article 22 et les amortissements visés à l'article 23.

Art. 80.Les systèmes informatiques comptables doivent intégrer un contrôle de cohérence et concordance selon les modalités arrêtées par les ministres.

Art. 81.Le compte de résultats et le bilan sont établis sur la base des soldes de la balance définitive des comptes généraux.

Art. 82.La commission visée à l'article 12 du présent arrêté est également chargée de donner un avis sur la légalité et la régularité des comptes annuels dressés par le directeur financier. L'avis porte au surplus sur l'évolution de la situation financière du centre et comporte des suggestions en vue d'améliorer celle-ci.

L'avis de la commission constitue une formalité obligatoire préalablement à l'arrêt des comptes annuels.

Pour accomplir sa mission, la commission peut inviter à ses réunions d'autres personnes à raison de leurs compétences pour y être entendues en tant qu'experts en matière budgétaire et financière. Ces personnes ne participeront pas à la délibération de la commission lorsque celle-ci émettra son avis.

Art. 83.Les comptes annuels, une fois arrêtés par le conseil, sont transmis aux autorités de tutelle avant le 30 juin suivant la clôture de l'exercice.

Art. 84.Les comptes définitivement arrêtés sont notifiés au directeur financier.

Les écritures des livres sont, s'il y a lieu, rectifiées conformément aux comptes arrêtés.

TITRE V. - Du directeur financier et du compte de fin de gestion CHAPITRE Ier. - Du directeur financier et des agents spéciaux de perception

Art. 85.Le directeur financier transmet au conseil ou à l'organe délégué, à la fin de chaque trimestre, le document établissant la concordance des écritures, visé à l'article 41 § 6, alinéa 2.

Art. 86.La vérification de l'encaisse peut avoir lieu sans avertissement préalable.

L'autorité chargée de la vérification peut exiger l'accès aux bureaux du directeur financier.

Elle peut se faire accompagner, sans dégager aucunement sa responsabilité, d'un technicien et d'une personne chargée de tenir les écritures de la vérification.

Lors de cette vérification, le directeur financier est tenu de présenter tous livres, pièces, valeurs, et de fournir tous renseignements sur sa gestion et sur l'avoir du centre.

Art. 87.En vue d'assurer l'exactitude des comptes en cas de déficit, de vol ou de perte, une créance d'un même montant est ouverte en comptabilité.

Dès notification de la décision définitive prise à ce sujet, le directeur financier porte, le cas échéant, en dépenses le montant pour lequel il a obtenu décharge.

Art. 88.Le directeur financier est responsable des actes, titres et documents qui lui sont confiés.

Il est tenu : 1° d'empêcher la prescription des droits du centre et de veiller à la conservation des domaines, privilèges et hypothèques ;2° de requérir l'inscription au bureau des hypothèques de tous titres qui en sont susceptibles ;3° d'avertir le conseil ou l'organe délégué du vol ou de la perte des actes, titres et documents qui lui sont confiés. Le directeur financier ne peut se dessaisir des livres et documents qui lui sont confiés, ni en délivrer des copies ou extraits, sans y être autorisé par le conseil ou l'organe délégué.

Art. 89.Les agents spéciaux de perception institués conformément aux dispositions de la loi organique du centre, sont, mutatis mutandis, soumis aux dispositions des articles 85 à 88 et 90 à 94. CHAPITRE II. - Du compte de fin de gestion

Art. 90.§ 1. Le directeur financier démissionnaire ne cesse ses fonctions que lors de l'installation de son successeur.

Il dresse à ce moment un inventaire en triple expédition des documents et livres remis au nouveau directeur financier. Cet inventaire est signé par les deux directeurs financiers qui en gardent chacun une expédition. La troisième expédition est déposée aux archives du centre. § 2. En cas de décès, révocation, suspension du directeur financier, ou s'il se trouve dans l'impossibilité de dresser le compte de fin de gestion, toutes les mesures conservatoires requises sont prises et l'inventaire est dressé à l'intervention du conseil ou de l'organe délégué. Dès que le remplaçant est désigné, cet inventaire lui est remis.

Art. 91.§ 1. Après l'inventaire, le compte de fin de gestion est dressé, signé et certifié exact par le directeur financier sortant et accepté sous réserve par le directeur financier entrant. § 2. En cas de retard ou de refus du directeur financier sortant de remettre au successeur le compte de fin de gestion, le conseil ou l'organe délégué le met en demeure de satisfaire à ses obligations.

Cette mise en demeure est faite par exploit d'huissier de justice qui fixe le délai d'exécution.

Si, à l'expiration de ce délai, la sommation est restée sans suite, le conseil ou l'organe délégué dresse un compte de fin de gestion d'après les éléments en sa possession.

Les frais de sommation et d'expert sont imputés au compte de fin de gestion à charge du directeur financier sortant.

Un exemplaire du compte est transmis au directeur financier sortant ou à ses ayants cause, avec invitation à formuler leurs observations dans les trente jours. § 3. En cas de décès ou de révocation du directeur financier ou si celui-ci se trouve dans l'impossibilité de dresser le compte de fin de gestion, le conseil le fait dresser par un expert agréé par les parties intéressées. En cas de désaccord, l'expert est désigné par le juge de paix du canton du ressort du centre.

S'il s'agit d'une révocation, les frais d'expert sont imputés au compte de fin de gestion à charge du directeur financier sortant.

Un exemplaire du compte est transmis au directeur financier sortant ou à ses ayants cause avec invitation à formuler leurs observations dans les trente jours. § 4. Le compte de fin de gestion, accompagné, s'il échet, des observations du directeur financier sortant ou de ses ayants cause, est soumis au conseil qui l'arrête.

Art. 92.§ 1. Le compte de fin de gestion comprend : 1° les résultats des derniers comptes annuels arrêtés définitivement ;2° les comptes annuels des exercices ultérieurs qui ne sont pas arrêtés définitivement ;3° les opérations qui ne sont pas encore portées dans un compte annuel ;4° la balance des articles budgétaires ;5° la balance des comptes généraux ;6° la balance des comptes particuliers ;7° la situation de caisse justifiée par les soldes des extraits de banque ou les délibérations pour les provisions valant espèces en caisse ;8° le contenu du/des coffre(s) du directeur financier ;9° l'inventaire des hypothèques légales ;10° le document de remise du compte de fin de gestion : un document daté et signé par le directeur financier sortant par lequel celui-ci mentionne que les fonds, valeurs, titres et documents comptables justificatifs ont été remis au directeur financier entrant ;11° le document portant l'acceptation du compte de fin de gestion : un document daté et signé par le directeur financier entrant par lequel celui-ci accepte le compte de fin de gestion, sous réserve d'approbation ;il reconnait avoir reçu l'encaisse indiquée dans le document de remise du compte de fin de gestion ; il s'engage à rendre compte des opérations visées à l'alinéa 1er, 3°, dans les comptes annuels à présenter ultérieurement, sous réserve de tous droits en cas d'erreur, omission, faux ou double emploi ; 12° le document d'approbation du compte de fin de gestion, un document signé par le secrétaire général et le président, mentionne la date à laquelle le conseil a procédé à l'approbation du compte de gestion. § 2. Le compte de fin de gestion comprend également : 1° la liste des dépôts effectués en vertu de l'article 60, § 8 de la loi organique du centre ;2° la clôture pour les provisions de menues dépenses courantes effectuées en vertu de l'article 46ter de la loi organique du centre. § 3. En cas de déficit de caisse, une créance du montant du déficit est ouverte dans les comptabilités à charge du directeur financier sortant.

Une expédition du compte de fin de gestion est remise, après que ce compte ait été arrêté : 1° au directeur financier sortant ou à ses ayants cause ;2° au directeur financier entrant ;3° au conseil ou à l'organe délégué.

Art. 93.Le directeur financier entrant ne sera responsable que des opérations passées par lui à dater de son entrée en fonction effective, moyennant le blocage informatique des écritures comptables et la sécurisation des dates.

Lorsque les comptes annuels sont dressés par le directeur financier entrant, sa responsabilité se limite aux écritures passées à dater de sa prise de fonction.

Art. 94.Dès qu'il a été statué définitivement sur le compte de fin de gestion, les écritures comptables sont modifiées en conséquence, s'il y a lieu.

TITRE VI. - Dispositions diverses

Art. 95.Les comptes annuels et les comptes de fin de gestion ne peuvent plus être modifiés lorsque ces comptes ont été arrêtés définitivement.

Toutefois, en cas d'erreur, omission, faux ou double emploi, le directeur financier ou le conseil peuvent, au cours des trente ans qui suivent l'arrêt définitif de ces comptes, demander leur révision à l'autorité habilitée à les arrêter définitivement.

La demande précise les faits qui justifient la révision.

Art. 96.Le présent règlement comprend les annexes suivantes : - Annexe 1re : le rapport contextuel

Art. 97.A la date d'entrée en vigueur du présent règlement, le fonds de roulement du centre est transféré au fond social.

Art. 98.Est abrogé, à la date de l'entrée en vigueur du présent arrêté, l'Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 26 octobre 1995 portant règlement général de la comptabilité des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale.

Art. 99.Les dispositions du présent arrêté entrent en vigueur à la date fixée par le gouvernement.

Art. 100.Les Membres du Collège réuni, en charge de l'Aide aux Personnes, sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Pour le Collège réuni : Le Membre du Collège réuni, compétent pour la Politique d'Aide aux Personnes, A. MARON

23/06/2022 - Annexe 1rede l'Arrêté du Collège réuni de la Commission Communautaire commune portant le règlement général de la comptabilité des CPAS : rapport contextuel En ce qui concerne la comptabilité des communes et des CPAS, l'accord de gouvernement 2014-2019 prévoyait de revoir le Règlement général de comptabilité et de s'attacher à rapprocher et à homogénéiser, autant que faire se peut, la comptabilité des CPAS et celle des communes.

Le présent règlement comptable en est la conséquence. Il a été élaboré au sein de la CRT (Commission régionale technique) et de la CRUNC (commission régionale unique de nouvelles comptabilité) par des représentants des CPAS, de l'administration de la tutelle et des experts extérieurs à la Région.

On retiendra notamment les modifications notables suivantes : - les nouvelles notions de projets ordinaire et extraordinaire (article 1er 16° et 17° ) - la possibilité d'indiçage au niveau des codes économiques et fonctionnels (article 1er 18° ) - l'introduction de la notion d'avis de recette : pièce établie par le receveur lorsqu'une somme est perçue par lui sans justification préalable (article 1er 30° ). Plus précisément, l'article 47 précise lui que les opérations sur les comptes généraux non liés à une pièce budgétaire et donnant lieu à encaissement doivent faire l'objet d'un avis de recette sans faire intervenir la comptabilité budgétaire. La liste des avis de recettes est transmise au directeur financier qui en adresse copie au conseil ou à l'organe délégué. - la précision qu'en ce qui concerne les investissements liés à des travaux en cours, une dépense est considérée comme appartenant à l'exercice dès lors que le marché concerné est attribué durant l'exercice concerné. » (article 6) - la durée de conservation des livres et pièces passe de 30 à 10 ans (article 41) - la suppression de la notion de droits constatés provisoires (ancien article 49) - la réduction des créances douteuses et le mode de calcul de celles-ci (article 56) - le Titre V relatif au compte de fin de gestion est étoffé, notamment pour ce qui concerne les documents à remettre.

On soulignera encore : - les comptes « Pour Ordre » sont supprimés. - la fin du report des recettes, ces dernières restent attachées à l'exercice d'origine. Les non-valeurs relatives aux exercices antérieurs sont donc à comptabiliser en dépenses et ne sont plus des « non-recettes ». - au niveau de la récupération de l'aide sociale, la disposition légale est reprise et le droit à recette n'est constaté, que lorsque le débiteur dispose de revenus supérieurs à la quotité incessible ou insaisissable définie aux articles 1409, 1409bis, 1410 et 1411 du Code judiciaire. - le fonds de roulement devient un fonds de réserve.

Un test « égalité des chances » a été effectué sur le document.

En ce qui concerne ce dernier, ce test n'a pas trouvé d'impact des dispositions relatives à la comptabilité sur les publics cibles de l'égalité des chances. Par contre, dans les dispositions relatives au budget, il y aurait une opportunité de rendre obligatoire le gender budgeting. Aussi, il a été rajouté une disposition dans le corps de l'arrêté prévoyant que la commission qui remet un avis sur le budget puisse faire appel à des experts en gender budgeting.

Pour le Collège réuni : Les Membres du Collège réuni, compétents pour la Politique d'Aide aux Personnes, A. MARON E. VAN DEN BRANDT