PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST WETENSCHAPSBELEID

PARTNERSCHAPSPROTOCOL tussen HET POOLSECRETARIAAT en DE INTERNATIONALE POOLSTICHTING inzake de eigendomsoverdracht, het onderhoud en het gebruik van de poolbasis « Prinses Elisabeth » en haar uitrusting De Belgische Staat, in de vorm van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer « Poolsecretariaat », vertegenwoordigd door de minister van KMO's, Zelfstandigen, Landbouw en Wetenschapsbeleid, hierna genoemd « het Poolsecretariaat » en De Internationale Poolstichting, stichting van openbaar nut met maatschappelijke zetel te Anderlecht, rue des Deux Gares 120A, (1070 Brussel), conform haar statuten vertegenwoordigd door de heer Alain Hubert, Voorzitter van de Raad van Beheer, hierna "de IPF" partijen in dit protocol;

Overwegende de Partnerschapsovereenkomst gesloten op 15 juni 2007 tussen de Belgische staat vertegenwoordigd door de minister van Wetenschapsbeleid en de IPF, gewijzigd zoals overeengekomen tussen de partijen, op 22 december 2008 (hierna genoemd de Overeenkomst), en in het bijzonder artikel 6, § 4, dat stelt dat « in de hoedanigheid van geprivilegieerd partner van de Staat in het kader van het Poolsecretariaat, zal de IPF belast worden met het onderhoud en de instandhouding in ruime zin, met inbegrip van de ermee verband houdende operationele logistiek - van de Basis en haar uitrusting om het mogelijk te maken wetenschappelijk activiteiten te laten plaatsvinden conform de veiligheidsvoorschriften en de bepalingen bedoeld in artikel 1 van deze overeenkomst. Met het oog hierop zal een partnerschapsovereenkomst worden gesloten tussen het Poolsecretariaat en de IPF »;

Gelet op het koninklijk besluit van 20 mei 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 20/05/2009 pub. 12/06/2009 numac 2009021065 bron federale overheidsdienst financien en programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot vaststelling van de regels voor het beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer "Poolsecretariaat" sluiten tot vaststelling van de regels voor het beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer Poolsecretariaat (hierna genoemd het « Koninklijk Besluit »), in het bijzonder artikel 4, alinea 2, dat stelt dat het Poolsecretariaat « met name belast is met het onderhoud en de instandhouding in ruime zin, met inbegrip van de ermee verband houdende operationele logistiek van de Basis en haar uitrusting die aan de IPF zullen toevertrouwd worden, in het kader van een partnerschapsovereenkomst, die tussen het Poolsecretariaat en de IPF moet worden gesloten; overeenkomstig de overeenkomst gesloten op 15 juni 2007 tussen de Staat en de IPF. » Overwegende de respectieve rollen die de partijen werden toevertrouwd binnen het Poolsecretariaat; een « zero emissie » onderzoeksbasis te bouwen op Antarctica in het kader van het Internationaal Pooljaar;

Gelet op het engagement van de Belgische staat in dit project dat kadert in het historische en wetenschappelijke engagement van België op de Zuidpool;

Rekening houdend met de creatie in 2008 van het Poolsecretariaat met het oog op het bouwen van een partnerschap tussen de Belgische staat en de IPF en om het beheer van de poolbasis « Prinses Elisabeth » te garanderen;

Rekening houdend met de noodzaak aan de bepaling of de precisering, tussen de IPF en de Belgische staat, van bepaalde modaliteiten met betrekking tot de overdracht van eigendom, tot het onderhoud en de instandhouding en tot het gebruik van de poolbasis « Prinses Elisabeth » en haar uitrusting (hierna genoemd « de Basis ») en tot het gebruik van de beeldrechten, zonder dat de modaliteiten daarbij de goede uitvoering van de wetenschappelijke activiteiten zou hinderen conform de voorschriften en standaarden die erop van toepassing zijn;

Werd overeengekomen wat volgt.

Artikel 1 : Voorwerp Dit protocol heeft hoofdzakelijk als voorwerp de vaststelling van : 1° de modaliteiten van de overdracht van eigendom van de Basis en haar uitrusting tussen de IPF en de Belgische staat, conform artikel 5 van de Overeenkomst;2° de modaliteiten en de verdeling van de beheers- en uitvoeringstaken met betrekking tot het onderhoud en de instandhouding in de ruime zin, met inbegrip van de ermee verband houdende operationele logistiek van de Basis en haar uitrusting, conform artikel 6 van de Overeenkomst en artikel 4 van het Koninklijk Besluit;3° de modaliteiten en de verantwoordelijkheden met betrekking tot het gebruik van de Basis en haar uitrusting en, in het bijzonder, haar gebruik voor wetenschappelijke doeleinden voor projecten ondernomen in het kader van de activiteiten en de programma's van het federale wetenschapsbeleid (Programmatorische Federale Overheidsdienst « Wetenschapsbeleid »);4° de modaliteiten voor het beheer van de beeldrechten van de Basis. Artikel 2 : Overdracht van eigendom 1. Conform artikel 5 van de Overeenkomst, wordt 999/1000e van het eigendom van de gebouwen en de uitrusting van de Basis overgedragen bij de sluiting van dit protocol door de IPF aan de Belgische staat, die aanvaardt.De IPF behoudt 1/1000e van het eigendom van de Basis en haar uitrusting.

De overdracht van eigendom heeft betrekking op de volgende goederen : - het [de] gebouw[en] van de Basis; - de onroerende goederen door incorporatie; - de onroerende goederen door bestemming, zoals het materiaal, de uitrusting of de voertuigen die nodig of nuttig zijn voor de toegang tot of het normale gebruik van de Basis. 2. Bovendien wordt het eigendom van alle uitrusting die geïncorporeerd is in de Basis of in het gebruik ervan en die als roerende goederen zouden moeten worden beschouwd, afzonderlijk van het geheel, beschouwd als verworven door de Belgische staat, zonder afbreuk te doen aan de ondeelbare aandeelverhouding van een duizendste eigendom van de IPF op elk daarvan. Een inventaris van 1 september 2009 wordt gevoegd in de bijlage van dit protocol. De Belgische staat erkent kennis genomen te hebben van en aanvaardt, bijgevolg, de gebouwen en de uitrusting zoal omschreven in de inventaris. 3. Gezien het innoverende en experimentele karakter van de gebruikte materialen en technieken in het kader van het ontwerp en de constructie en door de extreme klimatologische omstandigheden op Antarctica, kan geen enkele regel van de kunst gebruikt in België als nuttige referentie dienen om de Belgische staat te beschermen tegen een fout in het ontwerp, de prestatie of de constructie van de Basis. Bijgevolg vrijwaart de IPF de Belgische staat en haar aangestelden van alle materiële, morele of fysieke schade die het resultaat is van een fout in het ontwerp, de constructie of de prestatie van de Basis voor een periode van drie jaar volgend op de overdracht uitzonderlijk voor zover de IPF zelf een garantie heeft van de ontwerpers, de leveranciers, producenten, monteurs, constructeurs. 4. Bovendien vrijwaart de IPF, in zijn hoedanigheid van opdrachtgever van de bouw van de Basis, de Belgische staat van elk rechtsmiddel of elke rechtsvordering van een derde die aanspraak zou maken op een schuldvordering die ontstaan is uit de contractuele relatie met de opdrachtgever in het kader van de constructie van de Basis, met name op basis van de artikelen 1789 en 1799 van het Burgerlijk Wetboek en de artikelen 20, 12° (ingevoegd door de wet van 19 februari 1990, artikel 1), en 27, 5°, van de hypotheekwet.5. In voorkomend geval worden de vereiste formaliteiten om de overdracht tegenwerpbaar te maken tegen derden zo snel mogelijk uitgevoerd door de partijen.De eventuele kosten van deze formaliteiten zijn ten laste van de Belgische staat. 6. De Belgische staat verbindt zich ertoe over te gaan tot het engagement, de ordonnantie en de liquidatie van de nodige financiële middelen, vastgesteld in het strategische vijfjarenplan krachtens artikel 41 van het koninklijk besluit van 20 mei 2009Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 20/05/2009 pub. 12/06/2009 numac 2009021065 bron federale overheidsdienst financien en programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot vaststelling van de regels voor het beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer "Poolsecretariaat" sluiten tot vaststelling van de regels van het beheer van de staatsdienst met afzonderlijk beheer « Poolsecretariaat », voor het onderhoud van de Basis en/of de instandhouding ervan in overeenstemming met de vereisten van de missies van allerlei aard die worden aanvaard door het Poolsecretariaat. 7. Als moet worden vastgesteld dat het Poolsecretariaat, na twee opeenvolgende begrotingsjaren in een periode van vijf jaar gedekt door een beleidsplan, dat, enerzijds, de geliquideerde financiële middelen lager zijn dan een operationele drempel vastgesteld bij de ondertekening van dit protocol op jaarlijks 1.250.000 euro en, anderzijds, dat diezelfde financiële middelen ontoereikend zijn voor het onderhoud van de Basis en/of de instandhouding ervan in overeenstemming met de vereisten van de missies van allerlei aard die werden aanvaard door het Poolsecretariaat, verbindt de Belgische staat, geïnformeerd door het Poolsecretariaat, zich ertoe binnen de maand, en van rechtswege, haar 999/1 000e van het eigendom van de Basis aan te bieden aan de IPF. Indien de Belgische staat haar aandeel in het co-eigendom niet aanbiedt binnen de Vooropgestelde termijn, zal zij aan de IPF een dwangsom verschuldigd zijn van 10.000 euro (tienduizend euro) per dag. 8. Ingeval het aanbod van afstand wordt aanvaard, zal de IPF aan de Belgische staat een bedrag betalen dat gelijk is aan het bedrag van de investering van de Belgische staat louter voor de constructie van de Basis, of 6,4 miljoen euro (waarvan 2,2 miljoen voor uitrusting en 4,2 miljoen voor het gebouw), verminderd met de jaarlijkse afschrijvingen B lineair op 5 jaar (uitrusting) of 10 jaar (gebouw) te tellen vanaf de datum van de ondertekening van dit protocol B en de afschrijving van het jaar waarin de terugbetaling plaatsvond, alsook de kosten en de uitgaven voor de instandhouding van de Basis tijdens de bewuste periode. Ingeval van weigering zal de Belgische staat vrij zijn haar aandelen in co-eigendom aan te bieden aan elke persoon van wie de kandidatuur zal zijn aanvaard door het Poolsecretariaat. 9. Indien het financieringstekort van de Belgische staat slechts een begrotingsjaar zou duren, zullen de eventuele kosten en uitgaven van de IPF voor de instandhouding van de Basis worden terugbetaald door de Belgische staat aan de IPF in het begrotingsjaar dat volgt op dit tekort, vermeerderd met de overeenkomende financieringskosten.10. Op advies van het Poolsecretariaat kan de IPF de Belgische staat voorstellen het 1/1 000e deel van het eigendom van de Basis van haar te kopen.Ingeval van aanvaarding van het aanbod van afstand, zal de Belgische staat de IPF de overeengekomen prijs van 15 miljoen euro betalen, verminderd met de afschrijvingen B lineair over 5 jaar (uitrusting) of 10 jaar (gebouw) te tellen vanaf de ondertekening van dit protocol B en de afschrijving van het jaar waarin de transactie plaatsvond. De bestemming van het resulterende bedrag zal worden opgegeven door de IPF in overleg met de privésponsors van de Basis.

Ingeval van weigering zal de IPF vrij zijn haar deel in het co-eigendom aan te bieden aan elke natuurlijke of morele persoon van wie de kandidatuur zal zijn aanvaard door het Poolsecretariaat.

Artikel 3 : Beheer van de Basis 1. Conform artikel 6 van de Overeenkomst en artikel 4 van het Koninklijk Besluit is de IPF belast met het beheer en de operatie van de Basis en haar uitrusting.Deze verantwoordelijkheid omhelst de volgende taken : a) het onderhoud en de instandhouding in ruime zin van de Basis en haar uitrusting;b) de operationele logistiek die verband houdt met het beheer van de Basis en haar bijgebouwen en voorraden, met het oog op de optimale werking van de operaties en zijn gebruik door de wetenschappers conform de wetenschappelijke programma's die werden goedgekeurd door het Poolsecretariaat en de internationale normen die terzake van toepassing zijn;c) de te nemen maatregelen om de veiligheid en de zorg te verzekeren voor alle personen en goederen naar, binnen en van de Basis;d) de technische update van de Basis, waar nodig en met het akkoord van het Poolsecretariaat. De activiteiten van de IPF in uitvoering van deze paragraaf zijn gedekt door de geschikte verzekeringen die zij heeft afgesloten. 2. Met het oog hierop neemt het Poolsecretariaat de rol op van Antarctica Operator.In het kader van deze functies en binnen de grenzen van de begroting voorzien in artikel 4, §§ 2 en 3, wordt het mandaat van operator toevertrouwd aan de IPF. Dit mandaat bestaat erin : - kosten te maken in het kader van de begroting dat haar ter beschikking werd gesteld door het Poolsecretariaat; - contracten te ondertekenen om de bevoorrading en het beheer van de BELARE expedities (Belgian Antarctic Research Expeditions) te verzekeren ter fine van de operatie of het gebruik van de Basis; - de leden te kiezen en de teams samen te stellen die zullen instaan voor het beheer en de operatie in overleg met het Poolsecretariaat; - ervoor zorgen dat alle middelen qua personeel en goederen worden verzameld om een goede operatie te verzekeren, in overleg met het Poolsecretariaat. 3. In zijn hoedanigheid van Antarctica Operator, wordt het Poolsecretariaat de vertegenwoordiging bij delegatie toevertrouwd binnen de internationale instellingen en organen waarvan het mandaat de missie van het Poolsecretariaat dekt : COMNAP, DROMSHIP, DROMLAN.4. Wat het onderhoud en de instandhouding betreffen van de Basis en haar uitrusting, omhelzen de taken van de IPF met name : - onderhoud en instandhouding van de Basis en haar uitrusting (planning en uitvoering om de goede werking te garanderen als onderzoeksbasis volgens de beschikbare technische mogelijkheden, de dienstverlening zoals de huisvesting van personen en het voorzien van voedsel en medische opvolging); - onderhoud en instandhouding van het rollend materieel, voertuigen, apparaten en accessoires (alsook het beheer van de stock van wisselstukken); - onderhoud en instandhouding van de communicatiemiddelen van het Station per satelliet; - onderhoud en instandhouding van de communicatieondersteuning en de IT-ondersteuning (IT-materiaal, computers, internetverbindingen, enz., rekening houdend met de beperkte mogelijkheden door de extreme gebruiksomstandigheden op Antarctica). 5. Ter fine van de uitvoering van deze taken en in het strikte kader van de missie en de begroting van het Poolsecretariaat, erkennen de partijen de complexiteit en het radicaal innoverende karakter van de installaties van de Basis die gespecialiseerde teams en materiaal nodig hebben. In dat opzicht zal de IPF met het akkoord van het Poolsecretariaat en binnen de limieten van de begroting voorzien in artikel 4, §§ 2 en 3 overgaan tot : a) de selectie, indienstneming en vorming van de teams en het personeel naargelang de vereiste technische vereisten voor de uitvoering van de activiteiten bedoeld in artikel 3, § 1;b) de identificatie en verwerving van alle technologieën, alle stukken en alle nodige kennis voor de goede werking van de Basis, haar uitrusting en haar apparaten.6. In het kader van de onderhouds- en instandhoudingsmissie van de Basis en haar uitrusting en zonder afbreuk te doen aan artikel 2, § 1, is de IPF enkel verantwoordelijk ten opzichte van de Belgische staat voor haar eigen fout of haar zware nalatigheid.7. De IPF wordt geraadpleegd door het Poolsecretariaat voor alle vragen met betrekking tot onderhoud en instandhouding van de Basis. Geen enkel bouw-, verbeterings- of veranderingswerk aan de structuur van de Basis of haar uitrusting mag worden uitgevoerd zonder het akkoord van de twee partijen. 8. Als de taken vereist voor het onderhoud en de instandhouding van de Basis en haar uitrusting in strijd zijn met de operationele of gebruiksactiviteiten van de Basis, zoals gedefinieerd door het beleidsplan bedoeld in de vorige paragraaf, zullen de partijen elkaar op de hoogte brengen en zullen zij een vraag voorleggen aan de Beleidsraad van het Poolsecretariaat conform artikel 5, 14°, van het Koninklijk Besluit.9. Wat de operationele logistiek van de Basis betreft, zijn de taken van de IPF de volgende : a) het lokaal en internationaal transport van goederen en personen van en naar de Basis (logistiek en organisatie), met inbegrip van de opslag van materiaal in België en in Kaapstad; b) de logistiek van de ontvangst, het verblijf en de materiële voorzieningen van de Basis (kleding, voedselreserves, brandstoffen, geneesmiddelen, catering, schoonmaak, behandeling en verwijdering van afval, aanvullen en bijhouden van voorraden, enz.); c) het onderhandelen en ondertekenen van de nodige aanvullende verzekeringscontracten.10. Elk gebruik van materiaal, apparaten, uitrusting of toebehoren die deel uitmaken van de Basis en de operationele logistiek van de Basis moet worden aangevraagd bij het Poolsecretariaat, dat de aanvraag doorstuurt naar de IPF die de operationele planning regelt in overeenstemming met de begrotingen die werden toegekend voor het beheer van de Basis zoals jaarlijks bepaald door de Beleidsraad. De IPF wordt door het Poolsecretariaat op de hoogte gebracht van de kalender bedoeld in artikel 5, § 2, van de planning en de organisatie van voorgestelde wetenschappelijke activiteiten die zullen worden geleid door de Basis of vanuit de Basis.

Zij neemt de nodige maatregelen om een goede uitvoering van de taken te verzekeren, die haar worden toevertrouwd krachtens artikel 3, § 1, naar behoren rekening houdend met de planning van deze activiteiten en de behoeften geformuleerd door de gebruikers, in overeenstemming met de beschikbaarheid qua infrastructuur, uitrusting en beschikbare financiering voor de voorgestelde activiteiten. 11. Als een aanvraag voor het gebruik van materiaal of logistiek van de Basis de goedkeuring niet krijgt van de IPF, kan de persoon die de aanvraag indiende deze in tweede instantie indienen bij de Beleidsraad van het Poolsecretariaat die een definitieve beslissing neemt, naar behoren rekening houdend met het advies van de IPF en het beleidsplan bedoeld in artikel 5, § 1, van het Koninklijk Besluit.12. De IPF zal enkel logistieke ondersteuning toezeggen aan de aanvragers als aan de voorwaarden wordt voldaan om de veiligheid van de personen en de goederen op Antarctica te verzekeren.De vragen met betrekking tot de veiligheid van de operaties zullen prioritair worden overwogen door de IPF in het kader van de begeleiding en de omkadering van personen die moeten verblijven in de Basis. 13. De IPF houdt een logistieke staat bij van de Basis en een agenda met de planning van het gebruik van de Basis en haar uitrusting.Deze documenten worden tijdig overgemaakt aan het Poolsecretariaat voor de opstelling van de kalender bedoeld in artikel 5, § 2. 14. Wat betreft de veiligheid van de personen en het respect voor het milieu, is de IPF verantwoordelijk voor de volgende taken : a) de opstelling, in overleg met de Federale Overheidsdienst Milieu en de directeur van het Poolsecretariaat, van een document dat onderwerpen behandelt in verband met milieubeheer in overeenstemming met de verwachtingen van het Protocol van Madrid, voor de Basis en haar omgeving, waarvan zij het ontwerp ter akkoord voorlegt aan de Beleidsraad van het Poolsecretariaat;b) de definitie, de toepassing, de implementatie en de naleving van de veiligheidsnormen met betrekking tot de toegang tot de Basis en haar omgeving, het verblijf in de Basis en het gebruik ervan, alsook voor alle operaties op het terrein.In dat opzicht stelt de IPF een veiligheidsreglement op, op basis van de terzake toepasselijke normen, standaarden en technische aanbevelingen, met name diegene die werden bepaald door de internationale instanties; c) voor de uitvoering van deze taken zal de IPF een beroep kunnen doen op externe consultants, die vooraf werden goedgekeurd door het Poolsecretariaat.De overeenkomstige kosten en uitgaven zullen worden berekend op en binnen de limieten van de begroting voorzien in artikel 4, §§ 2 en 3. 15. De IPF neemt de verantwoordelijkheden en de taken op die haar ten deel vallen krachtens dit artikel in het kader en in naleving van het beleidsplan dat werd opgesteld door het Poolsecretariaat conform artikel 6 van het Koninklijk Besluit.16. De IPF stelt een reglement van interne orde op voor de Basis, met inbegrip van de regels voor de veiligheid van mensen en goederen, het ontwerp waarvan zij voorlegt aan het Poolsecretariaat. Artikel 4 : Financiële bepalingen 1. Te zijner tijd voor de opstelling van een voorstel van begroting zoals bedoeld in artikel 32 van het Koninklijk Besluit, plegen de partijen overleg om het deel van de begroting te bepalen dat het voorwerp uitmaakt van dit voorstel en dat zou moeten worden toegewezen aan de activiteiten beschreven onder artikel 3, § 1.Hetzelfde geldt voor het voorstel van aanpassing van de begroting voorzien in artikel 34 van het Koninklijk Besluit. 2. In het kader van het overleg bedoeld in paragraaf 1, legt de IPF een kostenplan voor aan het Poolsecretariaat in overeenstemming met de begrotingsperiode die als referentie dient.Dit kostenplan geeft een overzicht van de voorziene uitgaven voor de uitvoering van de taken en missies die de IPF ten deel vallen krachtens dit protocol. Het kostenplan wordt goedgekeurd, overeenkomstig de begroting toegekend door het Poolsecretariaat en, in voorkomend geval, met wijzigingen, door de Beleidsraad van het Poolsecretariaat. 3. Het Poolsecretariaat bepaalt, conform de relevante bepalingen van het Koninklijk Besluit, de schijven, modaliteiten en termijnen in overeenstemming waarmee het deel van de begroting van het Poolsecretariaat in overeenstemming met het kostenplan zal worden overgemaakt aan de IPF.Alle uitgaven van de IPF moeten schriftelijk worden gerechtvaardigd (factuur, bestek, enz.) bij de boekhouder van het Poolsecretariaat. 4. In de uitvoering van haar verantwoordelijkheden en taken die haar worden toevertrouwd krachtens dit protocol, mag de IPF de Belgische staat niet financieel verplichten.Elk financieel engagement of elke uitgave buiten de begroting toegekend door de IPF conform paragraaf 2, moet het voorwerp uitmaken van een voorafgaand akkoord van de directeur van het Poolsecretariaat. 5. Voor zover deze normen op haar van toepassing is in de uitvoering van haar verantwoordelijkheden en taken die haar worden toevertrouwd krachtens dit protocol, handelt de IPF conform de budgettaire en boekhoudkundige normen, alsook de normen met betrekking tot overheidsopdrachten en tot de controle van uitgaven die van toepassing zijn op het Poolsecretariaat.6. Elk jaar en voorafgaand aan de evaluatie voorzien in artikel 7, § 1, legt de IPF een schriftelijk verslag voor aan het Poolsecretariaat met betrekking tot haar activiteiten en haar financiële operaties verbonden aan de verantwoordelijkheden en taken die haar worden toevertrouwd krachtens dit protocol.Tegelijkertijd wordt een kopie van dit rapport gericht aan de minister van Wetenschapsbeleid en de Voorzitter van het Directiecomité van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid ». 7. De toekenning aan activiteiten die het voorwerp uitmaken van een kostenplan bedoeld in paragraaf 2, door de IPF van andere middelen dan die bedoeld in paragrafen 2, 3 en 4, met name in de vorm van giften of uitkeringen, contant of in natura, in het kader van sponsoring of mecenaat, is onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van het Poolsecretariaat.In dat opzicht communiceert de IPF alle informatie met betrekking tot deze middelen, met inbegrip van het bedrag en de oorsprong ervan. Voor zover de toekenning wordt aanvaard aan de activiteiten die het voorwerp uitmaken van een kostenplan, kan het Poolsecretariaat rekening houden met deze middelen bij de opstelling van de begroting die overeenkomt met het auditplan. 8. Alle extra hulp met betrekking tot personeel, logistiek, infrastructuur of informatie voorgesteld om de uitvoering van dit mandaat te vereenvoudigen die ter beschikking kan worden gesteld door het Poolsecretariaat, met inbegrip van de hierin vertegenwoordigde ministers, moet worden berekend buiten de operationele begroting toegekend aan de IPF door dit protocol. Artikel 5 : Toegang en Gebruik 1. De toegang van de gebruikers en bezoekers van de Basis is onderworpen aan het voorafgaande akkoord van het Poolsecretariaat.Dit bepaalt, conform haar statuten in het Koninklijk Besluit, de modaliteiten en de procedures volgens dewelke : - wetenschappelijke activiteiten en het daarop betrekking hebbende programma worden gedefinieerd, vastgesteld en geïmplementeerd; - de gebruikers of bezoekers worden geaccrediteerd en/of geautoriseerd voor toegang en/of gebruik van de Basis. 2. Te zijner tijd voor de opstelling van het kostenplan bedoeld in artikel 4, § 2, stelt het Poolsecretariaat een kalender op met de geplande activiteiten tussen de begin- en einddata van het seizoen waarin de Basis open is, alsook de onderhouds- en instandhoudingsactiviteiten aangekondigd door de IPF.3. Het Poolsecretariaat centraliseert de autorisatie- en adviesaanvragen vereist bij wet of bij reglementering die van toepassing is in België ter fine van de activiteiten bedoeld in paragraaf 1.Het overhandigt deze aanvragen aan de bevoegde autoriteiten en biedt, indien nodig, administratieve ondersteuning aan de aanvragers. 4. De modaliteiten met betrekking tot de dekking van de risico's verbonden aan het gebruik van de Basis en, in het bijzonder, aan de verzekeringen die werden afgesloten door de gebruikers of de bezoekers ten voordele van de partijen ter preventie van de risico's en eventuele schade aan installaties, worden in onderling akkoord vastgelegd door de partijen.Het Poolsecretariaat waakt erover dat het gebruik van of het bezoek aan de Basis op een geschikte en volledige manier gedekt zijn door verzekeringspolissen of financiële garanties. 5. De IPF wordt op de hoogte gebracht door het Poolsecretariaat over de kalender bedoeld in paragraaf 2, de planning en de organisatie van de wetenschappelijke activiteiten die worden geleid in of vanuit de Basis.Zij neemt de nodige voorbereidingen om de goede uitvoering van de taken te verzekeren die haar ten deel vallen krachtens artikel 3, § 1, naar behoren rekening houdend met de planning van deze activiteiten en de behoeften geformuleerd door de gebruikers. 6. De Basis wordt gebruikt conform haar bestemming en haar conceptie, zoals omschreef in artikel 2, § 1, van de Overeenkomst. Artikel 6 : Intellectuele eigendom, Beeldrechten en Communicatie 1. Zonder afbreuk te doen aan de volgende paragrafen, beïnvloedt niets in dit protocol de intellectuele rechten met betrekking tot de Basis die zijn verworven door de IPF, in het bijzonder de auteurs-, morele en patrimoniale rechten.Deze rechten worden erkend door het Poolsecretariaat. 2. De eigendom van auteursrechten uit hoofde van de IPF zijn over de hele wereld geldig en voor de duur van de bescherming van het bewuste recht, en dit op de meeste volledige manier, met andere woorden jegens elke vorm en elke beheersmodus.3. Het wordt uitdrukkelijk overeengekomen tussen de partijen dat de IPF het Poolsecretariaat gratis een licentie geeft voor de rechten met betrekking tot de publicatie, in de ruimste zin van het woord gebruikt door de wet, van fotografische of cinematografische beelden van buiten of binnen het gebouw van de Basis.De huidige gebruikslicentie wordt afgesloten voor onbepaalde duur, is niet exclusief, niet overdraagbaar en enkel geldig in het kader van de missie van het Poolsecretariaat. 4. Voor zover de rechten die zij bezit op de technologie, de knowhow en de productie- en constructietechnieken van de Basis en haar uitrusting, alsook op de plannen, ontwerpen en modellen van de Basis, geeft de IPF de toegang ertoe aan het Poolsecretariaat om de voorbereiding en de goede uitvoering te garanderen van alle uitbreidings- of verbeteringswerken waartoe werd besloten conform artikel 3, § 6.5. Elke eventuele overdracht aan derden zal geen afbreuk doen aan de belangen van het Poolsecretariaat.In dat opzicht zal de IPF elke overdracht aan een derde met betrekking tot de Basis melden aan het Poolsecretariaat. Dit laatste zal beschikken over een maand om haar opmerkingen te melden. 6. De huidige overeenkomst beperkt of wijzigt geenszins het recht op het gebruik van het beeld van de Basis toegekend door de IPF voor de inwerkingtreding van dit protocol aan de sponsors en de partners van de Basis ter valorisatie van hun partnerschap, die hun rechten zal handhaven tot het einde van hun respectieve overeenkomsten afgesloten met de IPF (uiterlijk einde 2010).7. De partijen zullen overleg plegen over de acties, campagnes, bewustmakingsberichten en informatie aan het grote publiek met betrekking tot de Basis en tot de activiteiten die daartoe hebben geleid of daartoe zullen leiden.Zij zullen rekening houden met het reeds bestaande communicatiemateriaal (brochures, websites, enz.) en zullen die indien nodig en voor zover mogelijk aanpassen om rekening te houden met hun respectieve rollen en acties. 8. De valorisatie en communicatie met betrekking tot het wetenschappelijk onderzoek uitgevoerd in het kader van de Basis, met name de communicatie met betrekking tot de resultaten van dit onderzoek, is voorbehouden aan het Poolsecretariaat. 9. De eventuele bedragen die exclusief worden gegenereerd door royalties in het kader van het gebruik van het beeld van de Basis en ontvangen door de IPF als houder van de auteursrechten zullen geplafonneerd zijn op 50.000 euro (vijftig duizend euro) per kalenderjaar. Boven dit plafond zullen de partijen overleg plegen over de bestemming van de bedragen in kwestie. 10. De partijen brengen elkaar op de hoogte als zij weet krijgen van een inbreuk op de rechten van de andere partij of op hun gemeenschappelijke rechten door een derde.Zij zullen overleg plegen over de maatregelen die zij moeten nemen om hun rechten en gemeenschappelijke belangen te verdedigen. 11. Zonder afbreuk te doen aan de andere paragrafen van dit artikel, zal elke valorisatie die niet valt onder de paragrafen 1° en 8° worden gevoerd door het Poolsecretariaat. Artikel 7 : Evaluatie 1. De kalender bedoeld in artikel 5, § 2, voorziet in een evaluatie, door het Poolsecretariaat, van het geheel van het beheer, de operationele logistiek en de onderhouds- en instandhoudingsoperaties aan het einde van elk seizoen.Deze evaluatie is gebaseerd op de rapporten, commentaren en observaties overhandigd door de IPF over verschillende aspecten (zoals het beheer van de impact op het milieu of het beheer van human resources en financiën), alsook door de verschillende gebruikers van het Station tijdens het seizoen. Deze evaluatie heeft betrekking op de uitvoering, door de partijen, van hun respectieve verplichtingen en taken krachtens dit protocol, over de implementatie van de regels en procedures van toepassing op de toegang en het gebruik van de Basis en over de correcties of verbeteringen die er eventueel aan moeten worden toegebracht. 2. Het Poolsecretariaat en de IPF zullen een jaarlijks geconsolideerd rapport opstellen dat zal worden voorgelegd aan de internationale instanties.3. Naast de evaluatie voorzien in paragraaf 1, gaan de partijen aan het einde van elk kwartaal over tot een globale evaluatie van hun partnerschap, rekening houdend met bovengenoemde seizoensevaluaties en de resultaten van hun samenwerking.4. Het Poolsecretariaat kan een of meerdere experts aanduiden en ter plaatse sturen om de vooruitgang van de werken en de taken bedoeld in voorgaande paragrafen te controleren. Artikel 8 : Slotbepalingen 1. Dit protocol eindigt van rechtswege bij de intrekking, de annulering of de herroeping van het Koninklijk Besluit of bij de vernietiging van haar uitwerking tussen de partijen conform Artikel 159 van de Grondwet.2. Na afloop van de evaluatie uitgevoerd conform artikel 7, § 3, kan het Poolsecretariaat de herziening verkrijgen van dit protocol door middel van een onderling akkoord tussen de partijen om de bepalingen ervan in te trekken, te wijzigen of te vervolledigen.3. De IPF kan met een opzeg van een jaar dit Protocol beëindigen, zonder dat dit de rechten en verplichtingen ontstaan uit de implementatie ervan beïnvloedt.4. Er zal in geen geval een schadevergoeding verschuldigd zijn door de Belgische staat voor het gebruik van de Basis en haar uitrusting in het kader van dit protocol.5. Ingeval van de volledige of gedeeltelijke vernieling van de Basis en/of haar uitrusting door een natuurlijk feit of door overmacht, en voor zover deze volledige of gedeeltelijke vernieling geen gevolg is van een fout in het ontwerp, de constructie, het onderhoud of het beheer van de Basis, zal er geen schadeloosstelling verschuldigd zijn door een partij aan de andere.De partijen zullen overleg plegen over de maatregelen om dit verlies op te vangen en, in voorkomend geval, hun partnerschap verder te zetten. 6. Ingeval van een geschil tussen hen inzake de bepalingen van dit protocol, de interpretatie of de implementatie ervan, zullen de partijen alles in het werk stellen om tot een minnelijke schikking te komen, met name via nauw overleg op het geschikte beslissingsniveau.7. In de mate toegestaan bij wet zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd voor elk geding met betrekking tot dit protocol.8. Voor zover toegestaan door internationaal recht, is het Belgisch recht van toepassing op dit protocol.9. Niets in dit protocol, noch in wetten van de Belgische staat met het oog op de implementatie ervan, zal kunnen worden geïnterpreteerd als strijdig met de internationale verdragen die werden ondertekend door België, in het bijzonder met betrekking tot het Verdrag van Antarctica, ondertekend te Washington, op 1 december 1959, en tot de andere verdragen met betrekking tot Antarctica, noch tot de bepalingen in de wet van 1 april 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/04/2007 pub. 15/05/2007 numac 2007011150 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekering tegen schade veroorzaakt door terrorisme sluiten houdende uitvoering van het Protocol inzake milieubescherming bij het Verdrag inzake Antarctica, van het Aanhangsel en de Bijlagen I, II, III en IV, gedaan te Madrid op 4 oktober 1991, en Bijlage V, gedaan te Bonn van 7 tot 18 oktober 1991.10. Dit protocol wordt ondertekend tussen de Partijen onder de opschortende clausule van de effectieve en onherroepelijke betaling op de bankrekeningen van de IPF van de hieronder vermelde bedragen binnen de vermelde termijnen : a) 2,5 miljoen euro voor de aanvulling van uitrusting en stock, voor 12 april 2010, b) 1,1 miljoen euro voor het voorschot van 65 % om de werkingskosten te dekken van BELARE 2009-2010, via onherroepelijke geloofsbrief die hoofdelijk en solidair werd aanvaard en ondertekend op 30 maart 2010 door de POD Wetenschapsbeleid en het Poolsecretariaat, c) de kosten die overeenkomen met de prestaties van de IPF verbonden aan de logistieke ondersteuning van expeditie JARE51 in het kader van het wetenschappelijke programma SAMBA, door de POD Wetenschapsbeleid, voor 12 april 2010, d) een financieringstool die de IPF toelaat de betaling te regelen van 1,5 miljoen euro verbonden aan de satellietbasis die dit seizoen werd geïnstalleerd, voor 30 april 2010. Dit protocol werd opgesteld te Brussel, op 30 maart 2010 in zoveel exemplaren als er partijen zijn. Elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen van de vertaling in het Nederlands van dit protocol.

Voor het Poolsecretariaat, De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE Voor de Internationale Poolstichting, De voorzitter van de Raad van Bestuur, A. HUBERT

BIJLAGE Lijst van goederen die het voorwerp uitmaken van de donatie, conform artikel 2 van dit protocol, van 1 september 2009 1. Onderstaande beschrijving is gebaseerd op het geheel van documenten en facturen dat werd overhandigd aan de Belgische overheid in het kader van de financiële audit uitgevoerd door het Kabinet Mazars en waarvan het verslag dateert van 11 september 2009. Deze documenten dienen als referentie voor de gedetailleerde beschrijving van de elementen van het station Prinses Elisabeth, zijn uitrusting en alle externe uitrusting die het toelieten de operationele logistiek te verzekeren op 1 september 2009. 2. HOOFDGEBOUW a.Het gebouw zelf bestaat uit vooraf gemonteerde modules, geplaatst rond een houten structuur met een stalen steunstructuur die verankerd is in de rotsen. Totale oppervlakte 440 m2 b. Toren - Voorziening met uitsparingen voor elektronische kolommen 19'', informatieservers, controles satellietantenne - Reservoirs gebruikt water - Alarmsysteem en brandbeveiliging verdeeld over het hele gebouw c.Eerste verdieping i) Stockageruimte - Bergingszone zonder bijzondere uitrusting ii) Zone wetenschappelijke uitrusting iii) Vochtig laboratorium iv) Infirmerie v) Zone wasserij - 2 combinaties wasmachine en droogkast - 1 extra redundante hulpvoorziening vi) Toiletten - 3 toiletten met deuren - 1 urinoir - 1 gootsteen vii) Bureau hoofd van de basis - 2 geïntegreerde bureaus in hout - 2 bureaustoelen - Geïntegreerde bergingen viii) Algemene bureaus - 8 geïntegreerde bureaus in hout - 8 bureaustoelen - Geïntegreerde bergingen ix) Nachtzone - 5 kamers met beden, volledig beddengoed (springbox, matras, dons, kopkussen en hoezen) - Geïntegreerde bergingskasten - 1 kamer met 1 dubbel bed, 1 kamer met 2 eenpersoonsbedden, 3 kamers met 4 bedden (2x2 stapelbedden) x) Badkamers - Ensemble met douches, wastafels en individuele lockers - 3 douchecabines met deuren, 3 gootstenen - Badhanddoeken xi) Keuken - Volledig ingerichte keuken - Kookelementen (6 inductiekookplaten, dubbele oven, 8 microgolfovens, 3 afzuigkappen) - Schoonmaakelementen (3 afwasmachines, inox gootsteen) - Werkelementen (volledige batterij kookpotten, kookketels, pannen, snijtoestelY) - Servies (borden, schotels, glazen, bestek) - Schoonmaakelementen (3 sledestofzuigers, 3 kruimeldieven, vaatdoeken) - Bewaarzone (2 koelkasten 1 deur) xii) Woonzaal - 10 Tafels - 46 Stoelen xiii) Ontspanningszone - 2 Fauteuils, 2 canapés, 4 stoelen en 10 barkrukken - Combinatie video met plasmascherm, DVD-speler en geluidsinstallatie xiv) Technisch hart - Electriciteitskasten en energiecontrole - Elektronica op het vlak van het vermogen - Besturingsinterface - Systeem voor de behandeling van water - Systeem voor de opslag van energie en batterijen (4 x 48 elementen) - Brand- en explosiebestendige deur d.Technisch hart niveau +1 - 2 systemen voor algemene ventilatie - 1 systeem voor de ventilatie van de technische zone - 1 systeem voor het beheer van zonnewarmte - 1 systeem voor het beheer en de opslag van water e. Dak - Wetenschappelijke uitrusting - Antennes - Thermische zonnepanelen - Fotovoltaïsche zonnepanelen 3.TECHNISCH GEBOUW a. Het gebouw zelf bestaat uit een houten structuur, totale oppervlakte 1 000 m2 b.Zone "Generatoren" - 2 containers met elk een brandstofgenerator, een brandstoftank en een ventilatiesysteem c. Zone "Garages" - 1 uitgerust atelier voor schrijnwerk - 1 uitgerust atelier voor metaalwerk - 1 uitgerust atelier voor algemene mechaniek - 1 opslagzone metalen - 4 Prinoth tractoren en wisselstukken - 1 kraan op tractor - 14 opleggers - 2 systemen voor de lading van containers op opleggers - 7 skidoos - 1 compressor met accessoires - 1 kraan met rolbedding d.Zone "Geklimatiseerde opslag" - Opslag van wisselstukken en electronica - Opslag chemische producten e. Zone "Inkom" f.Zone "Stockage" - Opslag droge voedingsproducten - opslagelementen g. Zone "Koeling" - 1 koelkast 1 deur - Koude voedingsproducten h.Zone "Diepvries" - Diepvriescontainer "reefer" - 3 verticale diepvriezers - 3 diepvrieskoffers - Diepgevroren voedingsproducten i. Zone "Opslag 1" - Persoonsuitrusting - Kleding, laarzen, accessoires - Trainings-/Vormingsuitrusting j.Zone "Opslag 2" - Opslag houten producten - Opslag isolatiemateriaal k. Interne Zone "Snow Melter" - Thermisch systeem - Drinkwaterreservoir l.Externe Zone "Snow Melter" - IJs-/Sneeuwreservoir - Snow melter m. Zone "Kamers" - 8 kamers - 20 ensembles van 2 stapelbedden - Geïntegreerde berging 4.EXTERIEUR en WETENSCHAPPELIJKE BIJGEBOUWEN - 10 containers 20' - 2 "wetenschappelijke" containers - 2 containers 10' - 3 containers buiten Antarctica (België en Zuid Afrika) - Wetenschappelijke bijgebouwen Noord en Zuid en hun uitrusting - 8 windmolens 6kW en hun elektronisch vermogen - 402 fotovoltaïsche zonnepanelen 135W en hun steunen - Kabelgoten en kabelverbindingen