20 MEI 2009. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de regels voor het beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer "Poolsecretariaat"

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het besluit dat ter ondertekening aan Uwe Majesteit wordt voorgelegd, voorziet in de uitvoering van de artikelen 61 tot 63 van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (1).

Artikel 61 bepaalt inderdaad dat er binnen de federale Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid een Staatsdienst wordt opgericht met afzonderlijk beheer. Zo luidt dit artikel waarover werd overlegd tijdens de Ministerraad.

De regels voor het beheer van de Staatsdienst die zijn neergelegd in dit besluit, zijn te vergelijken met de regels die eerder werden bepaald voor andere Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, zoals het BELNET netwerk. Daarnaast komen deze regels ook tegemoet aan het engagement waartoe de overheid zich heeft verbonden krachtens de overeenkomst afgesloten met de Poolstichting op 15 juni 2007 en de bijakte afgesloten met de Poolstichting op 22 december 2008, conform de beslissing van de Ministerraad. Deze overeenkomst werd afgesloten in het kader van de overdracht van de basis door het IPF aan de overheid. De publicatie van dit besluit is een voorafgaande, dringende en onmisbare vereiste om verder werk te kunnen maken van de overdracht van de basis aan de overheid.

De Ministerraad heeft in zijn beslissing van 21 november 2008 tevens verduidelijkt dat « na advies van de Raad van State, dat zal worden gevraagd bij toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, i°, van de gecoordineerde wetten op de Raad van State het voorstel ter ondertekening kan worden aangeboden aan het Staatshoofd ».

Het advies van de Raad van State werd, overeenkomstig deze beslissing gevraagd en overgemaakt op 29 december 2008. Het advies werd verkregen op 15 januari 2009.

Het advies van de Raad van State stelt dat de voorgestelde beheersregels eerder gericht zijn op de oprichting van een gedecentraliseerde dienst terwijl de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen enkel beoogt dat het beheer van deze dienst, overeenkomstig artikel 140 van de gecoördineerde wetten op de Rijkscomptabiliteit, zou losstaan van de diensten van het algemeen bestuur van de Staat.

De Raad van State stelt immers vast dat het voorstel erop gericht is het beheer van het poolsecretariaat toe te vertrouwen aan de beheersorganen, namelijk de beleidsraad en de directeur, en dat daarenboven de Minister in hoofdzaak enkel zou beschikken over een controlemacht.

In antwoord op dit advies kan worden meegedeeld dat de regels voor het beheer van de Dienst « Poolsecretariaat » te vergelijken zijn met die van de Staatsdienst voor afzonderlijk beheer BELNET, zoals opgenomen in het KB van 1 februari 2000 tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van het Belgisch telematica-onderzoek als Staatsdienst met afzonderlijk beheer. Deze dienst werd opgericht op grond van wettelijke bepalingen vergelijkbaar met die van de wet houdende diverse bepalingen van 24 juli 2008. Er moet daarenboven worden aan toegevoegd dat deze regels het engagement waartoe de overheid zich heeft verbonden in het kader van bovengenoemde overeenkomst met het IPF, ten uitvoer leggen. Deze overeenkomst wordt dan ook vermeld In het kadervan de goedkeuring van de wet.

Het advies gebruikt de voorwaardelijke wijs wanneer het aangeeft dat hieruit kan worden afgeleid dat de voorziene machtigingen en bepalingen de macht van de Minister zouden kunnen beperken tot een controlemacht en dat de dienst hierdoor zou kunnen ontsnappen aan de hiërarchische controle van de Minister. In werklelijkheid voorziet het ontwerp van koninklijk besluit, voor wat betreft het beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer « Poolssecretariaat », enkel in een reeks machtigingen aan de beleidsraad, aan de directeur van het Secretariaat en aan de Voorzitter van de POD. Hierbij wordt de macht van de Minister op geen enkele wijze beperkt tot een controlemacht.

Uiteraard oefent de Minister nog steeds de hiërarchische controle uit over de dienst en het beheer ervan. Omwille, van deze redenen werd het ontwerp van koninklijk besluit, ingevolge het advies van de Raad van State, niet fundamenteel gewijzigd en wordt in onderhavig verslag hierop een antwoord gegeven (er werd enkel een bepaling ingevoegd die vermeldt dat het budget van de dienst is goedgekeurd krachtens de afkondiging van de wet op de algemene uitgavenbegroting).

Overeenkomstig de beslissing van de Ministerraad van 21 november 2008 wordt het ontwerp bijgevolg ter ondertekening aan Uwe Majesteit voorgelegd. De inwerkingtreding ervan is vastgelegd op 31 maart 2009.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars, De Minister van Financiën, D. REYNDERS De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE De Staatssecretaris voor Begroting M. WATHELET

20 MEI 2009. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de regels voor het beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer « Poolsecretariaat » ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, inzonderheid op artikel 140;

Gelet op de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I), inzonderheid op de artikelen 61 tot 63;

Gelet op het koninklijk besluit van 12 december 2002 houdende oprichting van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, inzonderheid op artikel 2, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 5 augustus 2006;

Overwegende dat de regering op initiatief van de Internationale Poolstichting (IPF) heeft besloten aan de oprichting van een nieuwe Belgische wetenschappelijke basis op de zuidpool, genoemd « Princess Elisabeth » deel te nemen;

Overwegende de partnerschapsovereenkomst gesloten tussen de federale Staat en de Internationale Poolstichting (IPF), stichting van openbaar nut, ondertekend op 15 juni 2007;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 17 november 2008;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Staatssecretaris voor Begroting, gegeven op 19 november 2008;

Gelet op het advies nr. 45.587/4 van de Raad van State gegeven op 29 december 2008, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid, gemotiveerd door het feit dat het poolsecretariaat operationeel worden moet als Staatsdienst met afzonderlijk beheer uiterlijk voor de opening van de basis gepland in maart 2009 en dat dit inhoudt dat deze dienst ten laatste op die datum over de financiële en organieke beheersregels en over het nodige personeel en de nodige middelen moet beschikken;

Op de voordracht van Onze Minister van Wetenschapsbeleid en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : Hoofdstuk 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.In de zin van dit besluit dient te worden verstaan onder : -« Minister », de Minister bevoegd voor het federale Wetenschapsbeleid; - « Poolsecretariaat », het Poolsecretariaat als Staatsdienst met afzonderlijk beheer - « Basis », de poolbasis « Princess Elisabeth » opgericht op het Zuidpoolvasteland. - « Stichting », de « International Polar Foundation » (IPF); - « POD Wetenschapsbeleid », de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid; - « Voorzitter », de voorzitter van de beleidsraad van het Poolsecretariaat; - « Directeur », de directeur van het Poolsecretariaat;

Art. 2.De « POD Wetenschapsbeleid » waarborg de onderbrenging van het Poolsecretariaat en stelt ter beschikking gratis de infrastructuur nodig voor zijn werking. De locatie van het Poolsecretariaat wordt door de Minister vastgesteld.

Art. 3.De beheerorganen van het Poolsecretariaat zijn de beleidsraad en de directeur HOOFDSTUK 2. - Opdrachten van het Poolsecretariaat

Art. 4.Het Poolsecretariaat staat in voor het financiële, administratieve en materiële beheer van de Basis. Het zorgt ervoor dat potentiële partners van de activiteiten van de basis kunnen worden betrokken bij de doelstellingen ervan zoals de uitvoering, de promotie van de wetenschappelijke activiteiten van de basis en de verspreiding van de wetenschappelijke kennis betreffende het Zuidpoolonderzoek en de klimaatsveranderingen.

In dat kader is het met name belast met : - het onderhoud en de instandhouding- in ruime zin, met inbegrip van de ermee verband houdende operationele logistiek - van de Basis en zijn uitrusting die aan de Stichting zullen toevertrouwd worden, in het kader van een partnerschapsovereenkomst, die tussen het Poolsecretariaat en de Stichting moet worden gesloten; overeenkomstig de overeenkomst gesloten op 15 juni 2007 tussen de Staat en de Stichting; - de uitvoering en de promotie van de wetenschappelijke activiteiten van de Basis; - het wetenschappelijke programma van de Basis alsook de verspreiding van de wetenschappelijke kennis met betrekking tot het Zuidpoolonderzoek en de klimaatveranderingen; - het nemen van alle nuttige initiatieven om de activiteiten van de Basis en van het Secretariaat te vergemakkelijken, te ondersteunen en uit te bouwen, met name door middel van partnerschappen met derden; - het verzekeren van de naleving van de overeenkomst gesloten tussen de Staat en de Stichting. HOOFDSTUK III. - Beheerorganen van het Poolsecretariaat Afdeling 1. - De Beleidsraad

Onderafdeling 1. - Bevoegdheden

Art. 5.De beleidsraad is belast met : 1° het beleidsplan van de activiteiten van het Poolsecretariaat en van de Basis bedoeld in artikel 41 ter goedkeuring aan de Minister voor te leggen;2° het vastleggen voor 30 juni van ieder jaar van het jaarprogramma van de activiteiten van de Basis en van het Poolsecretariaat met naleving van het beleidsplan.Wat de activiteiten van de Basis betreft, wordt het programma vastgelegd door het Poolsecretariaat op basis van de wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten met name van de POD Wetenschapsbeleid. Die dienst deelt uiterlijk op 30 maart van ieder jaar aan de beleidsraad zijn lijst van activiteiten mee; na het Poolsecretariaat te hebben geraadpleegd over alle nuttige informatie inzake de gebruiksmogelijkheden van de Basis tijdens de betrokken periode; 3° het opstellen van de begroting voor het begin van het begrotingsjaar en, in voorkomend geval, het aanpassen ervan in de loop van het begrotingsjaar;4° het goedkeuren, samen met de initiële begroting, van het jaarlijks investeringsplan;5° het opstellen en het periodiek bestuderen van de boordtabel bedoeld in artikel 42;6° het opmaken en het goedkeuren van het jaarlijks activiteitenverslag;7° het afsluiten van de rekeningen van het afgelopen jaar;8° het vaststellen van de vergoedingen voor de dienstprestaties geleverd door het secretariaat en de Basis alsook voor het gebruik door derden van de Basis en van haar uitrusting.Geen enkele vergoeding zal kunnen worden geïnd voor de prestaties en diensten aan onderzoekers die in het kader van de programma's van het federale wetenschapsbeleid in dienst zijn genomen; 9° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de grenzen van de bepalingen van het artikel 50;10° het voorstellen aan de Minister van het recruteringsplan voor het statutair personeel binnen de grenzen van de banen toegekend aan het Poolsecretariaat in het organiek kader van de POD Wetenschapsbeleid;11° het voorstellen aan de Minister van de aanwerving van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de ingeschreven kredieten in de begroting van de POD Wetenschapsbeleid;12° het verrichten van de aanwervingen van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;13° het nauwgezet beheren van de middelen en het patrimonium van het Poolsecretariaat;14° het vaststellen, in het kader van de partnerschapsovereenkomst gesloten met de Stichting, van de behoeften voor wat betreft het onderhoud en de instandhouding - in ruime zin, met inbegrip van de ermee verband houdende operationele logistiek - van de Basis, het toezien op het rationeel gebruik ervan en het nemen van de maatregelen om de veiligheid van de personen en van de goederen te waarborgen;15° het organiseren van de algemene diensten van het Poolsecretariaat;16° het goedkeuren van de projecten met het oog op het verkrijgen van openbare en particuliere financieringen, of Europese en internationale financieringen voor de Basis;17° het beheren van de beeldrechten van de Basis in het kader van de overeenkomst die met de Stichting moet worden gesloten;18° het stellen van iedere willekeurige beheershandeling die niet tot het dagelijks beheer behoort. Onderafdeling 2. - Samenstelling

Art. 6.§ 1 De beleidsraad is samengesteld uit : 1° als vertegenwoordigers van de Staat : a) twee vertegenwoordigers aangewezen door de Minister die het Federale Wwetenschapsbeleid bij zijn bevoegdheden heeft;b) een vertegenwoordiger aangewezen door de Minister die de Buitenlandse Zaken bij zijn bevoegdheden heeft;c) een vertegenwoordiger aangewezen door de Minister die het Leefmilieu bij zijn bevoegdheden heeft;d) een vertegenwoordiger aangewezen door de Minister die de Landsverdediging bij zijn bevoegdheden heeft;e) een vertegenwoordiger aangewezen door de Eerste Minister.2° als vertegenwoordigers van de privésector : a) de Stichting;b) vijf vertegenwoordigers aangewezen door de Minister op voordracht van de Stichting. De leden van de beleidsraad worden aangewezen voor een mandaat van vijf jaar dat hernieuwbaar is.

De Stichting en de leden als bedoeld in 2°, b), die rechtspersonen zijn, wijzen hun vertegenwoordiger aan en delen de identiteit ervan mee aan de Minister.

Art. 7.Ieder lid van de beleidsraad dat ontslag neemt of dat niet meer in staat is zijn taak op zich te nemen, wordt onmiddellijk vervangen overeenkomstig dezelfde procedure zoals bedoeld in het artikel 6

Art. 8.De bij de POD Wetenschapsbeleid geaccrediteerde Inspecteur van Financiën, de voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid, de directeur van het Poolsecretariaat en de rekenplichtige van het Poolsecretariaat nemen deel aan de vergaderingen van de beleidsraad met raadgevende stem.

Art. 9.De functies van lid, voorzitter of vice-voorzitter van de beleidsraad worden vergoed via presentiegeld waarvan het bedrag door de Minister wordt vastgesteld.

Het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten is van toepassing op de leden van de beleidsraad, die daartoe gelijkgesteld worden met Rijksambtenaren behorende tot klasse A4.

Art. 10.De beleidsraad kan iedere persoon uitnodigen om aan zijn werkzaamheden deel te nemen wegens zijn ervaring op het gebied van de behandelde materie(s). In dat geval heeft deze persoon een raadgevende stem.

Onderafdeling 3. - Werking

Art. 11.De voorzitter en de vice-voorzitter van de beleidsraad worden gekozen door de Minister in elk van beide lidcategorieën, bedoeld in artikel 6. Ze worden aangewezen voor een mandaat van vijf jaar.

De secretaris van de beleidsraad wordt door hem gekozen onder de leden van het personeel van het Poolsecretariaat en hij (zij) staat ter beschikking van de voorzitter van de beleidsraad voor de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 12.De voorzitter van de beleidsraad leidt de besprekingen ervan of, bij diens afwezigheid, de vice-voorzitter.

De voorzitter, de vice-voorzitter van de beleidsraad en de directeur bereiden in overleg de vergaderingen van de beleidsraad voor.

In afwachting van de aanwijzing van de directeur van het Poolsecretariaat neemt de voorzitter de opdrachten op zich bedoeld in artikelen 19 en 20.

Art. 13.De beleidsraad vergadert minstens zesmaal per jaar.

De voorzitter roept schriftelijk of via e-mail minstens vijf werkdagen vooraf de leden van de Beleidsraad samen en dit ambtshalve of op gemotiveerd verzoek van de directeur van het Poolsecretariaat of van een derde van de leden van de raad die stemgerechtigd zijn.

De oproep vermeldt nauwkeurig de agenda, die in het bijzonder ieder punt moet bevatten, voorgesteld door een lid en dat de voorzitter van de beleidsraad minstens tien werkdagen vóór de vergadering moet hebben bereikt. De oproep bevat eveneens de documenten met betrekking tot de punten die op de agenda staan. Wanneer de zaak spoed vereist, kan de overbrenging van de uitnodiging uiterlijk de dag voor de vergadering gebeuren.

Art. 14.De beleidsraad kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden, die stemgerechtigd zijn, aanwezig of vertegenwoordigd is. Elke lid kan maximaal over één volmacht beschikken voor een ander lid.

Indien het quorum als bedoeld in het eerste lid niet bereikt wordt, beraadslaagt de beleidsraad onder voorbehoud van formele goedkeuring van zijn beslissingen tijdens de volgende vergadering. Voor deze goedkeuring is het quorum niet vereist, voor zover de tijdens de vorige vergadering genomen beslissingen expliciet op de agenda geplaatst zijn van de nieuwe vergadering.

Art. 15.De beslissingen van de beleidsraad worden bij meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen, wordt het ter stemming voorgelegde voorstel verworpen.

Art. 16.In spoedgevallen of bij met redenen omklede noodzaak, kunnen de leden van de beleidsraad schriftelijk worden geraadpleegd tussen twee vergaderingen.

De modaliteiten van deze raadpleging worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement bedoeld in artikel 18. Deze modaliteiten geven minstens de communicatiemedia aan waarop een beroep kan worden gedaan om de leden te raadplegen, de inhoud van de schriftelijke raadpleging, de kanalen waarlangs de leden hun stem kunnen laten horen in verband met het voorgelegde voorstel en de termijn waarin die moet worden uitgebracht.

De schriftelijke procedure kan nooit betrekking hebben op dossiers met betrekking tot de punten 1° tot 4°, 7°, 10° en 11° van de bevoegdheden van de beleidsraad als bedoeld in artikel 5. De beraadslaging van de beleidsraad is slechts geldig indien de meerderheid van zijn leden haar stem in de vereiste vormen en termijnen heeft laten kennen.

De beslissingen worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen, wordt het ter stemming voorgelegde voorstel verworpen.

Iedere beslissing genomen conform de procedure als bedoeld in het eerste lid, zal het voorwerp moeten uitmaken van een formele goedkeuring tijdens de eerstvolgende vergadering van de beleidsraad.

Art. 17.De beraadslagingen en de beslissingen van de beleidsraad worden opgetekend in een ontwerp van notulen opgesteld in het Nederlands en in het Frans.

Het ontwerp wordt binnen vijf werkdagen na de vergadering aan de voorzitter en aan de leden van de beleidsraad gestuurd. Deze laatste beschikken over tien werkdagen om hun opmerkingen aan de voorzitter van de beleidsraad schriftelijk kenbaar te maken.

Indien er na het verstrijken van deze termijn geen opmerkingen zijn, wordt het ontwerp van notulen beschouwd als goedgekeurd en door de voorzitter van de beleidsraad, de vice-voorzitter, en de secretaris ondertekend.

Indien een lid van de beleidsraad binnen de gestelde termijn een opmerking heeft geformuleerd, wordt het ontwerp van notulen samen met deze opmerking aan de eerstvolgende vergadering van de beleidsraad voorgelegd, die zich over de goedkeuring ervan uitspreekt.

Een kopie van de goedgekeurde notulen wordt naar de leden van de beleidsraad gezonden alsook naar de Federale Minister van Wetenschapsbeleid en naar de voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid.

De goedgekeurde notulen worden ingeschreven in een speciaal register.

Kopieën of uittreksels die aan een of andere instantie moeten worden voorgelegd, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Art. 18.De beleidsraad legt zijn huishoudelijk reglement vast. Afdeling 2. - De directeur

Onderafdeling 1. - Bevoegdheden

Art. 19.De directeur van het Poolsecretariaat is belast met : 1° het zorgen voor de coördinatie van alle activiteiten van het Poolsecretariaat en het nauwgezet beheren van de middelen van het Poolsecretariaat;2° het uitvoeren van de beslissingen van de beleidsraad;3° het uitvoeren, in overleg met de voorzitter, van het beleidsplan en van het activiteitenprogramma vastgelegd door de beleidsraad en het uitbrengen van een verslag bij de beleidsraad over de voortgang ervan tijdens elke vergadering van de beleidsraad;4° het opstellen van een jaarverslag van de activiteiten van het Poolsecretariaat en de Basis dat hij voorlegt aan de beleidsraad tijdens zijn eerste vergadering in het jaar dat volgt op het betrokken verslag;5° het vaststellen van de rechten ten bate van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer; 6° het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover het bedrag van deze uitgave, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan 50.000 EUR; 7° het verlenen van machtiging tot het aangaan van iedere andere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover die vooraf toegestaan werd, naargelang het geval door de Minister of de beleidsraad;8° het uitvoeren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de grenzen van de bepalingen van artikel 51; 9° het tekenen van ieder contract of overeenkomst die de uitvoering mogelijk maken van de dagelijkse beheersdaden waarvan de vastleggingswaarde, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan 50.000 EUR; 10° het tekenen van ieder ander contract met betrekking tot de diensten verleend door het Poolsecretariaat aan derden in het kader van zijn opdrachten en die inkomsten opleveren. De handelingen gesteld door de directeur in het kader van het dagelijks beheer worden ter kennis gebracht van de beleidsraad tijdens zijn eerstvolgende vergadering.

In afwijking van punt 6°, is de directeur gemachtigd, ongeacht het bedrag, de dagelijkse uitgaven te doen betreffende de correspondentie, het gebruik van telecommunicatiemiddelen, de energie, het waterverbruik, het materieel en de producten voor dagelijks gebruik en voor de schoonmaak van de lokalen van het Poolsecretariaat en de Basis, en dit binnen de grenzen van de daartoe in de begroting ingeschreven kredieten.

Art. 20.De directeur van het Poolsecretariaat is eveneens bevoegd voor het dagelijks beheer.

Onderafdeling 2. - Aanwijzing

Art. 21.De directeur wordt in dienst genomen door de Minister aangewezen in overeenstemming met de bepalingen van het koninklijk besluit van 25 april 2005 tot vaststelling van de voorwaarden voor de indienstneming bij arbeidsovereenkomst in de overheidsdiensten en het koninklijk besluit van 11 februari 1991 tot vaststelling van de individuele geldelijke rechten van de personen bij arbeidsovereenkomst in dienst genomen in de federale overheidsdiensten. Afdeling 3. - De rekenplichtige

Art. 22.De rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer wordt door de beleidsraad op voordracht van de directeur van het Poolsecretariaat en met instemming van de voorzitter en de vice-voorzitter.

Art. 23.De rekenplichtige is belast met : 1° het registreren van de vastgestelde rechten en het verrichten van de betalingen;2° het bewaren en behandelen van de gelden en waarden;3° het opstellen en bewaren van de bescheiden met betrekking tot de begrotingen en rekeningen, alsmede van ieder bewijsstuk;4° het bijhouden van de boekhouding en de inventaris van het patrimonium. Hij is verantwoording verschuldigd wegens het Rekenhof.

Art. 24.De rekenplichtige ontvangt een jaarlijkse forfaitaire vergoeding waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt. HOOFDSTUK 4. - Begroting

Art. 25.De Staatsdienst met afzonderlijk beheer maakt jaarlijks een begroting op die, zonder uitzondering, de ramingen omvat van al de inkomsten en uitgaven van de staatdienst.

Onder inkomsten dient met name te worden verstaan de aan het begin van het begrotingsjaar beschikbare financiële middelen, de dotatie aan de Staatsdienst met afzonderlijk beheer uit de begroting van het Poolsecretariaat, de eigen inkomsten van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, met inbegrip van de opbrengst van de realisatie en van de intresten van de financiële rekeningen en de opbrengst van de verhuur van lokalen en van de concessie van infrastructuur of van dienstverlening.

Onder uitgave dient te worden verstaan iedere som die de Staatsdienst met afzonderlijk beheer aan een derde moet betalen.

Art. 26.Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

In afwijking van het voorgaande lid zal het eerste begrotingsjaar op 1 april 2009 beginnen.

Art. 27.De voorstelling van de begroting, de classificaties ervan en de wijze van aanrekening van de inkomsten en de uitgaven worden vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Begroting.

Art. 28.De inkomsten omvatten het saldo van het voorgaande jaar, de dotatie van de staat en de eigen inkomsten.

Art. 29.De begroting wordt opgemaakt per activiteitenprogramma en per basisallocatie.

Art. 30.Een nieuwe herverdeling van kredieten onder bepaalde basisallocaties in de loop van een begrotingsjaar wordt toegestaan op de voorwaarden en de wijze bepaald door de Minister.

Art. 31.De aan het einde van een begrotingsjaar niet opgebruikte kredieten worden automatisch geschrapt.

Art. 32.Uiterlijk 30 juni stelt de beleidsraad een voorstel van begroting voor het volgende begrotingsjaar op. Het voorstel wordt opgemaakt uitgaande van een dotatie, berekend overeenkomstig de begrotingsinstructies voor het betrokken begrotingsjaar.

Het voorstel is vergezeld van een lijst met nieuwe initiatieven en behoeften voor het volgende begrotingsjaar waarvan de dekking, volgens de beleidsraad, een aanpassing vereist van de dotatie van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer. Die lijst wordt gemotiveerd en opgesteld volgens een prioriteitenvolgorde.

Art. 33.§ 1. Uiterlijk op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan het Poolsecretariaat het bedrag mee van de dotatie die zal worden ingeschreven in het ontwerp van algemene uitgavenbegroting van de Staat. § 2. De beleidsraad maakt uiterlijk vijftien dagen na deze mededeling de initiële begroting voor het betrokken begrotingsjaar op.

Art. 34.§ 1. Uiterlijk 31 maart stelt de beleidsraad een voorstel van aanpassing op voor het aan de gang zijnde begrotingsjaar op grond van een dotatie berekend overeenkomstig de begrotingsrichtlijnen.

Dit voorstel is vergezeld van de verantwoording van de erin vervatte aanpassingen. § 2. Uiterlijk op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan het Poolsecretariaat het bedrag mee van de aangepaste dotatie die zal worden ingeschreven in het ontwerp van aangepaste algemene uitgavenbegroting van de Staat. § 3. Uiterlijk vijftien dagen na deze mededeling, stelt de beleidsraad de aangepaste begroting van het aan de gang zijnde begrotingsjaar op. § 4. De begroting van het Poolsecretariaat is goedgekeurd zodra de wet betreffende de Algemene Uitgavenbegroting is afgekondigd. Als die goedkeuring niet is gebeurd voor de aanvang van het begrotingsjaar, mogen de uitgaven van dezelfde aard als die welke in de vorige begroting zijn toegestaan, uitgevoerd worden vanaf 1 januari.

Art. 35.Vooraleer de voorstellen van de initiële en aangepaste begrotingen van een begrotingsjaar op te maken, onderzoekt de beleidsraad de eventuele desbetreffende opmerkingen uitgebracht door de bij de POD Wetenschapsbeleid geaccrediteerde Inspecteur van Financiën. Hij motiveert iedere beslissing die indruist tegen een van die opmerkingen. HOOFDSTUK 5. - Rekeningen

Art. 36.Aan het einde van ieder begrotingsjaar, stelt de rekenplichtige van het Poolsecretariaat zijn beheersrekening.

Art. 37.Aan het einde van ieder begrotingsjaar, stelt de Staatsdienst met afzonderlijk beheer een uitvoeringsrekening van de begroting op, een sluitposttabel, een staat van de inventaris van het patrimonium voor de vaste activa en een staat van het actief en van het passief in de vorm vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Financiën.

Art. 38.§ 1. Uiterlijk 31 maart worden de budgettaire uitvoeringsrekeningen van het voorgaande jaar voorgelegd aan de beleidsraad, die ze vastlegt en meedeelt aan de Voorzitter. De Voorzitter stuurt ze samen met zijn eventuele opmerkingen aan de Minister. § 2. Uiterlijk 31 mei keurt de Minister deze rekeningen goed en stuurt ze door aan de Minister van Financiën om ze naar het Rekenhof te verzenden.

Art. 39.De bewijsstukken met betrekking tot de rekeningen worden door de rekenplichtige in het Poolsecretariaat zelf bewaard.

Art. 40.Bij verandering van rekenplichtige, om welke reden ook, stelt de rekenplichtige die weggaat zijn beheerrekening op als bedoeld in artikel 36. HOOFDSTUK 6. - Beheer

Art. 41.Het Poolsecretariaat maakt een vijfjaarlijks beleidsplan van de activiteiten van het Poolsecretariaat en van de Basis.

Het beleidsplan beschrijft de wijze waarop de Staatsdienst met afzonderlijk beheer zich ertoe verbindt de opdrachten van het Poolsecretariaat uit te voeren onder vorm van doelstellingen, vastgesteld ten opzichte van de opdrachten vastgelegd door onderhavig besluit, ten opzichte van de noodzaken van het beheer van het Basis en ten opzichte van de onderzoeksperspectieven bepaald op basis van de voorstellen van de POD Wetenschapsbeleid in het bijzonder.

De Minister en het Poolsecretariaat kunnen het beleidsplan in onderlinge overeenstemming op elk ogenblik herzien.

Art. 42.Het Poolsecretariaat maakt een boordtabel op dat het mogelijk maakt de evolutie van het beheer van het Poolsecretariaat en van de Basis te volgen en te beoordelen.

Het overzicht bevat een reeks indicatoren over de realisaties van het Poolsecretariaat en de Basis (fysische en statistische gegevens), over het administratieve en financiële beheer daarvan (budgettaire, boekhoudkundige gegevens en personeelsgegevens) en over de resultaten van de activiteiten van het Poolsecretariaat en de Basis (realisatiegraad van de bepaalde doelstellingen in het beleidsplan).

De samenstelling van de boordtabel wordt door de beleidsraad bepaald op basis van een minimummodel vastgelegd door de Minister.

De boordtabel wordt op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van elk begrotingsjaar geüpdatet. Het geüpgedate boordtabel wordt binnen de tien werkdagen naar de beleidsraad gestuurd, die het bij zijn eerstvolgende vergadering zal bestuderen.

Art. 43.Als het in artikel 42 bedoelde boordtabel drie keer na elkaar een voortdurende wanverhouding toont tussen de bereikte doelstellingen door het Poolsecretariaat en die vastgelegd in het beleidsplan bedoeld in artikel 41, terwijl de bronmiddelen die daarvoor waren bestemd, ter beschikking van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer werden gesteld, wordt het uitvoeren van het beleidsplan door de beslissing van de minister opgeschort. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.

In de gevallen bedoeld in de voorgaande leden wordt een overleg tussen de Minister en de beleidsraad of zijn vertegenwoordigers georganiseerd binnen de veertien werkdagen na de beslissing in kwestie. Ze mondt uit hetzij in de bevestiging van, hetzij in de aanpassing van het beleidsplan volgens dezelfde modaliteiten als de modaliteiten bepaald in artikel 41.

Art. 44.De beleidsraad kan aan de directeur van het Poolsecretariaat vragen hem alle beheersinstrumenten te verschaffen die hem nuttig lijken voor zijn opdracht.

Art. 45.Tijdens iedere vergadering van de beleidsraad verstrekt de directeur van het Poolsecretariaat, naast het verslag als bedoeld in artikel 19, 3°, de volgende documenten : - de lijst van de gesloten of in uitvoering zijnde projecten met derden; - de inventaris van de contracten en overeenkomsten van allerlei aard aangegaan of gesloten door de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.

Art. 46.§ 1. De aanvaarding van schenkingen en legaten van elke aard wordt beslist door : 1° de directeur van het Poolsecretariaat wanneer de waarde van de schenking of het legaat niet hoger is dan 50.000 EUR, heffingen niet meegerekend; 2° de beleidsraad wanneer de waarde ervan meer bedraagt dan 50.000 EUR en minder dan 250.000 EUR, heffingen niet meegerekend; 3° de Minister wanneer de waarde ervan meer bedraagt dan 250.000 EUR, heffingen niet meegerekend.

De beslissingen met betrekking tot de schenkingen en legaten van elke aard die een aanvaarding van lasten met zich brengen, vereisen een voorafgaand advies van de Federale Overheidsdienst Justitie. Dit advies moet uitgebracht worden binnen de twee maanden van kennisgeving van de aanvraag; eens deze termijn verstreken, wordt het advies gunstig geacht.

Art. 47.De jaarlijkse dotatie wordt vereffend in twee delen : 65 % voor het einde van het eerste trimester van het begrotingsjaar en 35 % na goedkeuring van de rekeningen van het voorgaande jaar.

Art. 48.De uitgaven worden betaald zonder voorafgaande tussenkomst van het Rekenhof.

Art. 49.§ 1. De Staatsdienst met afzonderlijk beheer legt een reservefonds aan, waarvan de hoogte minstens gelijk is aan een percentage van het gemiddelde van de bestaansuitgaven van de drie voorafgaande jaren De Minister legt, met instemming van de Minister van Begroting, dit percentage vast. § 2. De middelen van het reservefonds, die de krachtens § 1 vastgelegde minimale hoogte overschrijden, kunnen, op ieder ogenblik, bestemd worden voor het dekken van een specifieke uitgave door een met redenen omklede beslissing van de beleidsraad. § 3. Om een onvoorzien negatief saldo aan te zuiveren dat bestaat aan het einde van een begrotingsjaar of een saldo, dat het gevolg van het beheer van een bijzondere activiteit is of om aan een dwingende uitgave het hoofd te bieden, stelt de beleidsraad aan de Minister van het Wetenschapsbeleid voor de middelen van dit deel van het reservefonds geheel of gedeeltelijk aan te wenden, mits tegelijkertijd een tijdschema wordt voorgelegd om het fonds opnieuw op zijn minimumhoogte te brengen.

Bij gebrek aan antwoord van de Minister van het Wetenschapsbeleid binnen tien werkdagen na doorsturen van het dossier, wordt zijn beslissing gunstig geacht. HOOFDSTUK 7. - Overheidsopdrachten

Art. 50.Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de Minister en binnen de grenzenblijft van de kredieten die daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven zijn, is de beleidsraad van het Poolsecretariaat gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder de belasting op de toegevoegde waarde, minder bedraagd dan : - 250.000 EUR als de opdracht het voorwerp uitmaakt van een openbare aanbesteding of een algemene offerteaanvraag; - 125.000 EUR als de opdracht het voorwerp uitmaakt van een beperkte openbare aanbesteding of van een beperkte offerteaanvraag; - 62.000 EUR als de opdracht het voorwerp uitmaakt van een onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2 en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Art. 51.Na gunning van de opdracht, is de directeur van het Poolsecretariaat ermee belast voor de uitvoering ervan te zorgen.

Hij brengt in het verslag als bedoeld in artikel 19, 3°, de beleidsraad in elk geval op de hoogte van de goede uitvoering en de beëindiging van iedere opdracht. HOOFDSTUK 8. - Controle

Art. 52.De Minister organiseert de controle op de schrifturen en de stukken betreffende de boekhoudkundinge verrichtingen.

Art. 53.De Minister van Wetenschapsbeleid ontvangt de agenda's en de goedgekeurde notulen van de beleidsraad alsmede het beheerverslag als bedoeld in artikel 45.

Hij heeft het recht, op zijn verzoek, inzage te krijgen in ieder dossier dat voorgelegd wordt aan de beleidsraad of aan de directeur van het Poolsecretariaat.

De Minister maakt aan de beheersorganen iedere opmerking die hij noodzakelijk acht. De Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid waakt erover dat ze geen enkele beslissing nemen die strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, die de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in gevaar kan brengen of die het algemeen belang schaadt.

Indien hij meent dat een dergelijke beslissing toch genomen is, stelt de voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid ertegen beroep in bij de minister binnen een termijn van vijf werkdagen nadat deze beslissing hem schriftelijk ter kennis gebracht is. Dat beroep wordt met redenen omkleed en ter kennis gebracht van het betrokken beheersorgaan.

De uitvoering van de betwiste beslissing wordt door het beroep opgeschort.

Binnen tien werkdagen na het beroep deelt de Minister, indien hiertoe aanleiding bestaat, de Voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid mee dat hij de betwiste beslissing vernietigt aangezien die strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, ze de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in gevaar brengt of het algemeen belang schaadt. Deze mededeling wordt met redenen omkleed. Zodra de vernietigingsbeslissing van de Minister hem ter kennis is gebracht, deelt de voorzitter van de POD Wetenschapsbeleid ze mee aan het betrokken beheersorgaan.

Indien bij het verstrijken van die termijn van tien werkdagen na het beroep de Minister geen gebruik gemaakt heeft van de in het vorige lid bepaalde prerogatieven, wordt de betwiste beslissing geacht conform te zijn en kan ze uitwerking hebben.

Art. 54.De bij de Dienst geaccrediteerde Inspecteur van Financiën oefent zijn prerogatieven uit in het kader van de administratieve en begrotingscontrole.

Art. 55.Het Rekenhof controleert de rekeningen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.

Het kan deze controle ter plaatse uitoefenen en mag zich, te allen tijde, de bewijsstukken, overzichten, staten, inlichtingen of toelichtingen doen verstrekken betreffende de inkomsten, de uitgaven en het patrimonium. HOOFDSTUK 9. - Algemene wijzigings- en slotbepalingen

Art. 56.Iedere situatie waarin niet wordt voorzien wordt geregeld onder verwijzing naar de bepalingen met betrekking tot de Rijkscomptabiliteit.

Art. 57.Artikel 2, tweede lid, van het koninklijk besluit van 12 december 2002 houdende oprichting van de Programmatorische federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 5 augustus 2006, wordt aangevuld met de bepalingen onder punt 11°, luidende : « 11° het beheer van de dienst « Poolsecretariaat » voor het financiële en materiële beheer van de wetenschappelijke basis « Princess Elizabeth » opgericht op het Zuidpoolvasteland. »

Art. 58.Op 31 maart 2009 treden in werking : 1° de artikelen 61 tot 63 van de wet van 24 juli 2008 houdende diverse bepalingen (I);2° dit besluit.

Art. 59.Onze Minister van Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 20 mei 2009.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Financïen, D. REYNDERS De Minister van Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE De Staatssecretaris voor Begroting, M. WATHELET