FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

Ministeriële omzendbrief betreffende de oprichting van een opdrachtencentrale binnen de FOD Justitie Geachte Voorzitter van het directiecomité van de FOD Justitie, Deze omzendbrief heeft als doel de diensten van de Voorzitter van de FOD Justitie, het directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden (DG WL), het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie (DGROJ), het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (EPI), de stafdienst Personeel en Organisatie (P&O), de stafdienst ICT, de Veiligheid van de Staat, het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie (NICC), de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en occasionele redders, de Kansspelcommissie, het Informatie- en adviescentrum inzake schadelijke sektarische organisaties (IACSSO), de Nationale Commissie voor de Rechten van het Kind (NCRK), de Centrale Dienst van de Regie voor Gevangenisarbeid (CDRGA), het Instituut voor gerechtelijke opleiding (IGO), het Centraal Orgaan voor Inbeslagneming en Verbeurdverklaring (COIV), het Belgisch Staatsblad (BS), de federale en programmatorische overheidsdiensten hierna « Affiliated Authority » of « AA » genoemd, te informeren over de inschakeling van de opdrachtencentrale « Public Procurement Expertise Center », hierna « PPEC » of « Opdrachtencentrale » genoemd, en die is opgericht op 11 maart 2015 bij beslissing van het directiecomité van de FOD Justitie.

Overwegende dat de gezamenlijke totstandbrenging van overheidsopdrachten kan leiden tot een schaalvoordeel en evenzeer tot een besparing op middelen, doordat dubbel gebruik van personeel, van capaciteiten en van budgettaire en materiële middelen wordt voorkomen.

Overwegende dat om die reden een samenwerking voorbij de FOD Justitie aangewezen is bij de totstandbrenging van overheidsopdrachten.

Overwegende dat het voor bepaalde aankopen interessanter is om uit te stijgen boven de grenzen van de directoraten-generaal teneinde betere prijzen te verkrijgen.

Is overeengekomen wat volgt : 1. Definities Voor de toepassing van de omzendbrief wordt verstaan onder : het « PPEC » - de entiteit binnen de FOD Justitie die belast is met de totstandbrenging van de gunningsprocedure. de « AA's » - elke aanbestedende overheid die gebruik maakt van de overeenkomsten die afgesloten zijn door de opdrachtencentrale. het « bestek » - het bestek opgesteld door het « PPEC ». 2. Onderwerp Deze omzendbrief regelt de samenwerking tussen de verschillende « AA's » door toepassing van de formule van de opdrachtencentrale, met het oog op de bevrediging van de behoeften op het stuk van leveringen en diensten, op basis van overeenkomsten afgesloten door de opdrachtencentrale.3. Wettelijk kader Het « PPEC » en de « AA's » behoren tot de klassieke sectoren en vallen bijgevolg onder hetzelfde wettelijke kader en ook is de interne reglementering grotendeels identiek.De wetgeving inzake overheidsopdrachten wordt dus naar de letter en de geest nageleefd.

De omzendbrief is gegrond op de wet van 15 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Daarin wordt de opdrachtencentrale omschreven als een aanbestedende overheid die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.

Het voordeel voor de verschillende « AA's » is dat zij, als aanbestedende overheid die een beroep doet op een dergelijke opdrachtencentrale, vrijgesteld zijn van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. 4. Principes en grenzen De algemene principes en grenzen van deze omzendbrief zijn de volgende : Het « PPEC » treedt op als aanbestedende overheid.Het bestek vermeldt de « AA's » die bestellingen kunnen plaatsen.

Het « PPEC » waakt ervoor dat zijn overeenkomsten worden afgesloten overeenkomstig de wetgeving inzake overheidsopdrachten.

De « AA's » kunnen enkel bestellingen op basis van een overeenkomst van het « PPEC » plaatsen mits de contractuele bedingen van het bestek alsook de goedgekeurde offerte die eventueel is aangevuld met een overeenkomst, in hun geheel worden nageleefd en de nodige financiële middelen zijn gereserveerd voor de betaling van de bestellingen.

In principe is de samenwerking kosteloos.

Het « PPEC » is verantwoordelijk voor de oplossing van de geschillen met de leveranciers of dienstverleners, voor zover de geschillen niet voortvloeien uit de betrekking tussen de « AA's » en de leverancier of dienstverlener.

De « AA's » zijn verantwoordelijk voor de oplossing van de geschillen met de leverancier of dienstverlener, voor zover het geschil niet voortvloeit uit het bestek of uit de offerte die eventueel is aangevuld met een overeenkomst waarvoor het « PPEC » verantwoordelijk is.

Indien het geschil voortvloeit uit een beding in het bestek, geformuleerd door de « aangesloten aanbestedende overheden » in nauwe samenwerking met het « PPEC », zal de oplossing ervan worden uitgewerkt door het « PPEC » en de « AA's », onder leiding van het « PPEC ». 5. Werking De opdrachtencentrale houdt zich bezig met de uitwerking van de technische specificaties samen met de werkgroep die is opgezet, met het administratief gedeelte, met de bekendmaking van de opdracht, met het onderzoek van de offertes en met de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De oplevering van de leveringen/diensten en de betaling van de facturen blijven de verantwoordelijkheid van de verschillende entiteiten die betrokken zijn bij die aankopen.

Zodra de opdracht is gegund, kunnen de aankoopdiensten van de aanbestedende overheden hun bestellingen rechtstreeks doorgeven aan de leverancier of dienstverlener met wie de opdracht werd afgesloten.

Zij staan ook in voor de oplevering, de levering en de berekening van de eventuele geldboeten ingeval van laattijdigheid en de betaling van de facturen.

Er kan evenwel bijstand vanwege het Public Procurement Expertise Center worden gevraagd.

Overigens impliceert de oprichting van de opdrachtencentrale ook een kwaliteitsvolle dienst na verkoop. Ingeval van klachten fungeert het Public Procurement Expertise Center als bemiddelaar tussen de leverancier of dienstverlener en de « AA's ».

Voorts blijft het Public Procurement Expertise Center ter beschikking van de « AA's » als deskundige indien er geschillen zijn.

In het kader van bepaalde bijzondere opdrachten waarvoor een « AA » over zeer specifieke technische kennis beschikt, kan een samenwerkingsovereenkomst of SLA (Service Level Agreement) worden afgesloten tussen de desbetreffende « AA » en het « PPEC » teneinde die « AA » te belasten met het openstellen van een opdracht namens het « PPEC ».

Er zullen criteria worden vastgesteld om te bepalen of het afsluiten van raamovereenkomsten opportuun is (of het opportuun is te centraliseren of te decentraliseren) en, zo het afsluiten van een raamovereenkomst opportuun is, te bepalen of het « PPEC » of een andere « AA » daartoe moet overgaan. 6. Toepassingsgebied - selectie van de desbetreffende opdrachten Het "PPEC" informeert vóór de lancering van een nieuwe mededingingsprocedure naar het eventuele bestaan van een overeenkomst die een andere opdrachtencentrale heeft afgesloten met een leverancier of dienstverlener en die zou kunnen voldoen aan de behoeften van de "AA's". Het "PPEC" is gemachtigd om samenwerkingsakkoorden af te sluiten met andere overheidsopdrachtencentrales, om zijn overeenkomsten open te stellen voor diezelfde opdrachtencentrales en om een operationele wederkerigheid te bewerkstelligen in het domein van de aankopen van leveringen en diensten.

De opdrachtencentrale kiest opdrachten waarvoor zij daadwerkelijk een meerwaarde kan bieden, in de zin van : o een vermindering van de aankoopkosten of o een verbetering van de kwaliteit van de offerte of o een vereenvoudiging van de procedures voor opdrachten.

De specifieke opdrachten, meer bepaald de geografisch beperkte opdrachten of de opdrachten die in technisch opzicht beantwoorden aan de behoeften van een minderheid van "AA's", worden niet ten laste genomen door de opdrachtencentrale.

Zij zullen het voorwerp van specifieke bestekken moeten uitmaken.

De opdrachtencentrale maakt een keuze van prioritaire opdrachten uit de lijst van leveringen en diensten die vereist zijn voor de werking van de « AA's » : schoonmaakdiensten voor vloeren en ramen, verhuisdiensten, diensten van advocaten, simultane vertalingen, schriftelijke vertalingen, bewakingsdiensten, leveringen in verband met restauratie,...

De opdrachtencentrale werkt een eerste segmentering van aankopen uit.

Dat moet een beter beeld van de uitgaven geven en de aankoopbronnen op de markt in kaart brengen.

Per segmentering wordt een verschillende aankoopstrategie ontvouwd naargelang de strategische positie van het segment.

Voorbeeld : de aankoop van schoonmaakdiensten maakt het mogelijk de concurrentie volop te laten spelen, er is dus sprake van een competitieve opdracht (hefboom); de opdracht voor juridische documentatie daarentegen is een "bottleneck"-opdracht waarbij de keuze gebonden is aan één enkele uitgever of een duopolie. Voor beide opdrachten worden verschillende bestekken uitgewerkt, volgens onderscheiden strategieën.

De prioritair geachte opdrachten zijn degene met de hoogste score in een criteriarooster waarmee de belangrijkste behoeften van de « AA's » kunnen worden beoordeeld.

Het rooster omvat de volgende wegingscriteria : 1. Aantal « AA's » dat betrokken is bij de opdracht.2. Globale waarde van de opdracht (bij bepaalde opdrachten gaat het bijvoorbeeld om verscheidene miljoenen euro's).3. Verwachte schaalvoordelen (voorbeeld : de prijs van de droge voeding bestemd voor de gevangenissen en restaurants staat rechtstreeks in verhouding tot de hoeveelheid, het groeperen van de gevangenissen en bedrijfsrestaurants impliceert rechtstreeks een prijsvoordeel).4. Frequentie van bestellingen en het navenante administratieve werk (de « AA's » bestellen meerdere keren per jaar kantoorbenodigdheden, in tegenstelling tot een telefooncentrale, bijvoorbeeld).5. Graad van complexiteit van de technische specificiteiten van de opdracht.6. Gemak van totstandbrenging door de opdrachtencentrale : voor sommige opdrachten verloopt de opmaak van het bestek vlot (bv.een bestek voor schoonmaakdiensten is eenvoudig, een bestek voor verzekeringsdiensten is daarentegen ingewikkeld).

Die 6 criteria worden systematisch geanalyseerd om de opdrachtencentrale in staat te stellen tot het selecteren van een toekomstige opdracht. 7. Praktische regels - samenwerking met de verschillende « AA's » De « AA's » kunnen zich aansluiten bij de opdrachtencentrale « PPEC » via bijgevoegd formulier. Die aansluiting houdt geen enkele verplichting voor de « AA's » in, maar biedt hun de mogelijkheid om betrokken te zijn bij de werking van de opdrachtencentrale en daardoor begunstigd te zijn voor de aanschaf van leveringen en diensten.

In het kader van die toetreding wordt aan de « AA's » gevraagd om contactpersonen aan te wijzen.

Die gesprekspartners zullen gemachtigd zijn om antwoord te geven op vragen om inlichtingen vanwege de opdrachtencentrale.

Zij kunnen het profiel hebben van attaché, van verantwoordelijke voor een aankoopdienst. De « AA » kan de lijst met die gesprekspartners steeds aanpassen of aanvullen.

De contactpersonen aangewezen door elke « AA » : Hebben de leiding en controle over de bestellingen die geplaatst zijn door de « AA ». Zijn verantwoordelijk voor : - de budgettaire vastlegging; - de verzending van de bestelling(en); - de opmaak van de bestelbon(nen); - de borgtochtstelling door de leverancier of dienstverlener (volgens de bepalingen van het bestek) en opheffing ervan; - de gedeeltelijke voorlopige oplevering en de volledige voorlopige oplevering; - de betalingen; - het beroep op de waarborg; - de toepassing van de straffen en geldboeten.

De betrokkenheid van de « AA's » op het niveau van het « PPEC » verloopt via het directiecomité van de FOD Justitie, dat een strategisch comité vormt.

Het strategisch comité is samengesteld uit de directeur of de directeur-generaal of de voorzitter, als vertegenwoordiger van elke « AA ».

Het strategisch comité komt eenmaal per jaar samen.

Elke vertegenwoordiger van een aangesloten aanbestedende overheid beschikt over één stem binnen het strategisch comité.

Het strategisch comité is belast met het uitzetten van de grote strategische lijnen van het aankoopbeleid en met het opmaken van de meerjarenplanning voor de opdrachten die door het « PPEC » moeten worden gelanceerd.

Die meerjarenplanning kan jaarlijks worden aangepast.

Op basis van de selectie van prioritaire opdrachten die is doorgevoerd door het « PPEC » en van de meerjarenplanning, legt het strategisch comité de behoeften van de verschillende « AA's » vast en beslist het tot de lancering van een opdracht voor welbepaalde leveringen of diensten.

De opdrachtencentrale moet de verschillende « AA's » tevens op de hoogte houden van de stand van zaken betreffende haar aanvragen/aankopen, van het omzetcijfer van de leverancier/dienstverlener en van de gerealiseerde besparingen.

De partijen verbinden zich ertoe alle beschikbare middelen in te zetten met het oog op samenwerking.

Aangezien transparantie gepast is, verbinden de partijen zich wederzijds ertoe geen informatie met betrekking tot de aankopen achter te houden.

De "AA's" erkennen uitdrukkelijk dat de vertrouwelijkheidsplicht een essentiële voorwaarde is van hun statuut van aangesloten lid.

Onder vertrouwelijkheid wordt verstaan : - alle technische en commerciële gegevens die in het bezit zijn van een van de "AA's"; - alle financiële voorwaarden die zijn verkregen bij het onderzoek of de gunning van de opdrachten door de centrale.

De « AA's » onthouden zich ervan de prijzen die verkregen zijn via de opdrachten die gegund zijn door toedoen van de opdrachtencentrale, te betwisten.

Met de meeste hoogachting.

De Minister van Justitie, K. GEENS

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld