SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE

Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein du SPF Justice Monsieur le président du comité de direction du SPF Justice, La présente circulaire a pour objectif d'informer les services du président du SPF Justice, la Direction générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux (DG WL), la Direction générale de l'Organisation judiciaire (DGROJ), la Direction générale des Etablissements pénitentiaires (EPI), le Service d'encadrement Personnel et Organisation (P&O), le Service d'encadrement ICT, la Sûreté de l'Etat, l'Institut National de Criminalistique et de Criminologie (INCC), la Commission pour l'aide financière aux victimes d'actes intentionnels de violence et aux sauveteurs occasionnels, la Commission des jeux de hasard, le Centre d'information et d'avis sur les organisations sectaires nuisibles (CIAOSN), la Commission Nationale pour les Droits de l'Enfant (CNDE), le Service Central de la Régie du Travail Pénitentiaire (SCRTP), l'Institut de formation de l'Ordre Judiciaire (IFJ), l'Organe central pour la Saisie et la Confiscation (OCSC), le Moniteur belge (MB), les services publics fédéraux et les services publics de programmation dénommés ci-après « Affiliated Authority » ou « AA » relativement à l'utilisation de la centrale de marchés « Public Procurement Expertise Center » dénommée ci-après « PPEC » ou « Centrale de marchés » créée le 11 mars 2015 par décision du comité de direction du SPF Justice.

Considérant que la réalisation en commun de marchés publics peut mener à une économie d'échelle et qu'il en résultera aussi une économie de moyens à engager en évitant le double emploi de personnel, des capacités, des moyens budgétaires et matériels;

Considérant qu'il est indiqué pour cette raison de collaborer au-delà du SPF Justice lors de la réalisation de marchés publics;

Considérant que pour certains achats, il est plus intéressant de passer outre les frontières des directions générales afin de profiter de prix plus intéressants.

Il a été convenu ce qui suit : 1. Définitions : Pour l'application de la présente circulaire, on entend par : Le « PPEC » - l'entité au sein du SPF Justice qui se charge de la réalisation de la procédure d'attribution. Les « AA » - chaque pouvoir adjudicateur qui utilise les contrats conclus par la centrale de marchés.

Le « CSC » - le cahier spécial des charges rédigé par le « PPEC ». 2. Objet : La présente circulaire règle la collaboration entre les différents « AA » en appliquant la formule de la centrale de marchés, en vue de la satisfaction des besoins en fournitures et services sur la base de contrats conclus par la centrale de marchés.3. Cadre légal : Le « PPEC » et les « AA » appartiennent aux secteurs classiques et sont par conséquent soumis au même cadre légal et la réglementation interne est en grande partie identique. La lettre et l'esprit de la législation des marchés publics seront donc respectés.

Cette circulaire se fonde sur la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services fermer relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui définit la centrale de marchés comme étant un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou des entités adjudicatrices.

L'avantage que procure ce système est de dispenser les différents « AA », en tant que pouvoir adjudicateur qui recourt à une telle centrale de marchés, de l'obligation d'organiser eux-mêmes une procédure de passation. 4. Principes et limites Les principes généraux et limites de la présente circulaire sont les suivants : Le « PPEC » intervient en tant que pouvoir adjudicateur et représente les « AA » au réseau de concertation marchés publics organisé par le SPF P&O. Le cahier spécial des charges mentionne les « AA » qui peuvent passer des commandes.

Le « PPEC » veille à ce que ses contrats soient conclus conformément à la législation sur les marchés publics. Les « AA » ne peuvent passer des commandes sur la base d'un contrat du « PPEC » qu'à condition que les clauses contractuelles du cahier spécial des charges, l'offre approuvée éventuellement complétée par un contrat soient entièrement respectées et que les moyens financiers nécessaires aient été réservés pour le paiement des commandes.

En principe, la collaboration est non-payante.

Le « PPEC » est responsable de la résolution des litiges avec les fournisseurs et les prestataires de services pour autant que les litiges ne soient pas la conséquence de la relation entre les « AA » et le fournisseur ou le prestataire de services.

Les « AA » sont responsables de la résolution des litiges avec le fournisseur ou le prestataire de services pour autant que le litige ne soit pas la conséquence du cahier spécial des charges et de l'offre éventuellement complétée par un contrat pour lequel le « PPEC » est responsable.

Si le litige est la conséquence d'une clause dans le cahier spécial des charges, libellée par les « pouvoirs adjudicateurs affiliés » en collaboration étroite avec le « PPEC », la résolution du litige sera développée par le « PPEC » et les « AA », sous la direction du « PPEC ». 5. Fonctionnement : La centrale de marchés s'occupe de l'élaboration des spécifications techniques avec le groupe de travail qui est mis en place, de la partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des offres, de la notification de l'attribution du marché. La réception des fournitures/services et le paiement des factures restent de la responsabilité des différentes entités concernées par ces achats.

Dès que le marché est attribué, les services d'achat des pouvoirs adjudicateurs peuvent transmettre directement leurs commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le marché a été conclu.

Ils se chargent également de la réception, de la livraison, du calcul des amendes éventuelles en cas de retard et du paiement des factures.

Une aide du Public Procurement Expertise Center peut toutefois être sollicitée.

Par ailleurs, la création de la centrale de marchés implique également un service après-vente de qualité.

En cas de plaintes, le Public Procurement Expertise Center agit en qualité d'intermédiaire entre le fournisseur ou prestataire de services et les « AA ».

En outre, le Public Procurement Expertise Center reste à disposition des « AA » en tant qu'expert en cas de litige. Pour certains marchés particuliers pour lesquels un « AA » dispose de connaissances techniques très spécifiques, un accord de coopération ou SLA (Service Level Agreement) peut être conclu entre le « AA » concerné et le « PPEC », afin de charger ce « AA » d'ouvrir un marché au nom du « PPEC ».

Des critères seront fixés pour déterminer l'opportunité de conclure des accords-cadres (qu'il est opportun de centraliser ou décentraliser) et dans ce cas où la conclusion d'un accord-cadre est opportune, de déterminer s'il incombe au « PPEC » ou un autre « AA » d'y procéder. 6. Champ d'application - sélection des marchés concernés : Le « PPEC » s'informe préalablement au lancement d'une nouvelle mise en concurrence de l'existence éventuelle d'un contrat conclu par une autre centrale de marchés avec un fournisseur ou prestataire de services qui pourrait satisfaire aux besoins des « AA ». Le « PPEC » est autorisé à conclure des accords de collaboration avec d'autres centrales de marchés publics, d'ouvrir ses contrats à ces mêmes centrales de marchés et obtenir une réciprocité opérationnelle dans le domaine des achats de fournitures et services.

La centrale de marchés « PPEC » choisit des marchés pour lesquels elle peut réellement apporter une plus-value : o soit une réduction des coûts d'achat; o soit une amélioration de la qualité de l'offre; o soit une simplification des procédures de marchés.

Les marchés spécifiques, notamment les marchés limités géographiquement ou qui techniquement répondent aux besoins d'une minorité de « AA », ne seront pas pris en charge par la centrale des marchés.

Ils devront faire l'objet de cahiers des charges spécifiques.

La centrale de marchés opère une sélection de marchés prioritaires au sein de la liste de fournitures et services que requière le fonctionnement des « AA » : services de nettoyage des sols et des vitres, services de déménagement, services d'avocats, services de traductions simultanées, de traductions écrites, services de gardiennage, fournitures liées à la restauration, etc...

Un premier travail de segmentation des achats est élaboré par la centrale de marchés.

Ce travail vise à mieux connaître les dépenses et à identifier les sources d'achats sur le marché.

Pour chaque segmentation, une stratégie achats différente est mise en place en fonction de : La position stratégique du segment.

Par exemple, l'achat de services de nettoyage permet de faire jouer pleinement la concurrence, c'est donc un marché compétitif (levier); par contre le marché de documentations juridiques est un marché « goulot » où le choix est soit lié à un éditeur unique ou un duopole.

Pour ces 2 marchés des CSC différents qui traduisent des stratégies différentes seront rédigés.

Les marchés jugés prioritaires sont ceux qui ont obtenu le score le plus élevé dans une grille de critères permettant d'évaluer les besoins les plus importants des « AA ».

La grille reprend les critères pondérés suivants : 1. Le nombre de « AA » concernés par le marché.2. La valeur globale du marché (ex.: certains marchés sont des marchés de plusieurs millions d'euros). 3. Les économies d'échelle attendues (ex.: le prix de l'alimentation sèche destinée aux prisons et restaurants est en fonction directe de la quantité estimée, un regroupement des prisons et restaurants d'entreprise implique directement un meilleur prix). 4. La fréquence de commande et le travail administratif qui en découle (ex.: les « AA » commandent des fournitures de bureau plusieurs fois par an, à l'inverse d'un central téléphonique). 5. Le degré de complexité des spécificités techniques du marché.6. La facilité de mise en place par la centrale de marchés : certains marchés permettent la rédaction rapide d'un CSC (ex.: un CSC de nettoyage est simple par contre un CSC pour un service d'assurances est compliqué).

Ces 6 critères sont systématiquement analysés pour permettre à la centrale de marchés de choisir un marché futur. 7. Modalités pratiques - collaboration avec les différents « AA » : Les « AA » peuvent s'affilier à la centrale de marchés « PPEC » via le formulaire ci-joint. Cette affiliation n'entraîne aucune obligation pour les « AA » mais permet à ceux-ci d'être impliqués dans le fonctionnement de la centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour l'acquisition des fournitures et services.

Dans le cadre de cette adhésion, il est demandé aux « AA » de désigner des personnes-ressources.

Ces interlocuteurs seront habilités à répondre aux demandes de renseignements venant de la centrale de marchés.

Le profil peut être un Attaché, un responsable des achats. Le « AA » reste toujours en mesure de modifier ou de compléter la liste de ses interlocuteurs.

Les personnes-ressources désignées par chaque « AA » : Elles exercent la direction et le contrôle des commandes passées par le « AA ». Elles sont responsables de : - l'engagement budgétaire; - l'envoi de la/des commande(s); - la rédaction du/des bon(s) de commande; - la constitution du cautionnement par le fournisseur ou le prestataire de services (suivant les dispositions du cahier spécial des charges) et la mainlevée de celui-ci; - la réception provisoire partielle et la réception provisoire complète; - les paiements; - l'appel à la garantie; - l'application des pénalités et amendes.

L'implication des « AA » au niveau du « PPEC » se fait par le biais du comité de direction du SPF Justice qui constitue un comité stratégique.

Le comité stratégique est composé du directeur ou du directeur général ou du président représentant chaque « AA ».

Il se réunit une fois par an.

Chaque représentant d'un pouvoir adjudicateur affilié dispose d'une voix au sein de ce comité.

Ce comité stratégique est chargé d'édicter les grandes lignes stratégiques de la politique d'achat et de dresser le planning pluriannuel des marchés qui devront être lancés par le « PPEC ».

Ce planning pluriannuel peut être adapté chaque année.

Le comité stratégique fixe, sur base de la sélection de marchés prioritaires effectuée par le « PPEC » et du planning pluriannuel, les besoins des différents « AA » et décide de lancer un marché pour des fournitures ou services déterminés.

La centrale de marchés devra également permettre aux différents « AA » d'être informés de l'état d'avancement de ses demandes/achats, du chiffre d'affaires réalisé par fournisseur/prestataire de services, des économies réalisées.

Les parties s'engagent à mettre en oeuvre tous les moyens dont elles disposent pour collaborer.

La transparence étant de mise, les parties s'engagent mutuellement à ne pas retenir des informations relatives aux achats.

Les « AA » reconnaissent expressément que l'obligation de confidentialité est une condition essentielle à leur statut de membre affilié.

On entend par confidentialité : - Toutes les données techniques et commerciales en possession d'un des « AA ». - Toutes conditions financières obtenues lors de l'analyse ou de la passation des marchés par la centrale.

Les « AA » s'interdisent de challenger les prix obtenus via les marchés attribués par l'intermédiaire de la centrale de marchés.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le président du comité de direction du SPF Justice, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre de la Justice, K. GEENS

Pour la consultation du tableau, voir image