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les services du président du SPF J Considérant que la réalisation en commun de marchés publics peut
mener à une économie d'échelle et (...)"
| Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein du SPF Justice Monsieur le président du comité de direction du SPF Justice, La présente circulaire a pour objectif d'informer les services du président du SPF J Considérant que la réalisation en commun de marchés publics peut mener à une économie d'échelle et (...) | Ministeriële omzendbrief betreffende de oprichting van een opdrachtencentrale binnen de FOD Justitie Geachte Voorzitter van het directiecomité van de FOD Justitie, Deze omzendbrief heeft als doel de diensten van de Voorzitter van de FOD Justi Overwegende dat de gezamenlijke totstandbrenging van overheidsopdrachten kan leiden tot een schaalv(...) |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein du SPF Justice Monsieur le président du comité de direction du SPF Justice, La présente circulaire a pour objectif d'informer les services du président du SPF Justice, la Direction générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux (DG WL), la Direction générale de l'Organisation judiciaire (DGROJ), la Direction générale des Etablissements pénitentiaires (EPI), le Service d'encadrement Personnel et Organisation (P&O), le Service d'encadrement ICT, la Sûreté de l'Etat, l'Institut National de Criminalistique et de Criminologie (INCC), la Commission pour l'aide financière aux victimes d'actes intentionnels de violence et aux sauveteurs occasionnels, la Commission des jeux de hasard, le Centre d'information et d'avis sur les organisations sectaires nuisibles (CIAOSN), la Commission Nationale pour les Droits de l'Enfant (CNDE), le Service Central de la Régie du Travail Pénitentiaire (SCRTP), l'Institut de formation de l'Ordre Judiciaire (IFJ), l'Organe central pour la Saisie et la Confiscation (OCSC), le Moniteur belge (MB), les services publics fédéraux et les services publics de programmation dénommés ci-après « Affiliated Authority » ou « AA » relativement à l'utilisation de la | FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE Ministeriële omzendbrief betreffende de oprichting van een opdrachtencentrale binnen de FOD Justitie Geachte Voorzitter van het directiecomité van de FOD Justitie, Deze omzendbrief heeft als doel de diensten van de Voorzitter van de FOD Justitie, het directoraat-generaal Wetgeving en Fundamentele Rechten en Vrijheden (DG WL), het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie (DGROJ), het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (EPI), de stafdienst Personeel en Organisatie (P&O), de stafdienst ICT, de Veiligheid van de Staat, het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie (NICC), de Commissie voor financiële hulp aan slachtoffers van opzettelijke gewelddaden en occasionele redders, de Kansspelcommissie, het Informatie- en adviescentrum inzake schadelijke sektarische organisaties (IACSSO), de Nationale Commissie voor de Rechten van het Kind (NCRK), de Centrale Dienst van de Regie voor Gevangenisarbeid (CDRGA), het Instituut voor gerechtelijke opleiding (IGO), het Centraal Orgaan voor Inbeslagneming en Verbeurdverklaring (COIV), het Belgisch Staatsblad (BS), de federale en programmatorische overheidsdiensten hierna « Affiliated Authority » of « AA » genoemd, te informeren over de inschakeling van |
| centrale de marchés « Public Procurement Expertise Center » dénommée | de opdrachtencentrale « Public Procurement Expertise Center », hierna |
| ci-après « PPEC » ou « Centrale de marchés » créée le 11 mars 2015 par | « PPEC » of « Opdrachtencentrale » genoemd, en die is opgericht op 11 |
| décision du comité de direction du SPF Justice. | maart 2015 bij beslissing van het directiecomité van de FOD Justitie. |
| Considérant que la réalisation en commun de marchés publics peut mener | Overwegende dat de gezamenlijke totstandbrenging van |
| à une économie d'échelle et qu'il en résultera aussi une économie de | overheidsopdrachten kan leiden tot een schaalvoordeel en evenzeer tot |
| moyens à engager en évitant le double emploi de personnel, des | een besparing op middelen, doordat dubbel gebruik van personeel, van |
| capacités, des moyens budgétaires et matériels; | capaciteiten en van budgettaire en materiële middelen wordt voorkomen. |
| Considérant qu'il est indiqué pour cette raison de collaborer au-delà | Overwegende dat om die reden een samenwerking voorbij de FOD Justitie |
| du SPF Justice lors de la réalisation de marchés publics; | aangewezen is bij de totstandbrenging van overheidsopdrachten. |
| Considérant que pour certains achats, il est plus intéressant de | Overwegende dat het voor bepaalde aankopen interessanter is om uit te |
| passer outre les frontières des directions générales afin de profiter | stijgen boven de grenzen van de directoraten-generaal teneinde betere |
| de prix plus intéressants. | prijzen te verkrijgen. |
| Il a été convenu ce qui suit : | Is overeengekomen wat volgt : |
| 1. Définitions : | 1. Definities |
| Pour l'application de la présente circulaire, on entend par : | Voor de toepassing van de omzendbrief wordt verstaan onder : |
| Le « PPEC » - l'entité au sein du SPF Justice qui se charge de la | het « PPEC » - de entiteit binnen de FOD Justitie die belast is met de |
| réalisation de la procédure d'attribution. | totstandbrenging van de gunningsprocedure. |
| Les « AA » - chaque pouvoir adjudicateur qui utilise les contrats | de « AA's » - elke aanbestedende overheid die gebruik maakt van de |
| conclus par la centrale de marchés. | overeenkomsten die afgesloten zijn door de opdrachtencentrale. |
| Le « CSC » - le cahier spécial des charges rédigé par le « PPEC ». | het « bestek » - het bestek opgesteld door het « PPEC ». |
| 2. Objet : | 2. Onderwerp |
| La présente circulaire règle la collaboration entre les différents « | Deze omzendbrief regelt de samenwerking tussen de verschillende « AA's |
| AA » en appliquant la formule de la centrale de marchés, en vue de la | » door toepassing van de formule van de opdrachtencentrale, met het |
| satisfaction des besoins en fournitures et services sur la base de | oog op de bevrediging van de behoeften op het stuk van leveringen en |
| contrats conclus par la centrale de marchés. | diensten, op basis van overeenkomsten afgesloten door de |
| opdrachtencentrale. | |
| 3. Cadre légal : | 3. Wettelijk kader |
| Le « PPEC » et les « AA » appartiennent aux secteurs classiques et | Het « PPEC » en de « AA's » behoren tot de klassieke sectoren en |
| sont par conséquent soumis au même cadre légal et la réglementation | vallen bijgevolg onder hetzelfde wettelijke kader en ook is de interne |
| interne est en grande partie identique. | reglementering grotendeels identiek. De wetgeving inzake |
| La lettre et l'esprit de la législation des marchés publics seront donc respectés. | overheidsopdrachten wordt dus naar de letter en de geest nageleefd. |
| Cette circulaire se fonde sur la loi du 15 juin 2006 relative aux | De omzendbrief is gegrond op de wet van 15 juni 2006 inzake |
| marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui définit la centrale de marchés comme étant un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou des entités adjudicatrices. L'avantage que procure ce système est de dispenser les différents « AA », en tant que pouvoir adjudicateur qui recourt à une telle centrale de marchés, de l'obligation d'organiser eux-mêmes une procédure de passation. | overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Daarin wordt de opdrachtencentrale omschreven als een aanbestedende overheid die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Het voordeel voor de verschillende « AA's » is dat zij, als aanbestedende overheid die een beroep doet op een dergelijke opdrachtencentrale, vrijgesteld zijn van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. |
| 4. Principes et limites | 4. Principes en grenzen |
| Les principes généraux et limites de la présente circulaire sont les | De algemene principes en grenzen van deze omzendbrief zijn de volgende |
| suivants : | : |
| Le « PPEC » intervient en tant que pouvoir adjudicateur et représente | Het « PPEC » treedt op als aanbestedende overheid. Het bestek vermeldt |
| les « AA » au réseau de concertation marchés publics organisé par le SPF P&O. Le cahier spécial des charges mentionne les « AA » qui peuvent passer des commandes. Le « PPEC » veille à ce que ses contrats soient conclus conformément à la législation sur les marchés publics. Les « AA » ne peuvent passer des commandes sur la base d'un contrat du « PPEC » qu'à condition que les clauses contractuelles du cahier spécial des charges, l'offre approuvée éventuellement complétée par un contrat soient entièrement respectées et que les moyens financiers nécessaires aient été réservés pour le paiement des commandes. | de « AA's » die bestellingen kunnen plaatsen. Het « PPEC » waakt ervoor dat zijn overeenkomsten worden afgesloten overeenkomstig de wetgeving inzake overheidsopdrachten. De « AA's » kunnen enkel bestellingen op basis van een overeenkomst van het « PPEC » plaatsen mits de contractuele bedingen van het bestek alsook de goedgekeurde offerte die eventueel is aangevuld met een overeenkomst, in hun geheel worden nageleefd en de nodige financiële middelen zijn gereserveerd voor de betaling van de bestellingen. |
| En principe, la collaboration est non-payante. | In principe is de samenwerking kosteloos. |
| Le « PPEC » est responsable de la résolution des litiges avec les | Het « PPEC » is verantwoordelijk voor de oplossing van de geschillen |
| fournisseurs et les prestataires de services pour autant que les | met de leveranciers of dienstverleners, voor zover de geschillen niet |
| litiges ne soient pas la conséquence de la relation entre les « AA » | voortvloeien uit de betrekking tussen de « AA's » en de leverancier of |
| et le fournisseur ou le prestataire de services. | dienstverlener. |
| Les « AA » sont responsables de la résolution des litiges avec le | De « AA's » zijn verantwoordelijk voor de oplossing van de geschillen |
| fournisseur ou le prestataire de services pour autant que le litige ne | met de leverancier of dienstverlener, voor zover het geschil niet |
| soit pas la conséquence du cahier spécial des charges et de l'offre | voortvloeit uit het bestek of uit de offerte die eventueel is |
| éventuellement complétée par un contrat pour lequel le « PPEC » est | aangevuld met een overeenkomst waarvoor het « PPEC » verantwoordelijk |
| responsable. | is. |
| Si le litige est la conséquence d'une clause dans le cahier spécial | Indien het geschil voortvloeit uit een beding in het bestek, |
| des charges, libellée par les « pouvoirs adjudicateurs affiliés » en | geformuleerd door de « aangesloten aanbestedende overheden » in nauwe |
| collaboration étroite avec le « PPEC », la résolution du litige sera | samenwerking met het « PPEC », zal de oplossing ervan worden |
| développée par le « PPEC » et les « AA », sous la direction du « PPEC | uitgewerkt door het « PPEC » en de « AA's », onder leiding van het « |
| ». | PPEC ». |
| 5. Fonctionnement : | 5. Werking |
| La centrale de marchés s'occupe de l'élaboration des spécifications | De opdrachtencentrale houdt zich bezig met de uitwerking van de |
| techniques avec le groupe de travail qui est mis en place, de la partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des offres, de la notification de l'attribution du marché. La réception des fournitures/services et le paiement des factures restent de la responsabilité des différentes entités concernées par ces achats. Dès que le marché est attribué, les services d'achat des pouvoirs adjudicateurs peuvent transmettre directement leurs commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le marché a été conclu. Ils se chargent également de la réception, de la livraison, du calcul des amendes éventuelles en cas de retard et du paiement des factures. | technische specificaties samen met de werkgroep die is opgezet, met het administratief gedeelte, met de bekendmaking van de opdracht, met het onderzoek van de offertes en met de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De oplevering van de leveringen/diensten en de betaling van de facturen blijven de verantwoordelijkheid van de verschillende entiteiten die betrokken zijn bij die aankopen. Zodra de opdracht is gegund, kunnen de aankoopdiensten van de aanbestedende overheden hun bestellingen rechtstreeks doorgeven aan de leverancier of dienstverlener met wie de opdracht werd afgesloten. Zij staan ook in voor de oplevering, de levering en de berekening van de eventuele geldboeten ingeval van laattijdigheid en de betaling van de facturen. |
| Une aide du Public Procurement Expertise Center peut toutefois être | Er kan evenwel bijstand vanwege het Public Procurement Expertise |
| sollicitée. | Center worden gevraagd. |
| Par ailleurs, la création de la centrale de marchés implique également | Overigens impliceert de oprichting van de opdrachtencentrale ook een |
| un service après-vente de qualité. | kwaliteitsvolle dienst na verkoop. Ingeval van klachten fungeert het |
| En cas de plaintes, le Public Procurement Expertise Center agit en | Public Procurement Expertise Center als bemiddelaar tussen de |
| qualité d'intermédiaire entre le fournisseur ou prestataire de services et les « AA ». | leverancier of dienstverlener en de « AA's ». |
| En outre, le Public Procurement Expertise Center reste à disposition | Voorts blijft het Public Procurement Expertise Center ter beschikking |
| des « AA » en tant qu'expert en cas de litige. Pour certains marchés | van de « AA's » als deskundige indien er geschillen zijn. |
| particuliers pour lesquels un « AA » dispose de connaissances | In het kader van bepaalde bijzondere opdrachten waarvoor een « AA » |
| over zeer specifieke technische kennis beschikt, kan een | |
| techniques très spécifiques, un accord de coopération ou SLA (Service | samenwerkingsovereenkomst of SLA (Service Level Agreement) worden |
| Level Agreement) peut être conclu entre le « AA » concerné et le « | afgesloten tussen de desbetreffende « AA » en het « PPEC » teneinde |
| PPEC », afin de charger ce « AA » d'ouvrir un marché au nom du « PPEC | die « AA » te belasten met het openstellen van een opdracht namens het |
| ». | « PPEC ». |
| Des critères seront fixés pour déterminer l'opportunité de conclure | Er zullen criteria worden vastgesteld om te bepalen of het afsluiten |
| des accords-cadres (qu'il est opportun de centraliser ou | van raamovereenkomsten opportuun is (of het opportuun is te |
| décentraliser) et dans ce cas où la conclusion d'un accord-cadre est | centraliseren of te decentraliseren) en, zo het afsluiten van een |
| opportune, de déterminer s'il incombe au « PPEC » ou un autre « AA » d'y procéder. 6. Champ d'application - sélection des marchés concernés : Le « PPEC » s'informe préalablement au lancement d'une nouvelle mise en concurrence de l'existence éventuelle d'un contrat conclu par une autre centrale de marchés avec un fournisseur ou prestataire de services qui pourrait satisfaire aux besoins des « AA ». Le « PPEC » est autorisé à conclure des accords de collaboration avec d'autres centrales de marchés publics, d'ouvrir ses contrats à ces mêmes centrales de marchés et obtenir une réciprocité opérationnelle dans le domaine des achats de fournitures et services. La centrale de marchés « PPEC » choisit des marchés pour lesquels elle | raamovereenkomst opportuun is, te bepalen of het « PPEC » of een andere « AA » daartoe moet overgaan. 6. Toepassingsgebied - selectie van de desbetreffende opdrachten Het "PPEC" informeert vóór de lancering van een nieuwe mededingingsprocedure naar het eventuele bestaan van een overeenkomst die een andere opdrachtencentrale heeft afgesloten met een leverancier of dienstverlener en die zou kunnen voldoen aan de behoeften van de "AA's". Het "PPEC" is gemachtigd om samenwerkingsakkoorden af te sluiten met andere overheidsopdrachtencentrales, om zijn overeenkomsten open te stellen voor diezelfde opdrachtencentrales en om een operationele wederkerigheid te bewerkstelligen in het domein van de aankopen van leveringen en diensten. De opdrachtencentrale kiest opdrachten waarvoor zij daadwerkelijk een |
| peut réellement apporter une plus-value : | meerwaarde kan bieden, in de zin van : |
| o soit une réduction des coûts d'achat; | o een vermindering van de aankoopkosten of |
| o soit une amélioration de la qualité de l'offre; | o een verbetering van de kwaliteit van de offerte of |
| o soit une simplification des procédures de marchés. | o een vereenvoudiging van de procedures voor opdrachten. |
| Les marchés spécifiques, notamment les marchés limités | De specifieke opdrachten, meer bepaald de geografisch beperkte |
| géographiquement ou qui techniquement répondent aux besoins d'une | opdrachten of de opdrachten die in technisch opzicht beantwoorden aan |
| minorité de « AA », ne seront pas pris en charge par la centrale des marchés. | de behoeften van een minderheid van "AA's", worden niet ten laste |
| Ils devront faire l'objet de cahiers des charges spécifiques. | genomen door de opdrachtencentrale. Zij zullen het voorwerp van specifieke bestekken moeten uitmaken. |
| La centrale de marchés opère une sélection de marchés prioritaires au | De opdrachtencentrale maakt een keuze van prioritaire opdrachten uit |
| sein de la liste de fournitures et services que requière le | de lijst van leveringen en diensten die vereist zijn voor de werking |
| fonctionnement des « AA » : services de nettoyage des sols et des | van de « AA's » : schoonmaakdiensten voor vloeren en ramen, |
| vitres, services de déménagement, services d'avocats, services de | verhuisdiensten, diensten van advocaten, simultane vertalingen, |
| traductions simultanées, de traductions écrites, services de | schriftelijke vertalingen, bewakingsdiensten, leveringen in verband |
| met restauratie,... | |
| gardiennage, fournitures liées à la restauration, etc... | De opdrachtencentrale werkt een eerste segmentering van aankopen uit. |
| Un premier travail de segmentation des achats est élaboré par la | Dat moet een beter beeld van de uitgaven geven en de aankoopbronnen op |
| centrale de marchés. | de markt in kaart brengen. |
| Ce travail vise à mieux connaître les dépenses et à identifier les | |
| sources d'achats sur le marché. | |
| Pour chaque segmentation, une stratégie achats différente est mise en | Per segmentering wordt een verschillende aankoopstrategie ontvouwd |
| place en fonction de : La position stratégique du segment. | naargelang de strategische positie van het segment. |
| Par exemple, l'achat de services de nettoyage permet de faire jouer | Voorbeeld : de aankoop van schoonmaakdiensten maakt het mogelijk de |
| pleinement la concurrence, c'est donc un marché compétitif (levier); | concurrentie volop te laten spelen, er is dus sprake van een |
| par contre le marché de documentations juridiques est un marché « | competitieve opdracht (hefboom); de opdracht voor juridische |
| documentatie daarentegen is een "bottleneck"-opdracht waarbij de keuze | |
| goulot » où le choix est soit lié à un éditeur unique ou un duopole. | gebonden is aan één enkele uitgever of een duopolie. Voor beide |
| Pour ces 2 marchés des CSC différents qui traduisent des stratégies | opdrachten worden verschillende bestekken uitgewerkt, volgens |
| différentes seront rédigés. | onderscheiden strategieën. |
| Les marchés jugés prioritaires sont ceux qui ont obtenu le score le | De prioritair geachte opdrachten zijn degene met de hoogste score in |
| plus élevé dans une grille de critères permettant d'évaluer les | een criteriarooster waarmee de belangrijkste behoeften van de « AA's » |
| besoins les plus importants des « AA ». | kunnen worden beoordeeld. |
| La grille reprend les critères pondérés suivants : | Het rooster omvat de volgende wegingscriteria : |
| 1. Le nombre de « AA » concernés par le marché. | 1. Aantal « AA's » dat betrokken is bij de opdracht. |
| 2. La valeur globale du marché (ex. : certains marchés sont des | 2. Globale waarde van de opdracht (bij bepaalde opdrachten gaat het |
| marchés de plusieurs millions d'euros). | bijvoorbeeld om verscheidene miljoenen euro's). |
| 3. Les économies d'échelle attendues (ex. : le prix de l'alimentation | 3. Verwachte schaalvoordelen (voorbeeld : de prijs van de droge |
| sèche destinée aux prisons et restaurants est en fonction directe de | voeding bestemd voor de gevangenissen en restaurants staat |
| la quantité estimée, un regroupement des prisons et restaurants | rechtstreeks in verhouding tot de hoeveelheid, het groeperen van de |
| d'entreprise implique directement un meilleur prix). | gevangenissen en bedrijfsrestaurants impliceert rechtstreeks een |
| prijsvoordeel). | |
| 4. La fréquence de commande et le travail administratif qui en découle | 4. Frequentie van bestellingen en het navenante administratieve werk |
| (ex. : les « AA » commandent des fournitures de bureau plusieurs fois | (de « AA's » bestellen meerdere keren per jaar kantoorbenodigdheden, |
| par an, à l'inverse d'un central téléphonique). | in tegenstelling tot een telefooncentrale, bijvoorbeeld). |
| 5. Le degré de complexité des spécificités techniques du marché. | 5. Graad van complexiteit van de technische specificiteiten van de |
| 6. La facilité de mise en place par la centrale de marchés : certains | opdracht. 6. Gemak van totstandbrenging door de opdrachtencentrale : voor |
| marchés permettent la rédaction rapide d'un CSC (ex. : un CSC de | sommige opdrachten verloopt de opmaak van het bestek vlot (bv. een |
| nettoyage est simple par contre un CSC pour un service d'assurances | bestek voor schoonmaakdiensten is eenvoudig, een bestek voor |
| est compliqué). | verzekeringsdiensten is daarentegen ingewikkeld). |
| Ces 6 critères sont systématiquement analysés pour permettre à la | Die 6 criteria worden systematisch geanalyseerd om de |
| centrale de marchés de choisir un marché futur. | opdrachtencentrale in staat te stellen tot het selecteren van een |
| toekomstige opdracht. | |
| 7. Modalités pratiques - collaboration avec les différents « AA » : | 7. Praktische regels - samenwerking met de verschillende « AA's » |
| Les « AA » peuvent s'affilier à la centrale de marchés « PPEC » via le | De « AA's » kunnen zich aansluiten bij de opdrachtencentrale « PPEC » |
| formulaire ci-joint. | via bijgevoegd formulier. |
| Cette affiliation n'entraîne aucune obligation pour les « AA » mais | Die aansluiting houdt geen enkele verplichting voor de « AA's » in, |
| permet à ceux-ci d'être impliqués dans le fonctionnement de la | maar biedt hun de mogelijkheid om betrokken te zijn bij de werking van |
| centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour l'acquisition des | de opdrachtencentrale en daardoor begunstigd te zijn voor de aanschaf |
| fournitures et services. | van leveringen en diensten. |
| Dans le cadre de cette adhésion, il est demandé aux « AA » de désigner | In het kader van die toetreding wordt aan de « AA's » gevraagd om |
| des personnes-ressources. | contactpersonen aan te wijzen. |
| Ces interlocuteurs seront habilités à répondre aux demandes de | Die gesprekspartners zullen gemachtigd zijn om antwoord te geven op |
| renseignements venant de la centrale de marchés. | vragen om inlichtingen vanwege de opdrachtencentrale. |
| Le profil peut être un Attaché, un responsable des achats. Le « AA » | Zij kunnen het profiel hebben van attaché, van verantwoordelijke voor |
| reste toujours en mesure de modifier ou de compléter la liste de ses | een aankoopdienst. De « AA » kan de lijst met die gesprekspartners |
| interlocuteurs. | steeds aanpassen of aanvullen. |
| Les personnes-ressources désignées par chaque « AA » : | De contactpersonen aangewezen door elke « AA » : |
| Elles exercent la direction et le contrôle des commandes passées par | Hebben de leiding en controle over de bestellingen die geplaatst zijn |
| le « AA ». Elles sont responsables de : - l'engagement budgétaire; - l'envoi de la/des commande(s); - la rédaction du/des bon(s) de commande; - la constitution du cautionnement par le fournisseur ou le prestataire de services (suivant les dispositions du cahier spécial des charges) et la mainlevée de celui-ci; - la réception provisoire partielle et la réception provisoire complète; - les paiements; - l'appel à la garantie; - l'application des pénalités et amendes. L'implication des « AA » au niveau du « PPEC » se fait par le biais du comité de direction du SPF Justice qui constitue un comité stratégique. Le comité stratégique est composé du directeur ou du directeur général ou du président représentant chaque « AA ». Il se réunit une fois par an. Chaque représentant d'un pouvoir adjudicateur affilié dispose d'une voix au sein de ce comité. Ce comité stratégique est chargé d'édicter les grandes lignes stratégiques de la politique d'achat et de dresser le planning pluriannuel des marchés qui devront être lancés par le « PPEC ». Ce planning pluriannuel peut être adapté chaque année. Le comité stratégique fixe, sur base de la sélection de marchés prioritaires effectuée par le « PPEC » et du planning pluriannuel, les besoins des différents « AA » et décide de lancer un marché pour des fournitures ou services déterminés. La centrale de marchés devra également permettre aux différents « AA » d'être informés de l'état d'avancement de ses demandes/achats, du chiffre d'affaires réalisé par fournisseur/prestataire de services, des économies réalisées. Les parties s'engagent à mettre en oeuvre tous les moyens dont elles disposent pour collaborer. La transparence étant de mise, les parties s'engagent mutuellement à ne pas retenir des informations relatives aux achats. Les « AA » reconnaissent expressément que l'obligation de confidentialité est une condition essentielle à leur statut de membre affilié. On entend par confidentialité : - Toutes les données techniques et commerciales en possession d'un des « AA ». - Toutes conditions financières obtenues lors de l'analyse ou de la passation des marchés par la centrale. Les « AA » s'interdisent de challenger les prix obtenus via les marchés attribués par l'intermédiaire de la centrale de marchés. Je vous prie d'agréer, Monsieur le président du comité de direction du SPF Justice, l'assurance de ma considération distinguée. Le Ministre de la Justice, K. GEENS | door de « AA ». Zijn verantwoordelijk voor : - de budgettaire vastlegging; - de verzending van de bestelling(en); - de opmaak van de bestelbon(nen); - de borgtochtstelling door de leverancier of dienstverlener (volgens de bepalingen van het bestek) en opheffing ervan; - de gedeeltelijke voorlopige oplevering en de volledige voorlopige oplevering; - de betalingen; - het beroep op de waarborg; - de toepassing van de straffen en geldboeten. De betrokkenheid van de « AA's » op het niveau van het « PPEC » verloopt via het directiecomité van de FOD Justitie, dat een strategisch comité vormt. Het strategisch comité is samengesteld uit de directeur of de directeur-generaal of de voorzitter, als vertegenwoordiger van elke « AA ». Het strategisch comité komt eenmaal per jaar samen. Elke vertegenwoordiger van een aangesloten aanbestedende overheid beschikt over één stem binnen het strategisch comité. Het strategisch comité is belast met het uitzetten van de grote strategische lijnen van het aankoopbeleid en met het opmaken van de meerjarenplanning voor de opdrachten die door het « PPEC » moeten worden gelanceerd. Die meerjarenplanning kan jaarlijks worden aangepast. Op basis van de selectie van prioritaire opdrachten die is doorgevoerd door het « PPEC » en van de meerjarenplanning, legt het strategisch comité de behoeften van de verschillende « AA's » vast en beslist het tot de lancering van een opdracht voor welbepaalde leveringen of diensten. De opdrachtencentrale moet de verschillende « AA's » tevens op de hoogte houden van de stand van zaken betreffende haar aanvragen/aankopen, van het omzetcijfer van de leverancier/dienstverlener en van de gerealiseerde besparingen. De partijen verbinden zich ertoe alle beschikbare middelen in te zetten met het oog op samenwerking. Aangezien transparantie gepast is, verbinden de partijen zich wederzijds ertoe geen informatie met betrekking tot de aankopen achter te houden. De "AA's" erkennen uitdrukkelijk dat de vertrouwelijkheidsplicht een essentiële voorwaarde is van hun statuut van aangesloten lid. Onder vertrouwelijkheid wordt verstaan : - alle technische en commerciële gegevens die in het bezit zijn van een van de "AA's"; - alle financiële voorwaarden die zijn verkregen bij het onderzoek of de gunning van de opdrachten door de centrale. De « AA's » onthouden zich ervan de prijzen die verkregen zijn via de opdrachten die gegund zijn door toedoen van de opdrachtencentrale, te betwisten. Met de meeste hoogachting. De Minister van Justitie, K. GEENS |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |