FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

Omzendbrief. - Openbaarmaking van akten en stukken van handelsvennootschappen en van burgerlijke vennootschappen met handelsvorm Aan de heer Y. Liegeois de Bocarmé, Voorzitter van het College van procureurs-generaal, Ernest Allardstraat 42, 1000 Brussel Mijnheer de voorzitter, De wet van 7 mei 1999 houdende het Wetboek van Vennootschappen (Belgisch Staatsblad van 6 augustus 1999) is in werking getreden op 6 februari 2001 naar aanleiding van de inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van Vennootschappen (Belgisch Staatsblad van 6 februari 2001).

Er hebben belangrijke wijzigingen plaatsgevonden inzonderheid naar aanleiding van de inwerkingtreding van de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen (Belgisch Staatsblad van 5 februari 2003). Deze wet en de elektronische neerlegging van akten hebben het stelsel van openbaarmaking van akten en stukken van handelsvennootschappen en van burgerlijke vennootschappen met handelsvorm gewijzigd.

Om de uitvoering van die hervormingen te vergemakkelijken, is het volgens mij noodzakelijk de verschillende processen inzake de openbaarmaking van akten en stukken van handelsvennootschappen en van burgerlijke vennootschappen met handelsvorm te verduidelijken.

Daarom breng ik u op de hoogte van de wezenlijke beginselen die aan de openbaarmakingsformaliteiten ten grondslag liggen. 1. Aard van de controle uitgeoefend door de griffies Overeenkomstig het koninklijk besluit van 30 januari 2001, zoals gewijzigd bij het koninklijk besluit van 23 juni 2003, berust de controle uitgeoefend door de griffies van de rechtbanken van koophandel op vier principes : - nagaan of het neergelegde stuk moet worden neergelegd krachtens de wet; - nagaan of de juiste formulieren daadwerkelijk gebruikt en correct ingevuld werden; - nagaan of de betalingswijze daadwerkelijk in acht genomen werd; - nagaan of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen correct opgegeven werden.

Het betreft een louter formele controle. Noch het voornoemde Wetboek van Vennootschappen, noch het voornoemde koninklijk besluit van 30 januari 2001 belasten de griffie met de opdracht de grond van de akten te controleren. Ik denk inzonderheid aan de inhoud van de akten waarvan de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad voorgeschreven is en die voorkomt op luik B van formulier I. De griffie moet de wettigheid van statutaire clausules of van de inhoud van uittreksels uit notulen van algemene vergaderingen of van raden van bestuur niet nagaan. Zij kan evenwel de aandacht van de vennootschap of van het samenwerkingsverband vestigen op eventuele onjuistheden, maar kan de neerlegging niet weigeren wanneer alle formele voorwaarden nageleefd werden.

Enkel de steller is verantwoordelijk voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten te onderzoeken die haar worden voorgelegd.

Ik vestig evenwel uw aandacht op het bepaalde in artikel 29, eerste lid, boek I, van het Wetboek van Strafvordering waarin het volgende is gesteld : « Iedere gestelde overheid, ieder openbaar officier of ambtenaar die in de uitoefening van zijn ambt kennis krijgt van een misdaad of van een wanbedrijf, is verplicht daarvan dadelijk bericht te geven aan de procureur des Konings bij de rechtbank binnen wier rechtsgebied die misdaad of dat wanbedrijf is gepleegd of de verdachte zou kunnen worden gevonden, en aan die magistraat alle desbetreffende inlichtingen, processen-verbaal en akten te doen toekomen ». 2. Algemeen Op grond van artikel 2, § 4, van het Wetboek van Vennootschappen verkrijgen handelsvennootschappen en burgerlijke vennootschappen met handelsvorm rechtspersoonlijkheid vanaf de dag dat een uittreksel uit de oprichtingsakte wordt neergelegd, zoals bepaald in artikel 68 van hetzelfde wetboek. Er bestaat evenwel een uitzondering, te weten de Europese vennootschap. Deze vennootschap verkrijgt immers rechtspersoonlijkheid de dag van haar inschrijving in het rechtspersonenregister, onderdeel van de Kruispuntbank van Ondernemingen, overeenkomstig artikel 67, § 2, van voornoemd wetboek. Aangezien de formaliteiten met betrekking tot de inschrijving en de neerlegging gelijktijdig worden uitgevoerd, is er in de praktijk geen verschil met de maatschappen.

De termijn tussen de neerlegging ter griffie en de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad is steeds vastgesteld op vijftien dagen (artikel 73 van het Wetboek van Vennootschappen). Ik wijs u erop dat ingeval de expeditie tezelfdertijd elektronisch wordt verstuurd en bijgevolg automatisch wordt opgeslagen in het elektronische dossier, de nog resterende papieren documenten (revisorale verslagen, enz.), voor zover er nog zijn, overeenkomstig artikel 68 van het Wetboek van Vennootschappen binnen de nog resterende termijn van vijftien dagen na het verlijden van de akte ter griffie moeten worden neergelegd. Deze documenten worden in het huidige papieren vennootschapsdossier opgenomen. Deze neerlegging moet bovendien voldoen aan de vereisten gesteld in artikel 11, § 3, vijfde lid, van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen. 3. Stukken die neergelegd en bekendgemaakt moeten worden In het Wetboek van Vennootschappen is voorzien in de neerlegging van akten en stukken en in de bekendmaking ervan in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.Bovendien bestaat er in tegenstelling tot het stelsel waarin is voorzien voor de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, een bekendmaking van de mededeling van de neerlegging van de akte of het stuk.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 4. Bijzondere gevallen Het is tevens belangrijk melding te maken van de neerleggings- en openbaarmakingsformaliteiten die de buitenlandse vennootschappen (enerzijds diegene met een bijkantoor in België en anderzijds diegene die in België een openbaar beroep op het spaarwezen doen, maar er geen bijkantoor hebben) en de intercommunales moeten vervullen. 4.1. Buitenlandse vennootschappen met een bijkantoor in België Deze materie wordt geregeld in de artikelen 81 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen.

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen buitenlandse vennootschappen die vallen onder het recht van een andere lidstaat van de Europese Unie en buitenlandse vennootschappen die vallen onder het recht van een andere Staat dan een lidstaat van de Europese Unie. 4.1.1. Buitenlandse vennootschappen die vallen onder het recht van een andere lidstaat van de Europese Unie Deze vennootschappen moeten, vóór de opening van het bijkantoor, de hierna opgesomde gegevens en stukken neerleggen : 1° de oprichtingsakte en de statuten indien deze laatste in een afzonderlijke akte zijn opgenomen, ofwel een bijgewerkte volledige tekst van deze stukken indien hierin wijzigingen werden aangebracht;2° de naam en de rechtsvorm van de vennootschap;3° het register waarbij het in artikel 3 van Richtlijn 68/151/EEG van de Raad van 9 maart 1968 vermelde dossier voor de vennootschap werd aangelegd en het nummer waaronder de vennootschap in dit register is ingeschreven;4° een stuk uitgaande van het in het 3° bedoelde register dat het bestaan van de vennootschap vaststelt;5° het adres en de werkzaamheden van het bijkantoor, alsmede de naam indien deze niet met die van de vennootschap overeenstemt;6° de benoeming en de identiteit van de personen die de bevoegdheid hebben de vennootschap jegens derden te verbinden en haar in rechte te vertegenwoordigen;a) als orgaan van de vennootschap waarin de wet voorziet of als leden van dit orgaan;b) als vertegenwoordigers van de vennootschap voor de werkzaamheden van het bijkantoor, met vermelding van de bevoegdheden van deze vertegenwoordigers;7° de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap betreffende het laatst afgesloten boekjaar, in de vorm waarin deze rekeningen werden opgesteld, gecontroleerd en openbaar gemaakt volgens het recht van de lidstaat waaronder de vennootschap valt. Deze vennootschappen zijn gehouden, daarna de volgende stukken en gegevens openbaar te maken : 1° binnen dertig dagen na de beslissing of de gebeurtenis : a) elke wijziging van de stukken en gegevens respectievelijk bedoeld in 1°, 2°, 3°, 5° en 6° van bovenvermeld lid;b) de ontbinding van de vennootschap, de benoeming, de identiteit en de bevoegdheden van de vereffenaars, alsmede de afsluiting van de vereffening;c) elk faillissement, gerechtelijk akkoord of elke andere soortgelijke procedure met betrekking tot de vennootschap;d) de sluiting van het bijkantoor;2° jaarlijks, binnen een maand volgend op de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar, de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening, volgens het 7° van bovenvermeld lid. Bovenvermelde stukken en gegevens worden openbaar gemaakt door neerlegging ter griffie en door bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, maar het gaat in dit geval om een bekendmaking in de vorm van een mededeling, overeenkomstig artikel 75 van het Wetboek van Vennootschappen. Er wordt echter een uitzondering gemaakt voor de jaarrekeningen en de geconsolideerde jaarrekeningen die moeten worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

Aangezien het om buitenlandse vennootschappen gaat, mag hieraan worden toegevoegd dat de stukken met het oog op hun neerlegging moeten worden opgesteld of vertaald in de taal of in één van de officiële talen van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen het bijkantoor is gevestigd (artikel 85 van het Wetboek van Vennootschappen).

Er wordt tevens opgemerkt dat artikel 85 van het Wetboek van vennootschappen niet de vertaling vereist in één van de officiële talen van de rechtbank in het rechtsgebied waarin het bijkantoor is gevestigd en dit, zelfs in de hypothese waar deze documenten werden opgesteld in een taal die niet deze van het land van oorsprong is van de buitenlandse vennootschap. Bijvoorbeeld : voor een beslissing tot sluiting van een bijkantoor van een Engelse vennootschap opgesteld in het Frans, kan de griffie niet eisen dat deze beslissing wordt opgesteld in het Engels en vervolgens vertaald. 4.1.2. Buitenlandse vennootschappen die vallen onder het recht van een andere Staat dan een lidstaat van de Europese Unie Deze vennootschappen moeten, vóór de opening van het bijkantoor, de hierna opgesomde gegevens en stukken neerleggen : 1° het adres van het bijkantoor;2° de werkzaamheden van het bijkantoor;3° het recht van de Staat waaronder de vennootschap valt;4° indien dat recht hierin voorziet, het register waarin de vennootschap is ingeschreven en het nummer waaronder de vennootschap daarin is ingeschreven;5° een stuk uitgaande van het in het 4° bedoelde register dat het bestaan van de vennootschap vaststelt;6° de oprichtingsakte en de statuten indien deze laatste onder een afzonderlijke akte zijn opgenomen, alsmede de wijzigingen die in deze stukken zijn aangebracht;7° de rechtsvorm, de zetel en het doel van de vennootschap, alsmede, ten minste eenmaal per jaar, het bedrag van het geplaatste kapitaal, voor zover deze gegevens niet in de in het 6° genoemde stukken voorkomen;8° de naam van de vennootschap alsmede de naam van het bijkantoor indien deze niet met deze van de vennootschap overeenstemt;9° de benoeming en de identiteit van de personen die bevoegd zijn de vennootschap jegens derden te verbinden en haar in rechte te vertegenwoordigen;a) als orgaan van de vennootschap waarin de wet voorziet, of als leden van een dergelijk orgaan;b) als vaste vertegenwoordigers van de vennootschap voor de werkzaamheden van het bijkantoor;10° de omvang van de bevoegdheden van de personen bedoeld in het 9°, alsook het gegeven of deze personen die bevoegdheid alleen of slechts gezamenlijk kunnen uitoefenen;11° de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap betreffende het laatst afgesloten boekjaar, in de vorm waarin deze rekeningen werden opgesteld, gecontroleerd en openbaar gemaakt volgens het recht van de Staat waaronder de vennootschap valt. Deze vennootschappen zijn gehouden, daarna de volgende stukken en gegevens openbaar te maken : 1° binnen dertig dagen na de beslissing of de gebeurtenis : a) elke wijziging van de stukken en gegevens respectievelijk bedoeld in 1°, 2°, 3°, 4°, 6°, 7°, 8°, 9° en 10° van bovenvermeld lid;b) de ontbinding van de vennootschap, de benoeming, de identiteit en de bevoegdheden van de vereffenaars, alsmede de afsluiting van de vereffening;c) elk faillissement, gerechtelijk akkoord of elke andere soortgelijke procedure met betrekking tot de vennootschap;d) de sluiting van het bijkantoor;2° jaarlijks, binnen een maand volgend op de algemene vergadering en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar, de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening, volgens het 11° van bovenvermeld lid. Bovenvermelde stukken en gegevens worden openbaar gemaakt door neerlegging ter griffie en door bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, maar het gaat in dit geval om een bekendmaking in de vorm van een mededeling, overeenkomstig artikel 75 van het Wetboek van Vennootschappen. Er wordt echter een uitzondering gemaakt voor de jaarrekeningen en de geconsolideerde jaarrekeningen die moeten worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

Aangezien het om buitenlandse vennootschappen gaat, mag hieraan worden toegevoegd dat de stukken met het oog op hun neerlegging moeten worden opgesteld of vertaald in de taal of in één van de officiële talen van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen het bijkantoor is gevestigd (artikel 85 van het Wetboek van Vennootschappen).

Er wordt tevens opgemerkt dat artikel 85 van het Wetboek van Vennootschappen niet de vertaling vereist in één van de officiële talen van de rechtbank in het rechtsgebied waarin het bijkantoor is gevestigd en dit, zelfs in de hypothese waar deze documenten werden opgesteld in een taal die niet deze van het land van oorsprong is van de buitenlandse vennootschap. Bijvoorbeeld : voor een beslissing tot sluiting van een bijkantoor van een Engelse vennootschap opgesteld in het Frans, kan de griffie niet eisen dat deze beslissing wordt opgesteld in het Engels en vervolgens vertaald.

Daarenboven kunnen deze stukken volgens artikel 67, § 3, derde lid, neergelegd worden in een of meer officiële talen van de Europese Unie. 4.2. Buitenlandse vennootschappen die in België een openbaar beroep op het spaarwezen doen, maar er geen bijkantoor hebben Volgens artikel 88 van het Wetboek van Vennootschappen moeten deze vennootschappen vooraf hun oprichtingsakte en statuten neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel te Brussel. De stukken moeten in de vorm van een mededeling worden bekendgemaakt, overeenkomstig de artikelen 75 en 89 van het Wetboek van Vennootschappen.

De buitenlandse vennootschappen die in België een openbaar beroep op het spaarwezen doen, maar er geen bijkantoor hebben, hoeven de gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen niet in te vullen in luik C van bedoelde formulieren, krachtens artikel 9, § 1, eerste lid, van voornoemd koninklijk besluit van 30 januari 2001. 4.3. Intercommunales of dienstverlenende verenigingen Aan deze rechtsvorm moet extra aandacht worden besteed. De neerleggings- en openbaarmakingsformaliteiten zijn immers verschillend al naar gelang de gewesten. - In het Vlaams Gewest : in artikel 11 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking is bepaald dat voor al wat niet uitdrukkelijk geregeld is door dit decreet, op de samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid de bepalingen van het wetboek voor de vennootschappen die gelden voor de vennootschapsvorm van de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, van toepassing zijn.

Het is evenwel nuttig te verduidelijken dat krachtens artikel 30 van het decreet de oprichtingsakten van de dienstverlenende of opdrachthoudende verenigingen en de bijlagen, na goedkeuring door de Vlaamse regering, op de secretarie in de gemeentehuizen van alle deelnemende gemeenten worden neergelegd en in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad worden bekendgemaakt. De betrokkenen moeten die akten dan ook rechtstreeks aan het Belgisch Staatsblad bezorgen.

De gegevens voor de Kruispuntbank van Ondernemingen moeten, met gebruik van de formulieren, naar onderstaand adres worden verstuurd.

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten Ter attentie van de heer Jan DE CONINCK Groep Repertorium Jozef II-straat 47 1000 BRUSSEL Hetzelfde geldt voor alle wijzigingen van de statuten (11). - In het Waals Gewest en in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales nog steeds van toepassing. In artikel 3 is bepaald dat de intercommunales de rechtsvorm van naamloze vennootschap, van coöperatieve vennootschap of van vereniging zonder winstoogmerk moeten aannemen.

In dat laatste geval wordt verwezen naar de wet van 27 juni 1921 (12) en naar de omzendbrief van 2 juni 2005 (13).

Voor de intercommunales, die de vorm van naamloze vennootschap of van coöperatieve vennootschap hebben aangenomen, worden de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en van deze omzendbrief toegepast, behoudens andersluidende bepalingen in de wet van 22 december 1986.

Bijgevolg vallen de dossiers wel degelijk onder de bevoegdheid van de griffie van de rechtbank van koophandel. 5. Problematiek van de overdracht van het dossier in geval van vereffening Overeenkomstig de artikelen 183 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en de omzendbrief van 14 november 2006 betreffende de nieuwe vereffeningsprocedure moet worden gewezen op onderstaande beginselen : 1e beginsel : Krachtens artikel 184, § 1, tweede lid, is de rechtbank die voor de beslissing tot bevestiging of homologatie en voor de neerlegging van het benoemingsbesluit van de vereffenaar(s) bevoegd is die van het arrondissement waar de vennootschap op de dag van het besluit tot ontbinding haar zetel heeft; 2e beginsel : Indien de zetel van de vennootschap echter binnen zes maanden voor het besluit tot ontbinding verplaatst werd, is de rechtbank die voor de beslissing tot bevestiging of homologatie bevoegd is die van het arrondissement waar de vennootschap haar zetel had voor de verplaatsing ervan en is de rechtbank die voor de neerlegging van het benoemingsbesluit en van de beslissing tot bevestiging of homologatie bevoegd is die van het arrondissement waar de vennootschap haar zetel heeft na de verplaatsing ervan. 6. Onmiddellijke bekendmaking in het Belgisch Staatsblad Bepaalde akten en stukken van de in deze omzendbrief bedoelde vennootschappen moeten onmiddellijk voor advies worden bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.Die akten en stukken moeten dan ook niet eerst ter griffie van de rechtbank van koophandel worden neergelegd.

Het betreft inzonderheid het aanbod tot conversie (art. 482 van het Wetboek van Vennootschappen), de oproepingen voor de algemene vergaderingen (art. 533 en 570 van voornoemd wetboek) of de openstelling van de inschrijving in geval van uitoefening van het voorkeurrecht in het kader van een kapitaalverhoging (art. 593 van voornoemd Wetboek). 7. Bepalingen voor de neerlegging en de bekendmaking 7.1. Papieren neerlegging Elk papieren stuk moet aan de volgende voorwaarden beantwoorden : 1° op wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit zijn opgesteld;2° 297 millimeter lang en 210 millimeter breed zijn (formaat A4);3° alleen op de voorzijde beschreven zijn (14);4° per neergelegd stuk slechts een zelfde taal gebruiken;5° getypt, gedrukt of gefotokopieerd zijn, uitsluitend in zwarte letters met een scherp contrast tussen tekst en papier en duidelijk leesbaar zijn;6° naargelang het geval ondertekend zijn door de notaris die de akte opmaakt of door personen die bevoegd zijn om de rechtspersoon tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars moeten worden vermeld (15)(16) : 7° bovenaan elk blad een horizontale strook van ten minste twintig millimeter open laten. Bovenaan elk neergelegd stuk worden vermeld : 1° de naam van de rechtspersoon zoals die in de statuten voorkomt;2° de rechtsvorm;in geval van een coöperatieve vennootschap, moet worden verduidelijkt dat het een coöperatieve vennootschap met onbeperkte of met beperkte aansprakelijkheid betreft; in het geval omschreven in Boek X van het wetboek van vennootschappen, wordt de toevoeging « met sociaal oogmerk » vermeld; 3° de nauwkeurige aanwijzing van de zetel (postcode, gemeente, straat, nummer, eventueel busnummer);4° het ondernemingsnummer (17);5° het precies onderwerp van de bekendmaking, wanneer het stuk moet worden bekendgemaakt. Al deze voorschriften beantwoorden aan luik B van formulier I dat als bijlage bij het koninklijk besluit van 30 januari 2001 gaat.

Wanneer bijgevolg een document moet worden neergelegd, stemt dit overeen met de hierboven opgesomde voorschriften, of wordt gebruik gemaakt van een of meer luiken B van formulier I. De griffie bezorgt een ontvangstmelding voor alle neergelegde akten, uittreksels van akten, processen-verbaal en documenten. 7.2. Elektronische neerlegging De elektronische neerlegging vindt zijn oorsprong in de Richtlijn 68/151/EEG (18), zoals gewijzigd door de Richtlijn 2003/58/EG (19).

In artikel 3, 2, van voornoemde Richtlijn is immers het volgende bepaald : « 2. Alle akten en alle gegevens die krachtens artikel 2 openbaar gemaakt dienen te worden, worden in het dossier opgenomen of ingeschreven in het register; de inhoud van het in het register ingeschrevene dient in elk geval uit het dossier te blijken. De lidstaten dragen er zorg voor dat de vennootschappen en andere personen en instanties die gehouden zijn tot aanmelding of medewerking, alle akten en gegevens die overeenkomstig artikel 2 openbaar moeten worden gemaakt, uiterlijk met ingang van 1 januari 2007 in elektronische vorm kunnen indienen. Bovendien kunnen de lidstaten alle - of bepaalde categorieën - vennootschappen ertoe verplichten al deze - of bepaalde categorieën - akten en gegevens langs elektronische weg in te dienen.

Alle in artikel 2 bedoelde akten en gegevens die na uiterlijk 1 januari 2007, hetzij op papier, hetzij langs elektronische weg worden ingediend, moeten in elektronische vorm in het dossier worden opgenomen of in het register worden ingeschreven... » Er bestaan twee soorten elektronische neerlegging : elektronische neerlegging door de notarissen en rechtstreekse elektronische neerlegging door derden. 7.2.1. Elektronische neerlegging door de notarissen (eDA I) Artikel 2, § 1, eerste streepje, van het ministerieel besluit van 12 september 2005 (20) waarin is voorzien in de elektronische neerlegging door de notarissen, heeft thans een beperkt toepassingsgebied.

Het heeft immers uitsluitend (21) betrekking op : - de authentieke oprichtingsakten : de elektronische neerlegging is niet bedoeld voor wijzigingsakten. De wijzigingsakten moeten later elektronisch worden neergelegd; - de naamloze vennootschappen, de besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, de Europese vennootschappen en de commanditaire vennootschappen op aandelen : de elektronische neerlegging is niet bedoeld voor andere vennootschapsvormen, zelfs wanneer hun oprichtingsakte een authentieke akte is; - akten van Belgische vennootschappen naar Belgisch recht : buitenlandse vennootschappen kunnen hun akten momenteel nog niet elektronisch neerleggen.

Krachtens de omzendbrief van 15 december 2005 valt de invoering van gegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen en de neerlegging onder de eigen verantwoordelijkheid van de notaris. 7.2.2. Rechtstreekse elektronische neerlegging (eDA II) Artikel 2, § 1, tweede streepje, van het ministerieel besluit van 12 september 2005 (22) waarin in de rechtstreekse elektronische neerlegging is voorzien, heeft een veel ruimer toepassingsgebied, aangezien het betrekking heeft : - op onderhandse oprichtingsakten en op akten tot wijziging van de statuten, maar ook op bepaalde akten « in verband met het dagelijks leven », zoals de benoemingen/ontslagen van de bestuurders; - op handelsvennootschappen, maar niet enkel op naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, Europese vennootschappen en commanditaire vennootschappen op aandelen.

Tevens kan worden onderstreept dat het systeem nog in de kinderschoenen staat en dat u later verduidelijking zal krijgen.

Voor derden bestaat het systeem erin, via de portaalsite van de Federale Overheidsdienst Justitie de geschikte formulieren in te voeren.

De derden moeten daartoe de formulieren tekenen met behulp van hun elektronische identiteitskaart.

De formulieren worden via de gecodeerde postcode automatisch naar de territoriaal bevoegde griffie verstuurd.

De opdracht van de griffie bestaat erin, de gebruikelijke controles te verrichten (23). Indien er opmerkingen moeten worden geformuleerd, moeten de formulieren worden teruggestuurd naar de afzender, met vermelding van voornoemde opmerkingen. Wanneer de formulieren volledig zijn of verbeterd zijn, moeten de gegevens die opgenomen zijn in de luiken A en C in de Kruispuntbank van Ondernemingen worden gecodeerd en moet het luik B aan het Belgisch Staatsblad worden overgezonden.

De betaling van voornoemde formaliteiten verloopt op elektronische wijze. Dit systeem bevat een bijzonderheid. Het betreft immers een reservatiesysteem. Het is een systeem van voorafbetaling. De aanvrager betaalt vooraf op een rekening en zodra het verstuurde stuk of de verstuurde akte aan alle voorwaarden voldoet, wordt het bedrag van de rekening afgetrokken. 7.3. Bekendmaking In artikel 11, § 2, 6°, van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen is bepaald dat wanneer een akte, een uittreksel van een akte of een stuk in het Belgisch Staatsblad moet worden bekendgemaakt, de neerlegging van het origineel vergezeld moet zijn van een afschrift ondertekend (24) door de persoon (personen) die bevoegd is (zijn) om de vennootschap te vertegenwoordigen.

Indien een akte, een uittreksel van een akte of een stuk betrekking heeft op een verrichting die door verschillende rechtspersonen moet worden bekendgemaakt, moeten er zoveel neerleggingen met bijgevoegd afschrift geschieden als er betrokken rechtspersonen zijn.

Overeenkomstig voornoemd artikel 11 is het gebruik van formulier I vereist.

Concreet moet dus formulier I neergelegd worden voor de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en een afschrift van de akte voor het dossier dat gehouden wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel.

Het afschrift van de akte dat in het dossier moet worden opgenomen, kan ook de vorm aannemen van een kopie van luik B van formulier I. Een zelfde bekendmaking kan verschillende onderwerpen bevatten zonder dat verschillende formulieren gebruikt worden en zonder dat bijkomende bekendmakingskosten teweeggebracht worden. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij een bekendmaking die tegelijk betrekking zou hebben op een wijziging van statuten en van de samenstelling van de raad van bestuur. 7.4. Formaliteiten bij de Kruispuntbank van Ondernemingen Bij de neerlegging van bepaalde akten moet de griffie ook gegevens invoeren in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Bij de oprichting van een vennootschap zijn die gegevens terug te vinden op formulier I, luik A en C. Wanneer een van de identificatiegegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen gewijzigd wordt, moet gebruik worden gemaakt van formulier II. Dat formulier heeft enkel een luik A en C. Indien de wijziging een bekendmaking vereist, zal ook gebruik worden gemaakt van formulier I, luik A en B. Luik C van dit formulier wordt enkel gebruikt voor de ondertekening onderaan de bladzijde. 7.5. Inzage en verkrijging van afschriften In artikel 3.3, eerste lid, van voornoemde 1e Richtlijn is bepaald dat een volledig of gedeeltelijk afschrift van elke akte of gegeven (tegen betaling van de daaraan verbonden griffierechten) op papier of langs elektronische weg verkrijgbaar moet zijn.

Met betrekking tot de authentificatie van de documenten kan worden gewezen op het verschil tussen de papieren en de elektronische afschriften : - papieren afschriften worden voor eensluidend afschrift gewaarmerkt, tenzij van deze waarmerking wordt afgezien; - elektronische documenten worden niet voor eensluidend afschrift gewaarmerkt, tenzij de aanvrager hier uitdrukkelijk om verzoekt.

De lidstaten moeten de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat in geval van waarmerking van elektronische afschriften zowel de authenticiteit van de herkomst als de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd.

Teneinde te waarborgen dat de door derden in het systeem ingevoerde documenten authentiek zijn, bestaat er een systeem van elektronische handtekening via de elektronische identiteitskaart. Naast dat systeem bestaat er nog een systeem van waarmerking.

Momenteel is het zo dat de afschriften : 1° kunnen worden ingezien in de gegevensbank van het Belgisch Staatsblad ingeval zij zijn bekendgemaakt.De inzage is gratis; 2° worden bewaard in de eDA-gegevensbank ter griffie van de rechtbank van koophandel, waar zij kunnen worden ingezien en afgedrukt. Voor afschriften die bij de griffie of op elektronische wijze worden verkregen geldt het tarief zoals bepaald in artikel 272 van het Wetboek van registratie-, hypotheek- en griffierechten. 7.6. Scannen In artikel 3.3, tweede lid, van voornoemde Richtlijn is bepaald dat de afschriften van de ter griffie neergelegde akten en gegevens op papier of als langs elektronische weg, naar keuze van de aanvrager, van het register moeten kunnen worden verkregen.

Er moet worden opgemerkt dat scanning enkel betrekking heeft op papieren documenten die niet verder teruggaan dan 10 jaar vanaf 1 januari 2007. Bijgevolg kunnen documenten van vóór 1 januari 1997 niet worden gescand (25).

De aanvrager moet via de portaalsite een zo nauwkeurig mogelijke aanvraag tot scanning versturen. De griffie scant het (de) gevraagde document(en) en voegt het (ze) in de portaalsite in, waar het kan (ze kunnen) worden ingezien. Er kan worden benadrukt dat tevens vooraf met een kredietkaart moet worden betaald en dat er geen enkele vorm van terugbetaling zal plaatsvinden, zelfs indien het gescande document niet overeenstemt met het gewenste document (bv. te vage aanvraag).

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 9. Algemene opmerkingen. 9.1. Ondertekening 1° Ondertekening van het of de formulier(en). - Elk formulier moet worden ondertekend door de perso(o)n(en) gemachtigd om de vennootschap te verbinden (organen en/of bijzonder gemachtigde). Deze handtekening(en) moet(en) geplaatst worden onderaan luik C van formulier I en/of van formulier II. - Luik B van formulier I moet eveneens ondertekend worden, maar enkel op de achterzijde, zodat de handtekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt en aldus geen frauduleus gebruik ervan kan worden gemaakt. Op de voorzijde van luik B van formulier I zijn enkel de naam en de hoedanigheid van de persoon of de personen vermeld die bevoegd zijn om de vennootschap ten aanzien van derden te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde), of desgevallend van de instrumenterende notaris.

Indien de handtekening op de voorzijde voorkomt, is dat op risico van de vennootschap. De griffie kan de neerlegging om deze reden niet weigeren maar kan de aandacht vestigen op de gevaren van deze handelwijze. 2° Ondertekening van de documenten neer te leggen in het dossier. Deze documenten moeten worden ondertekend door de perso(o)n(en) die bevoegd is (zijn) om de vennootschap te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde). 3° Wie mag tekenen? Overeenkomstig artikel 71 van het Wetboek van Vennootschappen moeten de uittreksels van de akten van vennootschappen voor de authentieke akten worden getekend door de notarissen, voor de onderhandse akten, door alle hoofdelijk aansprakelijke vennoten, of door een van hen, die door de anderen bijzonder gemachtigd is. In artikel 9, § 3, tweede lid, van voornoemd koninklijk besluit van 30 januari 2001 is bepaald dat de neergelegde formulieren en documenten moeten worden gedagtekend en ondertekend door de perso(o)n(en) die bevoegd is (zijn) om de vennootschap te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde of instrumenterende notaris).

Samengevat : - authentieke of onderhandse oprichtingsakten mogen door de notaris of door de oprichters worden ondertekend; - authentieke of onderhandse wijzigingsakten mogen door de notaris of door de organen worden ondertekend; - alle andere akten mogen door de notaris, door de organen of door een bijzonder gemachtigde worden ondertekend.

De statuten van de vennootschap bepalen wie haar mag verbinden ten aanzien van derden. Bovendien mag de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan derden worden toevertrouwd, in tegenstelling tot het stelsel waarin is voorzien voor de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen.

Enkel de organen van de vennootschap (raad van bestuur, beheerder,) hebben vertegenwoordigingsbevoegdheid.

De algemene vergadering of de raad van bestuur kan echter een of meer personen tevens ermee belasten de openbaarmakingsformaliteiten te vervullen door gebruik te maken van de daaraan verbonden handtekening.

Hoewel de griffie bevoegd is om de identiteit na te gaan van de persoon die zich aanmeldt, mag de griffie zich niet mengen in de interne organisatie van de vennootschap inzake de bepaling van de hoedanigheid van en het aantal personen die de stukken en documenten moeten ondertekenen die openbaar gemaakt moeten worden. 9.2. Exemplaar neer te leggen in het dossier Wanneer een neergelegde akte ook bestemd is om in extenso of bij uittreksel te worden bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (statuten - benoeming - ontslag - ontbinding), kan die neergelegde akte de vorm aannemen van luik B van formulier I en moet hij op de gepaste wijze worden ondertekend.

Er dient te worden opgemerkt dat die mogelijkheid niet bestaat voor een bekendmaking in de vorm van een mededeling. De andere akten en documenten moeten worden neergelegd en kunnen dus niet de vorm aannemen van luik B van formulier I aangezien luik B vermeldt welke akten neergelegd zijn. Bovendien kan eraan worden herinnerd dat krachtens artikel 11, § 1, tweede lid, de akten en documenten die in de vorm van een mededeling moeten worden bekendgemaakt, in één exemplaar moeten worden neergelegd en bijgevolg niet moeten zijn vergezeld van een afschrift.

Onder akte wordt verstaan : het uittreksel van de notulen van de beslissing die de openbaarmaking verplicht maakt.

De griffie kan geen kopie eisen van de volledige notulen van de algemene vergadering, maar niets belet de vennootschap de volledige notulen in plaats van een uittreksel neer te leggen.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 9.3. Nummer van de niet-verblijfhouders A) Natuurlijke personen Wanneer een bestuurder/beheerder niet in België verblijft, moet hij het BIS-nummer vermelden. Dit bevindt zich in de rechterbovenhoek van de SIS-kaart van de sociale zekerheid.

Indien de bestuurder/de beheerder geen BIS-nummer heeft, moet in het vakje rijksregisternummer van luik C van formulier I of II de geboortedatum ingevuld worden en moet een kopie van een identiteitsbewijs aan de griffie overhandigd worden.

Bij gebrek aan een BIS-nummer en in geval van ontslag van (een) bestuurder(s), ondertekenen de personen die de vennootschap rechtsgeldig kunnen vertegenwoordigen een verklaring waaruit blijkt dat de ontslagnemende bestuurder(s) nooit een BIS-nummer gehad heeft (hebben).

De bepalingen voor een bestuurder/een beheerder gelden eveneens voor de leden van het directiecomité, de leden van de directieraad (dualistisch stelsel), de leden van de toezichtsraad (dualistisch stelsel), de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, de vaste vertegenwoordigers en de wettelijke vertegenwoordigers van de filialen.

B) Rechtspersonen Wanneer een buitenlands rechtspersoon bestuurder is van een vennootschap, moet het ondernemingsnummer vermeld worden op luik C voor : 1° de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die beschikken over een zetel in België of die zich moeten registreren overeenkomstig een verplichting opgelegd door de Belgische wetgeving;2° iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of vereniging die in België : - hetzij een handels- of ambachtsonderneming voert; - hetzij als werkgever onderworpen is aan de sociale zekerheid; - hetzij onderworpen is aan de belasting over de toegevoegde waarde; - hetzij als zelfstandige een intellectueel beroep, een vrij beroep of een dienstverlenend beroep uitoefent; 3° de vestigingseenheden van de personen bedoeld in 1°, 2° en 3°, voor zover de registratie van die vestigingseenheid noodzakelijk is voor de uitvoering van de Belgische wetgeving. Wanneer de punten 1°, 2° en 3° niet van toepassing zijn op de buitenlandse rechtspersoon, moet die het ondernemingsnummer niet vermelden op luik C maar enkel zijn benaming en zijn hoedanigheid (zie infra). 9.4. Betalingsmiddelen De betaling van de bekendmakingskosten kan op vier wijzen gebeuren : - met een cheque op naam van het Belgisch Staatsblad ; - met een postwissel; - met een bankoverschrijving of storting; - via elektronische weg indien de neerlegging onder elektronische vorm plaatsvindt.

Wanneer de vennootschap een bankcheque als betalingsmiddel gebruikt, wordt deze bij het document bestemd voor het Belgisch Staatsblad gevoegd.

Indien de betaling gebeurt met een postwissel, geldt een kopie van het strookje van De Post als bewijs daarvan.

Wanneer de betaling geschiedt met een bankoverschrijving bestaat het bewijs hetzij in een afschrift van het formulier van de overschrijving of de storting op de rekening van het Belgisch Staatsblad waarop de stempel is aangebracht van de financiële instelling die de overschrijving heeft verricht, hetzij in een rekeninguittreksel (of een fotokopie daarvan) of in een ander document (of een fotokopie daarvan) dat bevestigt dat de betaling daadwerkelijk is verricht.

De betaling met een bankoverschrijving moet in geval van een wijzigende akte het ondernemingsnummer vermelden, of in geval van een oprichting de naam en het adres van de zetel.

Het bankrekeningnummer van het Belgisch Staatsblad waarop de som moet worden gestort is : 679-2005502-27. 9.5. Bestuurders, met het dagelijks bestuur belaste personen, vertegenwoordigers Krachtens 5° en 6° moet in de luiken C van de formulieren I en II de hoedanigheid worden vermeld van de bestuurder, de vertegenwoordiger of de persoon belast met het dagelijks bestuur (32).

De volgende hoedanigheden kunnen worden vermeld in het kader van een vennootschap : - bestuurder; - vaste vertegenwoordiger; - persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen; - vereffenaar; - wettelijke vertegenwoordiger van het bijkantoor; - voorlopig bewindvoerder.

Indien er meer bestuurders, personen belast met het dagelijks bestuur of vertegenwoordigers zijn dan er plaats beschikbaar is op luik C, moeten zoveel luiken C gebruikt worden als nodig zijn om iedereen te vermelden. 9.6. Wijziging van zetel Wanneer een vennootschap het adres van haar zetel in België wijzigt, is het van belang dat de volgende beginselen in acht genomen worden bij het invullen van de formulieren : - op formulier I, luik A : het oude adres vermelden; - op formulier I, luik B : het nieuwe adres opgeven (Het nieuwe adres wordt vermeld in de bekend te maken tekst zelf van luik B). De vermelding « zetel » bovenaan de titel van het onderwerp van de akte, moet het oude adres bevatten. Het zelfde geldt bij naamswijziging; - op formulier II, luik A : het nieuwe adres vermelden. Voor een naamswijziging op formulier II, luik A, moet voortaan de oude en de nieuwe naam (punt 2° a) en b)) worden vermeld.

Ingeval een vennootschap haar zetel naar een ander gerechtelijk arrondissement overbrengt, moet zij de documenten met betrekking tot deze beslissing neerleggen ter griffie van de oorspronkelijke rechtbank van koophandel, zoals bepaald in artikel 21 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen. De overzending van het dossier gebeurt door toedoen van de griffier. 9.7. Verlenging van het mandaat In geval van de verlenging van het mandaat van een bestuurder, een persoon belast met het dagelijks bestuur of een vertegenwoordiger, moet formulier II niet gebruikt worden omdat dit formulier enkel aangewend wordt ingeval een wijziging aangebracht werd in de vroegere situatie.

Luik B van formulier I kan worden gebruikt wanneer in de bekendmaking die de identiteit vermeldt van de bestuurders waarvan het mandaat werd verlengd, de duur van hun mandaat is aangegeven.

Indien de namen van de bestuurders van wie het mandaat is verlengd echter in luik C van formulier II werden opgenomen, is er evenwel geen reden om de neerlegging van het formulier te weigeren. 9.8. Cumulatie van functies Wanneer een bestuurder de functies van bestuurder en van persoon aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, cumuleert, is de vennootschap verplicht de gegevens van de betrokken bestuurder in te geven in luik C van formulier I bij de oprichting of van formulier II daarna, in punt 5° met als titel « Administratie en vertegenwoordiging » en in punt 6° met als titel « Dagelijks bestuur ». 9.9. Aantal beslissingen in een bekendmaking Noch het Wetboek van Vennootschappen, noch het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen verbieden dat een zelfde bekendmaking diverse onderwerpen/beslissingen bevat.

Bijvoorbeeld : in luik B van formulier I kan onder de rubriek « Onderwerp van de akte » de rubriek « Wijziging van de statuten en van de raad van bestuur » worden vermeld.

We wensen tevens te onderstrepen dat zelfs indien een bekendmaking verschillende onderwerpen betreft, de bekendmakingskosten eenmalig blijven en dus niet mogen vermenigvuldigd worden met het aantal beslissingen in de bekendmaking. 9.10. Termijnen voor de neerlegging en de bekendmaking In de artikelen 68 en 73 van het Wetboek van Vennootschappen is voorzien in korte termijnen voor de neerlegging en de bekendmaking.

Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de vennootschap erop toe te zien dat de formaliteiten met betrekking tot de neerlegging binnen een bepaalde termijn worden vervuld, te weten binnen een termijn van 15 dagen.

De akten en gegevens zijn pas tegenwerpbaar aan derden vanaf de dag van de bekendmaking ervan in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad in de vorm van een uittreksel of een mededeling. Bovendien kunnen bepaalde boetes worden opgelegd.

Wanneer een akte leidt tot neerlegging en bekendmaking, brengt die eveneens een wijziging van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen mee. In artikel 9, §§ 2 en 3, van voornoemd koninklijk besluit van 30 januari 2001 is bepaald dat het daartoe bestemde formulier II binnen een maand na de wijziging moet worden neergelegd.

Er mag echter niet uit het oog worden verloren dat voornoemde termijn van 15 dagen het belangrijkst is en dat het die termijn is die de vennootschappen moeten naleven.

De griffie mag echter de neerlegging van een akte niet weigeren omwille van het niet-naleven van de opgelegde termijnen. 9.11. Bekendmakingen in een andere taal Wanneer een vennootschap een bekendmaking in een tweede landstaal wil doen, moeten twee formulieren I van bekendmaking worden gebruikt. Luik B van het eerste formulier I bevat de tekst in de ene taal, luik B van het tweede formulier I de bekend te maken tekst in de andere taal.

De taal van formulier I als dusdanig moet de taal zijn die gebruikt wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel waarbij om de bekendmaking verzocht wordt.

Ik wijs u erop dat de in artikel 67 van het Wetboek van Vennootschappen bedoelde stukken in een of meer officiële talen van de Europese Unie kunnen worden neergelegd. 9.12. Adres van de bestuurders Luik B van formulier I kan het beroepsadres van de bestuurder/de beheerder vermelden rekening houdend met het feit dat het privaat adres bekend is via de opgave van het rijksregisternummer van de natuurlijke personen op luik C van formulieren I of II. De bepalingen voor een bestuurder/een beheerder gelden eveneens voor de leden van het directiecomité, de leden van de directieraad (dualistisch stelsel), de leden van de toezichtsraad (dualistisch stelsel), de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, de vaste vertegenwoordigers en de wettelijke vertegenwoordigers van de filialen. 10. Bijhouden van de dossiers door de griffies Wanneer het gaat om een eerste neerlegging, moet de griffier thans niet enkel controleren, maar moet hij tevens een inschrijvingsnummer in het ad hoc-register toekennen. Het toegekende nummer moet op het dossier, op het neergelegde stuk, op het afschrift en op alle latere neerleggingen worden vermeld.

De neergelegde stukken en de afschriften ervan krijgen het visum van de griffier of van zijn gemachtigde. De stukken worden vervolgens bij het dossier gevoegd en de afschriften ervan zijn bestemd om naar het Belgisch Staatsblad te versturen.

De griffier overhandigt een ontvangstbewijs van het neergelegde stuk.

De griffier moet ook de inventaris van het dossier opstellen.

Krachtens artikel 10 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het wetboek van vennootschappen vermeldt deze inventaris het volgnummer, het onderwerp en de neerleggingsdatum van het neergelegde stuk.

Bij een elektronische neerlegging wordt die inventaris automatisch up-to-date gehouden.

Met de verschijning van het ondernemingsnummer rijst echter de vraag of het oude handelsregisternummer overeenstemt met het ondernemingsnummer bij de rangschikking van de vennootschapsdossiers.

Teneinde werkoverlast te vermijden en de rangschikking te vereenvoudigen is het dan ook raadzaam de nieuwe dossiers volgens ondernemingsnummer te rangschikken en vervolgens de oude dossiers daar tussen te voegen naarmate die vennootschappen in hun dossier nieuwe akten en/of stukken neerleggen. Zo wordt het ondernemingsnummer het referentienummer voor de rangschikking van voornoemde dossiers. 11. Versturen van de akten en stukken naar het Belgisch Staatsblad Zoals vermeld in de vorige paragraaf bezorgt de griffier het neergelegde afschrift aan het Belgisch Staatsblad.Op elke neergelegde akte en op elk afschrift vermeldt de griffier met een datumstempel de naam van de griffie, de data van neerlegging en van verzending naar het Belgisch Staatsblad.

Krachtens artikel 14 van voornoemd koninklijk besluit van 30 januari 2001 moet die verzending uiterlijk de tweede werkdag na de datum van de neerlegging plaatsvinden.

De zendingen bestaan uit de op dezelfde dag in ontvangst genomen afschriften en exemplaren en de daarop betrekking hebbende mededelingen. Zij worden verzonden hetzij bij een ter post aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs overhandigd, hetzij door teletransmissie wanneer die documenten op elektronische wijze werden neergelegd.

Elke zending gaat vergezeld van een nota waarin ten minste het aantal verzonden afschriften van akten, de datum van de neerlegging ervan en het ondernemingsnummer van de betrokken vennootschappen is vermeld.

Gelieve de hoofdgriffiers van de rechtbanken van koophandel in kennis te stellen van het voorgaande zodat zij dit aan hun personeel kunnen meedelen.

Ik benadruk dat deze informatie moet gekend zijn door het personeel van de griffies van de rechtbanken van koophandel. Het is ook essentieel dat alle griffies deze instructies op uniforme wijze toepassen en dat zulks binnen de griffies eveneens het geval is.

Met bijzondere hoogachting, De Minister van Justitie, Mevr. L. ONKELINX ______ Nota's (11) cf.Artikel 41 van voornoemd decreet. (12) betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen.(13) betreffende de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, van stichtingen van openbaar nut, van internationale verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen.(14) Deze voorwaarde geldt niet voor expedities van authentieke akten, evenmin als voor de vermelding van de naam en handtekening van de ondertekenaars.(15) Deze voorwaarde geldt niet voor de tekst van de vermeldingen.(16) cf.punt 9.1 van de omzendbrief. (17) Deze bepaling is niet van toepassing op papieren akten en uittreksels van akten met betrekking op de oprichting van de rechtspersoon.(18) van de Raad van 9 maart 1968 strekkende tot het coördineren van de waarborgen, welke in de lidstaten worden verlangd van de vennootschappen in de zin van de tweede alinea van artikel 58 van het Verdrag, om de belangen te beschermen zowel van de deelnemers in deze vennootschappen als van derden, zulks ten einde die waarborgen gelijkwaardig te maken.(19) van de Raad van 15 juli 2003 tot wijziging van Richtlijn 68/151/EEG van de Raad met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen.(20) tot uitvoering van de artikelen 1, 9,12, en 15 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en tot vaststelling van de datum bepaald in artikel 10 van het koninklijk besluit houdende aanwijzing van de overheden, administraties en diensten die, betreffende bepaalde categorieën van ondernemingen, belast zijn met de eenmalige inzameling en het actualiseren van de gegevens bedoeld in artikel 6 van de wet van 16 januari 2003 houdende oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, modernisering van het handelsregister, oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen.(21) In een later stadium zal de elektronische neerlegging voor alle vennootschapsvormen en ook voor buitenlandse vennootschappen gelden.(22) cf.voetnoot nr. 16. (23) cf.punt 1 van de omzendbrief « Aard van de controle uitgeoefend door de griffies ». (24) cf.punt 9.1 van de omzendbrief « Ondertekening ». (25) cf.artikel 6bis van het ministerieel besluit van 25 april tot wijziging van het ministerieel besluit van 12 september 2005 tot uitvoering van de artikelen 1, 9, 12 en 15 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en tot vaststelling van de datum bepaald in artikel 10 van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 houdende aanwijzing van de overheden, administraties en diensten die, betreffende bepaalde categorieën van ondernemingen, belast zijn met de eenmalige inzameling en het actualiseren van de gegevens bedoeld in artikel6 van de wet van 16 januari 2003 houdende oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, modernisering van het handelsregister, oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen. (32) Dit geldt enkel voor vennootschappen met handelsdoel.