FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

29 JANUARI 2014. - Omzendbrief betreffende de vastlegging van de meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten

Ter attentie van de federale overheidsdiensten, de programmatorische overheidsdiensten, de Federale Politie en het Ministerie van Defensie Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Deze omzendbrief geeft aan op welke wijze de dossiers die betrekking hebben op meerjarige overeenkomsten of overheidsopdrachten in de algemene boekhouding geboekt en in de begrotingsboekhouding vastgelegd moeten worden.

Rekening houdend met het volume van dergelijke overeenkomsten of overheidsopdrachten voor sommige departementen, is het belangrijk een algemene regel vast te leggen die alle diensten van het algemeen bestuur van de federale staat uniform zullen naleven.

In het kader van de begrotingsboekhouding situeert de problematiek zich op het niveau van de vastleggingskredieten. Daarnaast zijn in het kader van de algemene boekhouding en meer bepaald in het raam van de periodieke afsluitingen, boekingen in klasse 0 "rechten en verplichtingen buiten balans" gepast/verplicht.

Inhoud 1. Wettelijke basis 2.Principe 3. In de praktijk 4.Behandeling in FEDCOM 4.1. Uitgavencyclus 4.2. Periodieke afsluiting 5. Inwerkingtreding 1.Wettelijke basis Wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en de comptabiliteit van de federale Staat : Art. 19 "De begroting bevat : 1° wat de ontvangsten betreft, (...); 2° wat de uitgaven betreft : a) de vastleggingskredieten ten belope waarvan bedragen kunnen worden vastgelegd uit hoofde van verbintenissen die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar en, voor de recurrente verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, ten belope van de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen;onder recurrente verbintenissen behoort te worden verstaan verbintenissen zoals wedden, pensioenen, abonnementen of huurgelden, die gespreid over verschillende jaren gevolgen hebben en waarvan de aanrekening op het jaar waarin ze ontstaan, een last zou zijn die daarmee geen economische band heeft; b) de vereffeningskredieten (...)" Art. 20 "Op de begroting worden voor een bepaald jaar slechts aangerekend : 1° als ontvangsten : (...) 2° als uitgaven : a) ten laste van de vastleggingskredieten, de bedragen die worden vastgelegd uit hoofde van verbintenissen die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar en, voor de recurrente verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen;b) ten laste van de vereffeningskredieten" Art.24 "De goedkeuring van de contracten en overeenkomsten voor werken, leveringen en diensten, alsook de besluiten tot toekenning van subsidies mogen niet worden genotificeerd vooraleer deze contracten, overeenkomsten en besluiten zijn aangerekend op de vastleggingskredieten." Art. 25 "Met ingang van 1 november mogen de verbintenissen nodig om de ononderbroken werking van de diensten te verzekeren, worden aangegaan ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Het bedrag van deze verbintenissen mag een derde van de goedgekeurde vastleggingskredieten voor de overeenkomstige uitgaven van het lopende jaar niet overschrijden. De vastleggingsakten bepalen dat de leveringen niet mogen geschieden en de diensten niet mogen worden gepresteerd vóór de opening van het begrotingsjaar." 2. Principe In principe dienen de bedragen die betrekking hebben op verbintenissen die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar in dat jaar vastgelegd te worden (artikel 20). Artikel 20, dat de aanrekening op de begroting behandelt, moet worden geïnterpreteerd in nauw verband met artikel 19 over de verbintenissen die ontstaan of worden gesloten, die recurrent zijn en waarvan de gevolgen betrekking hebben op meerdere jaren.

Hierover staat volgende commentaar in de memorie van toelichting met betrekking tot artikel 19 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten : "Op te merken valt dat een correctie wordt aangebracht aan het principe van de verplichte vastlegging van de vastgestelde rechten inzake uitgaven ingeval de verbintenissen die ontstaan of worden gesloten een recurrent karakter hebben en gevolgen sorteren over verscheidene jaren. Onder die dubbele voorwaarde zal de vastlegging worden beperkt tot de bedragen die opeisbaar zijn tijdens het begrotingsjaar. Hierbij worden voornamelijk geviseerd, de wedden, de pensioenen, de abonnementen en de sommen die zijn verschuldigd voor de huur van goederen of diensten, waarvoor de vastlegging, op het ogenblik van het sluiten van het contract of het zich voordoen van het feit dat het recht doet ontstaan, van het geheel van de verbintenissen die eruit voortvloeien onbetwistbaar zou leiden tot de aanrekening ten laste van het betrokken jaar van lasten die geen economische band ermee hebben (bijvoorbeeld, indien men bij de aanwerving van een ambtenaar het geheel van zijn wedden tot op het einde van zijn loopbaan en zelfs zijn toekomstig pensioen zou aanrekenen)".

Op voorstel van de Raad van State heeft de regering de voorgaande precisering over wat met recurrente verbintenissen wordt bedoeld in de voorgestelde definitie van vastleggingskredieten opgenomen.

Het moet duidelijk zijn dat hiervan de gevallen moeten worden afgezonderd zoals de overheidsopdrachten, die klaarblijkelijk niet de aard van recurrente verbintenissen hebben en waarvoor de vastlegging, van bij het begin, van de totaliteit van de voorziene lasten is vereist.

De regering is echter van oordeel dat de omschrijving van de vastleggingskredieten als de bedragen ten belope waarvan verbintenissen kunnen worden vastgelegd, moet worden gehandhaafd.

Enerzijds, drukt die formulering het limitatieve karakter van die kredietsoort uit. Anderzijds, zijn de begrippen "ontstaan of sluiten van verbintenissen" en "vastleggen" niet tautologisch. Het geeft het onderscheid weer, dat ook in de huidige rijkscomptabele rechtsleer wordt weerhouden, tussen de juridische en de boekhoudkundige vastlegging. In het licht van de mogelijkheid tot het aangaan van verbintenissen vóór het begin van het begrotingsjaar in het belang van de continuïteit van de openbare dienst (cf. artikel 25) is dit onderscheid niet zonder belang. 3. In de praktijk 1.De algemene regel luidt als volgt : de budgettaire vastlegging van een meerjarige overheidsopdracht tegen een globale prijs (d.w.z. waarbij een forfaitaire prijs het geheel van diensten dekt die de opdracht behelst of die enkel posten met een forfaitaire prijs bevat) of met prijslijst (d.w.z. waarbij alleen de eenheidsprijzen van de prestaties forfaitair zijn en de prijs berekend wordt door de eenheidsprijzen te vermenigvuldigen met de hoeveelheden uitgevoerde prestaties) of met gemengde prijzen (d.w.z. waarbij de prijzen vastgelegd worden volgens de twee hiervoor beschreven methodes), gebeurt op basis van de duur van de juridische verbintenis. Met andere woorden, de vastlegging gebeurt voor de waarde (d.w.z. hoeveelheden x eenheidsprijzen) van de volledige opdracht tijdens het jaar waarin de juridische verbintenis wordt genotificeerd. Bij de opdrachten met prijslijst ontstaat de juridische verbintenis echter bij het plaatsen van een individuele bestelling betreffende deze opdracht. Voor elke individuele bestelling gebeurt een vastlegging. Immers, enkel bij de individuele bestelling is de bestelhoeveelheid gekend.

Om de begrotingskredieten voor latere begrotingsjaren van de departementen niet te bezwaren, zullen de FOD's, POD's en departementen, voorafgaand aan elke notificatie van een overheidsopdracht die overeenkomt met een weerkerende verplichting van een nieuw principe, de kredieten vastleggen voor een volledig begrotingsjaar. 2. Hoewel het gaat om meerjarige overheidsopdrachten met een opzeggingsclausule, moet de budgettaire vastlegging van de overheidsopdrachten voor de levering van kantoorbenodigdheden en van volgende diensten : schoonmaak, bewaking, onderhoud, telefonie jaarlijks gebeuren.Immers, dit type uitgaven behoort tot de categorie van de recurrente uitgaven die afwijkt van de algemene regel van de budgettaire vastlegging gebeurt op basis van de duur van de juridische verbintenis. Bijgevolg zal de budgetteringsregel de jaarlijkse vastlegging zijn, gebaseerd op het verwachte verbruik.

Recurrente uitgaven omvatten naast de wedden, de pensioenen en andere toelagen, uitgaven voor de aankoop van goederen en diensten die jaarlijks recurrent zijn. Dit recurrente karakter moet beschouwd worden op basis van de aard van de dienst. Deze uitzondering op de regel moet restrictief geïnterpreteerd worden. Met recurrente uitgaven worden bedoeld, en deze lijst is niet exhaustief, de kosten voor telecommunicatie, herstel en onderhoud van gebouwen die niet tot een waardestijging leiden, het schoonmaken van gebouwen en van ramen door gespecialiseerde bedrijven, de kosten voor verwarming, elektriciteit, gas en water, de bewakingskosten, verzendingskosten, verzekeringen, hosting van websites en de huur van servers.

Zijn onder meer uitgesloten als recurrente uitgaven : de uitgaven met betrekking tot enigerlei onderzoek, alle onderzoek of uitgaven ter voorbereiding van een investering, de grotere verbeteringswerken - renovatie-, heroprichtings- of uitbreidingswerken - die ruim buiten het kader valt van wat nodig is om de vaste activa in goede staat te behouden, evenals de bijkomende kosten, de vervanging van informaticamateriaal.

De onderhoudskosten die te maken hebben met investeringen in informatica (bijvoorbeeld informaticalicenties) worden als recurrente werkingskosten beschouwd. Hierop wordt één uitzondering gemaakt met name in geval, en alleen in dat geval, het aanvankelijke contract betrekking heeft op de eerste aankoop, waarbij ook de onderhoudskost gepland is voor het aantal jaren zoals bepaald in de overeenkomst. 3. Wat met meerjarige overheidsopdrachten die ofwel in een verlengingsclausule na afloop van een bepaalde looptijd voorzien (artikel 37, § 2 van de wet van 15 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten;bijvoorbeeld 3 jaar + 1 jaar verlenging) ofwel in de herhaling van soortgelijke werken of diensten overeenkomstig het eerste ontwerp (artikel 26 § 1, 2°, b) van de wet van 15 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten)? In dat geval, waarbij de looptijd van de juridische verbintenis de eventuele verlenging(en) of de herhaling van soortgelijke opdrachten niet inhoudt, komt het bedrag dat moet worden vastgelegd overeen met de minimale looptijd zonder verlenging of zonder herhaling. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel.

Verlenging(en) of herhaling(en) leiden tot bijkomende vastleggingen in de begroting. 4. Wat met overheidsopdrachten in schijven (artikel 37, § 1 van de wet van 15 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten)? Het gaat om een opdracht die is opgedeeld in een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten.In dat geval komt bij de toekenning van de opdracht het bedrag dat moet worden vastgelegd, overeen met het vaste gedeelte. Elk voorwaardelijk gedeelte moet vervolgens bijkomend worden vastgelegd in de begroting.

Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel. 5. Wat met opdrachten met prijslijst zonder minimum noch maximum drempel? Het gaat om een overheidsopdracht met betrekking tot prestaties voor courant gebruik, waarbij de samenvattende opmeting (werken) of de inventaris (leveringen of diensten) beperkt is tot het vastleggen van eenheidsprijzen.De verplichting voor de opdrachtnemer om een dienst te leveren of een levering uit te voeren vloeit voort uit opeenvolgende bestelbons die de aanbestedende overheid uitschrijft naargelang van haar behoeften. Aangezien deze opdrachten geen vaste juridische verbintenis tot uitgave inhouden en de toekenning ervan dus niet tot het verbruik van vastleggingkredieten leidt, komt het vast te leggen vaste bedrag overeen met het totaalbedrag van elke bestelbon die een aparte opdracht vormt. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst 6. Wat met opdrachten met prijslijst met een minimum en/of een maximum drempel? Tegenover de vorige veronderstelling legt de overheid in het bestek een minimum totaalbedrag vast waartoe ze zich verbindt, voor alle bestellingen samen en rekening houdend met de geldigheidsduur van de opdracht;en/of daarbij legt ze ook een maximum limiet vast voor het totaalbedrag van de bestellingen; boven dat bedrag heeft de aannemer, de leverancier of de dienstverlener het recht de werken, de leveringen of de dienstverlening te weigeren. Net als in het vorige geval komt het vast te leggen bedrag overeen met het totaal van elke bestelbon.

Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst. Maar het vastleggen van een minimum drempel leidt budgettair niet tot het verbruik van het vastleggingkrediet ten bedrage van deze minimum drempel (zie de artikels 80, § 5 en 117 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2013 pub. 14/02/2013 numac 2013021005 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken sluiten tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). Er wordt een uitzondering gemaakt voor het laatste jaar van de overeenkomst, waarbij de minimale vastlegging moet overeenkomen met de minimale hoeveelheid, met aftrek van de vroeger genomen vastleggingen. 7. Wat met de raamovereenkomsten (artikel 3, 15° van de wet van 15 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten)? Het gaat om een overeenkomst tussen een aanbestedende overheid en één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden.Het gaat om een enveloppe - een raam - die in geen geval slaat op de eigenlijke uitvoering van een overheidsopdracht. Moet de raamovereenkomst beschouwd worden als een aan een overheidsopdracht voorafgaand stadium? In dat geval bevat de raamovereenkomst op zich geen juridische verbintenis die aanleiding kan geven tot het verbruik van vastleggingskredieten. Latere opdrachten afgesloten volgens een raamovereenkomst daarentegen geven aanleiding tot het verbruik van vastleggingskredieten tegen dezelfde voorwaarden als de andere hiervoor vermelde opdrachten. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst. 4. Behandeling in FEDCOM 4.1. Uitgavencyclus Wij onderscheiden enerzijds de meerjarige opdrachten met vaste verplichtingen (opdrachten tegen globale prijs, d.i. hoeveelheden x eenheidsprijzen) en anderzijds de raamovereenkomsten en de opdrachten met prijslijst. 1. Meerjarige opdrachten met vaste verplichtingen zowel in termen van eenheidsprijzen als van te bestellen hoeveelheden, waarvan de uitvoering over verschillende jaren loopt. Er wordt een bestelbon opgemaakt op naam van de leverancier, uitvoerder van de prestaties, die de hoeveelheden en de eenheidsprijzen vermeldt. Deze bestelbon zal de geëigende vastleggingskredieten verbruiken die overeenkomen met de boekhoudkundige aard van de bestelde prestaties. 2. Raamovereenkomsten en opdrachten met prijslijst De artikels van de leveringen of prestaties worden aangemaakt in de gegevensbank van FEDCOM (facultatieve fase).Een of meer aankoopaanvragen worden aangemaakt; deze kunnen gegroepeerd worden in een enkele bestelbon (facultatieve fase).

Er wordt een overeenkomst aangemaakt op naam van de leverancier, die de prestaties uitvoert; de overeenkomst bevat de maximaal te bestellen hoeveelheden, de eenheidsprijs en de geldigheidsduur van deze prijs en van de overeenkomst. In deze overeenkomst zijn de gegevens voor de begroting en de boekhouding reeds opgenomen. Op zich zal deze overeenkomst de vastleggingskredieten echter niet verbruiken. Ook dit is een facultatieve fase, waarbij de aankoper gemakkelijk een bestelbon kan aanmaken.

Bij elke aparte bestelling wordt een bestelbon gemaakt op basis van de overeenkomst. Die bestelbon vermeldt de bestelde hoeveelheden tegen de eenheidsprijs van de overeenkomst. Deze bestelbon zal de geëigende vastleggingskredieten verbruiken die overeenkomen met de boekhoudkundige aard van de bestellingen. Dit is een verplichte fase. 3. Om zeker te zijn dat de bestelde hoeveelheden, de werkelijk aanvaarde of ontvangen hoeveelheden en de werkelijk gefactureerde hoeveelheden overeenstemmen ("three-way matching") en om het boekingsproces van de facturen en zijn interne controle doeltreffender te maken, moet bij de opmaak van de contracten en/of bestelbonnen steeds "K" als aanrekeningstype ("account assignment category ») gebruikt worden voor alle uitgaven die als lasten beschouwd moeten worden, met uitzondering van (niet-exhaustieve, indicatieve lijst) de diverse uitgaven die kwantificeerbaar zijn, maar waarvoor geen goederenontvangst noodzakelijk is, van de subsidies en toelagen die kwantificeerbaar zijn (indien de opvolging van de niet gerechtvaardigde delen van een schijf niet nodig is), van de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (werkingsuitgaven) indien de prestaties niet kwantificeerbaar zijn (vb energie uitgaven, telefoon/internetkosten...) en van de diverse uitgaven indien de prestaties niet kwantificeerbaar zijn; van de provisionele vastleggingen (slechts uitzonderlijk te gebruiken), van de subsidies, toelagen die niet kwantificeerbaar zijn (indien de opvolging van de niet gerechtvaardigde delen van een schijf niet nodig is) (slechts uitzonderlijk te gebruiken) Voor investeringen is deze "three-way matching"-test altijd verplicht.

Bijgevolg moet daarvoor aanrekeningstype "A" van gebruikt worden.

Wanneer er slechts één enkele bestelbon per jaar is, moet de brief tot kennisgeving van de opdracht aan de leverancier een clausule bevatten die het contractnummer vermeldt (FedCom) en die bepaalt dat elk jaar een nieuwe bestelbon overgemaakt zal worden waarnaar verwezen wordt in de verantwoordingsstukken (bijvoorbeeld de leveringsborderellen, de facturen, ...). 4.2. Periodieke afsluiting Het Algemeen Rekeningstelsel (ARS) bepaalt dat in subklasse 08 "Uitstaande budgettaire vastleggingen" deze laatste worden geboekt per hoofdgroep van het Europees Rekeningstelsel (ESR). Deze hoofdgroep van het ESR kan worden geïdentificeerd aan de hand van de aanrekening van de vastleggingskredieten in de begroting.

Tabel van overeenkomsten tussen de hoofdgroepen van uitgaven in het Europees Rekeningstelsel (ESR) en de rubrieken van subklasse 08 van het algemeen rekeningstelsel (ARS).

Hoofdgroepen uitgaven ESR - Groupes principaux dépenses SEC

Rubrieken van de subklasse 08 ARS - Rubriques de la sous-classe 08 PCG

0 Niet-verdeelde uitgaven

080 Uitstaande budgettaire vastleggingen op niet-verdeelde uitgaven

0 Dépenses non ventilées

080 Encours des engagements budgétaires sur dépenses non ventilées

1 Lopende uitgaven voor goederen en diensten

081 Uitstaande budgettaire vastleggingen op consumptieve bestedingen

1 Dépenses courantes pour biens et services

081 Encours des engagements budgétaires sur dépenses de consommation finale

2 Renten en inkomsten uit eigendom

082 Uitstaande budgettaire vastleggingen op interesten en aanverwanten

2 Intérêts et revenus de la propriété

082 Encours des engagements budgétaires sur intérêts et éléments semblables

3 Inkomensoverdrachten aan andere sectoren

083 Uitstaande budgettaire vastleggingen op exploitatietoelagen en inkomensoverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld

3 Transferts de revenus à destination d'autres secteurs

083 Encours des engagements budgétaires sur subventions d'exploitation et sur transferts de revenus aux entreprises, aux ménages et au reste du monde

4 Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector

084 Uitstaande budgettaire vastleggingen op inkomensoverdrachten binnen de Sector Overheid

4 Transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations publiques

084 Encours des engagements budgétaires sur transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations publiques

5 Kapitaaloverdrachten aan andere sectoren

085 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld

5 Transferts en capital à destination d'autres secteurs

085 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital aux entreprises, aux ménages et au reste du monde

6 Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector

086 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten binnen de Sector Overheid

6 Transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations publiques

086 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations publiques

7 Investeringen

087 Uitstaande budgettaire vastleggingen op investeringen

7 Investissements

087 Encours des engagements budgétaires sur investissements

8 Kredietverleningen en deelnemingen; andere Financiële producten

088 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kredietverleningen en participaties

8 Octrois de crédits et prises de participations, autres produits financiers

088 Encours des engagements budgétaires sur octrois de crédits et participations

9 Overheidsschuld

089 Uitstaande budgettaire vastleggingen inzake aflossingen van de schulden

9 Dette publique

089 Encours des engagements budgétaires en matière d'amortissements de dettes

Bij de periodieke afsluitingen boeken de federale overheidsdiensten de gepaste bedragen van de uitstaande budgettaire vastleggingen in de verschillende rubrieken van subklasse 08. Bij de jaarafsluiting voegen ze daar de verbintenissen aan toe die gesloten werden vanaf 1 november bij toepassing van artikel 25 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten. De bewijsstukken die aan de basis liggen van de boekingen moeten op gedetailleerde wijze de individuele bedragen weergeven die de geboekte totalen vormen in de verschillende rubrieken van klasse 08.

Bovendien boeken de federale overheidsdiensten bij de periodieke afsluitingen de uitstaande bedragen van de overheidsopdrachten (d.w.z. opdrachten met prijslijst, raamovereenkomsten) die de uitstaande bedragen van de desbetreffende begrotingsvastleggingen overschrijden, in de toepasselijke rubrieken van subklasse 09. De bewijsstukken die aan de basis liggen van deze boekingen moeten op gedetailleerde wijze de individuele bedragen weergeven die de geboekte totalen vormen in de verschillende rubrieken van subklasse 09. Om de opvolging in het FEDCOM systeem te vereenvoudigen wordt hierbij aangeraden met de sequentie "contract - bestelbon - goederenontvangst - factuur" te werken. 5. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking op 1 januari 2015 en geldt voor de nieuwe contracten en opdrachten vanaf het begrotingsjaar 2015. De Eerste Minister, E. DI RUPO De Minister van Begroting, O. CHASTEL