← Terug naar "Omzendbrief betreffende de vastlegging van de meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten "
| Omzendbrief betreffende de vastlegging van de meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten | Circulaire relative à l'engagement des contrats et marchés publics pluriannuels |
|---|---|
| FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE | SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION |
| 29 JANUARI 2014. - Omzendbrief betreffende de vastlegging van de | 29 JANVIER 2014. - Circulaire relative à l'engagement des contrats et |
| meerjarige overeenkomsten en overheidsopdrachten | marchés publics pluriannuels |
| Ter attentie van de federale overheidsdiensten, de programmatorische | Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de |
| overheidsdiensten, de Federale Politie en het Ministerie van Defensie | programmation, à la Police fédérale et au Ministère de la Défense |
| Mevrouw de Minister, | Madame la Ministre, |
| Mijnheer de Minister, | Monsieur le Ministre, |
| Mevrouw de Staatssecretaris, | Madame la Secrétaire d'Etat, |
| Mijnheer de Staatssecretaris, | Monsieur le Secrétaire d'Etat, |
| Deze omzendbrief geeft aan op welke wijze de dossiers die betrekking | La présente circulaire fixe la manière dont les dossiers relatifs à |
| hebben op meerjarige overeenkomsten of overheidsopdrachten in de | des contrats ou à des marchés publics pluriannuels doivent être |
| algemene boekhouding geboekt en in de begrotingsboekhouding vastgelegd | enregistrés dans la comptabilité générale et engagés dans la |
| moeten worden. | comptabilité budgétaire. |
| Rekening houdend met het volume van dergelijke overeenkomsten of | Compte tenu du volume que représentent ces types de contrats et |
| overheidsopdrachten voor sommige departementen, is het belangrijk een | marchés publics pour certains départements, il est important de fixer |
| algemene regel vast te leggen die alle diensten van het algemeen | une règle générale qui sera respectée uniformément par tous les |
| bestuur van de federale staat uniform zullen naleven. | services de l'administration générale de l'Etat fédéral. |
| In het kader van de begrotingsboekhouding situeert de problematiek | Dans le cadre de la comptabilité budgétaire, la problématique se situe |
| zich op het niveau van de vastleggingskredieten. Daarnaast zijn in het | au niveau des crédits d'engagement. A côté de cela, dans le cadre de |
| kader van de algemene boekhouding en meer bepaald in het raam van de | la comptabilité générale, et plus particulièrement des clôtures |
| periodieke afsluitingen, boekingen in klasse 0 "rechten en | périodiques, des enregistrements dans la classe 0 « droits et |
| verplichtingen buiten balans" gepast/verplicht. | engagements hors bilan » du Plan Comptable Général sont |
| opportuns/obligatoires. | |
| Inhoud | Contenu |
| 1. Wettelijke basis | 1. Base légale |
| 2. Principe | 2. Principe |
| 3. In de praktijk | 3. En pratique |
| 4. Behandeling in FEDCOM | 4. Traitement dans le système FEDCOM |
| 4.1. Uitgavencyclus | 4.1. Cycle des dépenses |
| 4.2. Periodieke afsluiting | 4.2. Clôture périodique |
| 5. Inwerkingtreding | 5. Entrée en vigueur |
| 1. Wettelijke basis | 1. Base légale |
| Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en de | Loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la |
| comptabiliteit van de federale Staat : | comptabilité de l'Etat fédéral : |
| Art. 19 | Art. 19 |
| "De begroting bevat : | « Le budget comprend : |
| 1° wat de ontvangsten betreft, (...); | 1° en recettes, (...); |
| 2° wat de uitgaven betreft : a) de vastleggingskredieten ten belope waarvan bedragen kunnen worden vastgelegd uit hoofde van verbintenissen die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar en, voor de recurrente verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, ten belope van de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen; onder recurrente verbintenissen behoort te worden verstaan verbintenissen zoals wedden, pensioenen, abonnementen of huurgelden, die gespreid over verschillende jaren gevolgen hebben en waarvan de aanrekening op het jaar waarin ze ontstaan, een last zou zijn die daarmee geen economische band heeft; | 2° en dépenses : a) les crédits d'engagement à concurrence desquels des sommes peuvent être engagées du chef d'obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire et, pour les obligations récurrentes, dont les effets s'étendent sur plusieurs années, à concurrence des sommes exigibles pendant l'année budgétaire; par obligations récurrentes, il y a lieu d'entendre celles telles que les traitements, pensions, abonnements ou loyers, dont les effets s'étendent sur plusieurs années et dont l'imputation sur l'année de leur naissance représenterait une charge sans lien économique avec celle-ci; |
| b) de vereffeningskredieten (...)" | b) les crédits de liquidation (...) » |
| Art. 20 | Art. 20 |
| "Op de begroting worden voor een bepaald jaar slechts aangerekend : | « Sont seuls imputés au budget d'une année déterminée : |
| 1° als ontvangsten : (...) | 1° en recettes : (...) |
| 2° als uitgaven : | 2° en dépenses : |
| a) ten laste van de vastleggingskredieten, de bedragen die worden | a) à charge des crédits d'engagement, les sommes qui sont engagées du |
| vastgelegd uit hoofde van verbintenissen die ontstaan of worden | |
| gesloten tijdens het begrotingsjaar en, voor de recurrente | chef d'obligations nées ou contractées au cours de l'année budgétaire |
| verbintenissen waarvan de gevolgen zich over meerdere jaren voordoen, | et, pour les obligations récurrentes, dont les effets s'étendent sur |
| de tijdens het begrotingsjaar opeisbare sommen; | plusieurs années, les sommes exigibles pendant l'année budgétaire; |
| b) ten laste van de vereffeningskredieten" | b) à charge des crédits de liquidation (...) » |
| Art. 24 | Art. 24 |
| "De goedkeuring van de contracten en overeenkomsten voor werken, | « L'approbation des contrats et marchés de travaux, de fournitures et |
| leveringen en diensten, alsook de besluiten tot toekenning van | de services ainsi que les arrêtés de collation de subventions ne |
| subsidies mogen niet worden genotificeerd vooraleer deze contracten, | peuvent être notifiés avant que ces contrats, marchés et arrêtés aient |
| overeenkomsten en besluiten zijn aangerekend op de | été imputés sur les crédits d'engagement. » |
| vastleggingskredieten." | |
| Art. 25 | Art. 25 |
| "Met ingang van 1 november mogen de verbintenissen nodig om de | |
| ononderbroken werking van de diensten te verzekeren, worden aangegaan | « Les obligations nécessaires pour assurer le fonctionnement continu |
| ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Het bedrag | des services peuvent être contractées à partir du 1er novembre, à |
| van deze verbintenissen mag een derde van de goedgekeurde | charge des crédits de l'année budgétaire suivante, dans la limite du |
| vastleggingskredieten voor de overeenkomstige uitgaven van het lopende | tiers des crédits d'engagement votés pour les dépenses correspondantes |
| jaar niet overschrijden. De vastleggingsakten bepalen dat de | de l'année en cours. Les actes d'engagement stipulent que les |
| leveringen niet mogen geschieden en de diensten niet mogen worden | fournitures ne peuvent être livrées, ni les services prestés, avant |
| gepresteerd vóór de opening van het begrotingsjaar." | l'ouverture de l'année budgétaire. » |
| 2. Principe | 2. Principe |
| In principe dienen de bedragen die betrekking hebben op verbintenissen | En principe les sommes afférentes à des obligations nées ou |
| die ontstaan of worden gesloten tijdens het begrotingsjaar in dat jaar | contractées au cours de l'année budgétaire doivent être engagées |
| vastgelegd te worden (artikel 20). | pendant cette année (article 20). |
| Artikel 20, dat de aanrekening op de begroting behandelt, moet worden | L'article 20, qui traite de la question de l'imputation budgétaire, |
| geïnterpreteerd in nauw verband met artikel 19 over de verbintenissen | doit être interprété en lien étroit avec l'article 19 qui traite des |
| die ontstaan of worden gesloten, die recurrent zijn en waarvan de | obligations nées ou contractées qui revêtent un caractère récurrent et |
| gevolgen betrekking hebben op meerdere jaren. | dont les effets se produisent sur plusieurs années. |
| Hierover staat volgende commentaar in de memorie van toelichting met | A ce sujet, dans l'exposé des motifs, on peut lire le commentaire |
| betrekking tot artikel 19 van de wet van 22 mei 2003 : | suivant relatif à l'article 19 de la loi du 22 mai 2003 : |
| "Op te merken valt dat een correctie wordt aangebracht aan het | |
| principe van de verplichte vastlegging van de vastgestelde rechten | « Il convient de noter qu'une modération est apportée au principe de |
| inzake uitgaven ingeval de verbintenissen die ontstaan of worden | l'engagement obligatoire des droits constatés pour les dépenses |
| gesloten een recurrent karakter hebben en gevolgen sorteren over | lorsque les obligations nées ou contractées revêtent un caractère |
| verscheidene jaren. Onder die dubbele voorwaarde zal de vastlegging worden beperkt tot de bedragen die opeisbaar zijn tijdens het begrotingsjaar. Hierbij worden voornamelijk geviseerd, de wedden, de pensioenen, de abonnementen en de sommen die zijn verschuldigd voor de huur van goederen of diensten, waarvoor de vastlegging, op het ogenblik van het sluiten van het contract of het zich voordoen van het feit dat het recht doet ontstaan, van het geheel van de verbintenissen die eruit voortvloeien onbetwistbaar zou leiden tot de aanrekening ten laste van het betrokken jaar van lasten die geen economische band ermee hebben (bijvoorbeeld, indien men bij de aanwerving van een ambtenaar het geheel van zijn wedden tot op het einde van zijn loopbaan en zelfs zijn toekomstig pensioen zou aanrekenen)". Op voorstel van de Raad van State heeft de regering de voorgaande precisering over wat met recurrente verbintenissen wordt bedoeld in de voorgestelde definitie van vastleggingskredieten opgenomen. Het moet duidelijk zijn dat hiervan de gevallen moeten worden afgezonderd zoals de overheidsopdrachten, die klaarblijkelijk niet de aard van recurrente verbintenissen hebben en waarvoor de vastlegging, van bij het begin, van de totaliteit van de voorziene lasten is vereist. De regering is echter van oordeel dat de omschrijving van de vastleggingskredieten als de bedragen ten belope waarvan verbintenissen kunnen worden vastgelegd, moet worden gehandhaafd. Enerzijds, drukt die formulering het limitatieve karakter van die kredietsoort uit. Anderzijds, zijn de begrippen "ontstaan of sluiten van verbintenissen" en "vastleggen" niet tautologisch. Het geeft het onderscheid weer, dat ook in de huidige rijkscomptabele rechtsleer | récurrent et produisent des effets sur plusieurs années. A cette double condition, l'engagement pourra se limiter aux montants exigibles durant l'année budgétaire. Sont principalement visés en l'occurrence les traitements, les pensions, les abonnements et les sommes dues pour la location de biens et de services, pour lesquels l'engagement, au moment de la conclusion du contrat ou du fait générateur du droit, de l'ensemble des obligations qui en découlent entraînerait incontestablement l'imputation à la charge de l'année considérée de charges sans lien économique avec celle-ci (par exemple, s'il fallait, lors du recrutement d'un fonctionnaire, imputer l'ensemble de ses traitements jusqu'à la fin de sa carrière et, même, sa future pension). Sur proposition du Conseil d'Etat, le Gouvernement a apporté ces précisions sur ce que sont les obligations récurrentes dans la définition des crédits d'engagement. Il doit être clair que sont exclus de ce qui précède les cas, tels que les marchés publics, qui n'ont manifestement pas la qualité d'obligations récurrentes et pour lesquels l'engagement, dès l'origine, de la totalité des charges prévues reste requis. Le Gouvernement est cependant d'avis que la définition des crédits d'engagement, en tant que montants à concurrence desquels des sommes peuvent être engagées, doit être maintenue. D'une part, cette formulation met en évidence le caractère limitatif de cette sorte de crédit. D'autre part, les concepts de « naissance ou de création d'obligations » et d'« engagement » ne sont pas tautologiques. Il faut |
| wordt weerhouden, tussen de juridische en de boekhoudkundige | faire la distinction, déjà présente dans la doctrine actuelle de la |
| vastlegging. In het licht van de mogelijkheid tot het aangaan van | comptabilité publique, entre engagement juridique et engagement |
| verbintenissen vóór het begin van het begrotingsjaar in het belang van | comptable. Cette distinction n'est pas sans importance, vu la |
| de continuïteit van de openbare dienst (cf. artikel 25) is dit | possibilité de naissance d'obligation avant le début de l'année |
| onderscheid niet zonder belang. | budgétaire dans l'intérêt de la continuité du service public (article 25). » |
| 3. In de praktijk | 3. En pratique |
| 1. De algemene regel luidt als volgt : de budgettaire vastlegging van | 1. La règle générale est la suivante : l'engagement budgétaire d'un |
| een meerjarige overheidsopdracht tegen een globale prijs (d.w.z. | marché public pluriannuel, qu'il soit à prix global (c'est-à-dire |
| waarbij een forfaitaire prijs het geheel van diensten dekt die de | celui dans lequel un prix forfaitaire couvre l'ensemble des |
| opdracht behelst of die enkel posten met een forfaitaire prijs bevat) | prestations faisant l'objet du marché ou qui comporte uniquement des |
| of met prijslijst (d.w.z. waarbij alleen de eenheidsprijzen van de | postes à forfait) ou à bordereau de prix (c'est-à-dire celui dans |
| prestaties forfaitair zijn en de prijs berekend wordt door de | lequel seuls les prix unitaires des prestations sont forfaitaires; le |
| eenheidsprijzen te vermenigvuldigen met de hoeveelheden uitgevoerde | prix à payer est obtenu en appliquant les prix unitaires aux quantités |
| prestaties) of met gemengde prijzen (d.w.z. waarbij de prijzen | de prestations effectuées) ou mixte (c'est-à-dire celui dont les prix |
| vastgelegd worden volgens de twee hiervoor beschreven methodes), | sont fixés suivant les deux modes dont il est question précédemment) |
| gebeurt op basis van de duur van de juridische verbintenis. Met andere | se fait sur la base de la durée de l'engagement juridique. En d'autres |
| woorden, de vastlegging gebeurt voor de waarde (d.w.z. hoeveelheden x | termes, l'engagement se fait pour la valeur (c'est-à-dire quantités x |
| eenheidsprijzen) van de volledige opdracht tijdens het jaar waarin de | prix unitaires) de l'intégralité du marché au cours de l'année pendant |
| juridische verbintenis wordt genotificeerd. Bij de opdrachten met prijslijst ontstaat de juridische verbintenis echter bij het plaatsen van een individuele bestelling betreffende deze opdracht. Voor elke individuele bestelling gebeurt een vastlegging. Immers, enkel bij de individuele bestelling is de bestelhoeveelheid gekend. Om de begrotingskredieten voor latere begrotingsjaren van de departementen niet te bezwaren, zullen de FOD's, POD's en departementen, voorafgaand aan elke notificatie van een overheidsopdracht die overeenkomt met een weerkerende verplichting van een nieuw principe, de kredieten vastleggen voor een volledig begrotingsjaar. | laquelle l'engagement juridique est notifié. Pour les marchés à bordereau de prix, l'engagement juridique naît toutefois lors de chaque passation d'une commande individuelle dans le cadre de ce marché. Chaque commande individuelle fait l'objet d'un engagement. En effet, la quantité commandée n'est connue que lors de la commande individuelle. Afin de ne pas hypothéquer les crédits budgétaires départementaux des années budgétaires ultérieures, les SPF, SPP, départements engageront, préalablement à toute notification d'un marché correspondant à une obligation récurrente d'un principe nouveau, les crédits pour une année budgétaire pleine. |
| 2. Hoewel het gaat om meerjarige overheidsopdrachten met een | 2. Bien qu'ils s'agissent de marchés publics pluriannuels avec clause |
| opzeggingsclausule, moet de budgettaire vastlegging van de | de résiliation, l'engagement budgétaire des marchés publics de |
| overheidsopdrachten voor de levering van kantoorbenodigdheden en van | fournitures de bureau et de services suivants : nettoyage, |
| volgende diensten : schoonmaak, bewaking, onderhoud, telefonie | gardiennage, maintenance, téléphonie doit se faire de manière annuelle |
| jaarlijks gebeuren. Immers, dit type uitgaven behoort tot de categorie | car ce type de dépenses rentre dans la catégorie des dépenses |
| van de recurrente uitgaven die afwijkt van de algemene regel van de | récurrentes qui déroge à la règle générale de l'engagement budgétaire |
| budgettaire vastlegging gebeurt op basis van de duur van de juridische | sur la base de la durée de l'engagement juridique. Par conséquent, la |
| verbintenis. Bijgevolg zal de budgetteringsregel de jaarlijkse | règle de budgétisation sera l'engagement annuel fondé sur la prévision |
| de consommation. | |
| vastlegging zijn, gebaseerd op het verwachte verbruik. | Outre les traitements, les pensions et autres allocations, les |
| Recurrente uitgaven omvatten naast de wedden, de pensioenen en andere | dépenses récurrentes sont des dépenses pour achats de biens et |
| toelagen, uitgaven voor de aankoop van goederen en diensten die | services qui présentent un caractère récurrent annuel. Ce caractère |
| jaarlijks recurrent zijn. Dit recurrente karakter moet beschouwd | récurrent doit être considéré sur base de la nature du service. Cette |
| worden op basis van de aard van de dienst. Deze uitzondering op de | exception au principe doit être interprétée de manière restrictive. |
| regel moet restrictief geïnterpreteerd worden. Met recurrente uitgaven | Par dépenses récurrentes sont visés, sans que cette liste soit |
| worden bedoeld, en deze lijst is niet exhaustief, de kosten voor | exhaustive, les frais de télécommunication, de réparation et entretien |
| telecommunicatie, herstel en onderhoud van gebouwen die niet tot een | de bâtiments n'entraînant pas d'augmentation de valeur, nettoyage de |
| waardestijging leiden, het schoonmaken van gebouwen en van ramen door | bâtiments, de vitres par des entreprises spécialisées, les frais de |
| gespecialiseerde bedrijven, de kosten voor verwarming, elektriciteit, | combustible, électricité, gaz et eau, frais de surveillance, les |
| gas en water, de bewakingskosten, verzendingskosten, verzekeringen, | services postaux, les assurances, l'hébergement de sites web et la |
| hosting van websites en de huur van servers. | location de serveurs informatiques. |
| Zijn onder meer uitgesloten als recurrente uitgaven : de uitgaven met | Sont notamment exclus comme dépenses récurrentes, les dépenses |
| betrekking tot enigerlei onderzoek, alle onderzoek of uitgaven ter | relatives à toute étude, toute étude ou dépenses préparatoires à un |
| voorbereiding van een investering, de grotere verbeteringswerken - renovatie-, heroprichtings- of uitbreidingswerken - die ruim buiten het kader valt van wat nodig is om de vaste activa in goede staat te behouden, evenals de bijkomende kosten, de vervanging van informaticamateriaal. De onderhoudskosten die te maken hebben met investeringen in informatica (bijvoorbeeld informaticalicenties) worden als recurrente werkingskosten beschouwd. Hierop wordt één uitzondering gemaakt met name in geval, en alleen in dat geval, het aanvankelijke contract betrekking heeft op de eerste aankoop, waarbij ook de onderhoudskost gepland is voor het aantal jaren zoals bepaald in de overeenkomst. 3. Wat met meerjarige overheidsopdrachten die ofwel in een verlengingsclausule na afloop van een bepaalde looptijd voorzien | investissement, les améliorations majeures - travaux de rénovation, de reconstruction ou d'agrandissement - débordant largement le cadre de ce qui est nécessaire pour simplement maintenir les actifs fixes en bon état de fonctionnement ainsi que les coûts accessoires, le remplacement de matériel informatique. Les coûts d'entretien afférents aux investissements informatiques (p. ex. les licences informatiques) sont considérés comme des frais de fonctionnement récurrents. Une seule exception est prévue dans ce cas : lorsque le contrat initial se rapporte au premier achat et inclut également le coût de l'entretien pour le nombre d'années prévu contractuellement. 3. Quid des marchés publics pluriannuels qui prévoient soit une clause de reconduction à l'issue d'une durée définie (article 37, § 2 de la |
| (artikel 37, § 2 van de wet van 15 juni 2006; bijvoorbeeld 3 jaar + 1 | loi du 15 juin 2006; par exemple : 3 ans + 1 an de reconduction) soit |
| jaar verlenging) ofwel in de herhaling van soortgelijke werken of | la répétition de travaux ou de services nouveaux similaires conformes |
| diensten overeenkomstig het eerste ontwerp (artikel 26 § 1, 2°, b) van | au projet de base (article 26 § 1, 2°, b) de la loi du 15 juin 2006) ? |
| de wet van 15 juni 2006)? In dat geval, waarbij de looptijd van de | Dans ce cas, la durée de l'engagement juridique n'incluant pas la ou |
| juridische verbintenis de eventuele verlenging(en) of de herhaling van | les éventuelles reconductions ou la répétition de marchés similaires, |
| soortgelijke opdrachten niet inhoudt, komt het bedrag dat moet worden | le montant à engager correspond à la durée minimale hors reconduction |
| vastgelegd overeen met de minimale looptijd zonder verlenging of | ou hors répétition. Cela découle de l'application de la règle |
| zonder herhaling. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel. | générale. La ou les reconductions et les répétitions donnent lieu à |
| Verlenging(en) of herhaling(en) leiden tot bijkomende vastleggingen in de begroting. | des engagements budgétaires complémentaires. |
| 4. Wat met overheidsopdrachten in schijven (artikel 37, § 1 van de wet | 4. Quid des marchés publics à tranchesul (article 37, § 1 de la loi du |
| van 15 juni 2006)? Het gaat om een opdracht die is opgedeeld in een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten. In dat geval komt bij de toekenning van de opdracht het bedrag dat moet worden vastgelegd, overeen met het vaste gedeelte. Elk voorwaardelijk gedeelte moet vervolgens bijkomend worden vastgelegd in de begroting. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel. 5. Wat met opdrachten met prijslijst zonder minimum noch maximum drempel? Het gaat om een overheidsopdracht met betrekking tot prestaties voor | 15 juin 2006). Il s'agit d'un marché fractionné en une ou plusieurs tranches fermes et une ou plusieurs tranches conditionnelles. Dans ce cas, lors de l'attribution du marché, le montant à engager correspond à la tranche ferme. Chaque tranche conditionnelle donne ensuite lieu à un engagement budgétaire complémentaire. Cela découle de l'application de la règle générale. 5. Quid des marchés à bordereau de prix sans seuil minimum et maximum. Il s'agit d'un marché public qui concerne des prestation d'un usage |
| courant gebruik, waarbij de samenvattende opmeting (werken) of de | courant pour lesquelles le métré récapitulatif (travaux) ou |
| inventaris (leveringen of diensten) beperkt is tot het vastleggen van | l'inventaire (fournitures ou services) se limite à fixer les prix |
| eenheidsprijzen. De verplichting voor de opdrachtnemer om een dienst | unitaires; l'obligation d' exécuter une prestation ou d' effectuer une |
| te leveren of een levering uit te voeren vloeit voort uit | fourniture résultant pour l'adjudicataire de l'émission par le pouvoir |
| opeenvolgende bestelbons die de aanbestedende overheid uitschrijft | adjudicateur de bons de commande successifs au fur et à mesure des |
| naargelang van haar behoeften. Aangezien deze opdrachten geen vaste | besoins de celui-ci. Dans ce cas, ces marchés ne comportant pas |
| juridische verbintenis tot uitgave inhouden en de toekenning ervan dus | d'engagement juridique ferme de dépense et leur attribution |
| niet tot het verbruik van vastleggingkredieten leidt, komt het vast te | n'entraînant donc pas de consommation de crédits d'engagement, le |
| leggen vaste bedrag overeen met het totaalbedrag van elke bestelbon | montant ferme à engager correspond au montant total de chaque bon de |
| die een aparte opdracht vormt. Dit volgt uit de toepassing van de | commande qui constitue un marché distinct. Cela découle de |
| algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst | l'application de la règle générale pour les marchés publics à |
| 6. Wat met opdrachten met prijslijst met een minimum en/of een maximum | bordereau de prix. 6. Quid des marchés à bordereau de prix avec seuil minimum et/ou |
| drempel? | maximum. |
| Tegenover de vorige veronderstelling legt de overheid in het bestek | Par rapport à l'hypothèse précédente, l'autorité fixe dans le cahier |
| een minimum totaalbedrag vast waartoe ze zich verbindt, voor alle | spécial des charges un montant total minimal auquel elle s'engage, |
| bestellingen samen en rekening houdend met de geldigheidsduur van de | pour l'ensemble des commandes en tenant compte de la durée de validité |
| opdracht; en/of daarbij legt ze ook een maximum limiet vast voor het | du marché, et/ou une limite maximale pour le montant total des |
| totaalbedrag van de bestellingen; boven dat bedrag heeft de aannemer, | commandes, au-dessus de laquelle l'entrepreneur, le fournisseur ou le |
| de leverancier of de dienstverlener het recht de werken, de leveringen | prestataires de services aura le droit de refuser les travaux, les |
| of de dienstverlening te weigeren. Net als in het vorige geval komt | fournitures ou les services. Dans ce cas, comme pour le cas précédent, |
| het vast te leggen bedrag overeen met het totaal van elke bestelbon. | le montant à engager correspond au montant total de chaque bon de |
| Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor | commande. Cela découle de l'application de la règle générale pour les |
| overheidsopdrachten met prijslijst. Maar het vastleggen van een | marchés publics à bordereau de prix. Mais la fixation d'un seuil |
| minimum drempel leidt budgettair niet tot het verbruik van het | minimum n'entraîne pas budgétairement la consommation de crédits |
| vastleggingkrediet ten bedrage van deze minimum drempel (zie de | d'engagement à hauteur de ce seuil minimum (voir articles 80 § 5 et |
| artikels 80, § 5 en 117 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 | 117 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles |
| tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de | générales d'exécution des marchés publics et des concessions de |
| overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). Er | travaux publics), exception faite de la dernière année du contrat |
| wordt een uitzondering gemaakt voor het laatste jaar van de | |
| overeenkomst, waarbij de minimale vastlegging moet overeenkomen met de | pendant laquelle l'engagement minimum doit correspondre à la quantité |
| minimale hoeveelheid, met aftrek van de vroeger genomen vastleggingen. | minimale moins les engagements pris antérieurement. |
| 7. Wat met de raamovereenkomsten (artikel 3, 15° van de wet van 15 juni 2006)? | 7. Quid des accords-cadres (article 3, 15° de la loi du 15 juin 2006). |
| Het gaat om een overeenkomst tussen een aanbestedende overheid en één | Il s'agit d'un accord entre un pouvoir adjudicateur et un ou plusieurs |
| of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel | entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services, ayant pour |
| gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen | objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours |
| opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en | d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas |
| eventueel de beoogde hoeveelheden. Het gaat om een enveloppe - een raam - die in geen geval slaat op de eigenlijke uitvoering van een overheidsopdracht. Moet de raamovereenkomst beschouwd worden als een aan een overheidsopdracht voorafgaand stadium? In dat geval bevat de raamovereenkomst op zich geen juridische verbintenis die aanleiding kan geven tot het verbruik van vastleggingskredieten. Latere opdrachten afgesloten volgens een raamovereenkomst daarentegen geven aanleiding tot het verbruik van vastleggingskredieten tegen dezelfde voorwaarden als de andere hiervoor vermelde opdrachten. Dit volgt uit de toepassing van de algemene regel voor overheidsopdrachten met prijslijst. | échéant, les quantités envisagées. Il s'agit d'une enveloppe - un cadre - qui ne porte en aucun cas sur l'exécution proprement dite d'un marché public. L'accord-cadre doit être vu comme une phase précédant un marché public. Dans ce cas, l'accord-cadre ne comporte pas en lui-même d'engagement juridique susceptible de donner lieu à consommation de crédits d'engagement. Par contre, les marchés subséquents passés en application d'un accord-cadre donnent lieu à consommation de crédits d'engagement dans les mêmes conditions que les autres marchés susvisés. Cela découle de l'application de la règle générale pour les marchés publics à bordereau de prix. |
| 4. Behandeling in FEDCOM | 4. Traitement dans le système FEDCOM |
| 4.1. Uitgavencyclus | 4.1. Cycle des dépenses |
| Wij onderscheiden enerzijds de meerjarige opdrachten met vaste | Sont à distinguer : d'une part, les marchés pluriannuels à obligations |
| verplichtingen (opdrachten tegen globale prijs, d.i. hoeveelheden x | fermes (marchés à prix global, c'est-à-dire quantités x prix |
| eenheidsprijzen) en anderzijds de raamovereenkomsten en de opdrachten | unitaires) et d'autre part, les accords-cadres et les marchés à |
| met prijslijst. | bordereaux de prix. |
| 1. Meerjarige opdrachten met vaste verplichtingen zowel in termen van | 1. Marchés pluriannuels à obligations fermes à la fois en termes de |
| eenheidsprijzen als van te bestellen hoeveelheden, waarvan de | prix unitaires et de quantités à commander dont l'exécution du marché |
| uitvoering over verschillende jaren loopt. | est pluriannuelle. |
| Er wordt een bestelbon opgemaakt op naam van de leverancier, | Création d'un bon de commande au nom du fournisseur, exécuteur des |
| uitvoerder van de prestaties, die de hoeveelheden en de | |
| eenheidsprijzen vermeldt. Deze bestelbon zal de geëigende | prestations, qui contient ces quantités et prix unitaires. Ce bon de |
| vastleggingskredieten verbruiken die overeenkomen met de | commande consommera les crédits d'engagement appropriés, correspondant |
| boekhoudkundige aard van de bestelde prestaties. | à la nature comptable des prestations commandées. |
| 2. Raamovereenkomsten en opdrachten met prijslijst De artikels van de | 2. Accords-cadres et marché à bordereaux de prixcréation des articles |
| leveringen of prestaties worden aangemaakt in de gegevensbank van | des fournitures ou prestations dans la base de données articles de |
| FEDCOM (facultatieve fase). Een of meer aankoopaanvragen worden | FedCom (étape facultative).création de une ou plusieurs demandes |
| aangemaakt; deze kunnen gegroepeerd worden in een enkele bestelbon | d'achats qui peuvent être regroupées dans une même commande (étape |
| (facultatieve fase). | facultative). |
| Er wordt een overeenkomst aangemaakt op naam van de leverancier, die | Création d'un contrat au nom du fournisseur, exécuteur des |
| de prestaties uitvoert; de overeenkomst bevat de maximaal te bestellen | prestations, qui contient les quantités maximales à commander, le prix |
| hoeveelheden, de eenheidsprijs en de geldigheidsduur van deze prijs en | unitaire ainsi que le délai de validité de ce prix et du contrat. Ce |
| van de overeenkomst. In deze overeenkomst zijn de gegevens voor de | contrat contiendra déjà les données budgétaires et comptables. |
| begroting en de boekhouding reeds opgenomen. Op zich zal deze | Néanmoins, ce contrat en soi ne consommera pas les crédits |
| overeenkomst de vastleggingskredieten echter niet verbruiken. Ook dit | d'engagement.Ceci est aussi une étape facultative, mais permettant à |
| is een facultatieve fase, waarbij de aankoper gemakkelijk een | l'acheteur de créer facilement un bon de commande. |
| bestelbon kan aanmaken. | |
| Bij elke aparte bestelling wordt een bestelbon gemaakt op basis van de | A chaque commande individuelle, un bon de commande est créé sur base |
| overeenkomst. Die bestelbon vermeldt de bestelde hoeveelheden tegen de | du contrat, bon de commande qui contient les quantités commandées au |
| eenheidsprijs van de overeenkomst. Deze bestelbon zal de geëigende | prix unitaire du contrat. Ce bon de commande consommera les crédits |
| vastleggingskredieten verbruiken die overeenkomen met de | d'engagement appropriés, correspondant à la nature comptable des |
| boekhoudkundige aard van de bestellingen. Dit is een verplichte fase. | prestations commandées. Ceci est une étape obligatoire. |
| 3. Om zeker te zijn dat de bestelde hoeveelheden, de werkelijk | 3. Afin de s'assurer d'une réconciliation correcte entre les quantités |
| aanvaarde of ontvangen hoeveelheden en de werkelijk gefactureerde | commandées, celles réellement acceptées/réceptionnées et celles |
| hoeveelheden overeenstemmen ("three-way matching") en om het | réellement facturées (le « three-way matching ») et de rendre plus |
| boekingsproces van de facturen en zijn interne controle doeltreffender | efficace le processus d'enregistrement des factures ainsi que son |
| te maken, moet bij de opmaak van de contracten en/of bestelbonnen | contrôle interne, lors de la création des contrats et/ou des bons de |
| steeds "K" als aanrekeningstype ("account assignment category ») | commande, le type d'imputation (« account assignment category ») « K » |
| gebruikt worden voor alle uitgaven die als lasten beschouwd moeten | doit être utilisé pour toutes les dépenses devant être considérées |
| worden, met uitzondering van (niet-exhaustieve, indicatieve lijst) de | comme des charges, à l'exception (liste non exhaustive, indicative) |
| diverse uitgaven die kwantificeerbaar zijn, maar waarvoor geen | des dépenses diverses quantifiables, mais pour lesquelles aucune |
| goederenontvangst noodzakelijk is, van de subsidies en toelagen die kwantificeerbaar zijn (indien de opvolging van de niet gerechtvaardigde delen van een schijf niet nodig is), van de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (werkingsuitgaven) indien de prestaties niet kwantificeerbaar zijn (vb energie uitgaven, telefoon/internetkosten...) en van de diverse uitgaven indien de prestaties niet kwantificeerbaar zijn; van de provisionele vastleggingen (slechts uitzonderlijk te gebruiken), van de subsidies, toelagen die niet kwantificeerbaar zijn (indien de opvolging van de niet gerechtvaardigde delen van een schijf niet nodig is) (slechts uitzonderlijk te gebruiken) Voor investeringen is deze "three-way matching"-test altijd verplicht. Bijgevolg moet daarvoor aanrekeningstype "A" van gebruikt worden. Wanneer er slechts één enkele bestelbon per jaar is, moet de brief tot kennisgeving van de opdracht aan de leverancier een clausule bevatten die het contractnummer vermeldt (FedCom) en die bepaalt dat elk jaar een nieuwe bestelbon overgemaakt zal worden waarnaar verwezen wordt in | réception de biens n'est nécessaire, des subsides et subventions quantifiables (si le suivi des parties non justifiées d'une tranche n'est pas nécessaire), des marchés publics de travaux, fournitures et services (dépenses de fonctionnement) si les prestations ne sont pas quantifiables (par ex. dépenses d'énergie, coûts de téléphone/internet...) et dépenses diverses si les prestations ne sont pas quantifiables; des engagements provisionnels (à n'utiliser qu'exceptionnellement) et des subsides et subventions non quantifiables (si le suivi des parties non justifiées d'une tranche n'est pas nécessaire) (à n'utiliser qu'exceptionnellement) Pour les investissements, le « three-way matching »est obligatoire dans tous les cas et par conséquent, le type d'imputation « A » doit être utilisé. Dans l'hypothèse où il y a un seul bon de commande annuel, la lettre de notification du marché au fournisseur inclura une clause reprenant le numéro de contrat (FedCom) et stipulant qu'un nouveau bon de commande sera transmis chaque année, qui sera utilisé comme référence |
| de verantwoordingsstukken (bijvoorbeeld de leveringsborderellen, de | dans les pièces justificatives (par exemple, les bordereaux de |
| facturen, ...). | livraison, les factures,...). |
| 4.2. Periodieke afsluiting | 4.2. Clôture périodique |
| Het Algemeen Rekeningstelsel (ARS) bepaalt dat in subklasse 08 | Le Plan Comptable Général (PCG) prévoit dans la sous-classe 08 « |
| "Uitstaande budgettaire vastleggingen" deze laatste worden geboekt per | Encours des engagements budgétaires » l'enregistrement de ces derniers |
| hoofdgroep van het Europees Rekeningstelsel (ESR). Deze hoofdgroep van | par groupe principal du Système Européen des Comptes (SEC). Ce groupe |
| het ESR kan worden geïdentificeerd aan de hand van de aanrekening van | principal du Système Européen des Comptes peut être identifié à l'aide |
| de vastleggingskredieten in de begroting. | de l'imputation budgétaire des crédits d'engagements. |
| Tabel van overeenkomsten tussen de hoofdgroepen van uitgaven in het | Table de correspondance entre groupe principal des dépenses du Système |
| Europees Rekeningstelsel (ESR) en de rubrieken van subklasse 08 van | Européen des Comptes (SEC) et rubrique de la sous-classe 08 du Plan |
| het algemeen rekeningstelsel (ARS). | Comptable Général (PCG). |
| Hoofdgroepen uitgaven ESR | Hoofdgroepen uitgaven ESR |
| - Groupes principaux dépenses SEC | - Groupes principaux dépenses SEC |
| Rubrieken van de subklasse 08 ARS | Rubrieken van de subklasse 08 ARS |
| - Rubriques de la sous-classe 08 PCG | - Rubriques de la sous-classe 08 PCG |
| 0 Niet-verdeelde uitgaven | 0 Niet-verdeelde uitgaven |
| 080 Uitstaande budgettaire vastleggingen op niet-verdeelde uitgaven | 080 Uitstaande budgettaire vastleggingen op niet-verdeelde uitgaven |
| 0 Dépenses non ventilées | 0 Dépenses non ventilées |
| 080 Encours des engagements budgétaires sur dépenses non ventilées | 080 Encours des engagements budgétaires sur dépenses non ventilées |
| 1 Lopende uitgaven voor goederen en diensten | 1 Lopende uitgaven voor goederen en diensten |
| 081 Uitstaande budgettaire vastleggingen op consumptieve bestedingen | 081 Uitstaande budgettaire vastleggingen op consumptieve bestedingen |
| 1 Dépenses courantes pour biens et services | 1 Dépenses courantes pour biens et services |
| 081 Encours des engagements budgétaires sur dépenses de consommation | 081 Encours des engagements budgétaires sur dépenses de consommation |
| finale | finale |
| 2 Renten en inkomsten uit eigendom | 2 Renten en inkomsten uit eigendom |
| 082 Uitstaande budgettaire vastleggingen op interesten en aanverwanten | 082 Uitstaande budgettaire vastleggingen op interesten en aanverwanten |
| 2 Intérêts et revenus de la propriété | 2 Intérêts et revenus de la propriété |
| 082 Encours des engagements budgétaires sur intérêts et éléments | 082 Encours des engagements budgétaires sur intérêts et éléments |
| semblables | semblables |
| 3 Inkomensoverdrachten aan andere sectoren | 3 Inkomensoverdrachten aan andere sectoren |
| 083 Uitstaande budgettaire vastleggingen op exploitatietoelagen en | 083 Uitstaande budgettaire vastleggingen op exploitatietoelagen en |
| inkomensoverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld | inkomensoverdrachten aan bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld |
| 3 Transferts de revenus à destination d'autres secteurs | 3 Transferts de revenus à destination d'autres secteurs |
| 083 Encours des engagements budgétaires sur subventions d'exploitation | 083 Encours des engagements budgétaires sur subventions d'exploitation |
| et sur transferts de revenus aux entreprises, aux ménages et au reste | et sur transferts de revenus aux entreprises, aux ménages et au reste |
| du monde | du monde |
| 4 Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector | 4 Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector |
| 084 Uitstaande budgettaire vastleggingen op inkomensoverdrachten | 084 Uitstaande budgettaire vastleggingen op inkomensoverdrachten |
| binnen de Sector Overheid | binnen de Sector Overheid |
| 4 Transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations | 4 Transferts de revenus à l'intérieur du secteur administrations |
| publiques | publiques |
| 084 Encours des engagements budgétaires sur transferts de revenus à | 084 Encours des engagements budgétaires sur transferts de revenus à |
| l'intérieur du secteur administrations publiques | l'intérieur du secteur administrations publiques |
| 5 Kapitaaloverdrachten aan andere sectoren | 5 Kapitaaloverdrachten aan andere sectoren |
| 085 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten aan | 085 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten aan |
| bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld | bedrijven, gezinnen en de rest van de wereld |
| 5 Transferts en capital à destination d'autres secteurs | 5 Transferts en capital à destination d'autres secteurs |
| 085 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital aux | 085 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital aux |
| entreprises, aux ménages et au reste du monde | entreprises, aux ménages et au reste du monde |
| 6 Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector | 6 Kapitaaloverdrachten binnen de overheidssector |
| 086 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten | 086 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kapitaaloverdrachten |
| binnen de Sector Overheid | binnen de Sector Overheid |
| 6 Transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations | 6 Transferts en capital à l'intérieur du secteur administrations |
| publiques | publiques |
| 086 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital à | 086 Encours des engagements budgétaires sur transferts en capital à |
| l'intérieur du secteur administrations publiques | l'intérieur du secteur administrations publiques |
| 7 Investeringen | 7 Investeringen |
| 087 Uitstaande budgettaire vastleggingen op investeringen | 087 Uitstaande budgettaire vastleggingen op investeringen |
| 7 Investissements | 7 Investissements |
| 087 Encours des engagements budgétaires sur investissements | 087 Encours des engagements budgétaires sur investissements |
| 8 Kredietverleningen en deelnemingen; andere | 8 Kredietverleningen en deelnemingen; andere |
| Financiële producten | Financiële producten |
| 088 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kredietverleningen en | 088 Uitstaande budgettaire vastleggingen op kredietverleningen en |
| participaties | participaties |
| 8 Octrois de crédits et prises de participations, autres produits | 8 Octrois de crédits et prises de participations, autres produits |
| financiers | financiers |
| 088 Encours des engagements budgétaires sur octrois de crédits et | 088 Encours des engagements budgétaires sur octrois de crédits et |
| participations | participations |
| 9 Overheidsschuld | 9 Overheidsschuld |
| 089 Uitstaande budgettaire vastleggingen inzake aflossingen van de | 089 Uitstaande budgettaire vastleggingen inzake aflossingen van de |
| schulden | schulden |
| 9 Dette publique | 9 Dette publique |
| 089 Encours des engagements budgétaires en matière d'amortissements de | 089 Encours des engagements budgétaires en matière d'amortissements de |
| dettes | dettes |
| Bij de periodieke afsluitingen boeken de federale overheidsdiensten de | Lors des clôtures périodiques, les services publics fédéraux |
| gepaste bedragen van de uitstaande budgettaire vastleggingen in de | enregistrent les montants appropriés d'encours des engagements |
| verschillende rubrieken van subklasse 08. Bij de jaarafsluiting voegen | budgétaires dans les rubriques distinctes de la sous-classe 08. A la |
| ze daar de verbintenissen aan toe die gesloten werden vanaf 1 november | clôture annuelle s'y ajoutent les obligations contractées à partir du |
| bij toepassing van artikel 25 van de wet van 22 mei 2003. De | 1er novembre en application de l'article 25 de la loi du 22 mai 2003. |
| bewijsstukken die aan de basis liggen van de boekingen moeten op | Les pièces justificatives, qui sont à la base des enregistrements, |
| gedetailleerde wijze de individuele bedragen weergeven die de geboekte | doivent détailler les montants individuels composant les totaux |
| totalen vormen in de verschillende rubrieken van klasse 08. | comptabilisés dans les différentes rubriques de la classe 08. |
| Bovendien boeken de federale overheidsdiensten bij de periodieke | En plus, lors des clôtures périodiques, les services publics fédéraux |
| afsluitingen de uitstaande bedragen van de overheidsopdrachten (d.w.z. | enregistrent les montants d'encours des marchés publics (c'est-à-dire |
| opdrachten met prijslijst, raamovereenkomsten) die de uitstaande | marchés à bordereau de prix, accords-cadres) qui excèdent les montants |
| bedragen van de desbetreffende begrotingsvastleggingen overschrijden, | d'encours des engagements budgétaires y relatifs dans les rubriques |
| in de toepasselijke rubrieken van subklasse 09. De bewijsstukken die | appropriées de la sous-classe 09. Les pièces justificatives, qui sont |
| aan de basis liggen van deze boekingen moeten op gedetailleerde wijze | à la base de ces enregistrements, doivent détailler les montants |
| de individuele bedragen weergeven die de geboekte totalen vormen in de | individuels composant les totaux comptabilisés dans les rubriques de |
| verschillende rubrieken van subklasse 09. Om de opvolging in het FEDCOM systeem te vereenvoudigen wordt hierbij aangeraden met de sequentie "contract - bestelbon - goederenontvangst - factuur" te werken. 5. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking op 1 januari 2015 en geldt voor de nieuwe contracten en opdrachten vanaf het begrotingsjaar 2015. De Eerste Minister, E. DI RUPO De Minister van Begroting, | la sous-classe 09. Afin de simplifier le suivi dans le système FEDCOM, il est conseillé d'utiliser la séquence « contrat - bon de commande - réception de la marchandise - facture ». 5. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur le 1er janvier 2015 et est applicable aux nouveaux contrats et marchés à partir de l'année budgétaire 2015. Le Premier Ministre, E. DI RUPO Le Ministre du Budget, |
| O. CHASTEL | O. CHASTEL |