BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

21 AUGUSTUS 2018. - Gemeenteraadsverkiezingen 2018. - Omzendbrief betreffende het versturen van de oproepingsbrief en de verklarende brochure

Geachte Dames en Heren Burgemeesters en Schepenen, Artikel 21 van het Brussels Gemeentelijk Kieswetboek bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen een oproepingsbrief, samen met een verklarende brochure, naar elke kiezer stuurt

A. Inhoud Het Brussels Gemeentelijk Kieswetboek legt de verzending op van twee verschillende doch onafscheidelijke documenten : de oproepingsbrief voor de verkiezingen (1) en de verklarende brochure (2). Het gaat om een wettelijke verplichting. Aan de verzending van de oproepingsbrief en de verklarende brochure mogen geen andere elementen worden toegevoegd. 1) De oproepingsbrieven worden gedrukt door de gemeenten overeenkomstig het model dat gevoegd is bij het ministerieel besluit van 19 juli 2018Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 19/07/2018 pub. 23/08/2018 numac 2018031735 bron brussels hoofdstedelijk gewest Ministerieel besluit tot vaststelling van het model van de bij de oproepingsbrief gevoegde verklarende brochure voor de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 type ministerieel besluit prom. 19/07/2018 pub. 23/08/2018 numac 2018031734 bron brussels hoofdstedelijk gewest Ministerieel besluit tot vaststelling van het model van de oproepingsbrieven voor de gemeenteraadsverkiezingen sluiten tot vaststelling van het model van de oproepingsbrieven voor de gemeenteraadsverkiezingen. Volgende gegevens worden er op vermeld : de naam, de voornamen, het geslacht en de hoofdverblijfplaats van de kiezer en, in voorkomend geval, de naam van zijn echtgeno(o)t(e), alsook het nummer waaronder hij op de kiezerslijst staat. Ze wijzen ook op de bepaling van artikel 23, § 7, laatste lid, van het Brussels Gemeentelijk Kieswetboek dat zegt dat vanaf de eenendertigste dag volgend op de dag van de verkiezingen de aangiften van de verkiezingsuitgaven van elke kandidaat en die van de kiescampagne van de lijst, op de griffie van de rechtbank van eerste aanleg, gedurende vijftien dagen, door alle kiezers van de kieskring kunnen geraadpleegd worden op voorlegging van hun oproepingsbrief voor de verkiezing. De keerzijde van de oproepingsbrieven vermeldt de tekst van de onderrichtingen voor de kiezers zoals bepaald bij ministerieel besluit van 17 juli 2018Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 17/07/2018 pub. 30/07/2018 numac 2018031566 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Ministerieel besluit tot vaststelling van het model van de onderrichtingen voor de kiezer voor de verkiezing van de gemeenteraden sluiten alsook de tekst van artikel 42bis, §§ 1 tot 4, van het Brussels Gemeentelijk Kieswetboek. Deze teksten dienen volledig en duidelijk leesbaar voor de kiezers te worden vermeld. Overeenkomstig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken (artikel 19) dienen de oproepingsbrieven uitsluitend te worden opgesteld in de door de particulier gebruikte taal in zijn betrekkingen met het bestuur: Frans of Nederlands.

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest stelt voor om op de oproepingsbrief bepaalde uren aan te bevelen teneinde lange wachttijden in de stembureaus te voorkomen. Het zou bijvoorbeeld kunnen gaan om het indelen van de kiezers in 8 groepen waarbij de eerste groep wordt uitgenodigd te gaan stemmen tussen 8 en 9 uur, de tweede tussen 9 en 10 uur, de derde tussen 10 en 11 uur, enz. 2) De verklarende brochure, geeft uitleg omtrent de rol en de werking van de gemeentelijke instellingen, de uitoefening van het stemrecht en de concrete uitoefeningswijze ervan.Ze werd opgesteld volgens het model dat werd vastgesteld bij ministerieel besluit van 19 juli 2018Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 19/07/2018 pub. 23/08/2018 numac 2018031735 bron brussels hoofdstedelijk gewest Ministerieel besluit tot vaststelling van het model van de bij de oproepingsbrief gevoegde verklarende brochure voor de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 type ministerieel besluit prom. 19/07/2018 pub. 23/08/2018 numac 2018031734 bron brussels hoofdstedelijk gewest Ministerieel besluit tot vaststelling van het model van de oproepingsbrieven voor de gemeenteraadsverkiezingen sluiten.

De verklarende brochures zullen door de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel ter beschikking worden gesteld aan de gemeenten: ze zullen in A4-formaat en niet geplooid worden geleverd op het adres dat de gemeenten hebben doorgegeven.

B. Datum Ten minste vijftien dagen vóór de verkiezing zendt het college van burgemeester en schepenen de oproepingsbrief en de verklarende brochure aan elke kiezer op de verblijfplaats die hij op dat ogenblik heeft. Wanneer de oproepingsbrief niet aan de kiezer kan worden bezorgd, dan wordt hij op het gemeentersecretariaat neergelegd, waar de kiezer hem kan afhalen tot op de dag van de stemming, `s middags.

Ik verzoek u dan ook het nodige personeel te voorzien voor deze ophaling tot op de dag van de verkiezingen.

C. Modaliteiten.

Teneinde te kunnen genieten van het portvrijdom dient de aanduiding "Kieswet-portvrijdom-NMBS-code 099828" te worden vermeld in de rechtse bovenhoek op de voorzijde van de enveloppe. Deze is in het formaat DL (of US).

Met het oog op het optimaliseren van de verwerking en de tijdige door de wet voorziene distributie van de oproepingsbrieven, raadt bpost aan de volgende voorwaarden in acht te nemen :

Afmetingen

DL (L 220 x H 110 mm), alternatief: US (L 210 x H 99);

A5 formaat (L210 X H148) of groter te vermijden.

Gewicht

Bij voorkeur 250gr./m², andere gewichten met voldoende wrijvingscoëfficiënt kunnen getest worden

Type papier

alle types, BEHALVE glanzend, zijde, kalk, transparant, blinkend, gevernist, gelakt of gesatineerd papier, evenals elke vorm van gerecycleerd papier

Plaats adres

Het adres moet in de adreszone staan. Die is maximaal 125 mm breed en 100 mm hoog (idealiter 40 mm hoog).

Onder de adreszone moet er een lege ruimte zijn van minstens 30 mm (30 mm vanaf de laatste regel en voor de vensteromslagen 30 mm vanaf de onderste rand van het venster).

Rechts naast de adreszone moet er minstens 15 mm ruimte vrij blijven.

In de adreszone mag niets anders staan dan het adres.

Als u een vensteromslag gebruikt, let er dan op dat geen enkel deel van het adres onder het venster kan verdwijnen.

In het venster mag geen enkele vermelding staan die kan worden verward met het adres van de bestemmeling

Deze voorwaarden zijn tevens zijn opgenomen zijn op de volgende website : http://www.bpost.be/site/nl/verkiezingen/steden-gemeenten/uitnodiging-belgische-burgers Voor wat betreft de enveloppe, raadt bpost aan de volgende voorwaarden in acht te nemen :

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld De oproepingsbrief en de verklarende brochure worden in een enveloppe gestoken.

Ik vestig uw aandacht op de mogelijkheid om deze enveloppe vooraf te laten valideren. Deze validatie dient natuurlijk te gebeuren alvorens deze enveloppen te laten drukken.

In dit geval dient er een PDF-document van het ontwerp te worden verzonden naar: customer.operations@bpost.be. Opgelet, dit e-mailadres dient enkel gebruikt te worden voor vragen tot validatie van de lay-out.

Voor alle andere vragen kan steeds contact opgenomen worden met de verkiezingscel van bpost op het nummer 02-278 50 78 (van 8.30 u. tot 16.00 u. op weekdagen) of via email op verkiezingen@bpost.be Met de meeste hoogachting.

De Minister-President, R. VERVOORT