REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

21 AOUT 2018. - Elections 2018. - Circulaire concernant l'envoi de la convocation des électeurs et de la brochure explicative

Mesdames, Messieurs les Bourgmestres et Echevins, L'article 21 du Code électoral communal bruxellois prévoit que le collège des bourgmestre et échevins envoie une lettre de convocation accompagnée d'une brochure explicative à chaque électeur.

A. L'objet Le Code électoral communal bruxellois impose l'envoi de deux documents distincts mais inséparables: la convocation électorale (1) et la brochure explicative (2). Il s'agit d'une obligation légale. Aucun autre élément ne peut accompagner l'envoi de la convocation électorale et de la brochure explicative. 1) Les lettres de convocation sont imprimées par les communes conformément au modèle annexé à l'arrêté ministériel du 19 juillet 2018 déterminant le modèle des lettres de convocation pour les élections communales. Elles indiquent le nom, les prénoms, le sexe et la résidence principale de l'électeur et, le cas échéant, le nom de son conjoint, ainsi que le numéro sous lequel il figure sur la liste des électeurs.

Elles rappellent également le prescrit de l'article 23, § 7, dernier alinéa du Code électoral communal bruxellois, à savoir qu'à partir du trente et unième jour après la date des élections, les déclarations de dépenses électorales des listes et candidats peuvent être consultées au greffe du tribunal de première instance, pendant quinze jours, par tous les électeurs de la circonscription électorale, sur présentation de leur convocation au scrutin. Au verso des lettres de convocation sont mentionnés le texte des instructions pour les électeurs, établies par l'arrêté ministériel du 17 juillet 2018, ainsi que le texte de l'article 42bis, §§ 1er à 4 du Code électoral communal bruxellois. Ces textes doivent être reproduits de manière intégrale et lisible.

Conformément aux lois coordonnées du 18 juillet 1966 sur l'emploi des langues en matière administrative (article 19), les convocations électorales doivent être rédigées exclusivement dans la langue dont le particulier fait usage dans ses relations avec l'administration : le français ou le néerlandais.

La Région de Bruxelles-Capitale vous engage à mentionner des heures de vote conseillées afin d'éviter les engorgements dans les bureaux de vote. Il s'agirait par exemple de découper les sections de vote en 8 groupes et d'inviter le premier groupe à voter entre 8 et 9 heures, le deuxième groupe entre 9 et 10 heures, le troisième entre 10 et 11 heures et ainsi de suite... 2) La brochure explicative donne des explications relatives au rôle et au fonctionnement des institutions communales, aux conditions d'exercice du droit de vote et à la manière dont il s'effectue concrètement.Elle suit le modèle déterminé par l'arrêté ministériel du 19 juillet 2018. Les brochures explicatives seront mises à disposition des communes par le Service public régional de Bruxelles.

Elles se présenteront sous la forme d'une page A4 non pliée et seront livrées à l'adresse communiquée par la commune .

B. La date Le collège des bourgmestre et échevins envoie la lettre de convocation impérativement accompagnée de la brochure explicative à chaque électeur, à sa résidence actuelle, quinze jours au moins avant le scrutin. Lorsque la lettre de convocation n'aura pu être remise à l'électeur, elle sera déposée au secrétariat communal où l'électeur pourra la retirer jusqu'au jour de l'élection, à midi. Je vous invite à prévoir le personnel nécessaire pour ce retrait jusqu'au jour de l'élection.

C. Les modalités Afin de bénéficier de la franchise postale vous êtes invités à apposer la mention « Loi électorale- franchise de port - Code SNCB 099828 » dans le coin supérieur droit du recto de l'enveloppe. Celle-ci est au format DL (ou US).

En vue d'optimaliser le traitement et la distribution des convocations électorales dans les délais prévus par la loi, bpost préconise le respect des conditions suivantes :

Dimension

De préférence DL (L 220 x H 110 mm), alternative: US (L 210 x H 99) Pour éviter les problèmes sur les machines de tri, le format A5 (L 210 x H 148) ou plus grand est à éviter.

Poids

De préférence 250 g/m², autre poids avec un coefficient de frottement statique suffisant peuvent être testé

Type papier

tous les types, SAUF brillant, soie, calque, transparent, vernis, laqué ou satin ainsi que toute forme de papier recyclé

Place de l'adresse

L'adresse doit être contenue dans une zone d'adressage de maximum 125 mm de large sur maximum 100 mm de haut (idéalement 40 mm de haut).

Un espace de minimum 30 mm en-dessous de la zone d'adressage doit rester vide (30 mm à partir de la dernière ligne ou, pour les enveloppes à fenêtre, 30 mm à partir du bord inférieur de la fenêtre).

Un espace minimum de 15 mm à droite de la zone d'adressage doit rester vide.

La zone d'adressage ne doit contenir aucune autre donnée que l'adresse.

Lorsque vous utilisez une enveloppe à fenêtre, faites attention à ce qu'aucune partie de l'adresse ne puisse disparaître en dehors de la fenêtre.

Aucune indication pouvant être confondue avec l'adresse du destinataire ne peut apparaître dans la fenêtre

Les règles mentionnées ci -dessus figurent sur le site dont l'adresse est la suivante : http://www.bpost.be/site/fr/elections/villes-communes/convocation-electeurs En ce qui concerne l'enveloppe, bpost vous invite à respecter le lay-out ci-dessous :

Pour la consultation du tableau, voir image La convocation et la brochure explicative sont placées sous enveloppe.

J'attire votre attention sur la possibilité de faire pré-valider cette enveloppe. La pré-validation se demande évidemment avant de faire imprimer l'enveloppe.

Dans ce cas, un document PDF du projet est à transmettre à : customer.operations@bpost.be Attention, cette adresse email n'est à utiliser que pour la demande de validation du layout.

Pour toute autre question, vous pouvez toujours prendre contact avec la cellule élections de bpost au numéro 02-278 50 78 (de 8h30 à 16h30) ou via email via elections@bpost.be Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT