MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

20 JULI 2006. - Omzendbrief houdende het opmaken van de begroting voor het dienstjaar 2007 van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Aan de dames en heren Voorzitters en Leden van de Raden voor maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en Schepenen, Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, Aan de dames en heren Inspecteurs, 1. Algemeen Inleiding Het onderwerp van deze omzendbrief is de opmaak van de begrotingen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn voor het dienstjaar 2007. Over het algemeen en behoudens andere bepalingen, blijven de richtlijnen van de voorgaande omzendbrieven van toepassing. In dit verband en om het u te vergemakkelijken hebben wij de aanvullingen en/of de commentaren ten opzichte van de omzendbrief van het Verenigd college d.d. 29 juli 2005 met betrekking tot de begroting 2006 in het vet aangeduid. 1.2 Doorsturen van documenten en bijlagen Krachtens artikel 88 van de organieke wet, moeten de raden voor maatschappelijk welzijn, vóór 15 september van het jaar dat aan het dienstjaar voorafgaat, hun begroting ter goedkeuring voorleggen aan de gemeenteraad samen met de documenten bedoeld in dat artikel en met die waarvan sprake in deze omzendbrief. Het is absoluut noodzakelijk dat die termijn nauwgezet in acht wordt genomen, temeer omdat de begrotingskredieten van de uitgaven in de overheidsboekhouding een limitatief karakter hebben.

De begroting is de vertaling in cijfers van het sociale beleid dat het O.C.M.W. voert en van de middelen waar het over beschikt om dit uit te voeren.

Eén exemplaar van de begroting dient samen met de bijlagen (zie hieronder) naar de toezichthoudende directie van de O.C.M.W.'s gestuurd op het volgende adres : Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Directie Toezicht O.C.M.W.'s, Kruidtuinlaan 20 1035 Brussel Bij niet-goedkeuring of herziening van de begroting door de gemeenteraad, wordt het volledige dossier door het centrum naar bovenstaande directie gestuurd binnen 40 dagen.

In de andere gevallen dient het centrum het volledig dossier door te sturen aan het Verenigd College binnen veertien dagen na ontvangst van de beslissing van de gemeenteraad tot goedkeuring van de begroting of na het verstrijken van de termijn van 40 dagen waardoor de goedkeuring stilzwijgend verleend wordt.

Ingevolge de zeer korte termijn waarover wij beschikken om het algemeen toezicht uit te oefenen op de begroting (in het ergste geval zou het kunnen dat onze diensten pas ingelicht worden over de aard van het toe te passen toezicht vijf dagen vóór het verstrijken van de termijn van 60 dagen), zullen onze diensten zich veroorloven om, bij het verstrijken van de termijn van 40 dagen te rekenen vanaf de dag dat het document ons werd toegestuurd overeenkomstig het voornoemd artikel 88, § 1, tweede lid, uw centrum te contacteren.

De datum van ontvangst van het volledige dossier of van de brief met de betekening is de ingangsdatum van de termijn bedoeld in de artikelen 88, 110 en 111 van de organieke wet.

Indien de verplichte bijlagen bij de begroting niet systematisch worden doorgestuurd zal het volledig of gedeeltelijk ontbreken van die documenten er ipso facto toe leiden dat de toezichthoudende overheid zal weigeren ze in ontvangst te nemen. De Raad van State is immers van oordeel dat de termijn waarover de toezichthoudende overheid beschikt pas begint te lopen vanaf het ogenblik dat een beslissing die aan deze toezichthoudende overheid voor controle werd toegezonden, op correcte wijze is betekend. (RvS nr. 38894 van 3 maart 1992).

De volgende documenten moeten derhalve VERPLICHT doorgestuurd worden : de begroting van het dienstjaar 2007 samen met de documenten bedoeld in artikel 88, § 3, van de organieke wet (de algemene beleidsnota en de verklarende en stavende nota); in voorkomend geval, de begroting 2007 van de diensten en instellingen met apart beheer; het advies van de technische groep voorzien in artikel 11 van het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dit artikel bepaalt dat het advies uitsluitend slaat op de naleving van de wettelijkheid (inbegrepen het voorschrift van de reglementaire bepalingen met betrekking tot de begrotingsvoorzieningen van zowel de ontvangsten als de uitgaven) en op de te verwachten financiële weerslag). In dit opzicht dient dit rapport een voorstelling weer te geven van de door het O.C.M.W. te verwachten toelagen alsook een verantwoording van het deficit van hun rust- en verzorgingstehuizen ingeval deze verslechtert. Dit rapport moet worden getekend; het proces-verbaal van het overlegcomité met de gemeente (artikel 26bis, § 1) in verband met de begroting van het dienstjaar 2007; het organisatieschema van alle diensten van het centrum; een gedetailleerde tabel van het personeel conform aan deze bij de huidige omzendbrief gevoegd (zie bijlage 1); een gedetailleerde tabel van de investeringen en hun financieringswijze; een gedetailleerde tabel van het geheel der aangegane en de aan te gane leningen gedurende het dienstjaar, inbegrepen de kredietopeningen; een tabel met bepaalde essentiële gegevens van de ontvangsten en uitgaven van het dienstjaar 2007 en van de vorige dienstjaren (zie bijlagen 2 en 3); een overzichtstabel met de toestand van de verschillende exploitatie- en investeringsfondsen (rekening n-3, rekening n-2, begroting n-1, raming van de ontvangsten en uitgaven op de begroting n, theoretische toestand eind 2007). Eenzelfde tabel moet worden opgemaakt voor het pensioenfonds, indien het beheerd wordt door het centrum. (zie bijlage 5). 1.3 Wet van 26 mei 2002 betreffende de maatschappelijke integratie en de gelijkgestelde hulp De overeenstemming tussen de ontvangst- en uitgavekredieten voor het leefloon moet worden aangepast aan het type tegemoetkomingen dat daarvoor wordt toegekend.

In het algemeen moeten de centra erop toezien dat de verschillende inschrijvingen op de begroting verbonden aan de tegemoetkomingen van de federale overheid, overeenstemmen met het percentage van de tegemoetkoming voorzien inzake sociale bijstand en integratie, in het bijzonder voor wat betreft de tegemoetkoming die de Staat toekent krachtens de wet van 26 mei 2002 inzake het recht op maatschappelijke integratie en de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de O.C.M.W.'s. Op het ogenblik van de definitieve vastlegging van die uitgaven, zullen de centra gelijktijdig de overeenstemmende rechten vaststellen overeenkomstig de percentages van de staatstussenkomst in die uitgaven. 2. Richtlijnen bij de opmaak van de begroting Algemene bepalingen De O.C.M.W.'s moeten strikt de bepalingen toepassen betreffende de nieuwe boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit van 26 oktober 1995 gewijzigd op 11 december 2003 (B.S. van 23.02.2004) en in de conceptuele analyse goedgekeurd door het Verenigd College op 12 februari 1998, gewijzigd op 3 juni 1999. De boekhoudkundige plannen zijn ook aangevuld met het Besluit van het Verenigd College van 7 november 2002 zodat rekening kan worden gehouden met de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie. We verwijzen o.m. naar de vroegere omzendbrieven voor het correcte gebruik van de functionele en economische codes.

De O.C.M.W.'s moeten hun beleidsinspanningen voortzetten en moeten vooral toezien op de controle van hun personeels- en werkingsuitgaven.

In dit verband, met het doel de werkelijke evolutie van deze uitgaven te kunnen vaststellen, dient het advies van de technische groep een voorstelling weer te geven van het geheel van de door het O.C.M.W te ontvangen subsidies, dit teneinde de verhogingen te kunnen berekenen van de verschillende types van uitgaven zonder deze toelagen (zie hiervoor punt 1.2);

De inkomsten en uitgaven moeten nauwkeurig geraamd worden. Bij gebrek aan reglementaire evaluatie-elementen of administratieve richtlijnen, moet de raming uitgaan van de werkelijke ontvangsten en uitgaven van het laatst gekende dienstjaar. Zijn er niet voldoende recente definitieve cijfers bekend, dan dienen de cijfers van de laatst goedgekeurde begroting als basis van de berekening.

Om hun activiteiten en investeringen te financieren moeten de centra ervoor zorgen alle subsidies aan te vragen voorzien door de verschillende wettelijke en reglementaire bepalingen. Ze zullen er ook voor zorgen dat de dossiers waarvoor invorderingsstaten worden opgesteld regelmatig ingediend worden bij de betrokken overheden, en dat ze dan ook regelmatig opgevolgd worden, o.m. voor de terugvordering van de steunverlening.

We herinneren er aan dat krachtens het universaliteitsprincipe van de begroting, de boekhouding alle ontvangsten en uitgaven moet hernemen en niet het verschil tussen beide. Dat betekent dat elke begrotingscompensatie verboden is.

De werkingssubsidies i.v.m. het leefloon, de energietoelevering en dergelijke : die subsidies en het gebruik ervan moeten uiteraard in de begroting worden ingeschreven. Als de uitgave tijdens het begrotingsjaar niet kan worden vastgelegd, dan wordt het bedrag van de subsidie gestort in een exploitatiereservefonds via een begrotingswijziging met een artikel van de overboekingen, zodat ze in het volgende begrotingsjaar kan gebruikt worden. We wijzen er ter herinnering op dat krachtens de boekhoudkundige regels van de rijkscomptabiliteit de subsidiërende overheid de plicht heeft na te gaan of de subsidie wel is gebruikt voor de doelstellingen waarvoor ze toegekend is en dat in principe elke toelageontvanger het gebruik van de ontvangen bedragen moet rechtvaardigen; alleen al door de subsidie te aanvaarden, kent de begunstigde ervan het recht toe aan de subsidiërende overheden om ter plaatse controle uit te voeren over het gebruik van de toegekende fondsen.

Voorlopige twaalfden Overeenkomstig artikel 13 van het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s worden de voorlopige kredieten, vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn wanneer de begroting nog niet aangenomen is. Ter herinnering, indien de begroting reeds vastgesteld werd maar nog niet goedgekeurd is, dan zijn deze kredieten impliciet beschikbaar zonder dat de raad zich hierover dient uit te spreken. De voorlopige kredieten hebben alleen betrekking op de uitgaven van de exploitatiedienst.

Exploitatiedienst : 2.2.1 Ontvangsten : 2.2.1.1 Het Bijzonder Fonds voor Maatschappelijk Welzijn : Als ontvangsten uit het Bijzonder Fonds voor Maatschappelijk Welzijn, moet in de begroting van het dienstjaar 2007 een bedrag worden ingeschreven dat gelijk is aan het aandeel van elk centrum voor 2006 zoals hieronder opgenomen : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 2.2.1.2 De gemeentelijke dotatie : Artikel 106 van de organieke wet van 8 juli 1976 moet strikt geïnterpreteerd worden : de gemeente is verplicht de ontoereikendheid aan middelen van het O.C.M.W. die is vastgesteld bij de geconcerteerde opmaak van de begroting, bij te passen.

Artikel 106 schrijft voor dat : 1° « de voorzieningen betreffende de exploitatie- en investeringsdiensten worden in acht genomen » om het gebrek aan middelen te berekenen van het O.C.M.W.; 2° « de dotatie wordt bij het begin van elke maand aan het centrum betaald in twaalfden.Nochtans kan ze met instemming van het centrum, volgens andere modaliteiten betaald worden »; 3° « de definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de begrotingsrekening van het vorige dienstjaar, brengt de vermindering of de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie van het eindresultaat van de begrotingsrekening ».De verbeterende tabel van de rekening 2006 zal dus automatisch de initieel in de begroting 2007 voorziene gemeentelijke dotatie aanpassen binnen de 40 dagen nadat de gemeenteraad de jaarrekeningen heeft ontvangen, behalve als hij die niet goedkeurt (zie artikel 89 § 2 van de organieke wet).

In dat verband willen we benadrukken dat het in geen geval toegestaan is rekening te houden met het resultaat van de rekening voorafgaand aan het dienstjaar 2006 voor de verbetering van de gemeentelijke dotatie. Het is dus voor de O.C.M.W.'s van het grootste belang indien ze laattijdig hun rekeningen hebben opgemaakt, die vertraging in te halen om tot een financieel beheer te komen dat zo dicht mogelijk de objectieve situatie benadert en dat zowel voor de administratie van het O.C.M.W. als voor de gemeentelijke administratie.

Rekening houdend met artikel 1 en 106 van de organieke wet en met artikel 255, 16°, van de Nieuwe gemeentewet is het van belang de noodzaak te benadrukken voor de O.C.M.W.'s onder financieel plan die een overeenkomst hebben afgesloten met het Brussels Gewestelijk Fonds tot Herfinanciering van de Gemeentelijke Thesaurieën, om solidair te zijn met de gemeente waarvan zij afhangen voor wat de saneringsinspanningen betreft. Dat veronderstelt dat zelfs als wettelijk het bedrag ingeschreven in het financieel plan van de gemeenten en van de O.C.M.W.'s voor de gemeentelijke dotatie slechts een informatieve betekenis heeft of als streefdoel dient, de betrokken O.C.M.W.'s er, als belanghebbende partij van de overeenkomst tot herfinanciering, zo veel mogelijk moeten voor zorgen dat doel te benaderen. 2.2.2 Uitgaven Zoals eerder benadrukt, moet vooral gewaakt worden over de personeels- en werkingsuitgaven en dat in het bijzonder voor de O.C.M.W.'s gebonden aan een herfinancieringsovereenkomst.

Elke verhoging die afwijkt van de bij deze omzendbrief toegelaten lineaire verhogingen dient degelijk verantwoord. 2.2.2.1 Personeel : We herinneren er u aan dat het annaliteitsprincipe strikt moet worden gerespecteerd, wat betekent dat de lonen van het statutair personeel dat vooraf betaald wordt en de sociale bijstand voor januari 2007, niet in december 2006 mogen worden betaald.

Er wordt geen enkel ander voordeel toegekend aan het personeel buiten de reglementaire programmatie die terzake wettelijk is voorzien, zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van artikel 42 van de organieke wet.

We herinneren eraan dat boekhoudkundige inschrijvingen in verband met het personeel aangeworven in het raam van het artikel 60, § 7, van de organieke wet, moeten toegepast worden volgens het stramien vastgelegd in fiche nr. 1 opgenomen in de omzendbrief met betrekking tot de opmaak van de begroting 2004.

In de algemene beleidsnota, dienen de criteria die worden gebruikt voor de bepaling van weddes van de artikel 60, § 7, op een duidelijke wijze worden gedetailleerd (bijvoorbeeld, op basis van hun studieniveau, op basis van de uit te voeren functie), en dit door een onderscheid te maken tussen deze tewerkgesteld in het O.C.M.W. en deze ter beschikking gesteld bij andere werkgevers. Deze voorstelling zal gematigd worden door in ontvangsten de tussenkomsten vanwege de gemeenten, VZW's en andere derden te vermelden.

De ramingen per economische code worden als volgt opgemaakt : - code 11100 : wedden van juli 2006 x 12,42 (jaarwedde + sociale programmatie) x 1,013 (impact van de baremaverhogingen) x Y (indexatie) met als waarde 1,02 voor het dienstjaar 2007; - code 11200 : op basis van de code 11100 : toepassing van de geldende regelgeving; bovendien zal er desgevallend rekening worden gehouden met het akkoordprotocol 2003/1 afgesloten in het onderhandelingscomité van de lokale openbare besturen op datum van 9 mei 2003 en betreffende de aanpassing vanaf 2004 van het bedrag van het vakantiegeld voor het statutair personeel; - code 11300 : op basis van de code 11100, met constant percentage.

De syndicale premies worden aangerekend op deze economische natuur 11300. Het percentage van de tussenkomst van het O.C.M.W. te voorzien voor 2007 : 45,39 EUR per personeelslid; - code 11400 : op basis van de code 11100 : deze code omvat de patronale bijdrage voor het pensioen gestort aan andere kassen dan de RSZPPO, met inbegrip van de eigen pensioenkas van het centrum; percentage van de bijdrage 2007 = 20 %; - code 11401 : op basis van de code 11100 : deze code omvat de patronale bijdrage voor het pensioen van de statutaire ambtenaren aan de RSZPPO. Het percentage van de bijdrage blijft ongewijzigd, hetzij 20 % + 7,5 % bijdrage voor de O.C.M.W.'s en instellingen die deel uitmaken van pool I; voor deze die deel uitmaken van pool II bedraagt de te voorziene bijdrage 34,5 % voor het jaar 2007; - code 11500 : de vervoerkosten te berekenen volgens de vigerende regelgeving, de andere uitgaven moeten op het niveau van de initiële begroting 2006 behouden blijven; - code 11600 : de ramingen moeten samenhangend zijn en overeenstemmen met het geldend pensioenstelsel. Het pensioenfonds moet zonder onderscheid de rustpensioenen en de overlevingspensioenen omvatten; - code 11700 : volgens de loonmassa en contractuele clausules; - code 11800 : raming volgens contracten. 2.2.2.2 Werking : De werkingsuitgaven mogen in het totaal niet hoger zijn dan 1,5 % in verhouding tot de laatst gewijzigde begroting met betrekking tot het dienstjaar 2006. Dit streefcijfer houdt vanzelfsprekend geen rekening met de gesubsidieerde uitgaven.

De O.C.M.W.'s moeten, zoals vorige jaren, een begrotingskrediet voorzien dat minstens gelijk is aan 0,5 % van het totale bedrag van de personeelslasten (codes 11100 + 11300) om een kwaliteitsvolle en voortgezette beroepsopleiding te verzekeren. 2.2.2.3. Herverdeling : De begrotingsramingen voor 2007 betreffende de uitgaven voor maatschappelijke integratie en voor de gelijkwaardige steunverlening worden begroot op grond van de uitkeringen van juli 2006 geïndexeerd met 2 %, waarop nogmaals, naar rato van één trimester een verhoging van 2 % dient voorzien overeenkomstig de bepalingen van het koninklijk besluit van 3 september 2004 (B.S. van 27.09.2004; erratum B.S. van 2.12.2004). Deze bedragen moeten worden opgenomen in de tabel met essentiële gegevens (zie bijlage 3).

Wat de andere herverdelingsuitgaven betreft, herinneren wij de O.C.M.W.'s eraan dat dient gestreefd naar een financieel evenwichtig beheer van hun rusthuizen evenals van de andere diensten die ze organiseren (kinderoppas, maaltijden aan huis, klusjesdienst...).

De O.C.M.W.'s dienen in het advies van de technische groep de evolutie van het deficit van hun rust- en verzorgingstehuizen te verantwoorden ingeval deze verslechtert ten opzichte van de vorige dienstjaren. 2.3 Investeringsdienst De investeringsdienst moet in uitgaven de nodige kredieten uittrekken voor de geplande investeringen en in ontvangsten de financiering van deze investeringen. Een deel van die ontvangsten mag afkomstig zijn van een eigen investeringsfonds van het centrum.

Aangezien de gemeentelijke dotatie het evenwicht verzekert van alle diensten van de begroting, mogen de middelen voor het dekken van de investeringsuitgaven dus ook afkomstig zijn van de exploitatiedienst, in het bijzonder voor de investeringsuitgaven van minder dan 5.500 EUR die niet kunnen gefinancierd worden met een lening. Derhalve dient elke uitgave groter dan dit bedrag het voorwerp uit te maken van een gelijkaardige ontvangst in de investeringsdienst. De financiering van deze uitgaven mag aldus enkel verzekerd worden door leningen, subsidies, vervreemdingen, giften en legaten of door een overboeking vanuit het investerings- of exploitatiereservefonds of nog, door een overboeking van de exploitatiedienst.

Hier dient onderstreept dat er een onderscheid dient gemaakt tussen enerzijds de gemeentetoelage die het evenwicht van beide begrotingsdiensten dient te verzekeren en anderzijds een eventuele toelage in kapitaal vanwege de gemeentelijke overheid bedoeld om een specifieke investering van het O.C.M.W. te financieren, en waarvan de ontvangst dient te worden voorzien in de investeringsdienst onder de economische code 68500/51 « Toelagen in kapitaal van publiekrechtelijke instellingen voor specifieke investeringen ».

Een tabel van de voorziene investeringen opgemaakt conform het voorgeschreven model moet integrerend deel uitmaken van de begroting.

Wij herinneren eraan - en dat geldt ook voor de werkingsuitgaven - dat het artikel 60, § 6, van de organieke wet bepaalt dat de oprichting van elke nieuwe dienst of instelling die een tussenkomst ten laste van de gemeentebegroting met zich meebrengt ter goedkeuring moet voorgelegd worden aan de gemeenteraad. Het dossier daarover moet de elementen bevatten bedoeld in het genoemde artikel. 2.4 Schuld : Debiteurintresten : volgens het stramien van de vermoedelijke vervaldagen van de thesaurie van het O.C.M.W. Kosten van de leningen : Deze dienen te beantwoorden aan de vervaldagen bepaald door de leningverschaffende instellingen en aan de bepalingen van de financiële opdracht gegund door het O.C.M.W. alsook aan deze van de opdracht m.b.t. de investeringen van het dienstjaar.

De O.C.M.W.'s worden ook verzocht hun investeringsschuld dynamischer te beheren, meer bepaald via nieuwe onderhandelingen of andere beheersinstrumenten. Er wordt ook een sterkere opstelling verwacht bij de toewijzing van de financiële opdrachten, onder meer via daadwerkelijke mededinging en strengere selectie.

Wij informeren U over het feit dat de ordonnantie van 2 mei 2002 tot wijziging van de ordonnantie van 8 april 1993 houdende de oprichting van het Brussels Gewestelijk Herfinancieringsfonds van de Gemeentelijke Thesaurieën eveneens aan het Fonds toelaat leningen toe te kennen aan de O.C.M.W.'s en hun schulden geheel of gedeeltelijk te beheren.(zie o.a. artikel 2, § 3 van de ordonnantie). 2.5 Thesaurie De voorkeur wordt gegeven aan het gebruik van een kasgeldfonds boven externe financieringsmiddelen, die dikwijls duur zijn voor het centrum en die bovendien een weerslag hebben op de gemeentelijke dotatie die nodig is om het begrotingsevenwicht van het centrum te verzekeren.

Brussel, 20 juli 2006.

De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor Bijstand aan Personen, P. SMET E. HUYTEBROECK