DIENSTEN VAN DE EERSTE MINISTER EN MINISTERIE VAN AMBTENARENZAKEN

19 DECEMBER 1997. Omzendbrief. Overgang naar het jaar 2000. - Weerslag op de informatiesystemen van het Federaal Administratief Openbaar Ambt

Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, I. Inleiding.

De overgang naar het jaar 2000 zal, zoals men weet, de aanpassing vereisen van de informatiesystemen van de federale besturen. Zoniet zullen de disfuncties veroorzaakt door de niet aanpassing van de software verstrekkende negatieve gevolgen hebben op de dienstverlening aan het publiek.

De omzendbrief van 8 januari 1997 ( Belgisch Staatsblad van 18 januari 1997), gezamenlijk ondertekend door de Eerste Minister en door de Minister van Ambtenarenzaken, heeft formeel het project gestart ter voorbereiding van de besturen van het Federaal Administratief Openbaar Ambt (F.A.O.A.) op de overgang naar het jaar 2000. Ingevolge deze omzendbrief werd een "Mevrouw of Meneer Jaar 2000" aangewezen in elk ministerie, in elke instelling van openbaar nut en in elke andere instelling van het F.A.O.A. (hierna de "besturen van het F.A.O.A." genoemd). Het Adviesbureau ABC animeert een "Forum 2000" die deze ambtenaren bijeenbrengt, met de hulp van een "Bureau 2000". Dit Forum zal verder de coördinatie verzekeren van de werkzaamheden nodig voor de overgang naar het jaar 2000.

Ingevolge de beslissing van de buitengewone Ministerraad over de "Informatiemaatschappij", waarbij het Adviesbureau ABC de opdracht kreeg een globale strategie uit te werken en de kostprijs van het project te ramen, werd er met de hulp van een externe consultant en de "Mevrouw en Meneer 2000" een studie gemaakt.

Vooraleer deze studie voorgelegd werd aan de Ministerraad, werd zij voorgesteld aan de leden van het "Forum 2000" tijdens de vergadering van 18 september 1997, en aan de leden van de Interdepartementale Raadgevende Commissie voor informatica tijdens de vergadering van 2 oktober 1997.

Onder punt II van onderhavige omzendbrief geven wij u een functionele uiteenzetting van de beslissingen van de Ministerraad van 20 november 1997 betreffende de overgang naar het jaar 2000.

Wij herinneren eraan dat alle richtlijnen gegeven in de omzendbrief van 8 januari 1997 verder onverminderd van kracht blijven.

II. Functionele uiteenzetting van de beslissingen van de Ministerraad van 20 november 1997.

A. Wat het Adviesbureau ABC betreft : 1. Het project "overgang naar het jaar 2000" zal verder begeleid worden door het Adviesbureau ABC, meer bepaald in het kader van het Forum 2000.Het ABC Bureau zal daarbij een beroep doen op een hoog gekwalificeerd specialist inzake het jaar 2000.

De Ministerraad heeft de absolute noodzaak, voor alle besturen van het F.A.O.A., onderstreept van de verdere samenwerking met het Bureau ABC. 2. Het ABC Bureau zal driemaandelijks de resultaten van de audit van het extern Bureau (cfr.infra sub C) mededelen aan : - het College van secretarissen-generaal (departementen); - het College van administrateurs-generaal van de sociale parastatalen;

Wat de instellingen van openbaar nut en andere instellingen betreft die niet afhangen van het College van administrateurs-generaal van de sociale parastatalen, zal verslag uitgebracht worden bij het College van secretarissen-generaal. 3. Het ABC Bureau zal het rapport voorbereiden die de Minister van Ambtenarenzaken om de drie maanden zal uitbrengen bij de Ministerraad.4. Het ABC Bureau zal maandelijks het "Bureau 2000" bijeenroepen en driemaandelijks het "Forum 2000" organiseren. B. Wat rechtstreeks de besturen van het F.A.O.A. betreft : 1. De besturen van het F.A.O.A. zijn en blijven alléén VERANTWOORDELIJK voor de goede uitvoering van de aanpassing van de informaticatoepassingen voor de overgang naar het jaar 2000, met inbegrip van hun interne en externe interacties. 2. Het komt bijgevolg de besturen van het F.A.O.A. zelf toe de manier te kiezen om optimaal deze aanpassing te realiseren (methode, timing, middelen). Zij kunnen aldus bijvoorbeeld beslissen om alleen met intern personeel te werken of om beroep te doen op extern personeel of om beide middelen te combineren. Zij kunnen beroep doen op de constructeurs of leveranciers van het materieel dat ze gebruiken (in het kader van de conventies die hen daarmee verbinden, bijvoorbeeld inzake onderhoud) of op andere firma's bijvoorbeeld gespecialiseerd in de levering van diensten inzake informatica.

Zij moeten zelf eventueel de nodige lastenboeken, contracten en de avenanten terzake opstellen. Het spreekt vanzelf dat de besturen daarbij, en in alle gevallen, moeten waken over het nauwgezet naleven van de wetgeving en reglementering inzake overheidsopdrachten. De Diensten van de Eerste Minister, Kanselarij, Dienst Overheidsopdrachten, kunnen geraadpleegd worden voor wat de juridische aspecten betreft (tel. 02/501 02 11) en het Adviesbureau ABC kan geraadpleegd worden voor de operationele aspecten (dhr. Ch. THIERENS (F), tel. 02/287 40 16, en dhr. M. YSEBAERT (N), tel. 02/287.40.18). 3.1. De besturen van het F.A.O.A. moeten maximaal werken met hun eigen middelen (personeel, begroting) om de omschakeling van hun programma's zo snel als mogelijk te realiseren. 3.2. Indien de besturen van het F.A.O.A. bij de uitvoering van de overgang naar het jaar 2000 bijkomende middelen nodig zouden hebben, gaan zij bij voorrang over tot de herverdeling van de basisallocaties binnen hun begroting, overeenkomstig de procedures van de programmabegroting. 4. Wat de budgettaire controle betreft en overeenkomstig de begrotingsomzendbrief, goedgekeurd tijdens de Ministerraad van 11 december 1997 : 4.1. zal de Inspectie van Financiën erover waken dat binnen de departementen de kredieten m.b.t. de informatica bij prioriteit besteed worden voor het halen van de doelstellingen JAAR 2000 en EURO; 4.2. zal de financiële opvolging van de overgang naar het jaar 2000 gebeuren door de Inspectie van Financiën; 4.3. wat voorafgaat sub 1 en 2 geldt mutatis mutandis voor de regeringscommissarissen of -afgevaardigden, belast met de begrotingscontrole bij de instellingen van openbaar nut of andere instellingen.

C. Tussenkomst van een onafhankelijk extern Bureau.

De vooruitgang van de werkzaamheden betreffende de overgang naar het jaar 2000 zal zeer regelmatig opgevolgd worden binnen de besturen van het F.A.O.A. door een onafhankelijk extern Bureau. Dit Bureau zal ter plaatse een permanente audit uitvoeren (verificaties, preventieve controle) en zal een advies verstrekken indien zich problemen voordoen. Er dient benadrukt dat het betrokken extern Bureau alléén en zelf verantwoordelijk zal zijn voor de resultaten van zijn onderzoeken. De besturen van het F.A.O.A. zullen actief medewerken met dit onafhankelijk extern Bureau.

Wij zouden het op prijs stellen indien U de inhoud van deze omzendbrief zou mededelen aan alle betrokken diensten, besturen en instellingen waarover U gezag, toezicht of voogdij uitoefent.

De Eerste Minister, J.-L. Dehaene.

De Minister van Ambtenarenzaken, A. Flahaut.