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| Omzendbrief. Overgang naar het jaar 2000. - Weerslag op de informatiesystemen van het Federaal Administratief Openbaar Ambt | Circulaire. Passage à l'an 2000. - Impact sur les systèmes d'information de la Fonction publique administrative fédérale |
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| DIENSTEN VAN DE EERSTE MINISTER EN MINISTERIE VAN AMBTENARENZAKEN 19 DECEMBER 1997. Omzendbrief. Overgang naar het jaar 2000. - Weerslag op de informatiesystemen van het Federaal Administratief Openbaar Ambt Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, | SERVICES DU PREMIER MINISTRE ET MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE 19 DECEMBRE 1997. Circulaire. Passage à l'an 2000. - Impact sur les systèmes d'information de la Fonction publique administrative fédérale Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Monsieur le Secrétaire d'Etat, |
| I. Inleiding. | I. Introduction. |
| De overgang naar het jaar 2000 zal, zoals men weet, de aanpassing | Le passage à l'an 2000 va, comme on le sait, requérir la correction |
| vereisen van de informatiesystemen van de federale besturen. Zoniet | des systèmes informatisés des administrations fédérales. A défaut, les |
| zullen de disfuncties veroorzaakt door de niet aanpassing van de | dysfonctionnements provoqués par la non-conformité des logiciels |
| software verstrekkende negatieve gevolgen hebben op de dienstverlening | auront des effets désastreux sur les services rendus au public. |
| aan het publiek. | |
| De omzendbrief van 8 januari 1997 ( Belgisch Staatsblad van 18 januari | La circulaire du 8 janvier 1997 ( Moniteur belge du 18 janvier 1997) |
| 1997), gezamenlijk ondertekend door de Eerste Minister en door de | cosignée par le Premier Ministre et le Ministre de la Fonction |
| Minister van Ambtenarenzaken, heeft formeel het project gestart ter | publique a formellement lancé le projet de préparation des |
| voorbereiding van de besturen van het Federaal Administratief Openbaar | administrations de la Fonction publique administrative fédérale |
| Ambt (F.A.O.A.) op de overgang naar het jaar 2000. Ingevolge deze | (F.P.A.F.) au passage à l'an 2000. A la suite de cette circulaire, un |
| omzendbrief werd een "Mevrouw of Meneer Jaar 2000" aangewezen in elk | "Madame ou Monsieur an 2000" a été désigné pour chaque département, |
| ministerie, in elke instelling van openbaar nut en in elke andere | chaque organisme d'intérêt public et chaque institution de la F.P.A.F. |
| instelling van het F.A.O.A. (hierna de "besturen van het F.A.O.A." | (dénommés ci-après "administrations de la F.P.A.F. »). Le Bureau |
| genoemd). Het Adviesbureau ABC animeert een "Forum 2000" die deze | Conseil ABC anime un "Forum 2000" qui réunit ces fonctionnaires, avec |
| ambtenaren bijeenbrengt, met de hulp van een "Bureau 2000". Dit Forum | l'aide d'un "Bureau 2000". Ce Forum continuera d'assurer une |
| zal verder de coördinatie verzekeren van de werkzaamheden nodig voor de overgang naar het jaar 2000. | coordination des démarches nécessaires pour le passage à l'an 2000. |
| Ingevolge de beslissing van de buitengewone Ministerraad over de | Suite à la décision du Conseil des Ministres extraordinaire consacré à |
| "Informatiemaatschappij", waarbij het Adviesbureau ABC de opdracht | la "Société de l'information" qui confiait au Bureau Conseil ABC |
| kreeg een globale strategie uit te werken en de kostprijs van het | l'élaboration d'une stratégie et une évaluation du coût du projet, une |
| project te ramen, werd er met de hulp van een externe consultant en de | étude a été réalisée avec l'aide d'un consultant externe et la |
| "Mevrouw en Meneer 2000" een studie gemaakt. | collaboration des "Madame ou Monsieur 2000". |
| Vooraleer deze studie voorgelegd werd aan de Ministerraad, werd zij | |
| voorgesteld aan de leden van het "Forum 2000" tijdens de vergadering | Avant son introduction au Conseil des Ministres, cette étude a été |
| van 18 september 1997, en aan de leden van de Interdepartementale | soumise aux membres du "Forum 2000" lors de sa réunion du 18 septembre |
| 1997, et aux membres de la Commission consultative interdépartementale | |
| Raadgevende Commissie voor informatica tijdens de vergadering van 2 | pour l'informatique lors de sa réunion du 2 octobre 1997. |
| oktober 1997. Onder punt II van onderhavige omzendbrief geven wij u een functionele | Sous le point II de la présente circulaire nous vous donnons une |
| uiteenzetting van de beslissingen van de Ministerraad van 20 november | présentation fonctionnelle des décisions du Conseil des Ministres du |
| 1997 betreffende de overgang naar het jaar 2000. | 20 novembre 1997 relatives au passage à l'an 2000. |
| Wij herinneren eraan dat alle richtlijnen gegeven in de omzendbrief | Nous rappelons que toutes les instructions données dans la circulaire |
| van 8 januari 1997 verder onverminderd van kracht blijven. | du 8 janvier 1997 restent par ailleurs entièrement d'application. |
| II. Functionele uiteenzetting van de beslissingen van de Ministerraad | II. Présentation fonctionnelle des décisions du Conseil des Ministres |
| van 20 november 1997. | du 20 novembre 1997 |
| A. Wat het Adviesbureau ABC betreft : | A. En ce qui concerne le Bureau Conseil ABC : |
| 1. Het project "overgang naar het jaar 2000" zal verder begeleid | 1. Le projet "passage à l'an 2000" continuera à être accompagné par le |
| worden door het Adviesbureau ABC, meer bepaald in het kader van het | Bureau Conseil ABC, en particulier dans le cadre du Forum 2000. Le |
| Forum 2000. Het ABC Bureau zal daarbij een beroep doen op een hoog | Bureau ABC s'assurera de l'aide d'un spécialiste "an 2000" hautement qualifié. |
| gekwalificeerd specialist inzake het jaar 2000. | Le Conseil des Ministres a souligné l'absolue nécessité de la |
| De Ministerraad heeft de absolute noodzaak, voor alle besturen van het | poursuite de la coopération avec le Bureau ABC pour toutes les |
| F.A.O.A., onderstreept van de verdere samenwerking met het Bureau ABC. | administrations de la F.P.A.F. |
| 2. Het ABC Bureau zal driemaandelijks de resultaten van de audit van | 2. Le Bureau ABC communiquera les résultats de l'audit du Bureau |
| het extern Bureau (cfr. infra sub C) mededelen aan : | externe (cfr. infra sub C) trimestriellement : |
| - het College van secretarissen-generaal (departementen); | - au Collège des secrétaires généraux (départements); |
| - het College van administrateurs-generaal van de sociale parastatalen; | - au Collège des administrateurs généraux des parastataux sociaux. |
| Wat de instellingen van openbaar nut en andere instellingen betreft | Pour ce qui concerne les organismes d'intérêt public et institutions |
| die niet afhangen van het College van administrateurs-generaal van de | qui ne relèvent pas du Collège des administrateurs généraux des |
| sociale parastatalen, zal verslag uitgebracht worden bij het College | parastataux sociaux, rapport sera fait au Collège des secrétaires |
| van secretarissen-generaal. | généraux. |
| 3. Het ABC Bureau zal het rapport voorbereiden die de Minister van | 3. Le Bureau ABC préparera le rapport que le Ministre de la Fonction |
| Ambtenarenzaken om de drie maanden zal uitbrengen bij de Ministerraad. | publique fera tous les trois mois au Conseil des Ministres. |
| 4. Het ABC Bureau zal maandelijks het "Bureau 2000" bijeenroepen en | 4. Le Bureau ABC réunira, au moins une fois par mois, le "Bureau 2000" |
| driemaandelijks het "Forum 2000" organiseren. | et, une fois par trimestre, le Forum 2000. |
| B. Wat rechtstreeks de besturen van het F.A.O.A. betreft : | B. En ce qui concerne directement les administrations de la F.P.A.F. : |
| 1. De besturen van het F.A.O.A. zijn en blijven alléén | 1. Les administrations de la F.P.A.F. sont et restent seules |
| VERANTWOORDELIJK voor de goede uitvoering van de aanpassing van de | RESPONSABLES de la bonne exécution de l'adaptation des applications |
| informaticatoepassingen voor de overgang naar het jaar 2000, met | informatiques au passage à l'an 2000, y compris de leurs interactions |
| inbegrip van hun interne en externe interacties. | tant internes qu'externes. |
| 2. Het komt bijgevolg de besturen van het F.A.O.A. zelf toe de manier | 2. Il appartient donc aux administrations de la F.P.A.F. de choisir |
| te kiezen om optimaal deze aanpassing te realiseren (methode, timing, | elles-mêmes la façon dont elles procéderont au mieux à cette |
| middelen). Zij kunnen aldus bijvoorbeeld beslissen om alleen met | adaptation (méthode, timing, ressources). Elles peuvent ainsi, par |
| intern personeel te werken of om beroep te doen op extern personeel of | exemple, décider de travailler exclusivement avec du personnel interne |
| om beide middelen te combineren. Zij kunnen beroep doen op de | ou bien de faire appel à du personnel externe ou de combiner ces deux |
| constructeurs of leveranciers van het materieel dat ze gebruiken (in | méthodes. Elles peuvent faire appel aux constructeurs ou fournisseurs |
| het kader van de conventies die hen daarmee verbinden, bijvoorbeeld | de matériel qu'elles utilisent (dans le cadre des conventions qui les |
| inzake onderhoud) of op andere firma's bijvoorbeeld gespecialiseerd in | lient à ceux-ci, notamment en matière de maintenance) ou à d'autres |
| de levering van diensten inzake informatica. | firmes, spécialisées en services informatiques. |
| Zij moeten zelf eventueel de nodige lastenboeken, contracten en de | Elles doivent établir elles-mêmes, le cas échéant, les cahiers de |
| avenanten terzake opstellen. Het spreekt vanzelf dat de besturen | charge et les contrats ou les avenants nécessaires : il va de soi que |
| daarbij, en in alle gevallen, moeten waken over het nauwgezet naleven | les administrations devront veiller à respecter scrupuleusement, dans |
| van de wetgeving en reglementering inzake overheidsopdrachten. De | tous les cas, la législation et la réglementation en matière de |
| Diensten van de Eerste Minister, Kanselarij, Dienst | marchés publics. Les Services du Premier Ministre, Chancellerie, |
| Overheidsopdrachten, kunnen geraadpleegd worden voor wat de juridische | Service des marchés publics (tél. 02/501.02.11) peuvent être consultés |
| aspecten betreft (tel. 02/501 02 11) en het Adviesbureau ABC kan | pour les questions juridiques et le Bureau Conseil ABC pour les |
| geraadpleegd worden voor de operationele aspecten (dhr. Ch. THIERENS | aspects opérationnels (MM. Ch. THIERENS (F), tél. 02/287.40.16 et M. |
| (F), tel. 02/287 40 16, en dhr. M. YSEBAERT (N), tel. 02/287.40.18). | YSEBAERT (N), tél. 02/287.40.18). |
| 3.1. De besturen van het F.A.O.A. moeten maximaal werken met hun eigen | 3.1. Les administrations de la F.P.A.F. doivent au maximum faire usage |
| middelen (personeel, begroting) om de omschakeling van hun programma's | de leurs propres ressources (personnel, budget) afin d'assurer la |
| zo snel als mogelijk te realiseren. | conversion de leurs programmes le plus rapidement possible. |
| 3.2. Indien de besturen van het F.A.O.A. bij de uitvoering van de | 3.2. Si les différentes administrations de la F.P.A.F., lors de |
| overgang naar het jaar 2000 bijkomende middelen nodig zouden hebben, | l'exécution du passage à l'an 2000, ont besoin de moyens |
| gaan zij bij voorrang over tot de herverdeling van de basisallocaties | supplémentaires, elles procéderont en priorité à la redistribution des |
| binnen hun begroting, overeenkomstig de procedures van de | allocations de base au sein de leur budget conformément aux procédures |
| programmabegroting. | du budget-programme. |
| 4. Wat de budgettaire controle betreft en overeenkomstig de | 4. En ce qui concerne le contrôle budgétaire, conformément à la |
| begrotingsomzendbrief, goedgekeurd tijdens de Ministerraad van 11 | circulaire budgétaire approuvée lors du Conseil des Ministres du 11 |
| december 1997 : | décembre 1997 : |
| 4.1. zal de Inspectie van Financiën erover waken dat binnen de | 4.1. l'Inspection des Finances veillera à ce que, au sein des |
| departementen de kredieten m.b.t. de informatica bij prioriteit | départements, les crédits afférents à l'informatique soient |
| besteed worden voor het halen van de doelstellingen JAAR 2000 en EURO; | prioritairement affectés aux objectifs AN 2000 et EURO; |
| 4.2. zal de financiële opvolging van de overgang naar het jaar 2000 | 4.2. le suivi financier du passage à l'an 2000 sera assuré par |
| gebeuren door de Inspectie van Financiën; | l'Inspection des Finances; |
| 4.3. wat voorafgaat sub 1 en 2 geldt mutatis mutandis voor de regeringscommissarissen of -afgevaardigden, belast met de begrotingscontrole bij de instellingen van openbaar nut of andere instellingen. C. Tussenkomst van een onafhankelijk extern Bureau. De vooruitgang van de werkzaamheden betreffende de overgang naar het jaar 2000 zal zeer regelmatig opgevolgd worden binnen de besturen van het F.A.O.A. door een onafhankelijk extern Bureau. Dit Bureau zal ter plaatse een permanente audit uitvoeren (verificaties, preventieve controle) en zal een advies verstrekken indien zich problemen voordoen. Er dient benadrukt dat het betrokken extern Bureau alléén en zelf verantwoordelijk zal zijn voor de resultaten van zijn onderzoeken. De besturen van het F.A.O.A. zullen actief medewerken met dit onafhankelijk extern Bureau. Wij zouden het op prijs stellen indien U de inhoud van deze omzendbrief zou mededelen aan alle betrokken diensten, besturen en instellingen waarover U gezag, toezicht of voogdij uitoefent. De Eerste Minister, J.-L. Dehaene. De Minister van Ambtenarenzaken, | 4.3. ce qui précède sub. 1 et 2 s'applique mutatis mutandis aux commissaires ou délégués du Gouvernement, chargés du contrôle budgétaire auprès des organismes d'intérêt public ou institutions. C. Intervention d'un Bureau externe indépendant. L'avancement des travaux relatifs au passage à l'an 2000 sera très régulièrement suivi au sein des administrations de la F.P.A.F. par un Bureau externe indépendant. Ce Bureau assurera un audit permanent (vérification/contrôle préventif) sur place et donnera son avis en cas de problèmes. Il convient de souligner que le Bureau externe sera seul responsable des résultats de ses enquêtes. Les administrations de la F.P.A.F. collaboreront activement avec ce Bureau externe indépendant. Nous vous saurions gré de bien vouloir communiquer la présente circulaire à tous les services, administrations ou organismes sur lesquels vous exercez votre autorité, votre contrôle ou votre tutelle. Le Premier Ministre, J.-L. Dehaene Le Ministre de la Fonction publique, |
| A. Flahaut. | A. Flahaut |