DIENSTEN VAN DE EERSTE MINISTER

4 JUNI 1998. - Omzendbrief Aanpassing van de informatica-toepassing aan de overgang naar het jaar 2000 en euro conversie

Mevrouw, Mijnheer de Minister, Mevrouwen, Mijne Heren, Op 29 januari 1998 werd in het Belgisch Staatsblad een omzendbrief van 19 december 1997 bekendgemaakt waarbij aan de Federale administraties de richtlijnen gegeven werden om de informaticaproblemen bij de overgang naar het jaar 2000, prioritair aan te pakken.

Eén der krachtlijnen was dat ieder departement verantwoordelijk blijft voor zijn aanpassingen.

Op 1 maart 1998 diende, volgens een inventaris opgesteld door het ABC, voorgelegd aan de Ministerraad van 30 april 1998, nog 83 % van de nodige aanpassingen te gebeuren. Voor de federale overheid en de sociale parastatalen wordt het resterend werkvolume geraamd op ongeveer 76.000 mandagen of 350 manjaar.

In de eerste plaats zouden de betrokken ambtenaren de nodige informatica-aanpassingen moeten uitvoeren. De uitvoering van een deel van de informatica-aanpassingen via overheidsopdrachten is nochtans een belangrijke aanvulling bij, respectievelijk alternatief voor de uitvoering van de aanpassingen door ambtenaren-informatici.

Gelet op haar korte termijnen zou de versnelde procedure gebruikt moeten worden vermits de vereiste aanpassingen voor het jaar 2000 een absolute noodzaak vormen om de continuïteit van de openbare diensten te waarborgen.

Deze versnelde procedure is voor opdrachten die de Europese drempels niet bereiken mogelijk in geval van dringendheid, in openbare of beperkte procedures, zoals bepaald in de artikelen 64 en 66 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken. Zoveel mogelijk dient deze versnelde procedure verantwoord te worden door concrete elementen binnen het betrokken bestuur.

Indien de opdrachten de Europese drempels bereiken of overschrijden is deze versnelde procedure mogelijk voor beperkte procedures, doch enkel onder de voorwaarden van artikel 58 van het voormelde koninklijk besluit.

De hier beoogde benaderingswijze kan eveneens toegepast worden voor de omzetting naar de euro.

In bijlage is een model van bestek opgenomen, evenals een kort overzicht van de procedureregels.

Mijn Diensten staan voor alle bijkomende inlichtingen ter beschikking van de aanbestedende overheden (afdeling overheidsopdrachten, Wetstraat 16, 1000 Brussel, 02/501.02.11, fax. 02/513.08.73).

De Eerste Minister, J.-L. Dehaene

Bijlage 1. Informatica.- Dienstenopdrachten Overgang naar het jaar 2000. - Euro conversie In de regel zullen deze diensten behoren tot één of verschillende deelcategorieën van categorie A7, computer en aanverwante diensten (zie omzendbrief van de Eerste Minister van 2 december 1997, Belgisch Staatsblad van 13 december 1997).

Zonder andere uit te sluiten komen voor dit type van opdrachten drie gunningsprocedures in aanmerking. De omstandigheden zullen bepalen welke procedure zowel in feite als in rechte aangewezen is. 1. De beperkte offerteaanvraag blijkt de meest geschikte voor algemeen gebruik.Zij laat toe, in functie van de specifieke eisen van kandidaten teneinde slechts die firma's een offerte te laten indienen die bijvoorbeeld de nodige ervaring hebben met de geïnstalleerde apparatuur en programmatuur.

De publicatievoorschriften staan in artikelen 53 tot 67 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Naargelang de drempelwaarde van 5,3 of 8,2 miljoen frank al dan niet is bereikt dient er al dan niet Europees gepubliceerd te worden. Het is mogelijk de termijnen te verkorten door eerst een enuntiatieve aankondiging te publiceren (artikels 58, § 2) en eventueel, mits dringende redenen in te kunnen roepen, minimum publicatietermijnen van 15 dagen (artikelen 58, § 1, of artikelen 64) en 10 dagen voor het indienen van de offertes (artikelen 58, § 2 of 66) toe te passen.

In bijlage vindt U een voorbeeld van een aankondiging en een bestek voor een dergelijke opdracht. Het betreft een functioneel bestek waarbij de inschrijver maximaal zijn know-how kan uitspelen. 2. De onderhandelingsprocedure met bekendmaking kan volgens artikel 17, § 3, van de wet worden aangewend in twee omstandigheden die in deze problematiek wel als eens zouden kunnen voorkomen : (zie punten 2° en 4° van § 3). De bekendmakingsregels lopen gelijk met deze van de beperkte offerteaanvraag. Ook hier is een bestek vereist (artikelen 58, § 4 en 66, § 3). 3. De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking volgt de regels van artikelen 120 tot 122 van voormeld koninklijk besluit.De uitgaven van 200.000 frank niet te na gesproken zal ook hier in de regel een bestek moeten worden gemaakt. In principe moet de mededinging spelen, indien mogelijk.

Een aantal omstandigheden kunnen, volgens artikel 17, § 2, van de wet, dergelijke procedure verantwoorden.

Het is vooreerst het geval wanneer de goed te keuren uitgave het bedrag van 2,5 miljoen frank (exclusief BTW) niet overschrijdt.

Het is het ten tweede wanneer omwille van de technische specificiteit of bescherming van exclusieve rechten slechts één dienstverlener in aanmerking komt (artikel 17, § 2, 1°, f)).

Ook de gevallen van aanvullende of herhalende opdrachten (artikel 17, § 2, 2°, a) en b) zouden kunnen voorkomen. 2. Model van bestek Bestek van een beperkte offerteaanvraag betreffende een overheidsopdracht voor aanneming van diensten voor de aanpassing van de informatica-toepassingen van (naam van de aanbestedende overheid) aan de overgang naar het jaar 2000 Deel 1.- Administratieve bepalingen A. Geldende bepalingen - de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan, inzonderheid: - het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; - het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - zo nodig, het koninklijk besluit van 14 oktober 1996 betreffende het voorafgaand toezicht en de overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake de toekenning van concessies voor openbare werken op federaal niveau; - alle wijzigingen in de wet en in de voormelde besluiten die van kracht zijn op de dag waarop de offertes worden geopend; - dit bestek; - er wordt niet afgeweken van de algemene aannemingsvoorwaarden die zijn opgenomen in de bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De algemene aannemingsvoorwaarden zijn dan ook in hun geheel van toepassing op deze opdracht. of : er wordt afgeweken van de algemene aannemingsvoorwaarden voor wat de volgende bepalingen betreft : |PO (de afwijkingen van fundamentele bepalingen opgenomen in artikel 3 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 moeten bovendien uitdrukkelijk worden gemotiveerd in het bestek).

B. Contractuele bepalingen 1. Aanbestedende overheid : 2.Voorwerp van de opdracht : Overeenkomstig de bewoordingen en de voorwaarden van dit bestek verbindt de aannemer er zich toe de informatica-toepassingen van..., zoals vermeld in bijlage, aan te passen. De aannemer verbindt zich tot een resultatenverbintenis. De plaats van de verrichting is... 3. Aard van de opdracht : De opdracht is een overheidsopdracht voor aanneming van diensten.4. Duur van de opdracht : 5.Prijsbepaling : De opdracht wordt gegund tegen een globale prijs en omvat alle kosten en belastingen met uitzondering van de BTW. De prijs van de offerte is een keer per jaar vatbaar voor herziening op de jaardag van het sluiten van de opdracht op grond van de index van het gemiddelde uurloon van het personeel zoals geattesteerd door Fabrimetal Nationaal voor de maand... voorafgaand aan de prijsherziening. Een vaste termijn van 20 % is toepasselijk op deze herziening. 6. Betalingsregeling : Betalingen in mindering geschieden overeenkomstig de voorwaarden bepaald in artikel 4 van het koninklijk besluit van 26 september 1996, na goedkeuring door de aanbestedende overheid van een driemaandelijkse prestatiestaat ingediend door de aannemer, en na het indienen van een factuur (in.... exemplaren) bij de aanbestedende overheid. 7. Borgtocht : (voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag gelijk is aan of hoger is dan 800.000 F zonder BTW.) In uitvoering van artikelen 5 tot 9 van de algemene aannemingsvoorwaarden wordt een borgtocht van 5 % van de aannemingssom vereist. 8. Vorm en inhoud van de offerte : De offerte wordt in drie exemplaren opgemaakt (in het Nederlands of in het Frans) volgens het bijgaande schema.9. Indiening en opening van de offertes : Ze geschieden volgens de bepalingen van artikelen 103 tot 109 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.De uiterste datum voor de ontvangst van de offertes wordt vastgelegd op... om... uur, op het volgende adres :... 10. Gunningscriteria : De keuze van de voordeligste offerte zal gebeuren met inachtneming van de volgende gunningscriteria, gerangschikt in dalende volgorde van belangrijkheid: - de technische kwaliteit van de ingediende offerte in het licht van de voorgestelde methodologie en de aangewende middelen om het beoogde resultaat te bereiken; - de prijs 11. Verweermiddelen van de aanbestedende overheid : De niet-nakoming van de clausules en voorwaarden van deze opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van de bepalingen van de artikelen 20 en 66 van de algemene aannemingsvoorwaarden. Deel 2. - Functionele en technische eisen Beschrijving van de opdracht Zoals alle ondernemingen die hun bestanden en de erbij horende bewerkingen electronisch beheren dient de aanbestedende overheid haar informatica-toepassingen aan te passen aan de overgang naar het jaar 2000.

Deze opdracht slaat dus op de verrichting van een geheel van diensten waarvan het resultaat de aanpassing moet zijn van de hierna beschreven informatica-toepassingen (te bepalen) : (Bijlage aan het bestek) Schema van de offerte (zie artikel 90 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996) Deel I. - Administratieve bepalingen De Maatschappij (naam, rechtsvorm, nationaliteit, zetel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) of De feitelijke vereniging samengesteld uit de volgende personen: BTW-nummer(s) verbindt/verbinden zich op haar/hun roerende en onroerende goederen tot het uitvoeren van de opdracht, overeenkomstig de clausules van het bestek, tegen de volgende prijs : totale prijs zonder BTW ( in cijfers en in letters) De betalingen zullen op geldige wijze gebeuren door storting op het nummer geopend op naam van Deel II. - Functionele en technische beschrijving van de offerte In dit deel beschrijft de inschrijver zijn offerte. Hij ontleedt de globale prijs van zijn offerte.

Deel III Worden toegevoegd : - een mandaatbewijs indien de inschrijver tekent namens een maatschappij; - een bewijs van de RSZ (met droge stempel) dat de bijdragen van de sociale zekerheid werden betaald of een buitenlands gelijkwaardig document; - alle andere nuttig geachte inlichtingen.

Gedaan te..., op De inschrijver(s)