SERVICES DU PREMIER MINISTRE

4 JUIN 1998. - Circulaire Adaptation des applications informatiques au passage de l'an 2000 et conversion à l'euro

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Mesdames, Messieurs, Le 29 janvier 1998, une circulaire du 19 décembre 1997Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 19/12/1997 pub. 29/01/1998 numac 1998021022 source services du premier ministre et ministere de la fonction publique Circulaire. Passage à l'an 2000. - Impact sur les systèmes d'information de la Fonction publique administrative fédérale fermer a été publiée au Moniteur belge. Elle comporte les instructions données aux administrations fédérales en vue de les inciter à s'attaquer en priorité aux problèmes informatiques liés au passage à l'an 2000.

Une des lignes de force en est le fait que chaque département demeure responsable de ses applications.

Au 1er mars 1998, selon un inventaire établi par le Bureau ABC et soumis au Conseil des Ministres le 30 avril 1998, 83 % des adaptations nécessaires devaient encore avoir lieu. Pour les autorités fédérales et les parastataux sociaux, le volume de travail restant est estimé à quelque 76.000 jours/homme de travail, soit 350 années/homme de travail.

En premier lieu, les fonctionnaires concernés devraient réaliser les adaptations informatiques nécessaires. L'exécution d'une partie des adaptations informatiques par le biais de marchés publics constitue toutefois un complément essentiel, ou une alternative, à l'exécution des adaptations par les fonctionnaires informaticiens.

Vu les délais courts qu'elle prévoit, il conviendrait de recourir à la procédure accélérée étant donné que les adaptations nécessaires pour l'an 2000 constituent une nécessité absolue afin d'assurer la continuité des services publics.

Pour les marchés qui n'atteignent pas les seuils européens et pour les procédures publiques ou restreintes, cette procédure accélérée est possible en cas d'urgence, comme prévu aux articles 64 et 66 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. Cette procédure accélérée doit, autant que possible, se justifier par des éléments concrets au sein de l'administration concernée.

Si les marchés atteignent ou dépassent les seuils européens, cette procédure accélérée est possible pour des procédures restreintes, mais uniquement dans les conditions de l'article 58 de l'arrêté royal précité.

L'approche ici envisagée peut également valoir pour la conversion à l'euro.

En annexe figurent un bref aperçu des règles de procédure ainsi qu'un modèle de cahier spécial des charges.

Mes Services (section des marchés publics, 16, rue de la Loi, 1000 Bruxelles, 02/501.02.11, fax. 02/513.08.73) sont à la disposition des pouvoirs adjudicateurs pour tout renseignement complémentaire.

Le Premier Ministre, J.-L. Dehaene.

Annexe 1. Informatique.- Marchés de services Passage de l'an 2000. - Conversion à l'euro Ces services relèveront en règle générale d'une ou DE plusieurs sous-catégories de la catégorie A7, services informatiques et services connexes (voir circulaire du Premier Ministre du 2 décembre 1997, Moniteur belge du 13 décembre 1997).

Sans en exclure d'autres, trois procédures de passation sont prises en considération pour ce type de marchés. Les circonstances détermineront quelle est la procédure la plus indiquée tant en fait qu'en droit. 1. L'appel d'offres restreint s'avère être la procédure la plus appropriée pour l'usage général.Il permet d'opérer une sélection, en fonction des exigences spécifiques du marché, entre les candidats afin de ne permettre le dépôt d'une offre qu'aux seules firmes qui, par exemple, ont l'expérience nécessaire du matériel et du logiciel installés.

Les prescriptions en matière de publication figurent aux articles 53 à 67 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996. Selon que la valeur seuil de 5,3 ou de 8,2 millions est ou non atteinte, il y a lieu ou non de procéder à une publication au niveau européen. Il est possible d'abréger les délais en publiant tout d'abord un avis indicatif (article 58, § 2) et éventuellement, si l'urgence peut être invoquée, d'appliquer des délais de publication minimaux de 15 jours (article 58, § 1er, ou article 64) et de 10 jours pour le dépôt des offres (article 58, § 2 ou 66).

En annexe, vous trouverez un exemple d'avis et de cahier spécial des charges pour ce type de marché. Il s'agit d'un cahier des charges fonctionnel qui permet au soumissionnaire d'utiliser au maximum son savoir-faire. 2. Selon l'article 17, § 3, de la loi, la procédure négociée avec publicité peut être utilisée dans deux cas, qui pourraient se présenter dans le cadre de cette problématique : (voir les points 2° et 4° du § 3). Les règles de publicité sont similaires à celles de l'appel d'offres restreint. Dans ce cas aussi, un cahier spécial des charges est requis (articles 58, § 4 et 66, § 3). 3. La procédure négociée sans publicité suit les règles des articles 120 à 122 de l'arrêté royal précité.A l'exception des dépenses n'excédant pas 200.000 francs, il faudra ici aussi en règle générale établir un cahier spécial des charges. La concurrence doit en principe jouer, si cela est possible.

Une série de circonstances peuvent, en vertu de l'article 17, § 2, de la loi, justifier une telle procédure.

C'est premièrement le cas lorsque la dépense à approuver n'excède pas le montant de 2,5 millions de francs (hors TVA).

Ce l'est ensuite lorsqu'en raison de la spécificité technique ou de la protection de droits exclusifs, seul un prestataire de services est pris en considération (article 17, § 2, 1°, f)).

Des cas de marchés complémentaires ou répétitifs (article 17, § 2, 2°, a) et b) pourraient également se présenter.2. Modèle de cahier spécial des charges Cahier spécial des charges d'un appel d'offres restreint relatif à un marché public de services ayant pour objet l'adaptation des applications informatiques de (nom du pouvoir adjudicateur) au passage à l'an 2000 Partie I.Dispositions administratives A. Dispositions applicables - la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et ses arrêtés royaux d'exécution et notamment : - l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics; - l'arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics; - s'il y a lieu, l'arrêté royal du 14 octobre 1996 relatif au contrôle préalable et aux délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière d'octroi de concessions de travaux publics au niveau fédéral; - toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l'ouverture des offres; - le présent cahier spécial des charge. - il n'est pas dérogé au cahier général des charges, formant l'annexe de l'arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. Le cahier général des charges s'applique dès lors dans son intégralité au présent marché. ou bien : il est dérogé au cahier général des charges pour ce qui concerne les dispositions suivantes : |PO (les dérogations à des dispositions fondamentales mentionnées à l'article 3 de l'arrêté royal du 26 septembre 1996 doivent en outre être formellement motivées dans le cahier spécial des charges).

B. Dispositions contractuelles 1. Pouvoir adjudicateur : 2.Objet du marché : Conformément aux termes et conditions du présent cahier spécial des charges, l'adjudicataire s'engage à effectuer l'adaptation des applications informatiques de... mentionnées en annexe.

L'adjudicataire s'engage à une obligation de résultat. Le lieu d'exécution est |PO 3. Nature du marché : Le marché est un marché public de services.4. Durée du marché : 5.Détermination du prix : Le marché est conclu à prix global et comprend tous les frais et impositions quelconques à l'exception de la T.V.A. Le prix de l'offre est révisable une fois l'an, à la date anniversaire de la conclusion du marché sur la base de l'index du salaire moyen du personnel tel qu'attesté par Fabrimétal national pour le mois de |PO précédant la révision. Un terme fixe de 20 % s'applique à cette révision. 6. Modalités de paiement : Des acomptes sont payés selon les conditions de l'article 4 de l'arrêté royal du 26 septembre 1996, après approbation par le pouvoir adjudicateur d'un état d'avancement des prestations trimestriel introduit par l'adjudicataire, et après introduction auprès du pouvoir adjudicateur d'une facture (en |PO exemplaires). 7. Cautionnement : (pour les marchés d'un montant estimé égal ou supérieur à 800.000 francs HTVA) Conformément aux dispositions des articles 5 à 9 du cahier général des charges, un cautionnement de 5 % du montant du marché est exigé. 8. Forme et contenu de l'offre : L'offre est établie en trois exemplaires (en français ou en néerlandais) selon le schéma repris en annexe.9. Introduction et ouverture des offres : Celles-ci s'effectuent conformément aux dispositions des articles 103 à 109 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996.La date limite de réception des offres est fixée au.. à.. heure, à l'adresse suivante :.. 10. Critère d'attribution : Le choix de l'offre la plus intéressante s'effectuera en tenant compte des critères d'attribution suivants, classés par ordre décroissant d'importance : - la qualité technique de l'offre présentée, au regard de la méthodologie proposée et des moyens mis en uvre pour atteindre le résultat recherché; - le prix 11. Moyens d'action du pouvoir adjudicateur : Les manquements aux clauses et conditions du présent marché donnent lieu à l'application des dispositions des articles 20 et 66 du cahier général des charges. Partie II. - Exigences fonctionnelles et techniques Description du marché Comme toutes les entreprises qui utilisent des supports électroniques pour la gestion de leur information et les calculs y afférant, le pouvoir adjudicateur doit adapter ses applications informatiques au passage à l'an 2000.

Le présent marché porte donc sur la prestation d'un ensemble de services dont le résultat doit être l'adaptation des applications informatiques décrites ci-après (à préciser) : (Annexe au cahier spécial des charges) Schéma de l'offre (cfr. article 90 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996) Partie I. - Dispositions administratives La Société (dénomination, forme juridique, nationalité, siège) représentée par le(s) soussigné(s) ou L'association de fait composée des personnes suivantes : T.V.A. nos s'engage(nt) sur ses(leurs) biens meubles et immeubles, à exécuter, conformément aux clauses du cahier spécial des charges, le marché au prix suivant : prix global sans T.V.A. (en chiffres et en lettres) Les paiements seront opérés valablement par virement sur le compte n° ouvert au nom de Partie II. - Description fonctionnelle et technique de l'offre Le soumissionnaire donne, dans cette partie, une description de son offre. Il donne le détail du prix global de son offre.

Partie III Sont annexés : une preuve du mandat si le soumissionnaire signe au nom d'une société; une attestation de l'ONSS (avec timbre sec) de paiement des cotisations à la sécurité sociale ou un document étranger équivalent; toute autre information jugée utile.

Fait à..., le Le(s) soumissionnaire(s),