SERVICES DU PREMIER MINISTRE ET MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

19 DECEMBRE 1997. Circulaire. Passage à l'an 2000. - Impact sur les systèmes d'information de la Fonction publique administrative fédérale

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Monsieur le Secrétaire d'Etat, I. Introduction.

Le passage à l'an 2000 va, comme on le sait, requérir la correction des systèmes informatisés des administrations fédérales. A défaut, les dysfonctionnements provoqués par la non-conformité des logiciels auront des effets désastreux sur les services rendus au public.

La circulaire du 8 janvier 1997 ( Moniteur belge du 18 janvier 1997) cosignée par le Premier Ministre et le Ministre de la Fonction publique a formellement lancé le projet de préparation des administrations de la Fonction publique administrative fédérale (F.P.A.F.) au passage à l'an 2000. A la suite de cette circulaire, un "Madame ou Monsieur an 2000" a été désigné pour chaque département, chaque organisme d'intérêt public et chaque institution de la F.P.A.F. (dénommés ci-après "administrations de la F.P.A.F. »). Le Bureau Conseil ABC anime un "Forum 2000" qui réunit ces fonctionnaires, avec l'aide d'un "Bureau 2000". Ce Forum continuera d'assurer une coordination des démarches nécessaires pour le passage à l'an 2000.

Suite à la décision du Conseil des Ministres extraordinaire consacré à la "Société de l'information" qui confiait au Bureau Conseil ABC l'élaboration d'une stratégie et une évaluation du coût du projet, une étude a été réalisée avec l'aide d'un consultant externe et la collaboration des "Madame ou Monsieur 2000".

Avant son introduction au Conseil des Ministres, cette étude a été soumise aux membres du "Forum 2000" lors de sa réunion du 18 septembre 1997, et aux membres de la Commission consultative interdépartementale pour l'informatique lors de sa réunion du 2 octobre 1997.

Sous le point II de la présente circulaire nous vous donnons une présentation fonctionnelle des décisions du Conseil des Ministres du 20 novembre 1997 relatives au passage à l'an 2000.

Nous rappelons que toutes les instructions données dans la circulaire du 8 janvier 1997 restent par ailleurs entièrement d'application.

II. Présentation fonctionnelle des décisions du Conseil des Ministres du 20 novembre 1997 A. En ce qui concerne le Bureau Conseil ABC : 1. Le projet "passage à l'an 2000" continuera à être accompagné par le Bureau Conseil ABC, en particulier dans le cadre du Forum 2000.Le Bureau ABC s'assurera de l'aide d'un spécialiste "an 2000" hautement qualifié.

Le Conseil des Ministres a souligné l'absolue nécessité de la poursuite de la coopération avec le Bureau ABC pour toutes les administrations de la F.P.A.F. 2. Le Bureau ABC communiquera les résultats de l'audit du Bureau externe (cfr.infra sub C) trimestriellement : - au Collège des secrétaires généraux (départements); - au Collège des administrateurs généraux des parastataux sociaux.

Pour ce qui concerne les organismes d'intérêt public et institutions qui ne relèvent pas du Collège des administrateurs généraux des parastataux sociaux, rapport sera fait au Collège des secrétaires généraux. 3. Le Bureau ABC préparera le rapport que le Ministre de la Fonction publique fera tous les trois mois au Conseil des Ministres.4. Le Bureau ABC réunira, au moins une fois par mois, le "Bureau 2000" et, une fois par trimestre, le Forum 2000. B. En ce qui concerne directement les administrations de la F.P.A.F. : 1. Les administrations de la F.P.A.F. sont et restent seules RESPONSABLES de la bonne exécution de l'adaptation des applications informatiques au passage à l'an 2000, y compris de leurs interactions tant internes qu'externes. 2. Il appartient donc aux administrations de la F.P.A.F. de choisir elles-mêmes la façon dont elles procéderont au mieux à cette adaptation (méthode, timing, ressources). Elles peuvent ainsi, par exemple, décider de travailler exclusivement avec du personnel interne ou bien de faire appel à du personnel externe ou de combiner ces deux méthodes. Elles peuvent faire appel aux constructeurs ou fournisseurs de matériel qu'elles utilisent (dans le cadre des conventions qui les lient à ceux-ci, notamment en matière de maintenance) ou à d'autres firmes, spécialisées en services informatiques.

Elles doivent établir elles-mêmes, le cas échéant, les cahiers de charge et les contrats ou les avenants nécessaires : il va de soi que les administrations devront veiller à respecter scrupuleusement, dans tous les cas, la législation et la réglementation en matière de marchés publics. Les Services du Premier Ministre, Chancellerie, Service des marchés publics (tél. 02/501.02.11) peuvent être consultés pour les questions juridiques et le Bureau Conseil ABC pour les aspects opérationnels (MM. Ch. THIERENS (F), tél. 02/287.40.16 et M. YSEBAERT (N), tél. 02/287.40.18). 3.1. Les administrations de la F.P.A.F. doivent au maximum faire usage de leurs propres ressources (personnel, budget) afin d'assurer la conversion de leurs programmes le plus rapidement possible. 3.2. Si les différentes administrations de la F.P.A.F., lors de l'exécution du passage à l'an 2000, ont besoin de moyens supplémentaires, elles procéderont en priorité à la redistribution des allocations de base au sein de leur budget conformément aux procédures du budget-programme. 4. En ce qui concerne le contrôle budgétaire, conformément à la circulaire budgétaire approuvée lors du Conseil des Ministres du 11 décembre 1997 : 4.1. l'Inspection des Finances veillera à ce que, au sein des départements, les crédits afférents à l'informatique soient prioritairement affectés aux objectifs AN 2000 et EURO; 4.2. le suivi financier du passage à l'an 2000 sera assuré par l'Inspection des Finances; 4.3. ce qui précède sub. 1 et 2 s'applique mutatis mutandis aux commissaires ou délégués du Gouvernement, chargés du contrôle budgétaire auprès des organismes d'intérêt public ou institutions.

C. Intervention d'un Bureau externe indépendant.

L'avancement des travaux relatifs au passage à l'an 2000 sera très régulièrement suivi au sein des administrations de la F.P.A.F. par un Bureau externe indépendant. Ce Bureau assurera un audit permanent (vérification/contrôle préventif) sur place et donnera son avis en cas de problèmes. Il convient de souligner que le Bureau externe sera seul responsable des résultats de ses enquêtes. Les administrations de la F.P.A.F. collaboreront activement avec ce Bureau externe indépendant.

Nous vous saurions gré de bien vouloir communiquer la présente circulaire à tous les services, administrations ou organismes sur lesquels vous exercez votre autorité, votre contrôle ou votre tutelle.

Le Premier Ministre, J.-L. Dehaene Le Ministre de la Fonction publique, A. Flahaut