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| Circulaire. Passage à l'an 2000. - Impact sur les systèmes d'information de la Fonction publique administrative fédérale | Omzendbrief. Overgang naar het jaar 2000. - Weerslag op de informatiesystemen van het Federaal Administratief Openbaar Ambt |
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| SERVICES DU PREMIER MINISTRE ET MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE 19 DECEMBRE 1997. Circulaire. Passage à l'an 2000. - Impact sur les systèmes d'information de la Fonction publique administrative fédérale Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Monsieur le Secrétaire d'Etat, | DIENSTEN VAN DE EERSTE MINISTER EN MINISTERIE VAN AMBTENARENZAKEN 19 DECEMBER 1997. Omzendbrief. Overgang naar het jaar 2000. - Weerslag op de informatiesystemen van het Federaal Administratief Openbaar Ambt Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, |
| I. Introduction. | I. Inleiding. |
| Le passage à l'an 2000 va, comme on le sait, requérir la correction | De overgang naar het jaar 2000 zal, zoals men weet, de aanpassing |
| des systèmes informatisés des administrations fédérales. A défaut, les | vereisen van de informatiesystemen van de federale besturen. Zoniet |
| dysfonctionnements provoqués par la non-conformité des logiciels | zullen de disfuncties veroorzaakt door de niet aanpassing van de |
| auront des effets désastreux sur les services rendus au public. | software verstrekkende negatieve gevolgen hebben op de dienstverlening |
| aan het publiek. | |
| La circulaire du 8 janvier 1997 ( Moniteur belge du 18 janvier 1997) | De omzendbrief van 8 januari 1997 ( Belgisch Staatsblad van 18 januari |
| cosignée par le Premier Ministre et le Ministre de la Fonction | 1997), gezamenlijk ondertekend door de Eerste Minister en door de |
| publique a formellement lancé le projet de préparation des | Minister van Ambtenarenzaken, heeft formeel het project gestart ter |
| administrations de la Fonction publique administrative fédérale | voorbereiding van de besturen van het Federaal Administratief Openbaar |
| (F.P.A.F.) au passage à l'an 2000. A la suite de cette circulaire, un | Ambt (F.A.O.A.) op de overgang naar het jaar 2000. Ingevolge deze |
| "Madame ou Monsieur an 2000" a été désigné pour chaque département, | omzendbrief werd een "Mevrouw of Meneer Jaar 2000" aangewezen in elk |
| chaque organisme d'intérêt public et chaque institution de la F.P.A.F. | ministerie, in elke instelling van openbaar nut en in elke andere |
| (dénommés ci-après "administrations de la F.P.A.F. »). Le Bureau | instelling van het F.A.O.A. (hierna de "besturen van het F.A.O.A." |
| Conseil ABC anime un "Forum 2000" qui réunit ces fonctionnaires, avec | genoemd). Het Adviesbureau ABC animeert een "Forum 2000" die deze |
| l'aide d'un "Bureau 2000". Ce Forum continuera d'assurer une | ambtenaren bijeenbrengt, met de hulp van een "Bureau 2000". Dit Forum |
| coordination des démarches nécessaires pour le passage à l'an 2000. | zal verder de coördinatie verzekeren van de werkzaamheden nodig voor de overgang naar het jaar 2000. |
| Suite à la décision du Conseil des Ministres extraordinaire consacré à | Ingevolge de beslissing van de buitengewone Ministerraad over de |
| la "Société de l'information" qui confiait au Bureau Conseil ABC | "Informatiemaatschappij", waarbij het Adviesbureau ABC de opdracht |
| l'élaboration d'une stratégie et une évaluation du coût du projet, une | kreeg een globale strategie uit te werken en de kostprijs van het |
| étude a été réalisée avec l'aide d'un consultant externe et la | project te ramen, werd er met de hulp van een externe consultant en de |
| collaboration des "Madame ou Monsieur 2000". | "Mevrouw en Meneer 2000" een studie gemaakt. |
| Vooraleer deze studie voorgelegd werd aan de Ministerraad, werd zij | |
| Avant son introduction au Conseil des Ministres, cette étude a été | voorgesteld aan de leden van het "Forum 2000" tijdens de vergadering |
| soumise aux membres du "Forum 2000" lors de sa réunion du 18 septembre | van 18 september 1997, en aan de leden van de Interdepartementale |
| 1997, et aux membres de la Commission consultative interdépartementale | |
| pour l'informatique lors de sa réunion du 2 octobre 1997. | Raadgevende Commissie voor informatica tijdens de vergadering van 2 oktober 1997. |
| Sous le point II de la présente circulaire nous vous donnons une | Onder punt II van onderhavige omzendbrief geven wij u een functionele |
| présentation fonctionnelle des décisions du Conseil des Ministres du | uiteenzetting van de beslissingen van de Ministerraad van 20 november |
| 20 novembre 1997 relatives au passage à l'an 2000. | 1997 betreffende de overgang naar het jaar 2000. |
| Nous rappelons que toutes les instructions données dans la circulaire | Wij herinneren eraan dat alle richtlijnen gegeven in de omzendbrief |
| du 8 janvier 1997 restent par ailleurs entièrement d'application. | van 8 januari 1997 verder onverminderd van kracht blijven. |
| II. Présentation fonctionnelle des décisions du Conseil des Ministres | II. Functionele uiteenzetting van de beslissingen van de Ministerraad |
| du 20 novembre 1997 | van 20 november 1997. |
| A. En ce qui concerne le Bureau Conseil ABC : | A. Wat het Adviesbureau ABC betreft : |
| 1. Le projet "passage à l'an 2000" continuera à être accompagné par le | 1. Het project "overgang naar het jaar 2000" zal verder begeleid |
| Bureau Conseil ABC, en particulier dans le cadre du Forum 2000. Le | worden door het Adviesbureau ABC, meer bepaald in het kader van het |
| Bureau ABC s'assurera de l'aide d'un spécialiste "an 2000" hautement qualifié. | Forum 2000. Het ABC Bureau zal daarbij een beroep doen op een hoog |
| Le Conseil des Ministres a souligné l'absolue nécessité de la | gekwalificeerd specialist inzake het jaar 2000. |
| poursuite de la coopération avec le Bureau ABC pour toutes les | De Ministerraad heeft de absolute noodzaak, voor alle besturen van het |
| administrations de la F.P.A.F. | F.A.O.A., onderstreept van de verdere samenwerking met het Bureau ABC. |
| 2. Le Bureau ABC communiquera les résultats de l'audit du Bureau | 2. Het ABC Bureau zal driemaandelijks de resultaten van de audit van |
| externe (cfr. infra sub C) trimestriellement : | het extern Bureau (cfr. infra sub C) mededelen aan : |
| - au Collège des secrétaires généraux (départements); | - het College van secretarissen-generaal (departementen); |
| - au Collège des administrateurs généraux des parastataux sociaux. | - het College van administrateurs-generaal van de sociale parastatalen; |
| Pour ce qui concerne les organismes d'intérêt public et institutions | Wat de instellingen van openbaar nut en andere instellingen betreft |
| qui ne relèvent pas du Collège des administrateurs généraux des | die niet afhangen van het College van administrateurs-generaal van de |
| parastataux sociaux, rapport sera fait au Collège des secrétaires | sociale parastatalen, zal verslag uitgebracht worden bij het College |
| généraux. | van secretarissen-generaal. |
| 3. Le Bureau ABC préparera le rapport que le Ministre de la Fonction | 3. Het ABC Bureau zal het rapport voorbereiden die de Minister van |
| publique fera tous les trois mois au Conseil des Ministres. | Ambtenarenzaken om de drie maanden zal uitbrengen bij de Ministerraad. |
| 4. Le Bureau ABC réunira, au moins une fois par mois, le "Bureau 2000" | 4. Het ABC Bureau zal maandelijks het "Bureau 2000" bijeenroepen en |
| et, une fois par trimestre, le Forum 2000. | driemaandelijks het "Forum 2000" organiseren. |
| B. En ce qui concerne directement les administrations de la F.P.A.F. : | B. Wat rechtstreeks de besturen van het F.A.O.A. betreft : |
| 1. Les administrations de la F.P.A.F. sont et restent seules | 1. De besturen van het F.A.O.A. zijn en blijven alléén |
| RESPONSABLES de la bonne exécution de l'adaptation des applications | VERANTWOORDELIJK voor de goede uitvoering van de aanpassing van de |
| informatiques au passage à l'an 2000, y compris de leurs interactions | informaticatoepassingen voor de overgang naar het jaar 2000, met |
| tant internes qu'externes. | inbegrip van hun interne en externe interacties. |
| 2. Il appartient donc aux administrations de la F.P.A.F. de choisir | 2. Het komt bijgevolg de besturen van het F.A.O.A. zelf toe de manier |
| elles-mêmes la façon dont elles procéderont au mieux à cette | te kiezen om optimaal deze aanpassing te realiseren (methode, timing, |
| adaptation (méthode, timing, ressources). Elles peuvent ainsi, par | middelen). Zij kunnen aldus bijvoorbeeld beslissen om alleen met |
| exemple, décider de travailler exclusivement avec du personnel interne | intern personeel te werken of om beroep te doen op extern personeel of |
| ou bien de faire appel à du personnel externe ou de combiner ces deux | om beide middelen te combineren. Zij kunnen beroep doen op de |
| méthodes. Elles peuvent faire appel aux constructeurs ou fournisseurs | constructeurs of leveranciers van het materieel dat ze gebruiken (in |
| de matériel qu'elles utilisent (dans le cadre des conventions qui les | het kader van de conventies die hen daarmee verbinden, bijvoorbeeld |
| lient à ceux-ci, notamment en matière de maintenance) ou à d'autres | inzake onderhoud) of op andere firma's bijvoorbeeld gespecialiseerd in |
| firmes, spécialisées en services informatiques. | de levering van diensten inzake informatica. |
| Elles doivent établir elles-mêmes, le cas échéant, les cahiers de | Zij moeten zelf eventueel de nodige lastenboeken, contracten en de |
| charge et les contrats ou les avenants nécessaires : il va de soi que | avenanten terzake opstellen. Het spreekt vanzelf dat de besturen |
| les administrations devront veiller à respecter scrupuleusement, dans | daarbij, en in alle gevallen, moeten waken over het nauwgezet naleven |
| tous les cas, la législation et la réglementation en matière de | van de wetgeving en reglementering inzake overheidsopdrachten. De |
| marchés publics. Les Services du Premier Ministre, Chancellerie, | Diensten van de Eerste Minister, Kanselarij, Dienst |
| Service des marchés publics (tél. 02/501.02.11) peuvent être consultés | Overheidsopdrachten, kunnen geraadpleegd worden voor wat de juridische |
| pour les questions juridiques et le Bureau Conseil ABC pour les | aspecten betreft (tel. 02/501 02 11) en het Adviesbureau ABC kan |
| aspects opérationnels (MM. Ch. THIERENS (F), tél. 02/287.40.16 et M. | geraadpleegd worden voor de operationele aspecten (dhr. Ch. THIERENS |
| YSEBAERT (N), tél. 02/287.40.18). | (F), tel. 02/287 40 16, en dhr. M. YSEBAERT (N), tel. 02/287.40.18). |
| 3.1. Les administrations de la F.P.A.F. doivent au maximum faire usage | 3.1. De besturen van het F.A.O.A. moeten maximaal werken met hun eigen |
| de leurs propres ressources (personnel, budget) afin d'assurer la | middelen (personeel, begroting) om de omschakeling van hun programma's |
| conversion de leurs programmes le plus rapidement possible. | zo snel als mogelijk te realiseren. |
| 3.2. Si les différentes administrations de la F.P.A.F., lors de | 3.2. Indien de besturen van het F.A.O.A. bij de uitvoering van de |
| l'exécution du passage à l'an 2000, ont besoin de moyens | overgang naar het jaar 2000 bijkomende middelen nodig zouden hebben, |
| supplémentaires, elles procéderont en priorité à la redistribution des | gaan zij bij voorrang over tot de herverdeling van de basisallocaties |
| allocations de base au sein de leur budget conformément aux procédures | binnen hun begroting, overeenkomstig de procedures van de |
| du budget-programme. | programmabegroting. |
| 4. En ce qui concerne le contrôle budgétaire, conformément à la | 4. Wat de budgettaire controle betreft en overeenkomstig de |
| circulaire budgétaire approuvée lors du Conseil des Ministres du 11 | begrotingsomzendbrief, goedgekeurd tijdens de Ministerraad van 11 |
| décembre 1997 : | december 1997 : |
| 4.1. l'Inspection des Finances veillera à ce que, au sein des | 4.1. zal de Inspectie van Financiën erover waken dat binnen de |
| départements, les crédits afférents à l'informatique soient | departementen de kredieten m.b.t. de informatica bij prioriteit |
| prioritairement affectés aux objectifs AN 2000 et EURO; | besteed worden voor het halen van de doelstellingen JAAR 2000 en EURO; |
| 4.2. le suivi financier du passage à l'an 2000 sera assuré par | 4.2. zal de financiële opvolging van de overgang naar het jaar 2000 |
| l'Inspection des Finances; | gebeuren door de Inspectie van Financiën; |
| 4.3. ce qui précède sub. 1 et 2 s'applique mutatis mutandis aux commissaires ou délégués du Gouvernement, chargés du contrôle budgétaire auprès des organismes d'intérêt public ou institutions. C. Intervention d'un Bureau externe indépendant. L'avancement des travaux relatifs au passage à l'an 2000 sera très régulièrement suivi au sein des administrations de la F.P.A.F. par un Bureau externe indépendant. Ce Bureau assurera un audit permanent (vérification/contrôle préventif) sur place et donnera son avis en cas de problèmes. Il convient de souligner que le Bureau externe sera seul responsable des résultats de ses enquêtes. Les administrations de la F.P.A.F. collaboreront activement avec ce Bureau externe indépendant. Nous vous saurions gré de bien vouloir communiquer la présente circulaire à tous les services, administrations ou organismes sur lesquels vous exercez votre autorité, votre contrôle ou votre tutelle. Le Premier Ministre, J.-L. Dehaene Le Ministre de la Fonction publique, | 4.3. wat voorafgaat sub 1 en 2 geldt mutatis mutandis voor de regeringscommissarissen of -afgevaardigden, belast met de begrotingscontrole bij de instellingen van openbaar nut of andere instellingen. C. Tussenkomst van een onafhankelijk extern Bureau. De vooruitgang van de werkzaamheden betreffende de overgang naar het jaar 2000 zal zeer regelmatig opgevolgd worden binnen de besturen van het F.A.O.A. door een onafhankelijk extern Bureau. Dit Bureau zal ter plaatse een permanente audit uitvoeren (verificaties, preventieve controle) en zal een advies verstrekken indien zich problemen voordoen. Er dient benadrukt dat het betrokken extern Bureau alléén en zelf verantwoordelijk zal zijn voor de resultaten van zijn onderzoeken. De besturen van het F.A.O.A. zullen actief medewerken met dit onafhankelijk extern Bureau. Wij zouden het op prijs stellen indien U de inhoud van deze omzendbrief zou mededelen aan alle betrokken diensten, besturen en instellingen waarover U gezag, toezicht of voogdij uitoefent. De Eerste Minister, J.-L. Dehaene. De Minister van Ambtenarenzaken, |
| A. Flahaut | A. Flahaut. |