FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE

19 AUGUSTUS 2013. - Omzendbrief betreffende informatie inzake de monitoring van de ICT-activiteiten en de ICT-kredieten

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de instellingen die afhangen van de federale Staat (onder andere de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de diensten met afzonderlijk beheer, de bijzondere korpsen), Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, 1. Beslissing Ministerraad van 5 juli 2013 De informatie- en communicatietechnologie (ICT) is één van de grootste uitgavenposten van de primaire uitgaven en een steeds belangrijker wordende hefboom voor de federale overheid om op een efficiëntie manier een klantgerichte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan de samenleving te bieden.Jaarlijks wordt - geconsolideerd - om en bij de 600 miljoen euro gespendeerd aan ICT-activiteiten op federaal niveau.

Op 5 juli 2013 heeft de Ministerraad beslist dat hun ICT-activiteiten en de ICT-kredieten moeten worden opgevolgd door een monitoring met als dubbel achterliggend doel: (1) het krijgen van een globaal overzicht op de ICT-uitgaven en -activiteiten en (2) het sneller kunnen identificeren en benutten van opportuniteiten tot synergie.

In de schoot van de FOD Budget en Beheerscontrole wordt daartoe vanaf 2013 het ICT Monitoring Comité (ICTMC) opgericht. Het ICTMC wordt voorgezeten door de Voorzitter van het directiecomité van de FOD Budget en Beheerscontrole (FOD B&B) en wordt op permanente basis bijgestaan door de FOD Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict). De opdracht van het ICTMC is vierledig : - Het coördineren van de monitoring van de ICT-activiteiten (waaronder begrepen dient te worden : de ICT-projecten, het correctief en evolutief onderhoud aan ICT-toepassingen, en het opzetten en onderhouden van de ICT-infrastructuur) en de monitoring van de ICT-kredieten van de organisaties van de federale administratie; - Het periodiek opmaken van het overzicht van al hun ICT-activiteiten, zoals hierboven beschreven; - Het systematisch identificeren en voorstellen van mogelijke synergie-effecten en efficiëntieverbeteringen om aldus een betere return on investment (ROI) en/of return on value (ROV) te realiseren; - Het voorstellen van kwaliteitsbewaking als kritische succesfactor voor bepaalde ICT-activiteiten, wanneer een dergelijke bewaking als aangewezen wordt beoordeeld. Hiervoor zullen een aantal indicatoren (o.a. betreffende de planning, het budget en de omvang van het project) worden bijgehouden.

Het ICTMC heeft een ondersteunende rol en elke dienst blijft verantwoordelijk voor zijn budget, de planning en de uitvoering van zijn ICT-initiatieven. 2. Toepassingsgebied De monitoring is van toepassing op alle federale overheidsdiensten, programmatorische federale overheidsdiensten en instellingen die afhangen van de federale Staat, onder andere de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de diensten met afzonderlijk beheer en de bijzondere korpsen.3. Rapportering Bij de opmaak van de begroting « J+1 » dient elke dienst die valt onder het bovenstaand toepassingsgebied, de bijlagen bij deze omzendbrief in te vullen en samen in te dienen met de begrotingsvoorstellen voor het jaar « J+1 ».Deze bijlagen zullen geïntegreerd worden in de begrotingsomzendbrieven. De bijlagen worden opgemaakt in twee exemplaren, waarvan één exemplaar in het Nederlands en één exemplaar in het Frans. Gezien deze bijlagen wezenlijk onderdeel uitmaken van de begroting(scontrole), moeten ook hier de instructies en het tijdsschema van de begroting(scontrole) worden gevolgd.

Elke minister of staatssecretaris is ervoor verantwoordelijk dat de diensten die onder zijn of haar bevoegdheid vallen de gevraagde gegevens correct invullen en tijdig overmaken aan de FOD B & B. 4. Gevraagde gegevens De bijlage betreft de financiële kerncijfers gestructureerd volgens 10 rubrieken.Deze lijst van rubrieken is niet exhaustief en kan op regelmatige tijdstippen naar aanleiding van de begrotingsomzendbrieven worden geactualiseerd in functie van de evoluties binnen de federale Staat. Per kostenplaats moeten de aantallen worden opgegeven, evenals de vastleggingskredieten en liquiditeiten voor het jaar « J+1 » en is er plaats voor eventuele opmerkingen. 1. Personeel : i.Statutaire ICT-medewerkers (in VTE en personeelskost) ii. Contractuele ICT-medewerkers (in VTE en personeelskost) 2. Bureautica : i.Hardwarekost (nieuwe PC's, laptops, tablets, mobiles en andere ICT bureautica hardware, exclusief servers uitgedrukt, kost in termen van aankoopwaarde); ii. Hardware maintenancekost (onderhoudscontracten op hardware); iii. Licentiekost (operating systems, office tools enz.); iv. Licentiemaintenance (maintenance licenties op jaarbasis). 3. Unified communication (inclusief Ip/VoIP-telefonie, e-mail, videoconferencing, enz.) i. Hardwarekosten (nieuwe emailservers, kost in termen van aankoopwaarde); ii. Hardware maintenancekost (onderhoudscontracten op hardware); iii. Licentiekost (emaillicenties, inclusief onderhoudscontracten); iv. Licentiemaintenance (maintenance licenties op jaarbasis). 4. Servers, mainframes en storages : i.Hardwarekost (nieuwe hardware, kost in termen van aankoopwaarde); ii. Hardware maintenancekost (onderhoudscontracten op hardware); iii. Licentiekost (operating systems, database en andere systeemsoftware - zoals bvb. monitoring, backup/restore, enz. - inclusief onderhoudscontracten); iv. Licentiemaintenance (maintenance licenties op jaarbasis). 5. Projecten : i.De projecten en/of toepassingsontwikkeling, exclusief regiewerk. 6. Regiecontracten : i De regiecontracten en/of body shopping.7. Servicecontracten : i.Software as a service (Saas), infrastructure as a service (Iaas) en andere outsourcingcontracten. 8. Datacenterkost : i.Datacenterkost (dus housing, elektriciteit, cooling, enz), exclusief de hierboven vermelde kosten 9. Netwerkkost : i.Totale netwerkost (hardware, licenties, lijnen, enz.). 10. Andere : i.Alle andere ICT-kosten die niet zijn thuis te brengen onder de voorgaande rubrieken.

Deze financiële kerncijfers worden aangevuld met verwijzingen naar een duidelijk gestructureerd document dat narratief en bondig elk van de verschillende projecten, investeringen en recurrente kosten beschrijft in een korte paragraaf zodat het duidelijk is welke bedragen van toepassing zijn op welke projecten, investeringen en recurrente kosten. In dit document, wordt ook aangegeven voor welke projecten, investeringen en recurrente kosten de betrokken dienst beroep zal doen op bestaande (gegroepeerde of opengestelde) contracten (van FORCMS en/of van andere diensten) en/of wanneer de betrokken dienst zelf een contract zal afsluiten dat wordt opengesteld voor andere diensten (leading FOD principe). Eventuele eigen synergievoorstellen kunnen door de betrokken dienst eveneens worden vermeld. 5. Monitoring Deze bijlagen en documenten worden door de FOD B & B en Fedict samengevoegd tot één ICT-plan, dat toelaat om het overzicht te houden van alle ICT-initiatieven en -projecten van de federale overheid. (alle federale overheidsdiensten, programmatorische federale overheidsdiensten en instellingen die afhangen van de federale Staat, onder andere de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de diensten met afzonderlijk beheer en de bijzondere korpsen).

Over de resultaten zal regelmatig gerapporteerd worden aan de 3 colleges van leidende ambtenaren.

Het ICTMC zal op basis van dit ICT-plan synergie-effecten identificeren en concrete voorstellen kunnen formuleren om bepaalde ICT-projecten, investeringen en recurrente kosten samen te brengen met als doel kostenbesparend te zijn. Het ICTMC geeft bovendien de projecten aan, waarvoor een kwaliteitsbewaking zou moeten worden uitgevoerd.

De resultaten van het ICTMC worden meegenomen en besproken tijdens de begrotingbilaterales.

De Minister van Begroting en Administratieve Vereenvoudiging, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Diensten, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld