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| Omzendbrief betreffende informatie inzake de monitoring van de ICT-activiteiten en de ICT-kredieten | Circulaire sur les informations relatives au monitoring des activités TIC et des crédits TIC |
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| FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE EN FEDERALE | SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION ET SERVICE |
| OVERHEIDSDIENST INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE | PUBLIC FEDERAL TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION |
| 19 AUGUSTUS 2013. - Omzendbrief betreffende informatie inzake de | 19 AOUT 2013. - Circulaire sur les informations relatives au |
| monitoring van de ICT-activiteiten en de ICT-kredieten | monitoring des activités TIC et des crédits TIC |
| Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale | Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de |
| overheidsdiensten en de instellingen die afhangen van de federale | programmation et aux services qui dépendent de l'Etat fédéral (entre |
| Staat (onder andere de instellingen van openbaar nut, de openbare | autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de |
| instellingen van de sociale zekerheid, de diensten met afzonderlijk | sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux), |
| beheer, de bijzondere korpsen), | |
| Mevrouw de Minister, | Madame la Ministre, |
| Mijnheer de Minister, | Monsieur le Ministre, |
| Mevrouw de Staatssecretaris, | Madame la Secrétaire d'Etat, |
| Mijnheer de Staatssecretaris, | Monsieur le Secrétaire d'Etat, |
| 1. Beslissing Ministerraad van 5 juli 2013 | 1. Décision du Conseil des Ministres du 5 juillet 2013 |
| De informatie- en communicatietechnologie (ICT) is één van de grootste | Les technologies de l'information et de la communication (TIC) sont un |
| uitgavenposten van de primaire uitgaven en een steeds belangrijker | des plus grands postes de dépenses dans les dépenses primaires et un |
| wordende hefboom voor de federale overheid om op een efficiëntie | levier toujours plus important de l'administration fédérale afin |
| manier een klantgerichte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan de | d'offrir à la société d'une manière efficiente un service de qualité |
| samenleving te bieden. Jaarlijks wordt - geconsolideerd - om en bij de | et orienté client. Annuellement, l'administration fédérale dépense |
| 600 miljoen euro gespendeerd aan ICT-activiteiten op federaal niveau. | environ 600 millions d'euros - consolidés - dans des activités TIC. |
| Op 5 juli 2013 heeft de Ministerraad beslist dat hun ICT-activiteiten | Le Conseil des Ministres a décidé le 5 juillet 2013, que leurs |
| en de ICT-kredieten moeten worden opgevolgd door een monitoring met | activités TIC et crédits TIC devaient faire l'objet d'un suivi en vue |
| als dubbel achterliggend doel: (1) het krijgen van een globaal | du double objectif : (1) d'établir un aperçu général des dépenses et |
| overzicht op de ICT-uitgaven en -activiteiten en (2) het sneller | activités TIC et (2) de pouvoir identifier et mettre à profit plus |
| kunnen identificeren en benutten van opportuniteiten tot synergie. | |
| In de schoot van de FOD Budget en Beheerscontrole wordt daartoe vanaf | rapidement des opportunités de synergies. |
| 2013 het ICT Monitoring Comité (ICTMC) opgericht. Het ICTMC wordt | Le Comité de Suivi TIC (CSTIC) est créé dans ce but dès 2013 au sein |
| du SPF Budget et Contrôle de la Gestion. Le CSTIC est présidé par le | |
| voorgezeten door de Voorzitter van het directiecomité van de FOD | Président du comité de direction du SPF Budget et Contrôle de la |
| Budget en Beheerscontrole (FOD B&B) en wordt op permanente basis | Gestion (SPF B&CG) et soutenu de manière permanente par le SPF |
| bijgestaan door de FOD Informatie- en Communicatietechnologie | Technologie de l'Information et de la Communication (Fedict). La |
| (Fedict). De opdracht van het ICTMC is vierledig : | mission du CSTIC se divise en quatre sous-missions : |
| - Het coördineren van de monitoring van de ICT-activiteiten (waaronder | - Coordonner le suivi des activités TIC (ceci inclut : les projets |
| begrepen dient te worden : de ICT-projecten, het correctief en | TIC, la maintenance corrective et évolutive des applications TIC, la |
| evolutief onderhoud aan ICT-toepassingen, en het opzetten en | mise en place et la maintenance de l'infrastructure TIC) et le suivi |
| onderhouden van de ICT-infrastructuur) en de monitoring van de | des crédits TIC des organisations de la Fonction publique |
| ICT-kredieten van de organisaties van de federale administratie; | administrative fédérale et des corps spéciaux; |
| - Het periodiek opmaken van het overzicht van al hun ICT-activiteiten, | - Etablir périodiquement l'aperçu de toutes leurs activités TIC, comme |
| zoals hierboven beschreven; | décrit ci-dessus; |
| - Het systematisch identificeren en voorstellen van mogelijke | - Identifier et proposer systématiquement des effets potentiels de |
| synergie-effecten en efficiëntieverbeteringen om aldus een betere | synergie et d'amélioration de l'efficience afin d'obtenir un meilleur |
| return on investment (ROI) en/of return on value (ROV) te realiseren; | return on investment (ROI) et/ou return on value (ROV); |
| - Het voorstellen van kwaliteitsbewaking als kritische succesfactor | - Proposer un contrôle de la qualité en tant que facteur clé de succès |
| voor bepaalde ICT-activiteiten, wanneer een dergelijke bewaking als | |
| aangewezen wordt beoordeeld. Hiervoor zullen een aantal indicatoren | pour certaines activités TIC, lorsqu'un tel contrôle est jugé |
| (o.a. betreffende de planning, het budget en de omvang van het | approprié. Plusieurs indicateurs (concernant le planning, le budget et |
| project) worden bijgehouden. | l'ampleur du projet) seront suivis à cet effet. |
| Het ICTMC heeft een ondersteunende rol en elke dienst blijft | Le CSTIC assure un rôle de soutien et chaque service reste responsable |
| verantwoordelijk voor zijn budget, de planning en de uitvoering van | de son budget, de sa planification et de l'exécution de ses |
| zijn ICT-initiatieven. | initiatives TIC. |
| 2. Toepassingsgebied | 2. Champ d'application |
| De monitoring is van toepassing op alle federale overheidsdiensten, | Le suivi est d'application pour tous les services publics fédéraux, |
| programmatorische federale overheidsdiensten en instellingen die | les services publics fédéraux de programmation et les services qui |
| afhangen van de federale Staat, onder andere de instellingen van | dépendent de l'Etat fédéral (entre autres les organismes d'intérêt |
| openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de | public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à |
| diensten met afzonderlijk beheer en de bijzondere korpsen. | gestion séparée, les corps spéciaux). |
| 3. Rapportering | 3. Rapportage |
| Bij de opmaak van de begroting « J+1 » dient elke dienst die valt | Dans le cadre de l'établissement du budget « J+1 », chaque service qui |
| onder het bovenstaand toepassingsgebied, de bijlagen bij deze | ressort du champ d'application mentionné ci-dessus, doit remplir les |
| omzendbrief in te vullen en samen in te dienen met de | annexes à cette circulaire et les introduire ensemble avec les |
| begrotingsvoorstellen voor het jaar « J+1 ». Deze bijlagen zullen geïntegreerd worden in de begrotingsomzendbrieven. De bijlagen worden opgemaakt in twee exemplaren, waarvan één exemplaar in het Nederlands en één exemplaar in het Frans. Gezien deze bijlagen wezenlijk onderdeel uitmaken van de begroting(scontrole), moeten ook hier de instructies en het tijdsschema van de begroting(scontrole) worden gevolgd. Elke minister of staatssecretaris is ervoor verantwoordelijk dat de diensten die onder zijn of haar bevoegdheid vallen de gevraagde gegevens correct invullen en tijdig overmaken aan de FOD B & B. | propositions budgétaires pour l'année « J+1 ». Ces annexes seront intégrées aux circulaires budgétaires. Les annexes sont faites en deux exemplaires, dont un exemplaire en néerlandais et un exemplaire en français. Etant donné que ces annexes font effectivement parties du budget (et du contrôle budgétaire), les directives et le calendrier du budget (et du contrôle budgétaire) doivent également être suivis dans ce cadre-ci. Chaque Ministre ou Secrétaire d'Etat est responsable du fait que les services qui relèvent de sa compétence complètent correctement les données demandées et transmettent celles-ci au SPF B & CG dans les délais voulus. |
| 4. Gevraagde gegevens | 4. Données demandées |
| L'annexe concerne les chiffres clés en matière financière et est | |
| De bijlage betreft de financiële kerncijfers gestructureerd volgens 10 | structurée selon 10 rubriques. La liste de ces rubriques n'est pas |
| rubrieken. Deze lijst van rubrieken is niet exhaustief en kan op | exhaustive et pourrait régulièrement être mise à jour en fonction des |
| regelmatige tijdstippen naar aanleiding van de begrotingsomzendbrieven | évolutions au sein de l'Etat fédéral. Il faut indiquer les nombres par |
| worden geactualiseerd in functie van de evoluties binnen de federale | centre de coût, ainsi que les crédits d'engagement et les crédits de |
| Staat. Per kostenplaats moeten de aantallen worden opgegeven, evenals | |
| de vastleggingskredieten en liquiditeiten voor het jaar « J+1 » en is | liquidation pour l'année « J+1 ». Des remarques éventuelles peuvent |
| er plaats voor eventuele opmerkingen. | être formulées. |
| 1. Personeel : | 1. Personnel : |
| i. Statutaire ICT-medewerkers (in VTE en personeelskost) | i. Agents statutaires TIC (en ETP et en coût du personnel) |
| ii. Contractuele ICT-medewerkers (in VTE en personeelskost) | ii. Agents contractuels TIC (en ETP et en coût du personnel) |
| 2. Bureautica : | 2. Bureautique : |
| i. Hardwarekost (nieuwe PC's, laptops, tablets, mobiles en andere ICT | i. Coût du matériel (nouveaux PC's, laptops, tablettes, dispositifs |
| bureautica hardware, exclusief servers uitgedrukt, kost in termen van | mobiles et autre matériel ICT de bureautique, à l'exception des |
| aankoopwaarde); | serveurs, coût en termes de valeur d'achat); |
| ii. Hardware maintenancekost (onderhoudscontracten op hardware); | ii. Frais de maintenance du matériel (contrats de maintenance relatifs |
| iii. Licentiekost (operating systems, office tools enz.); | au matériel); iii. Coût des licences (systèmes d'exploitation, outils office, etc.); |
| iv. Licentiemaintenance (maintenance licenties op jaarbasis). | iv. Maintenance des licences (maintenance des licences sur base annuelle). |
| 3. Unified communication (inclusief Ip/VoIP-telefonie, e-mail, | 3. Unified communication (y compris Ip/VoIP-téléphonie, e-mail, |
| videoconferencing, enz.) | vidéoconférence, etc.) |
| i. Hardwarekosten (nieuwe emailservers, kost in termen van | i. Coût du matériel (nouveaux serveurs de messagerie, coût en termes |
| aankoopwaarde); | de valeur d'achat); |
| ii. Hardware maintenancekost (onderhoudscontracten op hardware); | ii. Frais de maintenance du matériel (contrats de maintenance relatifs |
| iii. Licentiekost (emaillicenties, inclusief onderhoudscontracten); | au matériel); iii. Coût des licences (licences relatives aux systèmes de messagerie, |
| y compris les contrats de maintenance); | |
| iv. Licentiemaintenance (maintenance licenties op jaarbasis). | iv. Maintenance des licences (maintenance des licences sur base annuelle). |
| 4. Servers, mainframes en storages : | 4. Serveurs, mainframes et storages : |
| i. Hardwarekost (nieuwe hardware, kost in termen van aankoopwaarde); | i. Coût du matériel (nouveau matériel, coût en termes de valeur d'achat); |
| ii. Hardware maintenancekost (onderhoudscontracten op hardware); | ii. Frais de maintenance du matériel (contrats de maintenance relatifs au matériel); |
| iii. Licentiekost (operating systems, database en andere | iii. Coût des licences (systèmes d'exploitation, base de données, |
| systeemsoftware - zoals bvb. monitoring, backup/restore, enz. - | autres logiciels systèmes - comme par ex. monitoring, backup/restore, |
| inclusief onderhoudscontracten); | etc. - y compris les contrats de maintenance); |
| iv. Licentiemaintenance (maintenance licenties op jaarbasis). | iv. Maintenance des licences (maintenance des licences sur base annuelle). |
| 5. Projecten : | 5. Projets : |
| i. De projecten en/of toepassingsontwikkeling, exclusief regiewerk. | i. Les projets et/ou développements d'applications, à l'exception du travail en régie. |
| 6. Regiecontracten : | 6. Contrats de régie : |
| i De regiecontracten en/of body shopping. | i. Les contrats de régie et/ou body shopping. |
| 7. Servicecontracten : | 7. Contrats de service : |
| i. Software as a service (Saas), infrastructure as a service (Iaas) en | i. Software as a service (Saas), infrastructure as a service (Iaas) et |
| andere outsourcingcontracten. | autres contrats de sous-traitance. |
| 8. Datacenterkost : i. Datacenterkost (dus housing, elektriciteit, cooling, enz), exclusief de hierboven vermelde kosten 9. Netwerkkost : i. Totale netwerkost (hardware, licenties, lijnen, enz.). 10. Andere : i. Alle andere ICT-kosten die niet zijn thuis te brengen onder de voorgaande rubrieken. Deze financiële kerncijfers worden aangevuld met verwijzingen naar een duidelijk gestructureerd document dat narratief en bondig elk van de verschillende projecten, investeringen en recurrente kosten beschrijft in een korte paragraaf zodat het duidelijk is welke bedragen van toepassing zijn op welke projecten, investeringen en recurrente kosten. In dit document, wordt ook aangegeven voor welke projecten, investeringen en recurrente kosten de betrokken dienst beroep zal doen op bestaande (gegroepeerde of opengestelde) contracten (van FORCMS en/of van andere diensten) en/of wanneer de betrokken dienst zelf een contract zal afsluiten dat wordt opengesteld voor andere diensten (leading FOD principe). Eventuele eigen synergievoorstellen kunnen door de betrokken dienst eveneens worden vermeld. 5. Monitoring Deze bijlagen en documenten worden door de FOD B & B en Fedict samengevoegd tot één ICT-plan, dat toelaat om het overzicht te houden van alle ICT-initiatieven en -projecten van de federale overheid. (alle federale overheidsdiensten, programmatorische federale overheidsdiensten en instellingen die afhangen van de federale Staat, onder andere de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de diensten met afzonderlijk beheer en de bijzondere korpsen). Over de resultaten zal regelmatig gerapporteerd worden aan de 3 colleges van leidende ambtenaren. Het ICTMC zal op basis van dit ICT-plan synergie-effecten identificeren en concrete voorstellen kunnen formuleren om bepaalde ICT-projecten, investeringen en recurrente kosten samen te brengen met als doel kostenbesparend te zijn. Het ICTMC geeft bovendien de projecten aan, waarvoor een kwaliteitsbewaking zou moeten worden uitgevoerd. De resultaten van het ICTMC worden meegenomen en besproken tijdens de begrotingbilaterales. De Minister van Begroting en Administratieve Vereenvoudiging, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Diensten, H. BOGAERT | 8. Coût des centres de données : i. Coût des centres de données (les coûts d'hébergement, électricité, refroidissement, etc.), à l'exception des coûts mentionnés ci-dessus 9. Coût des réseaux : i. Coût total des réseaux (matériel, licences, lignes, etc.). 10. Autres : i. Tous les autres coûts en TIC qui ne relèvent pas des rubriques précédentes. Ces chiffres clés en matière financière seront complétés par des références vers un document clairement structuré qui décrit de manière narrative et concise les différents projets, investissements et coûts récurrents, chacun dans un paragraphe condensé, de sorte que les liens entre d'une part les montants et d'autre part les projets, les investissements et les coûts récurrents soient clairs. En outre, il faut aussi indiquer dans ce document pour quels projets, quels investissements et quels coûts récurrents le service concerné fera appel à des contrats (groupés ou ouverts) existants (de FORCMS et/ou d'autres services) et/ou quand le service concerné conclura un propre contrat qui sera ouvert à d'autres services (principe du « leading SPF »). Des propositions de synergies éventuelles peuvent également être proposées par le service. 5. Monitoring Ces annexes et documents seront consolidés par le SPF B & CG et Fedict dans un plan TIC unique, qui permettra d'établir un aperçu général des initiatives et projets TIC pour l'administration fédérale (les services publics fédéraux, les services publics fédéraux de programmation et les services qui dépendent de l'Etat fédéral, entre autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux). Un reporting régulier des résultats sera effectué auprès des 3 collèges des fonctionnaires dirigeants. Le CSTIC identifiera les effets de synergies sur base de ce plan TIC et formulera des propositions concrètes afin de pouvoir consolider certains projets TIC, investissements et coûts récurrents en vue de réduire les coûts. Le CSTIC indiquera également les projets pour lesquels un contrôle de la qualité devrait être réalisé. Les résultats du CSTIC seront repris et discutés pendant les bilatérales budgétaires. Le Ministre du Budget et de la Simplification administrative, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique et à la Modernisation des Services publics, H. BOGAERT |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |