SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

19 AOUT 2013. - Circulaire sur les informations relatives au monitoring des activités TIC et des crédits TIC

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui dépendent de l'Etat fédéral (entre autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux), Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, 1. Décision du Conseil des Ministres du 5 juillet 2013 Les technologies de l'information et de la communication (TIC) sont un des plus grands postes de dépenses dans les dépenses primaires et un levier toujours plus important de l'administration fédérale afin d'offrir à la société d'une manière efficiente un service de qualité et orienté client.Annuellement, l'administration fédérale dépense environ 600 millions d'euros - consolidés - dans des activités TIC. Le Conseil des Ministres a décidé le 5 juillet 2013, que leurs activités TIC et crédits TIC devaient faire l'objet d'un suivi en vue du double objectif : (1) d'établir un aperçu général des dépenses et activités TIC et (2) de pouvoir identifier et mettre à profit plus rapidement des opportunités de synergies.

Le Comité de Suivi TIC (CSTIC) est créé dans ce but dès 2013 au sein du SPF Budget et Contrôle de la Gestion. Le CSTIC est présidé par le Président du comité de direction du SPF Budget et Contrôle de la Gestion (SPF B&CG) et soutenu de manière permanente par le SPF Technologie de l'Information et de la Communication (Fedict). La mission du CSTIC se divise en quatre sous-missions : - Coordonner le suivi des activités TIC (ceci inclut : les projets TIC, la maintenance corrective et évolutive des applications TIC, la mise en place et la maintenance de l'infrastructure TIC) et le suivi des crédits TIC des organisations de la Fonction publique administrative fédérale et des corps spéciaux; - Etablir périodiquement l'aperçu de toutes leurs activités TIC, comme décrit ci-dessus; - Identifier et proposer systématiquement des effets potentiels de synergie et d'amélioration de l'efficience afin d'obtenir un meilleur return on investment (ROI) et/ou return on value (ROV); - Proposer un contrôle de la qualité en tant que facteur clé de succès pour certaines activités TIC, lorsqu'un tel contrôle est jugé approprié. Plusieurs indicateurs (concernant le planning, le budget et l'ampleur du projet) seront suivis à cet effet.

Le CSTIC assure un rôle de soutien et chaque service reste responsable de son budget, de sa planification et de l'exécution de ses initiatives TIC. 2. Champ d'application Le suivi est d'application pour tous les services publics fédéraux, les services publics fédéraux de programmation et les services qui dépendent de l'Etat fédéral (entre autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux).3. Rapportage Dans le cadre de l'établissement du budget « J+1 », chaque service qui ressort du champ d'application mentionné ci-dessus, doit remplir les annexes à cette circulaire et les introduire ensemble avec les propositions budgétaires pour l'année « J+1 ».Ces annexes seront intégrées aux circulaires budgétaires. Les annexes sont faites en deux exemplaires, dont un exemplaire en néerlandais et un exemplaire en français. Etant donné que ces annexes font effectivement parties du budget (et du contrôle budgétaire), les directives et le calendrier du budget (et du contrôle budgétaire) doivent également être suivis dans ce cadre-ci.

Chaque Ministre ou Secrétaire d'Etat est responsable du fait que les services qui relèvent de sa compétence complètent correctement les données demandées et transmettent celles-ci au SPF B & CG dans les délais voulus. 4. Données demandées L'annexe concerne les chiffres clés en matière financière et est structurée selon 10 rubriques.La liste de ces rubriques n'est pas exhaustive et pourrait régulièrement être mise à jour en fonction des évolutions au sein de l'Etat fédéral. Il faut indiquer les nombres par centre de coût, ainsi que les crédits d'engagement et les crédits de liquidation pour l'année « J+1 ». Des remarques éventuelles peuvent être formulées. 1. Personnel : i.Agents statutaires TIC (en ETP et en coût du personnel) ii. Agents contractuels TIC (en ETP et en coût du personnel) 2. Bureautique : i.Coût du matériel (nouveaux PC's, laptops, tablettes, dispositifs mobiles et autre matériel ICT de bureautique, à l'exception des serveurs, coût en termes de valeur d'achat); ii. Frais de maintenance du matériel (contrats de maintenance relatifs au matériel); iii. Coût des licences (systèmes d'exploitation, outils office, etc.); iv. Maintenance des licences (maintenance des licences sur base annuelle). 3. Unified communication (y compris Ip/VoIP-téléphonie, e-mail, vidéoconférence, etc.) i. Coût du matériel (nouveaux serveurs de messagerie, coût en termes de valeur d'achat); ii. Frais de maintenance du matériel (contrats de maintenance relatifs au matériel); iii. Coût des licences (licences relatives aux systèmes de messagerie, y compris les contrats de maintenance); iv. Maintenance des licences (maintenance des licences sur base annuelle). 4. Serveurs, mainframes et storages : i.Coût du matériel (nouveau matériel, coût en termes de valeur d'achat); ii. Frais de maintenance du matériel (contrats de maintenance relatifs au matériel); iii. Coût des licences (systèmes d'exploitation, base de données, autres logiciels systèmes - comme par ex. monitoring, backup/restore, etc. - y compris les contrats de maintenance); iv. Maintenance des licences (maintenance des licences sur base annuelle). 5. Projets : i.Les projets et/ou développements d'applications, à l'exception du travail en régie. 6. Contrats de régie : i.Les contrats de régie et/ou body shopping. 7. Contrats de service : i.Software as a service (Saas), infrastructure as a service (Iaas) et autres contrats de sous-traitance. 8. Coût des centres de données : i.Coût des centres de données (les coûts d'hébergement, électricité, refroidissement, etc.), à l'exception des coûts mentionnés ci-dessus 9. Coût des réseaux : i.Coût total des réseaux (matériel, licences, lignes, etc.). 10. Autres : i.Tous les autres coûts en TIC qui ne relèvent pas des rubriques précédentes.

Ces chiffres clés en matière financière seront complétés par des références vers un document clairement structuré qui décrit de manière narrative et concise les différents projets, investissements et coûts récurrents, chacun dans un paragraphe condensé, de sorte que les liens entre d'une part les montants et d'autre part les projets, les investissements et les coûts récurrents soient clairs. En outre, il faut aussi indiquer dans ce document pour quels projets, quels investissements et quels coûts récurrents le service concerné fera appel à des contrats (groupés ou ouverts) existants (de FORCMS et/ou d'autres services) et/ou quand le service concerné conclura un propre contrat qui sera ouvert à d'autres services (principe du « leading SPF »). Des propositions de synergies éventuelles peuvent également être proposées par le service. 5. Monitoring Ces annexes et documents seront consolidés par le SPF B & CG et Fedict dans un plan TIC unique, qui permettra d'établir un aperçu général des initiatives et projets TIC pour l'administration fédérale (les services publics fédéraux, les services publics fédéraux de programmation et les services qui dépendent de l'Etat fédéral, entre autres les organismes d'intérêt public, les institutions publiques de sécurité sociale, les services à gestion séparée, les corps spéciaux). Un reporting régulier des résultats sera effectué auprès des 3 collèges des fonctionnaires dirigeants.

Le CSTIC identifiera les effets de synergies sur base de ce plan TIC et formulera des propositions concrètes afin de pouvoir consolider certains projets TIC, investissements et coûts récurrents en vue de réduire les coûts. Le CSTIC indiquera également les projets pour lesquels un contrôle de la qualité devrait être réalisé.

Les résultats du CSTIC seront repris et discutés pendant les bilatérales budgétaires.

Le Ministre du Budget et de la Simplification administrative, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique et à la Modernisation des Services publics, H. BOGAERT

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