FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

17 MAART 2005. - Omzendbrief PLP 38 betreffende het afsluiten van de jaarrekeningen 2002, 2003 en 2004 van de politiezones

Aan Mevrouw en de Heren Provinciegouverneurs, Aan Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, Ter informatie : Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Heer Commissaris-generaal van de Federale Politie, Aan de Voorzitter van de Vaste Commissie van de Lokale Politie, Aan de Dames en Heren Bijzondere Rekenplichtigen.

Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, 1. Inleiding. Met deze omzendbrief wil ik de zones, de bijzondere rekenplichtigen en de toezichthoudende overheden informeren aangaande het afsluiten van de rekeningen 2002 en 2003 - voorzover dit nog niet zou zijn gebeurd - en het niet-afsluiten van de rekening 2004 zolang het globaal overzicht voor de jaren 2002-2003-2004 door de CDVU hen niet werd toegestuurd.

De Ministerraad heeft op 30-31 maart 2004 beslist om de problematiek betreffende het afleveren van de benodigde verantwoordingsstukken door de CDVU en de verwerking ervan in de rekeningen te laten onderzoeken door een bevoegde fiduciaire, teneinde een gedetailleerde inventaris te krijgen, te bepalen welke documenten de zones nodig hebben om hun boekhouding op een correcte manier te kunnen voeren en tenslotte oplossingen aan te dragen om de problemen op een structurele en efficiënte manier zo snel mogelijk definitief uit de wereld te helpen.

Deze fiduciaire begon zijn werkzaamheden in augustus 2004 en leverde in februari 2005 zijn eindverslag af.

Het eindrapport wordt momenteel bestudeerd door de bevoegde administraties en zal eerstdaags geconcretiseerd worden in een protocol tussen de bevoegde federale diensten. 2. Richtlijnen. Teneinde te vermijden dat de moeilijkheden ingevolge het niet/wel afsluiten van de rekeningen blijven aanslepen volgende DRINGENDE richtlijnen : - De bijzondere rekenplichtige hoeft niet langer te wachten op het aanleveren door de CDVU van het jaaroverzicht 2002 en 2003. De rekeningen 2002 en 2003 kunnen worden afgesloten zonder dit overzicht, eventuele correcties in deze rekeningen zullen verwerkt worden in de rekening 2004. - De rekening 2004 daarentegen mag nog NIET worden afgesloten.

Hiervoor moet worden gewacht op het aanleveren door de CDVU van het globaal overzicht voor de jaren 2002, 2003 en 2004. Dit moet toelaten om vanaf 2005 met een propere lei te starten. 3. Toepassingsgrond. De omzendbrief is van toepassing op elke politiezone die op de dag van publicatie van huidige omzendbrief in het Belgisch Staatsblad, de jaarrekening 2002, 2003 en/of 2004 nog niet heeft afgesloten.

Zones die hun rekening 2004 intussen al zouden hebben afgesloten, zullen de nodige bijwerkingen moeten uitvoeren in de rekening 2005 zodra de CDVU hun de benodigde verantwoordingsstukken overmaakt.

De concrete richtlijnen voor de verwerking van de door de CDVU aan te leveren verantwoordingsstukken in de rekeningen alsmede de uitwerking van de andere aanbevelingen van het eindrapport van de aangestelde fiduciaire zullen het voorwerp uitmaken van een navolgende omzendbrief. Het spreekt voor zich dat de richtlijnen - gelet de complexiteit om de rekeningen van drie opeenvolgende jaren na te kijken en de nodige correcties in de rekeningen uit te voeren - bij het bepalen van de termijnen rekening zullen houden met dit gegeven.

U gelieve, Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, de datum waarop deze omzendbrief in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd, in het bestuursmemoriaal te willen vermelden.

De Minister van Binnenlandse Zaken, P. DEWAEL