FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN EN PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST DUURZAME ONTWIKKELING

17 JUNI 2005. - Omzendbrief. - Environment Information System

Aan de federale overheidsdiensten en de federale programmatorische overheidsdiensten.

Mijnheer de Eerste Minister, Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, 1. Inleidend gedeelde/situering Thans ligt het finale energieverbruik in de EU 20 % hoger dan wat op louter economische gronden te verklaren is.Op basis van die vaststelling gaat men ervan uit dat er een groot economisch potentieel aanwezig is in de vorm van niet-gerealiseerde energiebesparingen : 17 % van het finale energieverbruik voor de industrie en 22 % voor de huishoudelijke en tertiaire sector. Wat de openbare sector betreft, die is op zich alleen goed voor ongeveer 10 % van het totale energieverbruik van de meeste lidstaten.

Nog steeds op Europees niveau hebben talrijke studies en terreinprojecten het mogelijk gemaakt een aantal hinderpalen te identificeren die de volledige integratie van maatregelen ter verbetering van het energierendement op niveau van het eindverbruik verhinderen of bemoeilijken : - institutionele en juridische hinderpalen, - gebrekkige zichtbaarheid van het economisch potentieel, - beperkte toegang tot kapitaal en gebrekkige kennis van de prijs/efficiëntie-verhouding, - het dilemma « investeerder-gebruiker » : minimale investeringen vanwege de eigenaars in energiebesparingstechnieken aangezien de kosten die voortvloeien uit het gebruik van minder performante technieken door de huurders worden gedragen.

Wat de openbare sector betreft, is het zo dat de scheiding tussen het budget voor investeringen in energieverbruikende technieken en het budget voor onderhoud en exploitatie van die technieken de invoering bemoeilijkt van maatregelen die ertoe aanzetten tot het investeren in de energiezuinigere technieken te investeren.

De invoering van een coherent en geloofwaardig arsenaal van instrumenten, mechanismen, definities en informatie over de in België beschikbare diensten en maatregelen moet het mogelijk maken het energierendement op het niveau van het eindverbruik te verbeteren.

Op Europees niveau en voor de openbare sector alleen gaat men ervan uit dat het mogelijk moet zijn om tegen 2020 jaarlijks 9 à 13 miljard euro energiebesparingen te realiseren door jaarlijks bijkomend te investeren in energiezuinigheid, en dit voor maximum 80 miljoen euro voor de gehele EU-15 over een periode van 20 jaar.

Initiatieven in die zin werden reeds in andere Europese landen genomen. Zo zijn er in Oostenrijk, Finland, Duitsland, ... voor overheidsopdrachten specifieke regelingen op het vlak van energie-efficiëntie. Zo zijn er ook specifieke regels voor het garanderen van de energiezuinigheid van openbare gebouwen in Oostenrijk, Finland, Frankrijk en Italië. Dergelijke initiatieven bewijzen dat het mogelijk is het energieverbruik tot 20 % te verminderen zonder dat dit het comfort of/en de leefkwaliteit aantast.

Het is ook zo dat het regeerakkoord, in het kader van de uitvoering van het Kyoto-protocol, in heel wat federale maatregelen voorziet die moeten leiden tot het terugdringen van de uitstoot van broeikasgassen.

Een van de geplande maatregelen is gericht op het terugdringen van het energieverbruik in openbare gebouwen, met name via het principe van de derde investeerder. In dat kader heeft de Ministerraad van 19 november 2004 de oprichting goedgekeurd van een vennootschap van publiek recht « FEDESCO » (KB gepubliceerd in het Staatsblad op 1 april 2005) genaamd, die werkt volgens dat principe van de « derde investeerder », en dit in partnerschap met de Regie der Gebouwen.

Ten slotte is volgens het eerste federaal plan duurzame ontwikkeling (2000-2004) elke FOD/POD verplicht om bij zijn jaarlijks activiteitenrapport voor de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (ICDO) een boordtabel bij te voegen in verband met zijn energie- en waterverbruik en zijn afvalproductie. Die boordtabel moet het mogelijk maken de evolutie van het eigen verbruik te volgen en moet een balans van de uitgaven en de financiële besparingen ter zake bevatten.

Die maatregelen in het kader van het eerste Federaal Plan Duurzame Ontwikkeling (goedgekeurd op de MR van 24 september) worden versterkt en voortgezet in het kader van actie 17 van het tweede federaal plan duurzame ontwikkeling (2004-2008) : voorbeeldfunctie van de overheid.

Om de inzameling en de analyse van de gegevens te vergemakkelijken en te automatiseren, heeft de Regie der Gebouwen een federaal softwareprogramma met milieu-informatie ontwikkeld, EIS (Environment Information System) genaamd.

In dat softwarepakket zijn de gegevens en de karakteristieken overgenomen van een computerprogramma « Energie », dat de Regie heeft gebruikt. Het is inderdaad zo dat de Regie der Gebouwen sinds het begin van de jaren 80 het verbruik inzake verwarming (gas, stookolie) van een groot aantal federale overheidsgebouwen bijhoudt.

Het nieuwe softwarepakket EIS breidt mogelijkheden van het vorige softwareprogramma inzake follow-up van het verbruik op het vlak van verwarming uit tot alle domeinen van de milieuzorg (elektriciteit, water, afval,...). 2. Technisch gedeelte 2.1. Beschrijving van het softwarepakket EIS : Voor de gebouwen die ze beheert, biedt de regie der gebouwen aan de FOD's en POD's, via het Internet, dit computerprogramma aan, met de volgende gepersonaliseerde elementen : - het organigram van de meetpunten voor energie en water; - een beschrijving van de bezetting van de gebouwen; - een follow-up en een analyse van het verbruik, maand per maand; - verbruiksindicatoren en -ratio's; - een follow-up van de diverse categorieën van afval; - statistieken en syntheserapporten.

Teneinde de personalisatie en de vertrouwelijkheid van de gegevens te garanderen is het programma gekoppeld aan een specifiek toegangsrecht dat inherent is aan elke login en het desbetreffende wachtwoord. 2.2. Te registreren gegevens voor elk gebouw waarin een federale administratie is gehuisvest : - Verbruiksgegevens : - gas; - stookolie; - elektriciteit; - water.

Die gegevens moeten maandelijks worden geregistreerd voor elk meetpunt, zoals een teller of een peilpunt. Ze moeten worden geregistreerd ofwel in de vorm van de index op de teller, ofwel in de vorm van verbruikte hoeveelheden zoals aangegeven op de facturen, waarbij een eenheid moet worden gekozen : m3 of Kwh. - Productiegegevens : - afval.

De « afval »-module van het programma biedt de mogelijkheid om het kwantificeren van het afval dat per gebouw wordt geproduceerd (transformatie afvalvolumes/afvalgewicht, enz.). Ze stelt ook in staat de evolutie - stijging of daling - te volgen van de geproduceerde hoeveelheden afval en van de kosten voor de verwijdering ervan. Ze bevat ook een lijst van de bestaande soorten afval en van de erkende bedrijven voor afvalophaling en -verwijdering. Sommige soorten van afval kunnen selectief worden opgehaald (papier/karton - PMD - klein gevaarlijk afval, gevaarlijk afval, houten paletten, elektrisch en elektronisch afval, meubilair, enz.). Men moet erop toezien dat het afval via de juiste kanalen wordt verwijderd, waarbij de geldende (gewestelijke) wetgeving wordt nageleefd en, in dalende volgorde van belang : - de preventie, - het hergebruik, - de recyclage en - de verwijdering van de verschillende afvalfracties maximaal worden aangemoedigd. - Administratieve gegevens over het gebouw : - persoonsgegevens van de beheerder van het gebouw; - het aantal personen in voltijds equivalent in het gebouw aanwezig; - initiatieven met een invloed op de consumptiepatronen (sensibiliseringscampagne, investering,...); - verandering van teller (serienummer, EAN-nr, lokaal, ...).

Deze gegevens moeten bijgehouden worden. 2.3. Organisatie : Elke voorzitter van de federale administratie dient in haar schoot een EIS-verantwoordelijke aan te wijzen. Deze verantwoordelijke is ermee belast : - het gebruik van de EIS te organiseren voor alle gebouwen van zijn instelling : toekenning van de logins, identificatie van de personen die door het OFO moeten worden opgeleid, interne opleidingen, sensibilisering, ...; - toe te zien op de regelmatigheid van de registratie; - de interface te verzorgen tussen de Regie der Gebouwen en alle actoren van de organisatie die hij in zijn instelling heeft opgezet; - toe te zien op het totale verbruik van het gehele vastgoedpark van zijn instelling; - jaarlijks het verbruiksrapport voor het gebouwenpark over te zenden aan de Interdepartementale commissie duurzame ontwikkeling (FPDO1 2000-2004, §155).

Elke administratie dient aan zijn EIS-verantwoordelijke, voor elk gebouw of elke groep van gebouwen, een registreerder en een supervisor voor te stellen zodat alle gebouwen die ze bezet, gedekt zijn. Die twee functies mogen door dezelfde persoon worden uitgevoerd.

De supervisor is ermee belast toe te zien op de follow-up van het verbruik en op de regelmatigheid van de registratie voor elk gebouw van de groep van gebouwen die hij superviseert. Die follow-up gebeurt maandelijks teneinde snel alle anomalieën op het vlak van verbruik te kunnen opsporen.

De registreerder is ermee belast de in paragraaf 2.2. beschreven administratieve en de productie- en verbruiksgegevens in te brengen.

De Regie der Gebouwen zorgt voor de geregelde updating van de volgende gegevens : - bezette bruto en nuttige oppervlakten; - inplantingsplan van de gebouwen - organigram en gegevens over de technische installaties.

De Regie der Gebouwen en de Federale Programmatorische overheidsdienst Duurzame ontwikkeling zijn belast met de follow-up van het totale verbruik van het volledige federale vastgoedpark. 2.4. Opleidingen : De Regie der Gebouwen is belast met de opleiding van de EIS-verantwoordelijken van de federale instellingen. Ze stelt de gebruikers ook online instrumenten ter beschikking, zoals gebruiksaanwijzingen, handboeken, video, contextuele hulp, lijst van antwoorden op frequent gestelde vragen, ...

In de loop van het tweede semester 2005 en in samenwerking met het Opleidingsinstituut van de federale overheid zal de Programmatorische overheidsdienst Duurzame ontwikkeling in een eerste fase zorgen voor de EIS-opleiding voor 300 potentiële gebruikers. In dat verband zijn de EIS-verantwoordelijken van de federale instelling ermee belast de lijst met de coördinaten te bezorgen van de potentiële gebruikers van hun instelling die prioritair moeten worden opgeleid aan de POD DO op het volgende e-mail adres : marielle.smeets@poddo.be Het staat de federale instellingen vrij alle bijkomende initiatieven te nemen om hun personeel op te leiden. 2.5. Begeleiding en follow-up : Op basis van de gezamenlijke verbruiksgegevens van de verschillende federale instellingen die in het EIS-programma zijn ingebracht, zullen de Regie der Gebouwen en de Programmatorische overheidsdienst Duurzame ontwikkeling een methodologie ontwikkelen voor de follow-up, analyse en evaluatie van het proces.

Behalve voor de in het kader van FEDESCO bestudeerde en uitgevoerde projecten, blijft de Regie der Gebouwen uiteraard het bevoorrechte aanspreekpunt van de FOD's/POD's voor elk initiatief/project inzake werkzaamheden en investeringen in verband met rationeel energieverbruik in federale overheidsgebouwen die gehuurd worden of tot het staatspatrimonium behoren.

De Programmatorische overheidsdienst Duurzame Ontwikkeling zal, via zijn coördinatiecel voor de federale milieuzorgacties, binnen de grenzen van zijn menselijke en budgettaire middelen, logistieke hulp bieden aan alle federale instellingen waarvan de gebouwen door de Regie der Gebouwen beheerd worden : - updating van de bestaande federale milieuzorginstrumenten en ontwikkeling van nieuwe instrumenten om de aanpak te vergemakkelijken (elektronisch forum via e-community, communicatie-instrumenten zoals sensibiliseringscampagnes voor rationeel energieverbruik); - ontwikkeling en organisatie van opleidingsprogramma's, aangepast aan de specifieke kenmerken van de verschillende federale instellingen, inzake energiebeheer en rationeel energieverbruik; - gerichte en individuele terbeschikkingstelling van expertise in de federale instellingen wanneer dit nodig blijkt. 2.6. Besluit : Het EIS-programma is dus een onontbeerlijk instrument voor het opzetten van een coherent energiebeleid voor alle gebouwen waarin federale instellingen zijn gehuisvest. Het zal de analyse en de verklaring van de evoluties in het verbruik alsook de vaststelling van de prioriteiten, zowel om de middelen beter in te zetten als om sommige installaties of constructie-elementen te vernieuwen, aanzienlijk vergemakkelijken. Daarom dient het in alle federale overheidsdiensten en federale programmatorische overheidsdiensten te worden verspreid en verplicht te worden gebruikt.

Hoewel de Regie der Gebouwen een belangrijke rol speelt in het hele gebeuren, is de actieve inzet van elke dienst afzonderlijk zeker even belangrijk. Een efficiënt beleid van rationeel energieverbruik dat leidt tot een effectieve daling van het energieverbruik, is pas mogelijk wanneer elkeen dagelijks inspanningen levert. Wij twijfelen er niet aan dat alle betrokken federale instellingen massaal en positief zullen reageren op deze oproep.

Het is de taak van de voorzitters van de FOD's en de POD's om deze omzendbrief correct toe te passen.

Voor vragen met betrekking tot de coördinatie van de vormingen van de gebruikers : contact@poddo.be Voor vragen met betrekking tot het programma EIS kan men zich tot het volgende e-mail adres van de Regie Der Gebouwen richten : eis@regiedergebouwen.be De Minister van Financiën, D. REYNDERS De Staatssecretaris voor Duurzame Ontwikkeling, Mevr. E. VAN WEERT