SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES ET SERVICE PUBLIC FEDERAL DE PROGRAMMATION DEVELOPPEMENT DURABLE

17 JUIN 2005. - Circulaire. - Environment Information System

Aux services publics fédéraux et services publics fédéraux de programmation.

Monsieur le Premier Ministre, Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, 1. Partie introductive/contexte Actuellement, la consommation finale d'énergie dans l'UE est de 20 % plus élevée que celle qui pourrait s'expliquer sur des bases purement économiques.Sur base de ce constat, on estime qu'il subsiste un grand potentiel économique sous forme d'économies d'énergie non réalisées : 17 % de la consommation finale d'énergie pour l'industrie, 22 % pour les secteurs domestique et tertiaire. Le secteur public quant à lui représente à lui seul environ 10 % de la consommation totale d'énergie de la plupart des états membres.

Toujours au niveau européen, de nombreuses études et projets réalisés sur le terrain ont permis d'identifier un certain nombre d'obstacles empêchant ou rendant difficile la pleine intégration des mesures d'amélioration du rendement énergétique au stade de la consommation finale de l'énergie : - barrières institutionnelles et juridiques, - manque de visibilité des potentiels d'économies, - accès limité aux capitaux et la méconnaissance du rapport coût-efficacité, - le dilemme « investisseur-utilisateur » : investissements minimaux des propriétaires dans les techniques d'économies d'énergie puisque les coûts résultant de l'emploi de techniques moins performantes sont supportés par les locataires.

Au niveau du secteur public, la séparation entre budget d'investissements dans les techniques consommatrices d'énergie et budget réservé à l'entretien et l'exploitation de ces techniques rend difficile la mise au point de mesures incitatives à investir dans des techniques offrant un meilleur rendement énergétique.

La création d'un cadre harmonisé et crédible d'instruments, de mécanismes, de définitions et d'informations concernant les services et mesures disponibles au niveau belge doit permettre d'améliorer le rendement énergétique au stade de la consommation finale.

Au niveau européen et pour le secteur public seul, on estime qu'il serait possible de réaliser des économies d'énergie de 9 à 13 milliards d'euros par an d'ici 2020 en effectuant des investissements annuels complémentaires dans l'efficacité énergétique d'un grand maximum de 80 millions d'euros pour l'ensemble de l'UE-15 sur une période de 20 ans.

Des initiatives en ce sens ont déjà été prises dans d'autres pays européens. Ainsi, il existe des orientations spéciales pour les marchés publics dans le domaine de l'efficacité énergétique en Autriche, Finlande, Allemagne,... De même, des règles particulières visant à garantir l'efficacité énergétique dans les bâtiments publics existent en Autriche, Finlande, France et en Italie. De telles initiatives démontrent qu'il est possible, sans diminuer le confort ou/et la qualité de vie, de réduire la consommation d'énergie jusqu'à 20 %.

De même, dans le cadre de l'exécution du protocole de Kyoto, l'accord gouvernemental prévoit un grand nombre de mesures fédérales qui doivent mener à une réduction des émissions de gaz à effet de serre.

Une des mesures prévues se concentre sur la réduction de la consommation d'énergie dans les bâtiments publics notamment via le principe du tiers investisseur. Dans ce cadre, le Conseil des Ministres du 19 novembre 2004 a approuvé la création d'une société de droit public nommée « FEDESCO » (AR publié au Moniteur Belge le 1er avril 2005) fonctionnant suivant ce principe du « tiers investisseur », et ce en partenariat avec la Régie des Bâtiments.

Enfin, suivant le premier plan fédéral de Développement durable (2000-2004), chaque SPF/SPP a l'obligation d'annexer à son rapport d'activité annuel à la Commission Interdépartementale Développement Durable (CIDD) un tableau de bord concernant sa consommation d'énergie, d'eau et sa production de déchets. Il doit permettre de suivre l'évolution de ces consommations et comprendre un bilan des dépenses et économies financières en ces matières.

Ces mesures prises dans le cadre du premier Plan Fédéral du Développement Durable (approuvé au CM du 24 septembre) sont confortées et poursuivies dans le cadre de l'action 17 du deuxième plan fédéral de développement durable (2004-2008) : Rôle d'exemple des autorités.

Pour faciliter et automatiser le travail de récolte et d'analyse des données, la Régie des Bâtiments a développé un logiciel d'informations environnementales fédéral EIS (Environment Information System).

Ce logiciel a hérité des données et des caractéristiques d'un logiciel « Energie » utilisé au sein de la Régie. En effet, depuis le début des années 80, la Régie des Bâtiments assure le relevé des consommations de chauffage ( gaz, mazout) d'un grand nombre de bâtiments publics fédéraux.

Le nouveau logiciel EIS étend les possibilités de suivi des consommations de chauffage du logiciel précédent à tous les domaines de la gestion environnementale (électricité, eau, déchets,...). 2. Partie technique 2.1. Descriptif du logiciel EIS : Pour les bâtiments qu'elle gère, la Régie des Bâtiments met à la disposition des SPF et SPP ce logiciel accessible via Internet, offrant de façon personnalisée : - l'organigramme des points de mesure d'énergie et d'eau; - un descriptif de l'occupation des bâtiments; - un suivi et une analyse des consommations, mois par mois; - des indicateurs et des ratios de consommation; - un suivi des différentes catégories de déchets; - des statistiques et des rapports de synthèse.

Afin d'assurer la personnalisation et la confidentialité des données, le logiciel est pourvu d'un droit d'accès spécifique et inhérent à chaque login et son mot de passe associé. 2.2. Données à encoder pour chaque bâtiment occupé par une administration fédérale : - Les données de consommation : - de gaz; - de mazout; - d'électricité; - d'eau.

Ces données sont à encoder mensuellement pour chaque point de mesure tel que compteur ou jauge. Elles sont à encoder, soit sous la forme d'index provenant des compteurs, soit sous la forme de quantités consommées figurant dans les factures, en choisissant l'unité m3 ou kWh. - Les données de production : - déchets.

Le module « déchets » du logiciel fournit, la possibilité de quantifier les déchets produits par le bâtiment (transformation volumes de déchets/ poids de déchets, etc...). Il permet ainsi de suivre l'évolution à la hausse ou la baisse des quantités de déchets produites et des frais liés à leur élimination. Il reprend également une liste des types de déchets existants et des entreprises agréées pour assurer leur collecte et leur élimination. Certains types de déchets peuvent être collectés sélectivement (papier/carton - PMC - petits déchets dangereux, déchets dangereux, palettes en bois, déchets électriques et électroniques, mobilier, etc...). On veillera à ce que les déchets soient éliminés via les bonnes filières, dans le respect de la législation en vigueur (régionale) et en favorisant au maximum, par ordre de priorité décroissant : - la prévention, - la réutilisation, - le recyclage et - l'élimination des différentes fractions de déchets. - Les données administratives sur le bâtiment : - les coordonnées du gestionnaire du bâtiment; - le nombre de personnes équivalent à temps plein occupant le bâtiment; - les événements ayant une influence sur les consommations (campagne de sensibilisation, investissement,...); - changement de compteur (N° de série, N° EAN, local, ...).

Ces données sont à tenir à jour. 2.3. Organisation : Chaque président de l'administration fédérale est tenu de désigner en son sein un responsable E.I.S. Ce responsable est chargé : - d'organiser l'utilisation de l'E.I.S pour couvrir tous les bâtiments de son institution : attribution des logins, identification des personnes à former par l'I.F.A, formations internes, sensibilisation ...; - de veiller à la régularité de l'encodage; - d'assurer l'interface entre la Régie des Bâtiments et tous les acteurs de l'organisation qu'il a mis en place dans son institution; - de surveiller la consommation globale de l'ensemble du parc immobilier de son institution; - d'envoyer annuellement le rapport de consommation du parc de bâtiments à la commission interdépartementale du développement durable (PFDD1 2000-2004, § 155).

Chaque administration fédérale est tenue de proposer à son responsable E.I.S. un encodeur et un superviseur pour chaque bâtiment ou groupe de bâtiments de manière à couvrir la totalité des bâtiments qu'elle occupe. Ces deux fonctions peuvent être cumulées par une même personne.

Le superviseur est chargé de veiller au suivi des consommations ainsi qu'à la régularité de l'encodage pour chaque bâtiment du groupe de bâtiments qu'il supervise. Ce suivi des consommations se fera mensuellement afin de détecter rapidement toutes anomalies de consommations.

L'encodeur est chargé d'introduire les données administratives ainsi que les données de consommations et de production décrites dans le paragraphe 2.2.

La Régie des Bâtiments assure la mise à jour régulière des informations suivantes : - surfaces brutes et utiles occupées; - plan d'implantation des bâtiments; - organigramme et données des installations techniques.

La Régie des Bâtiments et le Service public fédéral de programmation Développement Durable sont chargés du suivi de la consommation globale de l'ensemble du parc immobilier fédéral. 2.4. Formations : La Régie des Bâtiments est chargée de la formation des responsables E.I.S des institutions fédérales. Elle met également à la disposition des utilisateurs, des outils "en ligne", tels que modes d'emploi, manuels, vidéo, aide contextuelle, liste de réponses aux questions fréquentes, ...

Dans le courant du second semestre 2005 et en collaboration avec l'Institut de formation de l'administration fédérale, le Service Public de Programmation Développement Durable organisera et coordonnera, dans un premier temps, des formations au logiciel EIS pour 300 utilisateurs potentiels. Dans ce contexte, les responsables E.I.S des institutions fédérales sont chargés de fournir la liste et les coordonnées des utilisateurs potentiels de leur institution à former en priorité au SPP DD à l'adresse suivante: marielle.smeets@poddo.be Les institutions fédérales sont libres de prendre toutes initiatives supplémentaires permettant de former leur personnel. 2.5. Accompagnement et suivi : Sur la base de l'ensemble des données de consommation des différentes institutions fédérales introduites dans le logiciel EIS, la Régie des Bâtiments et le Service Public de Programmation Développement Durable développeront une méthodologie de suivi, d' analyse et d'évaluation du processus.

En dehors des projets étudiés et réalisés dans le cadre de FEDESCO, la Régie des Bâtiments reste bien évidemment l'interlocuteur privilégié des SPF/SPP pour toute initiative de travaux et d'investissements liés à l'utilisation rationnelle de l'énergie dans les bâtiments publics fédéraux loués ou appartenant au patrimoine de l'Etat.

Le Service Public de Programmation Développement Durable, via sa cellule de coordination des actions fédérales en matière de gestion environnementale fournira dans la mesure de ses moyens humains et budgétaires, une aide logistique à l'ensemble des institutions fédérales dont les bâtiments sont gérés par la Régie des Bâtiments : - la mise à jour des outils de gestion environnementale fédéraux existants et le développement de nouveaux outils facilitant la démarche (forum électronique via e-community, outils de communication tels que des campagnes de sensibilisation à l'utilisation rationnelle de l'énergie); - le développement et l'organisation de programmes de formation adaptés aux spécificités des différentes institutions fédérales en matière de gestion énergétique et d'utilisation rationnelle de l'énergie; - la mise à disposition ponctuelle et individuelle d'expertise dans les institutions fédérales lorsque cela s'avère nécessaire. 2.6. Conclusion : Le logiciel EIS s'avère donc un outil indispensable au développement d'une politique énergétique cohérente sur l'ensemble des bâtiments occupés par les institutions fédérales. Il facilitera grandement l'analyse et l'explication des évolutions de consommations, et la détermination de priorités, tant dans l'amélioration de l'utilisation des ressources que dans la rénovation de certaines installations ou éléments de constructions. C'est pourquoi il est nécessaire d'en assurer la diffusion et l'utilisation obligatoire dans l'ensemble des services publics fédéraux et des services publics fédéraux de programmation.

Bien que la Régie des Bâtiments joue un rôle important dans l'ensemble de l'action menée, l'engagement actif de chaque service séparément est tout aussi important. Une politique d'utilisation rationnelle de l'énergie efficace conduisant à des réductions effectives de la consommation d'énergie n'est possible que par l'effort quotidien de tous. Nous ne doutons pas que toutes les institutions fédérales concernées répondront positivement à l'appel formulé ci-avant.

C'est la tâche des présidents des SPP et SPF d'appliquer correctement cette circulaire.

Pour des questions relatives à la coordination des formations des utilisateurs, s'adresser par e-mail: contact@poddo.be Pour des questions sur le logiciel EIS, s'adresser par e-mail à la Régie des Bâtiments: eis@regiedesbatiments.be Le Ministre des Finances, D. REYNDERS La Secrétaire d'Etat au Développement durable, Mme E. VAN WEERT