FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

15 OKTOBER 2013. - Ministeriële omzendbrief GPI 75. - Gemeenschappelijke richtlijn van de Ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken betreffende de door de politiediensten na te leven procedureregels in het kader van de onrechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens die zij in het kader van de uitoefening van hun opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie verwerken in de algemene nationale gegevensbank

Aan de dames en heren Provinciegouverneurs, Aan de heer Gouverneur van het arrondissement Brussel-Hoofstad, Aan de dames en heren Burgemeesters, Aan de dames en heren Voorzitters van de Politiecolleges, Aan de dames en heren Korpschefs van de lokale politie, Aan de dames en heren Directeurs van de academies en politiescholen, Aan mevrouw de Commissaris-generaal van de federale politie, Aan de heer Inspecteur-generaal van de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie, Aan de heren Directeurs-generaal van de federale politie, Aan de dames en heren Directeurs van de federale politie, Aan de heer Voorzitter van de Vaste Commissie van de lokale politie, Aan de heer Voorzitter van de Deontologische Commissie, Aan de heer Voorzitter van de Federale Politieraad, Aan de heer Voorzitter van de Adviesraad van burgemeesters, Aan de heer Voorzitter van het Vast Comité van toezicht op de politiediensten, Aan de heer Voorzitter van het Controleorgaan van het politionele informatiebeheer, Ter kennisgeving: Aan de heer Directeur-generaal van het administratief-technisch Secretariaat, Aan de heer Directeur-generaal van de Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Aan de heer Voorzitter van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Aan de heer Voorzitter van het College van Procureurs-generaal, Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, Mevrouw, Mijnheer de Burgemeester, Mevrouw, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw, Mijnheer de Korpschef, Mevrouw, Mijnheer de Directeur van de academie of politieschool, Mevrouw de Commissaris-generaal, Mijnheer de Inspecteur-generaal, Mijnheer de Directeur-generaal, Mevrouw, Mijnheer de Directeur, Dames en Heren, 1. Voorwerp Deze omzendbrief heeft als doel de door de politiediensten ten opzichte van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) na te leven procedureregels te regelen in het kader van het recht tot onrechtstreekse toegang van de personen tot de hen betreffende persoonsgegevens die door deze diensten verwerkt worden in de algemene nationale gegevensbank (ANG), bedoeld in artikel 44/4 van de wet van 5 augustus 1992Relevante gevonden documenten type wet prom. 05/08/1992 pub. 21/10/1999 numac 1999015203 bron ministerie van buitenlandse zaken, buitenlandse handel en internationale samenwerking Wet houdende instemming met het Protocol houdende wijziging van artikel 81 van het Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie van 3 februari 1958, opgemaakt te Brussel op 16 februari 1990 sluiten op het politieambt. Deze omzendbrief doet op geen enkele wijze afbreuk aan de bevoegdheid van de CBPL op het vlak van het recht tot onrechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens die door de politiediensten verwerkt worden in andere gegevensbanken dan de ANG. In voorkomend geval, kunnen bepalingen genomen worden om deze materie te regelen. 2. Wettelijke referenties Wet van 5 augustus 1992Relevante gevonden documenten type wet prom. 05/08/1992 pub. 21/10/1999 numac 1999015203 bron ministerie van buitenlandse zaken, buitenlandse handel en internationale samenwerking Wet houdende instemming met het Protocol houdende wijziging van artikel 81 van het Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie van 3 februari 1958, opgemaakt te Brussel op 16 februari 1990 sluiten op het politieambt (in het bijzonder de artikelen 44/1 en volgende) (hierna « wet op het politieambt »). Omzendbrief nr. COL 7/2002 van 14 juni 2002 van het College van Procureurs-generaal bij de Hoven van Beroep en gemeenschappelijke richtlijn van de Ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken betreffende het informatiebeheer inzake gerechtelijke en bestuurlijke politie (hierna "MFO-3 richtlijn").

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (in het bijzonder artikel 13) (hierna "wet persoonlijke levenssfeer").

Koninklijk besluit van 13 februari 2001Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/02/2001 pub. 13/03/2001 numac 2001009176 bron ministerie van justitie Koninklijk besluit ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens sluiten tot uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (in het bijzonder de artikelen 36 en volgende) (hierna "koninklijk besluit tot uitvoering van de wet persoonlijke levenssfeer"). 3. Algemeen kader De wet op het politieambt laat de politiediensten toe om, in overeenstemming met de wet persoonlijke levenssfeer, persoonsgegevens en informatie te verwerken in het kader van de uitoefening van hun opdrachten van gerechtelijke en van bestuurlijke politie(1). De wet persoonlijke levenssfeer voorziet, tussen andere bepalingen, in een rechtstreeks recht van de betrokkene op toegang, verbetering en verwijdering met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens bij de verantwoordelijke voor de verwerking (2).

Echter, met het oog op de verenigbaarheid van de rechten van de burger en de in het kader van de goede uitoefening van hun politieopdrachten bestaande behoefte aan vertrouwelijkheid van de door de politiediensten uitgevoerde gegevensverwerkingen, wordt het recht op toegang, verbetering en verwijdering uitsluitend via de CBPL uitgeoefend voor wat de gegevensverwerkingen betreft die door de geïntegreerde politie beheerd worden met het oog op de uitoefening van haar opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie (3). Men spreekt van het onrechtstreeks toegangsrecht van de betrokkene.

In dit geval, richt de betrokkene zich tot de CBPL en niet rechtstreeks tot de betrokken politiediensten. Een personeelslid van de politiediensten mag aan een persoon geen hem/haar betreffende, in de ANG voorkomende, persoonsgegevens meedelen, in het geval deze mededeling niet binnen de uitoefening van zijn/haar opdrachten valt.

Het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet persoonlijke levenssfeer bepaalt dat de CBPL haar controle bij de betrokken dienst uitvoert (4).

Deze omzendbrief beschrijft op uitvoerige wijze de modaliteiten van deze controle. In afwachting van het aannemen van een wet (een voorontwerp zou kortelings aan het Parlement dienen voorgelegd te worden), voert zij, eveneens, aanvullend aan de in de MFO-3 richtlijn beschreven registratieregels, regels inzake bewaring in.

Deze bepalingen vormen het reglementair referentiekader van de geïntegreerde politie. Zij houden rekening met de verwachtingen van de CBPL in het kader van de door haar uitgevoerde controle. 4. Wettelijke opdracht van de CBPL De CBPL is bevoegd voor al hetgeen de bescherming van persoonsgegevens aanbelangt en dit niet alleen in het kader van de wet persoonlijke levenssfeer en het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet persoonlijke levenssfeer, maar ook in het kader van overige normen die de verwerking van persoonsgegevens betreffen. Haar belangrijkste wettelijke opdrachten zijn : -het, op initiatief of op vraag van andere instanties, verlenen van adviezen en aanbevelingen; - het onderzoeken van de klachten die haar toegezonden worden door de burgers (5).

Zij is tevens bevoegd voor het uitoefenen van de controle op de ANG, zoals hierboven vermeld. De bij de betrokken dienst uitgevoerde controle wordt verricht door de Voorzitter of door één of meerdere leden van de CBPL, die zich kunnen laten bijstaan of vertegenwoordigen door één of meerdere leden van het secretariaat (6).

In dat geval, beveelt zij of voert zij elke verificatie uit die ze nuttig acht. Zij kan gegevens doen verbeteren of verwijderen, alsook andere gegevens laten invoeren dan diegene die door de betrokken dienst verwerkt worden (7). Zij kan de mededeling van de gegevens verbieden.

In het kader van deze controle, kan zij in het bijzonder (8) : - een onderzoek ter plaatse uitvoeren (de leden van de Commissie hebben in dit geval de hoedanigheid van officier van gerechtelijke politie, hulpofficier van de procureur des Konings); - de mededeling eisen van elk document dat haar bij haar onderzoek van nut kan zijn; - bij de procureur des Konings aangifte doen van elk misdrijf waarvan zij kennis heeft.

In het kader van haar opdrachten, kan zij een beroep doen op deskundigen (bijvoorbeeld, het Controleorgaan van het politioneel informatiebeheer (9)).

De CBPL kan ook de rechtvaardiging vragen van een registratie in de ANG of van een in de ANG uitgevoerde raadpleging. 5. Verantwoordelijkheid van de verwerking De persoonsgegevens worden verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke voor de verwerking (10). De wet op het politieambt voorziet uitdrukkelijk dat de informatie en de persoonsgegevens die betrekking hebben op de opdrachten van bestuurlijke politie verwerkt worden onder het gezag van de Minister van Binnenlandse Zaken en dat wat de opdrachten van gerechtelijke politie betreft, de Minister van Justitie de verantwoordelijke voor de verwerking is (11).

De verantwoordelijke voor de verwerking moet waken over de eerbiediging van artikel 16 van de wet persoonlijke levenssfeer. Zo moet hij alles in het werk stellen om de gegevens bij te werken of om onjuiste, onvolledige of niet ter zake dienende gegevens te verbeteren of te verwijderen.

Hij moet er eveneens op toezien dat de toegang tot de gegevens en de verwerkingsmogelijkheden van de personen die onder zijn gezag handelen, beperkt zijn tot diegene die voor deze personen nodig zijn voor het uitoefenen van hun functie of tot diegene die noodzakelijk zijn voor de behoeften van de dienst. Geen enkele raadpleging van de ANG mag uitgevoerd worden buiten de uitoefening van de politieopdrachten.

De Directie van de operationele politionele informatie (CGO) is verantwoordelijk voor het operationeel politioneel informatiebeheer (12). In deze hoedanigheid, is zij de bevoorrechte contactpersoon van de CBPL in geval van moeilijkheden die voorkomen bij de toepassing van deze omzendbrief. 6. Aanwijzing van contactpersonen binnen de politiediensten Artikel 44/2, tweede lid, van de wet op het politieambt voorziet in de aanwijzing binnen de politiediensten van contactpersonen voor de CBPL. Vanuit dit oogpunt zal een officiële lijst van contactdiensten van de geïntegreerde politie met inbegrip van hun contactgegevens door CGO gehouden en minstens een keer per jaar bijgewerkt worden. Zij wordt overgemaakt aan de CBPL. 7. Algemene principes van de onrechtstreekse toegang en de controle van de ANG Onder `onrechtstreekse toegang' of `controle', verstaan we de aanvragen van de CBPL met betrekking tot de in de ANG geregistreerde persoonsgegevens die een bepaalde persoon (= de betrokkene) betreffen. Het doel van deze controle bestaat erin de conformiteit van de registratie van de persoonsgegevens en de informatie in deze gegevensbank na te kijken, in het licht van de verplichtingen die voortvloeien uit de wet op het politieambt en de wet persoonlijke levenssfeer.

Deze conformiteit houdt verband met het wettelijk gerechtvaardigde karakter van de inhoud (de operationele politionele behoefte), de vorm (registratieregels) en de exploitatietermijn (bewaartermijnen) van de gegevens in elk stadium van de verwerking van de informatie in het kader van de uitoefening van de welbepaalde opdrachten van gerechtelijke of bestuurlijke politie.

De registratieregels van de gegevens zijn hernomen in de MFO-3 richtlijn. De regels inzake de bewaring met betrekking tot de ANG, ontstaan uit de over het algemeen door de politiediensten toegepaste praktijk, zijn hernomen in bijlage van deze omzendbrief. Zij zijn van toepassing in afwachting van een wet die deze materie zal regelen.

De controle van de CBPL bestaat uit de volgende fasen : - de informatieaanvraag van de CBPL bij CGO, gericht op de synthese van de gegevens van de ANG en de mededeling van de verantwoordelijke politiedienst(en); - de modaliteiten van het beheer van de controle door de verantwoordelijke dienst(en) in het kader van de gerechtelijke politie; - de modaliteiten van het beheer van de controle door DAO in het kader van de bestuurlijke politie; - de modaliteiten van het beheer van de controle door het SIRENE-bureau in het kader van de signaleringen in het Schengen-informatiesysteem (SIS); - het afsluiten van de controle door de CBPL en de mededeling aan de betrokkene van het resultaat ervan. 8. Monitoring van de ANG De hiernavolgende bepalingen gaan gepaard met de verplichting van iedere politiedienst om : - de gegevens en de informatie in de ANG bij te werken wanneer deze kennis neemt van nieuwe informatie of wanneer vergissingen ontdekt worden; - de gegevens te verwijderen die niet (meer) voldoen aan de registratieregels of de regels inzake bewaring of die niet (meer) beantwoorden aan een voor de uitoefening van de politieopdrachten bestaande operationele behoefte. 9. De naar aanleiding van een controle van de CBPL door de politiediensten na te leven procedureregels Deze procedureregels maken het voorwerp uit van een vertrouwelijke bijlage aan deze omzendbrief. De controleprocedure is inderdaad gebaseerd op de regels beschreven in de vertrouwelijke bijlagen aan de MFO-3 richtlijn enerzijds en op de regels inzake bewaring die het voorwerp zouden moeten uitmaken van een bijlage aan deze laatste anderzijds. 10. Raadpleging van de ANG voor privé-doeleinden door personeelsleden van de politiediensten Het recht op onrechtstreekse toegang via tussenkomst van de CBPL is eveneens van toepassing op het personeelslid van de politiediensten dat zich een toegang wenst te verschaffen tot de op hem/haar betrekking hebben de gegevens die door een politiedienst verwerkt worden of dat deze gegevens wil verbeteren en/of verwijderen. Iedere raadpleging door een personeelslid van de politiediensten mag slechts uitgevoerd worden voor zover zij gerechtvaardigd is door een operationele behoefte, met andere woorden, wanneer zij binnen zijn/haar opdrachten van bestuurlijke of gerechtelijke politie kadert.

De raadpleging van de ANG voor privé-doeleinden vormt in het bijzonder een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en is strafbaar gesteld (13).

Ter herinnering, elk lid van een politiedienst dat een wanbedrijf gepleegd door een lid van een politiedienst vaststelt, moet daarover een informatief verslag opstellen en dat binnen vijftien dagen bezorgen aan de Dienst Enquêtes van het Vast Comité van toezicht op de politiediensten (14).

Eveneens moeten de gedane vaststellingen nopens misdrijven het voorwerp uitmaken van processen-verbaal die aan de bevoegde gerechtelijke overheden worden toegezonden (15). 11. Mededeling van de politiediensten aan de betrokkenen Iedere politiedienst die rechtstreeks gevat wordt door een toegangsaanvraag van een burger moet deze laatste doorverwijzen naar de CBPL (16). Het is verboden om het even welke in de ANG voorkomende informatie door te geven wanneer een dergelijke mededeling niet kadert binnen de uitoefening van de opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie. 12. Inwerkingtreding van deze omzendbrief Deze omzendbrief treedt in werking de dag waarop ze in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. De Vice-Eerste Minister, en Minister van Binnenlandse Zaken en Gelijke Kansen, Mevr. J. MILQUET De Minister van Justitie, Mevr. A. TURTELBOOM _______ Nota's (1) Artikelen 44/1 en 44/2 van de wet op het politieambt.(2) Artikelen 10 en 12 van de wet persoonlijke levenssfeer.(3) Artikel 13 van de wet persoonlijke levenssfeer.(4) Artikel 43 van het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet persoonlijke levenssfeer.(5) Artikel 31 van de wet persoonlijke levenssfeer.(6) Artikel 42 van het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet persoonlijke levenssfeer.(7) Artikel 43 van het koninklijk besluit tot uitvoering van de wet persoonlijke levenssfeer.(8) Artikelen 31 en volgende van de wet persoonlijke levenssfeer.(9) Cf.Protocolakkoord tot invoering van gegevensuitwisseling en samenwerking met betrekking tot operationele verwerkingen van persoonsgegevens door de geïntegreerde politiediensten, gestructureerd op twee niveaus, getekend tussen de CBPL en het controleorgaan op 8 maart 2012. (10) Artikel 4, § 2 van de wet persoonlijke levenssfeer.(11) Artikel 44/3 van de wet op het politieambt.(12) Art.3, 1° en 2° van het koninklijk besluit van 14 december 2006Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/12/2006 pub. 22/12/2006 numac 2006023298 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit betreffende geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik type koninklijk besluit prom. 14/12/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006204151 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Koninklijk besluit waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de collectieve arbeidsovereenkomst van 29 mei 2006, gesloten in het Paritair Comité voor het garagebedrijf, betreffende de wijziging en coördinatie van de statuten van het sociaal fonds sluiten betreffende de organisatie en de bevoegdheden van de federale politie. (13) Cf.in dit opzicht http://www.polfed-fedpol.be/pub/inforevue/inforevue4_08/IR042008-casus-fr.pdf (14) Cf.artikel 26 van de wet van 18 juli 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/07/1991 pub. 04/04/2018 numac 2018030682 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en op het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse. (15) Cf.artikel 40 van de wet op het politieambt. (16) De contactgegevens van de CBPL, alsook de modaliteiten met betrekking tot een vraag tot onrechtstreekse toegang zijn beschikbaar via de website www.privacycommission.be