FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

9 FEBRUARI 2006. - Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en bewaartermijnen

Aan de heren provinciegouverneurs, Aan Mevr. de gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-hoofdstad, Aan de dames en heren burgemeesters, Ter informatie : Aan de Commissaris-generaal van de federale politie, Aan de Voorzitter van de Vaste commissie van de Lokale Politie, Aan de Directeur-generaal van de Algemene directie veiligheid en preventie, Aan de dames en heren arrondissementscommissarissen.

I. Inleiding De publicatie van Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea Archivistica Studia 7), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, meer bepaald onderdeel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige Ordehandhaving' (pp. 20-32) zoals goedgekeurd door de toenmalige Algemene Rijksarchivaris E. Persoons en werd verspreid aan de gemeentebesturen, is dringend aan herziening toe.

Vooreerst zijn de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer realistisch. Ten tweede is de lijst van 1990 op een aantal punten onvolledig, de gebruikte terminologie te weinig herkenbaar en bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden korpschefs, politiecommissarissen of archiefverantwoordelijken erover dat verscheidene categorieën archiefproducten niet in de lijst waren opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde aan de vorm en structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de koppeling van de vroegere papieren dossiers aan de diverse databanken), dat de lijst geen of te weinig melding maakte van de toe te passen selectiecriteria (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten onderworpen worden), dat in deze lijst het tijdstip van de aanvang van de bewaar- en vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald werd, enz. De politiehervorming (2001) bracht niet alleen veranderingen teweeg op administratief-organisatorisch vlak, heel wat werkprocessen verlopen sindsdien geautomatiseerd (cf. de invoering van ISLP, de digitale opslag van bestanden in het AIK, etc.) of vereisen een snellere afhandelingsprocedure, zoals bijvoorbeeld de autonome politionele afhandeling, de gemeentelijke administratieve sancties, enz.). Dit alles maakt een herziening van deze lijst anno 2005 noodzakelijk.

Deze nieuwe lijsten worden niet alleen in gedrukte vorm maar ook via de webpagina van de Directie voor de Relaties met de Lokale Politie (CGL) aan alle politiezones ter beschikking gesteld.

Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, worden deze lijsten, naar buitenlands voorbeeld, eveneens op de webpagina van het CGL en het AR ter beschikking gesteld.

II. Doelstellingen Met deze nieuwe lijsten wordt aan de korpschef en/of hun archiefverantwoordelijke een instrument aangeboden dat hen in staat moeten stellen om bescheiden, die voor het werkproces of voor het politioneel onderzoek geen enkel nut meer hebben, sneller of binnen redelijke termijn te vernietigen.

Met de invoering van de nieuwe archiefselectielijst en de verkorting van de bewaringstermijn hopen wij in eerste instantie de archiefmassa's in de lokale politiezones terug te dringen en in meer algemene zin een bijdrage te leveren tot een beter archiefbeheer bij de lokale politie.

III. Archiefselectielijsten Een archiefselectielijst is een in systematische orde gestelde opsomming van alle categorieën archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, inhoud of structuur, die door een instelling of organisatie worden gevormd of ontvangen, met vermelding van 1° hun definitieve bestemming (« te bewaren » (eventueel na een nadere selectie) of « te vernietigen ») en 2° de minimale administratieve bewaartermijn. De lijsten wordt elke categorie voorafgegaan door een code, gevormd door de afkorting van de instelling die de archiefbescheiden heeft gevormd en een volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. LP 068, LP103,..., waarbij LP staat voor 'Lokale Politie'.

De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn minimale bewaartermijnen. Dit laat de korpschef of de archiefverantwoordelijke toe op het ogenblik van het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn aan de archieven de eindbestemming te geven die in de lijst is voorzien. Indien hij/zij, om welke reden dan ook, langere bewaartermijnen wil toepassen dan moet hij/zij er wel van bewust zijn dat een verhoging van de kosten voor de opslag van archieven (kosten voor het inrichten van archiefruimten, kosten voor de verhuis van massabestanden, enz.) goed zal moeten gemotiveerd worden. Belangrijke investeringen in gebouwen en materiële uitrusting zullen pas plaatsvinden wanneer de korpschef/archiefverantwoordelijke kan aantonen dat hij/zij alle nuttige maatregelen heeft genomen om de volumes archiefdocumenten zo laag mogelijk te houden, met eerbiediging van de wettelijke bepalingen en de richtlijnen ter zake.

Bij het vastleggen van de termijnen werd rekening gehouden met de ervaringen van diverse lokale politiezones, het advies van de Vaste Commissie voor de Lokale Politie en het College van procureurs-generaal. Beide instanties verleenden hun goedkeuring aan de bepalingen die in de archiefarchiefselectielijst werden opgenomen.

Deze lijst werd opgemaakt door het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën, in nauw overleg met een aantal stadsarchieven en vertegenwoordigers van verschillende politiezones.

Het Rijksarchief ziet toe, in het kader van de uitvoering van de Archiefwet, op de vernietiging van bescheiden gevormd door de Lokale Politie.

Archiefbescheiden die op de lijst als « te bewaren » vermeld staan, verdienen een voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de betrokken dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), kunnen zij bij het Rijksarchief worden neergelegd (Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad 12 augustus 1955), art. 1, vierde lid). Alle stukken, gevormd door de lokale politiezones en die ouder zijn dan 100 jaar, moeten aan het Rijksarchief worden overgedragen (Archiefwet, art. 1, eerste lid), uiteraard voor zover ze voor permanente bewaring in aanmerking komen (zie hiervoor de archiefselectielijsten in de bijlagen).

Archiefbescheiden die op de lijsten als « te vernietigen » staan aangeduid, verdienen geen voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), worden zij best zo snel mogelijk vernietigd. De vernietiging van archieven geschiedt door of met de hulp van het Bestuur der Domeinen van het Ministerie van Financiën.

Archiefbescheiden die op de lijst als « te selecteren » staan aangeduid, kunnen pas aan een nadere selectie worden onderworpen na het verstrijken van de op de lijst vermelde minimale bewaartermijn.

Indien de archiefbescheiden aan een nadere selectie moeten onderworpen worden, dan vermeldt de archiefselectielijst ook de toe te passen selectiecriteria. In sommige omstandigheden is en blijft een advies van de plaatselijke rijksarchivaris vereist. Dit is bijvoorbeeld het geval voor series bescheiden waar de archiefvorming sterk kon verschillen naargelang de politiezone of voor bescheiden afkomstig van andere politionele overheden.In dit geval neemt men contact op met de bevoegde archivaris. De adressen van de Rijksarchieven kan men raadplegen op www.arch.be. -voor de lokale politie gelegen binnen het Hoofdstedelijk Gewest Brussel, naar het Rijksarchief te Brussel; - voor de lokale politie het gerechtelijk arrondissement Nivelles, voorlopig naar het Algemeen Rijksarchief te Brussel; - voor de lokale politie de gerechtelijke arrondissementen Hasselt en Tongeren, naar het Rijksarchief te Hasselt; - voor de lokale politie de gerechtelijke arrondissementen van de Vlaamse provincies, met uitzondering van de arrondissementen Hasselt en Tongeren, naar het Rijksarchief Beveren; - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Namen en Dinant, naar het Rijksarchief te Namen; - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Mons en Charleroi, naar het Rijksarchief te Mons; - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Tournai, naar het Rijksarchief te Tournai; - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Luik, Hoei en Verviers, naar het Rijksarchief te Luik; - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Eupen, naar het Rijksarchief te Eupen; - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Arlon en Neufchâteau, naar het Rijksarchief te Arlon; - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Marche-en-Famenne, naar het Rijksarchief Saint-Hubert.

De levensduur van de archiefstukken hangt af van de belangen die bij het ontstaan, de verwerking, de opslag en de bewaring van de informatie gemoeid zijn. Bepaalde informatie heeft een zeer tijdelijk belang, andere informatie is fundamenteel voor het instandhouden en het sturen van de bedrijfsprocessen, of heeft naast bewijswaarde ook cultuurhistorische waarde. Bij het bepalen van de minimale bewaartermijnen werd rekening gehouden met het belang dat stukken kunnen hebben voor de bedrijfsprocessen bij de lokale politie (o.a. rubrieken 'Personeel' en 'Financieel en Materieel Beheer'), met de juridische waarde van de stukken in het kader van het politioneel onderzoek en de richtlijnen van de betrokken procureur en met de rechten van de recht- en bewijszoekende burger.

De bewaartermijnen betreffende verwante archiefstukken (personeelsdossiers, dossiers inzake opdrachten van bestuurlijke politie b.v.) werden zoveel mogelijk geüniformeerd. De verschillen in de termijnen die bij de lijsten van « verwante instellingen » soms kunnen vastgesteld worden, houden verband met bepaalde afwijkende administratieve tradities en met het volume van de archiefvorming bij de respectievelijke diensten.

De selectiecriteria en de bewaartermijnen die in deze lijsten vermeld staan, hebben betrekking op alle archiefbescheiden, ongeacht hun inhoud, vorm en structuur. In de loop van de laatste decennia raakten registers soms in onbruik. Zij werden vervangen door manuele fichesystemen of nog later door elektronische fichesystemen (geautomatiseerde gegevensbestanden). Informatie werd soms opgeslagen op andere dragers dan papieren dragers. Bij de redactie van deze lijsten werd in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze realiteit.

IV. Onderhoud van de archiefselectielijst Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak deden bij de politiediensten nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding en archiefvorming. Bij elke organisatorische hervorming of wijziging van administratieve en gerechtelijke procedures zou moeten rekening gehouden worden met de gevolgen voor de informatiehuishouding (ontstaan, verwerking en opslag).

De archiefselectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse herziening onderworpen worden.

De concrete herziening van de archiefselectielijsten zal worden voorbereid door een Werkgroep Politie-Archieven waarvan de samenstelling en taakstelling in de loop van 2006 zal worden bepaald.

Op basis van de opmerkingen die vanuit de zones aan het Rijksarchief of aan het CGL worden bezorgd, zal onderzocht worden voor welke aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende aanpassingen aan een archiefselectielijst) en voor welke aangelegenheden een dringend optreden niet strikt nodig is. Deze laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de agenda van de vergadering die zich over de vijfjaarlijkse herziening van de archiefselectielijsten zal buigen.

Een bijzonder probleem rijst in verband met de selectie van digitale archiefbescheiden. Archiefdocumenten in elektronische vorm vallen evengoed onder toepassing van de Archiefwet als papieren archiefbescheiden. Zoals dit voor de papieren documenten het geval is, is het even cruciaal om te kunnen bepalen welke digitale documenten op termijn vernietigd kunnen worden (en welke (bewaar-)termijn verantwoord is) en welke op termijn moeten overgebracht worden naar het Rijksarchief. Als digitale bestanden overgebracht moeten worden of pas vernietigd mogen worden na tien jaar (bijvoorbeeld in het geval van de boekhoudkundige informatie) dan stelt dat veel hogere eisen aan hun duurzaamheid dan wanneer ze reeds na één of twee maand weg kunnen.

In de toekomstige archiefselectielijsten zal meer rekening gehouden worden met het beheer van digitale archiefbescheiden.

V. Toepassing van de lijsten De korpschef en/of zijn archiefverantwoordelijke worden met de toepassing van deze lijsten belast.

De korpschef en/of archiefverantwoordelijke die op basis van de geldende onderrichtingen, archief wenst te vernietigen, moet de schriftelijke toelating hebben van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigde.

Indien in een archiefselectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming « te vernietigen » vermeld staat en in het geval de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, kan de betrokken lokale politiezone slechts tot effectieve vernietiging overgaan na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan het Rijksarchief (met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data, die uiteraard voor elke zone anders zijn). Dit bericht moet aan voornoemde instanties worden overgemaakt minstens dertig werkdagen vóór de effectieve vernietiging van de archieven. Indien het Rijksarchief, niet reageert binnen een termijn van 10 werkdagen op de kennisgeving, houdt dit de stilzwijgende toestemming tot de vernietiging in. Voor de vernietiging van stukken die niet op de archiefselectielijst vermeld zijn, is steeds een schriftelijke toestemming tot vernietiging nodig van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigde.

De toepassing van deze archiefselectielijsten gaat in op 1 februari 2006.

Tot slot, met de ondertekening van deze omzendbrief willen we het belang beklemtonen van een goed beheerd historisch patrimonium bij de lokale politie. Deze omzendbrief regelt dan ook de modaliteiten voor het archiveren van papieren politiedocumenten. (Richtlijnen betreffende andere dragers zullen later volgen.) We dringen er dan ook op aan dat de lokale politie samen met het Rijksarchief, bevoegd voor deze materie, de nodige initiatieven terzake zal nemen. Het Rijksarchief, onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris, de heer Karel VELLE, staat hiervoor ter uwer beschikking.

Brussel, 9 februari 2006.

Vice-Eerste Minister en Minister van Binnenlandse Zaken, P. DEWAEL Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie, Mevr. L. ONKELINX