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| Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en bewaartermijnen | Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation |
|---|---|
| FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE | SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE |
| 9 FEBRUARI 2006. - Ministeriële omzendbrief PLP 40 betreffende de | 9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux |
| archieven van de Lokale Politie : archiefselectielijst en | archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de |
| bewaartermijnen | conservation |
| Aan de heren provinciegouverneurs, | A Messieurs les Gouverneurs de Province, |
| Aan Mevr. de gouverneur van het administratief arrondissement | A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de |
| Brussel-hoofdstad, | Bruxelles-Capitale, |
| Aan de dames en heren burgemeesters, | A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres, |
| Ter informatie : | Pour information : |
| Aan de Commissaris-generaal van de federale politie, | Au Commissaire général de la police fédérale, |
| Aan de Voorzitter van de Vaste commissie van de Lokale Politie, | Au Président de la Commission permanente de la police locale, |
| Aan de Directeur-generaal van de Algemene directie veiligheid en | Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et |
| preventie, | de Prévention, |
| Aan de dames en heren arrondissementscommissarissen. | A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement. |
| I. Inleiding | 1. Introduction |
| De publicatie van Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van | La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van |
| gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea | gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea |
| Archivistica Studia 7), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1990, meer | Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990 |
| bepaald onderdeel '3. Openbare Veiligheid en Inwendige Ordehandhaving' | et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en |
| (pp. 20-32) zoals goedgekeurd door de toenmalige Algemene | Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp. |
| Rijksarchivaris E. Persoons en werd verspreid aan de gemeentebesturen, | 20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E. |
| is dringend aan herziening toe. | Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée |
| Vooreerst zijn de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer | d'urgence. Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque |
| realistisch. Ten tweede is de lijst van 1990 op een aantal punten | ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de |
| onvolledig, de gebruikte terminologie te weinig herkenbaar en | nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent |
| bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden korpschefs, | difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de |
| politiecommissarissen of archiefverantwoordelijken erover dat | police et des responsables des archives se sont plaints à maintes |
| verscheidene categorieën archiefproducten niet in de lijst waren | reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas |
| opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde aan de vorm en | dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la |
| structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de koppeling van de | structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les |
| vroegere papieren dossiers aan de diverse databanken), dat de lijst | anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la |
| geen of te weinig melding maakte van de toe te passen selectiecriteria | liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à |
| (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de | appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un |
| administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten | tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation |
| onderworpen worden), dat in deze lijst het tijdstip van de aanvang van | administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le |
| de bewaar- en vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald | début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de |
| werd, enz. De politiehervorming (2001) bracht niet alleen | la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan |
| veranderingen teweeg op administratief-organisatorisch vlak, heel wat werkprocessen verlopen sindsdien geautomatiseerd (cf. de invoering van ISLP, de digitale opslag van bestanden in het AIK, etc.) of vereisen een snellere afhandelingsprocedure, zoals bijvoorbeeld de autonome politionele afhandeling, de gemeentelijke administratieve sancties, enz.). Dit alles maakt een herziening van deze lijst anno 2005 noodzakelijk. Deze nieuwe lijsten worden niet alleen in gedrukte vorm maar ook via de webpagina van de Directie voor de Relaties met de Lokale Politie (CGL) aan alle politiezones ter beschikking gesteld. Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, worden deze lijsten, naar buitenlands voorbeeld, eveneens op de webpagina van het CGL en het AR ter beschikking gesteld. | administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en 2005. Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police locale. A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de mise à disposition des informations à plus long terme. |
| II. Doelstellingen | II. Objectifs |
| Met deze nieuwe lijsten wordt aan de korpschef en/of hun | Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des |
| archiefverantwoordelijke een instrument aangeboden dat hen in staat | archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus |
| moeten stellen om bescheiden, die voor het werkproces of voor het | rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus |
| politioneel onderzoek geen enkel nut meer hebben, sneller of binnen | aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière. |
| redelijke termijn te vernietigen. | Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du |
| Met de invoering van de nieuwe archiefselectielijst en de verkorting | délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans |
| van de bewaringstermijn hopen wij in eerste instantie de | les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à |
| archiefmassa's in de lokale politiezones terug te dringen en in meer | l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police |
| algemene zin een bijdrage te leveren tot een beter archiefbeheer bij | |
| de lokale politie. | locale. |
| III. Archiefselectielijsten | III. Tableaux de tri |
| Een archiefselectielijst is een in systematische orde gestelde | Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les |
| opsomming van alle categorieën archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, | catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de |
| inhoud of structuur, die door een instelling of organisatie worden | leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une |
| gevormd of ontvangen, met vermelding van 1° hun definitieve bestemming | institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur |
| (« te bewaren » (eventueel na een nadere selectie) of « te vernietigen | destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri |
| ») en 2° de minimale administratieve bewaartermijn. De lijsten wordt | supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de |
| conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie | |
| elke categorie voorafgegaan door een code, gevormd door de afkorting | est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation |
| van de instelling die de archiefbescheiden heeft gevormd en een | correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un |
| volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. LP 068, LP103,..., waarbij | numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103, |
| LP staat voor 'Lokale Politie'. | ... dans lequel PL signifie Police locale'. |
| De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn minimale | Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais |
| bewaartermijnen. Dit laat de korpschef of de archiefverantwoordelijke | de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le |
| toe op het ogenblik van het verstrijken van de toepasselijke | chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de |
| bewaartermijn aan de archieven de eindbestemming te geven die in de | prendre une décision à propos de la destination définitive des |
| lijst is voorzien. Indien hij/zij, om welke reden dan ook, langere | documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de |
| bewaartermijnen wil toepassen dan moet hij/zij er wel van bewust zijn | conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent |
| dat een verhoging van de kosten voor de opslag van archieven (kosten | être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des |
| voor het inrichten van archiefruimten, kosten voor de verhuis van | coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement |
| massabestanden, enz.) goed zal moeten gemotiveerd worden. Belangrijke | d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes |
| investeringen in gebouwen en materiële uitrusting zullen pas | d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en |
| plaatsvinden wanneer de korpschef/archiefverantwoordelijke kan | équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le |
| aantonen dat hij/zij alle nuttige maatregelen heeft genomen om de | responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures |
| volumes archiefdocumenten zo laag mogelijk te houden, met eerbiediging | utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau |
| van de wettelijke bepalingen en de richtlijnen ter zake. | aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les directives en matière d'archives. |
| Bij het vastleggen van de termijnen werd rekening gehouden met de | Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences |
| ervaringen van diverse lokale politiezones, het advies van de Vaste | de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission |
| Commissie voor de Lokale Politie en het College van | permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs |
| procureurs-generaal. Beide instanties verleenden hun goedkeuring aan | généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions |
| de bepalingen die in de archiefarchiefselectielijst werden opgenomen. | formulées dans la liste de tri. |
| Deze lijst werd opgemaakt door het Algemeen Rijksarchief en het | Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives |
| Rijksarchief in de Provinciën, in nauw overleg met een aantal | générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi |
| stadsarchieven en vertegenwoordigers van verschillende politiezones. | qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants |
| Het Rijksarchief ziet toe, in het kader van de uitvoering van de | de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de |
| Archiefwet, op de vernietiging van bescheiden gevormd door de Lokale | l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des |
| Politie. | documents conservés par les polices locales. |
| Archiefbescheiden die op de lijst als « te bewaren » vermeld staan, | Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « |
| verdienen een voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en | à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au |
| toegankelijkheid. Wanneer zij voor de betrokken dienst geen | niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne |
| administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale | présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné |
| bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), kunnen zij bij het | (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la |
| Rijksarchief worden neergelegd (Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch | liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat (loi |
| Staatsblad 12 augustus 1955), art. 1, vierde lid). Alle stukken, | du 24 juin 1955 sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955), |
| gevormd door de lokale politiezones en die ouder zijn dan 100 jaar, | article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans |
| moeten aan het Rijksarchief worden overgedragen (Archiefwet, art. 1, | produits par les services de police locale doivent être transférés aux |
| eerste lid), uiteraard voor zover ze voor permanente bewaring in | Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour |
| aanmerking komen (zie hiervoor de archiefselectielijsten in de bijlagen). | autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être |
| Archiefbescheiden die op de lijsten als « te vernietigen » staan | définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe). |
| aangeduid, verdienen geen voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, | Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « |
| ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), worden zij best zo snel mogelijk vernietigd. De vernietiging van archieven geschiedt door of met de hulp van het Bestuur der Domeinen van het Ministerie van Financiën. Archiefbescheiden die op de lijst als « te selecteren » staan aangeduid, kunnen pas aan een nadere selectie worden onderworpen na het verstrijken van de op de lijst vermelde minimale bewaartermijn. Indien de archiefbescheiden aan een nadere selectie moeten onderworpen worden, dan vermeldt de archiefselectielijst ook de toe te passen selectiecriteria. In sommige omstandigheden is en blijft een advies van de plaatselijke rijksarchivaris vereist. Dit is bijvoorbeeld het | à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible. Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des Domaines du Ministère des Finances. Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la liste. Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de certaines séries de documents dont la production pouvait fortement |
| geval voor series bescheiden waar de archiefvorming sterk kon | différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou |
| verschillen naargelang de politiezone of voor bescheiden afkomstig van | de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il |
| andere politionele overheden.In dit geval neemt men contact op met de | faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des |
| bevoegde archivaris. De adressen van de Rijksarchieven kan men | différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net |
| raadplegen op www.arch.be. | à l'adresse www.arch.be. |
| -voor de lokale politie gelegen binnen het Hoofdstedelijk Gewest | -pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale, |
| Brussel, naar het Rijksarchief te Brussel; | aux Archives de l'Etat à Bruxelles; |
| - voor de lokale politie het gerechtelijk arrondissement Nivelles, | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, |
| voorlopig naar het Algemeen Rijksarchief te Brussel; | provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles; |
| - voor de lokale politie de gerechtelijke arrondissementen Hasselt en | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et |
| Tongeren, naar het Rijksarchief te Hasselt; | Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt; |
| - voor de lokale politie de gerechtelijke arrondissementen van de | - pour les polices locales des arrondissements judiciaires des |
| Vlaamse provincies, met uitzondering van de arrondissementen Hasselt | provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et |
| en Tongeren, naar het Rijksarchief Beveren; | Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas; |
| - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Namen | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et |
| en Dinant, naar het Rijksarchief te Namen; | Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur; |
| - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Mons en | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et |
| Charleroi, naar het Rijksarchief te Mons; | Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons; |
| - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Tournai, | - - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de |
| naar het Rijksarchief te Tournai; | Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai; |
| - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Luik, | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège, |
| Hoei en Verviers, naar het Rijksarchief te Luik; | Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège; |
| - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement Eupen, | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen, |
| naar het Rijksarchief te Eupen; | aux Archives de l'Etat à Eupen; |
| - voor de lokale politie van de gerechtelijke arrondissementen Arlon | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et |
| en Neufchâteau, naar het Rijksarchief te Arlon; | Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon; |
| - voor de lokale politie van het gerechtelijk arrondissement | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de |
| Marche-en-Famenne, naar het Rijksarchief Saint-Hubert. | Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert. |
| De levensduur van de archiefstukken hangt af van de belangen die bij | La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu |
| het ontstaan, de verwerking, de opslag en de bewaring van de | lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de |
| informatie gemoeid zijn. Bepaalde informatie heeft een zeer tijdelijk | leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très |
| belang, andere informatie is fundamenteel voor het instandhouden en | temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et |
| het sturen van de bedrijfsprocessen, of heeft naast bewijswaarde ook | l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante, |
| cultuurhistorische waarde. Bij het bepalen van de minimale | une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation |
| bewaartermijnen werd rekening gehouden met het belang dat stukken | minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents |
| kunnen hebben voor de bedrijfsprocessen bij de lokale politie (o.a. | peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police |
| rubrieken 'Personeel' en 'Financieel en Materieel Beheer'), met de | locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de |
| juridische waarde van de stukken in het kader van het politioneel | la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure |
| onderzoek en de richtlijnen van de betrokken procureur en met de | policière, des directives du procureur compétent et des droits du |
| rechten van de recht- en bewijszoekende burger. | justiciable et du citoyen à la recherche de preuves. |
| De bewaartermijnen betreffende verwante archiefstukken | Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives |
| (personeelsdossiers, dossiers inzake opdrachten van bestuurlijke | connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux |
| politie b.v.) werden zoveel mogelijk geüniformeerd. De verschillen in | missions de police administrative) ont été uniformisés autant que |
| de termijnen die bij de lijsten van « verwante instellingen » soms | possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées |
| kunnen vastgesteld worden, houden verband met bepaalde afwijkende | dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines |
| administratieve tradities en met het volume van de archiefvorming bij | traditions administratives dérogatoires et au volume de la production |
| des archives dans les services respectifs. | |
| de respectievelijke diensten. | Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces |
| De selectiecriteria en de bewaartermijnen die in deze lijsten vermeld | listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment |
| staan, hebben betrekking op alle archiefbescheiden, ongeacht hun | de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des |
| inhoud, vorm en structuur. In de loop van de laatste decennia raakten | dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils |
| registers soms in onbruik. Zij werden vervangen door manuele | ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par |
| fichesystemen of nog later door elektronische fichesystemen | des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les |
| (geautomatiseerde gegevensbestanden). Informatie werd soms opgeslagen | informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le |
| op andere dragers dan papieren dragers. Bij de redactie van deze | support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu |
| lijsten werd in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze realiteit. | compte, dans la mesure du possible, de cette réalité. |
| IV. Onderhoud van de archiefselectielijst | IV. Mise a jour des tableaux de tri |
| Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak deden | |
| bij de politiediensten nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben | Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la |
| verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding en | technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des |
| archiefvorming. Bij elke organisatorische hervorming of wijziging van | services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion |
| administratieve en gerechtelijke procedures zou moeten rekening | de l'information et de la production des archives. Lors de chaque |
| gehouden worden met de gevolgen voor de informatiehuishouding | réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures |
| (ontstaan, verwerking en opslag). | administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des |
| De archiefselectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse | conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement |
| herziening onderworpen worden. | et stockage). |
| De concrete herziening van de archiefselectielijsten zal worden | C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans. |
| voorbereid door een Werkgroep Politie-Archieven waarvan de | La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un |
| samenstelling en taakstelling in de loop van 2006 zal worden bepaald. | Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les |
| tâches seront déterminées pendant l'année 2006. | |
| Op basis van de opmerkingen die vanuit de zones aan het Rijksarchief | Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux |
| of aan het CGL worden bezorgd, zal onderzocht worden voor welke | Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police |
| aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer | locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des |
| dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende | archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par |
| aanpassingen aan een archiefselectielijst) en voor welke | exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne |
| aangelegenheden een dringend optreden niet strikt nodig is. Deze | nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers |
| laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de agenda van de | sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la |
| vergadering die zich over de vijfjaarlijkse herziening van de | révision quinquennale des tableaux de tri. |
| archiefselectielijsten zal buigen. | Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des |
| Een bijzonder probleem rijst in verband met de selectie van digitale | documents électroniques. Les documents d'archives sous forme |
| archiefbescheiden. Archiefdocumenten in elektronische vorm vallen | électronique tombent comme les documents d'archives papier sous |
| evengoed onder toepassing van de Archiefwet als papieren | l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents |
| archiefbescheiden. Zoals dit voor de papieren documenten het geval is, | papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les |
| is het even cruciaal om te kunnen bepalen welke digitale documenten op | documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel |
| termijn vernietigd kunnen worden (en welke (bewaar-)termijn | délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront |
| verantwoord is) en welke op termijn moeten overgebracht worden naar | être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la |
| het Rijksarchief. Als digitale bestanden overgebracht moeten worden of | longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque |
| pas vernietigd mogen worden na tien jaar (bijvoorbeeld in het geval | ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après |
| van de boekhoudkundige informatie) dan stelt dat veel hogere eisen aan | dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que |
| hun duurzaamheid dan wanneer ze reeds na één of twee maand weg kunnen. | lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion |
| In de toekomstige archiefselectielijsten zal meer rekening gehouden | des documents d'archives numériques devra être davantage prise en |
| worden met het beheer van digitale archiefbescheiden. | considération dans les prochains tableaux de tri. |
| V. Toepassing van de lijsten | V. Application des tableaux de tri |
| De korpschef en/of zijn archiefverantwoordelijke worden met de | Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de |
| toepassing van deze lijsten belast. | l'application de ces listes. |
| De korpschef en/of archiefverantwoordelijke die op basis van de | Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent |
| geldende onderrichtingen, archief wenst te vernietigen, moet de | détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable |
| schriftelijke toelating hebben van de Algemeen Rijksarchivaris of | obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de |
| diens gemachtigde. | son délégué. |
| Indien in een archiefselectielijst bij een categorie archiefbescheiden | Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est |
| de bestemming « te vernietigen » vermeld staat en in het geval de | assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation |
| minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, kan de betrokken | administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne |
| lokale politiezone slechts tot effectieve vernietiging overgaan na | peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au |
| voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan het Rijksarchief (met | préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent |
| vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data, die | (en indiquant la nature des documents et de la date ultime de |
| uiteraard voor elke zone anders zijn). Dit bericht moet aan voornoemde | conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins |
| instanties worden overgemaakt minstens dertig werkdagen vóór de | trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. |
| effectieve vernietiging van de archieven. Indien het Rijksarchief, | Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement |
| niet reageert binnen een termijn van 10 werkdagen op de kennisgeving, | leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la |
| houdt dit de stilzwijgende toestemming tot de vernietiging in. Voor de | notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne |
| vernietiging van stukken die niet op de archiefselectielijst vermeld | la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de |
| zijn, is steeds een schriftelijke toestemming tot vernietiging nodig | sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général |
| van de Algemeen Rijksarchivaris of diens gemachtigde. De toepassing van deze archiefselectielijsten gaat in op 1 februari 2006. Tot slot, met de ondertekening van deze omzendbrief willen we het belang beklemtonen van een goed beheerd historisch patrimonium bij de lokale politie. Deze omzendbrief regelt dan ook de modaliteiten voor het archiveren van papieren politiedocumenten. (Richtlijnen betreffende andere dragers zullen later volgen.) We dringen er dan ook op aan dat de lokale politie samen met het Rijksarchief, bevoegd voor deze materie, de nodige initiatieven terzake zal nemen. Het | ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué est toujours requise. L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006. Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré. Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume - compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires |
| Rijksarchief, onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris, de heer | dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de |
| Karel VELLE, staat hiervoor ter uwer beschikking. | l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à cet effet. |
| Brussel, 9 februari 2006. | Bruxelles, le 9 février 2006. |
| Vice-Eerste Minister en Minister van Binnenlandse Zaken, | Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur, |
| P. DEWAEL | P. DEWAEL |
| Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie, | Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, |
| Mevr. L. ONKELINX | Mme L. ONKELINX |