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Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation | Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation |
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SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE | SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE |
9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux | 9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux |
archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de | archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de |
conservation | conservation |
A Messieurs les Gouverneurs de Province, | A Messieurs les Gouverneurs de Province, |
A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de | A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de |
Bruxelles-Capitale, | Bruxelles-Capitale, |
A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres, | A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres, |
Pour information : | Pour information : |
Au Commissaire général de la police fédérale, | Au Commissaire général de la police fédérale, |
Au Président de la Commission permanente de la police locale, | Au Président de la Commission permanente de la police locale, |
Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et | Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et |
de Prévention, | de Prévention, |
A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement. | A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement. |
1. Introduction | 1. Introduction |
La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van | La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van |
gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea | gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea |
Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990 | Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990 |
et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en | et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en |
Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp. | Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp. |
20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E. | 20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E. |
Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée | Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée |
d'urgence. | d'urgence. |
Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque | Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque |
ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de | ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de |
nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent | nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent |
difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de | difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de |
police et des responsables des archives se sont plaints à maintes | police et des responsables des archives se sont plaints à maintes |
reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas | reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas |
dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la | dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la |
structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les | structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les |
anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la | anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la |
liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à | liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à |
appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un | appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un |
tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation | tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation |
administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le | administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le |
début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de | début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de |
la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan | la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan |
administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de | administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de |
travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou | travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou |
demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements | demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements |
policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout | policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout |
cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en | cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en |
2005. | 2005. |
Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de | Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de |
toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le | toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le |
site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police | site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police |
locale. | locale. |
A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également | A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également |
disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la | disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la |
Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui | Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui |
aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de | aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de |
mise à disposition des informations à plus long terme. | mise à disposition des informations à plus long terme. |
II. Objectifs | II. Objectifs |
Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des | Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des |
archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus | archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus |
rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus | rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus |
aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière. | aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière. |
Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du | Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du |
délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans | délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans |
les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à | les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à |
l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police | l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police |
locale. | locale. |
III. Tableaux de tri | III. Tableaux de tri |
Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les | Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les |
catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de | catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de |
leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une | leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une |
institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur | institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur |
destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri | destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri |
supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de | supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de |
conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie | conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie |
est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation | est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation |
correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un | correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un |
numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103, | numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103, |
... dans lequel PL signifie Police locale'. | ... dans lequel PL signifie Police locale'. |
Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais | Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais |
de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le | de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le |
chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de | chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de |
prendre une décision à propos de la destination définitive des | prendre une décision à propos de la destination définitive des |
documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de | documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de |
conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent | conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent |
être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des | être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des |
coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement | coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement |
d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes | d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes |
d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en | d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en |
équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le | équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le |
responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures | responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures |
utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau | utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau |
aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les | aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les |
directives en matière d'archives. | directives en matière d'archives. |
Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences | Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences |
de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission | de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission |
permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs | permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs |
généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions | généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions |
formulées dans la liste de tri. | formulées dans la liste de tri. |
Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives | Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives |
générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi | générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi |
qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants | qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants |
de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de | de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de |
l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des | l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des |
documents conservés par les polices locales. | documents conservés par les polices locales. |
Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « | Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « |
à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au | à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au |
niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne | niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne |
présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné | présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné |
(après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la | (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la |
liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat (loi | liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat (loi |
du 24 juin 1955 sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955), | du 24 juin 1955 sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955), |
article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans | article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans |
produits par les services de police locale doivent être transférés aux | produits par les services de police locale doivent être transférés aux |
Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour | Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour |
autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être | autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être |
définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe). | définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe). |
Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « | Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « |
à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de | à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de |
soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils | soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils |
ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné | ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné |
(après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la | (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la |
liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible. | liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible. |
Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des | Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des |
Domaines du Ministère des Finances. | Domaines du Ministère des Finances. |
Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « | Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « |
à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire | à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire |
qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans | qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans |
la liste. | la liste. |
Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri | Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri |
supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de | supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de |
tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste | tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste |
de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de | de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de |
certaines séries de documents dont la production pouvait fortement | certaines séries de documents dont la production pouvait fortement |
différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou | différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou |
de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il | de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il |
faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des | faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des |
différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net | différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net |
à l'adresse www.arch.be. | à l'adresse www.arch.be. |
-pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale, | -pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale, |
aux Archives de l'Etat à Bruxelles; | aux Archives de l'Etat à Bruxelles; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, |
provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles; | provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et |
Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt; | Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt; |
- pour les polices locales des arrondissements judiciaires des | - pour les polices locales des arrondissements judiciaires des |
provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et | provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et |
Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas; | Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et |
Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur; | Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et |
Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons; | Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons; |
- - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de | - - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de |
Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai; | Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège, | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège, |
Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège; | Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen, | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen, |
aux Archives de l'Etat à Eupen; | aux Archives de l'Etat à Eupen; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et |
Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon; | Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon; |
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de | - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de |
Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert. | Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert. |
La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu | La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu |
lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de | lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de |
leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très | leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très |
temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et | temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et |
l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante, | l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante, |
une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation | une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation |
minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents | minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents |
peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police | peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police |
locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de | locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de |
la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure | la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure |
policière, des directives du procureur compétent et des droits du | policière, des directives du procureur compétent et des droits du |
justiciable et du citoyen à la recherche de preuves. | justiciable et du citoyen à la recherche de preuves. |
Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives | Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives |
connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux | connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux |
missions de police administrative) ont été uniformisés autant que | missions de police administrative) ont été uniformisés autant que |
possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées | possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées |
dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines | dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines |
traditions administratives dérogatoires et au volume de la production | traditions administratives dérogatoires et au volume de la production |
des archives dans les services respectifs. | des archives dans les services respectifs. |
Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces | Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces |
listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment | listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment |
de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des | de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des |
dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils | dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils |
ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par | ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par |
des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les | des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les |
informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le | informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le |
support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu | support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu |
compte, dans la mesure du possible, de cette réalité. | compte, dans la mesure du possible, de cette réalité. |
IV. Mise a jour des tableaux de tri | IV. Mise a jour des tableaux de tri |
Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la | Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la |
technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des | technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des |
services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion | services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion |
de l'information et de la production des archives. Lors de chaque | de l'information et de la production des archives. Lors de chaque |
réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures | réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures |
administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des | administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des |
conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement | conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement |
et stockage). | et stockage). |
C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans. | C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans. |
La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un | La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un |
Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les | Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les |
tâches seront déterminées pendant l'année 2006. | tâches seront déterminées pendant l'année 2006. |
Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux | Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux |
Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police | Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police |
locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des | locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des |
archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par | archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par |
exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne | exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne |
nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers | nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers |
sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la | sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la |
révision quinquennale des tableaux de tri. | révision quinquennale des tableaux de tri. |
Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des | Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des |
documents électroniques. Les documents d'archives sous forme | documents électroniques. Les documents d'archives sous forme |
électronique tombent comme les documents d'archives papier sous | électronique tombent comme les documents d'archives papier sous |
l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents | l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents |
papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les | papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les |
documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel | documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel |
délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront | délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront |
être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la | être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la |
longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque | longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque |
ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après | ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après |
dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que | dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que |
lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion | lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion |
des documents d'archives numériques devra être davantage prise en | des documents d'archives numériques devra être davantage prise en |
considération dans les prochains tableaux de tri. | considération dans les prochains tableaux de tri. |
V. Application des tableaux de tri | V. Application des tableaux de tri |
Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de | Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de |
l'application de ces listes. | l'application de ces listes. |
Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent | Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent |
détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable | détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable |
obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de | obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de |
son délégué. | son délégué. |
Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est | Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est |
assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation | assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation |
administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne | administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne |
peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au | peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au |
préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent | préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent |
(en indiquant la nature des documents et de la date ultime de | (en indiquant la nature des documents et de la date ultime de |
conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins | conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins |
trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. | trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. |
Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement | Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement |
leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la | leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la |
notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne | notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne |
la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de | la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de |
sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général | sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général |
ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué | ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué |
est toujours requise. | est toujours requise. |
L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006. | L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006. |
Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur | Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur |
l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré. | l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré. |
Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des | Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des |
documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres | documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres |
supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police | supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police |
locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume - | locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume - |
compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires | compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires |
dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de | dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de |
l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à | l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à |
cet effet. | cet effet. |
Bruxelles, le 9 février 2006. | Bruxelles, le 9 février 2006. |
Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur, | Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur, |
P. DEWAEL | P. DEWAEL |
Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, | Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, |
Mme L. ONKELINX | Mme L. ONKELINX |