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Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de conservation
SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR ET SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE
9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux 9 FEVRIER 2006. - Circulaire ministérielle PLP 40 relative aux
archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de archives de la Police locale : tableaux de tri et délais de
conservation conservation
A Messieurs les Gouverneurs de Province, A Messieurs les Gouverneurs de Province,
A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif de
Bruxelles-Capitale, Bruxelles-Capitale,
A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres, A Mesdames en Messieurs les Bourgmestres,
Pour information : Pour information :
Au Commissaire général de la police fédérale, Au Commissaire général de la police fédérale,
Au Président de la Commission permanente de la police locale, Au Président de la Commission permanente de la police locale,
Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et Au Directeur-général de la Direction générale Politique de Sécurité et
de Prévention, de Prévention,
A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement. A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement.
1. Introduction 1. Introduction
La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van La publication de Marechal (G.), Bewaring en vernietiging van
gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II (Miscellanea
Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990 Archivistica Studia 7), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1990
et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en et plus particulièrement le chapitre '3. Openbare Veiligheid en
Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp. Inwendige Ordehandhaving' [Ordre public et affaires intérieures] (pp.
20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E. 20-32) telle qu'approuvée par l'Archiviste général de l'époque E.
Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée Persoons et diffusée ensuite dans les communes, doit être révisée
d'urgence. d'urgence.
Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque Premièrement, les délais de conservation qui ont été fixés à l'époque
ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de ne sont plus réalistes. Deuxièmement, la liste de 1990 est, en de
nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent nombreux points, incomplète, trop peu explicite et par conséquent
difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de difficilement applicable. Des chefs de corps, des commissaires de
police et des responsables des archives se sont plaints à maintes police et des responsables des archives se sont plaints à maintes
reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas reprises que différentes catégories de documents ne figuraient pas
dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la dans la liste, que la liste ne répondait plus à la forme et à la
structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les structure des documents d'archives actuels (cf. les liens entre les
anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la anciens dossiers papier et les nombreuses bases de données), que la
liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à liste ne précisait pas ou pas suffisamment les critères de sélection à
appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un appliquer (notamment pour les documents qui devaient être soumis à un
tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation tri supplémentaire après l'échéance du délai de conservation
administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le administratif), que la liste ne mentionnait pas toujours clairement le
début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de début des délais de conservation et de destruction, etc. La réforme de
la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan la police (2001) n'a pas apporté des modifications que sur le plan
administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de administratif et organisationnel. Depuis, bon nombre de processus de
travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou travail ont été automatisés (cf. l'introduction de l'ISLP) ou
demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements demandent un traitement accéléré comme par exemple les traitements
policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout policiers autonomes ou les sanctions administratives communales. Tout
cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en cela a fait en sorte qu'il était nécessaire de réviser cette liste en
2005. 2005.
Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de Ces nouvelles listes ne sont pas seulement mises à la disposition de
toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le toutes les zones de Police sous version imprimée mais également sur le
site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police site Internet de la Direction pour les Relations avec la Police
locale. locale.
A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également A l'instar de ce qui se fait à l'étranger, ces listes sont également
disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la disponibles sur la page web de la Direction pour les relations avec la
Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui Police locale et des Archives de l'Etat afin que le citoyen puisse lui
aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de aussi prendre connaissance des règles en matière de conservation et de
mise à disposition des informations à plus long terme. mise à disposition des informations à plus long terme.
II. Objectifs II. Objectifs
Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des Ces nouvelles listes offrent aux chefs de corps et/ou responsable des
archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus archives des instruments qui doivent leur permettre de détruire plus
rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus rapidement ou dans un délai raisonnable, des documents qui n'ont plus
aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière. aucun intérêt pour les processus de travail ou la recherche policière.
Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du Avec l'introduction des nouveaux tableaux de tri et la réduction du
délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans délai de versement, nous espérons réduire la masse des archives dans
les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à les zones de police locale et contribuer de manière plus générale à
l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police l'amélioration de la gestion des archives dans les services de police
locale. locale.
III. Tableaux de tri III. Tableaux de tri
Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les Un tableaux de tri est une énumération systématique de toutes les
catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de catégories de documents d'archives, indépendamment de leur forme, de
leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une
institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur
destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri destination définitive (« à conserver » (éventuellement après un tri
supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de supplémentaire) ou « à détruire ») et deuxièmement le délai de
conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie conservation administratif minimum. Dans les listes, chaque catégorie
est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation est précédée d'un code, lequel est formé par l'abréviation
correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un correspondant à l'institution qui a produit les documents et par un
numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103, numéro d'ordre composé de trois chiffres : par exemple, PL068, PL103,
... dans lequel PL signifie Police locale'. ... dans lequel PL signifie Police locale'.
Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais Les délais de conservation mentionnés sur les listes sont des délais
de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le de conservation minimums. Après l'échéance des délais à appliquer le
chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de chef de corps ou le responsable des archives ont la possibilité de
prendre une décision à propos de la destination définitive des prendre une décision à propos de la destination définitive des
documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de documents d'archives. S'ils souhaitent appliquer des délais de
conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent conservation plus longs, pour quelque raison que ce soit, ils doivent
être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des être conscients du fait qu'ils devront bien motiver l'augmentation des
coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement coûts pour le stockage des archives (frais pour l'aménagement
d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes d'espaces d'archivage, frais pour le déménagement d'importants volumes
d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en d'archives, etc.). Des investissements importants en bâtiments et en
équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le équipement matériel n'auront lieu que si le chef de corps ou le
responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures responsable des archives peut montrer qu'il a pris toutes les mesures
utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau utiles pour maintenir les volumes des documents d'archives à un niveau
aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les aussi bas que possible, en respectant les prescriptions légales et les
directives en matière d'archives. directives en matière d'archives.
Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences Lors de la fixation des délais, il a été tenu compte des expériences
de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission de diverses zones de police locale, de l'avis de la Commission
permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs permanente pour la Police locale et du Collège des procureurs
généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions généraux. Ces deux dernières instances ont approuvé les dispositions
formulées dans la liste de tri. formulées dans la liste de tri.
Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives Cette liste a été élaborée en collaboration étroite avec les Archives
générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces ainsi
qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants qu'avec quelques services d'archives communales et des représentants
de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de de plusieurs zones de police. Les Archives de l'Etat, dans le cadre de
l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des l'exécution de la loi sur les archives, surveillent la destruction des
documents conservés par les polices locales. documents conservés par les polices locales.
Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention «
à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au à conserver », méritent un traitement de faveur en matière de soin au
niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils ne
présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné
(après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la
liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat (loi liste), ces documents peuvent être versés aux Archives de l'Etat (loi
du 24 juin 1955 sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955), du 24 juin 1955 sur les archives (Moniteur belge 12 août 1955),
article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans article 1er, alinéa 4). Tous les documents datant de plus de cent ans
produits par les services de police locale doivent être transférés aux produits par les services de police locale doivent être transférés aux
Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour Archives de l'Etat (Loi sur les archives, article 1er, alinéa l), pour
autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être autant qu'ils fassent partie des documents qui doivent être
définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe). définitivement conservés (cf. les tableaux de tri en annexe).
Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention «
à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de à éliminer » ne nécessitent pas de traitement de faveur en matière de
soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils soin au niveau matériel, de classement et d'accessibilité. Lorsqu'ils
ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné ne présentent plus d'utilité administrative pour le service concerné
(après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la (après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans la
liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible. liste), il est préférable de les détruire le plus rapidement possible.
Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des Les archives sont détruites par ou avec l'aide de l'Administration des
Domaines du Ministère des Finances. Domaines du Ministère des Finances.
Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention « Les documents d'archives qui figurent dans la liste sous la mention «
à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire à trier » ne peuvent être soumis à une sélection supplémentaire
qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans qu'après l'expiration du délai de conservation minimum mentionné dans
la liste. la liste.
Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri Si les documents d'archives doivent être soumis à un tri
supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de supplémentaire, le tableau de tri mentionne également les critères de
tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste tri à appliquer. Dans certaines circonstances, l'avis de l'archiviste
de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de de l'Etat local est et reste nécessaire. C'est par exemple le cas de
certaines séries de documents dont la production pouvait fortement certaines séries de documents dont la production pouvait fortement
différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou différer en fonction de la zone de police où ils étaient conservés ou
de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il de documents provenant d'autres services policiers. Dans ce cas, il
faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des faut prendre contact avec l'archiviste compétent. Les adresses des
différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net différents dépôts des Archives de l'Etat peut être consulté sur le net
à l'adresse www.arch.be. à l'adresse www.arch.be.
-pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale, -pour les polices locales sises dans la région de Bruxelles-Capitale,
aux Archives de l'Etat à Bruxelles; aux Archives de l'Etat à Bruxelles;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Nivelles,
provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles; provisoirement aux Archives générales du Royaume à Bruxelles;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire d'Hasselt et
Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt; Tongres, aux Archives de l'Etat à Hasselt;
- pour les polices locales des arrondissements judiciaires des - pour les polices locales des arrondissements judiciaires des
provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et provinces flamandes, à l'exception des arrondissements de Hasselt et
Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas; Tongres, aux Archives de l'Etat à Beveren-Waas;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Namur et
Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur; Dinant, aux Archives de l'Etat à Namur;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Mons et
Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons; Charleroi, aux Archives de l'Etat à Mons;
- - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de - - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de
Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai; Tournai, aux Archives de l'Etat à Tournai;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège, - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Liège,
Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège; Huy en Verviers, aux Archives de l'Etat à Liège;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen, - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Eupen,
aux Archives de l'Etat à Eupen; aux Archives de l'Etat à Eupen;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de Arlon et
Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon; Neufchâteau, aux Archives de l'Etat à Arlon;
- pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de - pour les polices locales de l'arrondissement judiciaire de
Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert. Marche-en-Famenne, aux Archives de l'Etat à Saint-Hubert.
La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu La durée de vie des documents d'archives dépend des intérêts en jeu
lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de lors de leur production, de leur traitement, de leur stockage et de
leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très leur conservation. Certaines informations ont un intérêt très
temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et temporaire, d'autres sont fondamentales pour la perpétuation et
l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante, l'orientation des procédures ou possèdent, outre leur valeur probante,
une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation une valeur historique. Lors de la fixation des délais de conservation
minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents minimums, il a été tenu compte de l'importance que des documents
peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police peuvent avoir pour les procédures au sein des services de police
locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de locale (p. ex. 'personnel' ou 'gestion matérielle et financière'), de
la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure la valeur juridique des documents dans le cadre de la procédure
policière, des directives du procureur compétent et des droits du policière, des directives du procureur compétent et des droits du
justiciable et du citoyen à la recherche de preuves. justiciable et du citoyen à la recherche de preuves.
Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives Les délais de conservation relatifs à des documents d'archives
connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux connexes (par exemple, dossiers personnels ou dossiers relatifs aux
missions de police administrative) ont été uniformisés autant que missions de police administrative) ont été uniformisés autant que
possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées possible. Les différences de délai qui peuvent parfois être constatées
dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines dans les listes d'institutions connexes sont liées à certaines
traditions administratives dérogatoires et au volume de la production traditions administratives dérogatoires et au volume de la production
des archives dans les services respectifs. des archives dans les services respectifs.
Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces Les critères de tri et les délais de conservation mentionnés dans ces
listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment listes, s'appliquent à tous les documents d'archives, indépendamment
de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des de leur contenu, de leur forme ou de leur structure. Au cours des
dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils dernières décennies, certains registres sont tombés en désuétude. Ils
ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par ont en effet été remplacés par des fichiers manuels ou plus tard par
des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les des fichiers électroniques (bases de données). En outre, les
informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le informations ont parfois été stockées sur d'autres supports que le
support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu support papier. Lors de la rédaction de ces listes, il a été tenu
compte, dans la mesure du possible, de cette réalité. compte, dans la mesure du possible, de cette réalité.
IV. Mise a jour des tableaux de tri IV. Mise a jour des tableaux de tri
Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la Les réformes au niveau de la procédure, de l'organisation ou de la
technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des technique provoquent de nouveaux flux d'informations au sein des
services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion services policiers et ont d'importantes répercussions sur la gestion
de l'information et de la production des archives. Lors de chaque de l'information et de la production des archives. Lors de chaque
réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures réforme de l'organisation ou de chaque modification de procédures
administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des administratives et judiciaires, il devrait être tenu compte des
conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement conséquences pour la gestion de l'information (production, traitement
et stockage). et stockage).
C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans. C'est pourquoi les tableaux de tri seront revus tous les cinq ans.
La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un La révision concrète des listes de sélection sera préparée par un
Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les Groupe de travail Police locale-Archives dont la composition et les
tâches seront déterminées pendant l'année 2006. tâches seront déterminées pendant l'année 2006.
Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux Sur la base des listes et des propositions reçues des zones aux
Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police Archives de l'Etat ou à la Direction pour les Relations avec la police
locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des locale, on examinera les aspects de la gestion de l'information et des
archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par archives pour lesquels des mesures d'urgence sont souhaitables (par
exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne exemple des adaptations aux tableaux de tri) et ceux qui ne
nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers nécessitent pas absolument une intervention d'urgence. Ces derniers
sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la sont mis à l'ordre du jour de la réunion qui se penchera sur la
révision quinquennale des tableaux de tri. révision quinquennale des tableaux de tri.
Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des Un problème particulier se pose en ce qui concerne la sélection des
documents électroniques. Les documents d'archives sous forme documents électroniques. Les documents d'archives sous forme
électronique tombent comme les documents d'archives papier sous électronique tombent comme les documents d'archives papier sous
l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents l'application de la loi sur les archives. Comme pour les documents
papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les papier, il est essentiel de pouvoir déterminer quels sont les
documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel documents numériques qui, à terme, pourront être détruits (et quel
délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront délai (de conservation) est justifié) et quels sont ceux qui devront
être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la être transférés aux Archives de l'Etat. Les conditions relatives à la
longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque longévité des documents électroniques sont bien plus strictes lorsque
ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après ceux-ci doivent être transférés ou ne peuvent être détruits qu'après
dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que dix ans (s'il s'agit d'informations comptables, par exemple) que
lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion lorsqu'ils peuvent déjà être écartés après un ou deux mois. La gestion
des documents d'archives numériques devra être davantage prise en des documents d'archives numériques devra être davantage prise en
considération dans les prochains tableaux de tri. considération dans les prochains tableaux de tri.
V. Application des tableaux de tri V. Application des tableaux de tri
Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de Les chefs de corps et/ou les responsables des archives sont chargés de
l'application de ces listes. l'application de ces listes.
Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent Les chefs de corps et/ou les responsables des archives qui souhaitent
détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable détruire conformément aux directives en vigueur, doivent au préalable
obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de obtenir l'autorisation écrite de l'Archiviste général du Royaume ou de
son délégué. son délégué.
Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d'archives est
assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation assortie de la mention « à détruire » et si le délai de conservation
administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne administratif minimum a expiré, la zone de police locale concernée ne
peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au peut procéder à la destruction effective qu'après en avoir avisé au
préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent préalable, par écrit, les Archives de l'Etat et le parquet compétent
(en indiquant la nature des documents et de la date ultime de (en indiquant la nature des documents et de la date ultime de
conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins
trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives.
Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement Les Archives de l'Etat et le parquet compétent marquent tacitement
leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la leur accord sur la destruction s'ils ne réagissent pas à la
notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne notification dans un délai de dix jours ouvrables. En ce qui concerne
la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de la destruction de documents ne figurant pas dans la liste de
sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général sélection, l'autorisation de destruction écrite du procureur général
ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué ainsi que celle de l'Archiviste général du Royaume ou de son délégué
est toujours requise. est toujours requise.
L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006. L'application de ces tableaux de tri débutera le 1er février 2006.
Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur Enfin, par la signature de cette circulaire, nous voulons insiter sur
l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré. l'intérêt d'un patrimoine historique de la police locale bien géré.
Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des Cette circulaire régle également les modalités de l'archivage des
documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres documents policiers « papier ». (Des directives concernant les autres
supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police supports suivront.) Nous insistons donc également pour que la police
locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume - locale, en collaboration avec l'Archiviste général du Royaume -
compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires compétent pour cette m atière - prenne les initiatives nécessaires
dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de dans ce domaine. Les Archives générales du Royaume, sous l'autorité de
l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à l'Archiviste général, M. Karel VELLE, restent à votre disposition à
cet effet. cet effet.
Bruxelles, le 9 février 2006. Bruxelles, le 9 février 2006.
Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur, Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur,
P. DEWAEL P. DEWAEL
Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice, Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice,
Mme L. ONKELINX Mme L. ONKELINX
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