FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

7 JUNI 2017. - Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014

Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep, Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk, In het Belgisch Staatsblad van 24 november 2017 is de wet van 30 maart 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/03/2017 pub. 24/11/2017 numac 2017013149 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 sluiten houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014, bekendgemaakt.

Deze Overeenkomst treedt echter niet onmiddellijk in werking in België. Op datum van de ondertekening van deze omzendbrief zijn er immers geen andere lidstaten die de Overeenkomst bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd hebben, en de overeenkomst kan pas in werking treden na de bekrachtiging, aanvaarding of goedkeuring (verder: bekrachtiging) ervan door twee lidstaten van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS) (art. 12).

De Overeenkomst zal dus pas in werking treden in België (op de eerste dag van de vierde maand) nadat een tweede lidstaat van de ICBS een akte van bekrachtiging heeft neergelegd.

De Overeenkomst zal echter ook toegepast kunnen worden met een lidstaat die een verklaring van voorlopige toepassing aflegt (zoals voorzien in art. 13 van de Overeenkomst).

Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van deze Overeenkomst toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand, zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen. 1. Doel en draagwijdte van de Overeenkomst nr.34 Overeenkomst nr. 34 betreffende de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en attesten van akten van de burgerlijke stand werd opgemaakt binnen het kader van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS). Ze werd aangenomen te Bern op 26 september 2013, door de Algemene vergadering van de ICBS, door België ondertekend te Straatsburg op 14 maart 2014 en geratificeerd op 30 maart 2017. Ze zal in werking treden op de eerste dag van de vierde maand die volgt op de neerlegging van de akte van bekrachtiging door een tweede lidstaat van de ICBS. Tot op heden heeft nog geen enkele andere lidstaat de Overeenkomst bekrachtigd.

Deze Overeenkomst vervangt Overeenkomst nr. 16 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, ondertekend te Wenen op 8 september 1976 en door België bekrachtigd in 1997 ( Wet van 3 april 1997Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/04/1997 pub. 05/03/1998 numac 1997015211 bron ministerie van buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet houdende instemming met de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976, en het Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989 sluiten, B.S., 5 maart 1998, blz. 5941).

Overeenkomst nr. 16 blijft echter van toepassing tussen de Staten die hierbij partij zijn zolang dat de nieuwe Overeenkomst nr. 34 niet door beide Staten is goedgekeurd. (cfr. art. 17 van Overeenkomst nr. 34).

Zolang de Overeenkomst nr. 16 tussen twee Staten van toepassing is, blijft ook de begeleidende circulaire van 25 mei 1998 betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976 en aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989, (B.S. 12 juni 1998, blz. 19393) van toepassing.

Van zodra tussen twee lidstaten Overeenkomst nr. 34 van toepassing is, zal ook deze omzendbrief van toepassing zijn.

Deze Overeenkomst heeft, net als Overeenkomst nr. 16, tot doel het gebruik van uniforme meertalige formulieren voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand en bepaalde attesten, onder bepaalde voorwaarden, verplicht te stellen tussen de Verdragsluitende Staten.

Deze meertalige uittreksels vereisen geen vertaling of legalisatie meer tussen de overeenkomstsluitende landen.

Waar Overeenkomst nr. 16 enkel voorzag in meertalige formulieren voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand inzake geboorte, huwelijk en overlijden, voorziet Overeenkomst nr. 34 ook formulieren voor andere wijzigingen in de burgerlijke staat (bv. voor de erkenning van een kind) alsook voor attesten waaruit een geregistreerd partnerschap blijkt (artikel 1).

De modellen van de uittreksels van de akten van de burgerlijke stand en van de attesten werden ook aangepast aan de evolutie in het familierecht (voornamelijk m.b.t. koppels van hetzelfde geslacht, bv. wat huwelijk en afstamming betreft), en aangevuld met de voor de Staten nuttige en onmisbare vermeldingen.

Overeenkomst nr. 34 integreert daarnaast ook de codes van Overeenkomst nr. 25 betreffende de codering van de vermeldingen die voorkomen in de documenten van de burgerlijke stand. Hierbij wordt opgemerkt dat België Overeenkomst nr. 25 niet getekend noch geratificeerd heeft tot op heden, maar de codes kunnen wel hun nut hebben voor het begrijpen van de meertalige formulieren. 2. Verder gebruik van de meertalige formulieren van de Overeenkomsten nr.1 en nr. 16 Vanaf haar inwerkingtreding vervangt Overeenkomst nr. 34 de Overeenkomst nr. 16 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, ondertekend te Wenen op 8 september 1976 en door België bekrachtigd in 1997 ( Wet van 3 april 1997Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/04/1997 pub. 05/03/1998 numac 1997015211 bron ministerie van buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet houdende instemming met de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976, en het Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989 sluiten houdende instemming met de Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976, en het Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989, B.S., 5 maart 1998, blz. 5941), die voorziet in het gebruik van gelijkaardige meertalige formulieren voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand inzake geboorte, huwelijk en overlijden.

Overeenkomst nr. 16 zal aldus ophouden van toepassing te zijn tussen de Staten ten aanzien van dewelke deze Overeenkomst nr. 34 in werking is getreden (artikel 17 van de Overeenkomst), maar blijft van kracht tussen de Staten die erbij partij zijn zolang één van hen enkel door Overeenkomst nr. 16 gebonden blijft. De twee Staten moeten m.a.w. de nieuwe Overeenkomst nr. 34 hebben bekrachtigd, zo niet blijft de Overeenkomst nr. 16 van toepassing.

Ter herinnering: Op 17 oktober 2015 is de Overeenkomst nr. 16 in werking getreden ten aanzien van de volgende Staten: Duitsland, Oostenrijk, België, Spanje, Frankrijk, Italië, Luxemburg, Nederland, Portugal, Zwitserland, Turkije, Slovenië, Kroatië, Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Bosnië-Hercegovina, Servië, Polen, Montenegro, Moldavië, Litouwen, Estland, Roemenië, Bulgarije en Kaapverdië.

Artikel 17 van de Overeenkomst nr. 34 sluit in de toekomst elke nieuwe bekrachtiging van Overeenkomst nr. 16 of enige nieuwe toetreding ertoe uit. Dit artikel weerspiegelt het doel van de opstellers van deze Overeenkomst om de Overeenkomst nr. 16 geleidelijk aan te vervangen door Overeenkomst nr. 34.

Gezien beide Overeenkomsten gelijktijdig van toepassing zullen zijn, is het aangewezen dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zich flexibel opstelt bij het afleveren van de meertalige formulieren.

Om te voorkomen dat een meertalig uittreksel in het buitenland niet wordt aanvaard, gaat de ambtenaar van de burgerlijke stand best na wat de bestemming is van het meertalig formulier.

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan dan verifiëren of ten aanzien van het land waar het document zal worden voorgelegd de Overeenkomst nr. 34 reeds in werking is getreden, via volgende link: http://www.ciec1.org Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand het land van bestemming van het meertalig formulier kent, of de aanvrager uitdrukkelijk aangeeft krachtens welke Overeenkomst hij het meertalig formulier wenst, kan hij het juiste meertalige formulier afleveren.

Indien hij het land van bestemming niet kent, vb. omdat de aanvrager de bestemming niet meedeelt, mag de ambtenaar van de burgerlijke stand het meertalig formulier van Overeenkomst nr. 34 afleveren. In dat geval wijst hij de aanvrager erop dat, hoewel de meeste landen het meertalig formulier krachtens Overeenkomst nr. 34 zullen aanvaarden, de buitenlandse autoriteit het formulier kan weigeren.

De ambtenaren van de burgerlijke stand kunnen, vb. via de verwijzing naar de hierboven vermelde link op de website van de gemeente, de nodige informatie verstrekken zodat de betrokkene vooraf zelf kan nagaan welk formulier hij nodig heeft voor zijn land van bestemming.

Op datum van ondertekening van deze omzendbrief zijn er naast België nog 4 Staten die de Overeenkomst hebben ondertekend, namelijk Spanje, Zwitserland, Frankrijk en Duitsland. De Overeenkomst is echter nog door geen enkele andere lidstaat bekrachtigd.

Ook Overeenkomst nr. 1 van 27 september 1956 betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand bestemd voor het buitenland voorziet in het gebruik van gelijkaardige meertalige formulieren. Aangezien alle landen die deze Overeenkomst hebben bekrachtigd op dit ogenblik ook de Overeenkomst nr. 16 van 8 september 1976 hebben bekrachtigd (zoals reeds het geval was bij de inwerkingtreding van Overeenkomst nr. 16) zal Overeenkomst nr. 1 niet meer van toepassing zijn. 3. Modelformulieren - Taalgebruik Bijlage 3 van Overeenkomst nr.34 verduidelijkt de toepasselijke regels voor de ICBS-modellen.

De punten 6, 8 en 13 regelen het taalgebruik op de meertalige modelformulieren. Voor de Belgische formulieren is er voorzien in drie modellen, in bijlage bij de wet van 30 maart 2007 houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, met name als volgt: - voor de akten opgemaakt in het Nederlands: recto: in het Nederlands gevolgd door het Frans; verso in het Engels en het Duits; - voor de akten opgemaakt in het Frans: recto in het Frans gevolgd door het Nederlands; verso in het Engels en het Duits; - voor de akten opgemaakt in het Duits: recto in het Duits gevolgd door Frans; verso in het Nederlands en het Engels.

Deze Overeenkomst heeft geen invloed op het taalgebruik van de ambtenaar van de burgerlijke stand, omdat hij voor het overige gebruik moet maken van de hem wettelijk opgelegde landstaal. 4. Afgifte van de meertalige formulieren De afgifte van deze meertalige formulieren is verplicht wanneer een belanghebbende partij of een bevoegde autoriteit daarom verzoekt (artikel 2 Overeenkomst).Dit is een voordeel voor iedereen die belang heeft bij de internationale uitwisseling van deze documenten.

Bovendien worden deze formulieren, wanneer ze in een van de overeenkomstsluitende Staten worden voorgelegd, vrijgesteld van legalisatie of een vergelijkbare formaliteit.

De Overeenkomst maakt de verplichte afgifte van deze uittreksels echter niet afhankelijk van het feit dat ze bestemd zijn voor het buitenland. In de praktijk zal men meestal verzoeken om een meertalig formulier wanneer een uittreksel of attest van een akte van de burgerlijke stand in het buitenland moet worden overgelegd, maar niets belet dat het uittreksel of het attest om andere redenen wordt gevraagd. Op de uittreksels moet de bestemming immers niet worden vermeld. Het zal trouwens meestal onmogelijk zijn op voorhand te weten waarvoor de betrokkenen de documenten zullen gebruiken. De betrokkenen kunnen de documenten dus ook in een louter nationaal verband gebruiken. Dit standpunt werd in het kader van Overeenkomst nr. 16 reeds aanvaard.

Merk op dat artikel 7 bepaalt dat de Overeenkomst geen beletsel vormt voor het verkrijgen van letterlijke afschriften van akten of voor de afgifte van andere documenten van de burgerlijke stand, zoals bv. volgens het interne recht opgemaakte documenten. De modelformulieren zijn immers slechts uittreksels van akten van de burgerlijke stand, en geen letterlijke afschriften. Ze kunnen dus niet gebruikt worden wanneer een afschrift moet worden voorgelegd.

Artikel 2, tweede lid, van de Overeenkomst bepaalt dat de uittreksels slechts mogen afgeleverd worden aan personen of autoriteiten die bevoegd zijn om letterlijke afschriften te verkrijgen volgens het nationale recht van de staat van afgifte. In België kunnen enkel de in artikel 45, § 1, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek vermelde personen een eensluidend afschrift of een uittreksel bekomen van een akte van de burgerlijke stand van minder dan honderd jaar oud met vermelding van de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft.

Artikel 3 voorziet dat de uittreksels en attesten die worden opgemaakt de staat van de persoon op het tijdstip van de afgifte van het document weergeven, en dus met de eventuele wijzigingen die zich hebben voorgedaan sinds de opmaak van de oorspronkelijke akte. De verduidelijkingen betreffende de opmaak van de uittreksels zijn echter (in tegenstelling tot in Overeenkomst nr. 16) opgenomen in de bijlagen en niet in de Overeenkomst zelf, zodat deze makkelijker gewijzigd kunnen worden. Het gaat om de lijst van onveranderlijke vermeldingen die voorkomen in de modellen, alsook de lijst van de numerieke codes die eraan zijn toegewezen en de regels voor de opmaak ervan.

In tegenstelling tot Overeenkomst nr. 16 zullen de Staten de modellen niet langer kunnen aanvullen met vakjes en symbolen, om tot een grotere harmonisatie te komen. De modellen werden echter wel aangevuld met verschillende vermeldingen, om aan de wensen van iedere lidstaat te voldoen.

Andere bijkomende vermeldingen kunnen in de modellen met nrs. 1, 3 en 4 eventueel nog worden opgenomen in het vakje `Andere vermeldingen'.

Deze `Andere vermeldingen' zijn echter beperkt tot de symbolen die op elk model zijn vermeld.

Deze symbolen zijn ook terug te vinden in bijlage 3 (Regels die van toepassing zijn op de ICBS-modellen), punt 11, bij de Overeenkomst.

Na de symbolen volgen, voor zover nodig, de datum en de plaats van de gebeurtenis, alsmede de naam en voornamen van de echtgeno(o)t(e) of partner.

Hierbij wordt opgemerkt dat de adellijke titel vermeld moet worden in de vakjes `Ander(e) onderde(e)l(en) van de naam', gevolgd door het symbool "Nob".

Artikel 5 voorziet, net als Overeenkomst nr. 16, dat de uittreksels en attesten afgegeven op grond van deze Overeenkomst dezelfde bewijskracht hebben als de uittreksels uit akten van de burgerlijke stand en de attesten afgegeven volgens het interne recht van de Staat van afgifte. Deze vereisen evenmin een legalisatie of vergelijkbare formaliteit zoals de apostille.

De meertalige formulieren kunnen echter wel het voorwerp uitmaken van een controle, zowel wat de authenticiteit van de akte als de inhoud betreft. Het gebruik van de controleprocedure is evenwel beperkt tot het geval waarin er ernstige twijfel bestaat. De verzoeken om controle worden rechtstreeks aan de autoriteit van afgifte gericht, zonder tussenkomst van een tussenautoriteit.

De Overeenkomst bepaalt de geldigheidsduur van de op grond van de Overeenkomst afgegeven documenten niet, daar de standpunten en de regels van de Staten hieromtrent kunnen variëren. De uittreksels tonen in beginsel steeds de rechtsgeldigheid aan van de erin vermelde feiten, onder voorbehoud van de latere randmeldingen die hierop een invloed zouden kunnen hebben. De autoriteiten kunnen echter steeds om een recenter afgegeven document verzoeken, afhankelijk van het doel waarvoor het wordt gevraagd.

Net als Overeenkomst nr. 16 bepaalt deze Overeenkomst (art. 6) dat een overeenkomstsluitende Staat op de op basis van deze Overeenkomst afgeleverde uittreksels of attesten geen hogere bijdragen mag heffen dan deze op uittreksels of attesten afgeleverd volgens het interne recht van de staat van afgifte.

De kosteloze afgifte wordt aanbevolen, maar kan niet worden verplicht.

In België worden er mogelijks gemeenteretributies voorzien om uittreksels uit akten van de burgerlijke stand te verkrijgen.

Het artikel wijzigt in geen geval de bepalingen van de internationale overeenkomsten inzake kosteloze afgifte ter zake.

Artikel 4 van deze Overeenkomst verplicht iedere overeenkomstsluitende Staat om verschillende vertalingen alsook een lijst van symbolen neer te leggen en te laten goedkeuren door het Bureau van de ICBS voordat een Staat de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding kan neerleggen of een verklaring inzake voorlopige toepassing kan afleggen.

Wat België betreft werden deze vertalingen unaniem aangenomen door het Bureau tijdens de vergadering die op 9 maart 2014 plaatsvond in Straatsburg.

Wat de vertalingen betreft, gaat het enerzijds om de vertaling van de onveranderlijke vermeldingen die moeten voorkomen op de uittreksels en attesten (voorzien in bijlage 2 van de Overeenkomst) en anderzijds om de vertaling van de toepasselijke regels op de ICBS-modellen (voorzien in bijlage 3 van de Overeenkomst).

Deze vertalingen zijn voornamelijk van belang voor de Staten - waaronder België - die geen deel uitmaken van de Overeenkomst nr. 25 van 6 september 1995 betreffende de codering van de vermeldingen die voorkomen in de documenten van de burgerlijke stand.

Wat de symbolen betreft, gaat het om de lijst van de symbolen die gebruikt worden voor de latere randmeldingen (die kunnen voorkomen in het vak `andere vermeldingen').

Het neerleggen van de lijst met de symbolen heeft tot doel misverstanden te vermijden die voortkomen uit het feit dat andere Staten niet weten welke akten er via randmeldingen worden bijgewerkt en welke de mogelijke randmeldingen zijn. De Secretaris-Generaal van de ICBS zal deze gegevens opnemen in de tabel in bijlage 4 bij de Overeenkomst.

Zo wordt in sommige landen, bv. Frankrijk of Italië, elke latere wijziging die betrekking heeft op de staat van een persoon gemeld op de kant van de betrokken akte (nl. de echtscheiding op de huwelijksakte), maar ook op de kant van de geboorteakte van de betrokkene. In andere landen is dat niet het geval. In Nederland wordt het latere huwelijk van de betrokkene bijvoorbeeld ingeschreven in het bevolkingsregister, maar maakt het niet het onderwerp uit van een kantmelding op zijn geboorteakte.

De tabel in bijlage 4 bij de Overeenkomst laat toe om te weten welke latere randmeldingen de overeenkomstsluitende Staten in hun verschillende akten kunnen opnemen, zodat de buitenlandse autoriteit waaraan het document wordt voorgelegd de symbolen die worden vermeld in de vakjes "Andere vermeldingen" van de modellen 1, 3 en 4 van bijlage 1 bij de Overeenkomst zo goed mogelijk zou kunnen interpreteren, en geen verkeerde conclusie zou trekken ingeval één van de symbolen die deze autoriteit volgens haar eigen recht zou moeten hebben ingeschreven, ontbreekt.

De mogelijks te vermelden symbolen zijn deze die zijn opgenomen in punt 11 van bijlage 3 bij deze Overeenkomst.

Om bruikbaar te zijn moet de bijlage uiteraard worden bijgewerkt telkens als een Staat een wijziging aanbrengt aan de lijst van zijn randmeldingen.

De voorafgaande neerlegging van zowel de vertalingen als de lijst met symbolen moet de toepassing van de Overeenkomst vanaf de inwerkingtreding ervan (of vanaf het van kracht zijn van de verklaring van voorlopige toepassing) waarborgen.

De Minister van Justitie, K. GEENS