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7 JUIN 2017. - Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014

A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel;

A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume;

La loi du 30 mars 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/2017 pub. 24/11/2017 numac 2017013149 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 fermer portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014, a été publiée au Moniteur belge du 24 novembre 2017.

Toutefois, cette Convention n'entre pas en vigueur immédiatement pour la Belgique. A la date de la signature de la présente circulaire, il n'y a pas d'autres Etats membres qui ont ratifié, accepté ou approuvé la Convention, et la Convention ne peut entrer en vigueur qu'après la ratification, l'acceptation ou l'approbation (ci-après : la ratification) par deux Etats-membres de la Commission Internationale de l'Etat Civil (CIEC) (art. 12).

La Convention entrera en vigueur à l'égard de la Belgique (le premier jour du quatrième mois) après qu'un deuxième Etat-membre de la CIEC aura déposé son instrument de ratification.

Toutefois, la Convention pourra être aussi appliquée par un Etat-membre si celui-ci fait une déclaration d'application provisoire (comme le prévoit l'article 13 de la Convention).

La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de cette Convention aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent l'appliquer dans le cadre de leur fonction. 1. Objectif et portée de la Convention n° 34 La Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil a été conclue dans le cadre de la Commission Internationale de l'Etat Civil (CIEC).Elle a été adoptée à Berne le 26 septembre 2013 par l'assemblée générale de la CIEC, signée par la Belgique à Strasbourg le 14 mars 2014 et ratifiée le 30 mars 2017. Elle entrera en vigueur le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt de l'instrument de ratification par une deuxième Etat-membre de la CIEC. Jusqu'à présent, aucun autre état-membre n'a ratifié la Convention.

Cette Convention remplace la Convention n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 et ratifiée par la Belgique en 1997 ( loi du 3 avril 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/04/1997 pub. 05/03/1998 numac 1997015211 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989 fermer, M.B. du 5 mars 1998, p. 5941). La Convention n° 16 reste toutefois en vigueur entre les Etats qui y sont partie tant que la nouvelle Convention n° 34 n'a pas été approuvée par les deux Etats (cf. art. 17 de la Convention n° 34).

Aussi longtemps que la Convention n° 16 reste d'application entre deux Etats, la circulaire explicative du 25 mai 1998 relative à l'entrée en vigueur et à l'application de la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faites à Patras le 6 septembre 1989 (M.B., 12 juin 1998, p. 19393), le reste également.

La présente circulaire sera également applicable dès que deux Etats membres seront liés par la Convention n° 34.

A l'instar de la Convention n° 16, cette Convention a pour but d'obliger, sous certaines conditions, les Etats contractants à utiliser des formulaires plurilingues uniformes pour les extraits d'actes de l'état civil et pour certains certificats. Ces extraits plurilingues ne doivent plus être traduits ou légalisés dans les Etats contractants.

Alors que la Convention n° 16 ne prévoyait que des formulaires plurilingues pour des extraits d'actes de l'état civil relatifs à la naissance, au mariage et au décès, la Convention n° 34 crée aussi des formulaires pour d'autres modifications de l'état civil (p. ex. pour la reconnaissance d'un enfant) ainsi que pour des certificats attestant l'enregistrement d'un partenariat (article 1er).

Les modèles des extraits d'actes de l'état civil et les modèles des certificats ont également été adaptés à l'évolution du droit de la famille (principalement en ce qui concerne les couples de même sexe, lorsqu'il est question, par exemple, de mariage et de filiation) et ont été complétés par une série d'énonciations utiles et indispensables aux Etats.

En outre, la Convention n° 34 intègre les codes de la Convention n° 25 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil. Il faut signaler que le Belgique n'a jusqu'à présent pas signé, ni ratifié, la Convention n° 25, mais les codes n'en restent pas moins utiles à la compréhension des formulaires plurilingues. 2. Poursuite de l'utilisation des formulaires plurilingues des Conventions n° 1 et 16 Dès son entrée en vigueur, la Convention n° 34 remplacera la Convention n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 et ratifiée par la Belgique en 1997 ( Loi du 3 avril 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/04/1997 pub. 05/03/1998 numac 1997015211 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989 fermer portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole additionnel à la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4 septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989, Moniteur belge , 5 mars 1998, p.5941), qui prévoit l'utilisation de formulaires plurilingues similaires pour les extraits d'actes de l'état civil en matière de naissance, de mariage et de décès.

Ainsi, la Convention n° 16 cessera de s'appliquer entre les Etats contractants à l'égard desquels la Convention n° 34 est entrée en vigueur (article 17 de la Convention), mais reste en vigueur entre les Etats qui y sont parties tant que l'un d'eux demeure lié uniquement par ladite Convention n° 16. Autrement dit, les deux Etats doivent avoir ratifié la nouvelle Convention n° 34, faute de quoi la Convention n° 16 reste d'application.

Pour rappel : Au 17 octobre 2015, la Convention n° 16 est entrée en vigueur à l'égard des Etats suivants : l'Allemagne, l'Autriche, la Belgique, l'Espagne, la France, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, la Turquie, la Slovénie, la Croatie, l'Ancienne République Yougoslave de Macédoine, la Bosnie-Herzégovine, la Serbie, la Pologne, le Monténégro, la Moldavie, la Lituanie, l'Estonie, la Roumanie, la Bulgarie et les îles du Cap-Vert.

L'article 17 de la Convention n° 34 exclut pour l'avenir toute nouvelle ratification de la Convention n° 16 ou toute nouvelle adhésion à celle-ci. Cet article reflète ainsi l'intention des auteurs de remplacer progressivement la Convention n° 16 par la Convention nr. 34.

Vu que les deux Conventions seront d'application en même temps, il paraît indiqué que l'officier de l'état civil fasse preuve de flexibilité lorsqu'il délivre des formulaires plurilingues.

Pour éviter le risque qu'un extrait plurilingue ne soit pas accepté à l'étranger, il vaut mieux que l'officier de l'état civil vérifie la destination du formulaire plurilingue.

L'officier de l'état civil peut alors s'assurer que la Convention n° 34 est déjà entrée en vigueur à l'égard du pays où le document sera présenté, via le lien suivant : http://www.ciec1.org Si l'officier de l'état civil connait le pays de destination du formulaire plurilingue, ou si le requérant a clairement identifié la Convention sur la base de laquelle il souhaite obtenir un formulaire plurilingue, il peut délivrer le formulaire plurilingue adéquat.

S'il ne connait pas le pays de destination, p.e. parce que le requérant ne l'a pas mentionné, l'officier de l'état civil peut délivrer le formulaire de la Convention n° 34. Dans ce cas, il fera savoir au requérant que la plupart des pays accepteront le formulaire plurilingue sur base de la convention n° 34, mais que l'autorité étrangère pourra toujours le refuser.

Les officiers de l'état civil peuvent alors fournir les informations nécessaires - p.e. via un renvoi au lien susmentionné sur le site web de la commune - afin que la personne concernée puisse préalablement identifier le formulaire dont il a besoin pour son pays de destination.

A la date de la signature de la présente circulaire, on compte, outre la Belgique, encore 4 Etats qui ont signé la Convention, à savoir l'Espagne, la Suisse, la France et l'Allemagne. Par contre, aucun autre Etat membre n'a encore ratifié la Convention.

La Convention n° 1 du 27 septembre 1956 relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger prévoit aussi l'utilisation de formulaires plurilingues similaires. Vu que tous les pays ayant ratifié cette Convention ont actuellement aussi ratifié la Convention n° 16 du 8 septembre 1976 (comme c'était déjà le cas lors de l'entrée en vigueur de la Convention n° 16), ladite Convention n° 1 cessera de produire ses effets. 3. Formulaires type - emploi des langues L'annexe 3 à la Convention n° 34 clarifie les règles applicables aux modèles de la CIEC. Les points 6, 8 et 13 règlent l'emploi des langues sur les formulaires types plurilingues. Il existe trois modèles de formulaires en Belgique, annexés à la loi du 30 mars 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/03/2017 pub. 24/11/2017 numac 2017013149 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014 fermer portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, à savoir : - pour les actes rédigés en néerlandais: recto en néerlandais, suivi du français; verso en anglais et en allemand; - pour les actes rédigés en français: recto en français, suivi du néerlandais; verso en anglais et en allemand; - pour les actes rédigés en allemand: recto en allemand, suivi du français; verso en néerlandais et en anglais.

Cette Convention n'a pas d'incidence sur l'emploi des langues par l'officier de l'état civil, du fait que pour le surplus, il doit continuer à utiliser la langue nationale qui lui est imposée par la loi. 4. Délivrance des formulaires plurilingues La délivrance de ces formulaires plurilingues s'impose quand une personne intéressée ou une autorité compétente en fait la demande (article 2 de la Convention).Il s'agit là d'un avantage pour toute personne que l'échange international de ces documents intéresse. De plus, ces formulaires sont dispensés de légalisation ou d'une formalité équivalente lorsqu'ils sont présentés dans l'un des Etats contractants.

Toutefois, la Convention ne subordonne pas la délivrance obligatoire de ces extraits au seul motif qu'ils sont destinés à l'étranger. En pratique, certes, on demande un formulaire plurilingue lorsqu'on doit présenter un extrait ou certificat d'un acte de l'état civil à l'étranger, mais rien ne s'oppose à ce qu'on demande un extrait ou un certificat pour d'autres motifs. En effet, la destination ne doit pas être mentionnée sur les extraits. D'ailleurs, dans la plupart des cas, il ne sera pas possible de savoir à l'avance l'usage que les personnes intéressées feront de ces documents. Les intéressés peuvent donc aussi utiliser les documents dans un contexte purement national. Cette position a déjà été défendue dans le cadre de l'application de la Convention n° 16.

Il convient de souligner que l'article 7 prévoit que la Convention ne fait obstacle ni à l'obtention de copies littérales d'actes ni à la délivrance d'autres documents d'état civil, par exemple, des documents établis selon le droit national. Les formulaires types ne sont en effet que des extraits d'actes de l'état civil, et non des copies littérales. Ils ne peuvent donc pas être utilisés lorsqu'une copie doit être présentée.

L'article 2, alinéa 2, de la Convention dispose que les extraits ne peuvent être délivrés qu'aux personnes ou aux autorités compétentes qui ont qualité pour obtenir des copies littérales conformément aux règles de droit interne de l'Etat de délivrance. En Belgique, seules les personnes mentionnées à l'article 45, § 1er, alinéa 2, du Code civil peuvent obtenir une copie conforme ou un extrait d'un acte de l'état civil datant de moins de cent ans, mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne.

L'article 3 prévoit que les extraits et les certificats qui sont établis indiquent l'état de la personne au moment de la délivrance du document, en ce compris les modifications éventuelles survenues depuis l'établissement de l'acte d'origine. Contrairement à la Convention n° 16, les précisions sur l'établissement des extraits figurent dans les annexes et non pas dans la Convention même, et ce, de manière à être modifiées plus facilement. Il s'agit de la liste des énonciations invariables qui figurent sur les modèles, ainsi que de la liste des codes numériques qui leur sont affectés et des règles en vue de leur établissement.

Contrairement à la Convention n° 16, les Etats n'auront plus la possibilité de compléter les modèles par des cases et des symboles et ce, afin de parvenir à un degré plus élevé d'harmonisation. Les modèles ont dès lors été complétés par différentes énonciations, afin de répondre aux besoins de chaque Etat-membre.

Eventuellement, les modèles portant les numéros 1, 2 et 3 peuvent être complétés par des énonciations supplémentaires dans la case « Autres énonciations ». Ces « Autres énonciations » sont toutefois limitées aux symboles qui figurent sur chaque modèle.

Ces symboles figurent également à l'annexe 3 (Règles applicables aux modèles de la CIEC), point 11, de la Convention.

Les symboles sont, s'il y a lieu, suivis de la date et du lieu de l'événement ainsi que des nom et des prénoms du conjoint ou du partenaire.

A cet égard, on peut relever que le titre de noblesse doit être mentionné dans les cases « Autre(s) partie(s) du nom », suivi du symbole « Nob ».

L'article 5 prévoit, à l'instar de la Convention n° 16, que les extraits et certificats délivrés en application de cette Convention ont la même force probante que les extraits d'actes d'état civil et certificats délivrés conformément au droit interne de l'Etat de délivrance. Ceux-ci ne requièrent pas davantage de légalisation ou de formalité équivalente comme l'apostille.

Les formulaires plurilingues peuvent toutefois être l'occasion de contrôles, tant en ce qui concerne l'authenticité de l'acte que son contenu. Le recours à la procédure de vérification est toutefois limité au cas où il existe un doute sérieux. Les demandes de vérification sont adressées directement à l'autorité de délivrance, sans passer par une autorité intermédiaire.

La Convention ne fixe pas la durée de validité des documents délivrés en application de la Convention, étant donné que les points de vue et les règles en la matière peuvent diverger d'un Etat à l'autre. En principe, les extraits font toujours foi des faits qu'ils attestent, sous réserve des mentions marginales ultérieures qui pourraient éventuellement en influencer le contenu. Toutefois, il est toujours loisible aux autorités de demander un document plus récent en fonction du but pour lequel il est requis.

Tout comme la Convention n° 16, la présente Convention (art. 6) prévoit qu'un Etat contractant ne peut pas percevoir de redevances plus élevées sur les extraits ou certificats délivrés en application de cette Convention, que celles perçues pour les extraits ou certificats délivrés conformément au droit interne de l'Etat de délivrance.

La délivrance gratuite est recommandée, mais ne peut pas être rendue obligatoire. En Belgique, il est possible que des redevances communales soient prévues pour l'obtention d'extraits d'actes de l'état civil.

L'article ne modifie en rien les dispositions des accords internationaux relatifs à la délivrance gratuite en la matière.

L'article 4 de cette Convention oblige chaque Etat contractant à déposer différentes traductions ainsi qu'une liste de symboles et à les faire adopter par le Bureau de la CIEC avant qu'un Etat puisse déposer l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion, ou puisse faire une déclaration d'application provisoire.

En ce qui concerne la Belgique, ces traductions ont été adoptées à l'unanimité par le Bureau lors de sa réunion qui s'est tenue à Strasbourg le 9 mars 2017.

En ce qui concerne les traductions, on vise, d'une part, la traduction des énonciations invariables qui doivent figurer sur les extraits et sur les certificats (prévues par l'annexe 2 de la Convention) et, d'autre part, la traduction des règles applicables aux modèles CIEC (prévues par l'annexe 3).

Ces traductions sont surtout importantes pour les Etats - dont la Belgique - qui ne sont pas partie à la Convention n° 25 du 6 septembre 1995 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil.

Par symboles, il y a lieu d'entendre la liste des symboles qui sont utilisés pour les mentions ultérieures (qui peuvent figurer dans la case « Autres énonciations »).

Le dépôt de la liste des symboles a pour but d'éviter les malentendus nés du fait que d'autres Etats ignorent l'existence de certaines mises à jour d'actes en raison de l'ajout de mentions ultérieures et ignorent la nature des mentions ultérieures. Le Secrétaire Général de la CIEC reprend ces informations dans le tableau qui figure à l'annexe 4.

Ainsi, dans certains pays, comme la France ou l'Italie par exemple, tout changement ultérieur affectant l'état d'une personne fait l'objet non seulement d'une mention marginale sur l'acte concerné (notamment, le divorce sur l'acte de mariage), mais aussi d'une mention marginale sur l'acte de naissance de l'intéressé. Dans d'autres pays, ce n'est pas le cas. Par exemple, aux Pays-Bas, le mariage ultérieur de l'intéressé est inscrit dans le registre de population, mais ne fait pas l'objet d'une mention marginale sur son acte de naissance.

Le tableau dans l'annexe 4 de la Convention permet de connaître les mentions ultérieures que les Etats contractants peuvent inscrire dans leurs différents actes, de sorte que l'autorité étrangère à qui le document est présenté soit en mesure d'interpréter les symboles qui sont mentionnés dans les cases « Autres énonciations » des modèles 1, 3 et 4 de l'annexe 1 de la Convention le mieux possible, et ne tire pas de conclusion erronée de l'absence de l'un des symboles que cette autorité aurait été amenée à inscrire selon son propre droit.

Les symboles qui peuvent être mentionnés sont ceux qui figurent au point 11 de l'annexe 3 de cette Convention.

Pour pouvoir être utilisée, l'annexe doit évidemment être actualisée chaque fois qu'un Etat apporte une modification à la liste de ses mentions ultérieures.

Le dépôt préalable des traductions et de la liste des symboles doit garantir l'application de la Convention dès son entrée en vigueur (ou dès la prise d'effet de la déclaration d'application provisoire).

Le Ministre de la Justice, K. GEENS