FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

2 JUNI 2005. - Omzendbrief. - Openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, van stichtingen van openbaar nut, van internationale verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen

De heer A. Van Oudenhove Voorzitter van het College van Procureurs-generaal E. Allardstraat 42 1000 Brussel Mijnheer de Voorzitter, De wet van 2 mei 2002 (Belgisch Staatsblad van 11 december 2002) betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen die de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk wijzigt, heeft het stelsel van openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, van stichtingen van openbaar nut en van internationale verenigingen zonder winstoogmerk grondig gewijzigd en een nieuwe rechtsvorm ingevoerd, « de private stichting ».

De artikelen 26novies en 31 van de wet van 27 juni 1921 bepalen dat akten en stukken van v.z.w.'s en private stichtingen moeten worden neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel van de plaats waar de zetel van de vereniging of stichting is gevestigd. Zij is eveneens bevoegd voor de neerlegging van akten en stukken van stichtingen van openbaar nut en van internationale verenigingen zonder winstoogmerk (cf. artikelen 31, § 1, en 51, § 1, van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij de artikelen 279 en 285 van de programmawet van 27 december 2004 (Belgisch Staatsblad van 31 december 2004)).

Om de uitvoering te vergemakkelijken van die hervormingen, die in de praktijk enkele moeilijkheden met zich lijken te brengen, is het volgens mij noodzakelijk de nieuwe procedure te verduidelijken.

Daarom breng ik u op de hoogte van de wezenlijke beginselen die aan die formaliteiten ten grondslag liggen. 1. Aard van de controle uitgeoefend door de griffies Overeenkomstig het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van v.z.w.'s, van stichtingen van openbaar nut, van internationale verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen berust de controle uitgeoefend door de griffies van de rechtbanken van koophandel op vier principes : - nagaan of het neergelegde stuk moet worden neergelegd krachtens de wet; - nagaan of de juiste formulieren daadwerkelijk gebruikt en correct ingevuld werden; - nagaan of de betalingswijze daadwerkelijk in acht genomen werd; - nagaan of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen correct opgegeven werden.

Het betreft een louter formele controle. Noch de wet van 27 juni 1921, noch het voornoemde koninklijk besluit van 26 juni 2003 belasten de griffie met de opdracht de grond van de akten te controleren. Ik denk inzonderheid aan de inhoud van de akten waarvan de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad voorgeschreven is en die voorkomt op luik B van formulier I. De griffie moet de wettigheid van statutaire clausules of van de inhoud van uittreksels uit notulen van algemene vergaderingen of van raden van bestuur niet nagaan. Zij kan de aandacht van de vereniging of van de stichting vestigen op eventuele onjuistheden, maar kan de neerlegging niet weigeren wanneer alle formele voorwaarden nageleefd werden.

Enkel de steller is verantwoordelijk voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten die haar voorgelegd worden te onderzoeken. 2. Stukken die neergelegd en bekendgemaakt moeten worden De artikelen 26novies, 31 en 51 van de wet van 27 juni voorzien enerzijds in de neerlegging van akten en stukken en anderzijds in de bekendmaking van enkele ervan in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Wanneer een akte of stuk enkel moet worden neergelegd, is het belangrijk te onderstrepen dat in tegenstelling tot het stelsel voor de handelsvennootschappen, noch de wet van 27 juni 1921 noch het koninklijk besluit van 26 juni 2003 voorzien in een bekendmaking van de vermelding van de neerlegging van de akte of het stuk.

Neerlegging Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Bekendmaking Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld _______ Nota's (1) Een stichting heeft geen leden.Zij bestaat uitsluitend uit een raad van bestuur en in voorkomend geval uit personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen of uit vertegenwoordigers. (2) Indien de vereniging of de private stichting nieuwe statuten heeft goedgekeurd, zal de gecoördineerde versie overeenstemmen met die nieuwe statuten en dus geen tweemaal neergelegd worden.(3) Idem.(4) Idem.(5) Idem. 3. Bepalingen voor de neerlegging en de bekendmaking 3.1. Neerlegging Elk neergelegd papieren stuk moet aan de volgende voorwaarden beantwoorden : 1° op wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit zijn opgesteld;2° 297 millimeter lang en 210 millimeter breed zijn (formaat A4);3° alleen op de voorzijde beschreven zijn (6);4° per neergelegd stuk slechts een zelfde taal gebruiken;5° getypt, gedrukt of gefotokopieerd zijn, uitsluitend in zwarte letters met een scherp contrast tussen tekst en papier en duidelijk leesbaar zijn;6° naargelang het geval ondertekend zijn door de notaris die de akte opmaakt of door personen die bevoegd zijn om de vereniging of stichting tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars moeten worden vermeld (7);7° bovenaan elk blad een horizontale strook van ten minste twintig millimeter open laten. Bovenaan elk neergelegd stuk worden vermeld : 1° de naam van de vereniging of stichting zoals die in de statuten voorkomt;2° de rechtsvorm (8);3° de nauwkeurige aanwijzing van de zetel (postcode, gemeente, straat, nummer, eventueel busnummer);4° het ondernemingsnummer (9);5° het precieze onderwerp van de bekendmaking, wanneer het stuk moet worden bekendgemaakt. Al deze voorschriften beantwoorden aan luik B van formulier I dat als bijlage bij het koninklijk besluit van 26 juni 2003 gaat.

Wanneer bijgevolg een document moet worden neergelegd, stemt dit overeen met de hierboven opgesomde voorschriften, of wordt gebruik gemaakt van een of meer luiken B van formulier I. De griffie bezorgt een ontvangstmelding voor alle neergelegde akten en documenten. 3.2. Bekendmaking Wanneer een neergelegd stuk eveneens moet worden bekendgemaakt, moet het vergezeld gaan van een afschrift ondertekend door de perso(o)n(en) bevoegd om de v.z.w., de stichting van openbaar nut, de i.v.z.w. of de private stichting (organen en/of bijzonder gemachtigde) te vertegenwoordigen.

Overeenkomstig artikel 5 van het koninklijk besluit is het gebruik van formulier I vereist.

Concreet moet dus formulier I neergelegd worden voor de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en een afschrift van de akte voor het dossier dat gehouden wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel.

Het afschrift van de akte dat in het dossier moet worden opgenomen, kan de vorm aannemen van een kopie van luik B van formulier I. Een zelfde bekendmaking kan verschillende onderwerpen bevatten zonder dat verschillende formulieren gebruikt worden en zonder dat bijkomende bekendmakingskosten teweeggebracht worden. Dat zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij een bekendmaking die tegelijk betrekking zou hebben op een wijziging van statuten en van de samenstelling van de raad van bestuur.

Een v.z.w., een stichting van openbaar nut, een i.v.z.w. of een private stichting kan beslissen de volledige statuten, alsook statutaire bepalingen of andere beslissingen dan deze vereist in artikel 26novies, § 2, in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad te laten bekendmaken. 3.3. Formaliteiten bij de Kruispuntbank Bij de neerlegging van bepaalde akten moet de griffie gegevens invoeren in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Bij de oprichting van de v.z.w., de stichting van openbaar nut, de i.v.z.w. of de private stichting zijn die gegevens terug te vinden op formulier I, luik A en C. Wanneer een van de identificatiegegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen gewijzigd wordt, moet gebruik worden gemaakt van formulier II. Dat formulier heeft enkel een luik A en C. Indien de wijziging een bekendmaking vereist, zal gebruik worden gemaakt van formulier I, luik A en B. Luik C van dit formulier wordt enkel gebruikt voor de ondertekening onderaan de bladzijde. _______ Nota's (6) Deze voorwaarde geldt niet voor expedities van authentieke akten, evenmin als voor de vermelding van de naam en handtekening van de ondertekenaars.(7) Deze voorwaarde geldt niet voor de tekst van de vermeldingen. (8) De afkorting « v.z.w. » en « i.v.z.w. » wordt aanvaard. (9) Deze bepaling is niet van toepassing op akten en uittreksels van papieren akten betreffende de oprichting van de vereniging of stichting. 4. Overzichtstabel van het gebruik van de formulieren 4.1. Bestaande v.z.w.'s, stichtingen van openbaar nut, i.v.z.w.'s en private stichtingen.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld _______ Nota's (10) Enkel kosten voor de bekendmaking met een bankoverschrijving of storting, cheque of postwissel op naam van het Belgisch Staatsblad.(11) Krachtens het ministerieel besluit van 30 juni 2003, worden de bedragen telkenmale aangepast op 1 januari van ieder jaar aan de index der consumptieprijzen.Deze bedragen worden ten laatste op 15 december van ieder jaar in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt. De aangegeven bedragen zijn dus van kracht van 1 januari 2005 tot 31 december 2005.

Het is dus noodzakelijk nadien ieder jaar de tarieven van het Staatsblad te raadplegen. 4.2. Nieuwe v.z.w.'s, stichtingen van openbaar nut, i.v.z.w.'s en private stichtingen.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 4.3. Algemene opmerkingen 4.3.1. Ondertekening 1° Ondertekening van het of de formulier(en) - Elk formulier moet worden ondertekend door de perso(o)n(en) gemachtigd om de v.z.w., de stichting van openbaar nut, de i.v.z.w. of de private stichting te verbinden (organen en/of bijzonder gemachtigde). Deze handtekening(en) moet(en) geplaatst worden onderaan luik C van formulier I en/of van formulier II. - Luik B van formulier I moet eveneens ondertekend worden, maar enkel op de achterzijde, zodat de handtekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt en aldus geen frauduleus gebruik ervan kan worden gemaakt. Op de voorzijde van luik B van formulier I zijn enkel de naam en de hoedanigheid van de persoon of de personen vermeld die bevoegd zijn om de v.z.w., de stichting van openbaar nut, de i.v.z.w. of de private stichting ten aanzien van derden te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde), of desgevallend van de instrumenterende notaris.

Indien de handtekening op de voorzijde voorkomt, is dat op risico van de vereniging of stichting. De griffie kan de neerlegging om deze reden niet weigeren maar kan de aandacht vestigen op de gevaren van deze handelwijze. 2° Ondertekening van de documenten neer te leggen in het dossier Deze documenten moeten worden ondertekend door de perso(o)n(en) die bevoegd zijn om de vereniging of stichting te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde).3° Wie mag tekenen? De neergelegde formulieren en documenten moeten ondertekend worden door een of meer personen die gemachtigd zijn om de vereniging of stichting te vertegenwoordigen (organen en/of bijzonder gemachtigde). De statuten van de vereniging of van de stichting bepalen wie haar mag verbinden ten aanzien van derden. De vertegenwoordigingsbevoegdheid kan zowel aan bestuurders als aan derden opgedragen worden. De algemene vergadering of de raad van bestuur kan een of meer personen tevens ermee belasten de formaliteiten voor de bekendmaking te vervullen door gebruik te maken van de daaraan verbonden handtekening.

Hoewel de griffie bevoegd is om de identiteit na te gaan van de persoon die zich aanmeldt, mag de griffie zich niet mengen in de interne organisatie van de vereniging of de stichting inzake de bepaling van de hoedanigheid van en het aantal personen die de stukken en documenten moeten ondertekenen die bekendgemaakt moeten worden. 4.3.2. Exemplaar neer te leggen in het dossier Wanneer de akte ook bestemd is om te worden bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (statuten - benoeming, ontslag - ontbinding), kan hij de vorm aannemen van luik B van formulier I, op de gepaste wijze ondertekend.

Onder akte wordt verstaan : het uittreksel van de notulen van de beslissing die de bekendmaking verplicht maakt.

Voorbeeld : Wanneer het de benoeming betreft van bestuurders van een v.z.w., zal de akte dus het uittreksel zijn van de notulen van de algemene vergadering die tot de benoeming is overgegaan en zal zij, overeenkomstig artikel 9 van de wet van 27 juni 1921, de identiteit van die bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen vermelden.

Bijgevolg mag enkel een exemplaar van de akte die aanleiding geeft tot neerlegging geëist worden. Wanneer de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad eveneens vereist is, moet een exemplaar neergelegd worden van de akte die aanleiding geeft tot die bekendmaking in de vorm van een uittreksel van de notulen van de beslissing of de vorm van een dubbel van luik B van formulier I. Er moet ook een exemplaar van formulier I en desgevallend van formulier II neergelegd worden.

De griffie kan geen kopie eisen van de volledige notulen van de algemene vergadering, maar niets belet de v.z.w. de volledige notulen in plaats van een uittreksel neer te leggen.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld _______ Nota's (12) Enkel kosten voor de bekendmaking met een bankoverschrijving of storting, cheque of postwissel op naam van het Belgisch Staatsblad. Geen registratie van de statuten op een registratiekantoor van FOD Financiën vereist. (13) Dit formulier gaat desgevallend vergezeld van formulier II wanneer gegevens van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen gewijzigd werden. 4.3.3. Nummer van de niet-verblijfhouders Natuurlijke personen Wanneer een bestuurder niet in België verblijft, moet hij het BIS-nummer vermelden. Dit bevindt zich in de rechterbovenhoek van de SIS-kaart van de sociale zekerheid.

Indien de bestuurder geen BIS-nummer heeft, moet in het vakje rijksregisternummer van luik C van formulier I of II de geboortedatum ingevuld worden en moet een kopie van een identiteitsbewijs aan de griffie overhandigd worden.

Bij gebrek aan een BIS-nummer en in geval van ontslag van (een) bestuurder(s), ondertekenen de personen die de vereniging of stichting rechtsgeldig kunnen vertegenwoordigen een verklaring waaruit blijkt dat de ontslagnemende bestuurder(s) geen BIS-nummer hebben of gehad hebben.

De bepalingen voor een bestuurder gelden eveneens voor de algemene vertegenwoordigers en voor de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen.

Rechtspersonen Wanneer een buitenlands rechtspersoon bestuurder is van een vereniging of stichting, moet het ondernemingsnummer vermeld worden op luik C voor : 1° de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die beschikken over een zetel in België of die zich moeten registreren overeenkomstig een verplichting opgelegd door de Belgische wetgeving;2° iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of vereniging die in België : - hetzij een handels- of ambachtsonderneming voert; - hetzij als werkgever onderworpen is aan de sociale zekerheid; - hetzij onderworpen is aan de belasting over de toegevoegde waarde; - hetzij als zelfstandige een intellectueel beroep, een vrij beroep of een dienstverlenend beroep uitoefent; 3° de vestigingseenheden van de personen bedoeld in 1°, 2° en 3°, voor zover de registratie van die vestigingseenheid noodzakelijk is voor de uitvoering van de Belgische wetgeving. Wanneer de punten 1°, 2° en 3° niet van toepassing zijn op de buitenlandse rechtspersoon, moet die het ondernemingsnummer niet vermelden op luik C maar enkel zijn benaming en zijn hoedanigheid (zie infra). 4.3.4. Betalingsmiddelen De betaling van de bekendmakingskosten kan op drie wijzen gebeuren : - met een cheque op naam van het Belgisch Staatsblad ; - met een postwissel; - met een bankoverschrijving of storting.

Wanneer de v.z.w., de stichting van openbaar nut, de i.v.z.w. of private de stichting een bankcheque als betalingsmiddel gebruikt, wordt deze bij het document bestemd voor het Belgisch Staatsblad gevoegd.

Indien de betaling gebeurt met een postwissel, geldt een kopie van het strookje van De Post als bewijs daarvan.

Wanneer de betaling geschiedt met een bankoverschrijving bestaat het bewijs hetzij in een afschrift van het formulier van de overschrijving of de storting op de rekening van het Belgisch Staatsblad waarop de stempel is aangebracht van de financiële instelling die de overschrijving heeft verricht, hetzij in een rekeninguittreksel (of een fotokopie daarvan) of in een ander document (of een fotokopie daarvan) dat bevestigt dat de betaling daadwerkelijk is verricht.

De betaling met een bankoverschrijving moet in geval van een wijzigende akte het ondernemingsnummer vermelden, of in geval van een oprichting de naam en het adres van de zetel.

Het bankrekeningnummer van het Belgisch Staatsblad waarop de som moet worden gestort is : 679-2005502-27 4.3.5. Bestuurders, met het dagelijks bestuur belaste personen, vertegenwoordiger Krachtens 3 en 4° moet in de luiken C van de formulieren I en II de hoedanigheid worden vermeld van de bestuurder, de vertegenwoordiger of de persoon belast met het dagelijks bestuur.

De volgende hoedanigheden kunnen worden vermeld in het kader van een v.z.w., een stichting van openbaar nut, een i.v.z.w. of een private stichting : - bestuurder; - vertegenwoordiger niet-bestuurder (15); - persoon belast met het dagelijks bestuur; - vereffenaar; - wettelijke vertegenwoordiger; - voorlopige bestuurder.

Indien er meer bestuurders, personen belast met het dagelijks bestuur of vertegenwoordigers zijn dan er plaats beschikbaar is op luik C, moeten zoveel luiken C gebruikt worden als nodig zijn om iedereen te vermelden. 4.3.6. Wijziging van zetel Wanneer een v.z.w., een stichting van openbaar nut, een i.v.z.w. of een private stichting het adres van haar zetel in België wijzigt, is het van belang dat de volgende beginselen in acht genomen worden bij het invullen van de formulieren : - Formulier I, luik A : het oude adres vermelden; - Formulier I, luik B : het nieuwe adres vermelden (16); - Formulier II, luik A : het nieuwe adres vermelden.

Ingeval de vereniging of de stichting haar zetel naar een ander gerechtelijk arrondissement overbrengt, moet zij de documenten met betrekking tot deze beslissing neerleggen ter griffie van de oorspronkelijke rechtbank van koophandel, zoals bepaald in artikel 8 van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen. _______ Nota's (15) Onder voorbehoud van de invoeging van deze overeenstemmende code door de Kruispuntbank van Ondernemingen.(16) Het nieuwe adres wordt vermeld in de bekend te maken tekst zelf van luik B.De vermelding « zetel » bovenaan de titel van het onderwerp van de akte, moet het oude adres bevatten. Het zelfde geldt bij naamswijziging. 4.3.7. Verlenging van het mandaat In geval van de verlenging van het mandaat van een bestuurder, een persoon belast met het dagelijks bestuur of een vertegenwoordiger, moet formulier II niet gebruikt worden omdat dit formulier enkel aangewend wordt ingeval een wijziging aangebracht werd in de vroegere situatie.

Formulier I kan worden gebruikt wanneer in de bekendmaking die de identiteit vermeldt van de bestuurders waarvan het mandaat werd verlengd, de duur van hun mandaat is aangegeven.

Indien de namen van de bestuurders van wie het mandaat is verlengd echter in luik C van formulier II werden opgenomen, is er evenwel geen reden om de neerlegging van het formulier te weigeren. 4.3.8. Aantal beslissingen in een bekendmaking Noch de wet van 27 juni 1921, noch het koninklijk besluit van 26 juni 2003 verbieden dat een zelfde bekendmaking diverse beslissingen bevat die op verschillende data genomen werden.

Voorbeeld : Luik B van formulier I kan in de rubriek « onderwerp van de akte » vermelden : « Wijzigingen van statuten en van de raad van bestuur » zelfs ingeval de beslissingen genomen werden tijdens twee algemene vergaderingen gehouden op verschillende data.

We wensen tevens te onderstrepen dat zelfs indien een bekendmaking verschillende onderwerpen betreft, de bekendmakingskosten eenmalig blijven en dus niet mogen vermenigvuldigd worden met het aantal beslissingen in de bekendmaking. 4.3.9. Termijnen voor de neerlegging en de bekendmaking Behalve in sommige gevallen bepaalt de wet van 27 juni 1921 geen termijn voor de neerlegging en de bekendmaking. De vereniging of de private stichting moet ervoor zorgen dat die formaliteiten binnen een redelijke termijn vervuld worden.

De neerlegging van de lijst van de leden moet echter geschieden binnen een maand te rekenen van de datum van de eerste neerlegging van de statuten. Voor de v.z.w.'s die voor 1 juli 2003 werden opgericht, is de verjaardag de datum van bekendmaking van de statuten in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. De overschrijding van deze termijn kan er niet toe leiden dat de neerlegging geweigerd wordt maar de vereniging of stichting zou eventueel aansprakelijk gesteld kunnen worden.

Wanneer de akte die leidt tot neerlegging en bekendmaking eveneens een wijziging van de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen meebrengt, is in artikel 3, § 2, eerste lid, bepaald dat het daartoe bestemde formulier II binnen een maand na de wijziging moet worden neergelegd. De neerlegging mag echter niet alleen om die reden geweigerd worden. 4.3.10. Tweetalige bekendmakingen Wanneer een vereniging of stichting een bekendmaking in een tweede landstaal wil doen, moeten twee formulieren I van bekendmaking worden gebruikt. Luik B van het eerste formulier I bevat de tekst in de ene taal, luik B van het tweede formulier I de bekend te maken tekst in de andere taal.

De taal van formulier I als dusdanig moet de taal zijn die gebruikt wordt ter griffie van de rechtbank van koophandel waarbij om de bekendmaking verzocht wordt. 4.3.11. Statutenwijzigingen Wanneer een vereniging of stichting haar statuten wijzigt, zijn daartoe twee mogelijkheden : - of zij neemt nieuwe statuten aan; - of zij neemt gedeeltelijke wijzigingen aan.

Wanneer het de aanname van nieuwe statuten betreft, worden deze hernomen op luik B van Formulier I. Het is dan bijgevolg ook niet meer nodig een gecoördineerde versie neer te leggen van de statuten. 4.3.12. Adres van de bestuurders Luik B van Formulier I kan het beroepsadres van de bestuurder vermelden rekening houdend met het feit dat het privaat adres bekend is via de opgave van het rijksregisternummer van de natuurlijke personen op Luik C van formulieren I of II. 5. Buitenlandse verenigingen en stichtingen. 5.1. Artikelen 26octies en 45 van de wet van 27 juni 1921 Krachtens artikel 26octies en artikel 45 (waarin wordt verwezen naar de artikelen 31, § 1, en §§ 3 tot 6) van de wet van 27 juni 1921 wordt op de griffie van de rechtbank van koophandel een dossier gehouden voor iedere vereniging zonder winstoogmerk en stichting die op geldige wijze in het buitenland is opgericht overeenkomstig de wet van de Staat waartoe zij behoort en die in België een centrum van werkzaamheden opent.

Het betreft dus het geval waarin een vereniging of buitenlandse stichting die overeenkomstig haar nationaal recht rechtspersoonlijkheid heeft verworven een of meer centra van werkzaamheden in België wil vestigen. In dat geval moet zij ter griffie van de rechtbank van koophandel van de plaats waar haar centrum van werkzaamheden gevestigd is de volgende documenten neerleggen : 1° de statuten van de vereniging of de stichting;2° het adres van de zetel van de vereniging of de stichting, de opgave van de doeleinden en van de activiteiten, het adres van de centra van werkzaamheden alsook de naam ervan ingeval die niet overeenstemt met de naam van de vereniging of de stichting;3° de akten betreffende de benoeming van de personen gemachtigd om de vereniging of de stichting ten aanzien van derden te verbinden en haar in rechte te vertegenwoordigen voor de activiteiten van de centra van werkzaamheden, alsook de akten betreffende de benoeming van de personen belast met het dagelijks bestuur;deze akten bevatten de gegevens bedoeld in artikel 3, §1, tweede lid, van het koninklijk besluit van 26 juni 2003.

De wijzigingen in de akten en gegevens bedoeld in het vorige lid worden eveneens neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel en bewaard in het dossier.

De bedoelde stukken moeten met het oog op de neerlegging ervan worden opgesteld of vertaald in de taal of in een van de officiële talen van de rechtbank waar het dossier wordt gehouden.

De verenigingen en stichtingen naar buitenlands recht moeten eveneens overgaan tot de formaliteiten inzake de bekendmaking van de hierboven vermelde documenten. 5.2. Europese Overeenkomst nr. 124 inzake de erkenning van de rechtspersoonlijkheid van internationale niet-gouvernementele organisaties opgemaakt te Straatsburg op 24 april 1986 (17).

Naar luid van deze overeenkomst wordt de in een verdragsluitende Partij verkregen rechtspersoonlijkheid van een niet-gouvernementele organisatie van rechtswege erkend in de andere verdragsluitende Partijen voorzover de NGO aan de volgende voorwaarden voldoet : 1. Een niet-winstgevend doel met internationaal nut hebben.2. Opgericht zijn bij een akte die onder het intern recht van een Partij valt (attest uitgereikt door de bevoegde overheid aangewezen door de Staat aan de Secretaris-generaal van de Raad van Europa) (18).3. In ten minste twee Staten werkelijk activiteiten uitoefenen, en de statutaire zetel moet zich op het grondgebied van een Partij bevinden en de werkelijke zetel (beslissingscentrum of zetel) dient op het grondgebied van deze Partij of van een andere Partij te zijn gevestigd. Zodra de NGO die voorwaarden vervult, worden de rechtspersoonlijkheid en de rechtsbevoegdheid die de NGO heeft verkregen in de Partij waar zich de statutaire zetel bevindt in de andere Partijen van rechtswege erkend.

In dit geval moet de vereniging naar buitenlands recht eveneens de documenten bedoeld in punt 5.1, tweede lid, supra, op de rechtbank van koophandel van de plaats waar haar zetel van werkzaamheden gevestigd is neerleggen, en moet zij overgaan tot de formaliteiten inzake de bekendmaking van die documenten. 5.3. Verdrag van Vriendschap, Vestiging en Scheepvaart tussen het Koninkrijk België en de Verenigde Staten van Amerika, ondertekend op 21 februari 1961, te Brussel. (19) Krachtens artikel 6.7 is het voor een Amerikaanse vereniging op wettelijke wijze opgericht in de Verenigde Staten mogelijk activiteiten in België uit te oefenen en bijgevolg een zetel van werkzaamheden te vestigen, zonder voorafgaandelijke formaliteit, voorzover de statutaire opdracht van die vereniging verband houdt met wetenschap, onderwijs, godsdienst of liefdadigheid.

In dit geval moet de vereniging naar Amerikaans recht eveneens de documenten bedoeld in punt 5.1, tweede lid, supra, neerleggen op de rechtbank van koophandel van de plaats waar haar zetel van werkzaamheden gevestigd is, en moet zij overgaan tot de formaliteiten inzake de bekendmaking van die documenten. 6. Procedure met betrekking tot de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen van openbaar nut A.Definities De internationale vereniging zonder winstoogmerk is een vereniging, toegankelijk voor Belgen en vreemdelingen, die een niet-winstgevend doel van internationaal nut nastreeft.

Een stichting van openbaar nut wordt opgericht door een rechtshandeling van één of meer natuurlijke personen of rechtspersonen waarbij een vermogen wordt aangewend ter verwezenlijking van een werk van filantropische, levensbeschouwelijke, religieuze, wetenschappelijke, artistieke, pedagogische of culturele aard.

B. Houden van een dossier op de griffies Op de griffie van de rechtbank van koophandel wordt een dossier gehouden voor iedere i.v.z.w. en son die hun zetels hebben in het arrondissement (de dossiers die op de FOD Justitie worden gehouden worden overgedragen aan de griffies van de verschillende rechtbanken van koophandel, zulks op grond van het arrondissement van de zetel).

C. Documenten die aan de griffies moeten worden bezorgd 1. Verkrijging van rechtspersoonlijkheid en neerlegging van de documenten op de dag van de erkenning : De internationale vereniging zonder winstoogmerk en de stichting van openbaar nut moeten bij authentieke akte worden opgericht. De FOD Justitie blijft evenwel bevoegd voor de erkenning van de i.v.z.w.'s en son's, die rechtspersoonlijkheid verkrijgen op de dag van de ondertekening van het koninklijk besluit tot erkenning (artikel 27 van de wet van 27 juni 1921 en artikel 46 van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij artikel 282 van de programmawet van 27 december 2004).

Moet aan de griffies worden bezorgd : - het koninklijk besluit tot erkenning (of een afschrift) waaruit het verkrijgen van de rechtspersoonlijkheid van de rechtspersoon blijkt, - de documenten bedoeld in de artikelen 31, § 3, en 51, § 3, die moeten worden neergelegd in het dossier dat op de griffies wordt gehouden, - alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking. 2. Wijziging van de statuten die een koninklijk besluit vereist : De wijzigingen van de precieze omschrijving van het doel of de doeleinden waarvoor de i.v.z.w. of de son is opgericht, alsook van de activiteiten die zij beoogt om die doeleinden te bereiken vereisen een koninklijk besluit (artikelen 30, §2, en 50, §3, van de wet van 27 juni 1921, respectievelijk gewijzigd bij de artikelen 278 en 284, 2°, van de programmawet van 27 december 2004).

Moet aan de griffies worden bezorgd : - het koninklijk besluit tot goedkeuring van de wijzigingen (of een afschrift); - de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen (kan later worden bezorgd), - alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking. _______ Nota's (17) Bekrachtigd bij de wet van 31 juli 1990 houdende goedkeuring van de Europese Overeenkomst inzake de erkenning van de rechtspersoonlijkheid van internationale niet-gouvernementele organisaties, opgemaakt te Straatsburg op 24 april 1986, Belgisch Staatsblad van 21 december 1990, blz.23673. (18) Zie lijst van de bevoegde overheden van de ondertekenende Staten in bijlage.(19) Bekrachtigd bij de wet van 30 juli 1963, Belgisch Staatsblad van 21 september 1963, blz.9211. 3. Wijzigingen van de statuten die een authentieke akte vereisen : Voor de i.v.z.w.'s, de wijzigingen van de statuten met betrekking tot - de bevoegdheden van het algemeen leidinggevend orgaan van de i.v.z.w., en de wijze van bijeenroeping en van besluitvorming ervan, alsook de voorwaarden waaronder haar beslissingen aan de leden ter kennis worden gebracht; - de voorwaarden voor statutenwijziging, voor ontbinding en vereffening van de vereniging alsook de bestemming van het vermogen van de i.v.z.w. moeten bij authentieke akte worden vastgesteld (artikel 50, § 3, van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij artikel 284, 2°, van de programmawet van 27 december 2004).

Voor de son's, de wijzigingen van de statuten met betrekking tot : - de wijze van benoeming, van afzetting en van ambtsbeëindiging van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen, - de wijze van benoeming, van afzetting en van ambtsbeëindiging van de personen gemachtigd om de stichting overeenkomstig artikel 34, § 4, te vertegenwoordigen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen, - de wijze van benoeming, van afzetting en van ambtsbeëindiging van de personen aan wie overeenkomstig artikel 35 het dagelijks bestuur van de stichting is opgedragen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen, - de wijze van benoeming van de commissarissen; - de bestemming van het vermogen van de stichting bij ontbinding, dat tot een ideëel doel moet worden aangewend; - de voorwaarden waaronder de statuten kunnen worden gewijzigd; - de wijze van regeling van belangenconflicten moeten eveneens bij authentieke akte worden vastgesteld (artikel 30, § 2, van de wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd bij artikel 278 van de programmawet van 27 december 2004).

Moet aan de griffies worden bezorgd : - de authentieke akte waarin de aangebrachte wijzigingen worden vastgesteld, - de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen (kan later worden bezorgd), - alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking.

Er moet worden onderstreept dat enkel de notaris verantwoordelijk kan zijn voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten die haar voorgelegd worden te onderzoeken. 4. Andere dan de hierboven bedoelde wijzigingen : De andere supra niet bedoelde wijzigingen van de statuten worden bij onderhandse akte vastgesteld. Moet aan de griffies worden bezorgd : - de onderhandse akte waarin de aangebrachte wijzigingen worden vastgesteld; - de gecoördineerde versie van de statuten naar aanleiding van de aangebrachte wijzigingen (kan later worden bezorgd); - alsook de formulieren met het oog op de bekendmaking.

Er moet worden onderstreept dat enkel de steller verantwoordelijk kan zijn voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet nageleefd werden. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten die haar voorgelegd worden te onderzoeken.

D. Bestaande i.v.z.w.'s en son's De programmawet van 27 december 2004 heeft geen terugwerkende kracht : de i.v.z.w.'s en son's die op geldige wijze werden opgericht voor de inwerkingtreding van voornoemde wet blijven geldig en moeten de nieuwe wet enkel toepassen voor de handelingen gesteld vanaf de inwerkingtreding van de wet en niet voor de handelingen die aan de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving voorafgaan, met andere woorden enkel de latere wijzigingen moeten worden aangebracht volgens de regels vermeld in lid 5.3, C, punten 2 tot 4.

Voorbeeld : Een internationale vereniging werd bij koninklijk besluit opgericht voor de inwerkingtreding van de programmawet, zonder vooraf een authentieke akte te hebben verleden : de vereniging is op geldige wijze opgericht. Nadien brengt ze een wijziging aan aan de voorwaarden voor statutenwijziging -> deze wijziging moet in authentieke vorm. Nog later brengt ze een wijziging aan de formaliteiten betreffende de toetreding van de leden -> dit kan onderhands Gelieve de hoofdgriffiers van de rechtbanken van koophandel in kennis te stellen van het voorgaande zodat zij dit aan hun personeel kunnen meedelen.

Ik dring erop aan dat het personeel van de griffies van de rechtbanken van koophandel deze informatie goed kent en dat de toepassing ervan voldoende soepel gebeurt, gelet op het gegeven dat de meeste v.z.w.'s, stichtingen van openbaar nut, i.v.z.w.'s en private stichtingen door vrijwilligers beheerd worden. Het is ook essentieel dat alle griffies deze instructies op uniforme wijze toepassen en dat zulks binnen de griffies eveneens het geval is. Deze rondzendbrief heft deze van 4 oktober 2004 met hetzelfde onderwerp op.

Met bijzondere hoogachting, De Minister van Justitie, Mevr. L. ONKELINX