26 JUNI 2003. - Koninklijk besluit op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en van private stichtingen

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, gewijzigd bij de wetten van 2 mei 2002 en van 16 januari 2003, inzonderheid op de artikelen 10, 26octies, 26novies, 31, 45 en 63;

Gelet op de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister en tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen, inzonderheid op de artikelen 4, 5, 6 en 7;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 21 mei 2003;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze minister van Begroting, gegeven op 17 juni 2003;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 84, eerste lid, 2°, ingevoegd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op het verzoek om spoedbehandeling gemotiveerd door de inwerkingtreding op 1 juli 2003 van de artikelen 4 en 5 van de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen;

Overwegende dat voornoemde artikelen voorzien in de registratie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen van alle rechtspersonen, daaronder begrepen die bedoeld in de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, gewijzigd bij de wet van 2 mei 2002;

Gelet op het verzoek om spoedbehandeling gemotiveerd door het streven om het stelsel inzake registratie bij de Kruispuntbank van Ondernemingen van alle rechtspersonen bedoeld in de wet van 16 januari 2003 op hetzelfde tijdstip in te voeren;

Gelet op het verzoek om spoedbehandeling gemotiveerd door de wens aan de rechtspersonen bedoeld in de wet van 27 juni 1921 de mogelijkheid te bieden zich binnen een redelijke termijn te kunnen voorbereiden op de nieuwe verplichtingen die hen worden opgelegd;

Gelet op het advies 35.551/2 van de Raad van State, gegeven op 5 juni 2003;

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk, private stichtingen en buitenlandse stichtingen

Artikel 1.Alle akten, uittreksels van akten, processen-verbaal en stukken waarvan de openbaarmaking is voorgeschreven door de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, worden neergelegd bij de griffies van de rechtbanken van koophandel en opgenomen in de artikel 2 opgesomde dossiers of elektronisch neergelegd in de vorm en volgens de modaliteiten vastgesteld door de minister van Justitie.

Art. 2.Onverminderd het bepaalde in artikel 2 van het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen, worden ter griffie van elke rechtbank van koophandel de dossiers bijgehouden : 1° van de Belgische verenigingen zonder winstoogmerk waarvan de maatschappelijke zetel in het rechtsgebied van de rechtbank is gelegen, en van buitenlandse verenigingen zonder winstoogmerk waarvan een centrum of zetel van werkzaamheden in het rechtsgebied van de rechtbank is gevestigd.2° van de Belgische private stichtingen waarvan de maatschappelijke zetel in het rechtsgebied van de rechtbank is gelegen, en van buitenlandse stichtingen waarvan een centrum of zetel van werkzaamheden in het rechtsgebied van de rechtbank is gevestigd. Het dossier kan geheel of gedeeltelijk elektronisch zijn.

Art. 3.§ 1. Wanneer een in artikel 2 bedoelde vereniging of stichting, hierna vereniging of stichting genoemd, voor het eerst een bij het in artikel 2 bedoelde dossier te voegen akte, uittreksel van een akte, proces-verbaal of document neerlegt, wordt hij door de instrumenterende notaris, zo niet door de griffie van de rechtbank van koophandel ingeschreven in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Bij de inschrijving worden volgende gegevens vermeld : 1° de naam van de vereniging of stichting, en eventueel haar afgekorte benaming of letterwoord;2° de rechtsvorm van de vereniging of stichting voluit geschreven;3° het adres van de zetel;ingeval die zetel niet in België is gevestigd, het adres van de statutaire zetel in het buitenland en het adres van een centrum of zetel van werkzaamheden naar keuze in België; 4° datum van de oprichtingsakte van de vereniging of stichting;5° de precieze identiteit van de personen die gemachtigd zijn de vereniging of stichting te besturen en te verbinden of te vereffenen;6° in voorkomend geval, de precieze identiteit van de met het dagelijks bestuur belaste persoon;7° de datum van ontbinding wanneer de vereniging voor een bepaalde tijd is aangegaan;8° het einde van het boekjaar. De griffier of notaris vermelden bij de inschrijving het ondernemingsnummer dat zij ontvangen van de Kruispuntbank van Ondernemingen alsmede de datum van de neerlegging van de akte, van het uittreksel van een akte, van het proces-verbaal of van het document. § 2. Wanneer een van de vermeldingen van de inschrijving niet meer in overeenstemming is met de werkelijke toestand, moet de vereniging of stichting binnen een maand na wijziging van de toestand, de wijziging van haar inschrijving vragen.

De betreffende wijziging wordt medegedeeld mits vermelding van het ondernemingsnummer van de vereniging of stichting. § 3. Voor de opgaven tot inschrijving of tot wijziging van de inschrijving worden de formulieren I en II gebruikt, waarvan het model bij dit besluit is gevoegd en die verkrijgbaar zijn ter griffie van de rechtbanken van koophandel of op de internetsite van de Federale Overheidsdienst Justitie. De inschrijving of wijziging door notarissen geschiedt elektronisch volgens de modaliteiten vastgesteld door de minister van Justitie.

Iedere inschrijving of wijziging wordt gedagtekend en ondertekend door de organen van de vereniging of van de stichting, een bijzonder gemachtigde of de notaris.

Art. 4.Het ondernemingsnummer van de vereniging of stichting wordt vermeld op alle in het dossier op te nemen stukken.

De griffier of zijn gevolmachtigde viseert al de stukken die in het materiële deel van de dossiers moeten worden opgenomen, geeft ze een volgnummer en bergt ze er in op. De griffier houdt een inventaris bij van de stukken. Deze inventaris vermeldt voor ieder neergelegd stuk het volgnummer, het onderwerp en de neerleggingsdatum.

De stukken die in het elektronische deel van de dossiers worden opgenomen, krijgen een volgnummer. Een inventaris van de stukken die het elektronische deel bevat, wordt automatisch bijgehouden. Deze inventaris vermeldt voor ieder neergelegd stuk het volgnummer, het onderwerp en de neerleggingsdatum.

De notaris of de griffier bezorgen de betrokken vereniging of stichting een elektronische kopie of een fotokopie van de inschrijving of wijziging alsmede een ontvangstmelding van de neergelegde akte, van een neergelegd uittreksel van een akte, proces-verbaal of document.

Art. 5.§ 1. De akten, uittreksels van akten, stukken en beslissingen die in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt, worden neergelegd ter griffie samen met een afschrift.

Indien een akte, uittreksel van akte, stuk of beslissing betrekking heeft op een verrichting die door verschillende verenigingen of stichtingen moeten worden bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad , moeten er zoveel neerleggingen met bijgevoegd afschrift geschieden als er betrokken verenigingen of stichtingen zijn. § 2. Elk neergelegd papieren stuk moet aan de volgende voorwaarden beantwoorden : 1° op wit of ivoorkleurig papier van goede kwaliteit zijn opgesteld;2° 297 millimeter lang en 210 millimeter breed zijn (Formaat A4);3° alleen op de voorzijde beschreven zijn;4° per neergelegd bescheid slechts eenzelfde taal gebruiken;5° getypt, gedrukt of gefotokopieerd zijn, uitsluitend in zwarte letters met een scherp contrast tussen tekst en papier en duidelijk leesbaar zijn;6° naargelang het geval, ondertekend zijn door de notaris die de akte opmaakt of door personen die bevoegd zijn om de vereniging of stichting tegenover derden te vertegenwoordigen, waarbij de naam en de hoedanigheid van de ondertekenaars moeten worden vermeld;7° bovenaan elk blad een horizontale strook van ten minste 20 millimeter open laten. Het in 3° van vorig lid bedoelde vereiste geldt niet voor expedities van authentieke akten, evenmin als voor de vermelding van de naam en handtekening van de ondertekenaars.

Het in 6° van het eerste lid bedoelde vereiste geldt niet voor de tekst van de mededelingen.

Bovenaan elk neergelegd stuk worden vermeld : 1° de naam van de vereniging of stichting zoals die in de statuten voorkomt;2° de rechtsvorm;3° de nauwkeurige aanwijzing van de zetel (postcode, gemeente, straat, nummer, eventueel busnummer);4° het ondernemingsnummer;5° het precieze onderwerp van de bekendmaking, wanneer het stuk moet worden bekendgemaakt. Het bepaalde in 4° is niet van toepassing op papieren akten en uittreksels van akten met betrekking tot de oprichting van de vereniging of stichting. § 3. In de afschriften bestemd voor het Belgisch Staatsblad , van akten, stukken en beslissingen bedoeld in de artikelen 26octies, 26novies en 31 van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen mag niets zijn geschrapt noch verbeterd.

Hiervoor wordt het formulier I gebruikt waarvan het model bij dit besluit is gevoegd en dat verkrijgbaar is op de internetsite van het Belgisch Staatsblad of in gedrukte vorm ter griffie van de rechtbanken van koophandel. § 4. De verbetering van een vergissing in een in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad bekendgemaakte akte, uittreksel van een akte of stuk wordt neergelegd en bekendgemaakt overeenkomstig de voorgaande paragrafen.

De neerlegging van verbeterde of bijkomende bladen wordt door uittreksel in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt.

Art. 6.§ 1. Onverminderd de elektronische neerlegging bepaald in artikel 1 gebeuren neerleggingen door overlegging ter griffie of per gewone of aangetekende brief. § 2. De ter griffie neer te leggen stukken worden slechts in ontvangst genomen indien de bepalingen van de artikelen 3, §§ 1 en 2, en 6 in acht werden genomen en indien de kosten van bekendmaking betaald zijn op de in § 3 van dit artikel voorgeschreven wijze. § 3. De kosten voor de bekendmaking in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van akten, uittreksels van akten, stukken en mededelingen worden betaald met een cheque op naam van het Belgisch Staatsblad , getrokken op een in België gevestigde kredietinstelling die geen gemeentelijke spaarkas is en waarop de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen van toepassing is of met een postassignatie. De betalingsmiddelen worden bij het voor het Belgisch Staatsblad bestemde stuk gevoegd.

Wanneer de neerlegging geschiedt op elektronische wijze, wordt de wijze van betaling van de bekendmakingskosten vastgesteld door de Minister van Justitie.

Art. 7.Uiterlijk de tweede werkdag na de datum van neerlegging zendt de griffier aan het bestuur van het Belgisch Staatsblad de afschriften van akten, uittreksels van akten, stukken en beslissingen die hij heeft ontvangen en die in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt.

De zendingen bestaan uit de op dezelfde dag in ontvangst genomen afschriften en exemplaren en de daarop betrekking hebbende mededelingen; zij worden hetzij bij een ter post aangetekende brief verzonden of tegen ontvangstbewijs overhandigd, hetzij door teletransmissie wanneer die documenten op elektronische wijze zijn neergelegd.

Art. 8.Wanneer hetzij de zetel, hetzij het centrum of de zetel van werkzaamheden welke bepalend is geweest voor de plaats waar het dossier moest worden neergelegd, van een rechtsgebied naar een ander wordt overgebracht, wordt het dossier bedoeld in artikel 2 van de ene griffie naar de andere overgezonden binnen vijftien dagen te rekenen vanaf de neerlegging van de wijzigende akte van de vereniging of stichting op de griffie van de rechtbank waar het register met die inschrijving zich bevindt. De materiële overzending geschiedt door toedoen van de griffier van de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied waarbinnen hetzij de zetel, hetzij het centrum of de zetel van werkzaamheden welke bepalend is geweest voor de plaats waar het dossier moest worden neergelegd, zich bevond. HOOFDSTUK II. - Diverse bepalingen en slotbepalingen

Art. 9.De leden van een vereniging bepaald in artikel 2ter van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, kunnen de stukken bepaald in artikel 10, tweede lid, van dezelfde wet, ter zetel van de vereniging raadplegen.

Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan de raad van bestuur met wie zij een datum en het uur van de raadpleging van de documenten en stukken overeenkomen. Deze kunnen niet worden verplaatst.

Art. 10.Wanneer aan de griffie een integraal afschrift wordt gevraagd, worden de uittreksels uit de in artikel 2 bepaalde dossiers op een fotokopie afgegeven of op elektronische wijze bij de Kruispuntbank van Ondernemingen beschikbaar gesteld.

Art. 11.De griffies of de door de Minister aangeduide dienst houden een staat bij waarin de datum van verzending wordt aangetekend van de stukken die aan het Bestuur van het Belgisch Staatsblad worden toegezonden of overhandigd.

Art. 12.De Minister van Justitie stelt het tarief van de bekendmakingskosten vast.

Art. 13.Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2003 met uitzondering van artikel 9 dat op 1 januari 2005 in werking treedt.

Art. 14.Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 26 juni 2003.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN

Bijlage A bij het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en private stichtingen Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij Ons besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en private stichtingen.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN

Bijlage B bij het koninklijk besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en private stichtingen Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij Ons besluit van 26 juni 2003 op de openbaarmaking van akten en stukken van verenigingen zonder winstoogmerk en private stichtingen.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN