29 APRIL 2002. - Ministerieel besluit tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties

De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, Gelet op de wet van 25 mei 1999 betreffende de Belgische internationale samenwerking, inzonderheid op artikel 10, gewijzigd bij de programmawet van 2 januari 2001;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties, gedeeltelijk vernietigd door het arrest nr. 78.315 van de Raad van State en gewijzigd bij koninklijk besluit van 8 april 2002;

Gelet op het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 14 september 2001;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, gegeven op 25 oktober 2001;

Gelet op het besluit van de Regering over het verzoek aan de Raad van State om advies te geven binnen een termijn van één maand;

Gelet op advies 32.567/4 van de Raad van State, gegeven op 18 februari 2002, met toepassing van artikel 84 eerste lid, 1° van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, Besluit : HOOFDSTUK I. - Wijzigende bepalingen

Artikel 1.Artikel 1 van het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties, wordt aangevuld met een vijfde lid, dat luidt als volgt : « Voor de NGO's die met toepassing van art. 4, § 3 van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties, een verlenging van hun erkenning vragen, zal het vroegere erkenningsdossier gelden als basisdocument. Het volstaat in dat geval een aanvullend dossier in te dienen, bestaande uit de stukken vermeld in de punten 3, 4 en 8 van bijlage 1, de vermelding van de wijzigingen wat betreft de punten 1, 5 en 7 van bijlage 1 en de motivatie voor de verlenging van de erkenning. »

Art. 2.In afdeling 1 van hoofdstuk II wordt het woord « programma's » vervangen door het woord « vijfjarenprogramma's ».

Art. 3.In artikel 2 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° § 1 wordt vervangen als volgt : « § 1 In toepassing van artikel 7 van het koninklijk besluit dient de erkende NGO die wenst te genieten van een subsidie een vijfjarenprogramma in bij de Minister overeenkomstig het schema in bijlage 2.Dit vijfjarenprogramma wordt ingediend in vijf exemplaren.

De administratie doet een voorstel aan de Minister en steunt daarbij onder meer op de volgende elementen : 1° Het advies van onafhankelijke experten.2° De studie van evaluaties die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op activiteiten van de betrokken NGO('s). Met het oog op het beoordelen van de vijfjarenprogramma's die hem gedurende het jaar vóór 1 mei worden voorgelegd zal de Minister ten laatste op 31 januari, aan de administratie, aan de NGO's en aan hun federaties zijn prioriteiten, zijn beoordelingscriteria en de eventuele wijzigingen aangebracht aan deze prioriteiten en criteria meedelen. Zoniet gelden voor deze beoordeling de prioriteiten, vastgesteld in het voorgaande jaar, alsmede de geldende criteria.

Anderzijds zal de administratie een dialoog voeren met iedere NGO en de betrokken federatie(s).

De Minister zal het vijfjarenprogramma geheel of gedeeltelijk goedkeuren, of verwerpen, uiterlijk op 15 juli van het jaar voorafgaand aan het startjaar van het vijfjarenprogramma. » 2° In § 2 wordt de eerste zin vervangen als volgt : « Gedurende de uitvoering van het vijfjarenprogramma kan uitzonderlijk, en dit voor 1 april, een programmawijziging worden ingediend.» 3° In het tweede lid van § 2 worden de woorden « artikel 14 » vervangen door « artikel 1, 12° ».4° In het laatste lid van § 2 worden de woorden « 31 augustus » vervangen door de woorden « 31 mei ».

Art. 4.In artikel 3 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° In § 4 wordt het woord « hun » vervangen door « de ».2° § 6 wordt vervangen als volgt : « § 6.De activiteiten van het type 'uitzenden van personen', zoals bedoeld in artikel 8, 4°, van het koninklijk besluit, dienen gebaseerd te zijn op een vraag van de lokale partner die aangetoond wordt aan de hand van een samenwerkingsakkoord dat bij het jaarlijkse verslag moet worden gevoegd.

Het inzetten van de NGO-coöperant gebeurt op basis van een arbeidsovereenkomst afgesloten met de NGO of met de lokale partner. De arbeidsovereenkomst heeft een minimum duur van twaalf maanden, vakantie inbegrepen. Verlengingen van minder dan twaalf maand zijn mogelijk. » 3° In het eerste lid van § 3 van artikel 3bis wordt het woord « programma » vervangen door het woord « vijfjarenprogramma ».4° In het eerste, tweede en derde streepje van § 4 van artikel 3bis worden de woorden « drie miljoen BEF » telkens vervangen door de woorden « vijfenzeventigduizend euro ».5° In het tweede lid van § 7 van artikel 3bis worden de woorden « intrekking » aangevuld met de woorden « of schorsing ».

Art. 5.In artikel 8 van hetzelfde besluit, worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° In § 1 worden de woorden « achttienduizend zevenhonderd vijftig frank » vervangen door de woorden « vierhonderd vijfenzestig euro » en de woorden « negenduizend driehonderd vijfenzeventig frank » door de woorden « tweehonderd drieëndertig euro ».2. In § 4 wordt 2° vervangen als volgt : « 2° het inschrijvingsgeld voor scholen voor kleuter-, lager- en secundair onderwijs in een partnerland, voor maximum tweeduizend vijfhonderd euro per jaar voor elk kind vanaf 5 jaar, voorzover voor dit kind kinderbijslag wordt ontvangen in het kader van dit besluit;» 3° In § 4 3° worden de woorden « drieduizend zeshonderd frank » vervangen door de woorden « negentig euro » en de woorden « duizend achthonderd » door de woorden « vijfenveertig euro ».4° Een artikel 8, § 4, 7°bis wordt ingevoegd, dat luidt als volgt : « 7°bis .De NGO-coöperant die niet van Belgische nationaliteit is of geen rijksinwoner is, kan, voor wat betreft de sociale zekerheid en de verzekeringen zoals bedoeld in § 4, 3° tot en met § 4, 7°, verzekerd worden in een land naar keuze, voor gelijkwaardige voordelen en bedragen. De kosten voor deze verzekeringen worden betoelaagd voor maximum vijf honderd zeventig euro per maand. » 5° In § 4 wordt de eerste zin van 8° vervangen als volgt : « 8° één heen- en terugreis voor de NGO-coöperant en zijn gezin per volledige twaalf maand van een arbeidsovereenkomst.» 6° In § 4, 10° worden de woorden « zestigduizend frank » vervangen door de woorden « duizend vijfhonderd euro » en de woorden « twintigduizend frank » door de woorden « vijfhonderd euro.» 7° Een § 4, 11° wordt toegevoegd dat luidt als volgt : « 11° de uitgaven voor medische kosten inherent aan het vertrek voor de NGO-coöperant en zijn gezin, de kosten voor de werkvergunning van de NGO-coöperant en de kosten voor de verblijfsvergunningen voor de NGO-coöperant en zijn gezin.Deze kosten worden betoelaagd voor maximum tweehonderd vijftig euro per NGO-coöperant en per jaar, en voor maximum honderd vijfentwintig euro per gezinslid en per jaar, voorzover de NGO-coöperant hetzij een gezinstoelage, hetzij kinderbijslag ontvangt voor dit gezinslid in het kader van dit besluit. » 8° Een § 6bis wordt ingevoegd dat luidt als volgt : « § 6bis .Indien de arbeidsovereenkomst van een NGO-coöperant niet wordt verlengd of vernieuwd, dan heeft de NGO-coöperant recht op een 'overgangsperiode'. Deze overgangsperiode bedraagt één maand indien de dienstneming minder dan vierentwintig maanden heeft geduurd, en twee maand indien de dienstneming vierentwintig maanden of langer heeft geduurd. Tijdens de overgangsperiode heeft de NGO-coöperant recht op de voordelen zoals bepaald in § 1 tot en met § 4, 7° en in § 6. Deze overgangsperiode vervalt indien de NGO-coöperant beschikt over een beroepsinkomen of een vervangingsinkomen. » 9° In § 7 wordt de tweede zin vervangen als volgt : « Deze kosten komen alleen ten laste van de toelage voor deze activiteitensoort.»

Art. 6.In artikel 9 van hetzelfde besluit worden de woorden « de evaluatiekosten » ingevoegd tussen « de administratieve kosten » en « en het beheer van de middelen », en worden de woorden « vijfduizend tweehonderd veertig frank », vervangen door de woorden « honderd eenenvijftig euro » en de woorden « tweeduizend negenhonderd frank » door de woorden « honderd vijfentwintig euro ».

Art. 7.In artikel 10 van hetzelfde besluit, worden de woorden « vijfentwintigduizend frank » telkens vervangen door de woorden « zeshonderd twintig euro » en de woorden « zesduizend tweehonderd vijftig frank » telkens vervangen door de woorden « honderd vijfenvijftig euro ».

Art. 8.In artikel 11 van hetzelfde besluit, worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° In het eerste lid worden de woorden « dan deze vermeld in artikelen 16 en 18 » vervangen door « vermeld in artikel 8, 4° ».2° Het tweede lid wordt vervangen als volgt : « De subsidie kan een maandelijkse toelage, kosten voor sociale zekerheid en diverse verzekeringen, reis- en bagagekosten en vormingskosten dekken.De administratiekosten mogen maximum acht pct. van de toegekende subsidie bedragen. De administratiekosten omvatten de omkaderings- en beheerskosten, evenals de evaluatiekosten. »

Art. 9.Artikel 18 van hetzelfde besluit, wordt vervangen als volgt : « Het jaarlijkse verslag, bedoeld in artikel 10 van het koninklijk besluit, bestaat uit een narratief gedeelte, opgemaakt volgens bijlage 3, en uit een financieel verslag, opgesteld volgens de bijlagen 5 en 5bis. »

Art. 10.In artikel 19 van hetzelfde besluit worden de volgende wijzigingen aangebracht : 1° In § 1, eerste lid, wordt de laatste zin vervangen als volgt : « Het totaal van de overdrachten per begrotingspost mag niet hoger liggen dan vijftien pct.van het totale goedgekeurde budget van de activiteitensoort. Het betreft hier in het bijzonder de voorbereidingskosten, investeringskosten, werkingskosten en personeelskosten. Daarnaast, moet elke actie voor minstens vijftig pct. van het goedgekeurde budget zijn uitgevoerd.

Voor de activiteitensoort « uitzenden van personen » mag het totaal aan overdrachten tussen acties niet méér bedragen dan vijftien pct. van de goedgekeurde persoonsmaanden. » 2° In § 1, tweede lid wordt de eerste zin vervangen als volgt : « Andere overdrachten worden toegelaten na gemotiveerde schriftelijke aanvraag aan de Minister en na zijn goedkeuring.»

Art. 11.In artikel 21 wordt de tweede alinea vervangen als volgt : « De bedragen vermeld in artikel 8, § 4, 2°, 7bis , 10° en 11° worden vastgesteld op grond van het indexcijfer der consumptieprijzen van januari 1997. Deze index wordt jaarlijks aangepast, op basis van de index van de maand mei van het jaar dat aan de aanvang van het actieplan voorafgaat. » HOOFDSTUK II. -- Slotbepalingen

Art. 12.In de bijlage 1 van hetzelfde besluit wordt « 4. Een beleidsplan, dat een geheel van doelstellingen en methodes voorstelt, met inbegrip van een financieel plan, en dat is opgesteld voor een duur van tenminste vijf jaar » vervangen door « 4. Een meerjarenprogramma. »

Art. 13.De bijlagen 2, 3, 5 en 5 bis bij hetzelfde besluit worden opgeheven en vervangen door de bijgevoegde bijlagen 2, 3 en 5.

Art. 14.De artikelen 2 en 3 en de bijlagen 2 en 3 bij dit besluit hebben uitwerking met ingang van 1 april 2002. De overige artikelen en bijlagen hebben uitwerking met ingang van 1 januari 2003.

Brussel, 29 april 2002.

E. BOUTMANS

Bijlage 2. - Voorstelling van het vijfjarenprogramma Het strategisch kader waarvan sprake in artikel 1, 8° van het koninklijk besluit en waarbinnen de NGO een coherent geheel van doelstellingen op middellange termijn voorstelt, moet duidelijk omschreven zijn.

NB : Verder in dit document wordt onder "NGO" zowel een individuele NGO als een samenwerkingsverband verstaan. 1. ALGEMEEN 1.1. Algemene voorstelling van de NGO 1.1.1. Administratieve voorstelling 1.1.2. Visie en missie van de NGO 1.1.3. Historiek en interne capaciteitsversterking 1.1.4. Organisatiestructuren (inclusief statuten van niet als NGO erkende organisaties) 1.2. Hoofdthema's en prioriteiten van het vijfjarenprogramma 1.2.1. Beschrijving van de hoofdthema's 1.2.2. Ontwikkelingsrelevantie 1.2.3. Prioriteiten en verantwoording van het vijfjarenprogramma 1.2.4. Situering binnen de globale werking van de NGO 1.2.5. Evolutie van het nieuwe vijfjarenprogramma t.o.v. het vorige 1.3. Strategie en werkmethodes 1.3.1. Algemene strategie en voorstelling van de activiteitensoorten 1.3.2. Samenhang tussen de verschillende voorgestelde activiteitensoorten 1.3.3. Afbakening van de acties 1.3.4. Opvolgingsmethode 1.3.5. Evaluatiemethode 1.4. Indicatief financieel plan 1.4.1. Globaal indicatief budget 1.4.2. Situering van het indicatief budget van dit programma binnen het globale voorziene budget van de NGO voor de volgende 5 jaren 1.4.3. Vijfjarenprogramma en samenwerking met andere donoren Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 2. PARTNERFINANCIERING 2.1. Ervaring van de NGO op het vlak van partnerfinanciering 2.2. Doelstelling van het luik partnerfinanciering binnen dit programma 2.2.1. Doelstelling 2.2.2. Ontwikkelingsrelevantie 2.2.3. Coherentie met de hoofdthema's 2.2.4. Situering van dit luik binnen de totale partnerwerking van de NGO 2.3. Keuzecriteria, prioriteiten en bepalende contextfactoren 2.3.1. Thematische of sectorale afbakening 2.3.2. Geografische afbakening 2.3.3. Partnerkeuze 2.3.4. Doelgroepkeuze 2.4. Strategie en methodologie 2.4.1. Thematische en sectorale strategieën en methoden 2.4.2. Methode van samenwerking met de partner 2.4.3. Identificatie-, evaluatie- en opvolgingsmethoden 2.4.4. Complementariteit en synergie met andere actoren 2.4.5. Impact en duurzaamheid 2.4.6. Capaciteitsversterking van de lokale partner 3. EDUCATIE 3.1. Ervaring van de NGO op het vlak van educatie 3.2. Doelstelling van de educatie binnen dit programma 3.2.1. Doelstelling 3.2.2. Ontwikkelingsrelevantie 3.2.3. Coherentie met de hoofdthema's 3.2.4. Situering van dit luik binnen de totale educatieve werking van de NGO 3.3. Keuzecriteria, prioriteiten en bepalende contextfactoren 3.3.1. Thematische of sectorale afbakening 3.3.2. Doelgroepkeuze 3.4. Strategie en methodologie 3.4.1. Thematische en sectorale strategieën 3.4.2. Methodes voor benadering van de doelgroep 3.4.3. Identificatie-, evaluatie- en opvolgingsmethoden 3.4.4. Complementariteit en synergie met andere actoren (in Noorden en Zuiden) 3.4.5. Impact en duurzaamheid 4. DIENSTVERLENING 4.1. Ervaring van de NGO op het vlak van dienstverlening 4.2. Doelstelling van het luik dienstverlening binnen dit programma 4.2.1. Doelstelling 4.2.2. Ontwikkelingsrelevantie 4.2.3. Coherentie met de hoofdthema's 4.2.4. Situering van dit luik binnen de totale dienstverlenende werking van de NGO 4.3. Keuzecriteria, prioriteiten en bepalende contextfactoren 4.3.1. Sectorale of thematische afbakening 4.3.2. Doelgroepkeuze 4.4. Strategie en methodologie 4.4.1. Thematische en sectorale strategieën 4.4.2. Methodes van identificatie, samenwerking en terugkoppeling met/naar de NGO-sector en de partners 4.4.3. Evaluatie- en opvolgingsmethoden 4.4.4. Complementariteit en synergie met andere actoren 4.4.5. Impact en duurzaamheid 5. UITZENDEN VAN PERSONEN 5.1. Ervaring van de NGO op het vlak van uitzenden van personen 5.2. Doelstelling van het luik uitzenden van personen binnen dit programma 5.2.1. Doelstelling 5.2.2. Ontwikkelingsrelevantie- Rol van het uitzenden 5.2.3. Coherentie met de hoofdthema's 5.2.4. Situering van dit luik binnen de totale uitzendwerking van de NGO 5.3. Keuzecriteria, prioriteiten en bepalende contextfactoren (eventueel in te delen naargelang het gaat om coöperanten, bursalen of andere vormen) 5.3.1. Thematische of sectorale afbakening 5.3.2. Geografische afbakening 5.3.3. Partnerkeuze 5.3.4. Doelgroepkeuze 5.4. Strategie en methodologie 5.4.1. Thematische en sectorale strategieën 5.4.2. Methode van samenwerking met de partner 5.4.3. Identificatie-, evaluatie- en opvolgingsmethoden 5.4.4. Complementariteit en synergie met andere actoren 5.4.5. Impact en duurzaamheid 5.4.6. Versterking van de capaciteit van de lokale partner 5.4.7. Uitzendstrategieën en terugkeerbeleid 5.4.8. Methode van samenwerking met uitgezonden personen 5.5. Globaal aantal te verwachten uitzendingen gedurende de 5 volgende jaren Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 29 april 2002 tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele organisaties en van hun federaties.

De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, E. BOUTMANS

Bijlage 3. - Voorstelling van het Actieplan Het actieplan is een concretisering van het vijfjarenprogramma. De beschreven activiteiten worden ingedeeld in acties. Met « actie » wordt bedoeld : het geheel van activiteiten binnen een activiteitensoort, dat gericht is op de verwezenlijking van een vooropgestelde specifieke doelstelling; deze laatste draagt bij tot de realisatie van de algemene doelstelling zoals die is gedefinieerd in het vijfjarenprogramma voor de desbetreffende activiteitensoort. De activiteiten die zich afspelen in de partnerlanden worden uitgevoerd in samenwerking met een lokale partner, een vereniging van lokale partners, of meer lokale partners tegelijkertijd. In het laatste geval wordt de actie onderverdeeld in deelacties, waarbij per deelactie de specifieke elementen, met inbegrip van het budget, afzonderlijk worden beschreven.

Het actieplan bevat minstens de volgende onderstaande elementen. Voor een krediet- en garantiefonds (partnerfinanciering) is bijkomende informatie vereist, overeenkomstig de bepalingen van artikel 3bis van dit besluit.

N.B. : Verder in dit document verstaat men onder de term "NGO" zowel een individuele NGO als een samenwerkingsverband. 1. ALGEMEEN GEDEELTE 1.1. Wijzigingen van de administratieve gegevens van de NGO 1.2. Wijzigingen betreffende het personeel en de organisatiestructuren 1.3. Beknopt verslag van de evoluties binnen het vijfjarenprogramma 1.4. Stand van zaken en perspectieven inzake evaluaties 1.5. Financiële gegevens 1.5.1. Globaal financieel overzicht van het actieplan N.B. : Het jaar N is het lopende kalenderjaar Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 1.5.2. Verwacht totaalbudget van de NGO voor het jaar N+1 2. GEDEELTE PER ACTIVITEITENSOORT 2.1. Algemeen deel - Overzicht van de bestaande acties - Overzicht van de nieuwe acties - Evolutie m.b.t. het geheel van de activiteitensoort - Beknopt verslag van actie-overschrijdende activiteiten 2.2. Voor elke nieuwe actie : Indien een actie wordt ondernomen in samenwerking met andere NGO's (buiten het samenwerkingsverband), zal de beschrijving tevens de volgende elementen bevatten : een beschrijving van het algemeen kader van de actie (identiek voor alle deelnemende NGO's), de namen van de NGO's en een overzicht van de verdeling van de activiteiten en de financiën over de NGO's.

Titel van de actie - uitvoerende organisatie(s) in geval van een samenwerkingsverband Historiek Situatieschets (regio, problematiek) Partner en doelgroep Doelstelling van de actie (voorziene duur) Relatie met de algemene doelstelling en de prioriteiten van het activiteitstype (met inbegrip van de verantwoording van de gekozen vorm van uitzenden en functiebeschrijving /profiel voor coöperanten bij uitzenden van personen) Uitvoeringsstrategie van de actie Opvolgingsmethode (Enkel voor partnerfinanciering) wijze waarop de partner zijn boekhouding zal voeren Strategie om de duurzaamheid van de actie te waarborgen Te bereiken complementariteit en synergie met andere actoren Te bereiken resultaten (indicatoren-contextfactoren) voor de duur van de actie Voorziene soort van activiteiten (indicatoren-contextfactoren) voor de duur van de actie Voorziene middelen (materieel, personeel) voor de duur van de actie Planningskader Te bereiken resultaten (indicatoren-contextfactoren) voor het jaar N+1 Voorziene activiteiten (indicatoren-contextfactoren) voor het jaar N+1 Voorziene middelen (materieel, personeel) voor het jaar N+1 Indicatief budget, gepreciseerd voor het jaar N+1 (partnerfinanciering, educatie en dienstverlening, uitzenden) Schema voor partnerfinanciering Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld (*) Voor het lokaal loon en andere voordelen, huisvesting inbegrepen, van NGO-coöperanten geldt als richtlijn een maximum van 1.500 euro per maand. Gemotiveerde uitzonderingen zijn mogelijk.

Pour les coopérants ONG, un montant maximum de 1.500 euros par mois est pris comme référence pour le salaire local et les autres avantages, logement inclus. Des exceptions motivées sont possibles.

Schema voor educatie en dienstverlening Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld pm = persoonsmaanden bij NGO-coöperanten en bursalen of persoonsweken voor bursalen B = budget = (pm) x voorschot bij NGO-coöperanten en forfait bij bursalen - Andere financiële bronnen 2.3. Voor elke lopende actie : 2.3.1. Titel van de actie - Doelstelling van de actie - Uitvoerende organisatie(s) in geval van een samenwerkingsverband 2.3.2. Evolutie m.b.t. het actieplan voor het jaar N-1 : in de resultaten (indicatoren-contextfactoren) in de activiteiten (indicatoren-contextfactoren) 2.3.3. Toelichting bij het verloop van de actie : Commentaren bij de evolutie Andere commentaren - Wijzigingen en evoluties m.b.t. de situatieschets, de strategie en methodologie, de opvolging, de complementariteit en synergie met andere actoren, de duurzaamheidsstrategie, de samenwerking met andere NGO's Evaluaties : conclusies en aanbevelingen voor de toekomst 2.3.4. Stand van zaken met betrekking tot het actieplan voor het jaar N 2.3.5. Perspectieven voor het jaar N+1 Te bereiken resultaten (indicatoren-contextfactoren) Voorziene activiteiten (indicatoren-contextfactoren) Voorziene inzet van middelen (materieel, personeel) Commentaren 2.3.6. Financiële evolutie Financieel overzicht voor elke actie uit de partnerfinanciering, de educatie en de dienstverlening N.B. : met "voorzien" wordt bedoeld : zoals aangegeven in het indicatieve budget bij de bespreking van de nieuwe actie.

Schema voor partnerfinanciering Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld - Andere financiële bronnen 2.4. Beëindigde acties Voor elke beëindigde actie geeft men de algemene balans aan i.f.v. de doelstellingen, o.a. aan de hand van de voorziene indicatoren met commentaren over de evoluties. Ook geeft men de perspectieven inzake duurzaamheid alsook de financiële evolutie voor de duur van de actie in een tabel analoog aan deze gebruikt bij de beschrijving van de nieuwe actie. 2.5. Enkel voor uitzenden : Acties in voorbereiding die in de loop van het jaar N+1 zullen aanvatten : voor elke nieuwe actie geeft men een beschrijving, in de mate van het mogelijke, van de punten onder 2.2... 2.6. Globale financiële gegevens per activiteitensoort 2.6.1. Globale financiële overzichten Globaal financieel overzicht voor partnerfinanciering voor het jaar N+1 Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld voorzien : zoals voorzien in de beschrijving van de nieuwe actie.

Aangepast : aanpassing door de NGO i.f.v. het MB met de goedkeuring van de financiering pm = persoonsmaanden bij NGO-coöperanten en bursalen of persoonsweken voor bursalen B = budget = (pm) x voorschot bij NGO-coöperanten en forfait bij bursalen T = totaal voorschot bij NGO-coöperanten en totale subsidie bij bursalen K = totale kost (reële uitgegeven door de NGO) gk = gemiddelde reële kost voor NGO-coöperanten = (gerealiseerde uitgaven) / (gerealiseerde persoonsmaanden) S = saldo voor NGO-coöperanten door de overheid bij te passen (indien positief) of door de NGO terug te storten (indien negatief) = K - T 2.6.2. Met betrekking tot uitzenden : verantwoording van het gevraagde voorschot voor coöperanten 3. BIJLAGEN (m.b.t. de verslaggeving voor het jaar N-1) 3.1. Algemeen verslag van de NGO voor het jaar N-1 betreffende de activiteiten buiten het kader van het vijfjarenprogramma 3.2. Financieel verslag, opgesteld overeenkomstig bijlage 5 3.3. Samenwerkingsakkoorden met de lokale partners in het kader van de partnerfinanciering, die minstens de volgende elementen bevatten : de rechten en plichten van beide partijen; de wijze waarop zal gestreefd worden naar de lokale overname en duurzaamheid van de actie; de bepaling dat de in de loop van de actie verworven eigendomsrechten ten laatste op het einde van de actie aan de lokale partner worden overgedragen; de bepaling dat de Belgische NGO jaarlijks de lokale partner op de hoogte zal brengen van de omvang van de financiering van de actie en het aandeel van de toegekende subsidie hierin; de bepaling dat de administratie de zetel van de lokale partner mag bezoeken om daar inlichtingen in te winnen betreffende het beheer van de Belgische bijdrage en de uitgevoerde of nog lopende realisaties die kunnen worden toegeschreven aan die bijdrage; voor de activiteiten zoals gedefinieerd in artikel 3bis, § 1 van dit besluit : - de bepaling dat de administratie of haar afgevaardigde op elk moment kan overgaan tot controle van de toegekende subsidie; - de bepaling dat de administratie op het ogenblik van de overdracht van de actie aan de NGO kan vragen verslag te blijven uitbrengen over het beheer van de vaste en vlottende activa door de lokale partner 3.4. Samenwerkingsakkoorden met de lokale partners in het kader van uitzenden van personen, waaruit minstens volgende aspecten moeten blijken : de vraag van de lokale partner, de garanties met betrekking tot de positieve effecten van de actie en de uitvoeringsmodaliteiten hiervan 3.5. Evaluatierapporten 3.6. Na het beëindigen van acties bij partnerfinanciering : document van de lokale partner waarin deze verklaart de goederen in ontvangst te hebben genomen en zich ertoe verbindt deze goederen te zullen gebruiken voor de realisatie van de gestelde doelstellingen ten gunste van de doelgroep; wat de activiteiten betreft zoals bepaald in artikel 3bis, § 1 van dit besluit : overeenkomsten houdende eigendomsoverdracht ten gunste van de lokale partner 3.7. M.b.t. bursalen : verklaring op eer van de NGO en de bursaal 3.8. Andere Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 29 april 2002 tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele organisaties en van hun federaties.

De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, E. BOUTMANS

Bijlage 5. - Het financieel verslag N.B. : onder de term « NGO » worden zowel de individuele NGO als de leden van een samenwerkingsverband verstaan, tenzij anders vermeld. 1. Het financieel verslag geeft per actie een overzicht van de werkelijk verrichte uitgaven in vergelijking met het goedgekeurde budget.Dit overzicht gebruikt dezelfde indeling als de indeling in budgetten en algemene rubrieken van het goedgekeurde actieplan. In specifieke gevallen dienen, samen met de werkelijk verrichte uitgaven, ook de werkelijk gerealiseerde inkomsten, verbonden aan de betrokken actie of algemene rubriek, in het financieel verslag opgenomen te worden. Dit is bijvoorbeeld het geval van intresten afkomstig uit beleggingen van toelagen.

Het financieel verslag bevat ook de jaarrekening van de NGO. 2. Twee soorten uitgaven worden voorzien : 1° NGO-uitgaven : dit zijn uitgaven, die door de NGO gemaakt worden en die geregistreerd worden in de boekhouding van de NGO.Deze uitgaven worden in het financieel verslag per actie rechtstreeks in euro opgenomen. 2° lokale uitgaven : dit zijn uitgaven die in het partnerland gemaakt worden door de lokale organisatie(s) die bij het beheer van de actie in het partnerland betrokken zijn, en die geregistreerd worden in de boekhouding(en) van deze organisatie(s) in het partnerland.Deze uitgaven worden in het financieel verslag eerst in de munt opgenomen waarin ze gemaakt werden en vervolgens, na omzetting door een aangepaste wisselkoers, in euro.

In de modellen van het financieel verslag wordt het onderscheid aangegeven tussen de NGO-uitgaven en de lokale uitgaven. 3. De boekhouding van de NGO dient op dergelijke wijze georganiseerd te zijn dat de NGO-uitgaven, zoals ze opgenomen worden in de financiële verslagen van de verschillende activiteiten, als dusdanig worden onderscheiden in de boekhouding van de NGO.4. Wat betreft de lokale uitgaven die opgenomen worden in de financiële verslagen van de activiteiten, dienen de boekhoudingen van de NGO en van de lokale organisatie(s) op dergelijke wijze georganiseerd te zijn dat een verwantschap kan aangetoond worden tussen : - enerzijds, de rubriek in de boekhouding van de NGO met betrekking tot de overdrachten van fondsen naar de lokale organisatie(s) ten behoeve van de activiteit in het partnerland; - en anderzijds, de corresponderende rubriek in de boekhouding(en) van de lokale organisatie(s) in het partnerland die hiervan de tegenhanger vormt, met name de ontvangsten uit overdrachten van fondsen vanwege de NGO ten behoeve van de activiteit. 5. Voor de NGO-uitgaven dienen de boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te zijn van de controlerende instanties van de overheid op de zetel van de NGO in België.Met verantwoordingsstukken worden originele bewijsstukken bedoeld, zoals : bankuittreksels, ontvangstbewijzen, kasstukken, facturen, boekhoudkundige stukken, onkostennota's, valorisatiebewijzen, instapkaarten, enz.

Voor de lokale uitgaven dient de NGO eveneens : - hetzij op de zetel van de NGO in België de nodige boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te houden van de controlerende instanties. Als verantwoordingsstukken komen in aanmerking originelen of kopieën van bewijsstukken, zoals hierboven opgesomd. Kopieën komen slechts in aanmerking indien de overeenkomstige originelen ter beschikking zijn bij de lokale organisatie(s). - hetzij beschikken over de originele en betrouwbare audit-rapporten met betrekking tot de boekhouding van de lokale organisatie(s). De originele stukken moeten steeds beschikbaar blijven op de zetel van de lokale organisatie(s).

Bij aankopen die gebeuren met de voor het actieplan voorziene toelage dient men de concurrentie te laten spelen. Alle uitgaven in verband met vliegtuigreizen moeten verantwoord worden met een factuur en met hetzij een instapkaart, hetzij een vliegtuigbiljet. 6. Controles : het financieel verslag moet zo opgesteld zijn dat een regelmatige en doeltreffende controle mogelijk is.De administratie legt een structuur vast voor een aantal financiële gegevens van de NGO. Deze structuur zal de NGO in de toekomst toelaten de bedoelde gegevens op een geautomatiseerde wijze aan de administratie te bezorgen. Voorlopig moeten de NGO's evenwel deze gegevens op een niet-geautomatiseerde wijze aan de administratie bezorgen, met behulp van speciaal hiervoor ontworpen modellen. 7. Onder een gecoördineerde boekhouding, voorzien in artikel 15 van het koninklijk besluit, verstaat men het geheel van de boekhoudingen met betrekking tot het actieplan van de verschillende leden die deel uitmaken van het samenwerkingsverband.De NGO die de subsidie ontvangt, is verantwoordelijk voor het houden van een gecoördineerde boekhouding en zorgt ervoor dat er een duidelijk verband bestaat tussen de verschillende boekhoudingen zodat in geval van controle van het gebruik van de subsidies volgens het goedgekeurde actieplan een ondubbelzinnige en doorzichtige lectuur mogelijk is. 8. Specifieke rekeningen en intresten De NGO, of in het geval van een samenwerkingsverband, de NGO die de subsidie ontvangt, moet per activiteitensoort zoals gedefinieerd in artikel 8 van het koninklijk besluit.een specifieke rekening openen in België, waarop de NGO-bijdrage met betrekking tot die activiteitensoort moet worden gestort.

De fondsen die niet onmiddellijk worden aangewend, mogen belegd worden in een risicoloze beleggingsvorm. Hiertoe kan de specifieke Belgische zichtrekening gekoppeld worden aan termijnrekeningen of spaarrekeningen voor zover deze rekeningen specifiek blijven voor de betreffende activiteitensoort en uitsluitend gebruikt worden voor beleggingsdoeleinden. De rekeningafschriften van deze bijbehorende rekeningen moeten bij het financieel rapport worden gevoegd. De creditintresten van deze beleggingen mogen uitsluitend ten goede komen van de betreffende activiteitensoort, en dit volgens dezelfde modaliteiten als die voorzien voor de oorspronkelijke subsidie.

Alle financiële transacties met betrekking tot de activiteitensoorten « partnerfinanciering » en « uitzenden van personen » moeten worden verricht via de specifieke rekening die hiertoe in België werd geopend. Het betreft hier met name : - ter creditering van de rekening : de NGO-bijdrage, de toelage van de administratie (4 schijven), de in België gerealiseerde intresten en ontvangsten, met uitsluiting van alle andere financieringsbronnen; - ter debitering van de rekening : de betaling van alle kosten die verband houden met de uitvoering van de betreffende acties, met inbegrip van de transfers ten gunste van de lokale partners.

Alle kosten of inkomsten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van het gesubsidieerde actieplan moeten via de desbetreffende specifieke rekening worden betaald. De kosten voor het personeel in België en de werkingskosten van de NGO zoals uitgesplitst in de modellen 2 en 3, mogen via een algemene rekening worden betaald.

Alle financiële transacties met betrekking tot de activiteitensoorten « dienstverlening » en « educatie » mogen via de algemene rekening van de NGO in België verricht worden.

In het andere geval werken ze met een specifieke rekening, en volgen ze de regels die hierboven in dat verband worden aangegeven.

Indien een deel van de subsidie overgedragen wordt aan een lid van een samenwerkingsverband, dan moet dit groepslid een specifieke rekening openen voor elke activiteitensoort waaraan het deelneemt. Deze rekeningen moeten eveneens aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen. 9. Annualiteit van de kosten De kosten die de NGO in België heeft en die in aanmerking komen voor de verantwoording van het actieplan, zijn de kosten die geboekt worden op het boekjaar dat overeenkomt met het jaar van het actieplan.De bedrijfsrevisor verifieert de juiste boeking van de kosten.

De financiële transfers naar de lokale partner moeten gebeuren tussen 1 januari en 31 december van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft, dit geldt zowel voor de NGO-bijdragen als voor de subsidie.

Deze transfers worden vermeld in het financieel verslag door middel van tabel - model 7c.

De bewijsstukken van de lokale kosten in het kader van de partnerfinanciering mogen gedateerd zijn in het kalenderjaar dat volgt op dat van het actieplan. Nochtans is deze periode beperkt van 1 januari tot 31 mei.

De creditnota's moeten in de boekhouding worden opgenomen. Ze moeten aan de administratie worden gemeld, ook als de actie reeds afgelopen is en er reeds een eindafrekening werd voorgelegd. 10. NGO-bijdrage 10.1. Subsidies afkomstig van andere overheden Wat de activiteitensoorten "partnerfinanciering", "educatie" en "dienstverlening" betreft, mogen de subsidies toegekend door andere overheden dan de administratie ten hoogste 50 % van de bijdrage van de NGO of van het samenwerkingsverband uitmaken. Dit percentage wordt opgetrokken tot 70 % indien de NGO of het samenwerkingsverband zich uitsluitend beperkt tot de activiteitensoorten "educatie" en/of "dienstverlening".

Indien dergelijke subsidies het maximum toegelaten percentage overschrijden, dan zal het surplusbedrag worden afgetrokken van de totale kostprijs van de betreffende actie. 10.2. Valorisatie Wat de activiteitensoorten "educatie" en "dienstverlening" betreft, kunnen de subsidies van de andere overheden dan de administratie ook bestaan uit tewerkstellingssteun. De NGO die het bedrag van dergelijke steun niet op de specifieke rekening kan storten, moet aan de hand van bewijsstukken aantonen op welke manier deze steun werd gevaloriseerd.

Deze bewijsstukken worden voorgelegd samen met de bewijsstukken betreffende de eigen bijdrage. 11. Gerealiseerde inkomsten 11.1. Partnerfinanciering De financiële netto inkomsten die geboekt kunnen worden op de Belgische bijdrage (administratie en NGO) en voortgebracht door een lokale bankrekening waarvan de NGO ondertekenaar of medeondertekenaar is, moeten worden verantwoord en worden aangewend voor de betreffende actie.

Indien na afloop van de actie, het eventuele kredietsaldo de kosten voor de transfer naar de specifieke rekening in België niet dekt, dan wordt dit saldo overgedragen aan de lokale partner. 11.2.Educatie Enkel voor de activiteitensoort « educatie » kunnen inkomsten uit deze activiteiten deel uitmaken van de eigen bijdrage van de NGO. 11.3. Dienstverlening Indien de afnemer van de dienst, voor zijn betaling aan de dienstverlenende NGO, geheel of gedeeltelijk beroep doet op subsidies vanwege de Administratie, dan kan deze betaling geen deel uitmaken van de NGO-bijdrage van de dienstverlenende NGO. 12. Partnerfinanciering Wat betreft de activiteitensoort "Partnerfinanciering" gelden de volgende bepalingen : - de voorbereidingskosten zijn onderworpen aan de bepalingen van punt 2 betreffende de annualiteit van de kosten, zoals hierboven vermeld. Deze kosten kunnen zowel betrekking hebben op acties van het voorgelegde actieplan als op volgende actieplannen. De subsidiëring van deze kosten is niet afhankelijk van de goedkeuring van de acties waarop ze betrekking hebben, maar van de goedkeuring van dat deel van het actieplan waarin het beleid van de NGO terzake globaal wordt gemotiveerd en waarin de gevraagde bedragen worden gerechtvaardigd. - de kosten in verband met de opvolgingsmissies uitgevoerd in een partnerland kunnen geboekt worden onder de werkingskosten van de actie voor zover ze als dusdanig gepland en gerechtvaardigd worden in het budget van de actie. Het salaris van de dossierbeheerders van de NGO mag slechts geboekt worden op de administratiekosten. - zonder voorafgaande toestemming van de administratie mogen de verzendingskosten niet meer bedragen dan 20 % van de waarde van de te verzenden goederen. - fondsen mogen alleen naar een actie in een ontwikkelingsland worden getransfereerd door een overschrijving van bankrekening tot bankrekening. Een afwijking hiervan is mogelijk wanneer het financiële systeem van een land slecht functioneert waardoor transfers onmogelijk zijn. Deze afwijking moet nochtans aan twee voorwaarden voldoen : 1. zij moet voorafgaandelijk goedgekeurd worden door de administratie;2. zij moet zo transparant mogelijk zijn. - wat de lokale uitgaven betreft moet de effectief toegepaste wisselkoers worden vermeld. De Belgische en buitenlandse bankkosten met betrekking tot de transfer van fondsen moeten als dusdanig op de bewijsstukken vermeld worden. - de samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet een clausule bevatten die bepaalt dat in de loop van de actie verworven eigendomsrechten ten laatste op het einde van de actie aan de lokale partner worden overgedragen. De lokale boekhouding moet in overeenstemming zijn met de wettelijke boekhoudkundige voorschriften van het land. - de NGO geeft voor elke nieuwe actie in het actieplan aan op welke manier de lokale partner haar boekhouding zal voeren. (kasboek en/of specifieke rekening en/of analytische boekhouding). In deze boekhouding moeten alle boekhoudkundige verrichtingen met betrekking tot de actie, eenvoudig terug te vinden zijn. - na afloop van de actie moet een document van de lokale partner bij het jaarrapport worden gevoegd waarin deze verklaart de goederen in ontvangst te hebben genomen en waarbij hij zich ertoe verbindt deze goederen te zullen gebruiken voor de realisatie van de gestelde doelstellingen ten gunste van de doelgroep. 13. Steun aan bursalen De NGO die subsidies ontvangt voor de steun aan een bursaal moet een verklaring op eer voorleggen waaruit blijkt dat de bursaal voldoet aan de voorwaarden van artikel 19 van het koninklijk besluit.Ook moet de NGO aan de bursaal vragen een verklaring op eer te ondertekenen waarin deze zich ertoe verbindt na zijn opleiding te zullen bijdragen tot een ontwikkelingsactie in een partnerland. Deze documenten worden bij het jaarrapport gevoegd. 14. Controlevoorschriften 14.1. De NGO moet een dubbele boekhouding houden waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen kosten/opbrengsten naar aard maar ook naar bestemming (volgens activiteit en/of actie). 14.2. De samenwerkingsovereenkomst met de lokale partner moet uitdrukkelijk voorzien dat de administratie de zetel van de lokale partner mag bezoeken om daar inlichtingen in te winnen betreffende het beheer van de Belgische bijdrage en de uitgevoerde of nog lopende realisaties die kunnen worden toegeschreven aan die bijdrage. 15. Vormvereisten van het financieel rapport Het financieel rapport van het actieplan, opgesteld volgens de bepalingen van bijlage 5, moet als volgt gestructureerd worden : A.Algemeen deel Het algemeen deel bevat de volgende financiële gegevens. : 1. Model 1 : Overzicht van de opbrengsten en kosten van de NGO In dit model worden alle opbrengsten en kosten opgenomen die de NGO heeft gehad in de loop van het jaar waarop het actieplan betrekking heeft. Dit model wordt ondertekend door de bedrijfsrevisor. Voor een samenwerkingsverband dient een dergelijk model opgesteld per groepslid. 2. Model 2 : "Administratiekosten" van de NGO.Dit model bevat alle administratiekosten, en dient per activiteitensoort opgesteld te worden en ondertekend te worden door de bedrijfsrevisor. Voor een samenwerkingsverband wordt een dergelijk model opgesteld per groepslid. 3. Model 3 : Uitsplitsing van de personeelskosten van de NGO. Dit model vermeldt, naast de naam en voornaam van elk personeelslid, zijn/haar kwalificaties en de gepresteerde uren, en geeft aan welk deel van zijn/haar tijd elk personeelslid aan de activiteiten van het actieplan, en welk deel buiten de activiteiten van het actieplan heeft besteed. Voor elk personeelslid dat werkt voor de door de administratie gesubsidieerde activiteiten wordt op de zetel van de NGO een individueel dossier bijgehouden dat bestaat uit de diploma's en de documenten die de anciënniteit van de betrokken werknemer bevestigen, evenals een jaaroverzicht van alle uitgaven die met betrekking tot deze werknemer werden gedaan, uitgesplitst per categorie (brutoloon, R.S.Z.,...).

Dit dossier wordt bijgehouden op de zetel van de NGO. De bedrijfsrevisor tekent het model 3.

Voor een samenwerkingsverband wordt een dergelijk model opgesteld per groepslid.

B. Specifiek deel Dit tweede deel bevat alle gegevens die specifiek zijn voor elke activiteitensoort. Voor een samenwerkingsverband worden de documenten alleen opgesteld en voorgelegd door de NGO die de subsidie ontvangt.

Voor elk activiteitensoort wordt aan dit deel toegevoegd : - een algemene overzichtstabel van de inkomsten en uitgaven (modellen 4a tot 4f ), getekend door de bedrijfsrevisor; - een overzicht van de bankverrichtingen op de specifieke zichtrekening (model 5); - een overzicht van de bankbewegingen tussen de specifieke zichtrekeningen en de beleggings-rekeningen (model 6).

Bij partnerfinanciering worden per actie ook nog de volgende tabellen bijgevoegd : - een overzicht van de Belgische uitgaven (model 7a ); - een overzicht van de lokale uitgaven (model 7b ); - een overzicht van de transfers van fondsen naar de lokale partner (model 7c ).

Alle modellen 4 tot en met 7 kunnen vervangen worden door uittreksels van de algemene of analytische boekhouding van de NGO voor zover de doorgegeven informatie overeenkomt met de gevraagde tabellen.

Indien er voor de activiteitensoorten « educatie » en « dienstverlening » geen gebruik gemaakt werd van een specifieke rekening, dient er per actie een model 7d opgesteld te worden.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 29 april 2002 tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele organisaties en van hun federaties.

De Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking, E. BOUTMANS Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld