29 AVRIL 2002. - Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 25 septembre 1998 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations

Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, Vu la loi du 25 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/05/1999 pub. 01/07/1999 numac 1999015128 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi relative à la coopération internationale belge fermer relative à la coopération internationale belge, notamment l'article 10, modifié par la loi programme du 2 janvier 2001;

Vu l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations, partiellement annulé par l'arrêt n° 78.315 du Conseil d'Etat et modifié par l'arrêté royal du 8 avril 2002;

Vu l'arrêté ministériel du 25 septembre 1998 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 14 septembre 2001;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 25 octobre 2001, Vu la délibération du Gouvernement sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis 32.567/4 du Conseil d'Etat, donné le 18 février 2002, en application de l'article 84 alinéa 1er, 1° des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, Arrête : CHAPITRE I. - Dispositions modificatives

Article 1er.L'article 1er de l'arrêté ministériel du 25 septembre 1998 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations est complété par un cinquième alinéa rédigé comme suit : « Pour les ONG qui demandent une prolongation de leur agrément en application de l'article 4, § 3 de l'arrêté royal du 18 juillet 1997, relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations, le dossier d'agrément introduit initialement servira de document de base. Dans ce cas, il suffit d'introduire un dossier complémentaire contenant les pièces telles que mentionnées aux points 3, 4 et 8 de l'annexe 1, l'énoncé des modifications concernant les points 1, 5 et 7 de l'annexe 1 et la motivation de la prolongation de leur agrément. »

Art. 2.Dans la section 1 du chapitre II, le mot « programmes » est remplacé par les mots « programmes quinquennaux ».

Art. 3.A l'article 2 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° Le § 1er est remplacé comme suit : « § 1er En application de l'article 7 de l'arrêté royal, l'ONG agréée qui souhaite bénéficier d'une subvention introduit un programme quinquennal auprès du Ministre conformément au schéma en annexe 2.Ce programme est introduit en cinq exemplaires.

L'administration fait une proposition au Ministre en s'appuyant notamment sur les éléments suivants : 1° L'avis d'experts indépendants 2° L'analyse d'évaluations portant directement ou indirectement sur des activités de l' (des) ONG concernée(s). En vue d'apprécier les programmes quinquennaux qui lui seront soumis dans l'année avant le 1er mai, le Ministre aura communiqué pour le 31 janvier à l'administration, aux ONG et à leurs fédérations ses priorités, ses critères d'appréciation et les modifications éventuelles apportées à ces priorités et ces critères. A défaut, les priorités établies l'année précédente, ainsi que les critères en vigueur prévalent pour cette appréciation.

D'autre part, l'administration établira un dialogue avec chaque ONG et la (les) fédération(s) concernée(s).

Le Ministre approuve le programme quinquennal dans son ensemble ou en partie, ou le rejette, au plus tard le 15 juillet de l'année précédent le démarrage du programme. » 2° Au § 2, la première phrase est remplacée comme suit : « En cours d'exécution d'un programme quinquennal, une modification de programme peut être introduite exceptionnellement, et ceci avant le 1er avril.» 3° Au deuxième alinéa du § 2, les mots « article 14 » sont remplacés par « article 1er, 12°.» 4° Au dernier alinéa du § 2, les mots « 31 août » sont remplacés par les mots « 31 mai ».

Art. 4.A l'article 3 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° Au § 4, les mots « de leurs » sont remplacés par le mot « des ».2° Le § 6 du même arrêté est remplacé comme suit : « § 6.Les activités de type 'envoi de personnes', visées à l'article 8, 4° de l'arrêté royal, s'appuieront sur une demande du partenaire local qui devra être prouvée par un accord de collaboration à joindre au rapport annuel.

L'engagement du coopérant ONG se fera sur base d'un contrat de travail, conclu avec l'ONG ou avec le partenaire local. Le contrat de travail a une durée de minimum douze mois, congés inclus. Des prolongations de moins de douze mois sont possibles. » 3° Dans le premier alinéa du § 3 de l'article 3bis, le mot « programme » est remplacé par les mots « programme quinquennal ».4° Dans le premier, deuxième et troisième tiret du § 4 de l'article 3bis , les mots « trois millions de BEF » sont à chaque reprise remplacés par les mots « septante-cinq mille euros ».5° Dans le deuxième alinéa du § 7 de l'article 3 bis, les mots « ou suspension » sont ajoutés après le mot « annulation ».

Art. 5.A l'article 8 du même arrêté, sont apportées les modifications suivantes : 1° Au § 1er, les mots « dix-huit mille sept cent cinquante francs » sont remplacés par les mots « quatre cent soixante-cinq euros » et les mots « neuf mille trois cent septante-cinq francs » par les mots « deux cent trente-trois euros ». 2°Au § 4, le 2° est remplacé comme suit : « 2° les frais d'inscription dans des écoles de l'enseignement maternel, primaire et secondaire dans un pays partenaire, pour un maximum de deux mille cinq cents euros par an, pour chaque enfant à partir de 5 ans, pour autant que cet enfant soit bénéficiaire d'une allocation familiale dans le cadre de cet arrêté ». 3° Au § 4 3°, les mots « trois mille six cents francs » sont remplacés par les mots « nonante euros » et les mots « mille huit cents francs » par les mots « quarante-cinq euros ».4° Il est inséré un article 8, § 4, 7°bis , rédigé comme suit : « 7°bis .Le coopérant ONG qui n'est pas de nationalité belge ou qui n'est pas résident peut, en ce qui concerne la sécurité sociale et les assurances telles que mentionnées au § 4, 3° jusqu'à y compris § 4, 7°, être assuré dans un pays de son choix, en bénéficiant d'avantages équivalents et de montants équivalents. Les coûts de ces assurances sont subsidiés pour un maximum de cinq cent septante euros par mois. » 5° Au § 4, la première phrase du 8° est remplacée comme suit : « 8° un voyage aller-retour pour le coopérant et sa famille par période complète de douze mois de contrat de travail.» 6° Au § 4, 10°, les mots « soixante mille francs » sont remplacés par les mots « mille cinq cents euros » et les mots « vingt mille francs » par les mots « cinq cents euros ».7° Il est inséré un § 4, 11°, rédigé comme suit : « 11° les coûts des frais médicaux inhérents au départ d'un coopérant et sa famille, les coûts du permis de travail pour le coopérant ONG et les coûts de permis de séjour pour le coopérant ONG et sa famille.Ces coûts sont subventionnés pour un montant maximum annuel de deux cent cinquante euros par coopérant ONG et pour un montant annuel de maximum cent vingt-cinq euros pour chaque membre de sa famille, pour autant que le coopérant ONG bénéficie soit d'une allocation de ménage, soit d'une allocation familiale pour ce membre de sa famille et ce, dans le cadre du présent arrêté. » 8° Un § 6bis est inséré, rédigé comme suit : « § 6bis .Si le contrat de travail d'un coopérant ONG n'est ni prolongé ni renouvelé, le coopérant ONG a droit à une 'période transitoire'. Cette période transitoire est d'une durée d'un mois si l'engagement a été inférieur à vingt-quatre mois, et de deux mois si l'engagement est égal ou supérieur à vingt-quatre mois. Pendant la période transitoire, le coopérant ONG a droit aux avantages tels que prévus dans le § 1er jusqu'au § 4, 7° inclus et au § 6. Cette période transitoire prend fin si le coopérant ONG dispose d'un revenu professionnel ou de remplacement. » 9° Au § 7, la deuxième phrase est remplacée comme suit : « Ces coûts ne peuvent être pris en charge que par le subside pour ce type d'activités.»

Art. 6.A l'article 9 du même arrêté, les mots « les frais d'évaluation » sont ajoutés entre les mots « les frais d'administration » et « et la gestion des moyens », les mots « cinq mille deux cent quarante francs » sont remplacés par les mots « cent cinquante et un euros » et les mots « deux mille neuf cents francs » sont remplacés par les mots « cent vingt-cinq euros ».

Art. 7.A l'article 10 du même arrêté, les mots « vingt-cinq mille francs » sont chaque fois remplacés par les mots « six cent vingt euros » et les mots « six mille deux cent cinquante francs » chaque fois remplacés par les mots « cent cinquante cinq euros ».

Art. 8.A l'article 11 du même arrêté, sont apportées les modifications suivantes : 1° Au 1er alinéa, les mots « que celles visées aux articles 16 et 18 » sont remplacés par « visées à l'article 8, 4° ».2° Le deuxième alinéa est remplacé comme suit : « Le subside peut couvrir une allocation mensuelle, des frais de sécurité sociale et d'assurances diverses, des frais de voyage et de bagage et des frais de formation.Les frais administratifs ne peuvent dépasser huit p.c. du subside alloué. Les frais administratifs contiennent les frais d'encadrement, de gestion et d'évaluation. »

Art. 9.L'article 18 du même arrêté, est remplacé comme suit : « Le rapport annuel, visé à l'article 10 de l'arrêté royal, est constitué d'une partie narrative, rédigée conformément à l'annexe 3, et d'un rapport financier, établi selon les annexes 5 et 5bis. »

Art. 10.A l'article 19 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° Au § 1er, 1er alinéa, la dernière phrase est remplacée comme suit : « Le total des transferts par poste budgétaire ne peut pas être supérieur à quinze p.c. du budget total approuvé pour ce type d'activités. Ceci concerne spécifiquement les frais de préparation, les frais d'investissements, les frais de fonctionnement et les frais de personnel. De plus, chaque action doit avoir été exécutée pour au moins cinquante p.c. du budget approuvé.

Pour le type d'activités « envoi de personnes », le total des transferts entre actions ne peut dépasser quinze p.c. des personnes-mois approuvés. » 2° Au § 1er, deuxième alinéa, la première phrase est remplacée comme suit : « D'autres transferts sont autorisés, sur demande motivée adressée par écrit au Ministre et moyennant son approbation.»

Art. 11.A l'article 21, le deuxième alinéa du même arrêté, est remplacé comme suit : « Les montants repris dans l'article 8, § 4, 2°, 7°bis, 10° et 11°, sont fixés sur la base de l'indice des prix à la consommation de janvier 1997. Il est procédé annuellement à une adaptation de ces indices. Celle-ci se fait sur base des indices du mois de mai de l'année qui précède le démarrage du plan d'action. » CHAPITRE II. -- Dispositions finales

Art. 12.Dans l'annexe 1 du même arrêté, « 4. Un plan stratégique, présentant un ensemble d'objectifs et de méthodes, en ce compris un plan financier établi pour une période d'au moins cinq années » est remplacé par « 4. un programme pluriannuel. »

Art. 13.Les annexes 2, 3, 5, et 5 bis du même arrêté sont abrogées et remplacées par les annexes 2, 3 et 5 ci-jointes.

Art. 14.Les articles 2 et 3 et les annexes 2 et 3 de cet arrêté entrent en vigueur le 1er avril 2002. Les autres articles et annexes entrent en vigueur le 1er janvier 2003.

Bruxelles, le 29 avril 2002.

E. BOUTMANS Annexe 2. - Présentation du programme quinquennal Le schéma proposé doit clairement définir le cadre stratégique, visé à l'article 1er, 8°, de l'arrêté royal, au sein duquel l'ONG propose un ensemble cohérent d'objectifs à moyen terme.

NB : Dans la suite de ce document, le terme"ONG" signifie aussi bien une ONG individuelle qu'un consortium. 1. PARTIE GENERALE 1.1. Présentation générale de l'ONG 1.1.1. Présentation administrative 1.1.2. Vision et mission de l'ONG 1.1.3. Historique et renforcement des capacités internes 1.1.4. Structures organisationnelles (y compris les statuts des associations non agréées comme ONG) 1.2. Thèmes principaux et priorités du programme quinquennal 1.2.1. Description des thèmes principaux 1.2.2. Pertinence au développement 1.2.3. Priorités et justification du programme quinquennal 1.2.4. Situation au sein de la politique globale de l'ONG 1.2.5. Evolution du nouveau programme quinquennal par rapport au précédent 1.3. Stratégie et méthodes de travail 1.3.1. Stratégie générale et présentation des types d'activités 1.3.2. Cohérence entre les différents types d'activités proposés 1.3.3. Délimitation des actions 1.3.4. Méthode de suivi 1.3.5. Méthode d'évaluation 1.4. Plan financier indicatif 1.4.1. Budget indicatif global 1.4.2. Situation du budget indicatif de ce programme à l'intérieur du budget global de l'ONG prévu pour les 5 prochaines années 1.4.3. Programme quinquennal et collaboration avec d'autres donateurs Pour la consultation du tableau, voir image 2. FINANCEMENT DU PARTENAIRE 2.1. Expérience de l'ONG en matière de financement du partenaire 2.2. Objectif du volet financement du partenaire au sein de ce programme 2.2.1. Objectif 2.2.2. Pertinence au développement 2.2.3. Cohérence avec les thèmes principaux 2.2.4. Situation de ce volet au sein de la politique générale de partenariat menée par l'ONG 2.3. Critères de choix, priorités et facteurs contextuels déterminants 2.3.1. Délimitation thématique ou sectorielle 2.3.2. Délimitation géographique 2.3.3. Choix du partenaire 2.3.4. Choix du groupe-cible 2.4. Stratégie et méthodologie 2.4.1. Stratégies thématique et sectorielle et méthodes 2.4.2. Méthode de collaboration avec le partenaire 2.4.3. Méthodes d'identification, d'évaluation et de suivi 2.4.4. Complémentarité et synergie avec d'autres acteurs 2.4.5. Impact et durabilité 2.4.6. Renforcement des capacités du partenaire local 3. EDUCATION 3.1. Expérience de l'ONG en matière d'éducation 3.2. Objectif du volet éducation au sein de ce programme 3.2.1. Objectif 3.2.2. Pertinence au développement 3.2.3. Cohérence avec les thèmes principaux 3.2.4. Situation de ce volet au sein de la politique générale d'éducation menée par l'ONG 3.3. Critères de choix, priorités et facteurs contextuels déterminants 3.3.1. Délimitation thématique ou sectorielle 3.3.2. Choix du groupe-cible 3.4. Stratégie et méthodologie 3.4.1. Stratégies thématique et sectorielle 3.4.2. Méthode de prise de contact avec le groupe-cible 3.4.3. Méthodes d'identification, d'évaluation et de suivi 3.4.4. Complémentarité et synergie avec d'autres acteurs (au Nord et au Sud) 3.4.5. Impact et durabilité 4. OFFRE DE SERVICES 4.1. Expérience de l'ONG en matière d'offre de services 4.2. Objectif du volet offre de services au sein de ce programme 4.2.1. Objectif 4.2.2. Pertinence au développement 4.2.3. Cohérence avec les thèmes principaux 4.2.4. Situation de ce volet au sein la politique générale d'offre de services menée par l'ONG 4.3. Critères de choix, priorités et facteurs contextuels déterminants 4.3.1. Délimitation thématique ou sectorielle 4.3.2. Choix du groupe-cible 4.4. Stratégie et méthodologie 4.4.1. Stratégies thématique et sectorielle 4.4.2. Méthodes d'identification, de collaboration et de restitution d'informations avec/ vers le secteur ONG et les partenaires 4.4.3. Méthodes d'évaluation et de suivi 4.4.4. Complémentarité et synergie avec d'autres acteurs 4.4.5. Impact et durabilité 5. ENVOI DE PERSONNES 5.1. Expérience de l'ONG en matière d'envoi de personnes 5.2. Objectif du volet envoi de personnes au sein de ce programme 5.2.1. Objectif 5.2.2. Pertinence au développement- Rôle de l'envoi 5.2.3. Cohérence avec les thèmes principaux 5.2.4. Situation de ce volet au sein de la politique générale d'envoi menée par l'ONG 5.3. Critères de choix, priorités et facteurs contextuels déterminants (éventuellement à scinder : coopérants, boursiers ou autres formes d'envoi) 5.3.1. Délimitation thématique ou sectorielle 5.3.2. Délimitation géographique 5.3.3. Choix du partenaire 5.3.4. Choix du groupe-cible 5.4. Stratégie et méthodologie 5.4.1. Stratégies thématique et sectorielle 5.4.2. Méthode de collaboration avec le partenaire 5.4.3. Méthodes d'identification, évaluation et suivi 5.4.4. Complémentarité et synergie avec d'autres acteurs 5.4.5. Impact et durabilité 5.4.6. Renforcement des capacités du partenaire local 5.4.7. Stratégies d'envoi et politique de retour 5.4.8. Méthode de collaboration avec les personnes envoyées 5.5. Nombre total d'envois attendus durant les 5 prochaines années Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 29 avril 2002 modifiant l'arrêté ministériel du 25 septembre 1998 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations.

Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, E. BOUTMANS Annexe 3. - Présentation du Plan d'action Le plan d'action est une concrétisation du programme quinquennal. Les activités décrites dans celui-ci sont divisées en actions. Par le mot "action" on entend : l'ensemble d'activités à l'intérieur d'un type d'activités ayant pour but de réaliser un objectif spécifique déterminé; ce dernier vise à la réalisation de l'objectif général tel que défini dans le programme quinquennal pour le type d'activités concerné. Les activités qui se déroulent dans des pays partenaires sont exécutées en collaboration avec un partenaire local, un regroupement de partenaires locaux, ou plusieurs partenaires locaux en même temps. Dans ce dernier cas, l'action est subdivisée en sous-actions : pour chaque sous-action, les éléments spécifiques, y compris le budget, devront être décrits séparément.

Le plan d'action comporte au moins les éléments ci-après. Pour un fonds de garantie ou de crédit (financement de partenaire), on exigera des informations complémentaires, conformément aux dispositions de l'article 3 bis de cet arrêté.

N.B. : Dans la suite de ce document, le terme "ONG" signifie aussi bien une ONG individuelle qu'un consortium. 1. PARTIE GENERALE 1.1 Modifications des données administratives de l'ONG 1.2 Modifications relatives au personnel et aux structures de l'organisation 1.3 Compte rendu succinct des évolutions du programme quinquennal 1.4 Etat de la situation et perspectives relatives aux évaluations 1.5 Données financières 1.5.1 Aperçu financier global du plan d'action N.B. : L'année N représente l'année calendrier en cours Pour la consultation du tableau, voir image 1.5.2 Budget total de l'ONG prévu pour l'année N+1 2. REPARTITION PAR TYPE D'ACTIVITES 2.1 Partie générale - Aperçu des actions existantes - Aperçu des nouvelles actions - Evolution relative à l'ensemble du type d'activités - Compte rendu succinct des activités ayant trait à plusieurs actions 2.2 Pour chaque nouvelle action : Si une action est menée en collaboration avec d'autres ONG (ne faisant pas partie du consortium), la description doit également comprendre les éléments suivants : une description du cadre général de l'action (identique pour chaque ONG y participant), les noms des ONG et un aperçu de la répartition des activités et des budgets par ONG. Titre de l'action - association(s) exécutante(s) dans le cas d' un consortium Historique Esquisse de la situation (région, problématique) Partenariat et groupe-cible Objectif de l'action (durée prévue) Relation avec l'objectif général et les priorités du type d'activités (y compris la justification du choix de la forme d'envoi et la description de fonction/ profil des coopérants dans l'envoi de personnes) Stratégie d'exécution de l'action Méthode de suivi (Seulement pour financement de partenaire) méthode que le partenaire utilisera pour mener sa comptabilité Stratégie en vue d'assurer la durabilité de l'action Complémentarité et synergie à atteindre avec d'autres acteurs Résultats à atteindre (indicateurs-facteurs contextuels) pour la durée de l'action Type d'activités prévu (indicateurs-facteurs contextuels) pour la durée de l'action Moyens prévus pour la durée de l'action (matériel-personnel) Planification Résultats à atteindre (indicateurs-facteurs contextuels) pour l'année N+1 Activités prévues (indicateurs-facteurs contextuels) pour l'année N+1 Moyens prévus pour l'année N+1 (matériel, personnel) Budget indicatif, détaillé pour l'année N+1 (financement du partenaire, éducation, offre de services et envois) Schéma pour le financement du partenaire Pour la consultation du tableau, voir image pm = personnes/mois pour les coopérants ONG et boursiers ou personnes/semaine pour les boursiers B = budget = (pm) x avance pour les coopérants ONG et forfait pour les boursiers - Autres sources financières 2.3 Pour chaque action en cours : 2.3.1. Titre de l'action - Objectif de l'action - Association(s) exécutante(s) responsable dans le cas d'un consortium 2.3.2. Evolution par rapport au plan d'action de l'année N-1 : Des résultats (indicateurs-facteurs contextuels) Des activités (indicateurs- facteurs contextuels) 2.3.3. Informations sur l'évolution de l'action : Commentaires sur son évolution Autres commentaires - Changements et évolutions en ce qui concerne l'esquisse de la situation, la stratégie et la méthodologie, le suivi, la complémentarité et la synergie avec d'autres acteurs, la stratégie de durabilité, la collaboration avec d'autres ONG Evaluations : conclusions et recommandations pour l'avenir 2.3.4. Etat de la situation du plan d'action pour l'année N 2.3.5 Perspectives pour l'année N+1 Résultats à atteindre (indicateurs-facteurs contextuels) Activités prévues (indicateurs- facteurs contextuels) Moyens prévus (matériel, personnel) Commentaires 2.3.6 Evolution financière Aperçu financier pour chaque action de financement du partenaire, d'éducation et d'offre de services N.B. : par le mot "prévu", on entend : tel que déterminé dans le budget indicatif dans la présentation de la nouvelle action.

Schéma pour le financement du partenaire Pour la consultation du tableau, voir image - Autres sources financières 2.4. Actions terminées Pour chaque action terminée, on dressera le bilan général en fonction des objectifs, e.a. en utilisant les indicateurs prévus avec des commentaires sur les évolutions. Les perspectives par rapport à la durabilité et l'évolution financière pour la durée de l'action seront également repris dans un tableau analogue à celui utilisé lors de la description d'une nouvelle action. 2.5. Uniquement pour l'envoi : Actions en préparation qui seront entamées en cours de l'année N+1 : pour chaque nouvelle action on donne dans la mesure du possible une description des points repris sous 2.2. 2.6. Données financières globales par type d'activité 2.6.1. Aperçus financiers globaux Aperçu financier global pour le financement du partenaire pour l'année N+1 Pour la consultation du tableau, voir image Aperçu financier global pour l'éducation et l'offre de services pour l'année N+1 Pour la consultation du tableau, voir image Aperçu financier global pour l' envoi Pour la consultation du tableau, voir image Prévu : comme prévu dans la description de la nouvelle action adapté : adaptation par l'ONG en fonction de l'AM contenant l'approbation du financement pm = personnes/mois pour les coopérants ONG et boursiers ou personnes/semaine pour les boursiers B = budget = (pm) x avance pour les coopérants ONG et forfait pour les boursiers T = avance totale pour les coopérants ONG et subside total pour les boursiers C = coût total (dépensé effectivement par l'ONG) cm = coût réel moyen pour coopérants ONG = (dépenses réalisées) / (personnes/mois réalisées) S = solde pour les coopérants ONG à régulariser par l'autorité publique (dans le cas positif) ou à rembourser par l'ONG (dans le cas négatif) = C - T 2.6.2. Pour l'envoi : justification de l'avance demandée pour les coopérants. 3. ANNEXES (relatives aux rapports pour l'année N-1) 3.1. Rapport général de l'ONG pour l'année N-1 relatif aux activités en dehors du programme quinquennal 3.2. Rapport financier, rédigé conformément à l'annexe 5 3.3. Accords de collaboration avec les partenaires locaux dans le cadre du financement de partenaire, qui contiennent au moins les éléments suivants : les droits et les obligations des deux parties; les modalités selon lesquelles on envisagera la reprise locale et la durabilité de l'action; la stipulation que les droits de propriété des biens acquis au cours de l'action seront transférés au bénéfice du partenaire local au plus tard au terme de l'action; la stipulation que l'ONG belge informera chaque année le partenaire local sur l'importance du financement de laction et la quote-part du subside octroyé dans ce financement; la stipulation que l'administration peut se rendre au siège du partenaire local pour y obtenir des informations sur la gestion de l'apport belge et les réalisations effectuées ou en cours grâce à cet apport; pour les activités telles que définies à l'article 3bis, § 1 de cet arrêté : - la clause que l'administration ou son représentant peut à tout moment procéder à un contrôle du subside accordé; - la clause que ladministration peut demander à l'ONG, au moment du transfert, de présenter des rapports ultérieurs sur la gestion des actifs fixes et circulants par le partenaire local 3.4. Accords de collaboration avec les partenaires locaux dans le cadre de l'envoi, qui démontrent au moins les aspects suivants : la demande du partenaire local, les garanties relatives aux effets positifs de l'action et les modalités d'exécution y afférentes 3.5. Rapports d'évaluation 3.6. Après la clôture des actions du financement de partenaire : document du partenaire local dans lequel celui-ci déclare avoir reçu les biens et dans lequel il s'engage à utiliser ces biens pour la poursuite des objectifs définis en faveur du groupe cible; en ce qui concerne les activités telles que stipulées à l'article 3bis, § 1 du présent arrêté : conventions portant transfert de propriété au profit du partenaire local 3.7. Pour les boursiers : déclaration sur l'honneur de l' ONG et du boursier 3.8. Autres Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 29 avril 2002 modifiant l'arrêté ministériel du 25 septembre 1998 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations.

Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, E. BOUTMANS Annexe 5. - Le Rapport financier N.B. : le terme « ONG » signifie aussi bien l'ONG individuelle que les membres d'un consortium, sauf s'il est mentionné différemment. 1. Le rapport financier donne par action un aperçu des dépenses réellement effectuées, comparé avec le budget approuvé.Cet aperçu reprend la même division que la division en budgets et en rubriques générales figurant dans le plan d'action approuvé. Dans certains cas spécifiques, le rapport financier doit indiquer, outre les dépenses réellement effectuées, les recettes effectivement réalisées, liées à l'action ou à la rubrique générale concernée. C'est le cas notamment d'intérêts provenant d'investissements de subsides.

Le rapport financier intègre également les comptes annuels de l'ONG. 2. Deux types de dépenses sont à prévoir : 1° dépenses ONG : dépenses réalisées par l'ONG et inscrites dans la comptabilité de l'ONG.Pour chaque action, les dépenses sont mentionnées dans le rapport financier, directement en euro. 2° dépenses locales : dépenses réalisées dans le pays partenaire par l'(les) organisation(s) locale(s) associée(s) à la gestion de l'activité dans le pays partenaire et qui sont inscrites dans la (les) comptabilité(s) de cette (ces) organisation(s) dans le pays partenaire.Ces dépenses sont mentionnées dans le rapport financier, d'abord dans la monnaie dans laquelle elles ont été réalisées et ensuite, après conversion par un cours de change adapté, en euro.

Les modèles du rapport financier indiquent la distinction entre les dépenses ONG et les dépenses locales. 3. La comptabilité de l'ONG doit être organisée d'une telle manière que les dépenses ONG, telles que reprises dans les rapports financiers relatifs aux différentes activités, soient distinguées en tant que telles dans la comptabilité de l'ONG.4. Quant aux dépenses locales, reprises dans les rapports financiers relatifs aux activités, les comptabilités de l'ONG et des organisations locales doivent être organisées d'une manière telle qu'il y ait correspondance entre : - d'une part, la rubrique de la comptabilité de l'ONG relative aux transferts de fonds à l'(aux) organisation(s) locale(s) au profit de l'activité menée dans le pays partenaire, - et d'autre part, la rubrique correspondante dans la (les) comptabilité(s) de l'(des) organisation(s) locale(s) dans le pays partenaire qui en est le pendant, notamment les recettes provenant de transferts de fonds de la part de l'ONG au profit de l'activité visée.5. En ce qui concerne les dépenses ONG, les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes doivent être à la disposition des instances de contrôle au siège de l'ONG en Belgique.Par pièces justificatives, on entend les pièces probantes originales telles que : extraits de comptes, récépissés, justificatifs de paiement, factures, pièces comptables, notes de frais, documents de revalorisation, cartes d'embarquement, etc.

En ce qui concerne les dépenses locales, l'ONG doit également : - ou bien tenir les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes à la disposition des instances de contrôle, au siège de l'ONG en Belgique. Sont considérées comme pièces justificatives, les originaux ou les copies des pièces probantes énumérées ci-dessus.

Les copies n'entrent en ligne de compte que si les originaux sont disponibles auprès de l'(des) organisation(s) locale(s). - ou bien disposer de rapports d'audits originaux et fiables sur la comptabilité de(s) (l')organisation(s) locale(s). Les pièces originales doivent toujours rester disponibles auprès de l'(des) organisation(s) locale(s).

Les achats effectués avec le subside prévu pour le plan d'action doivent respecter les règles de l'appel à la concurrence. Toutes les dépenses concernant des voyages en avion doivent être justifiées par la facture ainsi que la carte d'embarquement ou le billet d'avion. 6. Contrôles : Le rapport financier doit être rédigé de manière à permettre un contrôle régulier et efficace.L'administration définit une structure aux ONG pour certaines données financières de l'ONG. Cette structure devrait notamment permettre à l'ONG de transmettre ces données à l'administration de manière automatisée. Les ONG doivent toutefois continuer à les transmettre de manière non automatisée, moyennant des modèles spécialement conçus à cette fin. 7. On entend par comptabilité coordonnée visée à l'article 15 de l'arrêté royal, l'ensemble des comptabilités en rapport avec le plan d'action des membres du consortium.L'ONG qui reçoit les subsides est responsable de la tenue d'une comptabilité coordonnée et doit veiller à ce que les liens entre les différentes comptabilités soient clairement établis, de manière à garantir une lecture univoque et transparente en vue du contrôle de l'utilisation du subside conformément au plan d'action approuvé. 8. Comptes spécifiques et intérêts L'ONG ou, pour les consortia, l'ONG qui reçoit les subsides, doit ouvrir en Belgique un compte spécifique par type d'activité défini à l'article 8 de l'arrêté royal.Sur ce compte, sera versée la contribution-ONG afférente au type d'activités.

Les fonds non immédiatement utilisés peuvent faire l'objet d'un placement sans risque. Pour ce faire, les comptes spécifiques belges à vue peuvent être jumelés avec des comptes à terme ou d'épargne pour autant que ces comptes restent spécifiques au type d'activités concerné et ne soient utilisés qu'aux seules fins de placement. Le relevé des mouvements bancaires de ces comptes annexes est joint au rapport financier. Les intérêts créditeurs de ces placements reviennent au type d'activité concerné selon les mêmes modalités que telles prévues pour le subside principal.

Toutes les opérations financières relatives aux types d'activités « financement du partenaire » et « envoi de personnes » sont effectuées exclusivement à partir du compte spécifique en Belgique ouvert à cet effet, à savoir - au crédit du compte : la contribution ONG, la subvention de l'administration (4 tranches), les intérêts et les recettes générés en Belgique, à l'exclusion de toutes autres sources de financement; - au débit du compte : toutes les dépenses relatives à l'exécution des actions concernées, y compris les transferts effectués au profit des partenaires locaux.

Toutes les charges ou produits directement imputables à l'exécution d'un plan d'action subventionné seront payés exclusivement à partir du compte spécifique y afférent. Les frais de personnel travaillant en Belgique ainsi que les frais de fonctionnement de l'ONG tels que ventilés dans les modèles 2 et 3 peuvent être payés à partir d'un compte général.

Toutes les opérations financières relatives aux types d'activités « offre de services » et « éducation » peuvent être effectuées à partir du compte générale de l'ONG en Belgique.

Dans le cas contraire elles utilisent un compte spécifique, et suivent alors les règles mentionnées ci-dessus.

Si une partie du subside est transférée à un membre d'un consortium, ce dernier doit ouvrir un compte spécifique pour chaque type d'activité auquel il participe. Ces comptes doivent respecter les modalités susmentionnées. 9. Annualité des charges Les charges encourues par l'ONG en Belgique prises en considération pour la justification du plan d'action sont les charges imputées à l'exercice comptable correspondant à l'année du plan d'action.Le réviseur d'entreprise vérifie la correcte imputation de ces charges.

Les transferts financiers vers les partenaires locaux doivent être effectués entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année civile à laquelle se rapporte le plan d'action, tant pour ce qui con-cerne la contribution de l'ONG que le subside. Ces transferts sont mentionnés dans le rapport financier au moyen du tableau - modèle 7c.

Les pièces justificatives afférentes aux charges encourues localement dans le cadre du financement de partenaire peuvent porter des dates de l'année civile qui suit celle du plan d'action. Ces dates ne peuvent cependant être comprises qu'entre le 1er janvier et le 31 mai.

Les notes de crédit sont obligatoirement reprises dans la comptabilité. Elles sont signalées à l'administration même si l'action est terminée et a déjà fait l'objet d'une justification finale. 10. L'apport de l'ONG 10.1. Subsides d'autres pouvoirs publics Pour les activités de type "financement du partenaire", "éducation" et "offre de services", les subsides attribués par d'autres pouvoirs publics que l'administration peuvent intervenir pour 50 % au maximum dans l'apport de l'ONG ou du consortium. Ce pourcentage est porté à 70 % si l'ONG ou le consortium n'exerce que des types d'activités "éducation" et/ou "offre de services".

Si de tels subsides dépassent le montant maximum autorisé, le surplus devra être défalqué du coût total de l'action considérée. 10.2. Valorisation Pour les types d'activités "éducation" et "offre de services", les subsides des pouvoirs publics autres que l'administration peuvent consister en des aides à l'emploi. L'ONG ne pouvant verser le montant de telles aides sur le compte spécifique, doit indiquer à l'aide de pièces probantes de quelle manière sont valorisées ces aides. Ces pièces justificatives sont présentées en même temps que les preuves concernant l'apport propre. 11. Revenus générés 11.1. Financement du partenaire Les produits financiers nets directement imputables à l'apport belge (administration et ONG) générés par un compte bancaire local sur lequel l'ONG belge à la signature ou la co-signature, doivent être affectés à la réalisation de l'action concernée et dûment justifiés.

A l'issue de l'action, le solde créditeur éventuel dont l'importance ne couvre pas les frais de transfert vers le compte spécifique en Belgique, est remis au partenaire local. 11.2. Education Pour le type d'activités "éducation" uniquement, les revenus générés par les activités peuvent intervenir dans l'apport propre de l'ONG. 11.3. Offre de services Si le preneur de service, pour payer à l'ONG offrant les services, fait appel en tout ou en partie à un subside de l'administration, alors ce paiement ne peut pas faire partie de la contribution de l'ONG offrant les services. 12. Financement du partenaire Pour le type d'activités "Financement du partenaire", sont d'application les dispositions suivantes : - les frais de préparation doivent respecter l'annualité des charges telle que définie au point 2 ci-dessus.Ces frais peuvent se rapporter tant à des actions qui figurent dans le plan d'action présenté que dans le plan d'action suivant. La subsidiation de ces frais n'est pas liée à l'approbation des actions auxquelles ils sont liés mais à l'approbation de la partie du plan d'action où est motivée de façon globale la politique suivie par l'ONG en cette matière et où sont justifiés les montants demandés. - les frais des missions de suivi effectuées dans un pays partenaire peuvent être imputés à charge des frais de fonctionnement des actions pour autant qu'ils aient été planifiés et justifiés comme tels dans le budget des actions. Le salaire des gestionnaires de dossiers au sein de l'ONG ne peut être imputé que sur les frais administratifs de l'ONG. - les frais d'expédition ne peuvent, sans accord préalable de l'administration, s'élever à plus de 20 % de la valeur des biens expédiés. - les transferts de fonds vers une action dans un pays en voie de développement doivent obligatoirement se faire par virements de compte bancaire à compte bancaire. Une dérogation est possible lorsque le système financier d'un pays est dans un état de délabrement tel qu'il ne permet plus les transferts. Cette dérogation doit cependant répondre à deux conditions : 1. elle doit être approuvée au préalable par l'administration;2. elle doit répondre le mieux possible au principe de transparence. - le taux de change effectif appliqué lors des transferts est mentionné pour les dépenses locales. Les frais bancaires, tant en Belgique qu'à l'étranger, relatifs aux transferts de fonds doivent apparaître comme tels dans les justificatifs. - l'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir au plus tard au terme de l'action un transfert des droits de propriété des biens acquis au cours de l'action au bénéfice du partenaire local.

La comptabilité locale doit répondre aux obligations légales du pays en matière comptable. - l'ONG indique au début de toute nouvelle action, lors de l'introduction de son plan d'action, comment le partenaire local tiendra sa comptabilité (livre de caisse et/ou compte spécifique, et/ou comptabilité analytique). Cette comptabilité doit permettre de retrouver aisément l'ensemble des opérations comptables concernant l'action subventionnée. - au terme de l'action, est joint au rapport annuel le document établi par le partenaire local pour acter la réception des biens et dans lequel il s'engage à les utiliser à la poursuite des objectifs définis en faveur du groupe cible. 13. Soutien de boursiers L'ONG qui a obtenu des subsides pour le soutien d'un boursier établit une déclaration sur l'honneur attestant que le boursier satisfait aux conditions émises à l'article 19 de l'arrêté royal.Elle demande également au boursier de signer une déclaration sur l'honneur par laquelle il s'engage à intégrer, après sa formation, une action de développement dans un pays partenaire. Ces documents sont joints au rapport annuel. 14. Modalité de contrôle 14.1. L'ONG doit tenir une comptabilité en partie double dans laquelle une distinction des charges/produits est faite par nature mais aussi par destination (selon l'activité et/ou l'action). 14.2. L'accord de collaboration avec le partenaire local doit prévoir explicitement que l'administration puisse se rendre au siège du partenaire local pour y obtenir des informations sur la gestion de la contribution belge et les réalisations effectuées ou en cours grâce à cette contribution. 15. Présentation du rapport financier Le rapport financier du plan d'action, établi sur base des dispositions contenues dans l'annexe 5, sera structuré de la manière suivante : A.Volet général Le volet général comprend les données financières suivantes : 1. Modèle 1 : Liste de l'ensemble des produits et charges de l'ONG Ce modèle reprend tous les produits et charges de l'ONG au cours de l'année du plan d'action. Ce modèle est signé par le réviseur d'entreprise. Pour les consortia, un modèle est élaboré par membre. 2. Modèle 2 : les "Frais administratifs" de l'ONG.Ce modèle contenant tous les frais administratifs doit être élaboré par type d'activité et doit être signé par le réviseur d'entreprise. Pour les consortia, un modèle est élaboré par membre du consortium. 3. Modèle 3 : Ventilation des frais de personnel de l'ONG Ce modèle reprend les nom et prénom de chaque membre du personnel, ses qualifications, et la durée de ses prestations, et précise la part du temps que chaque membre du personnel a consacrée aux activités du plan d'action et aux activités hors plan d'action projets.Pour chaque membre du personnel travaillant au profit d'activités subsidiées par l'administration, est également tenu au siège de l'ONG un dossier individuel contenant notamment les diplômes et les documents attestant l'ancienneté de l'agent ainsi qu'un état récapitulatif annuel de toutes les dépenses qui le concernent ventilées par type (rémunération brute, O.N.S.S.,...).

Le dossier est tenu au siège de l'ONG. Le réviseur d'entreprise signe le modèle 3.

Pour les consortia, un modèle est élaboré par membre.

B. Volet spécifique Ce second volet reprend les données spécifiques à chaque type d'activités. Pour les consortia, les documents sont élaborés et présentés par l'ONG qui bénéficie du subside.

Pour chaque type d'activités, est joint : - un tableau récapitulatif général des recettes et dépenses (modèles 4a à 4f ), signé par le réviseur; - un relevé des opérations bancaires du compte spécifique à vue (modèle 5); - un relevé des mouvements bancaires entre comptes spécifiques à vue et de placement (modèle 6).

Pour le financement du partenaire, sont également joints par action, les tableaux suivants - un relevé des dépenses belges (modèle 7a ); - un relevé des dépenses locales (modèle 7b ); - un relevé des transferts de fonds vers le partenaire local (modèle 7c ).

L'ensemble de ces modèles 4 à 7 peut être remplacé par des extraits de la comptabilité générale ou analytique de l'ONG pour peu que l'information ainsi transmise corresponde aux tableaux demandés.

Pour les types d'activités « offre de services » et « éducation » un modèle 7d doit être élaboré par action, si l'ONG n'a pas utilisé de compte spécifique.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 29 avril 2002 modifiant l'arrêté ministériel du 25 septembre 1998 portant mesures d'exécution de l'arrêté royal du 18 juillet 1997 relatif à l'agrément et à la subvention d'organisations non gouvernementales de développement et de leurs fédérations.

Le Secrétaire d'Etat à la Coopération au Développement, E. BOUTMANS .

Pour la consultation du tableau, voir image