23 JUNI 1999. - Ministerieel besluit tot vaststelling van de basisinstructies voor de justitiehuizen

De Minister van Justitie, Gelet op het koninklijk besluit van 13 juni 1999 houdende organisatie van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie, inzonderheid op artikel 3;

Gelet op het met redenen omkleed advies van het Hoog Overlegcomité van Sector III, gegeven op 22 juni 1999, Besluit :

Artikel 1.De basisinstructies voor de justitiehuizen worden vastgesteld zoals vermeld in de bijlage.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking de eerste dag van de maand volgend op die gedurende welke het in het Belgisch Staatsblad is bekendgemaakt.

Brussel, 23 juni 1999.

T. VAN PARYS

Bijlage Basisinstructies voor de justitiehuizen INHOUDSOPGAVE A. Definitie van het justitiehuis A1. Doelstellingen A2. Basisopdrachten A3. Structuren B. Interne werking van het justitiehuis B1. Opening justitiehuis B2. Basisopdrachten B3. Teamwerk B4. Opleiding B5. Administratieve informatie B6. Statutaire informatie B7. Materieel beheer C. Samenwerkingsverbanden C1. Met de centrale administratieve van de Dienst Justitiehuizen C2. Tussen de justitiehuizen C3. Binnen het justitiehuis C4. Met de magistraten C5. Met de stafhouder en de advocaten C6. Deelname aan commissies en vergaderingen C7. Met de gevangenissen C8. Met externe diensten C9. Met sociale hogescholen en universiteiten A. DEFINITIE VAN HET JUSTITIEHUIS De Dienst Justitiehuizen, die een gespecialiseerde dienst van het Ministerie van Justitie is, is in volle uitbouw. Op het lokale niveau beschikt de Dienst Justitiehuizen per gerechtelijk arrondissement over een afdeling, het justitiehuis genoemd.

A1. Doelstellingen De oprichting van de justitiehuizen kadert in één van de initiatieven om de gerechtelijke instellingen beter te doen aansluiten bij maatschappelijke en persoonlijke verwachtingen en behoeften. Het doel dat hiermee wordt beoogd, bestaat erin een meer toegankelijke, efficiënte en humane justitie tot stand te brengen.

Centrale doelstellingen van het justitiehuis : - Binnen een verplicht en wettelijk kader advies uitbrengen inzake te nemen beslissingen en personen begeleiden, teneinde de uitvoering van genomen beslissingen ten aanzien van deze personen op een maatschappelijk verantwoorde manier te realiseren. - Verder wil het justitiehuis ten dienste staan van elke burger in zijn contacten met justitie, welke ook de positie van deze burger is (dader, slachtoffer, eiser, benadeelde of onrechtstreeks betrokkene in een justitiële actie). - Het justitiehuis wil de toegepaste menswetenschappelijke benadering in het justitiële landschap stimuleren en versterken. Hiervoor wordt betracht de interne werking te optimaliseren en meer systematisch te gaan samenwerken met de belangrijkste partners : magistratuur, advocatuur, strafinrichtingen en welzijnsinstellingen. - Ook sensibilisatie wordt een belangrijke doelstelling van het justitiehuis : het zoeken naar andere oplossingen dan de traditionele gerechtelijke aanpak kan de justitie meer humaan maken. Centraal staat de zorg voor de justitiecliënt, d.w.z. de burger, de dader of het slachtoffer die verplicht of vrijwillig met justitie in aanraking komen.

A2. Basisopdrachten Het vervullen van toezicht, voorlichtings-, advies- en begeleidingsopdrachten die voortvloeien uit de volgende wetten : - de wet van 9 april 1930 tot bescherming van de maatschappij tegen abnormalen, gewoontemisdadigers en plegers van bepaalde seksuele strafbare feiten, vervangen door de wet van 1 juli 1964 en gewijzigd bij de wetten van 17 en 20 juli 1990, 13 april 1995, 10 februari 1998 en 5 maart 1998; - de wet van 29 juni 1964 betreffende de opschorting, het uitstel en de probatie, gewijzigd bij de wet van 10 februari 1994; - de wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming, inzonderheid het artikel 50; - het gerechtelijk wetboek, inzonderheid de artikelen 931 en 1280; - de wet van 23 mei 1990 inzake de overbrenging tussen Staten van gevonniste personen; - de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis, gewijzigd bij de wet van 11 juli 1994 en bij de wet van 4 augustus 1996, in het bijzonder de artikelen 35 en 38 § 1; - de wet van 10 februari 1994 houdende regeling van een procedure voor de bemiddeling in strafzaken; - de wet van 5 maart 1998 betreffende de voorwaardelijke invrijheidstelling en de wet van 18 maart 1998 tot instelling van de commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling.

De taken die voortvloeien uit de volgende onderrichtingen : - de ministeriële omzendbrief van 4 juli 1994 inzake de voorlopige invrijheidstelling; - de ministeriële omzendbrief van 13 september 1996 inzake voorlopige invrijheidstelling van seksuele delinquenten; - de ministeriële richtlijn van 22 juli 1997 met betrekking tot de opsporing van vermiste personen; - de ministeriële richtlijn van 15 september 1997 inzake het onthaal van slachtoffers op parketten en rechtbanken; - de ministeriële richtlijn van 16 september 1998 inzake het waardig afscheid nemen in geval van interventie door de gerechtelijke overheden; - de omzendbrief van 27 november 1998 inzake het elektronisch toezicht; - de ministeriële richtlijn van 15 december 1998 betreffende de seksuele agressie set; - de gemeenschappelijke omzendbrief van 30 april 1999 inzake de bemiddeling in strafzaken.

Onverminderd de taken die bij hogervermelde wetten en onderrichtingen aan de Dienst Justitiehuizen worden toegekend staat het justitiehuis in voor : - het onthalen, informeren en adviseren van de gebruikers van het justitiehuis en het eventuele doorverwijzen ervan naar de bevoegde instanties; - het structureren en bevorderen van de samenwerking en het overleg met de verschillende actoren in en om justitie voor het bereiken van de doelstellingen van het justitiehuis; - de coördinatie, promotie en bekendmaking van de initiatieven rond alternatieve geschillenbeslechting en alternatieve maatregelen en straffen; voor het organiseren van deze taak wordt in elk justitiehuis een coördinator aangesteld; - het ter beschikking stellen van lokalen voor het organiseren van de juridische eerstelijnsbijstand door de advocaten, voor de vergaderingen van de commissies voor juridische bijstand en voor de zittingen van de commissies voor de voorwaardelijke invrijheidstelling.

Daarbij moeten ook de interne capaciteiten van het justitiehuis verder ontwikkeld, bevorderd en geoptimaliseerd worden. Volgende functies kunnen daartoe bijdragen : - een kwaliteitsbevorderende functie of de bevordering van het eigen functioneren van het justitiehuis en van de kwaliteit, de effectiviteit en de efficiëntie van het aanbod door betere interne coördinatie, samenwerking en methodologische ondersteuning; - een responsabiliseringsfunctie of het streven naar de algemene verhoging van de kwaliteit van het justitiehuis door decentralisering van leidinggevende en structurerende bevoegdheden, door het opnemen van de lokaal toegekende verantwoordelijkheden, het bepalen van een beleidslijn en prioriteiten conform de doelstellingen en basisopdrachten van de justitiehuizen; - een laboratoriumfunctie of het verbreden en verdiepen van het justitiële instrumentarium, waardoor bijvoorbeeld buitengerechtelijke en andersgerechtelijke conflicthantering meer kansen krijgt tot ontwikkeling (preventie en dialoog moeten procedures voorkomen); - een signaalfunctie of het signaleren van disfuncties, noden en behoeften op het ruime werkveld.

A3. Structuren De Dienst Justitiehuizen, bestaande uit een centrale administratie en buitendiensten, maakt deel uit van het Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie van het Ministerie van Justitie. De buitendiensten zijn op 2 niveaus gestructureerd, een regionaal niveau en een basisniveau.

De personeelsformatie van de buitendiensten bestaat uit 851 betrekkingen, die deels zijn ingevuld door personeel afkomstig van de vroegere Dienst Sociaal Werk (voorheen de Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing, werkzaam buiten de gevangenissen) en van de Bemiddeling in Strafzaken en Slachtofferonthaal.

De algemene leiding van de Dienst Justitiehuizen is in handen van het centraal niveau. Stafafdelingen (parajustitieel werk, personele en materiële ondersteuning, opleiding en wetenschappelijke ondersteuning) en twee steundiensten (Alternatieve Maatregelen en Slachtofferzorg) zijn er voorzien.

Verder wordt een regionaal bestuur voorzien per Hof van Beroep. Dit bestuur staat onder leiding van een regionaal directeur. Voor Brussel wordt een Nederlandstalige en een Franstalige regionaal directeur voorzien. Per taalgebied wordt een regionaal directeur belast met een coördinerende opdracht voor het betreffende taalgebied. De regionaal directeur zal beschikken over een administratieve kracht en een staf van adjunct-adviseurs die onder meer werken voor de bemiddeling in strafzaken en het slachtofferonthaal.

Het basisniveau van de organisatie wordt gevormd door de justitiehuizen. Er wordt een justitiehuis opgericht per gerechtelijk arrondissement. Het justitiehuis van Brussel wordt ontdubbeld in een Nederlandstalige en Franstalige afdeling. Elk justitiehuis, en elke afdeling ervan te Brussel, wordt geleid door een directeur. De lokaliteiten Veurne en Ieper enerzijds en Marche-en-Famenne en Neufchateau anderzijds worden door slechts één directeur geleid.

De directeur van het justitiehuis wordt bijgestaan door een coördinator die zich vooral richt naar de promotie en ondersteuning van de alternatieve maatregelen in het arrondissement. De basisopdrachten van enquêtering, onthaal, bemiddeling in strafzaken, toezicht en begeleiding en de taken die worden vermeld in punt A.2 worden vervuld door justitieassistenten.

Het justitiehuis omvat ook administratief personeel bestaande uit bestuursassistenten/bestuurschefs en onthaalbeambten. In de grotere arrondissementen kan de directeur worden bijgestaan door een adjunct-adviseur.

Een uitgebreid beeld van de verschillende functies die in de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen kunnen worden waargenomen is weergegeven in de functiebeschrijvingen -en profielen (Zie apart Ministerieel Besluit).

B. INTERNE WERKING VAN HET JUSTITIEHUIS B1. Opening justitiehuis De directeur van het justitiehuis en zijn medewerkers zijn gerechtigd om tijdens de voorbereidende fase van de opening van een justitiehuis de nodige contacten te leggen met de magistratuur, de stafhouder van de balie en de andere actoren met de bedoeling hen te informeren, uit te nodigen voor de opening en de basis te leggen voor hun verdere medewerking. De opening gebeurt in nauw overleg met het centrale niveau.

B2. Basisopdrachten 1. Eerstelijnswerk Het betreft een specifieke opdracht die erin bestaat een onthaal en een (eventuele) verwijzing naar een bevoegde dienst te voorzien voor de burger die vragen of problemen heeft in verband met de activiteiten van de justitie. Het justitiehuis moet voorzien in een voldoende permanentie om de burgers toe te laten op regelmatige tijdstippen van deze dienstverlening gebruik te maken. Deze opdracht wordt georganiseerd door de directeur van het justitiehuis en wordt uitgevoerd door één of meer justitieassistenten.

Tijdens dit onthaal kan ook beroep gedaan worden op de juridische eerstelijnsbijstand; in dit kader houden advocaten hiervoor zitdagen in het justitiehuis. 2. Strafrechtelijke en burgerrechtelijke opdrachten - verdeling van de dossiers : De binnenkomende opdrachten worden door het secretariaat van het justitiehuis genoteerd in een register.Het secretariaat opent vanaf dat ogenblik een dossier.

De verantwoordelijkheid van de justitieassistent inzake de opvolging van het dossier start van zodra hij het dossier heeft ontvangen van het secretariaat. Het opnemen van het dossier houdt voor de justitieassistent in dat er zo vlug mogelijk wordt gestart met de actieve opvolging van het dossier.

De directeur van het justitiehuis is verantwoordelijk voor een efficiënte verdeling van de opdrachten tussen de verschillende justitieassistenten, rekening houdend met een doeltreffende bestuursaanpak, de functieprofielen en competenties, en de door de centrale administratie bepaalde oriëntaties en prioriteiten.

De directeur is verantwoordelijk voor de caseload van de justitieassistenten en waakt over een gelijkwaardige verdeling van de dossiers. Hij heeft toegang tot hun dossiers. - het uitvoeren van de opdrachten : Alle problemen inzake het opnemen, de opvolging of afwerking van een opdracht dienen door de justitieassistent onverwijld aan de directeur gesignaleerd te worden; in het bijzonder geldt dit inzake vertragingen in de uitvoering van opdrachten of de overdracht van dossiers.

Alle deontologische en methodologische vragen die voortvloeien uit het uitvoeren van een opdracht dienen door de justitieassistent aan de directeur van het justitiehuis gesignaleerd te worden. - de rapportage : De rapportage dient inhoudelijk, formeel en inzake tijdslimieten te gebeuren volgens de wettelijke termijnen en op een methodologisch en deontologisch verantwoorde wijze. 3. Coördinatietaken : Het justitiehuis stimuleert een vlotte en methodologisch en deontologisch verantwoorde samenwerking tussen de magistratuur, de advocatuur, de lokale overheden, de lokale welzijnsinstellingen en de justitieassistenten. B3. Teamwerk De directeur van het justitiehuis zal maximaal streven naar een goed teamwerk onder de personeelsleden. Hiervoor worden regelmatig dienstvergaderingen, werkgroepen en werkbegeleidingen gehouden, waarop de aanwezigheid voor de personeelsleden verplicht is. Van de personeelsleden wordt een positieve en actieve inbreng verwacht om de teamvorming en de teamwerking binnen het justitiehuis te stimuleren.

De personeelsleden van een justitiehuis, die gewoonlijk niet in het justitiehuis zijn gehuisvest, worden uitgenodigd op alle vergaderingen rond de werking van het justitiehuis en op alle informatieve bijeenkomsten. Zij worden ook betrokken in alle initiatieven waar hun specifieke kennis en ervaring een nuttige inbreng kunnen inhouden.

B4. Opleiding De opleiding van de personeelsleden van de Dienst Justitiehuizen zal het voorwerp uitmaken van een specifieke omzendbrief.

In afwachting daarvan krijgt elk nieuw personeelslid in een eerste periode een inservice-training, waarin met alle werksectoren wordt kennisgemaakt. Daarna start hij met zijn opdrachten en wordt hierbij gevolgd door een coach (een ervaren collega). Deze periode heet de job-training. Er wordt voorzien in een basisopleiding, waarin wordt gewerkt rond deontologische, methodische en inhoudelijke aspecten van de functie van justitieassistent. Aansluitend op deze basisopleiding zullen regelmatig intervisies plaatsvinden. Jaarlijks worden voor alle personeelsleden opleidingen voorzien onder meer via deelname aan studiedagen of kortdurende opleidingen; deze activiteiten worden verzorgd en/of gecoördineerd door de adjunct-adviseurs voor opleiding (centrale functie N en F).

Bij problemen van tijdelijke aard die de werkuitvoering grondig beïnvloeden, kan het personeelslid via zijn directeur een aanvraag doen tot individuele supervisie.

De directeur van het justitiehuis zal regelmatig zijn personeel bevragen inzake hun opleidingsbehoeften en bevindingen en voorstellen voor opleiding overzenden aan de adjunct-adviseur voor opleiding.

Naast het door de dienst ingerichte opleidingsaanbod bestaan voor het personeel ook mogelijkheden om individueel cursussen of opleidingen te volgen; hiertoe kan een aanvraag, bij middel van de daartoe voorziene formulieren (dienstvrijstelling of opleidingsverlof), worden ingediend via de directeur van het justitiehuis. Deze vraag stuurt hij, voorzien van zijn advies, aan de adjunct-adviseur voor opleiding.

B5. Administratieve informatie 1. Briefwisseling De briefwisseling met externe personen en diensten dient het logo van het justitiehuis te dragen.Op de briefwisseling dient telkens de naam, functie, adres, telefoon en bereikbaarheid vermeld te worden van het personeelslid van het secretariaat dat de briefwisseling behandelt.

De briefwisseling dient een uniform briefhoofd en een duidelijke herkenbaarheid na te streven.

Briefwisseling tussen justitiehuizen wordt steeds verzonden gericht aan : Justitiehuis Adres Postnummer en gemeente De briefwisseling aan cliënten wordt omwille van het vertrouwelijk karakter verstuurd in blanco-omslagen. 2. Rapportage In de rapportage dient gestreefd naar een uniform werkschema zodat de leesbaarheid en herkenbaarheid wordt bevorderd.In elke vorm van rapport dient aandacht besteed aan een duidelijke en correcte vermelding van de identificatiegegevens (naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, verblijfsadres), de gerechtelijke gegevens (aard van de maatregel, begin- en einddatum, duur) en de dienstgegevens (naam, standplaats, telefoon en fax van de justitieassistent, dossiernummer, aard van het rapport, vermelding opdrachtgever, data en aard van de tussenkomsten, datering en ondertekening van het rapport door de justitieassistent).

Elke vorm van rapportage wordt door de justitieassistent bewaard in het dossier en in het justitiehuis geregistreerd met vermelding van de datum van verzending en de bestemmeling. Ten einde de justitieassistent niet te belasten, zal de bestuursassistent de binnenkomende dossiers ontsluiten.

De rapporten moeten afgeleverd worden binnen de termijn die door de opdrachtgevers of het wettelijk kader is bepaald; wanneer dit wegens werkoverlast niet haalbaar is, dient de opdrachtgever er zo vlug mogelijk via de directeur schriftelijk van verwittigd te worden.

Tijdens de begeleiding bewaart de justitieassistent die werkzaam is in het justitiehuis zijn dossiers in het justitiehuis.

Verzenden van rapporten : a. voor de justitieassistenten belast met strafrechtelijke opdrachten a.1. in het kader van de probatie en de dienstverlening De justitieassistenten belast met deze opdrachten dienen het origineel van hun begeleidingsverslagen rechtstreeks aan de bevoegde probatiecommissie over te zenden. De probatieenquêtes op vraag van het Parket of de andere gerechtelijke opdrachtgevers worden rechtstreeks overgezonden aan de opdrachtgever van de enquête. Indien een probatiemaatregel samenloopt met een andere begeleiding, dienen beide maatregelen duidelijk vermeld onder de rubriek "gerechtelijke situatie". Aan beide opdrachtgevers dient een rapport te worden overgezonden.

Het verslag opgesteld ingeval van toepassing van een alternatieve maatregel tijdens een genadeprocedure, wordt rechtstreeks aan de Dienst Individuele Gevallen en Genade overgezonden.

Een eindverslag van een begeleiding dient duidelijk te vermelden dat de begeleiding wordt afgesloten; het dossier wordt na het afsluiten van de begeleiding bezorgd aan het secretariaat van het justitiehuis voor archivering. a.2. in het kader van de penitentiaire begeleiding De justitieassistenten belast met penitentiaire begeleidingen dienen het origineel van hun begeleidings- of enquêteverslagen rechtstreeks aan de bevoegde opdrachtgever over te zenden (Commissie voor de voorwaardelijke invrijheidstelling (VI), Dienst Individuele Gevallen en Genade, Commissie tot Bescherming van de Maatschappij). De samenwerking met de commissies VI maakt het voorwerp uit van een afzonderlijke richtlijn.

Een eindverslag van een begeleiding dient duidelijk te vermelden dat de begeleiding wordt afgesloten; het dossier wordt na het afsluiten van de begeleiding bezorgd aan het secretariaat van het justitiehuis voor archivering. a.3. in het kader van de opvolging van een vrijheid onder voorwaarden De justitieassistenten belast met deze opdrachten dienen het origineel van hun begeleidings- of enquêteverslagen rechtstreeks aan de bevoegde opdrachtgever over te zenden.

Een eindverslag van een begeleiding dient duidelijk te vermelden dat de begeleiding wordt afgesloten; het dossier wordt na het afsluiten van de begeleiding bezorgd aan het secretariaat van het justitiehuis voor archivering. b. voor de justitieassistenten belast met burgerrechtelijke opdrachten De justitieassistenten belast met deze opdrachten dienen het origineel van hun enquêteverslagen rechtstreeks aan de bevoegde opdrachtgever over te zenden (jeugdrechter, rechtbank van eerste aanleg en Hof van Beroep).Een exemplaar wordt bezorgd aan het secretariaat van het justitiehuis voor archivering. c. voor de justitieassistenten belast met de bemiddeling in strafzaken De justitieassistenten belast met deze opdrachten dienen het origineel van hun verslagen inzake bemiddeling rechtstreeks op te sturen naar de procureur des Konings.Een exemplaar wordt bezorgd aan het secretariaat van het justitiehuis voor archivering. d. voor de justitieassistenten belast met het slachtofferonthaal De justitieassistenten belast met deze opdrachten dienen het origineel van hun verslagen rechtstreeks over te maken aan de procureur des konings, de onderzoeksrechter of de commissie voor voorwaardelijke invrijheidstelling.Een exemplaar wordt bezorgd aan het secretariaat van het justitiehuis voor archivering. 3. Dienstprestaties De directeur van het justitiehuis controleert de dienstprestaties van zijn personeelsleden. In principe wordt het administratief werk door alle personeelsleden in het justitiehuis verricht.

Slechts in uitzonderlijke omstandigheden kan met instemming van de directeur hiervan afgeweken worden (wegens hoogdringendheid of plaatsgebrek kunnen personeelsleden toelating krijgen om hun administratief werk thuis te doen). De directeur van het justitiehuis zal ervoor instaan dat het justitiehuis tijdens de bureeluren een maximale bezetting nastreeft.

De justitieassistenten maken een planning op van hun activiteiten; zij vermelden in de planning hun aanwezigheidsuren in het justitiehuis en het tijdstip en de lokatie van hun huisbezoeken.

Zij dienen achteraf hun dienstprestaties te bewijzen in een dagboek dat voldoende gedetailleerd hun tijdsgebruik voor de dienst, de aard van hun prestaties, de dienstverplaatsingen, de dossiers waarin werd gewerkt en het opnemen of afsluiten van dossiers moet weergeven. De dienst stelt een geautomatiseerd of een schriftelijk dagboek ter beschikking. Het dagboek (eventueel samen met de onkostenstaten) wordt maandelijks binnen de 10 dagen, volgende op de laatste dag in de maand, overgezonden aan de directeur van het justitiehuis die er toezicht op houdt. De onkostenstaten van verschillende maanden kunnen gegroepeerd worden ingediend. De dagboeken worden gedurende vijf jaar in het justitiehuis bewaard. 4. Werkuren Het personeel werkt volgens het stelsel van de 38-urenweek.De prestaties geschieden in functie van de werkplichten (huisbezoeken, bureelgesprekken, administratieve taken, permanenties). Voor de middagpauze dient minstens een half uur afgetrokken. Maandelijks wordt de stand van zaken van de gepresteerde uren opgemaakt.

De recuperatie van eventueel gepresteerde overuren dienen de personeelsleden aan te vragen aan de directeur van het justitiehuis.

De directeur ziet erop toe dat de gemaakte overuren zo vlug mogelijk worden gerecupereerd. De overdracht van overuren naar een volgende maand dient zoveel mogelijk beperkt te worden. In geen geval mag de recuperatie van overuren de goede werking van de dienst in het gedrang brengen. De recuperatie van overuren mag niet samengevoegd worden met verlof.

B6. Statutaire informatie 1. De bevoegdheden van de directeur van het justitiehuis ten aanzien van het personeel De bevoegdheden van de directeur van het justitiehuis ten aanzien van het personeel worden uitvoerig behandeld in de tekst van de functieprofielen.De directeur, die geen vastbenoemd ambtenaar is, is niet bevoegd voor volgende thema's : - de evaluatie : hij kan enkel de evaluator bijstaan; - disciplinaire acties (hij kan wel de bevoegde ambtenaar informeren); - de eedaflegging.

De directeur staat in voor het confidentieel behandelen van de personeelsdossiers. 2. Verloven en afwezigheden (K.B. van 19.11.1998, gewijzigd bij het K.B. van 26 mei 1999) Het vakantieverlof dient door alle personeelsleden van het justitiehuis tijdig aangevraagd te worden bij de directeur die de goede werking van de dienst moet garanderen. Het secretariaat van het justitiehuis maakt voor elk personeelslid jaarlijks een individuele verloffiche op en houdt de toekenning van verloven bij in een register. Het jaarlijks verlof mag versnipperd opgenomen worden, doch dient minstens een doorlopende periode van een week te omvatten.

Andere verloven en afwezigheden worden op de daartoe voorziene formulieren aangevraagd via de directeur van het justitiehuis. 3. Veiligheid Elk justitiehuis stelt een huishoudelijk reglement op;daarin komen de afspraken inzake permanentie, gebruik van lokalen, verantwoordelijkheden betreffende het gebruik van de infrastructuur en de werkmiddelen. In het bijzonder zal het huishoudelijk reglement bepalingen dienen te bevatten rond de organisatorische beveiliging van het personeel en de bezoekers; verder dient een brandbeveiligingsplan te worden opgesteld.

Teneinde de veiligheid van het personeel te waarborgen, moeten onder meer volgende regels in acht worden genomen : - incidenten met cliënten of bezoekers of situaties waarin personeelsleden zich onveilig voelen, dienen steeds onverwijld te worden gemeld aan de directeur van het justitiehuis; - in de werkplanning, die regelmatig aan het secretariaat wordt overgemaakt, worden de uren en de adressen van de huisbezoeken vermeld; - andere collega's justitieassistenten kunnen worden gevraagd om bij te staan bij opdrachten (huisbezoeken of bureelgesprekken) die een mogelijke gevaarssituatie inhouden.

Om ernstige schade te vermijden (brand, diefstal, vernieling van meubilair) dienen onder meer volgende aanbevelingen strikt opgevolgd te worden bij het verlaten van de lokalen : - de verlichting uitdoen en indien nodig de verwarmingstoestellen en elektrische apparaten afzetten; - deuren en vensters sluiten en indien nodig de buitendeuren sluiten die toegang verlenen tot de burelen; - vanuit de zorg voor discretie alle dossiers veilig opbergen en archieven achter slot bewaren; - het bureel ordelijk houden en geen voorwerpen laten slingeren die andere gebruikers zouden kunnen hinderen (volle asbakken, gebruikte tassen, . ). 4. Reis- en verblijfkosten De onkostenstaten worden in tweevoud opgemaakt en door de directeur van het justitiehuis nagezien.Maandelijks zendt de directeur de onkostenstaten van het personeel van het justitiehuis voor uitbetaling aan het Ministerie van Justitie, Dienst Algemene Comptabiliteit, Waterloolaan 115, 1000 Brussel.

Voor de terugbetaling van de reis en/of verblijfkosten voor een beroepsopleiding dient een afzonderlijke onkostenstaat opgemaakt te worden volgens de regels die voorzien zijn in de omzendbrief « opleiding » (Zie punt B4).

B7. Materieel beheer De directeur van het justitiehuis is verantwoordelijk voor de huisvesting, het bureelmateriaal en de materiële werkmiddelen van zijn personeel. Hij is verantwoordelijk voor een billijke verdeling van deze middelen.

De directeur van het justitiehuis heeft betaalt de kantoorbehoeften en kosten, nodig voor de werking van het justitiehuis, uit uitsluitend daartoe bestemde vergoedingen, waarvan de centrale administratie het bedrag bepaalt en te zijner beschikking stelt. Voor de besteding van die gelden moet elke directeur rekening en verantwoording afleggen.

De personeelsleden dienen de directeur op de hoogte te houden van eventuele tekorten, beschadigingen of vernielingen van het materiaal.

De postzegels worden centraal besteld bij de Dienst Gebouwen en Materieel op vraag van de directeur van het justitiehuis.

C. SAMENWERKINGSVERBANDEN In dit hoofdstuk komen vooral de samenwerkingstaken van het justitiehuis aan bod. Deze taken worden in hoofdzaak georganiseerd door de directeur van het justitiehuis en door de coördinator ingeval van de alternatieve maatregelen en straffen. Toch is het zeer belangrijk dat alle personeelsleden in hun contacten met samenwerkingspartners aandacht hebben voor deze samenwerkingsopdracht van het justitiehuis.

C1. Met de centrale administratie van de Dienst Justitiehuizen De justitieassistenten richten alle vragen aan de centrale administratie via de directeur van het justitiehuis.

De directeur van het justitiehuis is voor zijn beleid verantwoording verschuldigd aan de regionaal directeur. De contacten met de centrale administratie lopen in principe dan ook via de regionaal directeur.

De centrale administratie stelt een lijst op van de stukken die rechtstreeks aan bepaalde diensten worden gestuurd.

Het adres van de centrale administratie is : Ministerie van Justitie Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie Dienst Justitiehuizen Waterloolaan 115 1000 BRUSSEL C2. Tussen de justitiehuizen De regionaal directeur coördineert de activiteiten van de verschillende justitiehuizen waarvan het ambtsgebied overeenstemt met het rechtsgebied van het Hof van Beroep. Hiertoe richt hij vergaderingen in met de verschillende leidinggevenden van de justitiehuizen teneinde tot een verdere harmonisering in het beleid en de werking te komen.

Briefwisseling tussen de justitiehuizen wordt door de secretariaten van de verschillende justitiehuizen verzorgd (bvb. overdracht van dossiers).

C3. Binnen het justitiehuis De personeelsleden van een justitiehuis, die gewoonlijk niet in het justitiehuis zijn gehuisvest, worden uitgenodigd op alle vergaderingen rond de werking van het justitiehuis en op alle informatieve bijeenkomsten. Zij worden ook betrokken in alle initiatieven waar hun specifieke kennis en ervaring een nuttige inbreng kunnen inhouden.

Zij worden door het secretariaat van het justitiehuis op de hoogte gesteld van alle dienstinformatie en kunnen mits afspraak steeds beroep doen op de infrastructuur en de documentatie van het justitiehuis.

C4. Met de magistraten De magistratuur is een zeer belangrijke opdrachtgever voor de justitiehuizen en wordt via adviescommissies betrokken bij het beleid ervan.

De contacten met de magistratuur verlopen in principe via de directeur van het justitiehuis. De coördinator van het justitiehuis is de contactpersoon voor de magistratuur wat de alternatieve maatregelen betreft. De justitieassistent, die van de directeur een globale of individuele opdracht krijgt toegewezen, kan rechtstreeks met de bevoegde magistraat communiceren in functie van een vlotte afhandeling van zijn opdracht.

C5. Met de stafhouder en de advocaten Een belangrijk samenwerkingsverband met de balie wordt gevormd rond de uitvoering van de juridische eerstelijnsbijstand; een regelmatig overleg en een registratie van de behandelde vragen is nodig om het eerstelijnswerk door de justitieassistenten en de juridische eerstelijnsbijstand te blijven afstemmen op de noden van de burger.

C6. Deelname aan commissies en vergaderingen In het kader van hun opdrachten en hun specifieke werksectoren kunnen de personeelsleden van het justitiehuis ingevolge aanstelling bij ministerieel besluit of aanwijzing door de directeur van het justitiehuis deelnemen aan wettelijke of administratieve commissies of vergaderingen. In verschillende commissies is de dienst vertegenwoordigd of wordt het secretariaat waargenomen door een personeelslid van het justitiehuis (bvb. de Probatiecommissie, Commissie tot Bescherming van de Maatschappij, de Evaluatiecommissie).

Justitieassistenten kunnen door commissies of vergaderingen worden opgeroepen om te getuigen of te adviseren inzake personen die zij volgen (bvb. de Commissie voor de Voorwaardelijke Invrijheidstelling).

Het is belangrijk dat de personeelsleden die aan deze commissies deelnemen, deze taak op een methodisch en deontologisch verantwoorde wijze invullen.

C7. Met de gevangenisssen De justitiehuizen zullen met de gevangenissen een belangrijke overdracht van gegevens dienen te realiseren (dossiers van gedetineerden, vragen voor maatschappelijke enquête, rapporten van maatschappelijke enquête, overleg in functie van verlof of invrijheidstelling van gedetineerden). De directeur, de coördinator of de justitieassistenten kunnen ook uitgenodigd worden op overlegvergaderingen. Het is belangrijk dat de opdrachten en aanvragen uitgaande van de gevangenis nauwgezet worden opgevolgd.

Voor het bezoek aan gedetineerden dienen de justitieassistenten zich te houden aan de afspraken die hierover tussen de gevangenisdirecteur en de directeur van het justitiehuis worden gemaakt.

Voor pas aangeworven justitieassistenten zal de directeur van het justitiehuis een bezoektoelating aanvragen aan de gevangenisdirecteur.

C8. Met externe diensten De directeur, de coördinator en het personeel van het justitiehuis zien erop toe dat het justitiehuis een goede werkrelatie onderhoudt met het brede veld van diensten in de welzijnssfeer.

Het justitiehuis kan waar dit nodig is, de rol spelen van initiatiefnemer van nieuwe projecten of kan een ondersteunende of coördinerende rol opnemen ten aanzien van welzijnsinstellingen in die domeinen waar een raakvlak bestaat met de werking van de parajustitiële dienstverlening.

De evaluatie- en opvolgingscommissie in elk gerechtelijk arrondissement geeft advies over voorstellen van projecten in het kader van alternatieve maatregelen en volgt de evolutie ervan op in de tijd. Op termijn zal deze rol worden overgenomen door de commissie strafrechtstoepassingen. Het personeel van het justitiehuis zorgt ervoor alle nuttige informatie inzake de (mede)werking van projecten of welzijnsinstellingen aan de coördinator van het justitiehuis over te zenden die op zijn beurt de arrondissementele evaluatiecommissie en de Steundienst Alternatieve Maatregelen hiervan op geregelde tijdstippen informeert. De coördinator van het justitiehuis zal in het bijzonder toezien op een goede samenwerking met de instellingen die alternatieve gerechtelijke maatregelen ondersteunen.

C9. Met sociale hogescholen en universiteiten Deze samenwerking houdt in de eerste plaats een morele verplichting in om in het justitiehuis mogelijkheden voor het lopen van een stage te voorzien. De verdeling van de stages wordt nationaal door de adjunct-adviseur voor opleiding gecoördineerd teneinde alle onderwijsinstellingen gelijke kansen te geven.

Teneinde als stagebegeleider te fungeren moet het personeelslid van het justitiehuis minimaal drie jaar werkervaring in de betreffende sector hebben.

Naast het voorzien van stagemogelijkheden kan deze samenwerking ook een medewerking aan wetenschappelijk onderzoek inhouden; de toelatingen voor wetenschappelijk onderzoek dienen aan de centrale administratie te worden aangevraagd. Wanneer het onderzoek betrekking heeft op cliënten van een commissie is het akkoord van de voorzitter vereist.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 23 juni 1999.

De Minister van Justitie, T. VAN PARYS