20 MAART 2024. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Voorbeeldigheidscomité

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bevoegd voor Economie;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 6 juli 2023Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 06/07/2023 pub. 18/08/2023 numac 2023043748 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de voorbeeldigheid op sociaal en milieuvlak van ondernemingen sluiten betreffende de voorbeeldigheid op sociaal en milieuvlak van ondernemingen, artikel 51;

Gelet op het huishoudelijk reglement aangenomen door het Voorbeeldigheidscomité op 21 februari 2024, Besluit :

Artikel 1.Het huishoudelijk reglement van het Voorbeeldigheidscomité in bijlage wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking de dag na de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Brussel, 20 maart 2024.

A. MARON

Bijlage. - Huishoudelijk reglement van het Voorbeeldigheidscomité Algemene bepalingen

Artikel 1.Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van het Voorbeeldigheidscomité, opgericht door het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 6 juli 2023Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 06/07/2023 pub. 18/08/2023 numac 2023043748 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de voorbeeldigheid op sociaal en milieuvlak van ondernemingen sluiten betreffende de voorbeeldigheid op sociaal en milieuvlak van ondernemingen.

Samen met het secretariaat zien de leden toe op de naleving van dit reglement.

Art. 2.Tenzij anders bepaald, worden de termijnen van dit reglement in kalenderdagen berekend.

Zetel, voorzitterschap, samenstelling, secretariaat en aanwezigheid van het Comité

Art. 3.De zetel van het Comité is gevestigd bij Brussel Economie en Werkgelegenheid.

Art. 4.Alle officiële briefwisseling en communicatie met het Comité worden naar de voorzitter gezonden, op het adres van het secretariaat.

Het secretariaat brengt de andere leden van het comité en de directeur-diensthoofd van de dienst Economie hiervan op de hoogte.

Alle communicatie in naam van het Comité gebeurt via het secretariaat of de voorzitter.

Elke communicatie tussen de voorzitter, de andere effectieve leden, de plaatsvervangenden, het secretariaat en de directeur-diensthoofd van de dienst Economie verloopt in principe digitaal.

Art. 5.De voorzitter zorgt voor de goede werking van het Comité.

Art. 6.Een effectief lid kan vervangen worden door zijn of haar plaatsvervanger. Het effectief lid schakelt zelf zijn plaatsvervanger in. Een afwezigheid wordt gemeld bij het secretariaat ten laatste 3 dagen voor het Comité.

Organisatie van de vergaderingen

Art. 7.De leden kunnen de voor de zittingen meest geschikte weekdag overeenkomen.

Art. 8.In samenspraak met de secretaris stelt de voorzitter de datum van de vergadering van het Comité vast. ln principe wordt de datum van de eerstvolgende Comitévergadering aan het einde van de zitting vastgelegd. Tijdens de zitting kan het Comité een vergaderrooster voor verschillende vergaderingen vastleggen.

Als het Comité een adviesverzoek ontvangt, kan de voorzitter in samenspraak met de secretaris de eerder vastgelegde vergaderdatum afhankelijk van de haar toegekende adviestermijn verplaatsen.

Art. 9.De vergaderingen kunnen online of fysiek worden georganiseerd, dit wordt door de voorzitter in samenspraak met het de secretaris bepaald.

Om de 6 maanden wordt er een fysieke vergadering georganiseerd waar verslag wordt gedaan van de concrete uitvoering, statistieken, eventuele problemen, etc.

Art. 10.In samenspraak met het de secretaris bereidt de voorzitter de agenda voor. Deze wordt zeven dagen voor het Comité aan de leden bezorgd.

Art. 11.§ 1. Elk lid kan vragen dat een punt op de agenda wordt ingeschreven. Idealiter gaat een voorgesteld agendapunt gepaard met een korte inhoudelijke toelichting. Opdat het punt op de volgende vergadering zou kunnen worden besproken, bereikt het voorstel ten laatste tien werkdagen voor die vergadering het secretariaat.

Bij spoed kunnen een agendapunt en zijn begeleidende documenten tot drie dagen voor de zitting worden toegevoegd. § 2. Om gemotiveerde dringende redenen kan het Comité uitzonderlijk beslissen onderwerpen te bespreken die niet op de agenda van de vergadering staan.

Art. 12.Als de agenda van een vergadering niet volledig wordt afgehandeld, kan het Comité de bespreking van bepaalde agendapunten verdagen of beslissen haar voort te zetten op een andere datum.

Afhankelijk van de adviestermijn waarover ze beschikt, kan ze een specifieke vergadering beleggen om de overblijvende agendapunten te behandelen.

Art. 13.Na iedere vergadering wordt naar de leden en de plaatsvervangende leden de uitnodiging gestuurd voor de volgende vergadering.

Art. 14.De vergaderingen van het Comité zijn niet openbaar.

Voorbereiding van de adviezen en adviesprocedure

Art. 15.De voorzitter duidt voor elk adviesdossier een rapporteur aan onder de leden en het secretariaat. De aangeduide persoon bereidt het ontwerpadvies voor en bezorgt het aan de voorzitter en het secretariaat.

Art. 16.Adviezen kunnen via 2 procedures goedgekeurd worden, deze procedures kunnen gecombineerd worden: 1° Schriftelijke procedure waarbij het advies en de bijhorende documenten via de Sharepoint van het Comité met de leden wordt gedeeld en de leden hun stem en hun opmerkingen digitaal doorgeven.Het secretariaat brengt de leden op de hoogte van het advies op de Sharepoint via mail en geeft de leden minimum 7 dagen om hun stem en hun opmerkingen door te geven. Het secretariaat laat via mail de uitslag van de stemming weten. 2° Op de vergadering worden ontwerpadviezen mondeling besproken en gestemd.

Art. 17.Het Comité beschikt over een Sharepoint waartoe alle leden toegang hebben en die dienst doet als databank waar alle notulen, aanvragen, adviezen, etc., gedeeld worden met de leden van het Comité.

Art. 18.Het Comité kan uitzonderlijk personen uitnodigen die geen lid maar wel expert zijn. Deze experten kunnen niet deelnemen aan de stemmingen.

Notulen

Art. 19.De secretaris stelt de notulen van elke vergadering op. Dit is een beknopt verslag van elke vergadering met de vermelding van de belangrijkste punten en beslissingen. Deze verslagen mogen gemengd in het Nederlands en Frans worden opgesteld.

Art. 20.De inhoud van de debatten en de notulen van de zittingen zijn vertrouwelijk. Ze mogen in geen enkel geval en op geen enkele manier volledig of gedeeltelijk aan derden worden bekendgemaakt.

Enkel de voorzitter en, bij zijn afwezigheid, het secretariaat mogen over de door het Comité uitgebrachte adviezen communiceren.

Onafhankelijkheid

Art. 21.Elk lid dat een belangenconflict heeft of vermoedt, laat dit via email uitdrukkelijk weten aan de voorzitter minstens drie dagen voor de vergadering.

Art. 22.Een lid onthoudt zich van de beraadslaging en/of de stemming wanneer hij of zij een rechtstreeks of onrechtstreeks belang heeft bij het onderwerp.

Art. 23.Wanneer het lid behoort tot de administratie of organisatie vanwaar het label of de regeling uitgaat, kan dit lid deelnemen aan de beraadslaging maar onthoudt het lid zich bij de stemming.

Art. 24.Bij persoonlijke betrokkenheid zoals verwantschap, kennissen van het lid of eigen onderneming onthoudt het lid zich van de beraadslaging en de stemming.

Art. 25.Wanneer er een mogelijke belangenvermenging is, wordt deze op het Comité besproken en wordt er door de leden beslist of er en welke onthouding nodig is. Wanneer de leden niet bij consensus overeenkomen wordt er via gewone meerderheid gestemd en bij gelijke stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Slotbepalingen

Art. 26.Elke wijziging van het huishoudelijk reglement wordt na goedkeuring door het Comité ter goedkeuring aan de minister voorgelegd.

Art. 27.Het Comité heeft dit huishoudelijk reglement aangenomen op 21 februari 2024.

Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van __ maart 2024 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het Voorbeeldigheidscomité;

Brussel, 20 maart 2024.

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bevoegd voor Economie, A. MARON