REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

20 MARS 2024. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité d'exemplarité

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Economie ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 6 juillet 2023 relatif à l'exemplarité au niveau social et environnemental des entreprises, l'article 51 ;

Vu le règlement d'ordre intérieur adopté par le Comité d'exemplarité le 21 février 2024, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Comité d'exemplarité, joint en annexe, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre jour en vigueur le lendemain de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 20 mars 2024.

A. MARON

Annexe. - Règlement d'ordre intérieur du Comité d'exemplarité Dispositions générales

Article 1er.Ce règlement d'ordre intérieur régit le fonctionnement du Comité d'exemplarité, institué par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 6 juillet 2023 relatif à l'exemplarité au niveau social et environnemental des entreprises.

Les membres veillent, en collaboration avec le secrétaire, au respect du présent règlement.

Art. 2.Sous réserve de dispositions contraires, la computation des délais du présent règlement se fait en jours calendrier.

Siège, présidence, composition, secrétariat et présence du Comité

Art. 3.Le siège du Comité est établi auprès de Bruxelles Economie et Emploi.

Art. 4.Tous les échanges et communication officiels avec le Comité sont adressés au président à l'adresse du secrétariat du Comité. Le secrétaire en informe les autres membres du Comité et le Directeur chef de service du service Economie. Toute communication au nom du Comité transite par le secrétariat ou par le président.

Toutes les communications entre le président, les autres membres effectifs, les membres suppléants, le secrétariat et le Directeur chef de service Economie se font en principe par voie électronique.

Art. 5.Le président veille au bon fonctionnement du Comité.

Art. 6.Un membre effectif peut être remplacé par son suppléant. Le membre effectif fera lui-même appel à son suppléant. Toute absence sera notifiée au secrétariat au plus tard trois jours avant le Comité.

Organisation des réunions

Art. 7.Les membres peuvent convenir d'un jour de la semaine considéré comme le plus favorable pour organiser les séances.

Art. 8.Le président propose en concertation avec le secrétaire la date de la réunion du Comité.

En principe la date de la prochaine réunion du Comité est fixée en fin de séance. Le Comité peut fixer en séance le calendrier de plusieurs réunions.

Si le Comité est saisie pour avis, le président peut en concertation avec le secrétaire déplacer la date de la réunion déjà fixée au préalable en fonction du délai qui est donné à le Comité pour rendre son avis.

Art. 9.Les réunions peuvent être organisées en ligne ou en présentiel, à la discrétion du président en concertation avec le secrétaire.

Une réunion en présentiel est organisée tous les six mois, afin de présenter le rapport sur la mise en oeuvre concrète, les statistiques, les problèmes éventuels, etc.

Art. 10.Le président prépare l'ordre du jour en concertation avec le secrétaire. L'ordre du jour est communiqué aux membres sept jours avant le Comité.

Art. 11.§ 1. Chaque membre du Comité peut déposer un point à l'ordre du jour. Une proposition de point à l'ordre du jour est idéalement accompagnée d'une brève explication du contenu du point déposé. Pour être abordé à la prochaine réunion, la proposition de point à l'ordre du jour doit être introduite auprès du secrétariat au moins dix jours ouvrables avant la prochaine réunion.

En cas d'urgence, un point de l'ordre du jour et les documents de soutien peuvent être ajoutés jusqu'à trois jours avant la séance. § 2. Pour des raisons motivées par l'urgence, le Comité peut décider, de manière exceptionnelle, de traiter des sujets qui ne figurent pas à l'ordre du jour de la réunion.

Art. 12.Lorsque l'ordre du jour d'une réunion n'a pas pu être traité dans son intégralité, le Comité peut reporter ou mettre en continuation la discussion de certains points de l'ordre du jour.

En fonction des délais qui lui sont donnés pour rendre ses avis, elle peut organiser une réunion spécifique pour traiter le reste des points de l'ordre du jour.

Art. 13.Après chaque réunion, les invitations à la réunion suivante sont envoyées aux membres et aux membres suppléants.

Art. 14.Les séances du Comité ne sont pas publiques.

Préparation des avis et procédure d'avis

Art. 15.Pour chaque dossier d'avis, le président désigne un rapporteur parmi les membres et le secrétariat. La personne désignée prépare le projet d'avis et le transmet au président et au secrétariat.

Art. 16.Les avis peuvent être adoptés selon deux procédures, qui peuvent être combinées : 1° Une procédure écrite par laquelle l'avis et les documents qui l'accompagnent sont partagés avec les membres via le SharePoint du Comité et les membres transmettent leurs votes et commentaires par voie numérique.Le secrétariat informe les membres de l'avis sur le SharePoint par e-mail et leur donne un délai minimum de 7 jours pour transmettre leurs votes et remarques. Le secrétariat communique le résultat du vote par e-mail. 2° Lors de la réunion, les projets d'avis sont discutés et votés oralement.

Art. 17.Le Comité dispose d'un SharePoint auquel tous les membres ont accès et qui sert de base de données pour le partage de tous les procès-verbaux, demandes, avis, etc., avec les membres du Comité.

Art. 18.Le Comité peut de manière exceptionnelle inviter des personnes, non membres du Comité, en tant qu'experts. Ces experts ne peuvent pas participer aux votes.

Procès-verbaux

Art. 19.Le secrétaire rédige le procès-verbal de toutes les réunions.

Il s'agit d'un compte rendu concis de chaque réunion, reprenant les principaux points et décisions. Ces comptes rendus peuvent être mixtes en néerlandais et en français.

Art. 20.Le contenu des débats ainsi que les procès-verbaux de séances sont confidentiels. Ils ne peuvent en aucun cas et d'aucune manière être communiqués à des tiers dans leur entièreté ou par extrait.

Seuls le président et, en son absence, le secrétaire peuvent communiquer sur les avis émis par le Comité.

Indépendance

Art. 21.Tout membre qui a ou soupçonne un conflit d'intérêts en informe expressément le président par e-mail au moins trois jours avant la réunion.

Art. 22.Tout membre ayant un intérêt direct ou indirect dans le sujet traité s'abstient de délibérer et/ou de voter.

Art. 23.Lorsque le membre appartient à l'administration ou à l'organisation dont émane le label ou le règlement, il peut participer aux délibérations mais s'abstient de voter.

Art. 24.En cas d'implication personnelle telle que la parenté, les connaissances du membre ou sa propre entreprise, le membre s'abstient de délibérer et de voter.

Art. 25.En cas de conflit d'intérêts potentiel, celui-ci fera l'objet d'une discussion au sein du Comité et les membres décideront si une abstention s'impose et de quelle nature. Lorsque les membres ne parviennent pas à un consensus, le vote se fait à la majorité simple et, en cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

Dispositions finales

Art. 26.Toute modification du règlement d'ordre intérieur est, après approbation par le Comité, soumis à l'approbation du Ministre.

Art. 27.Ce règlement d'ordre intérieur a été adopté par le Comité le 21 février 2024.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du __ mars 2024 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité d'exemplarité ;

Bruxelles, le 20 mars 2024.

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Economie, A. MARON