17 DECEMBER 1998. - Ministerieel besluit tot vastlegging van de door de advocaten bij te houden boekhouddocumenten (1)

De Minister van Financiën, Gelet op het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, inzonderheid op de artikelen 320, gewijzigd door de wet van 9 december 1997, en 321;

Gelet op het ministerieel besluit van 6 november 1976 tot vastlegging van de door de advocaten bij te houden boekhouddocumenten;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen door de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat : - dit besluit de regels vastlegt met betrekking tot het gebruik van de euro vanaf 1 januari 1999; - dit besluit de modellen van het ontvangstbewijsboekje en van het dagboek daartoe wijzigt waarbij tezelfdertijd rekening wordt gehouden met de juiste verwijzingen naar de bepalingen van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde; - de betrokkenen zo spoedig mogelijk moeten worden in kennis gesteld van het model van dagboek dat vanaf 1 januari 1999 moet worden gebruikt; - dit besluit bij hoogdringendheid moet worden genomen, Besluit :

Artikel 1.De advocaten gebruiken de ontvangstbewijsboekjes en een dagboek waarvan het model bij dit besluit is gevoegd, en houden per cliënt of per zaak een individuele rekening.

Ontvangstbewijsboekjes

Art. 2.De advocaten schaffen zich op hun kosten ontvangstbewijsboekjes aan bij een door de Administratie der directe belastingen erkende drukker.

Art. 3.Elk boekje bevat 50 ontvangstbewijzen die zijn samengesteld uit evenveel afscheurbare bladen (originelen) en vastgehechte bladen (duplicaten).

Art. 4.De drukker nummert : - de ontvangstbewijzen van 1 tot 50; - de boekjes in een doorlopende reeks, per leveringsjaar.

Hij drukt, in volgorde : - op de omslag van het boekje : het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje; - op elk ontvangstbewijs : de gegevens bedoeld in het vorige streepje en het nummer van het ontvangstbewijs.

Art. 5.De boekjes worden gebruikt in de volgorde van hun nummering, te beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar.

Verschillende boekjes mogen evenwel gelijktijdig worden gebruikt wanneer dit de organisatie van het werk vergemakkelijkt, op voorwaarde dat niet meer dan nodig is van de in het vorige lid bepaalde volgorde wordt afgeweken.

Art. 6.De inschrijvingen op het origineel van het ontvangstbewijs worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt.

Art. 7.Al de in artikel 320 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 bedoelde beroepsontvangsten geven aanleiding tot het uitreiken van een ontvangstbewijs.

Ontheffing van de verplichting tot het opstellen en het uitreiken van het ontvangstbewijs wordt nochtans toegestaan voor de betalingen die worden verricht door storting of overschrijving op een post- of bankrekening van de advocaat of van zijn kantoor.

Art. 8.De advocaten zijn ertoe gehouden, op elk verzoek, aan de ambtenaren van de Administratie der directe belastingen hun niet gebruikte boekjes en ontvangstbewijzen te tonen.

Dagboek

Art. 9.Voor elk gebruik wordt het dagboek aan de dienstchef van de controle der directe belastingen van het ambtsgebied voorgelegd om te worden genummerd en geparafeerd.

Art. 10.In het dagboek, dat per kalenderjaar wordt gehouden, worden de volgende inschrijvingen verricht : 1° dagelijks en per inning, post per post en per aard, volgens het opschrift van de kolommen, de inschrijving van het bedrag van alle ontvangen sommen;2° zodra alle voorwaarden die ze bepalen zijn vervuld, de inschrijving, in de vorm van tegenboekingen, van de overdrachten waartoe de wijzigingen in de aanwending van de ontvangen sommen nopen;3° bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk of op datum van betaling, de inschrijving, post per post, van het detail van de uitgaven. Het dagboek werd zodanig ontworpen dat het terzelfder tijd kan dienen als boek vermeld in artikel 14, § 5, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

Art. 11.Indien de organisatie van hun kantoor het verantwoordt, mogen de advocaten gelijktijdig één of meer hulpdagboeken gebruiken en één centraal dagboek, op voorwaarde dat het geheel alle voorgeschreven inschrijvingen bevat en dat de hulpdagboeken, zoals het centraal dagboek, worden onderworpen aan de formaliteit beschreven in artikel 9.

Individuele rekeningen

Art. 12.De advocaten leggen, per zaak of per cliënt, een individuele rekening aan waarop alle verrichtingen betreffende de zaak of de cliënt zijn samengebracht.

Art. 13.Op de individuele rekeningen moeten tenminste de datum, de aard en het bedrag van elke verrichting of overdracht voorkomen.

De inschrijvingen op de individuele rekeningen gebeuren volgens dezelfde periodiciteit als deze voorzien in artikel 10.

Zo nodig mag de inschrijving van het bedrag van de verrichting worden vervangen door een verwijzing die het mogelijk maakt de overeenstemmende inschrijving in het dagboek terug te vinden.

Art. 14.De individuele rekeningen worden systematisch, alfabetisch of volgens nummering gerangschikt.

Wanneer het om een nummerrangschikking gaat, wordt het rangnummer ingeschreven op de individuele rekening en overgebracht naar de duplicaten van de ontvangstbewijzen alsook naar het dagboek.

De individuele rekeningen mogen in de dossiers van de zaken worden ingevoegd op voorwaarde dat die dossiers op een logische wijze en gemakkelijk bereikbaar zijn gerangschikt.

Art. 15.Wanneer zij daartoe worden aangezocht door de Administratie der directe belastingen, zijn de advocaten verplicht haar, met het oog op het nazien van hun belastingtoestand, zonder verplaatsing inzage te geven van de door haar speciaal aangewezen individuele rekeningen.

De inlichtingen betreffende de door de advocaten behandelde zaken die vermeld zijn op de individuele rekeningen, mogen enkel worden ingewonnen en gebruikt met het oog op de taxatie van de advocaten zelf of de taxatie van hen die in de zaken beroepshalve zijn opgetreden (confraters, gerechtsdeurwaarders, deskundigen, enz.).

Wanneer de krachtens het eerste lid aangezochte advocaten zich op het beroepsgeheim beroepen om inzage te weigeren van een individuele rekening, wordt het geschil geregeld overeenkomstig artikel 334 van voormeld Wetboek.

Afwijkingsmaatregelen

Art. 16.De advocaten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag, dat voorkomt op een computerlisting, mits deze listing conform het model van het dagboek is en de voorgeschreven inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht.

Zij mogen bovendien de individuele rekeningen vervangen door beter aan de gebruikte boekhoudmethode aangepaste documenten, op voorwaarde dat die documenten klaar, bevattelijk en ondubbelzinnig zijn en ten minste al de gegevens bevatten die op de individuele rekeningen moeten worden ingeschreven.

Art. 17.De advocaten die hun werkzaamheden in associatie uitoefenen worden gemachtigd, voor die werkzaamheid, gebruik te maken van ontvangstbewijsboekjes waarop de naam van alle vennoten, hun beroep en het adres van de zetel van de associatie zijn vermeld, alsook op de naam van de associatie een dagboek te openen en individuele rekeningen te houden.

De in het vorig lid beoogde ontvangstbewijzen, dagboek en individuele rekeningen worden respectievelijk conform de artikels 5 tot 7 en 9 tot 14 gebruikt.

Aan het einde van elk jaar, wordt de verdeling van de nettobaten die aan elk van de vennoten worden toegekend, ingeschreven in het op naam van de associatie geopende dagboek, en vermeldt elke vennoot in zijn dagboek zijn deel van de nettobaten.

Tijdelijke maatregelen verbonden aan de invoering van de euro

Art. 18.Vanaf 1 januari 1999 tot uiterlijk 30 juni 2002 moet het ontvangen bedrag, dat aanleiding geeft tot het afleveren van het ontvangstbewijs, op dat bewijs worden aangeduid in Belgische frank, gevolgd door de vermelding "BEF", of in euro, gevolgd door de vermelding "EUR", naargelang het bedrag in Belgische frank of in euro werd betaald.

Vanaf 1 januari van één van de jaren 1999 tot 2001 mogen de advocaten verkiezen om het dagboek en de individuele rekeningen in euro te houden. Eens de keuze gemaakt, is deze onomkeerbaar.

De overeenkomstig artikel 10 en 13 in het dagboek en op de individuele rekeningen in te schrijven bedragen, zijn eventueel, naargelang het dagboek in Belgische frank of in euro wordt gehouden, in Belgische frank of in euro om te zetten. De omrekenings- en afrondingsregels zijn deze die door de terzake geldende bepalingen worden opgelegd.

Opheffings- en uitvoeringsmaatregelen

Art. 19.Het ministerieel besluit van 6 november 1976 tot vastlegging van de door de advocaten bij te houden boekhouddocumenten wordt opgeheven.

Art. 20.De ontvangstbewijsboekjes, ingevoerd of behouden door het voormelde ministerieel besluit van 6 november 1976, die nog in het bezit zijn van de advocaten op datum van de inwerkingtreding van dit besluit, worden bij voorrang en tot uitputting gebruikt, mits rekening wordt gehouden met de aanpassingen vereist ingevolge artikel 18, eerste lid, van dit besluit.

Art. 21.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 1999.

Brussel, 17 december 1998.

J.-J. VISEUR _______ Nota (1) Verwijzingen naar het Belgisch Staatsblad Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 10 april 1992, Belgisch Staatsblad van 30 juli 1992. Wet van 9 december 1997, Belgisch Staatsblad van 23 januari 1998.

Wetten op de Raad van State, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 12 januari 1973, Belgisch Staatsblad van 21 maart 1973.

Wet van 4 juli 1989, Belgisch Staatsblad van 25 juli 1989.

Wet van 4 augustes 1996, Belgisch Staatsblad van 20 augustus 1996, erratum 8 oktober 1996.

Ministerieel besluit van 6 november 1976, Belgisch Staatsblad van 13 november 1976.

Bijlage 1 van het ministerieel besluit van 17 december 1998 Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 17 december 1998.

De Minister van Financiën, J.-J. VISEUR

Bijlage 2 van het ministerieel besluit van 17 december 1998 Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 17 december 1998.

De Minister van Financiën, J.-J. VISEUR