10 JUNI 2002. - Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in de adoptiediensten die bemiddelen voor binnenlandse kinderen

De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Gelet op het decreet van 3 mei 1989 houdende erkenning van adoptiediensten;

Gelet op het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij decreet van 22 december 1999;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 juli 2001 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse regering;

Gelet op het besluit van 19 april 2002 tot uitvoering van het decreet van 3 mei 1989 houdende erkenning van adoptiediensten;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van Kind en Gezin, gegeven op 13 december 2000;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen bij de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat de adoptiediensten, rekening houdend met het feit dat de voorziene overgangsperiode van drie jaar al loopt vanaf 1 januari 2001, onmiddellijk werk moeten kunnen maken van een kwaliteitsbeleid via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem, om hun werking te conformeren aan de bepalingen, opgenomen in het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999, Besluit : HOOFDSTUK I. - Kwaliteitsbeleid

Artikel 1.§ 1. Elke adoptiedienst ontwikkelt een kwaliteitsbeleid dat uitgaat van zijn missie, zijn maatschappelijke waarden en visie op de kernprocessen van de dienst. § 2. Het kwaliteitsbeleid is erop gericht om op een systematische wijze de kwaliteit van de aangeboden hulp- en dienstverlening alsook van de werking te bepalen, te plannen, te beheersen, te borgen en te verbeteren. § 3. De adoptiedienst houdt bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid rekening met de verwachtingen van de gebruikers, de positionering van de eigen organisatie, de beschikbare middelen en de beschikbare teamleden en medewerkers. § 4. De adoptiedienst neemt de nodige maatregelen om het kwaliteitsbeleid bekend te maken en te integreren in zijn werking. § 5. Het kwaliteitsbeleid concretiseert de doelstellingen op het vlak van de kwaliteitszorg via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem die worden beschreven in het kwaliteitshandboek. HOOFDSTUK II. - Kwaliteitsplanning

Art. 2.§ 1. De kwaliteitsplanning is een periodisch proces waarbij de adoptiedienst jaarlijks de doelstellingen vastlegt die zullen nagestreefd worden op het vlak van de kwaliteitszorg. § 2. De adoptiedienst beschrijft bij elke doelstelling de middelen die zullen ingezet worden voor het bereiken van de doelstellingen. § 3. De adoptiedienst beschrijft op welke wijze de doelstellingen zullen worden verwezenlijkt en met welke frequentie het realiseren van de doelstellingen zal worden gecontroleerd. Waar nodig corrigeert de adoptiedienst de implementatiewijze. HOOFDSTUK III. - Kwaliteitssysteem

Art. 3.§ 1. De adoptiedienst ontwikkelt een kwaliteitssysteem dat aangeeft hoe de beschikbare middelen worden ingezet en hoe de hulp- en dienstverleningsprocessen worden georganiseerd, beheerst en geëvalueerd. § 2. De adoptiedienst neemt de maatregelen die nodig zijn om het kwaliteitssysteem te implementeren, goed te doen functioneren en het aan te passen aan gewijzigde omstandigheden. § 3. Binnen de adoptiedienst wordt een verantwoordelijke aangeduid voor het kwaliteitsbeleid, en voor de uitvoering en het onderhoud van het kwaliteitssysteem

Art. 4.De adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het efficiënt en kwaliteitsgericht inzetten van de middelen.

Daartoe beschrijft de adoptiedienst : 1° hoe hij zijn personele middelen inzet.Dit wordt onder meer geconcretiseerd in : a) hoe hij zijn teamleden en medewerkers selecteert op basis van een profiel- en functieomschrijving;b) hoe hij zijn teamleden en medewerkers informeert, begeleidt en inspraakmogelijkheden biedt;c) hoe hij zijn teamleden en medewerkers opleiding biedt;d) hoe hij zijn teamleden en medewerkers evalueert;e) hoe hij de voorwaarden creëert voor een functioneel samenwerkingsklimaat en een goede communicatie tussen alle teamleden en medewerkers;f) hoe hij voldoende kennis en vaardigheden in communicatie en de juiste attitude in organisatie en hulp- en dienstverlening waarborgt bij de teamleden en medewerkers.2° hoe de infrastructuur aangepast wordt aan de noden van de gebruikers;3° hoe het financiële beleid toelaat om de kwaliteitsdoelen te bereiken alsook de hulp- en dienstverleningsprocessen uit te voeren zoals beschreven;4° het systeem waarbij de voor de werking relevante documenten op een overzichtelijke wijze worden beheerd.Hiertoe : a) legt de adoptiedienst de modaliteiten vast volgens dewelke persoonsgebonden documenten worden bijgehouden en bepaalde personen inzage krijgen in bepaalde documenten;b) bundelt de adoptiedienst de documenten die uitgegeven worden door instanties extern aan de voorziening en die van rechtstreeks belang zijn voor het functioneren van de adoptiedienst in een overzichtelijk te raadplegen systeem;c) bundelt de adoptiedienst de gebruikte standaarddocumenten in een overzichtelijk geheel waarbij het doel, waarvoor de documenten gebruikt worden, duidelijk is aangegeven;d) bundelt de adoptiedienst de documenten die eigen zijn aan het kwaliteitssysteem in een overzichtelijk en voor de teamleden en medewerkers toegankelijk kwaliteitshandboek.

Art. 5.§ 1. De adoptiedienst ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen die een directe invloed uitoefenen op de kwaliteit van de hulp- en dienstverlening en de werking van de adoptiedienst. Het gaat hierbij minstens om volgende processen : 1° het voorbereiden van de kandidaat-adoptanten op een eigen verantwoorde keuze om al dan niet een kind te willen adopteren;2° het evalueren van de geschiktheid van de kandidaat-adoptanten om een eerste of volgend kind uit het binnenland te adopteren;3° het begeleiden van ongewenst zwangeren en ouders die niet zelf voor hun kinderen kunnen zorgen en afstand van hun kind overwegen, naar een verantwoorde keuze inzake de toekomst van het kind;4° het bemiddelen inzake adoptie voor kinderen uit het binnenland;5° het verstrekken van primaire nazorg met als doel de integratie van het kind in het gezin te stimuleren, vooral in de eerste periode na plaatsing. § 2. De adoptiedienst neemt de nodige maatregelen om de beschreven visie op een doeltreffende wijze te verwezenlijken.

Art. 6.De adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het beheersen van de hulp- en dienstverleningsprocessen. Hiertoe beschrijft de adoptiedienst onder meer hoe : 1° binnen de voorbereiding van de kandidaat-adoptanten op een eigen verantwoorde keuze om al dan niet een kind te willen adopteren : a) informatie verstrekt wordt conform de richtlijnen terzake van Kind en Gezin;b) via informatie het inzicht bevorderd wordt in adoptie;c) de transfer bewerkstelligd wordt naar de eigen mogelijkheden en beperkingen van de kandidaat-adoptanten om te adopteren.2° binnen het evalueren van de geschiktheid van de kandidaat-adoptanten om een eerste of volgend kind uit het binnenland te adopteren : a) het psychosociaal en medisch onderzoek uitgevoerd wordt conform de richtlijnen van Kind en Gezin;b) met het team een beslissing wordt genomen inzake de geschiktheid van de kandidaat-adoptanten, die gerapporteerd wordt conform de richtlijnen van Kind en Gezin;c) advies gegeven wordt aan Kind en Gezin inzake de geschiktheid van de kandidaat-adoptanten.3° binnen de begeleiding van ongewenst zwangeren en ouders die niet zelf voor hun kinderen kunnen zorgen en afstand van hun kind overwegen, naar een verantwoorde keuze inzake de toekomst van het kind : a) de begeleiding wordt uitgevoerd in overeenstemming met het VN-Verdrag inzake de Rechten van het Kind;b) informatie verstrekt wordt over adoptie en alternatieven;c) via informatie inzicht bevorderd wordt in adoptie en alternatieven;d) gepoogd wordt om de transfer te bewerkstelligen naar eigen mogelijkheden en beperktheden met respect voor het eigen beslissingsrecht;e) eventueel doorverwezen wordt naar relevante diensten en voorzieningen;f) de juridische en administratieve begeleiding opgezet wordt;g) nazorg aangeboden wordt.4° binnen de bemiddeling inzake adoptie voor kinderen in het binnenland : samenwerking gebeurt tussen het begeleidingsteam en het adoptieteam met het oog op matching; het kind geplaatst wordt in een daartoe geschikt geacht gezin; g) het adoptiegezin op juridisch en administratief vlak begeleid wordt tot het beëindigen van de juridische procedure inzake adoptie;5° binnen de verstrekking van primaire zorg : a) de beschikbaarheid voor de adoptanten en de geadopteerde geregeld wordt;b) actieve nazorg uitgevoerd wordt volgens de richtlijnen van Kind en Gezin.6° de gebruikers geïnformeerd worden over het beleid en de algemene werking van de voorziening;7° de gebruikers onthaald worden;8° afspraken gemaakt worden met de gebruikers met betrekking tot de hulp- en dienstverlening en hoe gemaakte afspraken tijdens de dienst- of hulpverlening kunnen gewijzigd worden.De afspraken inzake de bemiddeling worden vastgelegd in een bemiddelingscontract; 9° de individuele hulp- en dienstverlening aan de gebruikers gepland, geëvalueerd en bijgestuurd wordt.Hierbij hanteert de voorziening geëigende hulpmiddelen; 10° de inspraak van de gebruikers in de individuele hulp- en dienstverlening georganiseerd wordt;11° de individuele gebruikersdossiers worden opgevolgd;12° persoonlijke zaken van gebruikers bewaard worden, op het juiste ogenblik en op de juiste wijze verstrekt worden aan de juiste gebruikers en volgens de correcte instructies voor verstrekking;13° de afronding van de hulp- en dienstverlening wordt geregeld in afspraak met de gebruiker en hoe een eventuele doorverwijzing of overgang naar een andere hulp- of dienstverleningsvorm opgevolgd wordt indien noodzakelijk.

Art. 7.§ 1. De adoptiedienst beschrijft de maatregelen die genomen worden met betrekking tot het meten, analyseren en verbeteren van de hulp- en dienstverlening. Hiertoe beschrijft de adoptiedienst minstens hoe hij : 1° jaarlijks de globale werking evalueert.Hiertoe gaat de adoptiedienst minstens na of de beschreven hulp- en dienstverleningsprocessen verlopen zoals vooropgesteld en of de kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd; 2° op regelmatige basis de geëigende hulpmiddelen evalueert;3° klachten registreert, doeltreffend behandelt en beantwoordt aan de klager binnen een redelijke termijn;4° op regelmatige wijze de tevredenheid van de gebruikers nagaat middels een geschikt instrument;5° op regelmatige wijze de tevredenheid van de teamleden en de medewerkers nagaat middels een geschikt instrument. § 2. De adoptiedienst stuurt zijn werking en desgevallend het kwaliteitsbeleid bij, op basis van een analyse van de resultaten van de onder § 1, 1° tot en met 5° vernoemde evaluaties. HOOFDSTUK IV. - Kwaliteitshandboek

Art. 8.§ 1. De adoptiedienst bundelt in het kwaliteitshandboek alle relevante informatie met betrekking tot het kwaliteitsbeleid, zijn missie, waarden en visie omtrent de doelgroep, zijn kwaliteitsplanning en zijn kwaliteitssysteem. § 2. De adoptiedienst houdt bij het samenstellen van het kwaliteitshandboek rekening met de bepalingen opgenomen in artikelen 1 tot en met 8 van onderhavig besluit.

Art. 9.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2002.

Brussel, 10 juni 2002 M. VOGELS