28 FEBRUARI 1999. - Koninklijk besluit betreffende de beoordeling van het personeel van de griffies en de parketten van de hoven en rechtbanken en de raden van beroep

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het koninklijk besluit dat heden aan Uwe Majesteit wordt voorgelegd strekt tot de uitvoering van de artikelen 287ter en 287quater van het Gerechtelijk Wetboek, waarbij enerzijds een periodieke beoordeling wordt ingevoerd voor de leden van de griffies en parketsecretariaten alsmede voor de personeelsleden van hoven en rechtbanken en anderzijds, door de instelling van kamers van beroep, wordt voorzien in een administratief beroep tegen zowel een gegeven beoordelingsstaat als tegen adviezen uitgebracht over de kandidaten in het kader van een lopende benoemingsprocedure.

Om een goed en efficiënt beheer van de griffies en de parketten van de hoven en van de rechtbanken mogelijk te maken heeft de wetgever een beoordelingssyteem van het personeel ingevoerd. De procedure vastgesteld bij artikel 287ter ingevoegd in het Gerechtelijk Wetboek bij de wet van 17 februari 1997 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met betrekking tot het personeel van de griffies en de parketten, moet niet alleen de vereiste waarborgen bieden, maar ook een snel verloop van de processus toelaten.

De beoordeling heeft tot doel een objectieve dienststaat van elk personeelslid te leveren, die een beeld geeft van zijn bekwaamheid en inzet. Het komt er hierbij op aan om met behulp van eenvoudige criteria -waarvan de eenvoud en de klaarheid elk gevaar voor willekeur horen uit te sluiten- op de meest nauwkeurige wijze de respectieve verdiensten van elk personeelslid vast te stellen.

Het huidige ontwerp dat ik de eer heb aan Uwe Majesteit's goedkeuring voor te leggen heeft dan ook tot doel de wijze vast te stellen waarop de eindvermeldingen worden toegekend die de beoordeling inhouden zoals bedoeld in artikel 287ter van het Gerechtelijk Wetboek. De weerhouden regeling is grotendeels geïnspireerd op deze die recent werd ingesteld voor de personeelsleden van de Rijksbesturen, niettemin rekening houdend met de eigenheid van de gerechtelijke structuur.

Vermelde wet van 17 februari 1997 heeft voorts, de beginselen inzake openbaarheid van bestuur en de rechten van verdediging indachtig, oog gehad voor de doorzichtigheid van lopende benoemingsprocedures (kennisgeving eindconclusie aan alle kandidaten, inzagerecht in hun advies) alsook van de beoordeling (kennisgeving van de definitieve beoordelingsstaat aan betrokken personeelslid). Het open verloop van deze procedure impliceerde tevens de instelling van een beroepsmogelijkheid, die werd verwezenlijkt met de invoeging van het artikel 287quater van het Gerechtelijk Wetboek (instelling van een nationale raad van beroep en de raden van beroep bij het rechtsgebied van ieder hof van beroep). Voorliggend koninklijk besluit bepaalt de criteria voor de aanwijzing van de leden in deze raden; bepaalt welke leden van de raden zitting nemen volgens de categorie van personeel waartoe de verzoeker behoort en stelt nadere regels samen voor de werkwijze van de raden van beroep.

Het ontworpen besluit houdt rekening met de opmerkingen die de Raad van State formuleerde in zijn advies van 5 november 1998. De nodige formele goedkeuringen werden bekomen zodat werd voldaan aan de vormvereisten bepaald in het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole. De aanhef van het besluit werd aangepast aan deze procedurestappen zoals deze werden geschetst in de voorafgaande bemerkingen van de Raad van State. HOOFDSTUK I. - Beoordeling Artikel 1.

Dit artikel definieert de begrippen "evaluator" en "personeelslid" door te verwijzen naar de wettelijke bepalingen die, voor elk der onderscheiden graden binnen de rechterlijke orde, het verloop van de beoordelingsprocedure voorschrijven.

De wettelijke bepalingen terzake voorzien dat een beoordelingsstaat wordt opgemaakt voor alle personeelsleden, zowel degenen die een graad bekleden opgenomen in het Gerechtelijk Wetboek (algemene graden), als degenen benoemd in een bijzondere graad (ingesteld krachtens artikel 185 Ger.W.). Voorts is uitdrukkelijk bepaald dat naast de vast benoemde personeelsleden ook het bij arbeidsovereenkomst in dienst genomen personeel onderworpen is aan de beoordelingsregeling.

Art. 2.

Teneinde een correcte en vooral coherente toepassing van deze regeling te verzekeren zal in elk rechtsgebied van het hof van beroep een systeembeheerder worden aangeduid. In het rechtsgebied van het hof van beroep te Brussel kan, indien de systeembeheerder niet het bewijs levert van de kennis van de Nederlandse en de Franse taal, tevens een adjunct worden aangeduid behorende tot het andere taalstelsel.

De beoordelingsregeling is een belangrijke vernieuwing in het personeelsbeleid binnen de griffies en parketsecretariaten. Zeker in de inloopfase van het systeem kunnen vragen rijzen omtrent de toepassing van de geldende bepalingen. Huidige bepaling stelt daarom in elk rechtsgebied een contactpersoon aan die wordt belast met het bieden van bijstand aan de evaluatoren en aan de geëvalueerden in alle stappen van de procedure, zowel op juridisch- technisch vlak (interpretatie van de regelgeving) als op het vlak van de praktische toepassing (oplossen individuele probleemgevallen), zonder zich evenwel te mogen inlaten met de individuele beoordeling van een personeelslid.

Tijdens de invoering van de beoordeling zal de systeembeheerder worden ingeschakeld bij de informatieverstrekking en opleiding van de evaluatoren. Hij zal tevens deelnemen aan de coördinatievergaderingen van systeembeheerders teneinde de uniformiteit in de toepassing te verzekeren.

De systeembeheerders dienen de dragende kracht te zijn niet enkel bij de invoering van dit nieuwe beoordelingssysteem, maar ook bij de verdere opvolging van de regeling. Hierbij komt het hen toe een appreciatie te maken van het systeem zelf alsook het gebruik ervan.

Dergelijke analyse kan leiden tot voorstellen inzake systeemgerichte verbeteringen (m.b.t. evaluatiecriteria, wegingscoëfficiënten, gedragsindicatoren).

Om limitatieve interpretaties van zijn bevoegdheid te vermijden, werd ervoor geopteerd om deze taakomschrijving niet uitdrukkelijk in de tekst op te nemen zoals de Raad van State had gesuggereerd. Niettemin moet worden onderlijnd dat de bijstandsfunctie van de systeembeheerder, conform de gekozen benaming trouwens, zich strikt beperkt tot de werking van de procedure op zich. Onder geen beding mag de systeembeheerder zich inlaten met individuele beoordelingen (met uitzondering weliswaar van de beoordeling die hij, in voorkomend geval, in hoedanigheid van evaluator binnen zijn eigen rechtsmacht moet uitbrengen over het personeel onderworpen aan zijn hiërarchisch gezag). Evenmin mag hij enige uitspraak doen omtrent de opportuniteit van een gegeven beoordeling. Terecht laat de Raad van State verstaan dat enige andere houding afbreuk zou doen aan de prerogatieven die wettelijk werden toebedeeld aan de evaluatoren bedoeld in artikel 287ter Ger.W. Evenzo zijn de systeembeheerders gehouden tot respect voor de geldende bepalingen en kan het inderdaad nooit in de bedoeling liggen, zoals de Raad van State opmerkt, hen de bevoegdheid te geven om de wijze van beoordelen aan te passen aan een concrete situatie.

Het is evenwel een bewuste keuze dat de tekst uitgaat van voorafbepaalde beoordelingsroosters waarin vaste criteria zijn opgenomen naargelang de toegekende graad en waarbij tegelijk aan de weerhouden criteria standaardwegingen worden gegeven teneinde hun relatieve waarde onveranderlijk vast te leggen. De Raad van State geeft aan dat deze rigiditeit afwijkt van het evaluatiesysteem ingevoerd voor de federale ambtenaren bij koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel. Men kan evenwel niet anders dan vaststellen dat deze optie de uitdrukkelijke wil van de wetgever respecteert voor zover deze stelde dat "om een omstandig en vergelijkbaar beoordelingsbeeld te krijgen van alle personeelsleden past het derhalve om eenvormigheid na te streven en een modelbeoordelingsstaat met geijkte criteria vast te leggen" (Parl. besch., Senaat, 1995-1996, 147/1, pg. 6).

Men mag immers niet blind zijn voor de complexe structuur van onze gerechtelijke instellingen, noch voor het grote aantal van de rechtsmachten, elk van verschillende grootte en elk met een zekere autonomie. Een flexibele invulling van de beoordelingscriteria zou leiden tot een versnipperde toepassing van de beoordelingsregeling en bijgevolg tot een ongelijke behandeling van de personeelsleden. De Raad van State erkent trouwens zelf in zijn advies dat ten aanzien van de evaluatie van het rijkspersoneel "de context sterk verschilt, aangezien de organisatie van de overheidsdiensten gebaseerd is op een hiërarchisch systeem dat niet kan worden uitgebreid tot de organisatie van de griffies en de parketten van de rechtscolleges".

Om een optimaal beheer en een optimale beheersbaarheid te waarborgen bij de invoering van de beoordeling werd daarom de nadruk gelegd op gelijkheid en uniformiteit.

Vergeten we ook niet dat het Rijkspersoneel al veel langer vertrouwd is met een evaluatie. De geldende regeling is het resultaat van een groeiproces. De beoordeling binnen griffies en parketsecretariaten daarentegen is helemaal nieuw.

Art. 3.

Dit artikel bepaalt de inhoud van het beoordelingsdossier van elk personeelslid en omschrijft de stukken die hiervan deel uitmaken (de loopbaanfiche; de opleidingsfiche; de individuele beoordelingsfiche; het voorlopige beoordelingsrooster en de adviezen; de beoordelingsstaat met het beoordelingsrooster).

Voorts wordt in deze bepaling het begrip functionele chef geïntroduceerd. Gelet op het grote aantal personeelsleden van sommige rechtsmachten kan de hoofdgriffier of de hoofdsecretaris (of eventueel de aangewezen evaluator) beroep doen op dergelijke functionele chef als tussenschakel bij de informatiedoorstroming omtrent het functioneren van de personeelsleden. Het begrip functionele chef is nergens anders in een wets- of verordeningsbepaling van de rechterlijke orde opgenomen. Voor de goede orde onderlijnt de Raad van State dat dit begrip uitsluitend in de context van het evaluatiesysteem mag worden gebruikt en de invoering van deze notie geen impliciete wijziging kan inhouden van de prerogatieven van de hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen. Uiteraard is dit vanzelfsprekend.

In dit verband moet trouwens worden verduidelijkt dat, wat betreft de inschrijving van feiten of bevindingen die als beoordelingsgrond zouden kunnen worden aangewend, de functionele chef uitsluitend de bevoegdheid heeft deze feiten aan te brengen bij de wettelijk bepaalde evaluator. Slechts deze laatste kan de gegevens effectief inschrijven op de individuele fiche van betrokken personeelslid. Anders dan wat zou kunnen worden afgeleid uit de bemerkingen van de Raad van State (cfr. de bemerkingen omtrent artikel 1 van de voorgelegde ontwerptekst), kan de functionele chef dus niet vrij en zelfstandig inschrijvingen op de individuele fiche aanbrengen.

Op voorstel van de Raad van State voorziet de tekst dat de functionele chefs, binnen de gerechtelijke dienst waar het personeelslid werkt, uitdrukkelijk worden aangeduid door de hoofdgriffiers of hoofdsecretarissen, of door de daartoe door hen aangewezen evaluator.

Zij zijn in hun keuze evenwel beperkt tot de vast benoemde personeelsleden die een hogere graad bekleden (bij benoeming of door delegatie in een hogere functie) dan het personeelslid.

Art. 4 en 5.

De beoordeling wordt verricht door middel van een rooster opgenomen in bijlage van het besluit. Dit rooster geeft de verschillende criteria weer op grond waarvan de personeelsleden worden beoordeeld.

Het artikel 5 legt bij voorbaat de criteria en de wegingscoëfficiënten vast die worden gehanteerd voor de verschillende graden. Het is dus de bedoeling dat alle personen die in eenzelfde graad werden aangesteld aan dezelfde sleutelcriteria en aan dezelfde relevante criteria op het stuk van de beoordeling moeten voldoen. Met de verwijzing naar de "personeelsleden die een graad bekleden" (in de Franse tekst "personnel titulaires des grades") heeft de wetgever het terrein afgebakend en een verplichte koppeling tussen een toegekende graad en een bepaalde beoordelingsstaat expliciet in artikel 287ter, § 1, 1e lid van het Gerechtelijk Wetboek ingeschreven. Bovendien sluit deze werkwijze aan bij het streven naar uniformiteit, zoals hierboven werd uiteengezet.

Op grond van de aard en het niveau van de ambten bij de rechtscolleges werden functiefamilies samengesteld, rekening houdend met het algemeen profiel vereist voor de betrokken ambtsuitoefening. Gezien deze totaalbenadering bij de profilering en de typering van de in artikel 5 weergegeven ambten, werden voor elke bepaalde functie een ruim aantal criteria weerhouden teneinde alle karakteristieken van dat ambt te omvatten. De Raad van State suggereerde voor een aantal ambten de criteria te verminderen. Dit past evenwel niet binnen de gehanteerde methodiek waarbij (uitgaande van een gelijke behandeling en gelijke criteria) wordt getracht een globaal beeld te scheppen van een welbepaald ambt, en bij de individuele beoordeling het functioneren van het personeelslid in zijn geheel wordt getoetst aan dit beeld. De bezwaren die de Raad van State uit als zou met deze werkwijze criteria en wegingen worden gehanteerd die niet altijd ten volle overeenstemmen met wat betrokkene effectief als arbeidsprestaties verricht, komen nu net te vervallen door de veelheid van de criteria. Het spreekt immers voor zich dat in de vastgestelde functiefamilies, indien een voldoende aantal criteria worden weerhouden, de relatieve waarde afneemt van één bepaald criterium dat niet volledig transponeerbaar zou zijn op de toestand van een personeelslid.

De Raad van State kan wel worden bijgetreden voor zover deze het nut aanhaalt van een inhoudelijke omschrijving van alle criteria, dit om te voorkomen dat uiteenlopende interpretaties zouden ontstaan van sommige beoordelingscriteria. De vaststelling van gedragsindicatoren, die elk criterium een duidelijke oriëntatie meegeven aan de hand van omschreven observeerbare gedragingen, zal zeker een bruikbaar instrument zijn voor de evaluatoren bij de praktische toepassing van het systeem. De Raad van State stelt voor deze indicatoren in het verslag aan de Koning op te nemen. Dergelijk verslag strekt er evenwel hoofdzakelijk toe de grondslagen en de filosofie van een tekst toe te lichten. De omschrijving van de criteria via deze gedragsindicatoren vindt dan ook beter zijn plaats in de richtlijnen of aanbevelingen (bijv. bij ministeriële omzendbrief) die onvermijdelijk de inwerkingtreding van deze regeling zullen moeten begeleiden. Er dient trouwens vastgesteld dat bij het evaluatiesysteem van het rijkspersoneel dergelijke gedragsindicatoren zelfs informeel ter beschikking werden gesteld.

De redactie van deze gedragsindicatoren is in geen enkele reglementaire bepaling opgenomen, zodat ze slechts indicatief en richtinggevend kunnen zijn. Er kan hen geen bindend karakter worden toebedeeld, zodat de evaluatoren hier een soepelheid vinden om deze aan te passen aan de concrete functie die een personeelslid uitoefent.

Art. 6.

Deze bepaling regelt de wijze waarop elk criterium afzonderlijk dient te worden gequoteerd. Voorts wordt vastgesteld op welke manier het eindpercentage van de beoordeling wordt verkregen.

Art. 7.

Op grond van het behaalde percentage bepaalt dit artikel welke eindvermelding het personeelslid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen, dient te verkrijgen.

Art. 8.

Indien men de beoordeling benadert als een instrument dat dient bij te dragen tot het goed beheer van menselijk potentieel en als middel tot dialoog tussen beoordeelden en evaluatoren, kan men niet anders dan hieruit de doorzichtigheid van de regeling afleiden : de beoordeelden dienen, a priori, te weten volgens welke criteria zij zullen worden beoordeeld.

In dit verband bepaalt de tekst dat betrokkenen, telkenmale zij geroepen worden een nieuwe functie uit te oefenen (zij het door een benoeming of bij delegatie), binnen de maand kennis krijgen van de geldende beoordelingscriteria, en, in voorkomend geval, van de nieuwe evaluator en/of de nieuwe functionele chef. Teneinde de verschillende evaluatoren in de gelegenheid te stellen, enerzijds de nieuwe reglementering te doorgronden en anderzijds de nodige schikkingen te treffen voor de implementatie ervan, wordt (als overgangsmaatregel) hiervoor vermelde termijn in de opstartfase verlengd tot drie maanden (cfr. artikel 27 van het koninklijk besluit).

Dit voorschrift (kennisgeving binnen de maand na de wijziging van de functie) geldt ook indien personeelsleden, overeenkomstig de artikelen 330 en 330bis van het Gerechtelijk Wetboek, de opdracht krijgen om een gelijk of een hoger ambt te vervullen in ministeriële departementen of kabinetten, in regeringscommissies, -instellingen of -diensten.

Zoals de Raad van State het aangeeft, is het daarenboven aangewezen deze laatste gevallen op een aangepaste wijze te behandelen.

Door het feit dat deze personeelsleden niet in een griffie of een parket zijn tewerkgesteld is het inderdaad mogelijk dat een of meerdere criteria totaal onaangepast zijn aan het werkelijk uitgeoefende ambt. De tekst laat bijgevolg toe dat wordt afgeweken van de vastheid der beoordelingscriteria : de evaluator kan de criteria wijzigen, op grond van de inlichtingen die hij dienaangaande inwint bij de personen onder wier leiding betrokken staan. Hij kan criteria schrappen of toevoegen en de weging ervan aanpassen. Zijn keuze dient te worden gemotiveerd.

Merken we nog op dat de Raad van State deze laatste mogelijkheid had voorgesteld als een overgangsmaatregel bij de inwerkingtreding van het ontworpen besluit, maar er werd voor geopteerd deze voorstellen te formuleren als een definitieve maatregel omdat is te voorzien dat de door de Raad geschetste moeilijkheden zich ook in de toekomst kunnen stellen.

Art. 9.

De loopbaan van een bepaald personeelslid kan aan belangrijke veranderingen zijn onderworpen. Bepaalde wijzigingen in de administratieve toestand zullen ongetwijfeld een weerslag hebben op de manier waarop iemand zal worden beoordeeld. Deze bepaling tracht dan ook een aantal bijzondere hypothesen te regelen.

Zo wordt rekening gehouden met het geval van een personeelslid dat tijdens eenzelfde evaluatietermijn verscheidene ambten uitoefent (zij het door bevordering, of door de toekenning van een opdracht in een hogere functie). Indien men vertrekt van het uitgangspunt dat de toegekende graad tijdens de beoordelingstermijn (in beginsel 2 jaar) determinerend is voor het beoordelingsrooster dat moet worden ingevuld, moet men hieruit afleiden dat een beperkte en/of tijdelijke wijziging van geen bepalende invloed mag zijn : men wordt beoordeeld in de graad waarin men werd aangeworven of benoemd, en die men in bedoelde referentieperiode in beginsel overwegend heeft uitgeoefend.

Anderzijds kan men evenwel moeilijk wijzigingen negeren die zich, op het moment van de beoordeling, voldoende in de tijd hebben bestendigd : in hoofdzaak wordt men dan ook beoordeeld in het ambt dat men op het moment van de beoordeling gedurende zes maanden ononderbroken heeft vervuld. Uit artikel art. 9, § 1, eerste lid van dit besluit volgt derwijze dat bevorderingen of hogere functies die men op het moment van de beoordeling minstens zes maanden ononderbroken heeft verworven in acht worden genomen. Hetzelfde beginsel geldt bij de beëindiging van een hogere functie. Werd deze opdracht, op het moment van de beoordeling, al langer dan zes maanden stopgezet, dan wordt men geëvalueerd in zijn basisgraad.

Tevens wordt een bijzondere bepaling ingeschreven voor de gevallen waarbij een personeelslid in verschillende rechtsmachten werd tewerkgesteld. In dit geval (als het personeelslid nog geen zes maanden in betrokken gerecht is tewerkgesteld) komt het de evaluator toe om de nodige inlichtingen in te winnen bij diegene die als evaluator zou zijn opgetreden in de voormalige rechtsmacht van betrokkene (art. 9, § 1, tweede lid van dit besluit). De Raad van State gaf tevens als mogelijke oplossing dat een personeelslid, bij recente wijziging van rechtsmacht, zou worden beoordeeld door zijn vroegere korpschef. Hieraan werd evenwel geen gevolg gegeven, gezien dit strijdig zou zijn met de wettelijke bepalingen die de evaluator omschrijven, naar gelang van het geval, als de magistraat-korpschef of de hoofdgriffier of hoofdsecretaris van het gerecht waar betrokkene zijn ambt vervult op het moment van de beoordeling. Een dergelijk voorschrift zou tevens onverenigbaar zijn met het artikel 3 van dit besluit, dat bepaalt dat het beoordelingsdossier het personeelslid tijdens zijn loopbaan volgt.

De afwezigen stellen een bijzonder probleem in het kader van de beoordeling. Indien de afwezigheid van korte duur is (minder dan zes maanden), is het probleem relatief beperkt gezien deze afwezigheid niet van die aard is om de arbeidsrelatie tussen de korpschef en zijn personeelslid te laten vervagen. Hij kan dan ook terugblikken op een voldoende aanwezigheid om zijn oordeel te formuleren. Betreft het evenwel afwezigheden van lange duur (bv. loopbaanonderbreking, disponibiliteit voor persoonlijke aangelegenheden,...) is het uiteraard moeilijk een beoordeling uit te brengen gezien betrokken personeelsleden geruime tijd (of zelfs helemaal) geen arbeidsprestaties hebben verricht die als grondslag dienen voor hun beoordeling. Op voorstel van de Raad van State voorziet artikel 9, § 2 van dit besluit daarom dat betrokkenen hun laatste vermelding behouden.

Deze laatste bepaling is uiteraard slechts toepasbaar indien reeds een eerste beoordeling werd toegekend. Bij de inwerkingtreding van deze regeling blijft het probleem van de afwezigen dan ook acuut, gezien deze nooit eerder aan een beoordeling werden onderworpen. In dit verband moet men evenwel verwijzen naar het artikel 287ter, § 4, eerste lid van het Gerechtelijk Wetboek. Hier wordt in algemene bewoordingen gesteld dat de beoordelingsstaat voor de eerste maal wordt opgemaakt "tussen de negende en twaalfde maand effectieve dienst". Hieruit volgt dat deze termijn niet alleen bij de nieuwe en toekomstige indiensttredingen moet worden toegepast, maar deze tevens de periode aangeeft waarbinnen de personeelsleden in dienst voor de eerste maal moeten worden beoordeeld vanaf de inwerkingtreding van dit besluit. Het artikel 28 van het ontworpen koninklijk besluit bepaalt dit trouwens uitdrukkellijk, waarbij tevens kan worden verwezen naar de toelichting omtrent deze bepaling die is opgenomen in dit verslag.

Uiteraard kunnen afwezigen geen effectieve dienst worden aangerekend, zodat deze termijn slechts kan lopen vanaf de diensthervatting van betrokkenen.

Zoals hoger reeds vermeld, kunnen overeenkomstig de artikelen 330 en 330bis van het Gerechtelijk Wetboek, personeelsleden de opdracht krijgen om een gelijk of een hoger ambt te vervullen in ministeriële departementen of kabinetten, in regeringscommissies, -instellingen of -diensten. Artikel 9, § 3 laat aan de evaluator toe om, op het moment van de beoordeling, dienstige inlichtingen in te winnen bij de personen onder wiens leiding betrokken staan.

Art. 10.

De wet bepaalt dat de vastgestelde evaluatoren hun bevoegdheden mogen overdragen, overeenkomstig de door de Koning vastgestelde regels (art. 287ter, § 1, in fine Ger.W.). Wat betreft de bevoegdheid inzake beoordeling toegekend aan de magistraten-korpschef, werd de overdracht van bevoegdheid beperkt tot de beoordeling van de bemiddelingsadviseurs en -assistenten. Inzake de beoordeling van de hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen werd geen overdracht van bevoegdheid weerhouden. Voor het overige kunnen de hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen, wat betreft hun eigen bevoegdheden als evaluator, deze op hun beurt slechts overdragen aan griffiers-hoofden van dienst en secretarissen-hoofden van dienst.

Art. 11.

Het artikel 11 regelt de wijze van kennisgeving van de eindbeoordeling en behoeft geen bijzondere toelichting. HOOFDSTUK II. - Raden van beroep Art. 12 tot 16.

Deze bepalingen leggen het artikel 287quater, §§ 4 en 5 van het Gerechtelijk Wetboek ten uitvoer. Zij stellen inzonderheid de criteria vast voor de aanwijzing van de leden in de raden van beroep en bepalen welke leden van de raden zitting nemen volgens de categorie van personeel waartoe de verzoeker behoort.

Bovendien wordt een definitie gegeven van het begrip "categorie van het gerecht" en wordt de bijkomende voorwaarde opgelegd dat in de vermelde raden ten minste een persoon behorend tot dezelfde categorie van het gerecht als de verzoeker zetelt. De Raad van State aanvaardt deze werkwijze, mede gelet op het feit dat moeilijk is te achterhalen wat de intenties waren van de wetgever bij de introductie van dit begrip, evenals de inhoud die hieraan moet worden toegekend.

De Raad van State verwijst naar een samenvattende tabel die hem als werkdocument was overhandigd, en voegt deze zelfs bij zijn advies.

Deze tabel diende, in de voorbereidingsfase van voorliggend koninklijk besluit, enkel als illustratie bij samenlezing van alle betrokken reglementaire bepalingen omtrent de samenstelling en de werking van de raden van beroep, en is niet aangepast aan de definitieve stand van de tekst noch aan de verschillende nuances in de onderscheiden hoven van beroep (bijv. de uitsluitende aanwezigheid van militaire rechtbanken in het rechtsgebied van het hof van beroep te Brussel). Wel kan worden gesteld dat dergelijke tabel een duidelijk overzicht biedt van deze raden. Gelet op het technische aspect wordt ze evenwel niet in huidig verslag opgenomen. De nodige overzichtstabellen zullen hun plaats vinden in een ministeriële omzendbrief terzake.

Art. 17 tot 19.

Een secretariaat wordt opgericht bij de raden van beroep. In deze bepalingen worden de bevoegdheden van de secretaris-rapporteur, aangewezen door de bevoegde procureur-generaal onder de leden van de griffies en de parketsecretariaten, vastgelegd.

Art. 20 tot 22.

Deze bepalingen regelen de wraking en de verhindering van een lid van de raad van beroep. Het artikel 21 is de weergave van het adagium "nemo iudex in causa sua", welk een algemeen rechtsbeginsel is en bijgevolg ook dient te worden toegepast voor de raden van beroep Art. 23 tot 26.

Deze bepalingen stellen nadere regels samen voor de werkwijze van de raden van beroep. Op verzoek van de Raad van State wordt in artikel 23 aangegeven dat de inzage in het dossier is beperkt tot de verzoeker en zijn verdediger enerzijds, en de steller van de beoordeling of het advies anderzijds. Tevens wordt in artikel 26 verduidelijkt dat (naast de leden van de raad, de verzoeker en zijn verdediger) de secretaris-rapporteur eveneens kan genieten van de reis- en verblijfkosten, overeenkomstig het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten en het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der ministeries.

Art. 27 tot 29.

Betreft de slotbepalingen. Het ontworpen besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Bij de inwerkingtreding van de beoordelingsregeling mag men evenwel de termijn bepaald in artikel 287ter niet uit het oog verliezen.

Overeenkomstig deze bepaling, die als een algemene regel is geformuleerd, wordt de beoordelingsstaat voor de eerste maal opgemaakt "tussen de negende en de twaalfde maand effectieve dienst". De samenlezing van de wettelijke bepalingen met het ontworpen koninklijk besluit houdt dan ook in dat minimaal een periode van negen maand moet worden gerespecteerd vanaf de inwerkingtreding van dit besluit, en dus, voor de personeelsleden in dienst op het moment van de inwerkingtreding van dit besluit de eerste beoordeling moet worden gegeven tussen de negende en twaalfde maand vanaf de datum van publicatie van dit besluit. Om redenen van duidelijkheid wordt het rechtstreeks verband tussen de opstartfase van de beoordelingsregeling en de termijn bedoeld in artikel 287ter, § 4, eerste lid uitdrukkellijk in het koninklijk besluit ingeschreven. Het artikel 28 van de tekst voorziet daarom dat de personeelsleden in dienst, voor de toepassing van de beoordelingsregeling geacht worden in dienst getreden te zijn op het moment van de inwerkingtreding van dit besluit.

Ik heb de eer te zijn, Sire, van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Justitie, T. VAN PARYS

ADVIES VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, tweede kamer, op 9 juni 1998 door de Minister van Justitie verzocht hem van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit "betreffende de beoordeling van het personeel van de griffies en de parketten van de hoven en rechtbanken en de raden van beroep", heeft op 5 november 1998 het volgende advies gegeven : Onderzoek van het ontwerp Voorafgaande vormvoorschriften De minister merkt in zijn adviesaanvraag het volgende op : « le projet a été soumis à l'avis de l'inspecteur des Finances le 8 avril 1998. Celui-ci a estimé que le present projet n'est pas de nature à susciter des dépenses nouvelles. Il n'a dès lors pas été soumis pour accord au Ministre du Budget. » Artikel 26 van het ontwerp bepaalt evenwel dat vergoedingen voor reis- en verblijfkosten worden toegekend aan de leden van de raden van beroep, aan de verzoeker, indien de raad een gunstig advies ten aanzien van hem uitbrengt, en aan de verdediger, indien hij bij een overheidsdienst werkzaam is.

Deze bepaling kan nieuwe uitgaven meebrengen, zodat het ontwerp overeenkomstig artikel 5, 2°, van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole vooraf ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de Minister van Begroting.

Het onderhavige ontwerp wordt onderzocht onder het voorbehoud dat dit vormvereiste wordt vervuld.

Aanhef Aangezien een verordeningstekst niet als rechtsgrond kan worden aangevoerd voor een tekst van dezelfde rangorde, moeten het tweede, het derde en het vierde lid vervallen.

De aanhef moet worden aangevuld met de akkoordbevinding van de Minister van Begroting.

Bepalend gedeelte Artikel 1 Deze bepaling bevat verscheidene definities, waaronder die van "functionele chef".

Dit begrip is niet in een wets- of verordeningsbepaling betreffende de rechterlijke orde vastgelegd, wat door de gemachtigde ambtenaar wordt bevestigd.

Het begrip "functionele chef" is tot op bepaalde hoogte gebaseerd op het begrip "onmiddellijke hiërarchische meerdere", vastgelegd in artikel 1, § 2, 1°, van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel.

Er valt evenwel op te merken dat de context sterk verschilt, aangezien de organisatie van de overheidsdiensten gebaseerd is op een hiërarchisch systeem dat niet kan worden uitgebreid tot de organisatie van de griffies en de parketten van de rechtscolleges.

Het hanteren van zulk een begrip mag niet tot gevolg hebben dat de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek betreffende de prerogatieven van de hoofdgriffiers van de rechtscolleges en de hoofdsecretarissen van de parketten worden gewijzigd.

Het begrip "functionele chef" mag dus uitsluitend in de context van het evaluatiesysteem worden gebruikt.

Volgens de uitleg van de gemachtigde ambtenaar zullen die "functionele chefs" bovendien een niet onbelangrijke rol vervullen. Aangezien de wettelijk aangewezen evaluatoren gering in aantal zijn, zullen zij die evaluaties niet alleen kunnen doen.

De opmerkingen die zij krachtens artikel 3, 3°, van het ontwerp op de persoonlijke evaluatiekaarten kunnen aanbrengen, zullen vaak beslissend zijn.

Gelet op dat prerogatief moet het begrip "leidende functie" in het ontworpen onderdeel 2° worden verduidelijkt en moeten de korpschefs de bevoegdheid krijgen om die functionele chefs aan te wijzen.

Artikel 2 1. Het derde lid bepaalt : « De systeembeheerder wordt onder meer belast met het bieden van bijstand aan de evaluatoren en aan de geëvalueerden in alle stappen van de beoordelingsprocedure.» (1).

Op de vraag welke taken de "systeembeheerder" precies zal moeten vervullen, heeft de gemachtigde ambtenaar geantwoord dat hij in eerste instantie belast wordt met de opleiding van de evaluatoren en dat hij in tweede instantie de evaluatie binnen elk rechtsgebied van de hoven van beroep moet coördineren. In de ontworpen tekst wordt geen gewag gemaakt van de precieze taken die de gemachtigde ambtenaar heeft vermeld. De ontworpen tekst moet worden herzien zodat de taken van de "systeembeheerder" duidelijk tot uiting komen. 2. In tegenstelling met het evaluatiesysteem dat bij het voormelde koninklijk besluit van 7 augustus 1939 is ingevoerd, zijn de sleutelcriteria en de relevante criteria op het stuk van de beoordeling in het ontworpen besluit per categorie van functies of betrekkingen vastgesteld.Bij het evaluatiesysteem van de federale overheid zijn die criteria ook vastgesteld, maar daar is de directieraad of het college van diensthoofden bevoegd om het gewicht van die criteria vast te stellen naargelang van het ambt dat het personeelslid uitoefent.

Een personeelslid kan immers een bepaald ambt bekleden, maar in werkelijkheid andere taken vervullen dan die welke het in principe zijn opgedragen. Het evaluatiesysteem van de federale overheid is vanuit dat oogpunt beter op de concrete werkelijkheid afgestemd.

In het onderhavige geval is het de bedoeling van de steller van het ontwerp ervoor te zorgen dat alle personen die tot eenzelfde (ambts)categorie behoren, aan dezelfde sleutelcriteria en aan dezelfde relevante criteria op het stuk van de beoordeling moeten voldoen, ook al vervullen sommigen van hen andere taken dan die welke hun in principe zijn opgedragen. Volgens de gemachtigde ambtenaar zal de systeembeheerder de wijze van evalueren moeten aanpassen aan die verschillende situaties. Zulk een evaluatiemethode is onaanvaardbaar, want ze zou het begrip objectieve evaluatie uithollen.

Volgens de initiatiefnemers van het wetsvoorstel (2) dat de wet van 17 februari 1997 tot wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met betrekking tot het personeel van de griffies en parketten is geworden : « (heeft) de beoordeling (...) tot doel een objectieve dienststaat van elk personeelslid te leveren, die een beeld geeft van zijn bekwaamheid en inzet, maar dient (zij) evenzeer om bij de bevorderingen iedere vorm van willekeur uit te sluiten.

Met dit voor ogen, past het met behulp van eenvoudige criteria - waarvan de eenvoud en de klaarheid elk gevaar voor willekeur horen uit te sluiten - op de meest nauwkeurige wijze de respectieve verdiensten van elk personeelslid vast te stellen. » Het spreekt vanzelf dat bij zulk een beoordeling alleen kan worden uitgegaan van de concrete functie die het personeelslid uitoefent, en niet van de ambtscategorie waarbij het is ingedeeld (3).

De inhoud van de taak van de systeembeheerder en de mogelijkheid die hem zou worden geboden "om de wijze van evalueren aan te passen aan (de) verschillende situaties" zijn bovendien onverenigbaar met artikel 5 van het ontworpen besluit en met de inhoud van het evaluatierooster, dat als bijlage III bij dat besluit gaat.

Artikel 3 In een opsomming mag geen tussenzin worden ingevoegd. Er wordt dan ook voorgesteld de tweede en de derde zin van 3° op te nemen in een nieuw tweede lid, luidende : « De in het eerste lid, 3°, genoemde feiten of bevindingen mogen slechts... erop noteert. » Het tweede lid wordt dan het derde lid.

Artikel 4 Om te voorkomen dat er uiteenlopende interpretaties ontstaan van sommige beoordelingscriteria die in bijlage III bij het ontwerp zijn opgenomen, zou het nuttig zijn bij het ontworpen besluit een verslag aan de Koning te voegen, waarin die verschillende criteria nader worden omschreven.

Wat is bijvoorbeeld inhoudelijk het verschil tussen de criteria nrs. 5, 12 en 21 ? Het aantal criteria zou verminderd moeten worden, om ze gerichter te maken.

Artikel 5 Het zou nuttig zijn om in het verslag aan de Koning de objectieve redenen op te geven die ten grondslag liggen aan de keuze van de criteria voor iedere categorie personen, en aan de indeling daarvan in sleutelcriteria of relevante criteria.

Deze aangelegenheid is des te delicater daar sommige sleutelcriteria vrij veel op elkaar gelijken, waardoor, rekening houdend met de weging ervan, de beoordeling op basis van die criteria zwaarder gaat doorwegen.

Artikel 6 In het tweede lid moeten de woorden "de notering die" vervangen worden door de woorden "het cijfer dat", welke termen reeds in het eerste lid worden gebruikt.

Artikel 8 1. Het ontwerp heeft geen artikel 7.De artikelen moeten dus vanaf artikel 8 vernummerd worden. Bovendien moeten de woorden "§ 1" vervallen, aangezien er geen paragraaf 2 is. 2. Het eerste lid van artikel 8 (dat artikel 7 wordt) moet vervallen, aangezien het een parafrase is van artikel 287ter, § 1, vierde lid, van het Gerechtelijk Wetboek. Artikel 9 (dat artikel 8 wordt) Deze bepaling schrijft het volgende voor : "De evaluator, die op het tijdstip, waarop hij de beoordeling moet verrichten, het personeelslid tijdens de drie laatste maanden niet onder zijn leiding heeft gehad, wint bij de nuttig geachte bronnen alle inlichtingen in die voor het opmaken van de beoordeling dienstig zijn".

Uit de uitleg van de gemachtigde ambtenaar vloeit voort dat de evaluator zich zal moeten wenden tot de personen onder wier leiding het personeelslid heeft gestaan tijdens de drie laatste maanden die aan de beoordeling voorafgaan. Die personen zijn inzonderheid hetzij de hoofdgriffiers of de hoofdsecretarissen, hetzij, als het personeelslid niet tewerkgesteld was bij een griffie of het secretariaat van een parket, maar bijvoorbeeld in een overheidsdienst of een ministerieel kabinet, de persoon of de personen onder wier gezag hij stond.

De vraag rijst of zulk een regeling wel werkbaar is. De evaluatie geschiedt op basis van de criteria vermeld in bijlage III bij het ontwerp, welke criteria aan specifieke ambten zijn aangepast. De kans bestaat echter dat de betrokkene die ambten voordien nog niet heeft uitgeoefend. In dat geval is niet duidelijk hoe een evaluatie kan worden opgemaakt.

Om in de ontwikkeling van de loopbaan problemen van die aard te voorkomen, is het raadzaam een bepaling op te nemen in de zin van artikel 13 van het voormelde koninklijk besluit van 7 augustus 1939, dat het volgende bepaalt : « De ambtenaar die op 1 september van het evaluatiejaar sedert ten minste drie maanden afwezig is, behoudt de laatste vermelding die hem werd toegekend. » Overigens zou eveneens kunnen worden bepaald dat degene die tijdens de drie maanden voor zijn evaluatie in een andere griffie of in een ander secretariaat heeft gewerkt, door zijn korpschef van toen geëvalueerd wordt.

Voorts houdt het ontwerp geen rekening met het geval van een personeelslid dat tijdens dezelfde evaluatietermijn achtereenvolgens verscheidene ambten uitoefent, inzonderheid in het kader van de uitoefening van hogere functies (4).

Daarnaast zou nog een overgangsbepaling moeten worden opgenomen voor de opmaak van de eerste evaluatie, aangezien de personen op wie het ontworpen besluit betrekking heeft nooit eerder aan een evaluatie onderworpen zijn.

Voor de personeelsleden die bij de inwerkingtreding van het ontworpen besluit niet in een griffie of een parket tewerkgesteld zijn, wordt voorgesteld de evaluator toe te staan dienstige inlichtingen in te winnen bij de personen onder wier leiding de betrokkenen thans staan of onder wier leiding zij hebben gestaan en de evaluator te laten oordelen welke van de criteria vermeld in bijlage III bij het ontwerp sleutelcriteria zijn en welke criteria relevant zijn en in aanmerking dienen te worden genomen om de evaluatie van de betrokkenen op te maken, gelet op de ambten die zij thans uitoefenen.

Gelet op deze opmerkingen dient deze bepaling grondig te worden herdacht, rekening houdend met de onderscheiden gevallen die hiervoren beschreven zijn.

Artikel 10 (dat artikel 9 wordt) De gemachtigde ambtenaar is het ermee eens dat er dient te worden aangegeven dat de procureurs-generaal en de procureurs des Konings hun bevoegdheid inzake evaluatie aan de magistraten vermeld in de artikelen 144, 145 en 151 van het Gerechtelijk Wetboek kunnen opdragen.

Artikel 13 (dat artikel 12 wordt) 1. Het ontworpen artikel 13 legt artikel 287quater, § 4, tweede lid, van het Gerechtelijk Wetboek ten uitvoer. Die bepaling schrijft niet alleen voor dat de aanwijzingen van de leden bij de nationale raad van beroep en bij de raden van beroep van de onderscheiden rechtsgebieden van de hoven van beroep geschieden volgens de door de Koning vastgestelde criteria, maar ook dat « voor iedere categorie van gerecht... elk van de ambten opgesomd in de §§ 2 en 3 vertegenwoordigd (moet) zijn, hetzij door een lid, hetzij door een plaatsvervanger. » Algemeen gesproken is de voormelde paragraaf 4 moeilijk leesbaar. Voor het begrip "categorie van gerecht" is geen enkele definitie opgegeven en in de parlementaire voorbereiding ervan staat daarover niets te lezen. Er kan dan ook onmogelijk worden nagegaan wat de wetgever precies voor ogen had.

De regeling die in het ontworpen besluit wordt voorgesteld, strekt ertoe te garanderen dat in elke raad van beroep ten minste een persoon zitting heeft die hetzelfde ambt uitoefent als de verzoeker en dat ten minste een lid tot dezelfde "categorie van gerecht" als verzoeker behoort.

De laatstgenoemde voorwaarde is niet als zodanig uitgedrukt in artikel 287quater, § 4, tweede lid, van het Gerechtelijk Wetboek, maar kan worden aanvaard als men er van uitgaat dat ze een criterium voor de aanwijzing is dat de Koning krachtens diezelfde bepaling kan uitvaardigen.

Teneinde te voorkomen dat de reële draagwijdte van die bepaling van het Gerechtelijk Wetboek en het samengaan ervan met het ontworpen artikel 13 op uiteenlopende wijze worden geïnterpreteerd, zou het raadzaam zijn om als bijlage bij het ontwerp de tabel te voegen die aan de auditeur rapporteur is bezorgd en waarin de onderscheiden mogelijkheden van aanwijzing van leden bij de raden van beroep worden vermeld, alsook de samenstelling van die raden naargelang van de hoedanigheid van de verzoekers. Die tabel is als bijlage bij het onderhavige advies gevoegd. 2. De Raad van State stelt vast dat het ontworpen besluit geen specifieke bepalingen bevat wat de organisatie van de raden van beroep uit het oogpunt van de taalstelsels betreft.Artikel 287quater, § 1, zesde en zevende lid, van het Gerechtelijk Wetboek bepaalt het volgende : « In deze raden (van beroep) zijn er zoveel afdelingen als er taalstelsels zijn voor de personeelsleden die kunnen vragen om door de raden te worden gehoord.

Het taalstelsel van de verzoeker bepaalt voor welke afdeling hij verschijnt. » Er moet worden op toegezien dat de regeling voor de samenstelling van de raden van beroep waarin het ontworpen besluit voorziet met dat wettelijk vereiste kan samengaan, inzonderheid wat de Duitstalige verzoekers betreft. 3. Er wordt voorgesteld om in onderdeel 2° de woorden "§§ 2 en 3 van dit artikel" te vervangen door de woorden "§§ 2 en 3 van datzelfde artikel". Artikel 16 (dat artikel 15 wordt) Teneinde zoveel mogelijk te voorkomen dat deze bepaling verkeerd zou worden gelezen, wordt voorgesteld om te schrijven : "Onder de leden die met toepassing van de artikelen 14, 1° en 2°, en 15, 1° en 2°, opgeroepen worden om zitting te hebben,... ».

Artikel 17 (dat artikel 16 wordt) De ontworpen bepaling bevat geen enkele nadere bepaling betreffende de vereisten voor de aanwijzing van de "secretaris-verslaggever" (beter : "secretaris-rapporteur").

Zoals de ontworpen tekst gesteld is, komt welke persoon ook in aanmerking om voor die functie te worden aangewezen.

Er behoort te worden gepreciseerd dat die persoon op zijn minst lid van een griffie of van een secretariaat van een parket dient te zijn.

In dat geval dient, net als voor de systeembeheerder, te worden bepaald dat binnen het gerecht waartoe de secretaris-rapporteur behoort passende maatregelen dienen te worden getroffen opdat deze over de noodzakelijke tijd kan beschikken om die taak uit te oefenen.

Artikel 21 (dat artikel 20 wordt) Dit artikel zou beter als volgt worden gesteld : «

Art. 20.Het lid dat in enige hoedanigheid is opgetreden in de procedure inzake de beoordeling van het personeelslid dat het beroep heeft ingesteld, wordt eveneens gewraakt.. » .

Artikel 23 (dat artikel 22 wordt) Het spreekt voor zich dat de werkende en plaatsvervangende leden die opgeroepen zijn van de dossiers inzage moeten nemen. Die precisering dient dan ook te vervallen.

Terwijl in artikel 19, eerste lid, van het ontwerp de woorden "de betrokken partijen" worden gebruikt, worden in artikel 23 de woorden "de belanghebbende partijen" gebezigd.

De termen zijn te vaag. Uit artikel 287quater, § 5, vierde lid, van het Gerechtelijk Wetboek blijkt dat de raad van beroep de verzoeker en diens verdediger hoort, alsook, eventueel, degenen die het betwiste advies of de betwiste beoordelingsstaat hebben opgemaakt.

In het ontworpen artikel 1 wordt de evaluator gedefinieerd als degene die de beoordelingsstaat opmaakt.

Er is dan ook grond om aan te nemen dat "de belanghebbende partijen" die van de te behandelen dossiers inzage zullen nemen de verzoeker en diens verdediger zijn, alsook, eventueel, de evaluator.

In de ontworpen tekst dient duidelijk te worden aangegeven welke personen van de beoordelingsdossiers inzage mogen nemen.

Artikel 24 Er wordt voorgesteld om de woorden "in de zaal" te vervangen door de woorden "in de raad".

Artikel 25 In het ontworpen derde lid behoort te worden aangegeven aan welke personen afschriften van en uittreksels uit het register, de minuten en de bescheiden bestemd voor de raad van beroep mogen worden bezorgd.

Artikel 26 (dat artikel 25 wordt) De gemachtigde ambtenaar is het ermee eens dat er behoort te worden bepaald dat de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten respectievelijk volgens de bepalingen van het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten en van het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der ministeries zullen worden berekend.

De Raad van State ziet niet in om welke redenen de secretaris- rapporteur de vergoedingen in kwestie niet zou kunnen genieten.

Slotopmerkingen 1. In artikel 1 schrijve men : « Artikel 1.... » Het is raadzaam de woorden die in de ontworpen bepaling worden gedefinieerd door het bepaald lidwoord te laten voorafgaan ("de evaluator", "de functionele chef",...).

Er wordt voorgesteld om in de onderdelen 1° en 3° van artikel 1 de woorden "zoals bepaald in" te vervangen door de woorden "bedoeld in". 2. Teneinde de verwijzing naar de bepalingen te vergemakkelijken dient de indeling door middel van streepjes te worden vervangen door een indeling door middel van a), b), c),...

Deze opmerking geldt voor de artikelen 5, 13, 14 en 15.

Annexe Principes établis par la loi : - composition (voir colonne 1 ci-dessous); - pour chaque catégorie de juridiction déterminée par AR : 1 membre ou 1 suppléant; - par membre : maximum 6 suppléants; - audience : minimum 4 membres dont au moins la moitié sont magistrats; - membres siégeant en fonction de la catégorie de personnel à laquelle appartient le requérant (déterminés par AR).

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld De kamer was samengesteld uit : De heren : Y. Kreins, staatsraad, voorzitter;

P. Lienardy en P. Quertainmont, staatsraden;

P. Gothot et J.-M. Favresse, assessoren van de afdeling wetgeving;

Mevr. B. Vigneron, toegevoegd griffier.

Het verslag werd uitgebracht door Mevr. P. Vandernacht, auditeur. De nota van het Coördinatiebureau werd opgesteld en toegelicht door Mevr.

G. Jottrand, adjunct-referendaris.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst werd nagezien onder toezicht van de heer P. Lienardy.

De griffier, De voorzitter, B. Vigneron. Y. Kreins. _______ Nota's (1) Bij de overheid bestaat de functie van systeembeheerder al (artikel 1, § 3, van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel).(2) Gedr.St., Senaat, zitting 1995-1996, nr. 1-147/1, blz. 5. (3) De initiatiefnemer van het wetsvoorstel stelt trouwens dat "wanneer het personeelslid niet de functie uitoefent die met zijn graad overeenstemt op het ogenblik van het opmaken van een beoordelingsstaat, (...) bij de beoordeling rekening (zal) moeten worden gehouden met de vervulling van de hogere functies die het personeelslid op dat tijdstip waarneemt (Gedr. St., Senaat, zitting 1995-1996, nr. 1-147/1, blz. 7). (4) Zie, inzonderheid artikel 9, § 4, van het voormelde koninklijk besluit van 7 augustus 1939. 28 FEBRUARI 1999. - Koninklijk besluit betreffende de beoordeling van het personeel van de griffies en de parketten van de hoven en rechtbanken en de raden van beroep ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op het Gerechtelijk Wetboek, inzonderheid op de artikelen 287ter, ingevoegd bij de wet van 17 februari 1997 en gewijzigd bij de wet van 20 mei 1997, en 287quater, ingevoegd bij de wet van 17 februari 1997;

Gelet op de protocollen nrs. 168 en 193 houdende de besluiten van de onderhandelingen van Sectorcomité III - Justitie, op datum van 3 juni 1998 en 16 februari 1999;

Gelet op het advies van de Inspecteur van financiën, gegeven op 8 april 1998;

Gelet op het akkoord van Onze Minister van Begroting, gegeven op 30 november 1998;

Gelet op het advies van de Raad van State;

Op de voordracht van onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Beoordeling

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit, dient te worden verstaan onder : 1° de evaluator, de steller van de beoordelingsstaat bedoeld in artikel 287ter, § 1, derde lid 1° tot 5°, van het Gerechtelijk Wetboek, alsook de persoon aan wie deze bevoegheid wordt opgedragen overeenkomstig de bepalingen van dit besluit;2° het personeelslid, het personeelslid bedoeld in artikel 287ter, § 1, eerste en tweede lid, van het Gerechtelijk Wetboek.

Art. 2.Een systeembeheerder wordt in elk rechtsgebied van het hof van beroep door de Minister van Justitie aangewezen uit de hoofdgriffiers, de hoofdsecretarissen, de griffiers-hoofden van dienst bij een hof of de secretarissen-hoofden van dienst bij het parket bij een hof.

Indien de systeembeheerder aangewezen in het rechtsgebied van het Hof van beroep te Brussel niet het bewijs levert van de kennis van de Nederlandse en van de Franse taal overeenkomstig de bepalingen van de wet van 15 juni 1935 op het gebruik der talen in gerechtszaken, kan een adjunct behorend tot het ander taalstelsel aangesteld worden.

De systeembeheerder oefent zijn ambt uit onder het toezicht van de procureur-generaal die, binnen het College van de procureurs-generaal, gespecialiseerd is in de organisatie van hoven en rechtbanken.

De systeembeheerder wordt onder meer belast met het bieden van bijstand aan de evaluatoren en aan de geëvalueerden in alle stappen van de beoordelingsprocedure, zonder zich te mogen inlaten met de individuele beoordeling.

Binnen het gerecht aan hetwelk de systeembeheerder verbonden is, worden de gepaste maatregelen genomen opdat hij over de nodige tijd voor het uitoefenen van zijn taak zou kunnen beschikken.

Art. 3.Met het oog op het vaststellen van de beoordeling van elk personeelslid, stelt de evaluator een beoordelingsdossier samen. Dit dossier bevat : 1° een loopbaanfiche met de graad waarmee het personeelslid is bekleed, zijn aanwijzing alsook het verloop van zijn loopbaan;2° een opleidingsfiche met het of de diploma('s) waarvan het personeelslid houder is alsook de door het personeelslid sedert zijn indiensttreding gevolgde opleidingen;3° een individuele beoordelingsfiche, opgemaakt volgens het model opgenomen in bijlage I bij dit besluit, waarop het feitenrelaas of de gunstige en ongunstige bevindingen die geschikt zijn om als beoordelingsgrond te dienen, worden opgetekend;4° voor zover zij vereist zijn, het voorlopige beoordelingsrooster en de adviezen;5° de beoordelingsstaat, opgemaakt volgens het model opgenomen in bijlage II bij dit besluit, waaraan het beoordelingsrooster wordt gehecht. Het individueel beoordelingsdossier volgt het personeelslid tijdens zijn loopbaan.

De in het eerste lid, 3°, genoemde feiten of bevindingen mogen slechts betrekking hebben op de ambtsuitoefening en moeten geviseerd worden door het personeelslid, dat eventueel zijn opmerkingen noteert. Elk feit of elke bevinding die het personeelslid of zijn functionele chef geschikt vinden om als beoordelingsgrond te dienen wordt, op hun aanvraag, op de individuele fiche opgetekend door de evaluator die zijn eventuele opmerkingen erop noteert.

De hoofdgriffier, de hoofdsecretaris of de daartoe door hen aangewezen evaluator, kunnen, binnen de gerechtelijke dienst waar het personeelslid werkt, een functionele chef zoals bedoeld in het vorig lid, aanwijzen. Deze persoon moet vast benoemd zijn en een hogere graad bekleden dan het personeelslid.

Art. 4.De beoordeling wordt verricht door middel van de rooster opgenomen in bijlage III bij dit besluit, dat drieëndertig criteria bevat, genummerd van 1 tot 33.

Art. 5.§ 1. De beoordelingscriteria bedoeld in artikel 4 welke in aanmerking worden genomen, zijn : 1° voor de hoofdgriffiers en de hoofdsecretarissen : a) zes sleutelcriteria, zijnde de criteria 4, 5, 9, 10, 12 en 14;b) elf relevante criteria, zijnde de criteria 1, 2, 3, 6, 7, 8, 11, 13, 15, 16 en 17;2° voor de griffiers-hoofden van dienst, de secretarissen-hoofden van dienst, griffiers, secretarissen, adjunct-griffiers, adjunct-secretarissen, attachés bij de dienst voor documentatie en overeenstemming der teksten bij het Hof van Cassatie : a) vijf sleutelcriteria, zijnde de criteria 8, 9, 10, 14 en 15;b) twaalf relevante criteria, zijnde de criteria 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 16 en 17;3° voor de bemiddelingsadviseurs;a) vijf sleutelcriteria, zijnde de criteria 6, 10, 11, 18 en 21;b) twaalf relevante criteria, zijnde de criteria 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 13, 15, 16, 19 en 20;4° voor de industriële ingenieurs : a) vijf sleutelcriteria, zijnde de criteria 1, 5, 8, 10 en 13;b) vijf relevante criteria, zijnde de criteria 2, 6, 12, 15 en 20;5° voor de vertalers-revisors : a) vijf sleutelcriteria, zijnde de criteria 1, 6, 8, 11 en 15;b) vier relevante criteria, zijnde de criteria 3, 10, 12 en 24;6° voor de vertalers : a) vijf sleutelcriteria, zijnde de criteria 1, 8, 11, 15 et 23;b) vijf relevante criteria, zijnde de criteria 4, 12, 13, 17 en 24;7° voor de bemiddelingsassistenten : a) vier sleutelcriteria, zijnde de criteria 4, 8, 11 en 25;b) zeven relevante criteria, zijnde de criteria 1, 13, 15, 19, 22, 23 en 24;8° voor de maatschappelijke assistenten : a) vier sleutelcriteria, zijnde de criteria 1, 4, 13 en 26;b) zeven relevante criteria, zijnde de criteria 3, 8, 11, 15, 19, 23 en 24;9° voor de bibliotheekbeheerders : a) vier sleutelcriteria, zijnde de criteria 1, 8, 15, en 17;b) vijf relevante criteria, zijnde de criteria 11, 13, 16, 22 en 23;10° voor de opstellers en de beambten : a) vier sleutelcriteria, zijnde de criteria 8, 12, 27 en 29;b) zes relevante criteria, zijnde de criteria 1, 11, 17, 28, 30 en 31;11° voor de gerechtelijk technische assistenten en de opstellers bij de gerechtelijke identificatie : a) vier sleutelcriteria, zijnde de criteria 8, 28, 29 en 31;b) zes relevante criteria, zijnde de criteria 1, 11, 12, 17, 27 en 30;12° voor de administratieve agenten : a) drie sleutelcriteria, zijnde de criteria 8, 11 et 29;b) zeven relevante criteria, zijnde de criteria 1, 12, 17, 27, 28, 30 en 31;13° voor de arbeiders : a) drie sleutelcriteria, zijnde de criteria 8, 28 en 29;b) zeven relevante criteria, zijnde de criteria 1, 11, 12, 17, 27, 30 en 31; De in het eerste lid bedoelde beoordelingscriteria worden, voor de personeelsleden die sedert ten minste twee jaar met de beoordeling belast zijn, aangevuld met de specifieke evaluatiecriteria 32 en 33, waarvan het eerste een sleutelcriterium is. § 2. De weging van de in § 1 bedoelde beoordelingscriteria wordt als volgt opgemaakt : 1° twee punten voor een sleutelcriterium;2° één punt voor een relevant criterium.

Art. 6.Aan elk criterium wordt een cijfer toegekend als volgt : 1° de geschiktheid "uitstekend" geeft aanleiding tot het cijfer 2;2° de geschiktheid "zeer goed" geeft aanleiding tot het cijfer 1,5;3° de geschiktheid "goed" geeft aanleiding tot het cijfer 1;4° de geschiktheid "onvoldoende" geeft aanleiding tot het cijfer 0; Het eindtotaal wordt verkregen door het cijfer dat voor elk criterium behaald is te vermenigvuldigen met de wegingscoëfficient die aan elk van de criteria is toegekend overeenkomstig artikel 5, § 2.

Voor de bepaling van het eindpercentage zal het resultaat in het geval het decimalen bevat worden afgerond naar de onmiddellijk lagere eenheid indien de decimalen lager zijn dan 0,5. Indien de decimalen gelijk zijn aan of groter zijn dan 0,5 wordt het resultaat afgerond naar de onmiddellijk hogere eenheid.

Art. 7.De vermelding "zeer goed" wordt toegekend aan het personeelslid dat ten minste 70 % van het totale cijfer heeft behaald.

De vermelding "goed" wordt toegekend aan het personeelslid dat van 50 % tot 69 % van het totale cijfer heeft behaald;

De vermelding "onvoldoende" wordt toegekend aan het personeelslid dat geen 50 % van het totale cijfer heeft behaald.

Art. 8.Wanneer een personeelslid geroepen wordt om nieuwe functies uit te oefenen, dan zal de bevoegde evaluator binnen de maand de overeenkomstig artikel 5 in acht te nemen beoordelingscriteria meedelen.

Wanneer een personeelslid geroepen wordt om zijn functies elders dan in een griffie of een parket uit te oefenen, dan zal de evaluator de nodige inlichtingen inwinnen bij de verantwoordelijke van de betrokken dienst ten einde de aard van de nieuwe functies die hem zullen toevertrouwd worden, te kunnen bepalen. In afwijking van artikel 5 oordeelt de evaluator, op basis van de ingewonnen inlichtingen en gelet op de functies die door het personeelslid zullen uitgeoefend worden, welke sleutelcriteria en welke relevante criteria in aanmerking moeten worden genomen van de criteria vermeld in bijlage III bij dit besluit. Zijn keuze wordt gemotiveerd. Het personeelslid wordt hiervan op de hoogte gebracht overeenkomstig het vorig lid.

Telkens wanneer de evaluator of de functionele chef wijzigt, worden de betrokken personeelsleden hiervan binnen de maand door de nieuwe evaluator of door de nieuwe functionele chef op de hoogte gebracht.

Art. 9.§ 1. Het personeelslid dat, op het ogenblik waarop moet worden overgegaan tot zijn beoordeling, sedert tenminste zes maanden ononderbroken niet het ambt heeft vervuld waarin hij op dat ogenblik is aangesteld, wordt beoordeeld op basis van het eerder uitgeoefend ambt.

Bovendien wint de evaluator, voor het opmaken van de beoordeling van het personeelslid dat gedurende de zes maanden voorafgaand aan het tijdstip waarop er tot zijn beoordeling moet worden overgegaan, in een andere griffie of in een ander parket heeft gewerkt, de inlichtingen die hij nodig acht in bij degene die het personeelslid zou beoordeeld hebben indien hij in functie was gebleven bij die griffie of dat parket. § 2. Het personeelslid dat, op het ogenblik waarop moet worden overgegaan tot zijn beoordeling, sedert tenminste zes maanden afwezig is, behoudt de laatste vermelding die hem werd toegekend. § 3. Voor het opmaken van de beoordeling van het personeelslid dat, op het ogenblik waarop moet worden overgegaan tot deze beoordeling, zijn ambt niet uitoefent in een griffie of een parket, wint de evaluator de nodige inlichtingen in bij alle nuttig geachte bronnen.

Art. 10.De procureurs-generaal en de procureurs des Konings, respectievelijk belast met de beoordeling van de bemiddelingsadviseurs en -assistenten, mogen hun bevoegheden terzake opdragen aan een van de magistraten bedoeld, naargelang van het geval, in de artikelen 144 en 151 van het Gerechtelijk Wetboek.

De hoofdgriffiers en de hoofdsecretarissen mogen hun bevoegdheden inzake beoordeling respectievelijk opdragen aan de griffiers-hoofden van dienst en aan de secretarissen-hoofden van dienst die hen bijstaan. Deze hoofden van dienst mogen enkel de personeelsleden die onder hun leiding staan beoordelen.

Art. 11.De kennisgeving van de definitieve eindbeoordeling bedoeld in artikel 287ter, § 3, eerste lid, van het Gerechtelijk Wetboek, gebeurt door middel van overhandiging van een afschrift van de volledig ingevulde beoordelingsstaat aan het personeelslid in persoon, waarbij deze tekent voor ontvangst van het afschrift op een formulier opgemaakt volgens het model opgenomen in bijlage IV bij dit besluit.

Op dit formulier wordt ook de datum van afgifte van het afschrift vermeld, alsmede de bemerking dat het personeelslid de mogelijkheid heeft om bij de bevoegde raad van beroep een bezwaarschrift in te dienen tegen de over hem uitgebrachte beoordeling.

Indien de afgifte van het afschrift van de beoordelingsstaat niet in persoon aan het personeelslid kan gebeuren, dan dient hem dit afschrift per aangetekend schrijven te worden toegezonden, waarbij de termijn om voornoemd bezwaarschrift in te dienen, begint te lopen vanaf de derde werkdag volgend op de datum van de verzending van het afschrift. HOOFDSTUK II. - Raden van beroep

Art. 12.Worden werkend lid van de raden van beroep, de leden aangewezen overeenkomstig artikel 287quater, § 4, van het Gerechtelijk Wetboek, die, binnen elke categorie van leden, de hoogste rang bekleden, of, in voorkomend geval, die zich kunnen beroepen op de grootste graadanciënniteit.

De plaatsvervangende leden worden gerangschikt overeenkomstig de bepalingen van het vorige lid.

Art. 13.Voor de toepassing van artikel 287quater, § 4, van het Gerechtelijk Wetboek, worden de gerechten in drie categoriën ondergebracht, samengesteld : a) de eerste, uit het Hof van Cassatie, de hoven van beroep, de rechtbanken van eerste aanleg, de rechtbanken van koophandel, de vredegerechten en de politierechtbanken;b) de tweede, uit de arbeidsgerechten;c) de derde, uit de militaire gerechten.

Art. 14.Nemen zitting in de nationale raad van beroep : 1° wanneer het beroep wordt ingesteld door een hoofdgriffier : a) een magistraat van een hof;b) een magistraat van het parket bij een hof;c) twee hoofdgriffiers;2° wanneer het beroep wordt ingesteld door een hoofdsecretaris : a) twee magistraten van het parket bij een hof;b) twee hoofdsecretarissen;3° wanneer het beroep wordt ingesteld door een attaché bedoeld in artikel 136 van het Gerechtelijk Wetboek : a) een magistraat van een hof;b) twee magistraten van het parket bij een hof;c) een attaché bedoeld in artikel 136 van het Gerechtelijk Wetboek;4° wanneer het beroep wordt ingesteld door een bemiddelingsadviseur : a) twee magistraten van het parket bij een hof;b) twee bemiddelingsadviseurs.

Art. 15.Nemen zitting in de raad van beroep opgericht in het rechtsgebied van het hof van beroep : 1° wanneer het beroep wordt ingesteld door een lid van de griffie of door een personeelslid van de griffie, met inbegrip van het personeelslid dat een graad bekleedt ingesteld overeenkomstig artikel 185, eerste lid, van het Gerechtelijk Wetboek : a) een magistraat van de zetel;b) een magistraat van het parket;c) twee griffiers;2° wanneer het beroep wordt ingesteld door een lid van het parketsecretariaat, door een personeelslid van het parketsecretariaat, met inbegrip van het personeelslid dat een graad bekleedt ingesteld overeenkomstig artikel 185, eerste lid, van het Gerechtelijk Wetboek : a) twee magistraten van het parket;b) twee secretarissen;3° wanneer het beroep wordt ingesteld door een bemiddelingsassistent : a) twee magistraten van het parket;b) een bemiddelingsadviseur;c) een bemiddelingsassistent.

Art. 16.Onder de leden die in toepassing van de artikelen 14, 1° en 2°, en 15, 1° en 2° geroepen worden om te zetelen, moet ten minste één lid behoren tot dezelfde categorie van gerecht als de verzoeker.

Bovendien worden de leden geroepen om te zetelen volgens de in artikel 12 vastgestelde rangschikking.

Art. 17.Een secretariaat wordt opgericht bij de zetel van de nationale raad van beroep en bij de zetel van de raad van beroep van het rechtsgebied van het hof van beroep.

Dit secretariaat wordt verzekerd door een secretaris-rapporteur die wordt aangewezen onder de leden van de griffies of de parketsecretariaten, respectievelijk door de procureur-generaal bij het Hof van Cassatie en door de procureur-generaal bij het hof van beroep.

De secretaris-rapporteur woont de beraadslagingen bij, maar is niet stemgerechtigd.

Een plaatsvervangende secretaris-rapporteur wordt op dezelfde manier aangewezen als de gewone secretaris.

Binnen het gerecht aan hetwelk de secretaris-rapporteur verbonden is, worden de gepaste maatregelen genomen opdat hij over de nodige tijd voor het uitoefenen van zijn taak zou kunnen beschikken.

Art. 18.Elk beroep dat wordt aanhangig gemaakt, wordt ingeschreven door de secretaris-rapporteur in een daartoe bestemd register.

De secretaris-rapporteur geeft ervan aan de verzoeker een ontvangstbewijs af.

Art. 19.De secretaris-rapporteur deelt de datum van zitting mede aan de werkende en plaatsvervangende leden, geroepen om te zetelen, alsook aan de betrokken partijen minstens tien dagen vóór de datum van de zitting.

De oproeping gericht aan de verzoeker geschiedt per aangetekende brief aan diens woonplaats. De secretaris-rapporteur voegt bij deze oproeping de lijst van de leden van de raad van beroep die zijn opgeroepen voor het onderzoek van de het betreffende dossier.

Art. 20.Het personeelslid dat een beroep instelt heeft het recht de leden van de raden van beroep te wraken. Dit recht kan slechts eenmaal tijdens eenzelfde zaak worden uitgeoefend.

Binnen een termijn van vijf dagen vanaf de datum van verzending van de lijst, zendt de verzoeker bij een ter post aangetekende brief deze lijst terug naar het secretariaat met vermelding van de naam van de leden die hij wraakt. De wraking moet gemotiveerd worden.

Wanneer de in het tweede lid vastgelegde termijn verstreken is, wordt het personeelslid geacht af te zien van zijn recht om de leden van de raad van beroep te wraken.

Art. 21.Het lid dat in enige hoedanigheid is opgetreden in de beoordelingsprocedure of de adviesprocedure betreffende de kandidatuur van het personeelslid dat beroep heeft ingesteld, wordt eveneens gewraakt.

Art. 22.Wanneer een lid, ten gevolge van een wraking of van een wettige verhindering, ter kennis gebracht van het secretariaat uiterlijk de op twee na laatste dag vóór deze van de zitting, dient te worden vervangen, wordt er in zijn vervanging voorzien overeenkomstig de artikelen 12 tot 16.

Art. 23.De verzoeker en diens verdediger, alsook degenen die het betwiste advies of de betwiste beoordelingsstaat hebben opgemaakt, kunnen inzage nemen en afschrift bekomen van het te behandelen dossier op het secretariaat van de raad van beroep.

Art. 24.De voorzitter opent de zitting, leidt de debatten, handhaaft de orde in de raad en verklaart de zitting gesloten.

Art. 25.Voor elke behandelde zaak wordt van het gegeven advies een met redenen omkleed proces-verbaal opgemaakt dat wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris-rapporteur.

In het daarvoor bestemd register noteert de secretaris-rapporteur voor elke behandelde zaak de datum van de zitting en het gegeven advies.

De secretaris-rapporteur bewaart het register, de minuten en de bescheiden bestemd voor de raad van beroep.

Art. 26.De leden van de raad van beroep, de secretaris-rapporteur, de verdediger, indien hij tewerkgesteld is in een overheidsdienst, en de verzoeker indien het advies van de raad voor hem gunstig is, hebben recht op terugbetaling : 1° van hun reiskosten berekend overeenkomstig de bepalingen van het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten; 2 ° van hun verblijfkosten overeenkomstig de bepalingen van het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoeding wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der ministeries. HOOFDSTUK III. - Overgangs- en eindbepalingen

Art. 27.Ieder personeelslid wordt door de bevoegde evaluator binnen de drie maanden volgend op de inwerkingtreding van dit besluit op de hoogte gebracht van de overeenkomstig de artikelen 5 en 8, tweede lid, in acht te nemen beoordelingscriteria evenals, indien nodig, de identiteit van de functionele chef.

Art. 28.Voor de toepassing van artikel 287ter van het Gerechtelijk Wetboek en van de bepalingen van dit besluit, worden de personeelsleden die in functie zijn op het ogenblik van de inwerkingtreding van dit besluit, geacht in dienst te zijn getreden op dat ogenblik.

Art. 29.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 30.Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 28 februari 1999.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, T. VAN PARYS

Bijlagen Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij Ons besluit van 28 februari 1999.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, T. VAN PARYS