28 FEVRIER 1999. - Arrêté royal relatif à l'évaluation du personnel des greffes et des parquets des cours et tribunaux et aux chambres de recours

RAPPORT AU ROI Sire, L'arrêté royal qui est présentement soumis à votre Majesté tend à mettre à exécution les articles 287ter et 287quater du Code judiciaire, par lesquels il est instauré, d'une part, une évaluation périodique pour les membres des greffes et des secrétariats de parquet de même que pour les membres du personnel des cours et tribunaux et, d'autre part, par la création de chambres de recours, un appel administratif contre aussi bien un bulletin d'évaluation donné que contre les avis émis sur un candidat dans le cadre d'une procédure de nomination en cours.

Dans un souci de permettre une gestion convenable et efficace des greffes et des parquets des cours et tribunaux, le législateur a instauré un système d'évaluation du personnel. La procédure fixée par l'article 287ter inséré dans le Code judiciaire par la loi du 17 février 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/09/1997 numac 1997009532 source ministere de la justice Loi modifiant les articles 30 et 34 de la loi du 1er août 1985 portant des mesures fiscales et autres en ce qui concerne l'aide aux victimes d'actes intentionnels de violence type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/08/1998 numac 1998015084 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment de l'Accord, conclu par échange de lettres datées à Bruxelles le 9 février et le 13 février 1995, entre le Royaume des Pays-Bas et le Royaume de Belgique, concernant le statut des officiers de liaison belges attachés à l'Unité Drogues Europol à La Haye fermer modifiant certaines dispositions du Code judiciaire en ce qui concerne le personnel des greffes et des parquets, doit offrir toutes les garanties requises, tout en permettant un déroulement rapide du processus.

L'évaluation a pour but de fournir pour chaque membre du personnel un état de service objectif, reflétant ses capacités et son dévouement.

Il convient, à l'aide de critères simples - la simplicité et la clarté devant exclure tout risque d'arbitraire - d'établir de la manière la plus précise les mérites respectifs de chaque membre du personnel.

Le présent projet que j'ai l'honneur de soumettre à l'approbation de Votre Majesté a pour objectif de définir les modalités d'attribution des mentions finales traduisant l'évaluation telles que définies à l'article 287ter du Code judiciaire. Le système adopté est largement inspiré de celui récemment instauré pour les agents des administrations de l'Etat, tout en tenant néanmoins compte de la spécificité de la structure judiciaire.

La loi du 17 février 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/09/1997 numac 1997009532 source ministere de la justice Loi modifiant les articles 30 et 34 de la loi du 1er août 1985 portant des mesures fiscales et autres en ce qui concerne l'aide aux victimes d'actes intentionnels de violence type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/08/1998 numac 1998015084 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment de l'Accord, conclu par échange de lettres datées à Bruxelles le 9 février et le 13 février 1995, entre le Royaume des Pays-Bas et le Royaume de Belgique, concernant le statut des officiers de liaison belges attachés à l'Unité Drogues Europol à La Haye fermer précitée a de plus, compte tenu des principes relatifs à la publicité de l'administration et aux droits de la défense, veillé à la transparence des procédures de nomination en cours (notification de la conclusion finale à tous les candidats, droit de regard sur leurs avis), ainsi que de l'évaluation (notification du bulletin de signalement définitif au membre du personnel concerné). La transparence de cette procédure impliquait l'instauration d'une possibilité d'appel, ce qui fut réalisé avec l'insertion de l'article 287quater du Code judiciaire (création d'une chambre de recours nationale et de chambres de recours dans le ressort de chaque cours d'appel). Le présent arrêté royal fixe les critères pour la désignation des membres de ces chambres, détermine quels membres siègent en fonction de la catégorie de personnel à laquelle le requérant appartient et fixe les modalités de fonctionnement des chambres de recours.

L'arrêté en projet tient compte des remarques que le Conseil d'Etat a formulées dans son avis du 5 novembre 1998. Les accords requis ont été obtenus, de telle sorte que les exigences de forme fixées dans l'arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire sont remplies. Le préambule de l'arrêté est adapté au déroulement de la procédure telle qu'elle a été esquissée par le Conseil d'Etat dans ses remarques préalables. CHAPITRE Ier. - De l'évaluation Article 1er.

Cet article définit les notions d' "évaluateur" et de "membre du personnel" en se référant aux dispositions légales qui fixent le déroulement de la procédure d'évaluation pour chacun des différents grades au sein de l'ordre judiciaire.

Les dispositions légales en la matière prévoient qu'un bulletin de signalement est établi pour tous les membres du personnel, aussi bien ceux qui sont revêtus d'un grade repris dans le Code judiciaire (grades de qualification générale) que ceux nommés à un grade de qualification particulière (créé en vertu de l'article 185 du Code judiciaire). De plus, il est formellement stipulé que, outre les membres du personnel nommés à titre définitif, le personnel engagé sous contrat de travail est également soumis à la procédure d'évaluation.

Art. 2.

Afin d'assurer une application correcte mais surtout cohérente de cette réglementation, un gestionnaire de système sera désigné dans le ressort de chaque cour d'appel. Dans le ressort de la cour d'appel de Bruxelles, si le gestionnaire de système ne fournit pas la preuve de la connaissance de la langue néerlandaise et française, un adjoint appartenant à l'autre régime linguistique peut être désigné.

Ce système d'évaluation est une réforme importante dans la gestion du personnel au sein des greffes et des secrétariats de parquet. Dans la phase initiale du système certainement, des questions pourront surgir concernant l'application des dispositions en vigueur. C'est pourquoi la présente disposition prévoit, dans chaque ressort, une personne de contact, chargée d'assister les évaluateurs et les évalués à chaque étape de la procédure, aussi bien au point de vue de la technique juridique (interprétation de la réglementation) qu'au niveau de l'application pratique (résolution des problèmes individuels), sans cependant pouvoir s'ingérer dans l'évaluation individuelle d'un membre du personnel.

Lors de l'introduction de l'évaluation, le gestionnaire du système interviendra dans la diffusion d'informations et la formation des évaluateurs. Il participera également aux réunions de coordination des gestionnaires de système afin d'assurer l'uniformité dans l'application.

Les gestionnaires de système doivent constituer les forces portantes non seulement lors de l'introduction du nouveau système d'évaluation mais également au niveau du suivi de la réglementation. A ce titre, il leur revient de faire une appréciation du système et de l'utilisation de celui-ci. Une telle analyse peut mener à des propositions relatives à des améliorations ponctuelles du système (en rapport avec les critères d'évaluation, les coefficients de pondération, les indicateurs de comportement).

Pour éviter une interprétation limitative de ses compétences, il a été décidé de ne pas insérer expressément dans le texte cette description de tâche, comme l'avait suggéré le Conseil d'Etat. Il faut néanmoins souligner que la fonction d'assistance du gestionnaire de système, conformément d'ailleurs à la dénomination choisie, se limite strictement au fonctionnement de la procédure en elle même. En aucun cas, le gestionnaire de système ne peut s'occuper d'évaluations individuelles (à l'exception, il est vrai, de l'évaluation qu'il doit faire, le cas échéant, en qualité d'évaluateur au sein de sa propre juridiction du personnel soumis à son autorité hiérarchique). Il ne peut pas non plus prononcer de jugement relatif à l'opportunité d'une évaluation donnée. Le Conseil d'Etat laisse entendre, à juste titre, que toute autre position porterait préjudice aux prérogatives qui sont attribuées par la loi aux évaluateurs visés à l'article 287ter du Code judiciaire.

De même, les gestionnaires de système sont tenus au respect des dispositions en vigueur et le but poursuivi n'a jamais été, comme le fait remarquer le Conseil d'Etat, de leur donner la compétence d'adapter à une situation concrète la façon d'évaluer.

Il s'agit d'un choix délibéré de prendre comme point de départ des grilles d'évaluation prédéterminées dans lesquelles des critères fixes sont repris suivant le grade attribué et dans lesquelles des pondérations standard sont également données aux critères retenus afin que leur valeur relative soit invariablement fixée. Le Conseil d'Etat note que cette rigidité s'écarte du système d'évaluation instauré pour les fonctionnaires fédéraux par l'arrêté royal du 7 août 1939 relatif à l'évaluation et à la carrière du personnel de l'Etat. On ne peut cependant que constater que cette option respecte la volonté formelle du législateur dans la mesure où celui-ci affirmait que "pour obtenir une évaluation complète et comparable de tous les membres du personnel, il faut tendre à l'uniformité et définir... un bulletin d'évaluation type, avec des critères consacrés" (Doc. Parl., Sénat, 1995-1996, 147/1, p 6).

On ne peut ignorer, en effet, la structure complexe de nos institutions judiciaires, ni le grand nombre de juridictions, chacune de grandeur différente et ayant une certaine autonomie. Remplir de façon flexible les critères d'évaluation mènerait à une application disparate de la réglementation d'évaluation et, par conséquent, à un traitement inégal des membres du personnel. Le Conseil d'Etat reconnaît d'ailleurs lui-même dans son avis que, à l'égard de l'évaluation du personnel de l'Etat, "le contexte est fort différent puisque l'organisation de la fonction publique repose sur un système de hiérarchie qui ne peut être transposé à l'organisation des greffes et des parquets des juridictions".

Pour garantir une gestion et un contrôle optimaux lors de l'introduction de l'évaluation, l'accent a été mis sur l'égalité et l'uniformité.

Ne perdons pas non plus de vue que le personnel de l'Etat est déjà familiarisé depuis longtemps avec l'évaluation. La réglementation en vigueur est le résultat d'un processus de croissance. L'évaluation au sein des greffes et des secrétariats de parquet est au contraire toute nouvelle.

Art. 3.

Cet article détermine le contenu des dossiers d'évaluation de chaque membre du personnel et détermine les pièces qui en font partie (la fiche de carrière; la fiche de formation; la fiche individuelle d'évaluation; la grille d'évaluation provisoire et les avis; le bulletin d'évaluation avec la grille d'évaluation).

Par ailleurs, la notion de chef fonctionnel est introduite dans cette disposition. Vu le grand nombre de membres du personnel que comptent certaines juridictions, le greffier en chef ou le secrétaire en chef (ou éventuellement l'évaluateur désigné) peut faire appel à un tel chef fonctionnel comme maillon intermédiaire dans la circulation des informations relatives au fonctionnement des membres du personnel. La notion de chef fonctionnel ne se retrouve dans aucune autre disposition légale ou réglementaire de l'ordre judiciaire. Pour le bon ordre, le Conseil d'Etat souligne que cette notion ne peut être exclusivement utilisée que dans le contexte du système d'évaluation et que l'introduction de cette notion ne peut contenir de modification implicite des prérogatives des greffiers en chef et des secrétaires en chef. Ceci est bien entendu évident.

Dans cet ordre d'idée, il faut d'ailleurs préciser qu'en ce qui concerne l'inscription des faits ou des constatations qui devraient pouvoir être utilisées comme fondement de l'évaluation, le chef fonctionnel ne peut que rapporter ces faits à l'évaluateur déterminé par la loi. Il revient exclusivement à ce dernier de les inscrire effectivement sur la fiche individuelle du membre du personnel intéressé. Contrairement à ce qui pourrait être déduit des remarques du Conseil d'Etat (Cf. les remarques relatives à l'article 1 du projet de texte soumis), le chef fonctionnel ne peut donc pas apporter librement et de façon indépendante des inscriptions sur la fiche individuelle.

Sur proposition du Conseil d'Etat, le texte prévoit que les chefs fonctionnels, au sein du service judiciaire où le membre du personnel travaille, sont expressément désignés par les greffiers en chef ou les secrétaires en chef, ou par l'évaluateur qu'ils ont désigné à cet effet. Ils sont cependant limités dans leur choix au personnel nommé à titre définitif revêtu d'un grade plus élevé (par nomination ou par délégation à une fonction supérieure) que le membre du personnel.

Art. 4 et 5.

L'évaluation est réalisée au moyen d'une grille reprise en annexe à l'arrêté. Cette grille reproduit les différents critères sur base desquels les membres du personnel sont évalués.

L'article 5 prédétermine les critères et les coefficients de pondération qui sont utilisés pour les différents grades. Le but poursuivi est donc que les personnes engagées dans un même grade satisfassent aux mêmes critères clés et aux mêmes critères pertinents en ce qui concerne l'évaluation. Avec la référence aux "membres du personnel titulaires des grades", le législateur a délimité le terrain et inscrit de manière explicite à l'article 287ter, § 1er, 1er alinéa du Code judiciaire, un lien obligé entre un grade attribué et un bulletin d'évaluation déterminé. De plus, cette méthodologie, répond au souhait d'uniformité, tel qu'il a été exposé ci-dessus.

Sur base de la nature et du niveau des fonctions au sein des juridictions, des familles de fonction ont été proposées, en tenant compte du profil général exigé pour l'exercice de la fonction en question. Vu l'approche globale de la définition et de la caractérisation des fonctions reprises à l'article 5, un nombre large de critères ont été retenus pour chaque fonction déterminée afin de pouvoir englober toutes les caractéristiques de la fonction. Le Conseil d'Etat suggérait de diminuer les critères pour un certain nombre de fonctions. Ceci serait toutefois contraire à la méthodologie adoptée, laquelle vise à établir un profil global d'une fonction déterminée (à partir d'une même approche et de critères égaux) et dans le cadre de laquelle l'évaluation individuelle permet de comparer, dans son ensemble, le fonctionnement du membre du personnel par rapport à ce profil. Les objections formulées par le Conseil d'Etat, selon lesquelles cette méthodologie userait de critères et de pondérations qui ne correspondent pas toujours entièrement avec les prestations effectivement accomplies par l'intéressé, sont précisément annihilées par la multiplicité des critères. En effet, il va de soi que dans les différentes familles de fonctions établies, le fait de retenir un nombre suffisant de critères a pour effet de réduire la valeur relative d'un critère déterminé qui ne serait pas entièrement transposable à la situation d'un membre du personnel.

Par contre, nous pouvons nous rallier à l'avis du Conseil d'Etat lorsqu'il évoque l'utilité de définir le contenu de chacun des critères afin d'éviter que certains d'entre eux puissent donner lieu à des interprétations divergentes. L'établissement d'indicateurs de comportement, qui, sur la base d'attitudes observables définies, confèrent à chaque critère une orientation précise, se révèlera très certainement utile pour les évaluateurs lorsqu'il s'agira de mettre ce système en pratique. Le Conseil d'Etat propose de mentionner ces indicateurs dans le rapport au Roi. Or, le principal objectif du rapport au Roi est d'expliciter les fondements et la philosophie d'un texte. La description des critères à l'aide de ces indicateurs de comportement doit dès lors plutôt figurer dans les directives ou recommandations (p. ex. circulaire ministérielle) qui devront inévitablement accompagner l'entrée en vigueur de ce système. Il convient d'ailleurs de constater que dans le cadre du système d'évaluation des agents de l'Etat, de tels indicateurs de comportement ont même été mis à disposition de manière informelle.

La rédaction de ces indicateurs de comportement n'est reprise dans aucune disposition réglementaire, de telle sorte qu'ils ne peuvent donner qu'une orientation et n'être qu'indicatifs. On ne peut leur accorder aucun caractère contraignant, de sorte que les évaluateurs bénéficient d'une souplesse pour les adapter à la fonction concrète qu'un membre du personnel exerce.

Art. 6.

Cette disposition règle la façon dont chaque critère doit être coté séparément. Ensuite est fixée la manière dont le pourcentage final de l'évaluation est obtenu.

Art. 7.

Sur base du pourcentage obtenu, cet article détermine quelle mention finale le membre du personnel doit obtenir, conformément aux dispositions légales.

Art. 8.

Si on aborde l'évaluation comme un instrument qui doit contribuer à la bonne gestion du potentiel humain et comme un outil de dialogue entre les évalués et les évaluateurs, la transparence du système s'impose; les évalués doivent, à priori, savoir suivant quels critères ils seront évalués Dans cet ordre d'idée, le texte stipule que les intéressés, chaque fois qu'ils sont appelés à exercer une nouvelle fonction (que ce soit par nomination ou par délégation), reçoivent connaissance dans le mois des critères d'évaluation en vigueur, et le cas échéant, du nouvel évaluateur et/ou du nouveau chef fonctionnel. Pour mettre les évaluateurs en mesure, d'une part de s'imprégner de la nouvelle réglementation et d'autre part, de prendre les mesures nécessaires à son implémentation, ce délai est, dans la phase de démarrage, prolongé à trois mois (cfr. l'article 27 de l'arrêté royal).

Cette règle (notification dans le mois après le changement de fonction) est également applicable si les membres du personnel, conformément aux articles 330 et 330bis du Code judiciaire, sont délégués à des fonctions égales ou supérieures dans des départements ou cabinets ministériels, dans des commissions, institutions ou services gouvernementaux.

Comme le Conseil d'Etat le signale, il est en outre indiqué de traiter ces derniers cas de façon adaptée.

Vu le fait que ces membres du personnel ne sont pas occupés dans un greffe ou un parquet, il est fort possible qu'un ou plusieurs critères soient totalement inadaptés à l'exercice réel de la fonction. Le texte admet par conséquent que l'on s'écarte de la fixité des critères d'évaluation : l'évaluateur peut modifier les critères sur base des informations qu'il recueille à ce sujet auprès des personnes sous la direction desquelles l'intéressé se trouve. Il peut supprimer ou ajouter des critères et en modifier la pondération. Son choix doit être motivé.

Remarquons encore que le Conseil d'Etat avait proposé cette possibilité comme une mesure transitoire lors de l'entrée en vigueur de l'arrêté, mais il a été opté pour une formulation de ces propositions comme une règle définitive parce qu'il est à prévoir que les difficultés esquissées par le Conseil d'Etat pourront également se poser dans le futur.

Art. 9.

La carrière d'un membre du personnel déterminé peut être soumise à d'importants changements. Certaines modifications dans la situation administrative auront sans aucun doute leur répercussion sur la manière dont quelqu'un sera évalué. Cette disposition tente donc aussi de régler un nombre d'hypothèses particulières.

Il est ainsi tenu compte du cas d'un membre du personnel qui, pendant une même période d'évaluation, exerce différentes fonctions (que ce soit par promotion ou par l'attribution d'une délégation à une fonction supérieure). Si on part du principe que le grade attribué pendant le délai de l'évaluation (en principe 2 ans) est déterminant pour la grille d'évaluation que l'on doit remplir, il faut en déduire qu'un changement limité et/ou temporaire ne peut être d'une influence déterminante : on est évalué dans le grade dans lequel on est engagé ou nommé et que l'on a exercé en principe de façon déterminante pendant la période de référence visée. D'un autre côté, on peut difficilement ignorer les changements qui, au moment de l'évaluation, ont duré suffisamment longtemps : on est donc principalement évalué dans la fonction que l'on a remplie pendant six mois sans interruption au moment de l'évaluation. Il découle de l'article 9, § 1er, alinéa 1er, du présent arrêté, que les promotions et les fonctions supérieures que l'on a exercées pendant au moins 6 mois sans interruption au moment de l'évaluation sont prises en considération. Le même principe vaut lors de l'achèvement de fonctions supérieures. Si cette délégation, au moment de l'évaluation, est achevée depuis plus de six mois, on est alors évalué dans son grade de base.

Une disposition particulière est également inscrite pour le cas ou un membre du personnel a été occupé dans différentes juridictions. Dans ce cas (si le membre du personnel n'est pas occupé depuis six mois dans la juridiction concernée), il revient à l'évaluateur de recueillir les renseignements nécessaires près de celui qui, en tant qu'évaluateur, serait intervenu dans l'ancienne juridiction de l'intéressé (article 9, § 1er, alinéa 2, du présent arrêté). Le Conseil d'Etat a également donné comme solution possible qu'un membre du personnel, en cas de changement récent de juridiction, soit évalué par son précédent chef de corps. Cette solution n'a pas été retenue, compte tenu du fait que celle-ci serait contraire aux dispositions légales qui définissent l'évaluateur comme étant, selon le cas, le magistrat-chef de corps, le greffier en chef ou le secrétaire en chef de la juridiction où l'intéressé exerce ses fonctions au moment de l'évaluation. Une telle prescription serait également incompatible avec l'article 3 du présent arrêté qui stipule que le dossier d'évaluation suit le membre du personnel pendant sa carrière.

Les absents posent un problème particulier dans le cadre de l'évaluation. Si l'absence est de courte durée, le problème est relativement limité vu que cette absence n'est pas de nature à estomper la relation de travail entre le chef de corps et son membre du personnel. Il peut dans ce cas se rapporter à une présence suffisante pour formuler son évaluation. En ce qui concerne une éventuelle absence de longue durée (par exemple pour interruption de carrière, disponibilité pour convenances personnelles,....), il est en effet difficile d'émettre une évaluation vu que les membres du personnel n'ont pas pendant un certain temps (ou pas du tout) fourni de prestations de travail qui servent de base à leur évaluation. C'est pourquoi, sur proposition du Conseil d'Etat, l'article 9, § 2, du présent arrêté prévoit que les intéressés conservent leur dernière mention.

Cette dernière disposition ne peut évidemment s'appliquer que si une première mention a déjà été attribuée. L'entrée en vigueur de ce système ne résout dès lors pas le problème des absents, lequel demeure entier puisque ceux-ci n'ont antérieurement jamais fait l'objet d'une évaluation. A cet égard, il convient cependant d'en référer à l'article 287ter, § 4, alinéa 1er, du Code judiciaire, qui, en termes généraux, dispose que le bulletin d'évaluation doit être établi pour la première fois "entre le neuvième et le douzième mois de service effectif". Il en résulte que ce délai ne s'applique pas uniquement aux engagements nouveaux et à venir, mais qu'il indique également quelle est, à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté, la période au cours de laquelle les membres du personnel en fonction doivent être évalués pour la première fois. Ceci est d'ailleurs formellement confirmé par les dispositions de l'article 28 de l'arrêté en projet et par le commentaire contenu dans le présent rapport à propos de cette disposition. Il va de soi que les absents ne peuvent être considérés comme étant en service effectif; à leur égard, le délai précité peut dès lors uniquement commencer à courir à partir du jour où les intéressés reprennent leurs fonctions.

Comme déjà indiqué, des membres du personnel peuvent être chargés, conformément aux articles 330 et 330bis du Code judiciaire, d'exercer des fonctions égales ou supérieures dans des départements ou cabinets ministériels ou au sein de commissions, institutions ou services du gouvernement. L'article 9, § 3, permet à l'évaluateur de recueillir, au moment de procéder à l'évaluation, des renseignements utiles auprès des personnes qui assument la direction à l'égard des intéressés.

Art. 10.

La loi prévoit que les évaluateurs désignés peuvent déléguer leurs compétences conformément aux règles fixées par le Roi (article 287ter, § 1er, in fine, du Code judiciaire). En ce qui concerne la compétence d'évaluation accordée aux magistrats-chefs de corps, la délégation de compétence a été limitée à l'évaluation des conseillers en médiation et des assistants de médiation. Aucune délégation de compétence n'a été prévue pour l'évaluation des greffiers en chef et des secrétaires en chef. Pour le reste, les greffiers en chef et les secrétaires en chef peuvent uniquement déléguer à leur tour leurs propres compétences d'évaluation aux greffiers-chefs de service et aux secrétaires-chefs de service.

Art. 11.

L'article 11 arrête les modalités de notification de l'évaluation définitive et ne requiert pas de commentaire particulier. CHAPITRE II. - Des chambres de recours Art. 12 à 16 Ces dispositions tendent à mettre à exécution l'article 287quater, §§ 4 et 5, du Code judiciaire. Elles fixent notamment les critères de désignation des membres des chambres de recours et déterminent quels sont les membres des chambres appelés à siéger en fonction de la catégorie de personnel à laquelle appartient le requérant.

En outre, elles contiennent une définition de la notion de "catégorie de juridiction" et imposent comme condition complémentaire qu'un membre au moins des chambres en question doit appartenir à la même catégorie de juridiction que le requérant. Le Conseil d'Etat accepte cette manière de procéder, eu égard notamment à la difficulté de déterminer quelles étaient les intentions du législateur lorsqu'il a introduit cette notion et quel contenu il convenait d'y attribuer.

Le Conseil d'Etat évoque un tableau récapitulatif qui lui a été remis à titre de document de travail et joint d'ailleurs ce tableau à son avis. Or, ce tableau devait uniquement servir, au cours de la phase préparatoire du présent arrêté royal, à illustrer la lecture conjointe de toutes les dispositions réglementaires ayant trait à la composition et au fonctionnement des chambres de recours, et ne traduit pas l'état définitif du texte, ni les différentes nuances au niveau des cours d'appel respectives (p.ex. la présence exclusive de juridictions militaires dans le ressort de la cour d'appel de Bruxelles). S'il est vrai qu'un tel tableau permet d'offrir un aperçu clairement établi de ces chambres, il n'est toutefois pas incorporé au présent rapport, compte tenu de sa technicité. Les tableaux récapitulatifs nécessaires seront par contre intégrés dans une circulaire ministérielle à ce sujet.

Art. 17 à 19.

Un secrétariat est institué auprès des chambres de recours. Ces dispositions déterminent les compétences du secrétaire-rapporteur, lequel est désigné par le procureur général compétent parmi les membres des greffes et des secrétariats de parquet.

Art. 20 à 22.

Ces dispositions réglementent la récusation ou l'empêchement de membres de la chambre de recours. L'article 21 reproduit l'adage "nemo iudex in causa sua", qui est un principe juridique général et qui doit dès lors également être appliqué aux chambres de recours.

Art. 23 à 26.

Ces dispositions précisent les règles de fonctionnement des chambres de recours. A la demande du Conseil d'Etat, l'article 23 stipule que l'accès au dossier est réservé, d'une part, au requérant et à son défenseur et, d'autre part, à l'auteur de l'évaluation ou de l'avis.

Par ailleurs, il est précisé à l'article 26 que (outre les membres de la chambre de recours, le requérant et son défenseur) le secrétaire-rapporteur peut lui aussi bénéficier du remboursement des frais de parcours et de séjour, conformément à l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours et à l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des ministères.

Art. 27 à 29.

Ces articles contiennent les dispositions finales. L'arrêté royal en projet entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Au moment de l'entrée en vigueur du système d'évaluation, on ne peut toutefois pas ignorer le délai fixé à l'article 287ter. Conformément à cette disposition, laquelle est formulée sous la forme d'une règle générale, le bulletin d'évaluation doit être établi pour la première fois "entre le neuvième et le douzième mois de service effectif". Il résulte dès lors de la lecture conjointe des dispositions légales et de l'arrêté royal en projet qu'il convient de respecter une période d'au moins neuf mois à dater de l'entrée en vigueur du présent arrêté et, par conséquent, que les membres du personnel en fonction au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté doivent se voir attribuer leur première mention entre le neuvième et le douzième mois à dater de la publication du présent arrêté. Par souci de clarté, le lien direct entre la mise en oeuvre du système d'évaluation et le délai visé à l'article 287ter, § 4, alinéa 1er, du Code judiciaire, a été formellement inscrit dans le texte de l'arrêté royal. En effet, l'article 28 dispose que, pour l'application du système d'évaluation, les membres du personnel en fonction sont censés être entrés en fonction au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, le très respecteux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS

AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de la Justice, le 9 juin 1998, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "relatif à l'évaluation du personnel des greffes et des parquets des cours et tribunaux et aux chambres de recours", a donné le 5 novembre 1998 l'avis suivant Examen du Projet Formalités Préalables Dans sa lettre de demande d'avis, le ministre indique que : « le projet a été soumis à l'avis de l'inspecteur des Finances le 8 avril 1998. Celui-ci a estimé que le présent projet n'est pas de nature à susciter des dépenses nouvelles. Il n'a dès lors pas été soumis pour accord au Ministre du Budget. » L'article 26 du projet prévoit cependant que des indemnités pour frais de séjour et de parcours sont accordées aux membres des chambres de recours, au requérant si l'avis de la chambre lui est favorable ainsi qu'au défenseur s'il est occupé dans un service de l'état.

Cette disposition est de nature à entraîner des dépenses nouvelles de sorte que, conformément à l'article 5, 2°, de l'arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire, le projet doit être soumis à l'accord préalable du Ministre du Budget.

C'est sous réserve de l'accomplissement de cette formalité que le présent projet est examiné.

Préambule Un texte réglementaire ne pouvant être référé à titre de fondement d'un autre texte de même intensité de force obligatoire, les alinéas 2 à 4 doivent être omis.

Le préambule doit être complété afin de viser l'accord du Ministre du Budget.

Dispositif Article 1er Cette disposition contient plusieurs définitions dont celle de "chef fonctionnel".

Comme en a convenu le fonctionnaire délégué, cette notion n'est pas consacrée par un texte légal ou réglementaire relatif à l'ordre judiciaire.

Elle s'inspire, dans une certaine mesure, de la notion de "supérieur hiérarchique immédiat", consacrée par l'article 1er, § 2, 1°, de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat.

Il convient cependant de noter que le contexte est fort différent puisque l'organisation de la fonction publique repose sur un système de hiérarchie qui ne peut être transposé à l'organisation des greffes et des parquets des juridictions.

L'utilisation d'un tel concept ne peut avoir pour effet de modifier les dispositions du Code judiciaire réglant les prérogatives des greffiers en chef des juridictions et des secrétaires en chef des parquets.

La notion de "chef fonctionnel" doit, dès lors, se limiter strictement au domaine de l'évaluation.

En outre, d'après les explications du fonctionnaire délégué, le rôle de ces "chefs fonctionnels" sera non négligeable. En effet, étant en nombre réduit, les évaluateurs que la loi désigne, ne pourront assumer seuls ces évaluations.

Les observations qu'ils pourront faire apparaître sur la fiche individuelle d'évaluation, en vertu de l'article 3, 3°, du projet, seront souvent déterminantes.

Compte tenu de cette prérogative, il y a lieu de clarifier dans le 2° en projet la notion de "fonctions dirigeantes" et d'habiliter les chefs de corps à désigner ces chefs fonctionnels.

Article 2 1. L'alinéa 3 prévoit que : « Le gestionnaire de système est notamment chargé de fournir une assistance aux évaluateurs et aux évalués dans toutes les phases de la procédure relative à l'évaluation.» (1).

Interrogé sur les missions précises que devra assumer le "gestionnaire de système", le fonctionnaire délégué a indiqué qu'il serait chargé dans un premier temps, de la formation des évaluateurs, et dans un deuxième temps, de la coordination des pratiques d'évaluation au sein de chaque ressort de cour d'appel. Le texte en projet ne rend pas compte des missions précises qu'a mentionnées le fonctionnaire délégué. Il y a lieu de revoir le texte en projet afin de faire apparaître clairement les missions du "gestionnaire de système". 2. A la différence du système d'évaluation mis en oeuvre par l'arrêté royal du 7 août 1939, précité, les critères d'évaluation-clés et les critères pertinents sont, dans l'arrêté en projet, déterminés pour chaque catégorie de fonctions ou emplois.Dans le système de la fonction publique fédérale, ces critères sont également fixés mais il revient au conseil de direction ou au collège des chefs de service de déterminer l'importance de ces critères par rapport à la fonction exercée par l'agent.

Il se peut, en effet, que tel agent occupe telle fonction mais qu'en réalité il soit amené à assumer d'autres tâches que celles qui lui incombent en principe. Le système d'évaluation de la fonction publique fédérale est, dans cette optique, mieux adapté aux réalités concrètes.

La volonté de l'auteur du projet est, dans le cas d'espèce, de soumettre toutes les personnes appartenant à une même catégorie [de fonctions] aux mêmes critères d'évaluation-clés et critères pertinents, peu importe que certaines d'entre-elles accomplissent des tâches différentes de celles qui leur incombent en principe. Selon le fonctionnaire délégué, il reviendra au gestionnaire de système d'assouplir les pratiques d'évaluation à ces différentes situations.

Pareille méthode d'évaluation ne peut être admise car elle dénature la notion d'évaluation objective.

Selon les auteurs de la proposition de loi (2), devenue la loi du 17 février 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/09/1997 numac 1997009532 source ministere de la justice Loi modifiant les articles 30 et 34 de la loi du 1er août 1985 portant des mesures fiscales et autres en ce qui concerne l'aide aux victimes d'actes intentionnels de violence type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/08/1998 numac 1998015084 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment de l'Accord, conclu par échange de lettres datées à Bruxelles le 9 février et le 13 février 1995, entre le Royaume des Pays-Bas et le Royaume de Belgique, concernant le statut des officiers de liaison belges attachés à l'Unité Drogues Europol à La Haye fermer modifiant certaines dispositions du Code judiciaire en ce qui concerne le personnel des greffes et des parquets : « L'évaluation a pour but de fournir pour chaque membre du personnel un état de service objectif, reflétant ses capacités et son dévouement et permettant aussi d'exclure toute forme d'arbitraire lors des promotions.

A cet effet, il convient, à l'aide de critères simples - la simplicité et la clarté devant exclure tout risque d'arbitraire - d'établir de la manière la plus précise les mérites respectifs de chaque membre du personnel. ».

Il va de soi qu'une telle appréciation ne peut être opérée que par rapport à la fonction concrète exercée par l'agent et non par rapport à la catégorie de fonction dans laquelle il aurait été rangé (3).

Le contenu de la mission du gestionnaire de système et la faculté qui lui serait reconnue "d'assouplir les pratiques d'évaluation (aux) différentes situations" sont en outre incompatibles avec la rédaction de l'article 5 de l'arrêté en projet et avec le contenu de la grille d'évaluation qui en est l'Annexe III. Article 3 Il ne convient pas d'insérer une phrase incidente dans une énumération. Il est, dès lors, proposé de déplacer les deuxième et troisième phrases du 3° sous un nouvel alinéa 2 qui sera rédigé comme suit : « Les faits ou constatations visés à l'alinéa 1er, 3°, ne peuvent... ses observations éventuelles. » L'alinéa 2 deviendra l'alinéa 3.

Article 4 Afin qu'il n'y ait pas de divergences d'interprétation de certains critères d'évaluation repris dans l'Annexe III du projet, il serait utile que l'arrêté en projet soit accompagné d'un rapport au Roi explicitant davantage ces différents critères.

A titre d'exemple, quelle différence faut-il faire du point de vue de leur contenu, entre les critères n° 5, 12 et 21 ? Il convient de réduire le nombre de ces critères pour mieux les cibler.

Article 5 Il serait utile de préciser dans le rapport au Roi les raisons objectives qui ont présidé au choix des critères pour chaque catégorie de personnes et à leur classement en critères-clés ou critères pertinents.

La question est d'autant plus délicate que certains critères-clés sont assez semblables l'un à l'autre, ce qui va évidemment aggraver, compte tenu de leur pondération, la note donnée sur ces critères.

Article 6 A l'alinéa 1er, on remplacera le mot "cotation" par le mot "notation" utilisé à l'alinéa 2. De même, on remplacera le mot "cote" par le mot "note" dans la suite du texte.

Article 8 1. Le projet ne comprend pas d'article 7.Il y a, dès lors, lieu d'adapter la numérotation de ceux-ci à partir de l'article 8. En outre, il convient, à défaut de paragraphe 2, de supprimer les mots "§ 1er". 2. Le premier alinéa de l'article 8 (devenant l'article 7) doit être omis dans la mesure où il paraphrase l'article 287ter, § 1er, alinéa 4, du Code judiciaire. Article 9 (devenant l'article 8) Cette disposition prévoit que "l'évaluateur qui, au moment où il doit procéder à l'évaluation, n'a pas eu le membre du personnel sous sa direction pendant les trois derniers mois, recueille tous les renseignements nécessaires aux sources utiles pour établir l'évaluation de l'intéressé".

Des explications fournies par le fonctionnaire délégué, il ressort que l'évaluateur devra s'adresser aux personnes qui ont dirigé le membre du personnel durant les trois derniers mois qui précèdent l'évaluation. Ces personnes sont, notamment, soit des greffiers en chef ou des secrétaires en chef, soit, si le membre du personnel n'était pas en fonction au sein d'un greffe ou du secrétariat d'un parquet, mais dans un service de la fonction publique ou dans en cabinet ministériel par exemple, le ou les personnes qui avaient autorité sur lui.

Il est permis de s'interroger sur la praticabilité d'un tel système.

L'évaluation se fait sur la base des critères énumérés dans l'Annexe III du projet, critères qui sont adaptés à des fonctions précises. Or, il se peut que l'intéressé n'ait pas assumé ces fonctions auparavant.

Dans ce cas, on voit mal comment réaliser l'évaluation.

Afin d'éviter des problèmes de cet ordre dans le déroulement de la carrière, il serait préférable de prévoir une disposition analogue à celle de l'article 13 de l'arrêté royal du 7 août 1939, précité, qui dispose que « L'agent qui, au 1er septembre de l'année d'évaluation, est absent depuis au moins trois mois conserve la mention qui lui a été attribuée en dernier lieu. » Par ailleurs, on pourrait également prévoir que celui qui travaillait dans un autre greffe ou secrétariat, durant les trois mois qui précèdent son évaluation, reste évalué par son ancien chef de corps.

En outre, le projet est en défaut d'envisager le cas de l'agent qui, au cours de la même période d'évaluation, exerce successivement plusieurs fonctions, notamment, dans le cadre de l'exercice de fonctions supérieures (4).

Il y aurait encore lieu d'ajouter une disposition transitoire pour la mise en oeuvre de la première évaluation, les personnes concernées par l'arrêté en projet n'ayant jamais été soumises à une évaluation auparavant.

Pour les agents qui, au moment de l'entrée en vigueur de l'arrêté en projet, ne seraient pas en service auprès d'un greffe ou d'un parquet, il est proposé que l'évaluateur puisse recueillir des informations utiles auprès de ceux ou celles qui dirigent actuellement ces personnes ou qui les ont dirigées et que l'évaluateur apprécie quels sont les critères-clés et critères pertinents parmi ceux figurant dans l'Annexe III du projet qui doivent être retenus pour procéder à l'évaluation de ces personnes en tenant compte des fonctions qu'elles exercent actuellement.

Compte tenu de ces remarques, cette disposition doit être fondamentalement repensée en envisageant les différentes hypothèses décrites ci-dessus.

Article 10 (devenant l'article 9) Comme en a convenu le fonctionnaire délégué, il y a lieu de préciser que les procureurs généraux et les procureurs du Roi peuvent déléguer leurs compétences en matière d'évaluation aux magistrats visés par les articles 144, 145 et 151 du Code judiciaire.

Article 13 (devenant l'article 12) 1. L'article 13 en projet met en oeuvre l'alinéa 2 du paragraphe 4 de l'article 287quater du Code judiciaire. Cette disposition prévoit que les désignations des membres des chambres de recours nationale et des différents ressorts de cour d'appel s'effectuent selon les critères établis par le Roi et que : « ... pour chaque catégorie de juridiction, chacune des fonctions énumérées aux §§ 2 et 3 doit être représentée soit par un membre, soit par un suppléant. » D'une manière générale, la lecture du paragraphe 4, précité, est difficilement compréhensible. La notion de "catégorie de juridiction" n'est pas du tout définie et les travaux préparatoires sont, sur ce point, muets. Il est, dès lors, impossible de déterminer la volonté réelle du législateur.

Le système envisagé par l'arrêté en projet tend à garantir, d'une part, que chaque chambre de recours comprenne au moins une personne exerçant les mêmes fonctions que le requérant et, d'autre part, qu'un membre au moins appartienne à la même "catégorie de juridiction" que le requérant.

Cette dernière condition n'est pas exprimée en tant que telle par le deuxième alinéa du paragraphe 4 de l'article 287quater du Code judiciaire mais est admissible si l'on considère qu'elle est un critère de désignation que le Roi est habilité à prendre en vertu de cette même disposition.

Afin d'éviter des divergences d'interprétation quant à la portée réelle de cette disposition du Code judiciaire et de sa compatibilité avec l'article 13, en projet, il serait utile de joindre en annexe au projet le tableau remis à l'auditeur-rapporteur indiquant les différentes hypothèses de désignation des membres des chambres de recours ainsi que leur composition en fonction de la qualité des requérants. Ce tableau est joint en annexe au présent avis. 2. Le Conseil d'état constate que l'arrêté en projet ne comporte pas de dispositions particulières quant à l'organisation des chambres de recours sur un plan linguistique.Aux termes de l'article 287quater, § 1er, alinéas 6 et 7, du Code judiciaire, les chambres de recours : « ... comprennent autant de sections qu'il y a de régimes linguistiques parmi les membres du personnel qui peuvent demander à être entendus.

Le régime linguistique du requérant détermine la section devant laquelle il comparaît. ».

Il convient de veiller à ce que le système de composition des chambres de recours prévu par l'arrêté en projet soit conciliable avec cette exigence légale, notamment par rapport aux requérants germanophones. 3. Au 2°, il est proposé de remplacer les mots "§§ 2 et 3 de cet article" par les mots "§§ 2 et 3 du même article". Article 16 (devenant l'article 15) Pour éviter tout risque d'erreur lors de la lecture de cette disposition, il est suggéré d'insérer une virgule entre les mots "articles 14, 1° et 2°" et les mots "et 15, 1° et 2°,".

Article 17 (devenant l'article 16) La disposition en projet n'apporte aucune précision quant aux exigences de désignation du secrétaire-rapporteur.

Tel qu'il est rédigé, le texte en projet permet la désignation de n'importe quelle personne.

Il y a lieu de préciser que cette personne doit à tout le moins être membre d'un greffe ou d'un secrétariat de parquet.

Dans une telle hypothèse, il est nécessaire de prévoir, tout comme pour le gestionnaire de système, que des mesures appropriées seront prises au sein de la juridiction à laquelle appartient le secrétaire-rapporteur, afin que celui-ci puisse disposer du temps nécessaire à l'exercice de sa tâche.

Article 21 (devenant l'article 20) Cet article serait mieux rédigé comme suit : «

Art. 20.Est en outre récusé, le membre qui est intervenu à un titre quelconque dans la procédure d'évaluation du membre du personnel qui a introduit la réclamation. » Article 23 (devenant l'article 22) Il est évident que les membres effectifs et suppléants convoqués doivent prendre connaissance des dossiers. Cette précision peut dès lors être omise.

Tout comme à l'article 19, alinéa 1er, du projet, l'article 23 utilise les termes "les parties intéressées".

Ces termes sont trop vagues. Il ressort de l'article 287quater, § 5, alinéa 4, du Code judiciaire que sont entendus par la chambre de recours, le requérant et son défenseur ainsi qu'éventuellement, les auteurs de l'avis ou du bulletin d'évaluation contestés.

L'article 1er en projet définit l'évaluateur comme étant le rédacteur du bulletin d'évaluation.

Il y a, dès lors, lieu de penser que "les parties intéressées" qui prendront connaissance des dossiers à traiter sont le requérant et son défenseur et éventuellement l'évaluateur.

Le texte en projet doit clairement désigner les personnes habilitées à consulter les dossiers d'évaluation.

Article 24 Il est proposé de remplacer les termes "dans l'assemblée" par les termes "au sein de la chambre".

Article 25 Le troisième alinéa en projet doit préciser à quelles personnes des copies et des extraits du registre, des minutes et des documents destinés à la chambre de recours, peuvent être transmis.

Article 26 (devenant l'article 25) Comme en a convenu le fonctionnaire délégué, il convient de préciser que les frais de séjour et de parcours seront calculés respectivement selon les dispositions de l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des ministères et de l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours.

Le Conseil d'état n'aperçoit pas pour quelles raisons le secrétaire-rapporteur ne pourrait pas bénéficier des indemnités visées.

Observations finales 1. A l'article 1er, on écrira : « Article 1er.... ».

Mieux vaut insérer un article défini avant les mots qui sont définis par la disposition en projet ("l'évaluateur", "le chef fonctionnel",...).

Sous les 1° et 3° de l'article 1er, il est suggéré de remplacer les mots "tel que défini à" par le mot "visé à". 2. Afin de faciliter la référence aux dispositions, il convient de remplacer les tirets par une subdivision en a), b), c),...

Cette observation vaut pour les articles 5, 13, 14 et 15.

Annexe Principes établis par la loi : - composition (voir colonne 1 ci-dessous); - pour chaque catégorie de juridiction déterminée par AR : 1 membre ou 1 suppléant; - par membre : maximum 6 suppléants; - audience : minimum 4 membres dont au moins la moitié sont magistrats; - membres siégeant en fonction de la catégorie de personnel à laquelle appartient le requérant (déterminés par AR).

Pour la consultation du tableau, voir image La chambre était composée de : MM. : Y. Kreins, conseiller d'Etat, président;

P. Lienardy et P. Quertainmont, conseillers d'Etat;

P. Gothot et J.-M. Favresse, assesseurs de la section de législation;

Mme B. Vigneron, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par Mme P. Vandernacht, auditeur. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par Mme G. Jottrand, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. P. Lienardy.

Le greffier, Le président, B. Vigneron. Y. Kreins. _______ Notes (1) La fonction de gestionnaire de système est déjà prévue dans la fonction publique (article 1er, § 3, de l'arrété royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat).(2) Doc.parl., Sénat, session 1995-1996, n° 1-147/1, p. 5. (3) L'auteur de la proposition de loi précise d'ailleurs que "lorsque le membre du personnel n'exerce pas la fonction qui correspond à son grade au moment de l'établissement du bulletin d'évaluation, l'évaluation devra tenir compte de l'accomplissement des fonctions supérieures que le membre du personnel exerce à ce moment-là" (Doc. parl., Sénat, session 1995-1996, n° 1-147/1, p. 7). (4) Voir notamment l'article 9, § 4, de l'arrêté royal du 7 août 1939 précité. 28 FEVRIER 1999. - Arrêté royal relatif à l'évaluation du personnel des greffes et des parquets des cours et tribunaux et aux chambres de recours ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu le Code judiciaire, notamment les articles 287ter, inséré par la loi du 17 février 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/09/1997 numac 1997009532 source ministere de la justice Loi modifiant les articles 30 et 34 de la loi du 1er août 1985 portant des mesures fiscales et autres en ce qui concerne l'aide aux victimes d'actes intentionnels de violence type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/08/1998 numac 1998015084 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment de l'Accord, conclu par échange de lettres datées à Bruxelles le 9 février et le 13 février 1995, entre le Royaume des Pays-Bas et le Royaume de Belgique, concernant le statut des officiers de liaison belges attachés à l'Unité Drogues Europol à La Haye fermer et modifié par la loi du 20 mai 1997, et 287quater, inséré par la loi du 17 février 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/09/1997 numac 1997009532 source ministere de la justice Loi modifiant les articles 30 et 34 de la loi du 1er août 1985 portant des mesures fiscales et autres en ce qui concerne l'aide aux victimes d'actes intentionnels de violence type loi prom. 17/02/1997 pub. 11/08/1998 numac 1998015084 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment de l'Accord, conclu par échange de lettres datées à Bruxelles le 9 février et le 13 février 1995, entre le Royaume des Pays-Bas et le Royaume de Belgique, concernant le statut des officiers de liaison belges attachés à l'Unité Drogues Europol à La Haye fermer;

Vu les protocoles nos 168 et 193 consignant les conclusions de la négociation au sein du Comité de secteur III - Justice, en date des 3 juin 1998 et 16 février 1999;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 8 avril 1998;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 30 novembre 1998;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - De l'évaluation

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1° l'évaluateur, le rédacteur du bulletin d'évaluation visé à l'article 287ter, § 1er, alinéa 3, 1° à 5°, du Code judiciaire, ainsi que la personne à qui cette compétence est déléguée conformément aux dispositions du présent arrêté;2° le membre du personnel, le membre du personnel visé à l'article 287ter, § 1er, alinéas 1er et 2, du Code judiciaire.

Art. 2.Le Ministre de la Justice désigne parmi les greffiers en chef, les secrétaires en chef, les greffiers-chefs de service à une cour ou les secrétaires-chefs de service au parquet près une cour, un gestionnaire de système dans chaque ressort de cour d'appel.

Si le gestionnaire de système désigné dans le ressort de la Cour d'appel de Bruxelles ne justifie pas de la connaissance de la langue française et de la langue néerlandaise conformément aux dispositions de la loi du 15 juin 1935Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/1935 pub. 11/10/2011 numac 2011000619 source service public federal interieur Loi concernant l'emploi des langues en matière judiciaire. - Coordination officieuse en langue allemande fermer concernant l'emploi des langues en matière judiciaire, il peut lui être affecté un adjoint appartenant à l'autre régime linguistique.

Le gestionnaire de système exerce ses fonctions sous la surveillance du procureur général, qui, au sein du Collège des procureurs généraux, est spécialisé dans l'organisation des cours et tribunaux.

Le gestionnaire de système est notamment chargé de fournir une assistance aux évaluateurs et aux évalués dans toutes les phases de la procédure relative à l'évaluation, sans qu'il puisse s'ingérer dans l'évaluation individuelle.

Les mesures appropriées seront prises au sein de la juridiction à laquelle appartient le gestionnaire de système pour que celui-ci puisse disposer du temps nécessaire à l'exercice de sa tâche.

Art. 3.En vue de l'établissement de l'évaluation de chaque membre du personnel, un dossier individuel d'évaluation est établi par l'évaluateur. Ce dossier contient : 1° une fiche de carrière indiquant le grade dont le membre du personnel est titulaire, son affectation ainsi que le déroulement de sa carrière;2° une fiche de formation indiquant le ou les diplôme(s) dont le membre du personnel est porteur ainsi que les formations suivies par le membre du personnel depuis son entrée en service;3° une fiche individuelle d'évaluation, établie conformément au modèle repris à l'annexe I du présent arrêté, qui relate les faits ou constatations, favorables et défavorables, susceptibles de servir d'éléments d'appréciation.4° pour autant qu'ils soient requis, la grille d'évaluation provisoire et les avis;5° le bulletin d'évaluation, établi conformément au modèle repris à l'annexe II du présent arrêté, auquel est annexée la grille d'évaluation. Le dossier individuel d'évaluation suit le membre du personnel durant sa carrière.

Les faits ou constatations visés à l'alinéa 1er, 3°, ne peuvent avoir trait qu'à l'exercice de la fonction et doivent être visés par le membre du personnel qui note éventuellement ses observations. Tout fait ou toute constatation que le membre du personnel ou son chef fonctionnel estiment susceptible de servir d'élément d'appréciation est noté à leur demande sur la fiche individuelle par l'évaluateur qui y note ses observations éventuelles.

Le greffier en chef, le secrétaire en chef ou l'évaluateur à qui ils ont délégué cette compétence peuvent désigner, au sein du service judiciaire où travaille le membre du personnel, un chef fonctionnel tel que visé à l'alinéa précédent. Cette personne doit être nommée à titre définitif et être titulaire d'un grade supérieur à celui du membre du personnel.

Art. 4.L'évaluation est réalisée au moyen de la grille reprise à l'annexe III du présent arrêté, qui comporte trente-trois critères, numérotés de 1 à 33.

Art. 5.§ 1er. Les critères d'évaluation visés à l'article 4 à prendre en considération sont : 1° pour les greffiers en chef et les secrétaires en chef : a) six critères-clés, soit les critères 4, 5, 9, 10, 12 et 14;b) onze critères pertinents : soit les critères 1, 2, 3, 6, 7, 8, 11, 13, 15, 16 et 17;2° pour les greffiers-chefs de service, secrétaires-chefs de service, greffiers, secrétaires, greffiers adjoints, secrétaires adjoints et attachés au service de la documentation et de la concordance des textes auprès de la Cour de cassation : a) cinq critères-clés, soit les critères 8, 9, 10, 14 et 15;b) douze critères pertinents, soit les critères 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 16 et 17;3° pour les conseillers en médiation : a) cinq critères-clés, soit les critères 6, 10, 11, 18 et 21;b) douze critères pertinents, soit les critères 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 13, 15, 16, 19 et 20;4° pour les ingénieurs industriels : a) cinq critères-clés, soit les critères 1, 5, 8, 10 et 13;b) cinq critères pertinents, soit les critères 2, 6, 12, 15 et 20;5° pour les traducteurs-réviseurs : a) cinq critères-clés, soit les critères 1, 6, 8, 11 et 15;b) quatre critères pertinents, soit les critères 3, 10, 12 et 24;6° pour les traducteurs : a) cinq critères-clés, soit les critères 1, 8, 11, 15 et 23;b) cinq critères pertinents, soit les critères 4, 12, 13, 17 et 24;7° pour les assistants de médiation : a) quatre critères-clés, soit les critères 4, 8, 11 et 25;b) sept critères pertinents, soit les critères 1, 13, 15, 19, 22, 23 et 24;8° pour les assistants sociaux : a) quatre critères-clés, soit les critères 1, 4, 13 et 26;b) sept critères pertinents, soit les critères 3, 8, 11, 15, 19, 23 et 24;9° pour les gestionnaires de bibliothèque : a) quatre critères-clés, soit les critères 1, 8, 15, et 17;b) cinq critères pertinents, soit les critères 11, 13, 16, 22 et 23;10° pour les rédacteurs et les employés : a) quatre critères-clés, soit les critères 8, 12, 27 et 29;b) six critères pertinents, soit les critères 1, 11, 17, 28, 30 et 31;11° pour les assistants techniques judiciaires et les rédacteurs d'identification judiciaire : a) quatre critères-clés, soit les critères 8, 28, 29 et 31;b) six critères pertinents, soit les critères 1, 11, 12, 17, 27 et 30;12° pour les agents administratifs : a) trois critères-clés, soit les critères 8, 11 et 29;b) sept critères pertinents, soit les critères 1, 12, 17, 27, 28, 30 et 31;13° pour les ouvriers : a) trois critères-clés, soit les critères 8, 28 et 29;b) sept critères pertinents, soit les critères 1, 11, 12, 17, 27, 30 et 31; Les critères d'évaluation visés à l'alinéa 1er sont complétés, pour les membres du personnel chargés de l'évaluation depuis au moins deux ans, par les critères spécifiques 32 et 33, dont le premier est un critère-clé. § 2. Les critères d'évaluation visés au § 1er sont pondérés de la manière suivante : 1° deux points pour un critère-clé;2° un point pour un critère pertinent.

Art. 6.Une notation est donnée à chaque critère de la manière suivante : 1° l'aptitude "excellent" donne lieu à la note 2;2° l'aptitude "très bon" donne lieu à la note 1,5;3° l'aptitude "bon" donne lieu à la note 1;4° l'aptitude "insuffisant" donne lieu à la note 0. Le total s'obtient en multipliant la notation obtenue pour chaque critère par le coefficient de pondération accordé à chacun des critères conformément à l'article 5, § 2.

Pour la détermination du pourcentage final, si le résultat obtenu compte des décimales, le total est ramené au chiffre inférieur si celles-ci sont inférieures à 0,5. Il est porté au chiffre supérieur si les décimales sont égales ou supérieures à 0,5.

Art. 7.La mention "très bon" est attribuée au membre du personnel qui a obtenu au moins 70 % de la note globale.

La mention "bon" est attribuée au membre du personnel qui a obtenu de 50 % à 69 % de la note globale.

La mention "insuffisant" est attribuée au membre du personnel qui n'a pas obtenu 50 % de la note globale.

Art. 8.Lorsque le membre du personnel est appelé à exercer de nouvelles fonctions, les critères d'évaluation à prendre en considération conformément à l'article 5 lui sont communiqués par l'évaluateur dans le mois.

Lorsque le membre du personnel est appelé à exercer ses fonctions ailleurs que dans un greffe ou un parquet, l'évaluateur recueille auprès du responsable du service concerné, les renseignements nécessaires en vue de déterminer la nature des nouvelles fonctions qui lui seront confiées. Par dérogation à l'article 5, l'évaluateur apprécie, sur base des renseignements recueillis, quels sont les critères-clés et les critères pertinents parmi ceux figurant dans l'annexe III du présent arrêté qui doivent être retenus en tenant compte des fonctions qui seront exercées par le membre du personnel.

Son choix doit être motivé. Le membre du personnel en est informé conformément à l'alinéa précédent.

A chaque changement d'évaluateur ou de chef fonctionnel, les membres du personnel concernés en sont informés par le nouvel évaluateur ou le nouveau chef fonctionnel dans le mois.

Art. 9.§ 1er. Le membre du personnel qui, au moment où il doit être procédé à son évaluation, n'a pas exercé les fonctions qui sont les siennes à ce moment de façon ininterrompue depuis au moins six mois, est évalué sur base des fonctions exercées antérieurement.

En outre, pour procéder à l'évaluation du membre du personnel qui travaillait dans un autre greffe ou parquet durant les six mois qui précèdent le moment où il doit être procédé à cette évaluation, l'évaluateur recueille tous les renseignements qu'il juge nécessaires auprès de celui qui aurait évalué le membre du personnel s'il était resté en fonction à ce greffe ou ce parquet. § 2. Le membre du personnel qui, au moment où il doit être procédé à son évaluation, est absent depuis au moins six mois, conserve la mention qui lui a été attribuée en dernier lieu. § 3. Pour établir l'évaluation du membre du personnel qui n'exerce pas ses fonctions dans un greffe ou un parquet au moment où il doit être procédé à cette évaluation, l'évaluateur recueille tous les renseignements nécessaires aux sources qu'il juge utiles.

Art. 10.Les procureurs généraux et les procureurs du Roi, chargés d'évaluer respectivement les conseillers en médiation et les assistants de médiation, peuvent déléguer leurs compétences à l'un des magistrats visés, selon le cas, aux articles 144 et 151 du Code judiciaire.

Les greffiers en chef et les secrétaires en chef peuvent déléguer leurs compétences en matière d'évaluation respectivement aux greffiers-chefs de service et aux secrétaires-chefs de service qui les assistent. Ces chefs de services ne peuvent évaluer que les membres du personnel placés sous leur direction.

Art. 11.La notification de l'évaluation définitive visée à l'article 287ter, § 3, alinéa 1er, du Code judiciaire, intervient par la remise au membre du personnel en personne d'une copie du bulletin d'évaluation dûment complété, dont il accuse réception en signant le formulaire établi conformément au modèle repris à l'annexe IV du présent arrêté.

Ce formulaire renseigne également la date de remise de la copie ainsi que la possibilité offerte au membre du personnel d'introduire une réclamation contre son évaluation auprès de la chambre de recours compétente.

Lorsque la copie du bulletin d'évaluation ne peut être remise au membre du personnel en personne, celle-ci doit lui être transmise par lettre recommandée, auquel cas le délai d'introduction de la réclamation précitée prend cours le troisième jour ouvrable qui suit l'envoi de la copie. CHAPITRE II. - Des chambres de recours

Art. 12.Sont membres effectifs des chambres de recours, les membres désignés comformément à l'article 287quater, § 4, du Code judiciaire, qui, au sein de chaque catégorie de membres, occupent le rang le plus élevé ou, le cas échéant, qui peuvent se prévaloir de l'ancienneté de grade la plus grande.

Les suppléants sont classés conformément aux dispositions de l'alinéa précédent.

Art. 13.Pour l'application de l'article 287quater, § 4, du Code judiciaire, les juridictions sont groupées en trois catégories composées : a) la première, de la Cour de cassation, des cours d'appel, des tribunaux de première instance, des tribunaux de commerce, des justices de paix et des tribunaux de police;b) la deuxième, des juridictions du travail;c) la troisième, des juridictions militaires.

Art. 14.Siègent à la chambre de recours nationale : 1° lorsque la réclamation est introduite par un greffier en chef : a) un magistrat d'une cour;b) un magistrat du parquet près une cour;c) deux greffiers en chef;2° lorsque la réclamation est introduite par un secrétaire en chef : a) deux magistrats du parquet près une cour;b) deux secrétaires en chef;3° lorsque la réclamation est introduite par un attaché visé à l'article 136 du Code judiciaire : a) un magistrat d'une cour;b) deux magistrats du parquet près une cour;c) un attaché visé à l'article 136 du Code judiciaire;4° lorsque la réclamation est introduite par un conseiller en médiation : a) deux magistrats du parquet près d'une cour;b) deux conseillers en médiation.

Art. 15.Siègent à la chambre de recours du ressort de la cour d'appel : 1° lorsque la réclamation est introduite par un membre du greffe ou par un membre du personnel du greffe, y compris le membre du personnel titulaire d'un grade créé conformément à l'article 185, alinéa 1er, du Code judiciaire : a) un magistrat du siège;b) un magistrat du parquet;c) deux greffiers;2° lorsque la réclamation est introduite par un membre du secrétariat du parquet, par un membre du personnel du secrétariat du parquet, y compris le membre du personnel titulaire d'un grade créé conformément à l'article 185, alinéa 1er, du Code judiciaire : a) deux magistrats du parquet;b) deux secrétaires;3° lorsque la réclamation est introduite par un assistant de médiation : a) deux magistrats du parquet;b) un conseiller en médiation;c) un assistant de médiation.

Art. 16.Un membre au moins parmi ceux appelés à siéger en application des articles 14, 1° et 2°, et 15, 1° et 2°, doit appartenir à la même catégorie de juridiction que le requérant.

En outre, les membres sont appelés à siéger selon le classement établi à l'article 12.

Art. 17.Un secrétariat est créé au siège de la chambre de recours nationale et au siège de la chambre de recours du ressort de la cour d'appel.

Ce secrétariat est assuré par un secrétaire-rapporteur, désigné respectivement par le procureur général près la Cour de cassation et par le procureur général près la cour d'appel, parmi les membres des greffes ou les membres des secrétariats de parquet.

Le secrétaire-rapporteur assiste aux délibérations, mais n'a pas voix délibérative.

Un secrétaire-rapporteur suppléant peut être désigné de la même manière que l'effectif.

Les mesures appropriées seront prises au sein de la juridiction à laquelle appartient le secrétaire-rapporteur pour que celui-ci puisse disposer du temps nécessaire à l'exercice de sa tâche.

Art. 18.Toute réclamation dont la chambre de recours est saisie est inscrite par le secrétaire-rapporteur dans un registre tenu à cet effet.

Le secrétaire-rapporteur en délivre un récépissé au requérant.

Art. 19.Le secrétaire-rapporteur communique la date de l'audience aux membres effectifs et suppléants appelés à sièger, ainsi qu'aux parties intéressées au moins dix jours avant la date de l'audience.

La convocation adressée au requérant doit être envoyée par lettre recommandée à la poste à son domicile. Le secrétaire-rapporteur joint à cette convocation la liste des membres de la chambre de recours convoqués pour l'examen du dossier le concernant.

Art. 20.Le membre du personnel qui introduit une réclamation a le droit de récuser les membres de la chambre de recours. Ce droit ne peut être exercé qu'une seule fois pour un même dossier.

Dans un délai de cinq jours à partir de la date d'envoi de la liste, le requérant renvoie celle-ci, par lettre recommandée à la poste, au secretariat en y indiquant le nom des membres qu'il récuse. La récusation doit être motivée.

Passé le délai fixé à l'alinéa 2, le membre du personnel est censé renoncer à son droit de récuser les membres de la chambre de recours.

Art. 21.Est en outre récusé, le membre qui est intervenu à un titre quelconque dans la procédure d'évaluation ou d'avis relatif à la candidature du membre du personnel qui a introduit la réclamation.

Art. 22.Lorsqu'un membre doit être remplacé, par suite de récusation ou d'empêchement légitime, porté à la connaissance du secrétariat au plus tard l'antépénultième jour avant celui de la séance, il est procédé à son remplacement conformément aux articles 12 à 16.

Art. 23.Le requérant et son défenseur, ainsi que les auteurs de l'avis ou du bulletin d'évaluation contestés peuvent prendre connaissance et recevoir copie du dossier à traiter au secrétariat de la chambre de recours.

Art. 24.Le président ouvre l'audience, dirige les débats, maintient l'ordre au sein de la chambre et clôt l'audience.

Art. 25.Pour chaque affaire traitée, l'avis émis fait l'objet d'un procès-verbal motivé et signé par le président et le secrétaire-rapporteur.

Pour chaque affaire traitée, le secrétaire-rapporteur inscrit au registre tenu à cet effet la date de l'audience et l'avis émis.

Le secrétaire-rapporteur a la garde du registre, des minutes et de tous les documents destinés à la chambre de recours.

Art. 26.Les membres de la chambre de recours, le secrétaire-rapporteur, le défenseur s'il est occupé dans un service de l'Etat, ainsi que le requérant si l'avis de la chambre lui est favorable, ont droit au remboursement : 1° de leurs frais de parcours, calculés conformément aux dispositions de l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours;2° de leurs frais de séjour, conformément aux dispositions de l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des ministères. CHAPITRE III. - Dispositions transitoires et finales

Art. 27.Chaque membre du personnel est informé par l'évaluateur compétent, dans les trois mois qui suivent l'entrée en vigueur du présent arrêté, des critères d'évaluation à prendre en considération conformément aux articles 5 et 8, alinéa 2, ainsi que, le cas échéant, de l'identité du chef fonctionnel.

Art. 28.Les membres du personnel en fonction au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté sont, pour l'application de l'article 287ter du Code judiciaire et des dispositions du présent arrêté, censés être entrés en service à ce moment.

Art. 29.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 30.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 28février 1999.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS

Annexes Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à Notre arrêté du 28 février 1999.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS