26 APRIL 2017. - Koninklijk besluit tot vastlegging van het model van huishoudelijk reglement voor de toegang tot archiefstukken die in archiefdepots of in documentatiecentra van de federale wetenschappelijke instellingen worden bewaard

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat wij U ter ondertekening voorleggen beoogt uniforme toegangsvoorwaarden voorschrijven voor documenten die bewaard worden in archiefdepots en documentatiecentra van de federale wetenschappelijke instellingen.

Ook documenten afkomstig van privépersonen die een fonds van een kunstenaar of een wetenschapper toevertrouwen aan een federale wetenschappelijke instelling, worden simpelweg administratieve documenten zodra ze door een overheidsbestuur worden bewaard. De uitgebreide toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur op documenten die niet door een administratieve overheid werden geproduceerd, houdt in dat de toegang ertoe enkel mogelijk is op grond van een verzoek waarin de betrokken materie en, in voorkomend geval, de betrokken administratieve documenten worden vermeld. Die verplichting druist in tegen de doelstelling van kennisverspreiding van de federale wetenschappelijke instellingen, in die zin dat een onderzoeker op voorhand niet kan weten wat hij gaat aantreffen wanneer hij een archieffonds nauwkeurig bestudeert.

Om die reden moeten de instellingen een huishoudelijk reglement opstellen waarin de voorwaarden worden geformuleerd voor de toegang tot die documenten. Een van hun opdrachten is de inrichting van archiefdepots of documentatiecentra met betrekking tot de collecties waarvoor zij verantwoordelijk zijn. In de in het ontwerp van koninklijk besluit vermelde voorwaarden staan die welke van toepassing zijn op de raadpleging van documenten van het Algemeen Rijksarchief.

Net zoals publieke archiefstukken na dertig jaar geraadpleegd kunnen worden, zal dezelfde termijn gelden voor documenten uit documentatiecentra. Als er voor een document jonger dan dertig jaar een verzoek tot raadpleging wordt ingediend, wordt dat verzoek behandeld volgens wat in de voornoemde wet van 1994 is voorgeschreven.

Wij hebben de opmerkingen gevolgd van de Raad van State, met uitzondering van de opmerking over het verzoek om advies van de Inspecteur van Financiën. In het ontwerp van besluit staat immers niets over de administratieve organisatie van de diensten; de in voorbereiding zijnde reglementering wil alleen maar de voorwaarden uniformiseren van de toegang van het publiek tot archiefstukken uit documentatiecentra.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars, De Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken, J. JAMBON De Staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid, Z. DEMIR

Raad van State afdeling Wetgeving Advies 60.425/1 van 13 december 2016 over een ontwerp van koninklijk besluit `tot vastlegging van het model van huishoudelijk reglement voor de toegang tot de archiefstukken geconserveerd in de archiefdepots of in de documentatiecentra van de federale wetenschappelijke instellingen'. Op 10 november 2016 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid verzocht binnen een termijn van dertig dagen een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit `tot vastlegging van het model van huishoudelijk reglement voor de toegang tot de archiefstukken geconserveerd in de archiefdepots of in de documentatiecentra van de federale wetenschappelijke instellingen' Het ontwerp is door de eerste kamer onderzocht op 1 december 2016. De kamer was samengesteld uit Marnix VAN DAMME, kamervoorzitter, Wouter PAS en Patricia DE SOMERE, staatsraden, Marc RIGAUX en Michel TISON, assessoren, en Greet VERBERCKMOES, griffier.

Het verslag is uitgebracht door Brecht STEEN, eerste auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Wouter PAS, staatsraad.

Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 13 december 2016.

STREKKING EN RECHTSGROND VAN HET ONTWERP 1. Het om advies voorgelegde ontwerp van koninklijk besluit strekt ertoe enerzijds de federale wetenschappelijke instellingen te verplichten een huishoudelijk reglement op te stellen voor de raadpleging door het publiek van hun archiefstukken voor zover één van hun opdrachten het opzetten is van archiefdepots of documentatiecentra voor de collecties waarvoor zij de verantwoordelijkheid dragen (artikelen 1 en 2) en anderzijds de minimale voorwaarden voor dit huishoudelijke reglement vast te stellen (artikel 3).Het huishoudelijk reglement dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de bevoegde minister (artikel 2, tweede lid).

Bij het ontwerp is in bijlage een model van huishoudelijk reglement gevoegd. In het ontwerp wordt evenwel niet naar deze bijlage of naar dit modelreglement verwezen. In dit verband verklaarde de gemachtigde: "Le projet de règlement d'ordre intérieur était joint à la demande d'avis au projet d'AR à titre documentaire. Il n'est pas une annexe du projet d'AR qui n'y fait d'ailleurs pas allusion. Nous voulions le joindre au texte de l'AR lorsqu'il serait signé pour aider les ESF à élaborer le leur en toute autonomie pour répondre à leurs spécificités".

Aangezien het ontwerp het modelreglement niet beoogt op te leggen aan de wetenschappelijke instellingen, beperkt de Raad van State zijn onderzoek tot het eigenlijke ontwerp en wordt de bijlage als dusdanig niet onderzocht. Niettemin moet de stellers van het ontwerp erop gewezen worden dat ze erover moeten waken dat ook ten aanzien van de wetenschappelijke instellingen geen verwarring wordt geschapen over het niet-bindend karakter van het modelreglement. Eveneens moet de Raad van State erop wijzen dat het modelreglement, ook indien het enkel ter informatie wordt meegedeeld, in overeenstemming moet zijn met het ontworpen koninklijk besluit en met de hogere rechtsnormen (waaronder, zoals verder in dit advies wordt opgemerkt, de wet van 11 april 1994 `betreffende de openbaarheid van bestuur'). 2. Artikel 37 van de Grondwet kan in het algemeen worden beschouwd als de rechtsgrond voor de regeling van de federale wetenschappelijke instellingen, die immers diensten zijn van de federale regering. Artikel 37 van de Grondwet vormt dan ook de rechtsgrond voor het ontwerpbesluit.

VORMVEREISTEN 3. Uit het dossier dat bij de adviesaanvraag is gevoegd, blijkt niet dat over het ontwerp advies werd ingewonnen van de inspecteur van Financiën, noch dat het begrotingsakkoord werd verleend. Het ontwerp betreft evenwel de administratieve inrichting van sommige onderdelen van de federale wetenschappelijke instellingen, zodat het overeenkomstig artikel 14, 2°, van het koninklijk besluit van 16 november 1994 `betreffende de administratieve en begrotingscontrole' wel degelijk voor advies aan de inspecteur van Financiën moet worden voorgelegd. Uit die bepaling volgt immers dat ontwerpen van koninklijk besluit "die op de administratieve inrichting van de diensten betrekking hebben" voor advies aan de inspecteur van Financiën moeten worden voorgelegd. Voor zover dit advies nog niet zou zijn ingewonnen, dient zulks alsnog te gebeuren. Bij eventuele wijzigingen aan het ontwerp als gevolg daarvan, dient het ontwerp opnieuw voor advies aan de Raad van State te worden voorgelegd.

ONDERZOEK VAN DE TEKST Algemene opmerking 4. De federale wetenschappelijke instellingen zijn federale administratieve overheden in de zin van artikel 1, eerste lid, a) van de wet van 11 april 1994.De in hun archiefdepots of documentatiecentra geconserveerde archiefstukken vallen onder het begrip "alle informatie, in welke vorm ook" en vormen bijgevolg bestuursdocumenten in de zin van artikel 1, tweede lid, 2°, van de wet van 11 april 1994. Artikel 11 van de wet regelt uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de wet van 11 april 1994 op dergelijke archiefdocumenten. (1) Hieruit volgt dat op de door het ontwerp beoogde archiefdocumenten de wet van 11 april 1994 van toepassing is. De ontworpen regeling noch een ter informatie opgesteld modelreglement mogen met andere woorden afbreuk doen aan deze wet.

In dit verband kan erop gewezen worden dat artikel 3, a) van het ontwerp het beginsel vastlegt van toegang tot documenten van meer dan dertig jaar oud. Die bepaling kan enkel doorgang vinden voor zover zij niet inhoudt dat documenten die in het archief aanwezig zijn en minder dan dertig jaar oud zijn, niet toegankelijk zijn voor het publiek.

Overeenkomstig de wet van 11 april 1994 zijn dergelijke documenten immers openbaar, behalve in de uitzonderingsgevallen waarin artikel 6 van de wet voorziet.

Artikel 1 5. Artikel 1 van het ontwerp verwijst, ter bepaling van het toepassingsgebied, naar de wetenschappelijke instellingen als bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 30 oktober 1996 `tot aanwijzing van de federale wetenschappelijke instellingen'. Deze algemene verwijzing naar het genoemde artikel 1 maakt het ontwerpbesluit ook van toepassing op het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën. Voor het Rijksarchief geldt evenwel een specifieke wettelijke regeling, met name in de `Archiefwet' van 24 juni 1955, en de uitvoering ervan in het koninklijk besluit van 16 september 2011Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 16/09/2011 pub. 30/09/2011 numac 2011021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot vaststelling van de toegangsvoorwaarden voor het publiek tot sommige lokalen van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën en van de wijze van beschikbaarstelling, raadpleging en reproductie van de aldaar bewaarde archiefstukken sluiten. (2) Voor zover het ontwerp van toepassing zou zijn gemaakt op het Rijksarchief, kan ervoor dus geen rechtsgrond gevonden worden in artikel 37 van de Grondwet.

Uit de toelichting verschaft door de gemachtigde kan evenwel opgemaakt worden dat het niet de bedoelding is de ontworpen regeling van toepassing te maken op het Algemeen Rijksarchief, zodat deze instelling in artikel 1 van het ontwerp uitdrukkelijk moet worden uitgezonderd.

Artikel 5 6. Artikel 5 van het ontwerp bepaalt dat het besluit in werking treedt "op de eerste dag van de maand na die waarin het is bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad". Een regelgevende tekst kan uitdrukkelijk bepalen op welke datum hij in werking treedt, in afwijking van de algemene regel van inwerkingtreding op de tiende dag na de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad, omdat dit wenselijk kan zijn omwille van de inhoud van de regelgevende tekst, het doel ervan of de verplichtingen inzake de toepassing ervan.

De ontworpen regeling van inwerkingtreding heeft als nadeel dat, wanneer de bekendmaking van het besluit op het einde van de maand gebeurt, de bestemmelingen ervan niet over de gangbare termijn van tien dagen zullen beschikken om zich desgevallend aan de nieuwe regeling aan te passen.

Indien er inderdaad een bijzondere reden bestaat om van de gangbare termijn van inwerkingtreding af te wijken, zou men, omwille van de rechtszekerheid, de ontworpen formulering kunnen aanpassen als volgt: "Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand die volgt op het verstrijken van een termijn van tien dagen die ingaat de dag na de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad." Deze formulering maakt het de betrokkenen immers mogelijk om altijd over een termijn van ten minste tien dagen te beschikken om van de nieuwe bepalingen kennis te nemen en ze in acht te nemen. (3) DE GRIFFIER DE VOORZITTER Greet VERBERCKMOES Marnix VAN DAMME _______ Nota's (1) Artikel 11 bepaalt uitdrukkelijk dat de wet niet van toepassing is op het Algemeen Rijksarchief of het Rijksarchief in de Provinciën. Zoals opgemerkt zal worden bij artikel 1 van het ontwerp, moet ervan uitgegaan worden dat het ontworpen besluit niet van toepassing is op het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën. (2) Koninklijk besluit van 16 september 2011Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 16/09/2011 pub. 30/09/2011 numac 2011021091 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Koninklijk besluit tot vaststelling van de toegangsvoorwaarden voor het publiek tot sommige lokalen van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën en van de wijze van beschikbaarstelling, raadpleging en reproductie van de aldaar bewaarde archiefstukken sluiten `tot vaststelling van de toegangsvoorwaarden voor het publiek tot sommige lokalen van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën en van de wijze van beschikbaarstelling, raadpleging en reproductie van de aldaar bewaarde archiefstukken'.Zie ook het ministerieel besluit van 19 september 2011Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 19/09/2011 pub. 30/09/2011 numac 2011021092 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Ministerieel besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van de leeszalen van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën type ministerieel besluit prom. 19/09/2011 pub. 11/01/2013 numac 2013021002 bron programmatorische federale overheidsdienst wetenschapsbeleid Ministerieel besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van de leeszalen van de Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën. - Duitse vertaling sluiten `tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van de leeszalen van het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën'. (3) Zie Beginselen van de wetgevingstechniek.Handleiding voor het opstellen van wetgevende en reglementaire teksten, Raad van State, 2008, aanbeveling nr. 152.1 en formule F 4-5-1-1, te raadplegen op de internetsite van de Raad van State (www.raadvst-consetat.be).

26 APRIL 2017. - Koninklijk besluit tot vastlegging van het model van huishoudelijk reglement voor de toegang tot de archiefstukken geconserveerd in de archiefdepots of in de documentatiecentra van de federale wetenschappelijke instellingen FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de Grondwet, artikel 37;

Gelet op het koninklijk besluit van 20 april 1965 tot vaststelling van het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen, artikel 2, tweede lid, vervangen bij het koninklijk besluit van 25 februari 2008;

Gelet op het advies van de federale Interministeriële Commissie voor Wetenschapsbeleid, gegeven op 20 april 2016;

Gelet op het advies nr. 22/2016 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, gegeven op 18 mei 2016;

Gelet op het advies van de Algemeen Rijksarchivaris, gegeven op 14 juli 2016;

Gelet op het advies nr. 60.425/1 van de Raad van State, gegeven op 13 december 2016, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken en de Staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op de wetenschappelijke instellingen als bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 30 oktober 1996 tot aanwijzing van de federale wetenschappelijke instellingen, hierna te noemen "de instellingen" waarvan een van de opdrachten het opzetten is van archiefdepots of documentatiecentra voor de collecties waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen.

Dit besluit is niet van toepassing op het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën..

Art. 2.De instellingen stellen een huishoudelijk reglement op waarin de voorwaarden worden vastgelegd onder welke de in hun archiefdepots of documentatiecentra bewaarde archiefstukken door het publiek kunnen worden geraadpleegd.

Het huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de minister die voor de instelling bevoegd is.

Art. 3.Het huishoudelijk reglement als bedoeld in artikel 2 omvat minstens de volgende bepalingen: a. het beginsel van de toegang van het publiek tot documenten ouder dan dertig jaar oud, binnen de perken van de wetten betreffende het archief, het auteursrecht en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens;b. het beginsel volgens hetwelk de raadpleging van een document door een lezer een andere persoon niet kan weerhouden toegang te hebben tot hetzelfde document;c. de registratie van de lezers binnen de volgende perken: .de doeleinden met het oog waarop de lezer in de databank van de betrokken wetenschappelijke instelling wordt geregistreerd; . de gegevens die daartoe worden geregistreerd; . aan wie die gegevens eventueel worden verstrekt; d. de uitreiking van een mogelijk betalende lezerskaart na kennisneming en goedkeuring door de lezer van de voorwaarden van het huishoudelijk reglement;e. de beperkte raadpleging van documenten in slechte staat en van documenten met hoge erfgoedwaarde, als de raadpleging ervan de goede staat ervan bedreigt.In dat geval mogen enkel kopieën worden geraadpleegd; f. het tijdelijk toegangsverbod tot documenten die op dat ogenblik worden geïnventariseerd of gedigitaliseerd;g. de tarifering voor een kopie van rechtenvrije documenten;h. de verplichte vermelding van welke instelling de documenten bezit bij de publicatie van kopieën van die documenten.

Art. 4.In het huishoudelijk reglement mag geen enkel artikel de bepalingen als bedoeld in artikel 3 beperken of de rechtsgevolgen ervan ontnemen.

Art. 5.Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand die volgt op het verstrijken van een termijn van tien dagen die ingaat de dag na de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Art. 6.De minister bevoegd voor Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 26 april 2017.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken, J. JAMBON De Staatssecretaris voor Wetenschapsbeleid, Z. DEMIR