20 DECEMBER 2019. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van de algemene regels inzake de stagecommissies, bepaald door de Nationale Kamer van notarissen

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, artikel 37, § 8, hersteld bij de wet van 4 mei 1999Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 bron ministerie van justitie Wet tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt sluiten en vervangen bij de wet van 21 december 2018, artikel 91, eerste lid, 5°, eerste streepje, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 bron ministerie van justitie Wet tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt sluiten en gewijzigd bij de wet van 6 juli 2017 en artikel 91, vierde lid, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 bron ministerie van justitie Wet tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt sluiten en vernummerd bij de wet van 6 juli 2017;

Op de voordracht van de Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.De algemene regels inzake de stagecommissies, aangenomen op 22 april 2008 en gewijzigd op 26 januari 2017, 22 juni 2017 en 24 januari 2019 door de Nationale Kamer van notarissen, en die bij dit besluit als bijlage zijn gevoegd, worden goedgekeurd.

Art. 2.De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 20 december 2019.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, K. GEENS

BIJLAGE BIJ HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 20 DECEMBER 2019 HOUDENDE GOEDKEURING VAN DE ALGEMENE REGELS INZAKE DE STAGECOMMISSIES, BEPAALD DOOR DE NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN Algemene regels inzake de stagecommissies Tekst aangenomen door de algemene vergadering van 22 april 2008, gewijzigd door de algemene vergadering van 26 januari 2017, 22 juni 2017 en 24 januari 2019 INLEIDING Deze regels worden aangenomen in uitvoering van de artikelen 37 en 91, eerste lid, 5°, van de wet van 25 ventôse jaar XI.

Artikel 1.Opdracht van de stagecommissies In het kader van haar opdracht dient elke stagecommissie: 1. de voorwaarden van de stage en de uitvoering ervan te controleren; 2. de stagiair raad te geven in het kader van zijn opleiding (het zoeken naar een stagemeester, behandelde materies, gevolgde opleidingen, enz.); 3. de stagemeester raad te geven in het kader van de opleiding van de stagiair (werkplaats, behandelde materies, regelmatige gesprekken tussen de stagemeester en de stagiair, enz.); 4. de stagemeester en de stagiair te horen, om de stagecommissie in staat te stellen het verloop van de stage op te volgen;5. in de loop van het eerste trimester van elk kalenderjaar een verslag op te stellen van haar activiteiten en vaststellingen van het voorgaande jaar, met de voorstellen die zij aangewezen acht, en dat verslag elk kalenderjaar ten laatste op 30 april aan de kamer van notarissen over te maken alsmede aan de Nationale Kamer van notarissen en de Benoemingscommissies voor het notariaat.

Art. 2.Samenstelling van de stagecommissie - Aanwijzing van de leden - Duur en vernieuwing van het mandaat De stagecommissie bestaat minstens uit zes leden, waarvan ten minste: a) een notaris-titularis of geassocieerd notaris uit het genootschap die het ambt sedert tenminste tien jaar uitoefent;b) een notaris-titularis of geassocieerd notaris uit het genootschap die het ambt minder dan vijf jaar uitoefent op het ogenblik van zijn aanduiding;c) een kandidaat-notaris die ingeschreven is op het tableau van een genootschap. Het lid vermeld onder c) wordt voorgedragen door een representatieve vereniging van licentiaten in het notariaat, bedoeld in artikel 38bis, zesde lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI. De andere leden van de stagecommissie moeten de hoedanigheid van notaris, erenotaris of kandidaat-notaris hebben.

Een lid van wie de eerste aanstellingstermijn is verstreken, kan één maal worden heraangesteld. Een lid van wie de tweede opeenvolgende aanstellingstermijn is verstreken, kan slechts opnieuw worden aangewezen na verloop van een volledig jaar na de afloop van de tweede aanstellingstermijn.

Elke stagecommissie beslist zelf over haar interne organisatie en de eventuele opdeling in subcommissies.

De secretaris van de stagecommissie, die niet stemgerechtigd is, wordt door de kamer van notarissen vrij aangewezen, zonder tijdsbeperking.

Art. 3.Einde van het mandaat en van de functie als coach Het mandaat in de stagecommissie eindigt van rechtswege: - bij het verstrijken van de termijn; - wanneer een onverenigbaarheid ontstaat zoals bedoeld in artikel 37, § 4, van de wet op het notarisambt; - wanneer een lid de hoedanigheid verliest op basis waarvan hij binnen de stagecommissie werd benoemd.

De functie van coach eindigt van rechtswege: - wanneer een onverenigbaarheid ontstaat zoals bedoeld in artikel 37, § 4, van de wet op het notarisambt; - wanneer hij de hoedanigheid verliest op basis waarvan hij aangesteld werd als coach.

Art. 4.Tussentijdse vervanging Wanneer een lid tijdens zijn mandaat moet worden vervangen, stelt de kamer van notarissen een nieuw lid aan, dat het mandaat van het vervangen lid voleindigt.

Het voleindigen van het mandaat geldt als een volledig mandaat voor de toepassing van artikel 2, vierde lid.

Art. 5.Voorzitter De voorzitter is bevoegd voor de voorbereiding van de taken van de stagecommissie en voor de uitvoering van haar beslissingen.

De voorzitter leidt de zittingen van de stagecommissie en verdeelt de taken onder haar leden. Hij maakt de planning op van de vergaderingen en roept de leden van de stagecommissie bijeen per brief of per elektronische drager.

Het activiteitenverslag van de stagecommissie en de verslagen over het verloop van de stage, alsook de briefwisseling, worden getekend door de voorzitter of, in geval van verhindering, door twee leden.

Art. 6.Coaches In het kader van zijn opdracht dient de coach: - de stagiair en de stagemeester regelmatig te ontmoeten daar waar de stage wordt uitgeoefend; deze ontmoetingen vinden plaats binnen de eerste drie maanden van de stage en nadien éénmaal per jaar; - alle informatie in te zamelen over het verloop van de stage; - de stagiair en stagemeester raad te geven; - omstandig verslag uit te brengen aan de stagecommissie binnen de maand na iedere ontmoeting; - alle opmerkingen van de stagecommissie over te maken aan de stagemeester en/of de stagiair.

Art. 7.Vergaderingen De oproepingen bevatten de agenda en worden minstens acht dagen voor de vergadering verstuurd. Deze vergaderingen vinden plaats in een lokaal gelegen in het rechtsgebied van het genootschap en ter beschikking gesteld door de kamer van notarissen. In geval van hoogdringendheid kan de voorzitter de stagecommissie bijeenroepen zonder deze formaliteiten te vervullen.

Van elke vergadering worden er notulen opgemaakt, die door de voorzitter van de vergadering worden getekend.

Art. 8.Aanwezigheidsquorum en stemquorum De stagecommissie kan slechts geldig in haar plenaire vergadering zetelen wanneer minstens de helft van haar leden aanwezig is.

De stagecommissie onderzoekt tijdens de hoorzittingen de vooruitgang van de stage nadat minstens twee leden ervan afzonderlijk eerst de stagemeester en vervolgens de stagiair hebben gehoord.

De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt doorslaggevend.

Art. 9.Archief - Werkingskosten Elk genootschap verzorgt het secretariaat van de stagecommissie en verzekert de bewaring van haar archief. Elk genootschap bewaart het archief gedurende tien jaar, met uitzondering van het eindverslag bedoeld in artikel 37, § 5, van de wet op het notarisambt dat bewaard wordt tot de stagiair de leeftijdsgrens zoals bepaald in artikel 2 van voormelde wet heeft bereikt.

De werkingskosten van de stagecommissie, en onder andere de kosten die gemaakt worden door de coaches, komen voor rekening van het genootschap.

Art. 10.Territoriale bevoegdheid De stagecommissie van het genootschap waarin het notariskantoor gelegen is waar de stagiair zijn stage verricht, is bevoegd.

Wanneer een stagiair zijn stage verder zet in een notariskantoor gelegen in een andere provincie, wordt zijn stagedossier aan de stagecommissie van die provincie overgemaakt.

Wanneer de stage gelijktijdig wordt gedaan in twee notariskantoren gelegen in verschillende provincies, wordt het verslag over het verloop van de stage opgemaakt door de stagecommissie van het genootschap in het rechtsgebied waarin het kantoor gelegen is waar de stagiair de meeste uren van zijn stage doet. Voor ze haar verslag overmaakt, pleegt de stagecommissie overleg met de stagecommissie van het andere genootschap.

Wanneer de activiteiten van de stagiair voor de helft verdeeld worden tussen de twee kantoren, brengen de stagecommissies een gezamenlijk verslag uit.

Art. 11.Taalgebruik De stagecommissie stelt haar verslagen op in de taal van het gewest van de ligging van het genootschap, waarvan ze deel uitmaakt. Voor het genootschap van notarissen van Brussel wordt het verslag over het verloop van de stage opgesteld in de taal van het diploma van licentiaat of master in het notariaat van de stagiair en wordt het activiteitenverslag in beide talen opgesteld.

Gezien om gevoegd te worden bij Ons koninklijk besluit van 20 december 2019 houdende goedkeuring van de algemene regels inzake de stagecommissies, bepaald door de Nationale Kamer van notarissen.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, K. GEENS