20 DECEMBRE 2019. - Arrêté royal portant approbation des règles générales relatives aux commissions de stage, fixées par la Chambre nationale des notaires

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l'article 37, § 8, rétabli par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer et remplacé par la loi du 21 décembre 2018, l'article 91, alinéa 1er, 5°, premier tiret, inséré par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer et modifié par la loi du 6 juillet 2017 et l'article 91, alinéa 4, inséré par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer et renuméroté par la loi du 6 juillet 2017 ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Les règles générales relatives aux commissions de stage, adoptées le 22 avril 2008 et modifiées les 26 janvier 2017, 22 juin 2017 et 24 janvier 2019 par la Chambre nationale des notaires et qui sont annexées au présent arrêté, sont approuvées.

Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 20 décembre 2019.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS

ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 20 DECEMBRE 2019 PORTANT APPROBATION DES REGLES GENERALES RELATIVES AUX COMMISSIONS DE STAGE, FIXEES PAR LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES Règles générales relatives aux commissions de stage Texte adopté par l'assemblée générale du 22 avril 2008, modifié par l'assemblée générale du 26 janvier 2017, du 22 juin 2017 et du 24 janvier 2019 INTRODUCTION Les présentes règles sont prises en exécution des articles 37 et 91, alinéa 1er, 5°, de la loi du 25 ventôse an XI.

Article 1er.Mission des commissions de stage Dans le cadre de sa mission, chaque commission de stage doit : 1. contrôler les conditions du stage et son exécution ; 2. conseiller le stagiaire dans le cadre de sa formation (recherche d'un maître de stage, matières traitées, formations suivies, etc.) ; 3. conseiller le maître de stage dans le cadre de la formation du stagiaire (lieu de travail, matières traitées, dialogue régulier entre le maître de stage et le stagiaire, etc.) ; 4. entendre le maître de stage et le stagiaire, en vue de permettre à la commission de stage d'assurer le suivi du stage ;5. rédiger dans le courant du premier trimestre de chaque année civile, un rapport de ses activités et constatations de l'année précédente, avec les propositions qu'elle juge appropriées, et de transmettre ce rapport, au plus tard le 30 avril de chaque année civile, à la chambre des notaires ainsi qu'à la Chambre nationale des notaires et aux Commissions de nomination pour le notariat.

Art. 2.Composition de la commission de stage - Désignation des membres - Durée et renouvellement du mandat La commission de stage est composée au minimum de six membres, dont au moins : a) un notaire titulaire ou notaire associé de la compagnie, exerçant la fonction depuis dix ans au moins ;b) un notaire titulaire ou notaire associé de la compagnie, exerçant la fonction depuis moins de cinq ans au moment de sa designation ;c) un candidat-notaire inscrit au tableau d'une compagnie. Le membre repris sous c) est présenté par une association représentative des licenciés en notariat, visée à l'article 38bis, alinéa 6, de la loi du 25 ventôse an XI. Les autres membres de la commission de stage doivent avoir la qualité de notaire, notaire honoraire ou candidat-notaire.

Un membre dont la première désignation est venue à terme peut être à nouveau désigné une seule fois. Un membre dont la deuxième désignation consécutive est venue à terme, ne peut être désigné à nouveau qu'après qu'une année entière se soit écoulée après la fin de la deuxième désignation.

Chaque commission de stage décide elle-même de son organisation interne et la subdivision éventuelle en sous-commissions.

Le secrétaire de la commission de stage, qui n'a pas voix délibérative, est désigné librement par la chambre des notaires, sans limitation dans le temps.

Art. 3.Fin du mandat et de la fonction de coach Le mandat au sein de la commission de stage prend fin de plein droit : - à son échéance ; - lors de la survenance d'une incompatibilité visée à l'article 37, § 4, de la loi organique du notariat ; - lorsqu'un membre perd la qualité en laquelle il a été désigné au sein de la commission de stage.

La fonction de coach prend fin de plein droit : - lors de la survenance d'une incompatibilité visée à l'article 37, § 4, de la loi organique du notariat ; - lorsqu'il perd la qualité en laquelle il a été désigné comme coach.

Art. 4.Remplacement intermédiaire En cas de remplacement d'un membre durant l'exercice de son mandat, la chambre des notaires désigne un nouveau membre qui achève le mandat du membre remplacé.

L'achèvement de ce mandat est considéré comme un mandat complet pour l'application de l'article 2, quatrième alinéa.

Art. 5.Président Le président est compétent pour la préparation des tâches de la commission de stage et pour l'exécution de ses décisions.

Le président dirige les séances de la commission de stage et répartit les tâches entre ses membres. Il établit le planning des réunions et convoque les membres de la commission de stage par lettre ou par support électronique.

Le rapport d'activités de la commission de stage, les rapports de suivi du stage ainsi que la correspondance sont signés par le président, ou, en cas d'empêchement, par deux membres.

Art. 6.Coaches Dans le cadre de sa mission, le coach doit : - rencontrer périodiquement le stagiaire et le maître de stage à l'endroit où le stage est effectué ; ces rencontres ont lieu dans les trois premiers mois du stage et ensuite une fois par an ; - recueillir toutes informations concernant le déroulement du stage ; - conseiller le stagiaire et le maître de stage ; - rendre compte à la commission de stage, de manière circonstanciée, dans le mois suivant chaque rencontre ; - transmettre toutes les observations de la commission de stage au maître de stage et/ou au stagiaire.

Art. 7.Réunions Les convocations contiennent l'ordre du jour et sont envoyées au moins huit jours avant la réunion. Ces réunions ont lieu dans un local situé dans le ressort de la compagnie et mis à disposition par la chambre des notaires. En cas d'extrême urgence, le président peut convoquer la commission de stage sans accomplir ces formalités.

Il est dressé un procès-verbal de chaque réunion. Celui-ci est signé par le président de la réunion.

Art. 8.Quorum de présence et de vote La commission de stage ne peut siéger valablement en réunion plénière que si au moins la moitié des membres est présente.

Lors des auditions, la commission de stage examine la progression du stage après qu'au moins deux membres ont entendu séparément, d'abord le maître de stage et ensuite le stagiaire.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas de parité, celle du président ou de celui qui le remplace est prépondérante.

Art. 9.Archives - Frais de fonctionnement Chaque compagnie est chargée d'assurer le secrétariat de la commission de stage et la conservation de ses archives. Chaque compagnie conserve les archives durant dix ans, à l'exception du rapport final visé à l'article 37, § 5, de la loi contenant organisation du notariat qui est conservé jusqu'à ce que le stagiaire ait atteint la limite d'âge telle que prévue à l'article 2 de la loi susmentionnée.

Les frais de fonctionnement de la commission de stage, et entre autres les frais engagés par les coaches, sont à charge de la compagnie.

Art. 10.Compétence territoriale La commission de stage de la compagnie dans laquelle est située l'étude notariale où le stagiaire effectue son stage est compétente.

Lorsqu'un stagiaire poursuit son stage dans une étude notariale située dans une autre province, son dossier de stage est transmis à la commission de stage de cette province.

Si le stage est accompli simultanément dans deux études notariales situées dans des provinces différentes, le rapport de suivi du stage est établi par la commission de stage de la compagnie dans le ressort de laquelle se situe l'étude où le stagiaire effectue le plus grand nombre d'heures de son stage. Avant la remise de son rapport, la commission de stage se concerte avec la commission de stage de l'autre compagnie.

Si les activités du stagiaire sont réparties par moitié entre les deux études, les commissions de stage rendent un rapport conjoint.

Art. 11.Emploi des langues La commission de stage rédige ses rapports dans la langue de la région où se trouve la compagnie dont elle fait partie. Pour la Compagnie des notaires de Bruxelles, le rapport de suivi du stage est rédigé dans la langue du diplôme de licence ou master en notariat du stagiaire et le rapport d'activités est rédigé dans les deux langues.

Vu pour être annexé à Notre arrêté royal du 20 décembre 2019 portant approbation des règles générales relatives aux commissions de stage, fixées par la Chambre nationale des notaires.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS